Załącznik nr 1 do ZO Opis przedmiotu zamówienia Nr postępowania KPT/BI-4/2013 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Przygotowanie i przeprowadzenie konferencji Małopolska Technology Trends 2013 w dniach 23-24 maja 2013 roku. I. Przygotowanie i przeprowadzenie konferencji Małopolska Technology Trends 2013 w ramach projektu pn. Broker innowacji jako narzędzie dla efektywnego rozwoju systemu nowoczesnej gospodarki Małopolski współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji tj. Gmach Główny Muzeum Lotnictwa Polskiego w Krakowie dla ok. 150 osób. Konferencja odbędzie się w dniach 23-24 maja 2013 roku w godzinach od 8:00 do 18:00. II. W ramach realizacji zadania, o którym mowa powyżej, Wykonawca jest zobowiązany do: 1. Przedstawienia projektu aranżacji wynajętych sal (rzuty układu sal, wystrój sal oraz aranżacja mebli) Zamawiającemu w składanych ofertach. Uzgodnienie do dnia 20 kwietnia 2013 aranżacji i dekoracji sal z zapleczem w gmachu Muzeum Lotnictwa Polskiego oraz foyer z dyrekcją Muzeum Lotnictwa Polskiego. 2. Wykonania aranżacji sal z zapleczem zgodnie zatwierdzonym przez Zamawiającego projektem. 3. Organizacji recepcji (dwa stanowiska umożliwiające swobodną rejestrację 150 uczestników konferencji, oznaczenie recepcji w języku polskim oraz angielskim, koziołki dla rejestracji dwujęzyczne, miejsce na 150 materiałów dla uczestników) oraz zapewnienie obsługi recepcji w godzinach 08:00-19:00. 4. Przygotowania materiałów konferencyjnych dla gości konferencji (umieszczenie w torbach, folderów, teczek, ulotek, w których posiadaniu jest Zamawiający). 5. Wykonania 150 identyfikatorów o wymiarze użytkowym (pionowym): (szer. x wys.) 117x155mm w formie kieszonki wkładanej od góry z elastycznej folii PCV, obustronnie krystalicznie przezroczystej z wycięciem na karabińczyk do smyczy, z papierowym kartonikiem dwustronnie drukowanym w środku (jedna strona identyfikatorpersonalizowana wizytówka, druga strona program konferencji), zawieszony na smyczy, wszystko zgodne z wymaganiami Zamawiającego (linia graficzna zgodnie z charakterem i kolorystyką projektu Broker Innowacji; wytyczne i listę uczestników Zamawiający przekaże Wykonawcy do dnia 15.05.2013 r.). Wykonawca powinien również dysponować 50 identyfikatorami pustymi do ręcznego wypisania podczas rejestracji. 6. Zapewnienia obsługi szatni dla 150 uczestników konferencji w dniu 23 i 24 maja 2013
roku w godz. 8 00-19 00. 7. Rozstawienia ścianki i trzech roll-upów wskazanych przez Zamawiającego. 8. Przygotowania w dniu 23 maja 2013 r. sali konferencyjnej wielofunkcyjnej z zapleczem w zakresie przedmiotu zamówienia, którego nie obejmuje umowa z Muzeum Lotnictwa, a której zakres został wskazany w pkt V, zgodnie z poniższymi punktami: a) Zapewnienie co najmniej 7 mikrofonów b) Zapewnienie co najmniej 5 przedłużaczy elektrycznych o długości nie mniejszej niż 1,5 m, które będzie w stanie udostępnić bez zbędnej zwłoki na życzenie Zamawiającego. c) Zapewnienie podestu wraz z miejscami do siedzenia, umożliwiającego przeprowadzenie paneli dyskusyjnych z udziałem siedmiu osób w odpowiedniej aranżacji sceny. d) Zapewnienie co najmniej 4 komputerów przenośnych (wraz z pakietem MS Office 2010), na których możliwe będzie puszczanie slajdów podczas głównych wystąpień oraz paneli dyskusyjnych 9. Przygotowania w dniu 24 maja 2013 r. trzech sal konferencyjnych: sali wielofunkcyjnej z zapleczem; sali edukacyjnej, sali kinowej z pełnym wyposażeniem technicznym dostępem do internetu wi-fi, rzutnikiem, nagłośnieniem, ekranem projekcyjnym, 3 mikrofonami bezprzewodowymi na daną salę oraz 3 flipchartami z kompletem pisaków i papierem), zgodnie z projektem Wykonawca zapewni wydzielone miejsce dla 6 panelistów oraz dla prowadzącego w każdej z sal. 10. Zapewnienia osoby do obsługi technicznej wydarzenia odpowiedzialnej za: a) sprawne funkcjonowanie całej infrastruktury technicznej dostarczanej przez Wykonawcę, b) dbałość o prawidłową organizację wydarzenia pod względem technicznym, w tym wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem paneli dyskusyjnych oraz wystąpień podczas konferencji, takich jak instalowanie prezentacji poszczególnych prelegentów, przełączanie slajdów itp. 11. Przygotowania dogodnej przestrzeni wraz ze stosowną dekoracją