Diagnostyka kartotek towarowych

Diagnostyka kartotek towarowych Katowice 2011

Nazwa dokumentu: Diagnostyka kartotek towarowych Data aktualizacji: 12.08.2011 Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja 133 40-235 Katowice Telefon: (0-32) 209-07-05 Fax: (0-32) 209-07-15 Internet: http://www.kamsoft.pl

S P I S T R E Ś C I Diagnostyka kartotek towarowych 1. Cele.....................................................................................................................6 2. Architektura rozwiązania............................................................................................... 6 3. Proponowany sposób porządkowania kartoteki......................................................................... 7 4. Opis interfejsu użytkownika........................................................................................... 10 5. Generowanie diagnoz.................................................................................................. 14 6. Stosowanie porad będących wynikiem diagnozowania................................................................. 15 3

N O T A T K I 4

KS-AOW Diagnostyka kartotek towarowych

Diagnostyka kartotek towarowych Rys. 1. Statusy kart towarowych 1. Cele Bardzo ważnym procesem realizowanym w aptekach jest zarządzanie kartotekami towarowymi. Od jakości jego prowadzenia zależy sprawne przeprowadzanie innych procesów, takich jak np. sprzedaż, zamówienia towarów, czy też ich przyjęcie na stan. Każdy produkt jest opisany szeregiem właściwości, takich jak nazwa, postać, dawka, opakowanie, PKWiU i wiele innych właściwości medycznych. Informacja ta jest dystrybuowana w bazie BLOZ. Zdecydowana większość produktów sprzedawanych w aptekach ma swój odpowiednik w bazie BLOZ. Ważnym jest więc, aby utrzymywać prawidłowe przypisanie kodu BLOZ do odpowiedniej kartoteki towarowej. Celem opracowanego mechanizmu jest wspomaganie farmaceuty w weryfikacji takiego przypisania poprzez dostarczenie szeregu porad i propozycji ewentualnej zmiany właściwości karty towarowej. Bardzo duże znaczenie będzie miało użycie tego mechanizmu w aptekach należących do jakiejś sieci, jako proces przygotowania do zbudowania centralnej kartoteki towarowej. W aptekach pojedynczych sprawdzi się doskonale jako rozwiązanie pozwalające na utrzymanie porządku w kartotece, lepszą identyfikację produktów w momencie korzystania z usług zewnętrznych, jak np. zamówienie elektroniczne towarów, wczytanie faktury dostawcy, centralne promocje, program lojalnościowy, serwisy OSOZ i wiele innych. Aby mogły zostać spełnione powyższe cele system dokonuje analizy. W tym celu system analizuje kartotekę towarową apteki, określając, dla których kart mogą występować nieprawidłowe sytuacje. Wyniki analizy zapisywane są w postaci diagnozy dla karty każda karta towarowa otrzymuje w wyniku analizy własną diagnozę. Diagnoza zawiera wyniki analizy karty. W szczególności diagnoza posiada jeden ze stanów: Nie zawiera błędów. Oznacza to, że nie wykryto żadnych problemów dla karty towarowej. Zawiera ostrzeżenia. Taka karta towarowa została określona jako prawidłowa, jednak system wskazuje pewne cechy karty, które można poprawić. W tym wypadku diagnoza zawiera propozycje działań, jakie można wykonać dla tej karty. Przykład: karta towaru ma niewypełnioną część pól, które można by uzupełnić na podstawie karty BLOZ. System proponuje dla takiej karty uzupełnienie pól z karty BLOZ. Inny przykład: Karta nieużywana od długiego czasu, na której nie ma żadnego stanu magazynowego w tym wypadku system może zaproponować ukrycie karty. Zawiera błędy. Wykryto sytuacje nieprawidłowe dla tej karty towarowej. System dostarcza opis wykrytych problemów oraz propozycje rozwiązań (porady). Przykład: Karta nie ma uzupełnionego numeru BLOZ7. System w takim wypadku wytypuje najbardziej pasujące karty BLOZ i zaproponuje wybór jednej z nich. Przy przeglądaniu diagnoz użytkownik może zapoznać się z przyczynami problemów (dostępne są w formie opisów), a następnie na tej podstawie dokonać wyboru prawidłowego rozwiązania spośród proponowanych przez system. Zastosowanie porady sprowadza się do zaakceptowania (przyciskiem) akcji związanej z daną poradą. Rys. 2. Przykładowa porada Do oceny uporządkowania kartoteki towarowej można posłużyć się Wskaźnikiem Jakości Kartoteki: Rys. 3. Wskaźnik Jakości Kartoteki Wskaźnik przyjmuje wartości od 0% (kartoteka w ogóle nieuporządkowana) do 100% (kartoteka całkowicie uporządkowana). Jeśli po wygenerowaniu diagnoz wskaźnik ten wynosi 100%, kartotekę można uznać za całkowicie uporządkowaną. 2. Architektura rozwiązania Funkcjonalność diagnostyczna składa się z dwu części: 1. Generator diagnoz jest to program, który dokonuje analizy kart towarowych. Wyniki analizy (czyli diagnozy) zapisywane są do bazy danych. Szczegółowy opis funkcji generatora znajduje się w dalszej części instrukcji (w rozdziale 5). W trakcie generowania diagnoz sprawdzana jest bardzo duża ilość warunków. Zastosowane algorytmy inteligentnego porównywania informacji wymagają przetwarzania dużej ilości danych. Z tego względu proces diagnozowania kart towarowych jest bardzo czasochłonny. W zależności od mocy komputera, na którym została uruchomiona diagnostyka, może to trwać od jednej do kilku sekund dla każdej analizowanej karty towarowej. Analiza całej kartoteki towarowej może zająć wiele godzin, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest uruchomienie takiego procesu w czasie, gdy apteka nie pracuje (np. w nocy). 6

