S z c z e g ó ł o w y o p i s p r z e d m i o t u z a m ó w i e n i a Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarsko restauracyjnej oraz usługi cateringowej obejmującej: a) wynajem miejsc noclegowych ze śniadaniem b) zapewnienie kolacji dla uczestników szkoleń c) zapewnienie całodziennego serwisu kawowego d) zapewnienie lunchu w formie bufetu e) wynajem sali konferencyjnej podczas 4 edycji dwudniowych szkoleń organizowanych w Lublinie (woj. lubelskie) przez Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego w związku z realizacją projektu pn. NKCK - Nadzór nad komornikami i czynnościami komorników oraz kontroli finansowej kancelarii komorniczych szkolenia dla kadry sądów rejonowych współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia dla uczestników szkoleń(max. 60 osób= max. 15 osób x 4 edycje szkoleń): - noclegu (ze śniadaniem), - kolacji, - całodziennego serwisu kawowego, -lunchu, - wynajmu sali szkoleniowej z zastrzeżeniem zmniejszenia liczby uczestników w przypadku przybycia mniejszej liczby osób na szkolenia lub odwołania szkolenia. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników lub nieskorzystaniu niektórych osób z noclegu wraz ze śniadaniem, kolacji, lunchu i całodniowego serwisu kawowego lub odwołaniu szkolenia, jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny usługi w stosunku do ceny brutto w oparciu o faktyczną liczbę uczestników szkoleń korzystających z noclegu, kolacji, serwisu kawowego i lunchu. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia w hotelu o kategorii minimum trzygwiazdkowej (min. 3***) wraz z nieodpłatnym parkingiem lub garażem dysponującym minimum 5 miejscami parkingowymi w terminach wskazanych dla każdego szkolenia. Hotel powinien dysponować 1 salą konferencyjną zlokalizowaną w tym samym budynku, wyposażoną w niezbędny sprzęt audio-video. Zamawiający wymaga, aby obiekt hotelowy dysponował co najmniej 1 pokojem dwuosobowym przystosowanym dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim. Strona 1 z 10
CZĘŚĆ I Planowane terminy realizacji zamówienia Planowane terminy realizacji szkoleń 1 edycja 27-28 września 2018 r. 2 edycja 08-09 października 2018 r. 3 edycja 11-12 października 2018 r. 4 edycja 14-15 listopada 2018 r. 1 2 3 4 Planowane terminy zapewniania noclegu ze śniadaniem 27-28 września 2018 r. (1 doba) 08-09 października 2018 r. (1 doba) 11-12 października 2018 r. (1 doba) 14-15 listopada 2018 r. (1 doba) Szacowana liczba osób korzystających z noclegu ze śniadaniem 15 15 15 15 1 2 3 4 Planowane terminy wydania kolacji Szacowana liczba osób korzystających z kolacji 27 września 2018 r. 15 08 października 2018 r. 15 11 października 2018 r. 15 14 listopada 2018 r. 15 1 2 3 4 Planowane terminy wynajmu sali konferencyjnej Liczba sal 27-28 września 2018 r. 1 08-09 października 2018 r. 1 11-12 października 2018 r. 1 14-15 listopada 2018 r. 1 Planowane terminy zapewniania całodziennej przerwy kawowej Szacowana liczba osób korzystających z całodziennej przerwy kawowej Planowane terminy zapewniania lunchu Szacowana liczba osób korzystających z lunchu 1 27-28 września 2018 r. 15 1 27-28 września 2018 r. 15 2 08-09 października 2018 r. 15 2 08-09 października 2018 r. 15 3 11-12 października 2018 r. 15 3 11-12 października 2018 r. 15 4 14-15 listopada 2018 r. 15 4 14-15 listopada 2018 r. 15 Uwaga: 1. Zamawiający zastrzega, że usługa obejmuje w każdej z 4 edycji: a) wynajem miejsc noclegowych ze śniadaniem b) zapewnienie kolacji dla uczestników szkoleń c) zapewnienie całodziennego serwisu kawowego d) zapewnienie lunchu e) wynajem sali konferencyjnej Strona 2 z 10
