GRU Generalny Rejestr Umów

GRU Generalny Rejestr Umów

1 Kartoteki Spis treści 1 Kartoteki... 3 1.1 Umowy wydatkowe... 3 1.2 Umowy dochodowe... 8 1.3 Umowy waloryzowane... 13 1.3.1 Kartoteka dokumentów waloryzowanych... 13 1.3.2 Windykacja w umowach waloryzowanych.... 20 2 Operacje... 26 2.1 Księgowanie wyciągów... 26 2.2 Analityka wyciągów... 28 2.3 Kontrola poprawności... 28 2.4 Zamknięcie dni... 29 2.5 Generowanie rat na nowy rok... 30 3 Zestawienia... 30 3.1 Zestawienie syntetyczne... 30 3.2 Zestawienie analityczne... 31 3.3 Lista dłużników... 32 3.4 Bilanse... 33 3.5 Wysyłka danych do FK... 35 3.6 Raporty wspólne WYBUD-GRU... 35 4 Słowniki i Parametry... 36 4.1 Kartoteki KOS... 36 4.2 Parametry windykacji oraz parametry decyzji... 36 4.3 Tryby zawarcia umów... 36 4.4 Formy płatności... 36 4.5 Stawki VAT... 36 4.6 Jednostki miary... 36 4.7 Kategorie umów... 37 4.8 Rodzaje umów... 37 4.9 Rodzaje dokumentów księgowych... 37 4.12 Koszty... 38

1 Kartoteki OTAGO 1 Kartoteki 1.1 Umowy wydatkowe Po wejściu w opcję umowy wydatkowe wyświetla się zestawienie utworzonych umów (patrz Przykład 1). Przykład 1 W górnej części okna znajdują się następujące opcje funkcje, akceptacja, szczegóły, archiwum, wydruki (patrz Przykład 2). Przykład 2 Funkcje umożliwiają: kopiowanie umowy, zastrzeżenie umowy lub wycofanie zastrzeżenia. Opcja Akceptacja pozwala zaakceptować umowę lub wycofać akceptację. Opcja szczegóły pozwala utworzyć aneksy, korekty przypisy do umowy i sprawdzenie z planem. Opcja archiwum umożliwia przeniesienie umowy do archiwum oraz podgląd umów przeniesionych do archiwum. Dzięki wydrukom możemy utworzyć metryczkę umowy (patrz Przykład 3). 3

1 Kartoteki Przykład 3 Poniżej omawianych opcji znajdują się przyciski: usuń, nowa umowa, poprawka, przeglądanie, eksport do Excel i odśwież (patrz Przykład 4). Przykład 4 Po podświetleniu rekordu (wiersza) z danymi umowy można użyć powyższych opcji czyli np. usunąć umowę (bez wygenerowanych przypisów), dokonać poprawek (dotyczy umowy tylko umowy ze statusem PA lub BA) (patrz Przykład 5). Przykład 5 Można również przejrzeć umowę, wyświetlą się wówczas pola takie jak przy tworzeniu umowy z wpisanymi danymi.

1 Kartoteki OTAGO Export do Excel umożliwi nam utworzenie zestawienia z umowami które są obecnie wyświetlone. Dzięki pustym polom znajdującym się pod nazwą kolumny możemy zawęzić ilość wyświetlonych umów. Aby to wykonać wystarczy wpisać dane które mają występować w danych umowach np. najem (patrz Przykład 6). Przykład 6 W przypadku gdy wystąpi potrzeba wyszukania umów na podstawie danych które mają np. ten sam ciąg znaków natomiast końcówka jest już inna tak jak np. numer umowy. Należy wpisać ciąg znaków który występuje we wszystkich typach a następnie zakończyć znakiem % który zastąpi resztę ciągu (patrz Przykład 7). Przykład 7 Po kliknięciu w nowa umowa wyświetla się formatka zawierająca 3 zakładki (część główna umowy, strony umowy, punkty umowy). Aby utworzyć nowa umowę należy obowiązkowo wypełnić pola oznaczone czerwoną gwiazdką czyli: data zawarcia, przedmiot umowy, rok, zawarta na czas, data wprowadzenia, obowiązuje od, obowiązuje do, rodzaj umowy, tryb zawarcia, numer sprawy, osoba odpowiedzialna, dysponent, kategoria, jednostka realizująca, rachunek bankowy, wystaw dokument, forma płatności, kierunek obliczania kwot, numer umowy, umowa id. Pola które po boku mają ikonę lupy można uzupełnić wyłącznie poprzez dokonanie wyboru z listy wartości. Aby system umożliwił wypełnienie kolejnej zakładki należy kliknąć w przycisk zapisz (patrz Przykład 8). Przykład 8 5

1 Kartoteki W kolejnej zakładce należy podać reprezentanta urzędu oraz kontrahenta (patrz Przykład 9). Kontrahenta należy wyszukać z listy wartości po kliknięciu w ikonkę lupy wyświetli się lista (patrz Przykład 10). Przykład 9 Przykład 10 Podczas wyszukiwania można użyć symbolu % który zastępuje dowolny ciąg znaków po wybraniu kontrahenta należy kliknąć przycisk zapisz. Ostatnia zakładka punkty umowy zawiera przyciski dodaj, usuń, edycja, kopiuj punkt, odśwież (patrz Przykład 11). Przykład 11 W celu dodania nowego punktu umowy należy kliknąć przycisk Dodaj który spowoduje wyświetlenie się formatki która należy uzupełnić patrz (patrz Przykład 12).