Diagnostyka kartotek towarowych Należy również liczyć się z silnym obciążeniem komputera, na którym pracuje generator diagnoz. 3. Proponowany sposób porządkowania kartoteki Porządkowanie kartoteki odbywa się w kilku krokach: 1. Porządkowanie kartotek należy rozpocząć od wygenerowania diagnoz dla całej kartoteki towarowej. W tym celu przyciskiem [Shift+F5] Uruchom gener. należy uruchomić generator diagnoz. Rys. 6. Uruchomienie generatora Po uruchomieniu generatora, należy wybrać opcje generowania. Przy pierwszym uruchomieniu najlepszym rozwiązaniem będzie wygenerowanie diagnoz dla wszystkich kart. Domyślne ustawienie opcji pozwoli na wykonanie takiej operacji. Rys. 4. Generator diagnoz Program generatora diagnoz został napisany w.net i wymaga do pracy środowiska.net w wersji 4.0 Full Profile (lub wyższej). Środowisko.NET 4.0 Client Profile nie jest wystarczające, program w takim wypadku zgłosi odpowiedni komunikat. 2. Drugą częścią diagnostyki jest przeglądarka diagnoz. Jest to część, która pozwala użytkownikowi na przeglądanie wygenerowanych diagnoz oraz na wykonywanie procesu porządkowania kartoteki. Na formatce przeglądarki diagnoz odbywa się podstawowa praca użytkownika. Rys. 7. Domyślne ustawienie generatora Generowanie uruchamiamy przyciskiem Start. Generowanie jest bardzo czasochłonnym procesem i może trwać wiele godzin oraz mocno spowolnić komputer, na którym zostanie uruchomiony generator. Z tego powodu najlepszym rozwiązaniem jest uruchomienie generatora w czasie, gdy apteka nie pracuje, np. w nocy. Rys. 5. Przeglądarka diagnoz 7