stołów z wykorzystaniem stylistyki projektu do świadczenia usługi cateringowej (obrus, dekoracja z oryginalnych liści i świeżych kwiatów, porcelanowa zastawa). a. W dniu 23 maja 2013 roku na I piętrze obok sali wielofunkcyjnej: Organizacja dwóch przerw kawowych dla 150 osób na powitanie gości i przerwę pomiędzy panelami, składających się co najmniej z: wody mineralnej z cząstkami limonek i cytryn, soków owocowych, kawy, herbaty w różnych smakach, kruchych ciasteczek, owoców sezonowych, rogalików z czekoladą, jabłkami, serem i konfiturami, tartinek (na białym i ciemnym pieczywie) oraz innych przekąsek w tym zakresie, po podpisaniu umowy, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu 3 propozycje menu do wyboru o wartości 30 zł/osobę brutto Organizacji lunchu podczas konferencji dla 150 osób (przekąska, dwa dania główne do wyboru mięsne i wegetariańskie, trzy rodzaje soków, woda gazowana i niegazowana, deser, świeże owoce w tym zakresie, po podpisaniu umowy, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu 3 propozycje menu do wyboru o wartości 50zł/osobę brutto), b. W dniu 24 maja 2013 roku na I piętrze obok sali wielofunkcyjnej oraz barek kawowy w sali edukacyjnej na parterze.
Organizację dwóch przerw kawowych dla 150 osób na powitanie gości i przerwa pomiędzy panelami. Wykonawca przedstawi 3 propozycje menu przerwy kawowej o wartości 30 zł/osoba brutto zawierające m.in. takie elementy jak: woda mineralna z cząstkami limonek i cytryn, soki owocowe, kawa, herbata w różnych smakach, kruche ciasteczka, owoce sezonowe, tartinki oraz inne przekąski w postaci warzyw, wędlin, serów, ryb itp. w postaci świeżej lub przetworzonej. Organizacji lunchu podczas konferencji dla 150 osób (przekąska, dwa dania główne do wyboru mięsne i wegetariańskie, trzy rodzaje soków, woda gazowana i niegazowana, deser, świeże owoce w tym zakresie, po podpisaniu umowy, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu 3 propozycje menu do wyboru o wartości 50zł/osobę brutto), Menu w II dniu nie może pokrywać się z menu z I dnia. Zamawiający dopuszcza modyfikację w menu. Modyfikacje muszą zostać zatwierdzone przez Zamawiającego. 12. Wykonanie projektu zaproszenia i druk 400 zaproszeń papierowych zgodnie z wymaganiami Zamawiającego do dnia 20 kwietnia 2013 rok (linia graficzna zgodnie z charakterem i kolorystyką projektu Broker Innowacji, format A4 składany na trzy, full color, gramatura papieru min. 200 g., projekt zaproszenia uzgodniony i zatwierdzony przez Zamawiającego) oraz przygotowanie elektronicznej wersji zaproszenia do wysyłki drogą mailową. 13. Wysyłkę 400 zaproszeń zgodnie z dostarczoną przez Zamawiającego listą do dn. 20.04.2013 r. 14. Sprzęt i organizację tłumaczenia symultanicznego podczas konferencji w sali wielofunkcyjnej w dniach 23 i 24 maja 2013 roku (z języka angielskiego na polski, z polskiego na angielski) tzn. tłumaczy, pomieszczenia dla tłumaczy oraz słuchawki dla wszystkich uczestników konferencji. 15. Wykonanie do dnia 15.05.2013 r. ok. 20 slajdów tytułowych poszczególnych elementów konferencji zawierających motywy przewodnie Brokera Innowacji (treści zostaną uzgodnione z Zamawiającym do dnia 30.04.2013 r.). Szczegółowa ilość slajdów zostanie ustalona z Zamawiającym do dnia 30.04.2013 r. Elementy do opracowania przez Wykonawcę: Opracowanie koncepcji graficznej i udźwiękowienia przygotowanych prezentacji, slajdów tytułowych przygotowanych na potrzeby organizacji konferencji. 16. Wszystkie powyższe elementy składowe powstałych animacji graficznych oraz aranżacji pomieszczeń muszą być uzgodnione i zatwierdzone przez Zamawiającego. 17. Dostarczenie z siedziby Zamawiającego oraz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego na miejsce konferencji banerów, publikacji, płytek CD, materiałów konferencyjnych oraz innych materiałów dla uczestników konferencji, a po zakończeniu przewiezienie niezwłocznie banerów i niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego (wykonanie materiałów w tym zakresie zapewnia Zamawiający); 18. Wykonawca zapewni podczas pierwszego dnia konferencji konferansjera prowadzącego konferencję uzgodnionego z Zamawiającym. Zamawiający wymaga, by była to osoba z kilkuletnim doświadczeniem w pracy w branży dziennikarskiej i/lub estradowej, także