1 Kartoteki OTAGO Przykład 12 Obowiązkowo należy wypełnić pola z gwiazdką podając datę 1-go dokumentu, datę 1-ej płatności, płatne w ratach aby to wykonać należy wybrać z listy wartości odpowiednie dane, kolejne pola nie są obowiązkowe, należy określić w nich do kiedy mają być wystawiane następne dokumenty oraz do kiedy mają być dokonane płatności. Pozostałe obowiązkowe pola to kwota netto, kwota brutto, świadczenie i rodzaj świadczenia. Jeśli świadczenie zostało ustawione w systemie. Po kliknięciu w zapisz należy jeszcze kliknąć w weryfikację całkowitej poprawności umowy patrz (patrz Przykład 13). Przykład 13 Gdy formatka nie będzie poprawnie uzupełniona system wyświetli komunikat co wymaga uwagi. Gdy wszystko będzie wypełnione prawidłowo po zakończeniu weryfikacji wyświetli się opis umowa została zweryfikowana pomyślnie patrz (patrz Przykład 14). 7

1 Kartoteki Przykład 14 1.2 Umowy dochodowe Po wejściu w opcję umowy dochodowe wyświetla się zestawienie utworzonych umów. Patrz przykład (patrz Przykład 15). Przykład 15 W górnej części okna znajdują się następujące opcje funkcje, akceptacja, szczegóły, archiwum, wydruki (patrz Przykład 16). Przykład 16 Funkcje umożliwiają: kopiowanie umowy, zastrzeżenie umowy lub wycofanie zastrzeżenia. Opcja Akceptacja pozwala zaakceptować umowę lub wycofać akceptację. Opcja szczegóły pozwala utworzyć aneksy, korekty przypisy do umowy i sprawdzenie z planem.

1 Kartoteki OTAGO Opcja archiwum umożliwia przeniesienie umowy do archiwum oraz podgląd umów przeniesionych do archiwum. Dzięki wydrukom możemy utworzyć metryczkę umowy patrz (patrz Przykład 17). Przykład 17 Poniżej omawianych opcji znajdują się przyciski: usuń, nowa umowa, poprawka, przeglądanie, eksport do excel i odśwież (patrz Przykład 18). Przykład 18 Po podświetleniu rekordu (wiersza) z danymi umowy można użyć powyższych opcji czyli np. usunąć umowę (bez wygenerowanych przypisów), dokonać poprawek (dotyczy umowy tylko umowy ze statusem PA lub BA) (patrz Przykład 19). 9

1 Kartoteki Przykład 19 Można również przejrzeć umowę, wyświetlą się wówczas pola takie jak przy tworzeniu umowy z wpisanymi danymi. Export do Excel umożliwi nam utworzenie zestawienia z umowami które są obecnie wyświetlone. Dzięki pustym polom znajdującym się pod nazwą kolumny możemy zawęzić ilość wyświetlonych umów. Aby to wykonać wystarczy wpisać dane które mają występować w danych umowach np. najem (patrz Przykład 20). Przykład 20 W przypadku gdy wystąpi potrzeba wyszukania umów na podstawie danych które mają np. ten sam ciąg znaków natomiast końcówka jest już inna tak jak np. numer umowy. Należy wpisać ciąg znaków który występuje we wszystkich typach a następnie zakończyć znakiem % który zastąpi resztę ciągu (patrz Przykład 21). Przykład 21 Po kliknięciu w nowa umowa wyświetla się formatka zawierająca 3 zakładki (część główna umowy, strony umowy, punkty umowy). Aby utworzyć nowa umowę należy obowiązkowo wypełnić pola oznaczone czerwoną gwiazdką czyli: data zawarcia, przedmiot umowy, rok, zawarta na czas, BO (pozwala wprowadzić zaległe umowy dostępne wartości T/N), data wprowadzenia, obowiązuje od, obowiązuje do, rodzaj umowy, tryb zawarcia, numer sprawy, osoba odpowiedzialna, dysponent, kategoria, jednostka realizująca, rachunek bankowy, wystaw dokument, forma płatności, kierunek obliczania kwot, numer umowy, umowa id. Pola które po boku mają ikonę lupy można uzupełnić wyłącznie poprzez dokonanie wyboru z listy wartości. Aby system umożliwił wypełnienie kolejnej zakładki należy kliknąć w przycisk zapisz (patrz Przykład 22).