3. Proponowany sposób porządkowania kartoteki Postęp generowania widoczny jest na pasku postępu. Tam też jest informacja o czasie, jaki upłynął od początku generowania oraz jaki pozostał do zakończenia procesu generowania. W pokazanym przykładzie generator pracuje 31 min 02 s, a czas jaki pozostał do zakończenia jego pracy, to 6 godz 54 min 44 s. Na górze okna Sugerowanych Akcji pokazane są rodzaje akcji jakie można wykonać na towarach. Są to: Nieużywana karta ta akcja pozwala na ukrycie kart, które spełniają następujące warunki: zerowy stan na magazynie, brak przyjęć na tą kartę od roku, brak sprzedaży od roku, karta nie jest wystawiona dla leku, który podlega refundacji (nie jest powiązana z kartą BLOZ leku refundowanego). Błędny PKWiU karty, dla których stwierdzono poprawność wszystkich kluczowych pól z wyjątkiem PKWiU oraz mają poprawnie przypisanego BLOZa, mogą być skorygowane przez przepisanie danych z powiązanej karty BLOZ na kartę towaru. Rys. 8. Pasek postępu generatora W celu wykonania Sugerowanej Akcji dla wszystkich towarów, które zostały wytypowane przez system, należy użyć przycisku [Ctrl+F2] Wykonaj wszystkie niezależnie dla każdego rodzaju akcji (czyli jeden raz dla akcji Nieużywana karta oraz jeden raz dla akcji Błędny PKWiU ). W związku z tym, że wykonanie tej operacji pociąga za sobą zmianę wielu kart towarowych, zostało wprowadzone dodatkowe zabezpieczenie przed przypadkowym użyciem tej funkcji potwierdzenie akcji: 2. W trakcie generowania diagnoz następuje wyselekcjonowanie kart, dla których występują problemy łatwe do usunięcia takie karty mogą być poprawione automatycznie. W tym celu należy skorzystać z funkcji Sugerowane Akcje. Dostęp do tej funkcji uzyskamy, wybierając przycisk [Ctrl+S] Sugerowane akcje w oknie diagnoz. Rys. 9. Uruchomienie Sugerowanych Akcji Po wybraniu tej opcji, wyświetlone zostanie okno Sugerowanych Akcji: Rys. 11. Potwierdzenie wykonania Sugerowanej Akcji na wszystkich towarach Aby uaktywnić przycisk [ENT] OK i zatwierdzić wykonanie Sugerowanej Akcji na kartach towarowych, należy przepisać wyświetlony kod w pole poniżej. 3. Po wykonaniu Sugerowanych Akcji pozostaną towary, dla których wykryto bardziej złożone problemy. W tych przypadkach użytkownik musi sam podjąć decyzję o sposobie ich rozwiązania. W celu wyświetlenia listy tych towarów, należy przejść do okna przeglądarki diagnoz i zaznaczyć filtr: status z symbolem, opcję Tylko niezatwierdzone w filtrze Ręczne zatw. Rys. 10. Okno Sugerowanych akcji 8

Diagnostyka kartotek towarowych Takie ustawienie filtra jest domyślne po otwarciu okna diagnoz kart towarowych. Rys. 12. Odpowiednie ustawienie filtra W górnej części okna widzimy informacje, ile kart zawiera błędy. W trakcie pracy możemy kontrolować w tym miejscu, ile jeszcze kart pozostało nam do uporządkowania. Postęp prac możemy również oceniać na podstawie Wskaźnika Jakości Kartoteki (w miarę porządkowania jego wartość będzie wzrastać). Wartość wskaźnika uwzględnia ilość błędnych kart oraz obrót na danym towarze (towary o dużym obrocie bardziej wpływają na wartość wskaźnika aniżeli towary o małym obrocie). Rys. 13. Informacja 4. Kolejno dla towarów z uzyskanej listy należy rozwiązywać problemy. Po wybraniu towaru z listy, poniżej widoczna jest informacja o najważniejszych polach na karcie towarowej oraz odpowiadających im polach na karcie BLOZ (o ile BLOZ jest przypisany). Rys. 14. Karta towaru i karta BLOZ W dolnej części przeglądarki widoczne są opisy wykrytych problemów oraz lista porad, jakie można zastosować. Na podstawie opisu problemów, kluczowych pól kart (widocznych na formatce) oraz w razie potrzeby dodatkowych informacji, należy podjąć jedną z akcji proponowanych w poradach. System może zaproponować następujące akcje: ukrycie karty towarowej, przepisanie pól z karty BLOZ na kartę towarową (w przypadkach, jeśli na kartę towarową jest wpisany BLOZ), wpisanie identyfikatora BLOZ7 na kartę towarową, jeśli go nie było lub zmianę na inny BLOZ. W takich wypadkach następujące pola karty towaru zostaną nadpisane (podobnie, jak przy założeniu karty towarowej na podstawie BLOZ): nazwa handlowa towaru, lekospisowa jednostka miary, kod kreskowy, PKWiU, stawka VAT, typ towaru, BLOZ7, BLOZ12, kod EAN, nazwa, postać, dawka, opakowanie, producent, kraj pochodzenia, apteczna jednostka miary ustawiana jest na op., grupa pomocnicza leku, grupa leku (nie grupa asortymentowa), urzędowa cena detaliczna, urzędowa cena zakupu, marża detaliczna, ilość ryczałtowa, ilość ryczałtowa dla recepty niebieskiej, limit cenowy, sposób liczenia marży, najmniejsze zarejestrowane opakowanie, mnożnik najmniejszego zarejestrowanego opakowania, dopuszczenia do sprzedaży (odpłatności), domyślna odpłatność przy sprzedaży, rodzaj leku, ostrzeżenia, typy i wskaźniki, droga podania leku, mnożnik najmniejszego zarejestrowanego opakowania w wykazach zwykłych, mnożnik najmniejszego zarejestrowanego opakowania w wykazach na choroby przewlekłe, najmniejsze zarejestrowane opakowanie w wykazach na choroby przewlekłe, najmniejsze zarejestrowane opakowanie w wykazach zwykłych, nazwa międzynarodowa, ilość w opakowaniu, jednostka miary dla ilości w opakowaniu, limit zamiennika, aktualizacja kodów ATC. Ponadto wykonywana jest akcja zerowania klasy towaru. Jeśli system daje taką poradę, związane jest to z przedstawieniem propozycji BLOZ, czyli tych kart BLOZ, które według systemu najlepiej pasują do karty towarowej. Na proponowanych kartach BLOZ pola zgodne z polami na karcie towarowej podświetlone są na zielono. 9