2. Przewidywana liczba osób korzystających z usługi hotelarsko restauracyjnej każdego dnia to max. 15 osób. Ostateczną liczbę osób (ewentualną rezygnację) dla każdej z usług w każdym dniu szkolenia (tzn. oddzielnie dla noclegu ze śniadaniem, kolacji, całodziennego serwisu kawowego, lunchu w formie bufetu, wynajem Sali szkoleniowej w każdym dniu szkolenia) Zamawiający przekaże Wykonawcy 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem każdego szkolenia. 3. Zamawiający zapłaci tylko za usługi zrealizowane według cen jednostkowych wskazanych w Formularzu Oferty, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Ogłoszenia, z zastrzeżeniem o który mowa w pkt. 4. 4. W sytuacji trudności związanej z rekrutacją uczestników, Zamawiający przewiduje możliwość rezygnacji z planowanego terminu danego szkolenia. Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę najpóźniej 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem poszczególnych szkoleń. Zamawiający dopuszcza możliwość: rezygnacji z planowego terminu szkolenia lub wyznaczenia nowego terminu świadczenia usługi (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Wykonawcą) CZĘŚĆ II Opis usługi hotelowej ze śniadaniem wliczonym w cenę noclegu oraz kolacji a/ standard obiektu hotelowego obiekt hotelowy powinien być zaszeregowany do kategorii minimum trzygwiazdkowej (min. 3***), obiekt hotelowy (pokoje, część restauracyjna, sala konferencyjna) powinien znajdować się w jednym budynku lub kompleksie budynków nadana kategoryzacja obiektu hotelowego (tzw. gwiazdki ) będzie weryfikowana przez Zamawiającego na podstawie załączonego do oferty Wykonawcy dokumentu wydanego przez Marszałka Województwa informującego o liczbie przyznanych obiektowi gwiazdek. Dokumentem, o którym mowa, jest decyzja Marszałka Województwa o zaszeregowaniu do rodzaju oraz nadaniu kategorii (art.38 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych - tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1553 z późn. zm.). Uwaga: Oferowany przez Wykonawcę obiekt musi zapewniać kompleksowość wykonania usługi, przez którą Zamawiający rozumie zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem, kolacji całodziennego serwisu kawowego, lunchu i wynajmu sali konferencyjnej. Strona 3 z 10
b/uwzględnienie lokalizacji obiektu hotelowego w ramach każdego szkolenia: Lokalizacje, umożliwiające dojazd zarówno samochodem, jak i środkami komunikacji publicznej: - wymagana lokalizacja hotelu/obiektu hotelowego: położony w granicach administracyjnych Lublina, max 6 km od centrum Lublina. - przez centrum Lublina rozumie się Stary Ratusz-trybunał koronny (Rynek 1, 20-400 Lublin) * odległość będzie weryfikowana przez Zamawiającego w przeglądarce internetowej Google w zakładce Mapy, zgodnie z funkcją Wyznacz trasę z zaznaczeniem opcji Pieszo po wprowadzeniu danych: w punkcie A adres początkowy: adres Stary Ratusz-trybunał koronny (Rynek 1, 20-400 Lublin) w punkcie B adres końcowy: adres obiektu hotelowego, który zostanie wskazany przez Wykonawcę w ofercie c/ hotelarska usługa nocleg (doba hotelowa z wliczonym w cenę noclegu śniadaniem) nocleg w terminach wyżej wskazanych zakwaterowanie - dyspozycyjność dla uczestników szkoleń pokoi od godz. 14:00 w dniu przyjazdu do dnia opuszczenia i wymeldowania gości z pokoi hotelowych w ostatnim dniu zjazdu, zgodnie z obowiązującymi w hotelu godzinami (minimum do godz. 12:00). Obiekt hotelowy zobowiązany jest do zapewnienia na własny koszt przechowalni bagażu oraz bezpłatnej szatni wraz z obsługą dla uczestników szkoleń do godz. 20.00 w drugim dniu szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom szkolenia (gościom hotelowym) całodobowej obsługi recepcyjnej. Przez obsługę recepcyjną rozumie się przyjęcie / zakwaterowanie uczestników szkoleń w obiekcie hotelowym. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zakwaterowania w pokojach dwuosobowych obiekt hotelowy powinien posiadać pokoje dwuosobowe i jednoosobowe w liczbie dostosowanej do liczby uczestników szkoleń. Zamawiający przewiduje zakwaterowanie uczestników szkoleń w pokojach dwuosobowych, jednak w przypadku zgłoszenia liczby nieparzystej uczestników szkoleń i/lub niemożności podzielenia uczestników do pary pod względem płci, Wykonawca zobowiązany będzie do udostępnienia pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania bez dodatkowych opłat. Obiekt winien być dostosowany do potrzeb osób z dysfunkcjami narządu ruchu powodującymi konieczność korzystania z wózka lub innych urządzeń wspomagających ruch jak np. kule, w szczególności obiekt winien posiadać dostępne windy oraz podjazdy do budynku umożliwiające korzystanie przez osoby niepełnosprawne bez konieczności pomocy osoby trzeciej, korytarze umożliwiające poruszanie się osób na wózkach inwalidzkich, pomieszczenia sanitarne dostępne dla osób z niepełnosprawnością, odpowiednie miejsca parkingowe dla osób niepełnosprawnych. Strona 4 z 10
Uwaga: Obiekt hotelowy powinien zapewnić zakwaterowanie dla maksymalnej liczby osób, wskazanej w części I. Zamawiający dokładną liczbę i imienną listę uczestników oraz strukturę wykorzystania zarezerwowanych pokoi przekaże na 2 dni kalendarzowe przed planowaną datą rozpoczęcia szkoleń. d/ uwzględnienie standardu pokoju: obiekt hotelowy powinien dysponować co najmniej 1 pokojem dwuosobowym przystosowanym dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim pokój dwuosobowy dla niepalących ewentualnie pokój jednoosobowy lub dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania dla niepalących każdy pokój z łazienką, wyposażoną w wannę i natrysk lub kabiną natryskową, umywalkę z blatem lub półką, WC, (wykluczone zakwaterowanie w pokoju ze wspólną łazienką, poza pokojem) w przypadku pokojów jednoosobowych: łóżko, szafkę nocną, szafę, krzesło, biurko lub stół, oświetlenie ogólne, lampka nocna, zasłony/rolety, kosz na śmieci, ręczniki, telewizor, dostęp do Internetu bezprzewodowego w pokoju w przypadku pokojów dwuosobowych: dwa oddzielne łóżka, dwie oddzielne szafki nocne, szafę, krzesła, biurko lub stół, oświetlenie ogólne, lampki nocne, zasłony/rolety, kosz na śmieci, ręczniki, telewizor, dostęp do Internetu bezprzewodowego w pokoju Uwagi: Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom warsztatów zgłoszonym przez Zamawiającego. Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane. Zamawiający nie pokrywa również kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. Wymienione koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiającego zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. Strona 5 z 10
e/ hotelarska usługa restauracyjna śniadanie (wliczone w cenę noclegu) Wykonawca zobowiązuje się wydawać śniadanie w formie bufetu szwedzkiego w godzinach: 06:30-09:00 Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego powinno uwzględniać w propozycji menu, oprócz dań/potraw klasycznych, również dania/potrawy wegańskie, wegetariańskie. Przykładowe menu: - półmisek lub deska z wędlinami (3 rodzaje) - deska serów (3 rodzaje) np. żółte, wędzone, pleśniowe - płatki śniadaniowe (3 rodzaje) np. kukurydziane, czekoladowe, musli z mlekiem / jogurtem - sałatki (3 rodzaje) - twarożek ze szczypiorkiem i/lub rzodkiewką/ bez dodatków - jogurty (3 rodzaje) np. owocowe, naturalne - warzywa świeże (4 rodzaje) - potrawy na ciepło ( 3 rodzaje) np. jajecznica, kiełbasa, parówki z wody, omlety na ostro (z szynką, pieczarkami, pomidorem i żółtym serem) lub na słodko (z cukrem, z dżemem lub ze śmietaną) - pieczywo (4 rodzaje, w tym jasne, ciemne) np. chleb pszenny, chleb