1 Kartoteki OTAGO Przykład 22 W kolejnej zakładce należy podać reprezentanta urzędu oraz kontrahenta (patrz Przykład 23). Kontrahenta należy wyszukać z listy wartości po kliknięciu w ikonkę lupy wyświetli się lista patrz (patrz Przykład 24). Przykład 23 11

1 Kartoteki Przykład 24 Podczas wyszukiwania można użyć symbolu % który zastępuje dowolny ciąg znaków po wybraniu kontrahenta należy kliknąć przycisk zapisz. Ostatnia zakładka punkty umowy zawiera przyciski dodaj, usuń, edycja, kopiuj punkt, odśwież (patrz Przykład 25). Przykład 25 W celu dodania nowego punktu umowy należy kliknąć przycisk Dodaj który spowoduje wyświetlenie się formatki która należy uzupełnić (patrz Przykład 26). Przykład 26 Obowiązkowo należy wypełnić pola z gwiazdką podając datę 1-go dokumentu, datę 1-ej płatności, płatne w ratach należy wybrać z listy wartości, kolejne pola nie są obowiązkowe, należy określić w nich do kiedy mają być wystawiane następne dokumenty oraz do kiedy mają być dokonane płatności, jeśli dokument ma być obciążony podatkiem vat należy wybrać jego stawkę oraz rodzaj (dzięki temu

1 Kartoteki OTAGO polu będzie możliwość określenia czy vat ma być dochodowy czy wydatkowy oraz określi jak ma być zapisany w rejestrze vat). Gdy wypełnione zostanie pole ilość oraz cena jednostkowa automatycznie zostaną wprowadzone kwota netto, kwota vat i kwota brutto. Następne pola dotyczą stawki dziennej, czyli wartości jaka będzie przeliczana za każdy dzień trwania umowy oraz sposobu ich wyliczania. Następne pola to rodzaj dokumentu jaki ma być wystawiony do umowy, forma płatności, określenie czy świadczenie jest dochodowe czy wydatkowe oraz jakiego świadczenia dotyczy. Jeśli świadczenie zostało ustawione w systemie FK następne pozycje: dział, rozdział, paragraf, sposób finansowania i kategoria wypełnią się automatycznie. Ostatnim polem jest źródło dochodów własnych. Po kliknięciu w zapisz należy jeszcze kliknąć w weryfikację całkowitej poprawności umowy (patrz Przykład 27). Przykład 27 Gdy formatka nie będzie poprawnie uzupełniona system wyświetli komunikat co wymaga uwagi. Gdy wszystko będzie wypełnione prawidłowo po zakończeniu weryfikacji wyświetli się opis umowa została zweryfikowana pomyślnie (patrz Przykład 28). Przykład 28 1.3 Umowy waloryzowane 1.3.1 Kartoteka dokumentów waloryzowanych Po wejściu w opcję umowy waloryzowane wyświetla się zestawienie utworzonych umów. (patrz Przykład 29). 13

1 Kartoteki Przykład 29 W górnej części okna znajdują się następujące opcje funkcje, akceptacja, szczegóły, archiwum, wydruki oraz w przeciwieństwie do poprzednich umów występuje tu również opcja windykacja (patrz Przykład 30). Przykład 30 Funkcje umożliwiają: kopiowanie umowy, zastrzeżenie umowy lub wycofanie zastrzeżenia. Opcja Akceptacja pozwala zaakceptować umowę lub wycofać akceptację. Opcja szczegóły pozwala utworzyć aneksy, korekty przypisy do umowy i sprawdzenie z planem. Opcja archiwum umożliwia przeniesienie umowy do archiwum oraz podgląd umów przeniesionych do archiwum. Dzięki wydrukom możemy utworzyć metryczkę umowy (patrz Przykład 31).

1 Kartoteki OTAGO Przykład 31 Windykacja umożliwia wgląd na kartę kontową kontrahenta po podświetleniu umowy na której jest uwzględniony (patrz Przykład 32). 15

1 Kartoteki Przykład 32 Dzięki karcie mamy podane takie informacje jak dane kontrahenta, adres korespondencyjny oraz operacje powiązane z kontrahentem. Dodatkowo można również po podświetleniu operacji sprawdzić jej szczegóły patrz (patrz Przykład 33). Windykacje będzie opisana w punkcie 1.3.2. Przykład 33

1 Kartoteki OTAGO Po wejściu w Umowy waloryzowane nad zestawieniem wszystkich umów waloryzowanych znajdują się przyciski: usuń, nowa umowa, poprawka, przeglądanie, eksport do excel i odśwież (patrz Przykład 34). Przykład 34 Po podświetleniu rekordu (wiersza) z danymi umowy można użyć powyższych opcji czyli np. usunąć umowę (bez wygenerowanych przypisów), dokonać poprawek (dotyczy umowy tylko umowy ze statusem PA lub BA) patrz (patrz Przykład 35). Przykład 35 Można również przejrzeć umowę, wyświetlą się wówczas pola takie jak przy tworzeniu umowy z wpisanymi danymi. Export do Excel umożliwi nam utworzenie zestawienia z umowami które są obecnie wyświetlone. Dzięki pustym polom znajdującym się pod nazwą kolumny możemy zawęzić ilość wyświetlonych umów. Aby to wykonać wystarczy wpisać dane które mają występować w danych umowach np. najem (patrz Przykład 36). Przykład 36 W przypadku gdy wystąpi potrzeba wyszukania umów na podstawie danych które mają np. ten sam ciąg znaków natomiast końcówka jest już inna tak jak np. numer umowy. Należy wpisać ciąg znaków który występuje we wszystkich typach a następnie zakończyć znakiem % który zastąpi resztę ciągu (patrz Przykład 37). Przykład 37 17