4. Opis interfejsu użytkownika Rys. 15. Treść porady Zmień BLOZ Dodatkowo, niezależnie od propozycji zawartych w diagnozach, można przeszukać bazę BLOZ ręcznie (przycisk [Ctrl+F4] Wybierz BLOZ ręcz. ) i dokonać przypisania wybranego w ten sposób BLOZa do karty towaru. Rys. 17. Diagnozy kart towarowych Rys. 16. Wybór BLOZa ręcznie Można też dokonać ręcznie modyfikacji na karcie towarowej (przyciskiem [F4] Zmień ). Ostatnią możliwością jest decyzja, że karta jest prawidłowa (wbrew temu co sądzi automat) należy wówczas potwierdzić poprawność karty za pomocą przycisku [F10] Potwierdź popr. Taka karta oznaczona jest ikoną kłódki na liście i możemy ją pomijać przy generowaniu diagnoz oraz dalszym rozwiązywaniu problemów. Wykonanie jednej z proponowanych akcji dla towaru powoduje usunięcie diagnozy dla tego towaru (ponieważ problemy opisane w diagnozie mogą być już rozwiązane przez podjętą akcję). Aby odświeżyć diagnozę należy użyć przycisku [F5] Odśwież diagnozę, chyba że zaznaczona była opcja Aut. generuj diagnozę umożliwiająca automatyczne wygenerowanie nowej diagnozy w miejsce usuniętej. Towar, dla którego problem został rozwiązany, zniknie z listy towarów z wykrytymi problemami. Liczniki (na górze okna) zostaną zaktualizowane, ilość diagnoz z błędami zmniejszy się. 5. Po rozwiązaniu wszystkich problemów z kartami towarowymi, należy powtórzyć generowanie diagnoz (o ile nie były odświeżane na bieżąco opcją Aut. generuj diagnozę ). To pozwoli znaleźć te karty, dla których zastosowanie akcji nie rozwiązało wszystkich problemów (najczęściej jest to znikoma ilość). 4. Opis interfejsu użytkownika Interfejs użytkownika można podzielić na następujące części: 1. Przeglądarka diagnoz kart towarowych dostępna jest z poziomu modułu 22 Kartoteki, po wyborze funkcji Diagnostyka z menu Kartoteki Towary. W górnej części okna znajduje się informacja o liczbie wszystkich towarów, liczbie towarów bez diagnozy, liczbie poprawnych towarów, ilości ostrzeżeń i błędów. Obok tych danych znajduje się także Wskaźnik Jakości Kartoteki liczony na podstawie poniższego wzoru: Rys. 18. Wzór na Wskaźnik Jakości Kartoteki Do obliczenia Wskaźnika Jakości Kartoteki (wyrażonego procentowo) brana jest pod uwagę ilość kart błędnych, zdiagnozowanych oraz uwzględniany jest obrót na tych kartach. Poniżej znajduje się lista towarów z podziałem na kolumny: Nr numer karty towaru, BLOZ 7 7 znakowy numer BLOZ, Nazwa handlowa nazwa towaru, Ilość akt.- ilość aktualna towaru, Zatw. informacja, czy towar został oznaczony przez nas jako poprawny. Jeśli tak w kolumnie tej znajdzie się symbol - będzie pusta.. W przeciwnym wypadku kolumna Status określa, czy karta towaru jest poprawna -, zawiera błąd, zawiera ostrzeżenie, Diagnoza z dnia data i godzina wygenerowania diagnozy. W przeglądarce diagnoz dostępne są następujące funkcje: W górnej części okna znajduje się filtr towarów, którego domyślnymi ustawieniami po włączeniu okna z diagnozami są: status błędny (zaznaczony symbol ), opcja Tylko niezatwierdzone (wyświetlane są towary niezatwierdzone ręcznie, czyli nieposiadające symbolu kłódki w kolumnie Zatw.). 10

