Instrukcja obsługi do programu i-imptwexl Nexo wersja 1.0.0

Transkrypt

1 2016 Instrukcja obsługi do programu i-imptwexl Nexo wersja ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa

2 Spis treści 1. Informacje ogólne O programie Wymagania systemowe i sprzętowe Przygotowanie programu do pracy Przygotowanie programu do pracy Konfiguracja Licencja programu Parametry O programie Połącz/Rozłącz Praca z programem Plik Excel Mapowanie kolumn Wczytywanie towarów do Subiekta nexo Profile importu Mapowanie kolumn ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 2 z 23

3 1. Informacje ogólne 1.1. O programie Program i-imptwexl Nexo umożliwia import kartoteki towarowej z Excela do programu Subiekt Nexo Pro. Program oprócz podstawowych danych tzn. symbolu, nazwy towaru umożliwia również import zdjęć, dodatkowych jednostek miar, cen i wiele innych. Program importuje nowe towary, jak również potrafi zaktualizować istniejące kartoteki i rozpoznać je na podstawie symbolu towaru/usługi/kompletu. Idealny przy wdrożeniach (np. import danych ze starego systemu). Korzyści: Zapis profilu importu możliwość zapisania wybranych kolumn z pliku XLS oraz Subiekta Nexo Pro wraz z ustawionymi parametru importu. Mapowanie w przypadku gdy Excel posiada takie same nazwy pół jak Subiekt Nexo Pro, program sam mapuje pola z możliwością ich edycji. Wyszukiwanie kartotek towarowych po symbolu Dodawanie dodatkowych jednostek miary oraz przeliczników Dodawanie nowej grupy oraz cech Aktualizacja kartotek z możliwością usunięcia wcześniejszych cech oraz zdjęć Wymagania systemowe i sprzętowe Program posiada identyczne wymaganie systemowe i sprzętowe jak program InsERT Subiekt Nexo Pro. Do rozpoczęcia pracy z programem wymagane są: Subiekt Nexo Pro(wersja 10.0 lub nowsza) ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 3 z 23

4 2. Przygotowanie programu do pracy 2.1. Przygotowanie programu do pracy Instalacja programu polega na uruchomieniu pliku Setup.exe. W pierwszym oknie instalatora (Rys. 1) widnieją podstawowe informacje dotyczące instalowanego programu tj. nazwa programu oraz dwa przyciski, którymi możemy potwierdzić instalacje wybranego programu lub ją przerwać. (rys. 1.) Instalowanie aplikacji Po potwierdzeniu instalacji przyciskiem Next rozpocznie się proces instalacji w którym instalator sprawdzi czy w systemie są wymagane komponenty oraz poprawność pakietu instalacyjnego a następnie rozpocznie kopiowanie plików (Rys. 2). Natomiast, aby zakończyć proces instalacji należy zaakceptować warunki licencji. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 4 z 23

5 (rys. 2) Proces instalacji Instalator dodatkowo daje nam możliwość wybrania miejsca docelowego instlacji, domyślnie instaluje się w folderze C:\Programy Files (x86)\... (rys. 3). ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 5 z 23

6 (rys. 3) Konfiguracja instlacji programu Na zakończenie możemy zezwolić na uruchamianie programu. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 6 z 23

7 (rys. 3) Zakonczenie instlacji Po zakończonym procesie instalacji na pulpicie użytkownika zostanie utworzony skrót do uruchomienia programu. (rys. 5) ikona programu ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 7 z 23

8 2.2. Konfiguracja Aby rozpocząć pracę na programie TwEx2Nexo należy podczas pierwszego uruchomienia skonfigurować połączenie z serwerem SQL, wybrać podmiot programu Subiekt Nexo Pro, do którego będzie wykonany Import XLS oraz ustalić użytkownika, na którego będziemy się logować. W lewym górnym rogu wybieramy Konfiguracja, następnie z listy wybieramy Połączenie (rys. 6) Połączenie Opcja ta jest dostępna z menu Konfiguracja -> Połączenie i służy do skonfigurowania połączenia programu z Subiekt GT (Rys. 6). (rys. 6) Konfiguracja połączenia W nowo otwartym oknie Parametry połączenia do Nexo (Rys. 7) w sekcji o Informacje o serwerze SQL należy wypełnić pole Serwer wpisując nazwę serwera (oraz nazwę instancji, jeżeli występuje), bądź skorzystać z możliwości automatycznego znalezienia serwera wybierając przycisk. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 8 z 23