1 Kartoteki Po kliknięciu w nowa umowa wyświetla się formatka zawierająca 3 zakładki (część główna umowy, strony umowy, punkty umowy). Aby utworzyć nowa umowę należy obowiązkowo wypełnić pola oznaczone czerwoną gwiazdką czyli: data zawarcia, przedmiot umowy, rok, zawarta na czas, BO (pozwala wprowadzić zaległe umowy dostępne wartości T/N), data wprowadzenia, obowiązuje od, obowiązuje do, rodzaj umowy, tryb zawarcia, numer sprawy, osoba odpowiedzialna, dysponent, kategoria, jednostka realizująca, rachunek bankowy, wystaw dokument, forma płatności, kierunek obliczania kwot, numer umowy, umowa id. Pola które po boku mają ikonę lupy można uzupełnić wyłącznie poprzez dokonanie wyboru z listy wartości. Aby system umożliwił wypełnienie kolejnej zakładki należy kliknąć w przycisk zapisz. (patrz Przykład 38). Przykład 38 W kolejnej zakładce należy podać reprezentanta urzędu oraz kontrahenta (patrz Przykład 39). Kontrahenta należy wyszukać z listy wartości po kliknięciu w ikonkę lupy wyświetli się lista (patrz Przykład 40). Przykład 39

1 Kartoteki OTAGO Przykład 40 Podczas wyszukiwania można użyć symbolu % który zastępuje dowolny ciąg znaków po wybraniu kontrahenta należy kliknąć przycisk zapisz. Ostatnia zakładka punkty umowy zawiera przyciski dodaj, usuń, edycja, kopiuj punkt, odśwież (patrz Przykład 41). Przykład 41 W celu dodania nowego punktu umowy należy kliknąć przycisk Dodaj który spowoduje wyświetlenie się formatki która należy uzupełnić (patrz Przykład 42). Przykład 42 19

1 Kartoteki Pola oznaczone gwiazdką muszą zostać wypełnione obowiązkowo czyli: LP liczba porządkowa punktu umowy, typ zapisu windykacji (lista wyboru), sposób waloryzacji (lista wyboru), licznik waloryzacji, mianownik waloryzacji, algorytm waloryzacji (lista wyboru), data 1-go dokumentu i płatności, płatne w ratach (lista wyboru), opis, rachunek bankowy (lista wyboru), jednostka realizująca (lista wyboru), kwota netto, kwota brutto, świadczenie (lista wyboru) oraz rodzaj świadczenia (lista wyboru). Po kliknięciu w zapisz należy jeszcze kliknąć w weryfikację całkowitej poprawności umowy (patrz Przykład 43). Przykład 43 Gdy formatka nie będzie poprawnie uzupełniona system wyświetli komunikat co wymaga uwagi. Gdy wszystko będzie wypełnione prawidłowo po zakończeniu weryfikacji wyświetli się opis umowa została zweryfikowana pomyślnie (patrz Przykład 44). Przykład 44 1.3.2 Windykacja w umowach waloryzowanych. Windykacje w systemie GRU obsługuje się z poziomu dokumenty waloryzowane. Operacje powiązane z windykacją musza być poprzedzone zaznaczeniem dokumentu poprzez kliknięcie w wiersz, w którym znajdują się zapisy umowy. Po wykonaniu tej czynności można dokonywać takich opcji jak: sprawdzenie zestawień (do zapłaty, wpływów i pism), dokonanie zmian (umożliwia operacje na niezarachowanych wpłatach, na koncie do wyjaśnień, przerachowanie, anulowanie pism i decyzji oraz uzupełnienie zwrotki do pism, utworzenie pism o nadpłatach, zwrotach, niezarachowanych wpłatach, wezwanie do egzekucji, wydanie decyzji o rozłożeniu na raty, umorzeniu i wygaszeniu decyzji ratalnych) (patrz Przykład 45).

1 Kartoteki OTAGO Przykład 45 Karta kontowa przedstawia rodzaje operacji powiązane z kontrahentem wraz z podsumowaniem. (patrz Przykład 46). 21

