NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Białymstoku

Transkrypt

1 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Białymstoku Białystok, dnia 25 czerwca 2010 r. LBI /2009 P/09/124 Pani BoŜena Lublińska-Kasprzak Prezes Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Białymstoku skontrolowała w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości ( PARP ), pełniącej rolę Instytucji Pośredniczącej ( IP ) dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej ( PORPW ), realizację wybranych elementów tego Programu w latach W związku z kontrolą, której wyniki przedstawiono w protokole kontroli podpisanym 27 maja 2010 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działania PARP dotyczące przygotowania i wdraŝania PORPW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. Podstawą pozytywnej oceny była prawidłowa realizacja zadań IP w zakresie procesów: monitorowania przygotowania przez beneficjentów projektów indywidualnych, postępowania przy odwołaniach od negatywnej oceny wniosków konkursowych, zarządzania finansowego, weryfikacji wniosków o płatność, sporządzania poświadczeń i deklaracji wydatków oraz sprawozdawczości i raportowania o nieprawidłowościach. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim: niestosowania przy ocenie formalnej trzech z 20 analizowanych wniosków o dofinansowanie projektów z PORPW, kryterium kompletności ustalonego przez Komitete Monitorujący, 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz ze zm. ul. Akademicka 4, Białystok tel.: (85) , fax: (85) , LBI@nik.gov.pl Adres korespondencyjny: Skr.poczt. 9, Białystok

2 naruszenia procedur wewnętrznych przy zawieszeniu oceny jednego z dwóch wniosków o dofinanasowanie, przyjęcia od członków i ekspertów dokonujących w okresie od 6 kwietnia do 20 lipca 2009 r. ocenty projektów, niekompletnych deklaracji bezstronności i poufności, naruszenia procedur przy powiadamianiu Instytucji Zarządzanej o zamiarze zawarcia 18 umów o dofinansowanie projektów i w trzech z 22 kontroli u beneficjentów. 1. PARP prawidłowo monitorowała przygotowanie 24 analizowanych przez NIK (z 99 nadzorowanych na koniec 2009 roku) projektów indywidualnych realizowanych w PORPW, stosownie do porozumienia zawartego 6 czerwca 2007 roku 2, w tym: wszystkim 24 beneficjentom udzielono wsparcia merytorycznego w przygotowaniu projektów, poprzez zorganizowanie spotkań i szkoleń (m. in. z zakresu prawa zamówień publicznych, spec-ustawy drogowej, prawa budowlanego, kwalifikowalności wydatków w ramach PORPW), a ośmiu takŝe poprzez zlecenie ekspertom analiz (m. in. w zakresie oceny oddziaływania projektów na środowisko i weryfikacji studium wykonalności). Wspierano benificjentów w wypracowywaniu kształtów projektów i w prawidłowym przygotowaniu ich dokumentacji, terminowo podpisano umowy dotyczące przygotowania projektów indywidualnych ( pre-umowy ) z 22 beneficjentami. Jedną pre-umowę zawarto 12 dni po upływie sześciomiesięcznego terminu (liczonego od opublikowania projektu na Liście Projektów Indywidualnych) 3, a z jednym beneficjentem, który posiadał kompletną dokumentację projektu, od razu podpisano umowę o jego dofinansowanie (w 23 sprawach pre-umowy zawarto na projekty spełniające załoŝenia PORPW). Z 94 pre-umów zawartych z beneficjentami na koniec 2009 r., 85 podpisano terminowo, sześć z opóźnieniem od 9 do 14 miesięcy, głównie ze względu na wydanie przez Ministra Rozwoju Regionalnego w lutym 2009 roku przepisów wykonawczych 4 (termin zawarcia dwóch pre-umów nie upłynął, gdyŝ projekty zostały wpisane na Listę Projektów Indywidualnych w lipcu 2009 roku). PARP rzetelnie informowała Ministerstwo Rozwoju Regionalnego (Instytucję Zarządzającą, zwaną dalej IZ ) o stanie zaawansowania prac nad przygotowaniem 24 analizowanych przez NIK projektów indywidualnych i terminowo przekazała IZ trzy zawartego między PARP i Instytucją Zarządzającą w sprawie realizacji Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. ustalonego w Wytycznych w zakresie jednolitego systemu zarządzania i monitoringu projektów indywidualnych, zgodnych z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, zwanych dalej Wytycznymi. regulujących tryb i warunki przekazywania wsparcia dla przedsiębiorców przygotowujących projekty objęte pomocą publiczną w ramach działań I.3 Wspieranie innowacji i III.2 Infrastruktura turystyki kongresowej targowej. 2