9 (rys. 7) Parametry połączenia do nexo W zależności od konfiguracji serwera SQL należy do zrealizowania połączenia zaznaczyć opcję Autentykacja Windows użytkownika serwera (Rys. 8) lub podać nazwę użytkownika SQL oraz hasło. Poprawność połącznia dla podanych danych można sprawdzić wybierając Sprawdź połączenie z serwerem SQL. Poprawność połączenia sygnalizowana będzie odpowiednią ikoną. (rys. 8) Autentykacja Windows ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 9 z 23

10 W sekcji Informacje o podmiocie (Rys. 9) z listy rozwijanej wybieramy podmiot, z którym będziemy chcieli pracować. Jeżeli chcemy, aby program uruchamiał się z automatycznie zalogowanym użytkownikiem Subiekt Nexo Pro to musimy zaznaczyć to wybierając Zaloguj automatycznie z uprawnieniami użytkownika oraz dodatkowo wprowadzić użytkownika i hasło. Tutaj także możemy sprawdzić poprawność połączenia klikając na Sprawdź logowanie do podmiotu. UWAGA!!! Przed zapisaniem ustawień należy wybrać Nadpisz binaria Binaria oznacza przystosowanie programu do działania na danej bazie podmiotu. Bazy w różnych wersjach mają inne pliki. Nadpisz Binaria kopiuje pliki Subiekta do programu, aby można było się połączyć do bazy. Zmiana podmiotu, aktualizacja Subiekta lub dodanie pól własnych wymaga Nadpisania Binariów (rys. 9) Informacje o podmiocie Wpisane ustawienia zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Po zalogowaniu w dolnym pasku programu i-imptwexl Nexo pojawią się informacja, na jakim podmiocie obecnie pracujemy oraz zalogowanym użytkowniku. (Rys. 10) (rys. 10) Stan połączenia ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 10 z 23

11 Licencja programu Uruchomienie programu nastąpi po wczytaniu dostarczonego wraz z aplikacją pliku licencyjnego lub pobraniu go z Internetu bezpośrednio do programu. Plik licencji jest dokumentem elektronicznym zawierającym klucz produktu. Wczytanie nowego klucza licencyjnego spowoduje usunięcie poprzedniego. Opcja ta jest dostępna z menu Konfiguracja ->Licencja i służy do wczytania pliku licencji do programu (rys. 11). Wczytaj z pliku wczytuje licencje z pliku na dysku twardym komputera Pobierz i wczytaj pobiera i wczytuje licencje z Internetu (rys. 11) Licencja programu Program spyta nas czy na pewno chcemy wczytac nową licencji i po potwierdzeniu przyciskiem Tak wczyta licencje (rys. 12). (rys.12) Licencja Mamy też możliwość pobrania automatycznie licencji po wybraniu opcji Licencja -> Pobierz i wczytaj ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 11 z 23

12 Po zaznaczenia chebooksa Demo program umożliwia wczytanie 5 kartotek towarowych. (rys. 12) Parametry Opcja ta jest dostępna z menu Konfiguracja -> Parametry. Służą do skonfigurowania ustawień programu (rys.12) Parametry W Parametrach mamy możliwość dodania nowej grupy lub cechy z pliku XML, bez wcześniejszego zakładania parametrów w Subiekcie Nexo Pro, a także dokonanie aktualizacji wprowadzonego już towaru/usług w Subiekcie Nexo Pro O programie Opcja ta jest dostępna z Pomoc -> O programie i służy do wyświetlenia informacji dotyczących programu (rys. 15). Wyświetlane są następujące dane: Nazwa programu i wersja Dla kogo wystawiona jest licencja Dane dystrybutora ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 12 z 23

13 (rys. 15) Informacje o programie 2.4. Połącz/Rozłącz. Opcja ta służy do nawiązania połączenia z bazą danych Subiekta GT jeżeli nie mamy połączenia lub rozłączania połączenia. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 13 z 23