razowy, angielka, chałka, bagietki, rogaliki, grahamki, kajzerki, tosty z chleba tostowego) - świeże owoce (4 rodzaje) np. grejpfrut, pomarańcza, ananas, banan, kiwi, arbuz - dżemy, marmolady, miody (3 rodzaje) - masła (3 rodzaje) np. bez dodatków, czosnkowe, koperkowe, bazyliowe - kawa czarna, biała, cappuccino - herbata, (4 rodzaje) - kakao/ czekolada - cukier, słodzik, cytryna w plastrach - soki owocowe (minimum 3 rodzaje) wartość kaloryczna 800 kcal/os Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania posiłków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2017 r. poz. 149), a także aktami wykonawczymi do w/w ustawy. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi z należytą starannością, wymaganą przy świadczeniu tego rodzaju usług, w szczególności: - zapewnienia, że usługi świadczone będą na najwyższym poziomie, - serwowane produkty żywnościowe będą świeże, - zastawa i sztućce będą czyste i nieuszkodzone, - obsługa będzie świadczona z zasadami zgodnie w tym zakresie obowiązującymi Wykonawca zobowiązuje się, że liczba serwowanych produktów oraz potraw śniadaniowych zapewni potrzeby obsługiwanych gości hotelowych (uczestników szkoleń) Strona 6 z 10
f) hotelarska usługa restauracyjna kolacja W ramach świadczonej usługi restauracyjnej Wykonawca zapewni kolację (w godz.18.00-20.00) Kolacja przysługiwać będzie osobom nocującym w hotelu, w dniu przyjazdu. Kolacja w formie bufetu, podawana w restauracji przynależnej do obiektu, w którym zapewniona jest usługa wynajmu miejsc noclegowych wraz ze śniadaniem. Miejsce przeznaczone dla celów konsumpcyjnych musi być wyposażone w krzesła i stoły, w ilości dostosowanej do liczby uczestników. Zamawiający przez jedną porcję kolacji rozumie: Przystawki zimne (wędliny, sery, 2 rodzaje sałatek, (min. 200 g/os), Przystawki ciepłe - mięsne i bezmięsne ( min. 180g/os) Pieczywo białe i ciemne, Napoje gorące z dodatkami: Kawa z ekspresu lub herbata (200 ml/os), Cukier cukier biały, cukier trzcinowy pakowany w saszetkach jednorazowych o gramaturze jednej saszetki nie mniejszej niż 4 g (średnio 2 saszetki/osoba) Cytryna pokrojona w plastry o gramaturze 10 g +/-10%, 1 plaster/osoba, Śmietanka do kawy UHT o zawartości tłuszczu nie mniejszej niż 10%, podana w dzbankach na śmietankę lub jednorazowych opakowaniach, Napoje zimne: Woda niegazowana podana w dzbankach bez ograniczeń Soki owocowe 100% - przynajmniej dwa smaki, podane w dzbankach bez ograniczeń. g) Przerwa kawowa W ramach świadczonej usługi Wykonawca zapewni serwis kawowy, który świadczony będzie w systemie ciągłym, w nieograniczonej ilości (uzupełnianie brakujących składników będzie się odbywać na bieżąco, w razie potrzeby dla uczestników korzystających z usługi) Serwis kawowy dostępny będzie w sali szkoleniowej lub w bezpośrednim jej sąsiedztwie i obejmować będzie: gorącą kawę, podaną w termosach lub ekspresach ciśnieniowych, gorącą wodę do herbaty (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników wydarzenia), herbatę w torebkach minimum dwa rodzaje, w tym co najmniej jeden rodzaj herbaty czarnej i jeden herbaty owocowej, wodę gazowaną i niegazowaną podawaną w butelkach max. 0,5 l, wybór ciastek kruchych min. 2 rodzaje, dodatki do napojów ciepłych cukier, mleczko do kawy, cytryna. Strona 7 z 10