1 Kartoteki Przykład 46 Tabela zawiera dane składające się z trzech bloków, w pierwszym bloku WINIEN pokazywane są zaległości podatnika powstałe na skutek rejestracji dokumentów. Dany blok składa się z następujących kolumn; pierwsza z nich należność przedstawia wysokość naliczonej należności głównej. Kolumna Odsetki wyświetla kwoty przypisanych odsetek (tj. zapisy powstałe na skutek wystawienia decyzji wymiarowych, wysokość odsetek umorzonych, które odświetlone zostaną ze znakiem minus oraz wysokość odsetek zapłaconych przez płatnika. Spłacane odsetki pokazywane są również w bloku Ma w kolumnie Odsetki. W kolumnie poł. prol. opisywanego bloku pojawia się wysokość naliczonej opłaty prolongacyjnej. Ostatnia kolumna przedstawia koszty związane np. z upomnieniami. W kolejnym bloku MA PIENIEZNE widoczne są wpłaty pieniężne dokonane na poszczególne raty. Wyświetlane wpłaty obejmują wpływy dokonane na należności, odsetki, koszty i opłatę prolongacyjna oraz koszty. Dany blok wykazuje również wykonane zwroty. Dla rekordu, z rodzajem operacji Zwrot w kolumnie należność wyświetli się kwota, która została zwrócona Płatnikowi bądź na Konto do wyjaśnień ze znakiem minusowym. Ostatni blok MA NIEPIENIEZNE odświetla wpływy niepieniężne uzyskane np. z funkcji wygaśnięcia lub przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wysokość odsetek pokazywanych w kolumnie Ods. nalicz informuje o kwocie odsetek wyliczonych na dzień bieżący. Kwota odsetek powinna równać się zapisom w polu Odsetki od niespłac. należ. Kolumna Saldo odsetek przedstawia wysokość odsetek istniejących na koncie podatnika. Są to zapisy typu przypis odsetkowy, powstały na skutek wystawienia decyzji uznaniowej, lub odsetki pozostałe od spłaconej należności. Po podświetleniu poprzez kliknięcie na zapisy operacji zawarte w wierszu można przejść do szczegółowego widoku po kliknięciu w przycisk szczegóły (patrz Przykład 47).

1 Kartoteki OTAGO Przykład 47 Gdy klikniemy po raz kolejny szczegóły wyświetlą się szczegóły operacji księgowej (patrz Przykład 48). Przykład 48 23

1 Kartoteki Kolejną opcją windykacji dostępną w widoku umów waloryzowanych są zestawienia. Obejmują one dane do zapłaty od kontrahenta którego umowa jest podświetlona przed wejściem w opcje zestawień. Aby je wygenerować należy wejść w windykację > zestawienia > do zapłaty po kliknięciu wyświetli się podsumowanie pokazujące kwotę jaką powinien kontrahent zapłacić (patrz Przykład 49). Przykład 49 Aby opuścić okno należy kliknąć w wyjście w prawym górnym rogu ekranu. Zestawienie wpływy daje możliwość przeglądania wpływów od kontrahentów (patrz Przykład 50). Przykład 50 W dolnej części okna jest blok który umożliwia podgląd szczegółów wpłaty oraz historii przeksięgowań. Po podświetleniu wiersza z danym wpływem jest również możliwość wykonania następujących operacji związanych z wpływem: uzgodnienie wpłaty, oduzgodnienie wpłaty, anulowanie noty, anulowanie wpłaty oraz zmiana danych wpłaty. Wyjście z zestawienia umożliwia przycisk w prawej górnej części ekranu.

1 Kartoteki OTAGO Opcja dostępna w ścieżce windykacja > zestawienia > pisma Wyświetla pisma wygenerowane dla kontrahenta w opcji tej jest również możliwość wydruku pisma oraz uzupełnienia zwrotki dotyczącego pisma. Opcja dostępna w ścieżce windykacja > zmiany > niezarachowane wpłaty umożliwia dokonanie operacji na niezarachowanych wpłatach. Możliwości jakie są dostępne to zarachowanie, odznaczenie zaznaczonych pism dzięki kwadracikom przy każdym wierszu, zmianę daty oraz przeniesienie nadpłaty. Przed dokonaniem operacji należy najpierw kliknąć w kwadracik obok nadpłaty (patrz Przykład 51) następnie kliknąć na przycisk związany z operacją jaka ma zostać wykonana. Przykład 51 Po kliknięciu w zarachowanie system wyświetli obecne zestawienie należności na które można przeznaczyć niezarachowaną wpłatę (patrz Przykład 52). Przykład 52 Aby zarachować kwotę nadpłaty należy kliknąć na należność która ma zostać pokryta kwotą niezarachowanej wpłaty następnie potwierdzić przyciskiem zarachuj aby cofnąć zarachowanie można kliknąć na przycisk wyczyść po lewej stronie na wysokości wiersza z należnością lub kliknąć na wyczyść zarachowanie spowoduje to cofnięcie wszystkich wykonanych zarachowań tej kwoty. Aby wykonane zarachowania były wprowadzone należy kliknąć na wyjście z zapisem. Niezarachowane kwoty możemy też zwrócić na konto do wyjaśnień (konto umożliwia wykorzystanie tej kwoty w innych systemach otago) lub płatnikowi, na inny rachunek lub poza system. Ścieżka windykacja > zmiany > konto do wyjaśnień pozwala na przeglądanie kwot przeniesionych na konto do wyjaśnień. Po zaznaczeniu daty noty księgowej zostanie umożliwione przerachowanie zaznaczonej kwoty w sposób identyczny jak podczas zarachowania nadpłaty. 25