14 3. Praca z programem Program ma formę kreatora importu, w którym w kolejnych krokach wskazujemy elementy importu a na zakończenie procesu zatwierdzamy wszystko przyciskiem Wykonaj Plik Excel W pierwszym kroku kreatora importu wskazujemy plik Excel do zaimportowania przyciskiem Wybierz plik (rys. 15). Mamy też możliwość wyczyszczenia wskazania przyciskiem Wyczyść plik. Przycisk Wczytaj profil został opisany w rozdziale 3.4. Profile importu. (rys. 15) Pasek zadań ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 14 z 23

15 3.2. Mapowanie kolumn W drugim kroku kreatora wskazujemy mapowanie kolumn z Excela, czyli dla kolumn z importowanego pliku kolumny im odpowiadające w Subiekcie. Program zaproponuje nam domyślne mapowanie kolumn na podstawie ich nazw w Excelu i Subiekcie (rys. 16). (rys. 16) Mapowanie kolumn W prawej części okna widoczne są dwie kolumny z nazwami pól Źródłowa pochodząca z Excela i Docelowa z polami z Subiekta. W tym miejscu należy wskazać, które pole z Excela ma się przenieść do którego pola w Subiekcie (rys. 17). Pola bez wskazanego odpowiednika zostaną pominięte. Wskazania pola docelowego dokonujemy wybierając jego nazwę z listy rozwijanej (rys. 18) ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 15 z 23

16 (rys. 18) Wybór kolumny W lewej części okna znajdują się dwa przyciski Usuń mapowanie usuwający wszystkie wskazania kolumn docelowych i Przywróć mapowanie przywracający domyślne wskazania kolumn (rys. 19). (rys. 19) usuwanie/przywracanie mapowania Po wybraniu wszystkich kolumn które mają być przenoszone należy przejść do kolejnego kroku przyciskiem dalej. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 16 z 23

17 3.3. Wczytywanie towarów do Subiekta nexo Kolejnym i ostatnim krokiem jest wczytanie produktów do Subiekta Nexo Pro. Zanim zaimportujemy produkty do Subiekta musimy wybrać reakcje programu w przypadku gdy towary z pliku Excel już istnieją w Subiekcie (rys. 20). (rys. 20) wczytywanie towarów Mamy tutaj możliwość wglądu w plik importu przyciskiem Zobacz Excel. A także zapisanie wykonanych ustawień jako profil importu przyciskiem Zapisz profil. Profile importu zostały szczegółowo opisane w kolejnym rozdziale. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 17 z 23

18 (rys. 21) Przeglądanie pliku importu Przed dokonaniem importu kartotek program daje nam możliwość określenia reakcji na istniejące kartoteki czy program ma pomijać czy też nadpisywać kartotekę jeśli pojawi się kartoteka z takim samym symbolem. Import towarów rozpocznie się po wciśnięciu przycisku Wykona, pojawi się wtedy pasek postępu importowania towarów (rys. 22). (rys. 21) Postęp importu Po zakończeniu importu pasek postępu zostanie zamieniony na informację dotyczące wczytanych oraz pominiętych kartotekach (rys. 22). W przypadku gdy mamy informację o pominiętych pozycjach mamy możliwość sprawdzenia szczegółów nie wyczytanych pozycjach. Zobaczymy je klikając przycisk Zobacz log. Podgląd logów umożliwi nam sprawdzenie, gdzie należy w Excelu dokonać poprawek danych. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 18 z 23

19 (rys. 22) Podsumowanie importu 3.4. Profile importu Ustawienia pliku importu, mapowania kolumn i reakcji na istniejące kartoteki możemy zapisać jako profil importu co pozwoli nam znacznie skrócić czas importowania kolejnych plików. Profil można zapisać po wykonaniu wszystkich ustawień z okna Wczytywania towarów (ostatniego kroku kreatora importu) przyciskiem Zapisz profil (rys. 22). (rys. 22) Zapisywanie profilu ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 19 z 23

20 Pojawi się wtedy okno zapisu profilu z lista już istniejących profili gdzie możemy wybrać profil do nadpisania lub wpisać nazwę nowego profilu (rys. 23). (rys. 23) Zapis profilu Wczytanie zapisanego profilu jest możliwe z okna wyboru pliku Excel (pierwszego kroku kreatora), wybierając przycisk Wczytaj profil (rys. 24). (rys. 24) Wczytywanie profilu ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 20 z 23