3 kwartalne sprawozdania z realizacji w 2009 roku zadań w zakresie monitoringu (sprawozdanie za I kwartał przesłano dwa dni po terminie ustalonym na 15 dzień miesiąca następującego po upływie kwartału). W sprawozdaniach informowano o zaawansowaniu prac nad opracowywaniem studiów wykonalności, raportów oddziaływania na środowisko i dokumentacji projektowej. 2. NIK pozytywnie ocenia proces wyboru projektów do dofinansowania z PORPW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. Legalnie i rzetelnie dokonano wyboru pięciu z 20 analizowanych projektów, natomiast: pozytywnej oceny trzech projektów pod względem formalnym, członkowie komisji dokonali z naruszeniem kryteriów wyboru zatwierdzonych (zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju 5 ) przez Komitet Monitorujący 6 i postanowień pkt 60 Wytycznych 7 : pozytywnie pod względem formalnym, w grudniu 2009 roku, oceniono wniosek o dofinansowanie projektu , który wpłynął do PARP półtora miesiąca po terminie ustalonym w pre-umowie, co naruszało kryterium nr 2 oceny formalnej 9 i zgodnie z ustaleniami Komitetu Monitorującego powinno wówczas skutkować odrzuceniem tego wniosku. W uzasadnieniu pozytywnej oceny członkowie komisji powołali się na pismo z 17 marca 2009 r. (w sprawie innego beneficjenta), w którym IZ uznała za niecelowe dostosowanie pierwotnego harmonogramu zawartego w pre-umowie do rzeczywistego harmonogramu przygotowania projektu. Działania tego typu są zbędnymi czynnościami formalnymi, prowadzącymi do zaburzenia systemu monitorowania przygotowania projektów indywidualnych. W piśmie tym IZ nie wypowiadała się co do moŝliwości poddawania projektu ocenie formalnej, gdy wniosek o dofinansowanie wpłynął z opóźnieniem w odniesieniu do terminu ustalonego w pre-umowie. W marcu 2010 roku Komitet Monitorujący dopuścił składanie przez beneficjentów wniosków o dofinansowanie w terminach późniejszych niŝ ustalone w pre-umowie lecz zaakceptowanych przez PARP, Dz. U. Nr z 2009 r. Nr 84, poz. 712 ze zm, zwanej dalej ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Uchwała nr 4/2008 Komitetu Monitorującego PORPW z 7 lutego 2008 r. zobowiązującego do dokonania oceny formalnej zgodnie z trybem stosowania kryteriów wyboru projektów zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący. Projekt Miasta Przemyśla Budowa wschodniej drogi obwodowej miasta Przemyśla łączącej drogę krajową nr 77 z drogą krajową nr 28. czy wniosek złoŝono w terminie określonym w pre-umowie albo w ogłoszeniu o konkursie. 3

