1. Raporty statystyczne informacje o wykonanych świadczeniach Dla wszystkich umów zawartych na rok 2011 i lata późniejsze sprawozdawczość ogranicza się do raporty wykonanych świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych. Po jego potwierdzeniu nie ma już konieczności generowania raportu rozliczeniowego do umowy. Rys. 1. Lista raportów do NFZ 1.1. Generowanie SWX Po wykonaniu rejestracji wykonanych świadczeń niezbędne jest comiesięczne wygenerowanie Raportu wykonanych świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych i wysłanie go do OW NFZ. Komunikat SWX należy przygotować korzystając z funkcji dostępnej w części Raporty > Raporty do NFZ. Rys. 2. Dodawanie raportu SWX
W celu utworzenia raportu SWX należy wybrać opcję (F2) Dodaj a następnie Raporty wykonanych świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych. Na karcie raportu należy zwrócić uwagę na okres refundacyjny. Nowy model rozliczeń wymaga nowego formatu raportu statystycznego. Uzyskujemy go wybierając okres refundacyjny z roku 2011 lub późniejszy. W przypadku konieczności wygenerowania raportu w zeszłorocznym formacie należy wybrać okres refundacyjny grudzień 2010. Rys. 3. Karta raportu SWIAD Raport będzie zawierał wszystkie zestawy świadczeń zwierające produkty ze statusem zarejestrowane/dopisane do umów z nowym modelem naliczania świadczeń. Wprowadzony raport świadczeń zostaje dodany na listę ze statusem Utworzony. W przypadku chęci usunięcia niektórych świadczeń z raportu można tego dokonać używając funkcji (F3) Przegląd zostanie otwarte okno przeglądu raportu statystycznego. W nim za pomocą przycisku (F8) Usuń można usuwać wybrane pozycje. Rys. 4. Lista pozycji raportu SWIAD Jeżeli świadczenia z raportu statystycznego zawierają niepotwierdzone usługi z roku 2010 lub wcześniejsze (rozliczane umowami z modelem rozliczania świadczeń przez świadczeniodawcę), podczas generowania tego raportu wyświetlone zostanie ostrzeżenie.
Rys. 5. Informacja o świadczeniach z różnych typów umów Na tym poziomie można wyeliminować takie świadczenia z wysyłanego raportu, jednocześnie przerywając proces wysyłania. Rys. 6. Potwierdzenie usunięcia świadczeń z różnych typów umów
W przypadku usunięcia tych świadczeń z raportu istnieje możliwość rozdzielenia pozycji rozliczeniowych do umów z modelem rozliczania świadczeń przez świadczeniodawcę od tych, których umowy mają nowy model naliczania. Dotyczy to jednak wyłącznie świadczeń nie związanych numerem księgi głównej. Utworzenie nowego raportu za rok 2010 lub wcześniejszy, wpisując odpowiedni rok w polu okres pozwoli na przesłanie do OW NFZ pozycji rozliczeniowych z umów z dotychczasowym modelem naliczania. W przypadku hospitalizacji długoterminowych jak również wskutek nie usunięcia tych zestawów świadczeń z wysyłanego raportu, jedyną drogą do rozliczenia pozycji z umów rozliczanych poprzez generowanie raportów rozliczeniowych jest zmiana sposobu naliczania tych umów na naliczanie NFZ. Zmianę modelu naliczania świadczeń zmienia się w portalu sprawozdawczym udostępnianym przez OW NFZ (SZOI lub Portal Świadczeniodawcy). 1.2. Wysyłka SWX do OW NFZ Do generowania utworzonego pliku raportu SWX służy przycisk CF6 Wyślij. Po uruchomieniu funkcji nastąpi walidacja danych przekazywanych do funduszu i utworzenie pliku wynikowego, który należy wysłać do funduszu (plik zostanie automatycznie wysłany, jeżeli skonfigurowane jest przesyłanie raportów za pomocą wiadomości Email). Rys. 7. Generowanie raportu W trakcie sprawdzania system może zwrócić komunikat o błędach w wysyłanych epizodach wyświetlone zostanie okno zawierające informacje o ewentualnych pozycjach do poprawy (GDR błędy). Rys. 8. Komunikat o błędach podczas walidacji raportu SWX Błędne epizody można usunąć z raportu, aby umożliwić prawidłowe zapisanie do pliku pozostałych świadczeń. Po ewentualnych poprawkach raport należy ponownie wyeksportować do pliku.