21 Pojawi się wtedy okienko wyboru profilu, gdzie należy wskazać wybrany profil i wcisnąć Wczytaj lub dwukrotnie kliknąć na wybranym profilu. Z tego miejsca możemy też usuną zbędne profile importu zaznaczając wybrany profil i wciskając przycisk Usuń (rys. 25). (rys. 25) Wczytywanie profilu Pojawi się wtedy okienko wyboru profilu, gdzie należy wskazać wybrany profil i wcisnąć Wczytaj lub dwukrotnie kliknąć na wybranym profilu. Z tego miejsca możemy też usuną c zbędne profile importu zaznaczając wybrany profil i wciskając przycisk Usuń (rys. 25). ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 21 z 23

22 4. Mapowanie kolumn Nazwa z Subiekta Nexo Opis Ilość znaków symbol Symbol - nazwa unikalna Musi zawierać 1 do 64 znaków rodzaj Rodzaj asortymentu: towar, usługa nazwa Skrócona nazwa importowanego asortymentu Musi zawierać 1 do 255 znaków. opis Pełna nazwa importowanego asortymentu Musi zawierać 1 do 4000 znaków. PKWiU Określa pole PKWiU asortymentu. stawka VAT sprzedaż Stawka Vat towaru przy sprzedaży Wartość numeryczna podstawowa jednostka miary Podstawowa jednostka miary dla asortymentu. Wartość numeryczna cena kartotekowa cena sprzedaży netto (1) Cena Kartotekowa - określa cenę kartotekową towaru. Wartość numeryczna, wartość liczby zmiennoprzecinkowa cena sprzedaży brutto (1) cena sprzedaży netto (2) cena sprzedażybrutto (2) cena sprzedaży netto (3) cena sprzedażybrutto (3) Określa cenę dla asortymentu. Określa typ ceny Detaliczna - cena sprzedaży(1)/hurtowa- cena sprzedaży(2)/specjalna - cena sprzedaży (3) + Netto/Brutto Wartość numeryczna, wartość liczby zmiennoprzecinkowa podstawowy kod kreskowy Kod kreskowy asortymentu Kod. Maksymalnie 20 znaków. dodatkowy kod kreskowy Dodatkowy kod kreskowy asortymentu Kod. Maksymalnie 20 znaków. dodatkowa jednostka miary - jednostka dodatkowa jednostka miary - przelicznik objętość towaru w m3 masa towaru w kg stan minimalny Dodatkowa jednostka miary asortymentu. Przelicznik jednostki miary. Określa objętość asortymentu Określa masę asortymentu Stan minimalny asortymentu. Wartość pomocna przy raportach oraz przy generowaniu zamówień do dostawcy. Maksymalnie 10 znaków. Maksymalnie 10 znaków. Zmiennoprzecinkowa do 3 miejsc po przecinku Zmiennoprzecinkowa do 3 miejsc po przecinku Wartość numeryczna grupa cecha 1 cecha 2 cecha 3 Określa grupę towaru. Wykorzystuje grupy istniejące w subiekcie. Program może również dodać nieistniejącą grupę; Definiuje cechę towaru. Wykorzystuje istniejące cechy w subiekcie. Program także ma możliwość automatycznego dodania cechy po wcześniej konfiguracji parametrów. Musi zawierać 1 do 50 znaków. Maksymalna wartość 64 znaki. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 22 z 23

23 cecha 4 cecha 5 dostawca producent pole własne standard 1 pole własne standard 2 pole własne standard 3 pole własne standard 4 pole własne standard 5 pole własne standard 6 pole własne standard 7 pole własne standard 8 Podstawowy dostawca asortymentu; rozpoznawany po symbolu Podstawowy producent asortymentu;, rozpoznawany po symbolu Musi zawierać 1 do 64 znaków Musi zawierać 1 do 64 znaków Musi zawierać 1 do 64 znaków Pełna charakterystyka Pełna charakterystyka asortymentu. Musi zawierać 1 do 4000 znaków. Zdjęcie 1 Zdjęcie 2 Zdjęcie 3 Zdjęcie 4 Zdjęcie 5 Zdjęcie asortymentu Ścieżka dostęp z komputera np.: C/obrazy/. ul. Zwoleńska 127 lok. 32, Warszawa Strona 23 z 23