4 w dniu zakończenia oceny formalnej projektów , i , do wniosków o ich dofinansowanie nie były dołączone projekty budowlane i wykonawcze, decyzja o pozwoleniu na przebudowę i zezwolenia na realizację inwestycji drogowej, co naruszało kryterium 6h tej oceny 12. W przypadku projektu brakujące dokumenty wpłynęły do PARP po zakończeniu oceny formalnej i merytorycznej (dwa tygodnie przed podpisaniem umowy o dofinansowanie), a projektów i trzy i sześć miesięcy po podpisaniu umów o dofinansowanie, co w świetle kryteriów Komitetu Monitorującego powinno skutkować ich odrzuceniem. Pozytywnej oceny formalnej dokonano zaś na podstawie stanowiska IZ (zawartego m. in. w pismach z 20 stycznia i 4 marca 2009 r.) i po zatwierdzeniu przez IZ (z dniem 4 maja 2009 r.) zmian w Instrukcji Wykonawczej IP. Zmiany te umoŝliwiły IP przekazywanie do oceny merytorycznej wniosków, do których nie były dołączone pozwolenia na budowę lub zgody na realizację inwestycji drogowej oraz decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach, pod warunkiem przedłoŝenia dokumentów potwierdzających wystąpienie do odpowiednich organów o wydanie takich decyzji lub zezwoleń. Nie uległy natomiast zmianie wymagania co do innych dokumentów, w tym projektów budowlanych i wykonawczych; w grudniu 2008 r. zawieszono ocenę wniosku o dofinansowanie projektu , a w styczniu 2009 r. projektu , co nie odpowiadało postanowieniom Instrukcji wykonawczej IP, lecz było zgodne ze stanowiskiem IZ wyraŝonym w zaleceniach po kontroli przeprowadzonej w PARP w marcu 2008 roku i marcu 2009 roku (odstąpienie od zatwierdzonych procedur wymaga sporządzenia notatki z wyjaśnieniem powodów i okoliczności tego odstąpienia). W tym: na wniosek dyrektora Zespołu Projektów Infrastrukturalnych, zastępca Prezesa PARP zawiesił ocenę formalną projektu ze względu na niezłoŝenie przez beneficjenta jednego z załączników do wniosku (zaktualizowanego Zintegrowanego planu rozwoju transportu publicznego dla miasta Białegostoku do Projekt Politechniki Białostockiej Centrum Nowoczesnego Kształcenia Politechniki Białostockiej. Projekt Miasta Kielc Rozwój systemu komunikacji publicznej w Kieleckim Obszarze Metropolitarnym. czy wszystkie wymagane załączniki zostały załączone do wniosku. Projekt Miasta Zambrowa Kompleksowe przygotowanie terenu pod inwestycje związane z uruchomieniem działalności produkcyjnej w Zambrowie. Projekt Miasta Białegostoku Poprawa jakości funkcjonowania systemu transportu publicznego miasta Białegostoku - Etap II i Miasta Zambrowa Kompleksowe przygotowanie terenu pod inwestycje związane z uruchomieniem działalności produkcyjnej w Zambrowie. 4