2 Operacje Ścieżka windykacja > zmiany > przerachowanie pozwala na zmianę zarachowania danej należności. Aby to wykonać należy ustawić datę noty księgowej i podświetlić należność która będzie przerachowywana następnie kliknąć przerachowanie jeden ręcznie. Po wyświetleniu nowego okna będziemy mieli możliwość przerachowania kwoty należności przerachowywanej. Schemat przerachowywania jest podobny jak w poprzednich przypadkach, należy zaznaczyć należność i kliknąć zarachuj następnie wyjść z zapisem. Ścieżka windykacja > zmiany > pisma lub decyzje pozwolą wypełnić zwrotkę do pisma lub je anulować. Po wygenerowaniu zestawienia tak jak w każdym przypadku należy podświetlić wiersz na którym będą dokonywane operacje następnie wybrać w oknie operacje co ma zostać wykonane. Kolejne opcje windykacji czyli pisma, egzekucje, decyzje w podobny sposób umożliwiają wykonywanie operacji natomiast wydruk tych dokumentów będzie możliwy z poziomu zestawienia > pisma. 2 Operacje 2.1 Księgowanie wyciągów Po wybraniu tej opcji możliwe będzie rozksięgowanie wyciągu bankowego na początku trzeba dokonać wyboru jednostki budżetowej, rachunku bankowego oraz wyciągu i pozycji (patrz Przykład 53). Przykład 53 Następnie należy wybrać osobę która dokonała wpłaty na zobowiązania. Aby to wykonać należy kliknąć na jeden z przycisków osoba fiz. lub osoba poz. lub numer kk. (patrz Przykład 54).

2 Operacje OTAGO Przykład 54 Po kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk wyświetli się formatka służąca do wyszukania kontrahenta którego wpłata będzie rozksięgowana z wyciągu. Aby wyszukać kontrahenta należy wpisać dane z nim powiązane np. nazwisko następnie kliknąć w przycisk szukaj (patrz Przykład 55). Przykład 55 Wyświetlą się kontrahenci spełniający dane kryteria. Należy kliknąć na osobę której zobowiązanie będziemy rozksięgowywać. A następnie na przycisk zaznacz osobę (jeśli mamy do rozksięgowania więcej zobowiązań od innych kontrahentów można również ich wyszukać oraz dodać poprzez przycisk zaznacz osobę) po zaznaczeniu kontrahent pojawi się w górnej części ekranu następnie należy kliknąć w pobierz zaznaczone (patrz Przykład 56). 27

2 Operacje Przykład 56 W polu kryteria należy wpisać kwotę która wpłynęła na należność oraz zaznaczyć w polu zobowiązania za jaką należność jest kwota. Na koniec wystarczy kliknąć w przycisk zapisz. 2.2 Analityka wyciągów W analityce wyciągów mamy możliwość podglądu, uzgodnienia, wycofania, wyrównania kwot wyciągu lub pobrania wydruku. Aby skorzystać z opcji najpierw trzeba wybrać jednostkę budżetową oraz rachunek bankowy a następnie kliknąć w przycisk przejdź (patrz Przykład 57). Przykład 57 2.3 Kontrola poprawności W opcji kontroli poprawności jest możliwość sprawdzenia poprawności danych powiązanych z kartami kontowymi. Przed przystąpieniem do weryfikacji kart należy sprecyzować zakres kontroli wpisując typ osoby, sygnaturę, operatora, kod świadczenia oraz zakres numerów kart. Gdy nie zostaną wypełnione pola do z kryteriami do wyboru system przeprowadzi kontrolę w pełnym zakresie danego kryterium. Aby otrzymać zestawienie z poprawnością danych należy kliknąć w przycisk twórz. Gdy zestawienie będzie gotowe do podglądu w zakładce statusy wywołań wyświetli się w tabeli ze statusem A. W celu podglądu zestawienia należy kliknąć w ikonę lupy (patrz Przykład 58).

2 Operacje OTAGO Przykład 58 Po wywołaniu zestawienia pojawi nam się okno z danymi zbiorczymi gdzie można będzie wyfiltrować poszczególne karty kontowe wymagające uwagi (patrz Przykład 59). Przykład 59 2.4 Zamknięcie dni Aby zamknąć dni należy wybrać okres który chcemy zamknąć dodatkowo można również zawęzić uzgadnianie do konkretnego świadczenia nadrzędnego, kodu świadczenia, sygnatury użytkownika oraz typu osoby. Po wprowadzeniu danych można wygenerować również podgląd operacji. W opcji kalendarz możemy zobaczyć czy są zamknięte dni w wyszczególnionym okresie. Aby zamknąć dni należy kliknąć na uzgodnienie i potwierdzić operacje klikając ponownie w uzgodnienie które pojawiło się w nowym oknie (patrz Przykład 60). 29

3 Zestawienia Przykład 60 2.5 Generowanie rat na nowy rok Jeśli umowa obejmuje następny rok dzięki tej funkcji można wygenerować nowe raty obejmujące ten okres. 3 Zestawienia W zestawieniach wykazane mamy takie dane jak: zestawienie syntetyczne i analityczne, lista dłużników, bilanse wysyłka danych do FK oraz raporty wspólne WYBUD-GRU. 3.1 Zestawienie syntetyczne Aby wywołać zestawienie syntetyczne należy wprowadzić interesujące nas kryteria a następnie kliknąć na przycisk twórz zestawienie (patrz Przykład 61). Przykład 61 Zestawienia gotowe do wyświetlenia znajdują się w zakładce statusy wywołań i posiadają status A, aby je wyświetlić należy kliknąć w ikonkę lupy (patrz Przykład 62).