Rys. 9. Potwierdzenie usunięcia epizodów z raportu Po wygenerowaniu pliku status raportu zmieni się z Utw. na Wys.. Pliki raportów należy przekazać do OW NFZ za pośrednictwem systemu SZOI lub programu pocztowego. Po przesłaniu pliku do NFZ można pobrać plik potwierdzenia otrzymania raportu przez system OW NFZ, który następnie można wczytać do KS-PPS. Nie jest to obligatoryjne, ale zalecane. Import pliku potwierdzającego wysyłkę (*.PTZ) wykonuje się w oknie raportów zwrotnych menu: Raporty > Raporty zwrotne. Po naciśnięciu (F2) Odbierz należy wskazać plik do wczytania (w przypadku skonfigurowanego połączenia Email z OW NFZ funkcja Odbierz automatycznie wyświetli listę plików do wczytania). Po zaimportowaniu potwierdzenia Komunikat SWIAD otrzyma odpowiednia informacje w kolumnie ODB. 1.3. Pobranie raportu zwrotnego SWZ Pliki z rozszerzeniem SWZ są plikami zawierającymi informacje o błędach wykrytych w wysłanych raportach statystycznych do OW NFZ. Plik należy zaimportować do systemu. Rys. 10. Lista raportów zwrotnych Raporty zwrotne udostępniane są w zależności od OW NFZ na portalu SZOI bądź na skrzynkach odbiorczych poczty Email. Import pobranych plików wykonuje sie za pomocą opcji: (F2) Odbierz dostępnej w oknie Raporty > Raporty zwrotne. Po przeprowadzeniu operacji raport zwrotny pojawi sie na liście. Na liście świadczeń epizody oraz produkty zmienia swój status na Potwierdzony, Potwierdzony z komunikatami bądź Odrzucony - w zależności od komunikatu z NFZ. Aby otrzymać szablon rachunku refundacyjnego, dla umowy rozliczanej nowym modelem naliczania świadczeń, należy uruchomić odpowiedni dla OW NFZ portal (SZOI/Portal Świadczeniodawcy) i wygenerować żądanie rozliczenia, wskazując okres refundacyjny i umowę. W wyniku przetworzenia żądania przez system OW NFZ na portalu zostanie
udostępniony plik o rozszerzeniu ZRZ, który należy pobrać i zapisać na dysku komputera, a następnie wczytać funkcją Odbierz na liście raportów zwrotnych. W przeglądzie raportu R_UMX (taki jest typ komunikatu) zawarte będą informacje o pobranych szablonach, oraz o powodach ewentualnych korekt. 1.4. Problemy weryfikacji Wszelkie problemy ze świadczeniami, które NFZ zwraca dostępne są wewnątrz raportu zwrotnego, dostępnego poprzez funkcję F3 Przegląd. Rys. 11. Przegląd raportu zwrotnego Komunikaty zwrotne mogą mieć jedną z 3 wag Informacja / Ostrzeżenie / Błąd. Tylko komunikaty o wadze błąd uniemożliwiają rozliczenie i ich wyeliminowanie jest niezbędne do uzyskania refundacji za wykonane usługi. Komunikaty o wadze ostrzeżenie warto poprawiać, ze względu na możliwość zmiany ich wagi w przyszłości na błąd. Świadczenia można poprawiać z pozycji listy świadczeń, bądź z poziomu raportu zwrotnego (przyciskami Popraw lub Usuń, jeżeli świadczenie w ogóle nie powinno być wykazywane). W celu wyświetlenia błędnych pozycji na liście świadczeń należy użyć filtrów statusu zestawu świadczeń i/lub produktu. 2. Raporty rozliczeniowe Od stycznia 2011 nie będą funkcjonowały raporty rozliczeniowe. Komunikacja z OW NFZ będzie się kończyła na poziomie raportu statystycznego. Jeżeli jakiś użytkownik będzie chciał utworzyć raport rozliczeniowy, w programie pojawi się stosowany komunikat przypominający o braku możliwości wysyłania do OW NFZ raportu rozliczeniowego.
3. Wystawianie rachunków na podstawie szablonu Rys. 12. Informacja o braku tworzenia raportu rozliczeniowego Po wygenerowaniu żądania rozliczenia, importowany jest do programu, szablon rachunków, który umożliwia wystawienie rachunku refundacyjnego. Szablony rachunków można przeglądać w oknie dostępnym z poziomu menu: Kontrakty > Szablony rachunków. Rys. 13. Lista szablonów rachunków Przycisk (F3) Przegląd umożliwia przeglądanie listy produktów kontraktowych uwzględnionych przy tworzeniu rachunku. Tworzenie rachunków możliwe jest na liście szablonów z poziomu menu: Kontrakty > Szablony rachunków. Aby wystawić rachunek na podstawie szablonu należy użyć przycisku (F2) Rachunek -> Dodaj. W karcie rachunku należy uzupełnić numer rachunku oraz datę wystawienia.
Rys. 14. Dodawanie rachunku na podstawie szablonu Po naciśnięciu przycisku OK rachunek zostanie wygenerowany oraz pojawi się pytanie o zapisanie go do pliku. Rachunek będzie widoczny na liście rachunków refundacyjnych dostępnej z poziomu menu: Kontrakty > Rachunki refundacyjne. Na tej liście można go wydrukować używając przycisku F5 Drukuj Rys. 15. Wybór drukowania rachunków refundacyjnych