Diagnostyka kartotek towarowych Filtr umożliwia ustawienie kryteriów wyszukiwania towarów. Rys. 19. Filtr wyszukiwania diagnozy Wyszukiwanie może się odbywać ze względu na poniższe kryteria: 1. Filtr towarów służy do wyszukiwania kart towarowych według kodu BLOZ7, Nazwy handlowej, Producenta oraz kodu EAN. Istnieje możliwość użycia tego pola z czytnikiem kodów kreskowych i zeskanowania kodu EAN z pudełka towaru. 2. Status możliwość znalezienia kart towarowych poprawnych, z błędami i takich przy których wystąpiły ostrzeżenia, 3. Ręczne zatw. możliwość znalezienia kart towarowych niezatwierdzonych lub zatwierdzonych (oznaczonych przez nas jako poprawne posiadających symbol ). Pod listą towarów znajduje się tabela z wartościami pól na karcie towaru i karcie BLOZ dla aktualnie zaznaczonego towaru. Jeżeli istnieją różnice pomiędzy tymi kartami, to na czerwono podświetlone zostaną pola, w których występują rozbieżności (niezależnie od tego jaki status posiada dana karta). Nawet małe niezgodności są podświetlane na czerwono, co jednak nie oznacza, że karta została zakwalifikowana do błędnych (karty poprawne, z ostrzeżeniami też mogą posiadać drobne rozbieżności). Rys. 21. Rozbieżności karta towaru i karta BLOZ Pod tabelą dostępne są klawisze funkcyjne, takie jak: [Shift+F3] Karta BLOZ umożliwia wyświetlenie karty BLOZ: Po określeniu kryteriów wyszukiwania przefiltrowanie odbywa się automatycznie. Możemy wyczyścić wszystkie kryteria filtrowania za pomocą przycisku [Ctrl+F9] Czyść filtr. Kliknięcie na nazwę wybranej kolumny daje możliwość posortowania kart towarowych według tej kolumny (rosnąco lub malejąco). Kolumna, według której posortowane są karty, podświetlona jest na żółto. Rys. 20. Sortowanie kart towarowych [F5] Odśwież diagnozę pozwala wygenerować aktualną diagnozę dla wybranego towaru, [Shift+F5] Uruchom gener. służy do uruchomienia generatora diagnoz kart towarowych funkcja generowania diagnoz opisana jest w rozdziale 5, [Ctrl+F5] Odśwież listę umożliwia odświeżenie listy towarów, [Ctrl+P] Poprz. błąd pozwala przejść do poprzedniego błędnego towaru, [Ctrl+N] Nast. błąd pozwala przejść do następnego błędnego towaru, [Ctrl+S] Sugerowane akcje służy do wyświetlania sugerowanych akcji dla kart towarowych, [Esc] Zamknij umożliwia zamknięcie okna z diagnozami kart, znacznik Aut. generuj diagnozę jego zaznaczenie powoduje, że natychmiast po wykonaniu akcji na miejsce starej diagnozy generowana jest nowa. Rys. 22. Karta BLOZ [F3] Katalog BLOZ służy do wyświetlania karty leku na stronach OSOZ (Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia). Aby skorzystać z funkcji [F3] Katalog BLOZ konieczne jest posiadanie połączenia z Internetem. [Ctrl+F3] Karta leku umożliwia wyświetlenie karty leku: 11

