Zarządzanie projektów Część 3 Etapy projektów Rozpoczęcie projektu Planowanie projektu Współpraca z zarządem Tworzenie budżetu Organizacja zespołu projektowego Tworzenie planu projektu Optymalizacja projektu Kontrola realizacji planu projektu Zmiany w projekcie Kończenie projektu
Rozpoczęcie projektu Precyzyjne określenie celu i zakresu projektu (ramy czasowe i budżet) Koncentrowanie się na celu do osiągnięcia jest bardzo dobre. Warunkiem jest jednak prawidłowe jego sformułowanie *. Jakie wymaganie biznesowe powinien spełniać potencjalny projekt? Określanie wymagań projektowych Określenie obszarów projektu Tworzenie karty projektu Określanie daty zakończenia Badania - 10 do 25% czasu projektu - możliwe alternatywne rozwiązania * Michał Hałas, To ludzie robią przedsięwzięcia, I Konferencja Project Management - Doświadczenia i Metody, http://www.spmp.org.pl Planowanie projektu Określanie priorytetu projektu Określenie co jest ważne - krótszy termin <-> większe pieniądze - mniejsze wydatki <-> dłuższy czas realizacji - mniejsza ekipa <-> dłuższy czas realizacji Tworzenie planu wykonalności Tworzenie listy punktów kontrolnych - tzw. kamieni milowych - najważniejsze kroki przy realizacji projektu, z którymi są związane główne zadania. Punkt kontrolny - moment podjęcia istotnej dla projektu decyzji.
Współpraca z zarządem Prezentowanie projektu przed zarządem Definiowanie roli zarządu Komitet sterujący grupa w skład, której wchodzą przedstawiciele wyższego szczebla Tworzenie budżetu Określenie kosztów poszczególnych zasobów. Zastosowanie szacowania kosztów od dołu do góry Zastosowanie szacowania kosztów od góry do dołu Określanie kosztów projektu Śledzenie wydatków
Organizacja zespołu projektowego Tworzenie struktury podziału pracy Tworzenie zespołu Zarządzanie zespołami Problemy w zespole Wykorzystanie sił zewnętrznych Organizacja zespołu projektowego Wszystkie działania w sferze biznesu dają się sprowadzić do trzech spraw: ludzie, produkt i zysk. Ludzie są na pierwszym miejscu. Jeśli nie masz dobrego zespołu, nie na wiele przydadzą się pozostałe dwa elementy *. * Lee Iacocca, Autobiografia, przy współpracy Williama Novaka, Książka i Wiedza, Warszawa 1990, s. 203
Organizacja zespołu projektowego Niewiele jest spraw ważniejszych dla skutecznego dyrektora IT niż dobór odpowiedniego zespołu, który można poprowadzić tak, aby spełnić oczekiwania biznesu. Jako lider dużo częściej będziemy oceniani przez pryzmat sukcesów, które odniosą prowadzone przez nas zespoły niż przez pracę naszych własnych rąk.* * Robert, S. Tipton, Jak dobrać ludzi i skutecznie zarządzać zespołem IT, Systemy IT, Nr 9, 2004, s. 8-11 Organizacja zespołu projektowego Zarządzanie projektem nie jest czynnością izolowaną, to jest wysyłek grupy... Zarządzanie projektem jest związane z ludźmi i procesami... * Cztery P związane z zarządzaniem projektem są: People Performing Perfect Process*. Ludzie wykonują perfekcyjne procesy. Technology was neither the problem nor the solution Technologia - to nie jest ani problem, ani rozwiązanie Problemy i rozwiązania są związane z ludźmi i procesami. * The Standish Group, Extreme chaos, http://www.standishgroup.com
Organizacja zespołu projektowego Zasada nr 42 ze znanych 100 zasad dla project managerów NASA, mówi, ż e kierownicy przedsięwzięć, którzy polegają tylko na raportach o postępach prac to ludzie znani ze swoich niepowodzeń *. to ludzie robią przedsięwzięcie. Nie maszyny, nie roboty, nie komputery nawet - ale zawsze ludzie. A dokładniej zespoły ludzkie. Ludzie poddają się emocjom - liczby nie, ludzie podejmują decyzje, błędne lub trafne. Ludzie też mogą osiągnąć jako zespół efekt synergii lub doprowadzić do rozpadu grupy. Ludzi motywują cele do osiągnięcia. Umiejętność obchodzenia się z ludźmi jest kluczowa dla prawdziwego sukcesu, nie tylko takiego mierzonego liczbami *. * Michał Hałas, To ludzie robią przedsięwzięcia, I Konferencja Project Management - Doświadczenia i Metody, http://www.spmp.org.pl Organizacja zespołu projektowego Doświadczenie osób, biorących udział w projekcie można podzielić na 5 obszarów*: Wiedza Przemysł Technologia Oddział Produkt * Robert Bogue, Which Kind of Experience Do You Need for Your Next Project?, http://www.developer.com/mgmt/article.php/11085_1478961_2