telewizyjnej, posiadająca podstawową wiedzę z zakresu zagadnień biznesowych, ekonomicznych. 19. Wizualizacja konferencji powinna być zgodna z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które są dostępne na stronie internetowej http://www.efs.gov.pl/zpfe/documents/wytyczne_04_02.pdf Wszystkie materiały z konferencji powinny być opatrzone logo projektu, logo zamawiającego oraz logo PO KL oraz Europejskiego Funduszu Społecznego, a także napisem Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Wykonawca zobowiązany jest do informowania, że konferencja organizowana jest z udziałem środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej. Wszystkie materiały powstałe na konferencję mają być zaakceptowane przez Zamawiającego. 20. Zapewnienie przez Wykonawcę nagrania audio wszystkich elementów programowych (wystąpień i paneli) w dniu 23 i 24 maja 2013, a następnie przekazanie ww. materiałów w wersji elektronicznej lub na nośniku DVD lub innym w terminie do 5 dni po konferencji. III. Zapewnienie noclegów w pokojach jednoosobowych ze śniadaniem dla 10 gości konferencji w dniach od 22-24.05.2013 roku w hotelu minimum 4 gwiazdkowym zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym ustawą o usługach turystycznych i rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, położonym maksymalnie 2 km od Rynku Głównego w Krakowie (odległość obliczana jako odległość pomiędzy adresem Rynek Główny 1, a adresem hotelu, za pomocą narzędzia maps.google.pl, trasa piesza). Zamawiający przekaże dokładną listę osób nocujących w hotelu najpóźniej do 30.04.2013 roku przed datą planowanej konferencji. Wykonawca winien również zapewnić transfer tych osób z hotelu na konferencję i z powrotem. Do obowiązków Wykonawcy należy pokrycie kosztów noclegów i transferów 10 gości konferencji, dla których zapewniony będzie nocleg w hotelu. IV. Przygotowanie w dniu 20 maja, 22 maja 2013 i 24 maja 2013 roku podczas warsztatów dla start-upów Od pomysłu do biznesu warsztaty dla start-upów, w sali konferencyjnej Krakowskiego Parku Technologicznego dogodnej przestrzeni do cateringu wraz ze stosowną dekoracją stołów z wykorzystaniem stylistyki projektu oraz organizację dwóch przerw kawowych i lunchu dla 40 osób na powitanie gości i przerwa pomiędzy warsztatami obrus, dekoracja z oryginalnych liści i świeżych kwiatów, porcelanowa zastawa. Wykonawca przedstawi 3 propozycje menu przerwy kawowej o wartości 30 zł/osoba brutto zawierające m.in. takie elementy jak: woda mineralna z cząstkami limonek i cytryn, soki owocowe, kawa, herbata w różnych smakach, kruche ciasteczka, owoce sezonowe, tartinki oraz inne przekąski w postaci warzyw, wędlin, serów, ryb itp. w postaci świeżej lub przetworzonej. Wykonawca przedstawi 3 propozycje menu lunchu podczas konferencji dla 40 osób (przekąska, dwa dania główne do wyboru mięsne i wegetariańskie, trzy rodzaje soków, woda gazowana i niegazowana, deser, świeże owoce o wartości 50 zł brutto/osoba)
Zamawiający dokona wyboru propozycji menu na każdą z przerw kawowych i lunchów w uzgodnieniu z Wykonawcą. V. Wykonawca jest zobowiązany do organizacji konferencji w gmachu Muzeum Lotnictwa Polskiego w Krakowie, przy Alei Jana Pawła II 39. W związku z tym, że Zamawiający podpisał umowę na wynajem powierzchni wraz z usługami dodatkowymi, Zamawiający podaje elementy, do zapewnienia których zobowiązany będzie wynajmujący (tj. Muzeum Lotnictwa Polskiego w Krakowie): 1) Udostępnienie w dniu 23 maja 2013 r. w godz. 8:00 19:00: a) Dużej sali konferencyjnej na ok. 200 osób wyposażonej w krzesła oraz sprzęt multimedialny (projektor, rzutnik, bezprzewodowe mikrofony co najmniej 3), b) Powierzchni, na której można serwować catering dla ok. 200 osób, c) Szatni (bez osoby obsługującej). 2) Udostępnienie w dniu 24 maja 2013 r. w godz. 8:00 19:00: a) Trzech oddzielnych sal konferencyjnych każda na co najmniej 60 osób w którym można zorganizować panelowe sesje dyskusyjne. Każda sala musi być wyposażona w co najmniej 60 krzeseł, b) Powierzchni, na której można serwować catering dla ok. 200 osób, c) Szatni (bez osoby obsługującej). Zamawiający podaje kontakt do osoby ze strony Muzeum Lotnictwa Polskiego w Krakowie w celach organizacyjnych: Agnieszka Rutkowska, tel. 12 640 40 70, e-mail: info@muzeumlotnictwa.pl