4. Opis interfejsu użytkownika [F10] Potwierdź popr. umożliwia ręczne potwierdzenie poprawnej zawartości karty towaru. Po jego wybraniu, pojawi się pytanie o potwierdzenie tej akcji: Rys. 26. Potwierdzenie akcji Potwierdź popr. Po wybraniu Tak, karta towarowa zostanie oznaczona jako zatwierdzona, a w kolumnie Zatw. pojawi Rys. 23. Karta leku [F4] Zmień umożliwia edycję karty leku: się symbol. Zatwierdzenie można cofnąć po wybraniu [F10] Zlikwiduj potw. i potwierdzeniu komunikatu, który się pojawi: Rys. 27. Komunikat potwierdzenia Zlikwiduj potw. [Ctrl+F4] Wybierz BLOZ ręcz. - umożliwia ręczny wybór BLOZa. Po wybraniu tej funkcji, zostanie wyświetlona baza leków i środków ochrony zdrowia, z której możemy wybrać numer BLOZ. Rys. 24. Zmiana danych leku [F6] Przepisz z BLOZ pozwala na przepisanie pól z karty BLOZ na kartę towaru. Po wybraniu tej funkcji, pojawi się pytanie o potwierdzenie wykonania tej akcji: Rys. 28. Baza leków i środków ochrony zdrowia Jeżeli po wskazaniu numeru BLOZ i wybraniu [Ent] OK, towar ten ma inny BLOZ niż szukany, pojawi się pytanie: Rys. 25. Komunikat potwierdzenia Przepisz z BLOZ Po wybraniu [ENT] OK, pola z karty BLOZ zostaną przepisane na kartę towaru. Jeżeli zaznaczymy opcję wygenerowania nowej nazwy handlowej, to nazwa handlowa leku zostanie wygenerowana jako Nazwa Postać Dawka Opakowanie i zostanie obcięta do 42 znaków. W przeciwnym wypadku, nazwa handlowa leku pozostanie bez zmian. 12 Rys. 29. Pytanie wybór BLOZa ręcznie

Diagnostyka kartotek towarowych Jeżeli wybierzemy Tak, pojawi się potwierdzenie akcji: W oknie Sugerowanych Akcji poniżej listy towarów dostępne są następujące opcje: [Ctrl+F2] Wykonaj wszystkie - Sugerowana Akcja zostanie wykonana na wszystkich towarach z listy. Po wybraniu tej opcji, pojawi się pytanie o potwierdzenie akcji: Rys. 30. Potwierdzenie przypisania nowego BLOZa Po naciśnięciu [ENT] OK uruchomiona zostanie akcja przypisania nowego numeru BLOZ do karty towaru. Na potwierdzeniu domyślnie zaznaczona jest opcja wygenerowania nowej nazwy handlowej, czyli utworzenia nazwy handlowej leku w postaci Nazwa Postać Dawka Opakowanie obciętej do 42 znaków. [Ctrl+F6] Dostawy umożliwia wyświetlenie okna z dostawami danego towaru. Rys. 33. Potwierdzenie wykonania Sugerowanej Akcji na wszystkich towarach W celu uaktywnienia przycisku [ENT] OK i zatwierdzenia wykonania Sugerowanej Akcji na wszystkich kartach towarowych, należy przepisać wyświetlony kod w pole poniżej. [F2] Wykonaj jeden umożliwi wykonanie Sugerowanej Akcji tylko na zaznaczonym towarze, ale po zaakceptowaniu komunikatu potwierdzenia: Rys. 31. Dostawy Jeżeli diagnoza wykaże błędy lub ostrzeżenia, to w dolnej części okna diagnoz zostaną pokazane porady. Po ustawieniu się na określonej poradzie, obok niej wyświetlony zostanie opis problemu, treść porady oraz funkcje umożliwiające rozwiązanie tego problemu. 2. Okno Sugerowanych Akcji dostępne po wybraniu opcji [Ctrl+S] Sugerowane Akcje w oknie diagnoz. Rys. 34. Potwierdzenie wykonania Sugerowanej Akcji na jednym towarze [F8] Usuń z listy umożliwi usunięcie wybranego towaru z listy, ale wcześniej konieczne będzie zatwierdzenie swojej decyzji: Rys. 35. Potwierdzenie usunięcia towaru [Esc] Zamknij umożliwia zamknięcie okna z Sugerowanymi Akcjami. Rys. 32. Sugerowane Akcje Wykonywanie Sugerowanych Akcji usprawnia proces porządkowania całej kartoteki. 13