3 Zestawienia OTAGO Przykład 62 Po wywołaniu zestawienia w tabeli znajdą się wartości poszczególnych przychodów rozbite na poszczególne operacje (patrz Przykład 63). Przykład 63 W zakładce dziennik obrotów operacje są ujęte ilościowo oraz wartościowo (patrz Przykład 64). Przykład 64 W obu zakładkach jest możliwość wykonania wydruku zestawień. 3.2 Zestawienie analityczne Przy tworzeniu zestawienia analitycznego obowiązkowo trzeba wybrać jedną z dostępnych opcji w polu tworzone zestawienia. Podobnie jak w poprzednim zestawieniu po wypełnieniu kryteriów wyszukiwania należy kliknąć w przycisk twórz zestawienie. Zestawienie jest gotowe do wywołania gdy w zakładce statusy wywołań będzie miało status A wyświetlenie jest możliwe po kliknięciu na ikonkę lupy (patrz Przykład 65). Przykład 65 W wyświetlonym zestawieniu mamy możliwość szczegółowego podglądu po zaznaczeniu wybranego wiersza (patrz Przykład 66 i Przykład 67). 31

3 Zestawienia Przykład 66 Przykład 67 Oraz wydruku całego zestawienia z pliku pdf. 3.3 Lista dłużników Dzięki tej opcji możemy wyszukać osoby zalegające z należnościami (patrz Przykład 68). Przykład 68 Po wpisaniu kryteriów wyszukiwania należy kliknąć w utwórz zadanie. Po tej czynności system zacznie wykonywać zestawienie, gdy się utworzy można będzie wyświetlić wynik po przejściu do zakładki statusy wywołań poprzez kliknięcie w lupę (patrz Przykład 69).

3 Zestawienia OTAGO Przykład 69 Zestawienie wygląda następująco. Dzięki pustym polom kolumn można uszczegółowić wyszukiwane przez nas dane (patrz Przykład 70). Przykład 70 3.4 Bilanse Opcja Bilans służy do wykonania zestawień operacji wykonanych w wybranym okresie. Zestawienie jest zapisywane w bazie. W celu przeglądania istniejącego bilansu należy kliknąć w polu Istniejący i z dostępnej listy wartości wybrać odpowiednie zestawienie lub tez wprowadzić samodzielnie parametry. Należy pamiętać, iż program wyszuka istniejący bilans tylko wówczas, gdy wszystkie parametry będa odpowiadały parametrom wyszukiwanego bilansu. Po wprowadzeniu kryterium zapytania należy kliknąć na lupę obok pola istniejący. (patrz Przykład 71). 33

3 Zestawienia Przykład 71 Gdy wybierzemy odpowiedni bilans możemy przeglądać jego zawartość dzięki zakładkom przeglądanie, sumy, lista różnic, salda oraz dane do rb27. Aby wykonać nowy bilans należy wprowadzić odpowiednie parametry których ma on dotyczyć. Przy wprowadzeniu parametrów do nowo przygotowywanego bilansu należy: wskazać daty początku i końca okresu dla zestawienia (warunek obowiązkowy). W bloku Typ osoby automatycznie wskazana jest osoba fizyczna, w celu jej zmiany należy kliknąć myszka na pole Pozostałe. W kolejnych polach: Sygnatura podaje się rodzaj sygnatury użytkownika (dostępna lista wartości). Jeśli pole pozostanie nieuzupełnione, oznaczać to będzie iż do tworzonego bilansu zostanie pobrana sygnatura % - wszyscy; Kod podatku z listy wartości można wskazać typ podatku (puste pole oznacza wszystkie podatki); Karty od numeru do numery kart kontowych, które maja być uwzględnione w bilansie (puste pole oznacza wszystkie karty kontowe, spełniające pozostałe warunki); Po uzupełnieniu wszystkich parametrów należy kliknąć na przycisk twórz patrz (patrz Przykład 72). Przykład 72 Po utworzeniu bilansu w zakładce statusy wywołań nowo utworzony bilans powinien w kolumnie statusy mieć wpisaną literę A. Aby bilans uzgodnić należy podświetlić wiersz z danym bilansem, aby to wykonać należy kliknąć w jakąś pozycje danego bilansu a następnie kliknąć w przycisk uzgodnienie (patrz Przykład 73).