Organizacja zespołu projektowego Czasami długość trwania projektu jest krótsza niż czas niezbędny do nauczenia się co jest specyficzne dla danej gałęzi przemysłu*. Jakie są kluczowe procesy w danym oddziale? Jakie krytyczne czynniki w danym oddziale decydują o sukcesie lub porażce projektu? Posiadane doświadczenia w pracy z kilkoma produktami w danej technologii pozwała patrzeć na problem z różnych stron i wybrać te produkty, które są najbardziej odpowiednie dla danego projektu. Doświadczenie w stosowaniu różnych technologii pozwała wybierać spośród nich i nie ogranicza nas do stosowania tylko tej, ponieważ znamy jedynie tę technologię. Doświadczenie w stosowaniu produktów jest tymczasowe, ponieważ ich wersje się zmieniają. * Robert Bogue, Which Kind of Experience Do You Need for Your Next Project?, http://www.developer.com Organizacja zespołu projektowego Dziedziczy część, jeżeli nie wszystkich członków zespołu Kierować zespołem, nad którym nie mamy bezpośredniej kontroli w zakresie jego składu Potrafić przyjmować lub odrzucać członków naszego zespołu Tylko sporadycznie możemy liczyć na to, że będziemy mogli zatrudnić wszystkich członków naszego zespołu
Organizacja zespołu projektowego Zasady rekrutacji członków zespołu - Zatrudniamy wyjątkowych ludzi... nie jest ważne kto to jest... Wyjątkowi ludzie rozumieją wartość poświęcenia, na czym polega ciężka praca oraz osobista odpowiedzialność - Muszą być lepsi w tym, czym się zajmują niż ja jestem w tej dziedzinie. - Żadnego marudzenia... Supergwiazdy niewątpliwie spowodują, że świat będzie obracał się wokół nich i doprowadzą do pojawienia się problemów, jeżeli będą niezbędne w procesie * Robert, S. Tipton, Jak dobrać ludzi i skutecznie zarządzać zespołem IT, Systemy IT, Nr 9, 2004, s. 8-11 Tworzenie planu projektu Określanie harmonogramu - presja na skracanie czasu realizacji poszczególnych zadań tak, aby zmieścić się w terminie, tak, jeżeli dostanie się więcej zasobów innych (finansowych, ludzkich) Tworzenie listy głównych zadań Podziel zadania główne na zadania szczegółowe. Oszacowanie czasu wykonania poszczególnych zadań. Oszacowanie zasobów niezbędnych do wykonania poszczególnych zadań. Określenie dostępności poszczególnych zasobów. Tworzenie wariantów harmonogramów, nieprzekraczalny termin
Optymalizacja projektu Optymalizacja projektu poprzez poszukiwanie rozwiązań konfliktów w harmonogramie (ścieżki krytycznej) i przydziału zasobów do poszczególnych zadań: kolejność zadań; stopień wykorzystywania deficytowych zasobów; porównaniu efektywności różnych sposobów rozwiązywanie zagadnień i poszukiwanie optymalnego rozwiązania* koncentracji zasobów na zadaniach, które leżą na ścieżce krytycznej; skrócenie ścieżki krytycznej poprzez eliminację zadań lub skrócenie ich czasu trwania; zadania szeregowe wykonywać równolegle. * Tadeusz Śmigaj, Wykorzystanie metody ścieżki krytycznej w celu optymalizacji procesu zarządzania projektami, http://www.spmp.org.pl Kontrola realizacji planu projektu Śledzenie postępów - z jaką częstotliwością? Sposób śledzenia każdy kontroluje postęp własnych prac; jakie informacje potrzebuje kierownik projektu; jakie informacje potrzebuje zarząd zarządzania przez wyjątki Śledzenie zobowiązań finansowych
Jakie funkcje są włączone w Kontrolowanie projektów - Opracowanie harmonogramu projektu i podział na zadania i podzadania; - Analiza i aktualizacja harmonogramu; - Oszacowanie kosztów projektu; - Zarządzanie ścieżki krytycznej w celu zapewnienia zmieszczenia się w harmonogramie - Śledzenie i analiza kosztów projektu - Zarządzanie ryzykiem związanym z projektem; - Zarządzanie zmian w projekcie - Dokumentowanie i dostarczanie informacji o stanie projektu - Szkolenie zespołu projektowego w dziedzinie zarządzania projektem i kontroli jego przebiegu Ułatwiać/ nadzorować Spotkania związane z Planowaniem / Kontrola Projektu Kto je wykonuje Menadżer projektu; Koordynator projektu; Firmy konsultingowe Outsourcing - firmy zewnętrzne
Zmiany w projekcie Sprawowanie kontroli nad zmianami Wprowadzanie zmian do projektu Zakończenie projektu Analiza projektu po jego zakończeniu Notatki związane z projektem i refleksje dotyczące realizacji projektu.