Poczęstunek powinien być usytuowany w sali szkoleniowej lub sali wskazanej przez Zamawiającego i winien być dostępny przez cały czas trwania szkolenia oraz na 30 minut przed rozpoczęciem szkolenia. Wykonawca winien zadbać aby w trakcie trwania szkolenia uczestnik mógł w każdym czasie napić się gorącego napoju (kawa, herbata) w tym celu sugeruje się wystawienie warników lub termosów konferencyjnych stołowych z wrzątkiem o pojemności odpowiedniej do liczby godzin szkoleniowych. h) Lunch w formie bufetu Lunch składać się będzie, co najmniej z: Zupy 200 ml/osobę, Dania głównego 2 rodzaje dania głównego do wyboru: mięsne i rybne z dodatkami skrobiowymi oraz przynajmniej dwoma surówkami/sałatkami, o Na życzenie Zamawiającego Wykonawca uwzględni w menu dania dietetyczne (np. dania spełniające wymogi diety bezglutenowej, wegańskiej) Gramatury dań, przypadające na jedną porcję: o Danie mięsne z dodatkami skrobiowymi oraz surówką/sałatką: 150 g mięsa, 100 g dodatki skrobiowe, 150 g surówki/sałatki = 400 g/porcja, o Danie rybne z dodatkami skrobiowymi oraz surówką/sałatką: 150 g ryby, 100 g dodatki skrobiowe, 150 g surówki/sałatki = 400 g/porcja, Deseru 2 rodzaje deserów do wyboru (wyroby cukiernicze), Napojów zimnych: o Woda niegazowana, podana w dzbankach bez ograniczeń, o Soki owocowe 100% - dwa smaki, podane w dzbankach bez ograniczeń. i) Sale konferencyjne Hotel/Ośrodek winien posiadać co najmniej jedną salę konferencyjną dla maksimum 15 osób, w układzie konferencyjnym, o powierzchni zapewniającej odległość najbliższego uczestnika od ekranu projekcji co najmniej 3 m. Wszystkie wykorzystywane przez Zamawiającego sale konferencyjne będą wyposażone co najmniej w: o komputer stacjonarny lub przenośny, o rzutnik multimedialny, o ekran do projekcji, o flipchart wraz z blokiem papierowym i pisakami. Strona 8 z 10
Sala konferencyjna powinna posiadać dobre oświetlenie, zaciemnienie oraz klimatyzację. Podczas szkolenia sala konferencyjna będzie dostępna wraz z obsługą techniczną dla Zamawiającego. j) Harmonogram ramowy szkoleń Szkolenia prowadzone będą w następujących godzinach: Pierwszy dzień szkolenia 10.00-11.30 szkolenie 11.30-11.45 przerwa kawowa 11.45-13.15 szkolenie 13.15-14.00 lunch w formie bufetu 14.00-15.30 szkolenie 15.30-15.45 przerwa kawowa 15.45-17.15 szkolenie 18.00-20.00 kolacja Drugi dzień szkolenia 09.00-10.30 szkolenie 10.30-10.45 przerwa kawowa 10.45-12.15 szkolenie 12.15-13.00 lunch w formie bufetu 13.00-14.30 szkolenie 14.30-14.45 przerwa kawowa 14.45-16.15 szkolenie W przypadku zmiany harmonogramu szkolenia (godziny rozpoczęcia i zakończenia szkolenia, przerwy na lunch, przerwy kawowej), Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem rozpoczęcia danej edycji szkolenia. Strona 9 z 10
k) Uwagi ogólne a) Wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane lub ceramiczne (nie dopuszcza się naczyń plastikowych). b) Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji wszystkich posiłków (między innymi: stoły, obrusy - tkanina, krzesła, naczynia, sztućce itp.). c) Wykonawca zapewni obsługę gastronomiczno-kelnerską wszystkich posiłków w liczbie zapewniającej sprawną organizację, w tym między innymi sprzątanie. d) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków. e) Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnym terminem przydatności do spożycia. f) Na życzenie Zamawiającego Wykonawca uwzględni w menu dania dietetyczne (np. dania spełniające wymogi diety bezglutenowej, wegańskiej) l) Wyżywienie i zakwaterowanie dla trenerów Wykonawca zobowiązuje się udostępnić trenerom prowadzącym szkolenia pokój na czas szkolenia oraz zapewnić wyżywienie w cenie przewidzianej dla uczestników szkolenia, oddzielnie płatne przez trenerów. CZĘŚĆ III Informacje dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia 1. Wykonawca zobowiązany będzie do ścisłego nadzoru każdego etapu prac i kontaktowania się z pracownikiem Uniwersytetu Łódzkiego. 2. Imię i nazwisko pracownika Uniwersytetu Łódzkiego wraz z danymi teleadresowymi zostaną wskazane w umowie o udzielenie zamówienia publicznego, której projekt stanowi załącznik nr 3 do Ogłoszenia o udzielanym zamówieniu na usługi społeczne. Strona 10 z 10