3 Zestawienia OTAGO Przykład 73 3.5 Wysyłka danych do FK Opcja służy do wysłania danych do systemu finansowo księgowego. Tryb pracy musi być ustawiony na nowa wysyłkę, w polu kryteria do wyboru danych należy uzupełnić zakres danych następnie kliknąć przygotuj dane do wysyłki, aby wysłać dane do wysyłki dni z jakich one pochodzą musza być uzgodnione. Jeśli mamy przygotowane dane do wysyłki w polu tryb pracy można wybrać opcje przygotowane do wysłania i kliknąć na przycisk o tej samej nazwie po czym wybrać dane które mają być wysłane. Gdy wybierzemy dane należy kliknąć na prześlij dane do FK (patrz Przykład 74). Przykład 74 3.6 Raporty wspólne WYBUD-GRU Opcja raporty wspólne po wypełnieniu kryteriów i kliknięciu w przycisk drukuj utworzy zestawienie obejmujące zakres danych określonych w kryteriach (patrz Przykład 75). 35

4 Słowniki i Parametry Przykład 75 4 Słowniki i Parametry 4.1 Kartoteki KOS Jest to odnośnik do kartoteki osobowej. Po kliknięciu w ten słownik w nowej zakładce przeglądarki otworzy się podsystem KOS. 4.2 Parametry windykacji oraz parametry decyzji W tych częściach można ustawić parametry dotyczące obsługi windykacji i decyzji. Zmiany dokonywane są poprzez podświetlenie wiersza z danym parametrem oraz wciśnięcie przycisku popraw. 4.3 Tryby zawarcia umów Umożliwia utworzenie listy sposobów zawierania umowy np. bezprzetargowo. 4.4 Formy płatności Skróty formy płatności są ograniczone nie można ich dodawać natomiast możemy utworzyć kilka form płatności zawierających ten sam skrót różniących się jedynie nazwą formy płatności. 4.5 Stawki VAT W słowniku rejestruje się obowiązujące stawki podatku VAT. Na podstawie zapisów tego słownika utworzona zostanie lista wartości dostępna w polu Stawka VAT. 4.6 Jednostki miary W słowniku zgromadzone są jednostki miary wykorzystywane podczas rejestracji dokumentów.

4 Słowniki i Parametry OTAGO 4.7 Kategorie umów Słownik umożliwia sposób kategoryzowania umów dzięki temu możliwe jest przyporządkowanie umów do danych kategorii, w słowniku można dodawać nowe pozycje, wypełnić należy wtedy pole skrót, nazwę kategorii umowy i status. 4.8 Rodzaje umów Słownik umożliwia podział umów dzięki temu możliwe jest przyporządkowanie umów do danych rodzajów, w słowniku można dodawać nowe pozycje, wypełnić należy wtedy pole skrót, nazwę rodzaju umowy oraz zaznaczyć właściwości umowy w kolejnych polach wpisując T jako potwierdzenie i N jako zaprzeczenie aktywności zapisanych w tytule kolumny. Windykacja oznaczona literą T będzie oznaczać iż windykacja będzie odbywać się w systemie GRU. 4.9 Rodzaje dokumentów księgowych Słownik Rodzaje dokumentów księgowych gromadzi zapisy o dokumentach księgowych wykorzystywanych w dalszej pracy z podsystemem. W słowniku wprowadzić należy nazwy dokumentów, wystawianych w urzędzie. Dla każdego z nowo dopisywanych rekordów podać należy następujące dane, które określają cechy dokumentu: Skrót nazwy w polu tym należy wprowadzić charakterystyczna nazwę dokumentu. Skrócona nazwa dokumentu może zawierać maksymalnie 25 znaków; Nazwa pełna dokumentu w polu tym należy wprowadzić opis dokumentu; Typ rozliczenia w tym polu mamy do wyboru listę wartości, do wyboru którą wywołuje się po kliknięciu w lupę (Patrz Przykład 76 i Przykład 77). Przykład 76 37

4 Słowniki i Parametry Przykład 77 VAT parametr określa czy kwoty rejestrowane w dokumencie mają być rozbijane na VAT i netto, ustawienie na T umożliwi rejestrowanie danych dotyczących podatku VAT, parametr N spowoduje wygaszenie kolumn związanych z VATem w formatce rejestracji dokumentu źródłowego; L.dni określenie terminu płatności, parametr ustala w ile dni po dacie wystawienia dokumentu ma nastąpić płatność; Data WIND parametr ten określa, z jaka data należy przekazać do windykacji zapisy wynikające z rejestrowanego dokumentu. Dostępne wartości to: system. (bieżąca) data systemowa; wystawienia data wystawienia; rejestr. (wprow.) data rejestracji - wprowadzenia; Domyślna wartością parametru jest data systemowa bieżąca IWM w kolumnie należy ustawić parametr czy dla tego rodzaju dokumentów generować konta IWM, dostępne parametry Tak lub Nie; Format daty format daty uwzględniany w automatycznej numeracji dokumentów: np. MM/YYYY, MM-YYYY; Częstotliwość zmian Nr w kolumnie można ustawić jak często ma zmieniać się nr, dostępne opcje to: miesięcznie, rocznie; - czy podział numeru umowy ma być uzależniony od nr świadczenia i jednostki, która to realizuje. - status czy umowa będzie aktualna czy historyczna. 4.12 Koszty W pozycji koszty uzupełnia się wysokość kosztów upomnień wezwań, kosztów zryczałtowanych w zależności od okresu oraz typu osób. Dzięki przyciskom dodaj, edytuj i usuń możemy wprowadzać zmiany oraz tworzyć nowe koszty.