5. Generowanie diagnoz 5. Generowanie diagnoz W celu przeprowadzenia diagnostyki kart towarowych, należy uruchomić funkcję [Shift+F5] Uruchom gener. Po jej wybraniu rozpocznie się inicjalizacja silnika diagnoz. Rys. 37. Uruchomienie generowania Rys. 36. Inicjalizacja silnika diagnoz Gdy generator diagnoz będzie gotowy do pracy, można będzie określić opcje generowania: Pomiń karty, które zostały ręcznie oznaczone jako prawidłowe - pominięcie kart oznaczonych przez nas jako prawidłowe, czyli posiadających symbol, Pomiń karty, które posiadają już diagnozy - pominięcie zdiagnozowanych kart. Z opcją tą związane są kryteria dotyczące daty generowania diagnozy: Po określeniu opcji generowania diagnoz, można uruchomić diagnostykę przyciskiem Start lub można zamknąć generator przyciskiem Zamknij. W tym drugim przypadku do wyboru będą 3 możliwości: 1. Ukryj generator pozwala na ukrycie okna generatora. Przy następnym uruchomieniu generator nie będzie wymagał inicjalizacji, ponieważ będzie działał w tle, 2. Zamknij generator umożliwia zamknięcie generatora i zwolnienie pamięci. Wiąże się to jednak z koniecznością inicjalizacji generatora podczas kolejnego użycia, 3. Kontynuuj pracę wybranie tej opcji oznacza, iż generator pozostanie uruchomiony i okno generatora będzie widoczne. Bez względu na datę generowania diagnozy pominięte zostaną wszystkie zdiagnozowane karty, Nowsze niż [dni] pominięte zostaną karty, których diagnoza będzie nowsza niż określona liczba dni. Rys. 38. Zamykanie generatora diagnoz Podczas przeprowadzania diagnostyki dostępne są następujące informacje: ile czasu trwa generowanie diagnoz oraz ile czasu pozostało do jego zakończenia (widoczne w górnej części okna), czas analizy aktualnej karty towaru oraz czas pozostały do zakończenia analizy tej karty, liczba przeanalizowanych kart, ile kart pozostało do przeanalizowania, ile czasu średnio trwa analiza jednej karty, ile jest kart bez uwag, ile jest kart z ostrzeżeniami, 14

Diagnostyka kartotek towarowych ile jest kart z błędami, ile jest kart z sugerowaną akcją, jakie są opcje generowania. Rys. 40. Porada 1 Po wybraniu [F6] Przepisz z BLOZ, pojawi się komunikat, który należy zatwierdzić: Rys. 39. Generowanie diagnoz W trakcie generowania diagnoz kart towarowych, aktywny staje się przycisk Przerwij, pozwalający na zakończenie analizy. Wygenerowana przez system diagnoza zapisywana jest do bazy danych. Może ona zostać usunięta w następujących przypadkach: gdy zostanie wykonana Sugerowana Akcja lub jedna z porad dla karty towarowej, gdy zmienione zostanie jedno z pól kluczowych na karcie towarów (pola kluczowe to: BLOZ7, BLOZ12, EAN, PKWiU, Nazwa, Postać, Dawka, Opakowanie). Powyższe działania zmieniają kartę towarową w takim stopniu, że istniejąca diagnoza może utracić swoja aktualność, w związku z czym jest ona w takich wypadkach usuwana. Rys. 41. Potwierdzenie Przepisz z BLOZ Możemy zaznaczyć opcję wygenerowania nowej nazwy handlowej, co spowoduje, że nazwa handlowa leku zostanie wygenerowana jako Nazwa Postać Dawka Opakowanie i zostanie obcięta do 42 znaków. Wybranie przycisku [ENT] OK potwierdzi akcję i pola z karty BLOZ zostaną przepisane na kartę towaru, co rozwiąże problem (nie będzie rozbieżności między kartą towaru a kartą BLOZ). 2. skorzystanie z funkcji przypisania karty towaru do najbardziej podobnej (pod względem pól) karty BLOZ: 6. Stosowanie porad będących wynikiem diagnozowania Jak zostało wspomniane wcześniej, po wygenerowaniu diagnoz i znalezieniu błędów, system może zaproponować następujące typy porad: 1. skorzystanie z funkcji przepisania pól z karty BLOZ na kartę towaru: Rys. 42. Porada 2 15

6. Stosowanie porad będących wynikiem diagnozowania Po wybraniu funkcji [Shift+F4] Zmień BLOZ, pojawi się następujący komunikat: Rys. 43. Potwierdzenie Zmień BLOZ Po zatwierdzeniu tego komunikatu, do wskazanego towaru zostanie przypisana nowa karta BLOZ i problem zostanie rozwiązany. Ze względu na to, że jest domyślnie zaznaczona opcja wygenerowania nowej nazwy handlowej, nazwa handlowa leku przyjmie postać Nazwa Postać Dawka Opakowanie i zostanie obcięta do 42 znaków. W przypadku odznaczenia tej opcji nazwa towaru pozostanie bez zmian. 3. ukrycie towaru, jeśli jest on nieużywany: Rys. 45. Przykład, gdy kilka towarów posiada taki sam BLOZ Po zaznaczeniu określonego towaru, który ma taki sam BLOZ, za pomocą przycisku [F11] Idź do diagnozy, możemy wyświetlić diagnozę dotyczącą tego leku. Rys. 46. Wyświetlenie diagnozy wskazanego leku Rys. 44. Porada 3 Po wybraniu [F8] Ukryj towar, karta towaru zostanie ukryta. Jeżeli kilka towarów posiada taki sam BLOZ, pojawi się sugestia wybrania jednej karty i ukrycia pozostałych: Gdy aktywny jest przycisk [Shift+F8] Ukryj wybraną, oznacza to, że istnieje możliwość ukrycia wybranej karty z tym samym BLOZ. Po wybraniu tej opcji, pojawia się potwierdzenie akcji: Rys. 47. Potwierdzenie ukrycia wybranej karty towaru Po wybraniu Tak, karta tego leku zostanie ukryta. Funkcja ukrycia karty towaru (przycisk [Shift+F8] Ukryj wybraną ) będzie aktywna tylko wtedy, gdy w ostatnich 3 miesiącach nie była wykonywana sprzedaż takiego towaru i stan magazynowy będzie równy 0. 16

Diagnostyka kartotek towarowych W sytuacji, gdy karta lokalna jest zgodna z BLOZ, ale część pól można poprawić, przepisując je z karty BLOZ, system zaznaczy to jako ostrzeżenie i doradzi, aby skorzystać z funkcji [F6] Przepisz z BLOZ. Status ostrzeżenia mogą posiadać karty towarowe, dla których istnieje możliwość ukrycia. Rys. 49. Ostrzeżenie ukrycie towaru Rys. 48. Ostrzeżenie Przepisz z BLOZ Po wybraniu przycisku [F6] Przepisz z BLOZ i zaakceptowaniu potwierdzenia zostaną przepisane pola z karty BLOZ na kartę towaru. Opcja [F5] Odśwież diagnozę (o ile nie była zaznaczona opcja Aut. generuj diagnozę ) zaktualizuje diagnozę dla danego towaru. Wybranie przycisku [F8] Ukryj towar spowoduje ukrycie towaru. Zarówno w przypadku błędnych kart towarowych jak i kart z ostrzeżeniami, po podjętej akcji należy odświeżyć diagnozę (przycisk [F5] Odśwież diagnozę lub zaznaczony znacznik Aut. generuj diagnozę ) by zaktualizować status. 17

N O T A T K I 18