5 roku 2015 ), w oparciu o wewnętrzne procedury ustalone decyzją Prezesa PARP z 27 kwietnia 2007 r. 15, na wniosek przewodniczącego komisji oceniającej, dyrektor Zespołu Infrastruktury Nowoczesnej Gospodarki Dariusz Szymańczak zawiesił ocenę merytoryczną projektu (z uwagi na konieczność uzyskania stanowiska IZ w sprawie uznania podatku od nieruchomości za przychód generowany przez projekt), nie uzyskując na to - wbrew uregulowaniom wewnętrznym - zgody Prezesa lub zastępcy Prezesa PARP; w przypadku 12 projektów 16, od członków komisji i ekspertów dokonujących ich oceny od 6 kwietnia do 20 lipca 2009 r., przyjęto pisemne deklaracje bezstronności i poufności bez klauzuli o złoŝeniu deklaracji pod rygorem odpowiedzialności karnej. Było to niezgodne z przepisami obowiązującego od 6 marca 2009 r. art. 31 ust. 4 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (w przypadku ekspertów) i obowiązującego od 4 maja 2009 r. Regulamin Komisji Oceniającej, stanowiący załącznik do Instrukcji wykonawczej IP (w przypadku członków). 3. PARP przestrzegała procedur przy rozpatrywaniu protestów od negatywnej oceny projektów konkursowych w PORPW. W czterech analizowanych sprawach (z 13 protestów otrzymanych do końca 2009 r.) poinformowano beneficjentów o powodach odrzucenia wniosków o dofinansowanie i pouczano o moŝliwości wniesienia protestu. Stosownie do art. 30b ust. 3 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, przy rozpatrywaniu protestów nie brały udziału osoby uczestniczące w ocenie projektów. 4. PARP zadbała o legalność przy zawieraniu umów o dofinansowanie z beneficjentami, w przypadku analizowanych przez NIK 14 projektów indywidualnych i 4 konkursowych. Umowy podpisano po wyegzekwowaniu od beneficjentów dokumentów określonych w Instrukcji wykonawczej IP, m. in. wniosków o dofinansowanie, szczegółowych Decyzja Prezesa PARP nr 306 z 27 kwietnia 2007 r. w sprawie udzielania zgody na odstępstwa od decyzji i procedur oraz rejestracji odstępstw. Projekty indywidualne: Państwowej WyŜszej Szkoły Zawodowej w Krośnie Rozbudowa, przebudowa i wyposaŝenie obiektów Państwowej WyŜszej Szkoły Zawodowej w Krośnie ; Państwowej WyŜszej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w ŁomŜy Rozwój Infrastruktury Uczelni wraz z halą laboratoryjną do nowoczesnego przetwórstwa rolno-spoŝywczego, Regionalnego Parku Przemysłowego Świdnik sp. z o.o. Zapewnienie rozwoju innowacji poprzez modernizację i rozbudowę infrastruktury oraz stworzenie bazy dla klastra producentów lotniczych i Centrów Badawczo-Rozwojowych w Regionalnym Parku Przemysłowym Świdnik, Agencja Rozwoju Regionalnego MARR w Mielcu Budowa Inkubatora Nowych Technologii IN-Tech wraz z rozbudową Mieleckiego Parku Przemysłowego, Miasta Elbląga Elbląski Park Technologiczny na Modrzewinie Południe, Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej realizowany przez Polską Agencję Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A.) oraz konkursowe: Politechniki Rzeszowskiej Rozbudowa infrastruktury naukowo-badawczej Politechniki Rzeszowskiej, Uniwersytetu Medycznego w Lublinie Przebudowa centrum innowacyjnych technologii nanobiomedycznych Uniwersytetu Medycznego w Lublinie, AWF w Warszawie, Zamiejscowy Wydz. Wychowania Fizycznego w Białej Podlaskiej Regionalny Ośrodek Badań i Rozwoju w Białej Podlaskiej, KUL Budowa i wyposaŝenie Interdyscyplinarnego Centrum Badań Naukowych KUL. 5

6 harmonogramów rzeczowo-finansowych, umów rachunków bankowych i oświadczeń dotyczących kwalifikowalności VAT. Dokumenty te zostały rzetelnie zweryfikowane. W 17 (z 18) analizowanych sprawach, PARP nie powiadomiła IZ o zamiarze zawarcia umów o dofinansowanie w sposób wymagany Instrukcją wykonawczą IP (brak śladu rewizyjnego ), a w jednym przypadku z jedno, a nie pięciodniowym wyprzedzeniem, co naruszało postanowienia tej Instrukcji. 5. Z zachowaniem zasad legalności, rzetelności i celowości zweryfikowano w PARP 20 analizowanych przez NIK wniosków o płatność, na ,1 tys. zł wydatków kwalifikowalnych. Ocen wniosków dokonano z zachowaniem zasady dwóch par oczu. W czterech przypadkach wezwano beneficjentów np. do prawidłowego opisania faktur, dołączenia protokołów częściowego odbioru robót lub umów z wykonawcami i w dwóch przypadkach zakwestionowano kwalifikowalność 39,5 tys. zł. Do końca 2009 r. wpłynęło od beneficjentów 186 wniosków o płatność i PARP zatwierdziła do dofinansowania z PORPW wydatki kwalifikowalne w kwocie ,9 tys. zł PARP rzetelnie wywiązywała się z obowiązku sporządzenia i przekazania do IZ trzech analizowanych poświadczeń i deklaracji wydatków na kwotę ,5 tys. zł. Poświadczenia te były zgodne z danymi z zatwierdzonych wniosków o płatność i zostały przekazane do IZ terminowo. 7. Procesy związane z zarządzaniem finansowym PORPW prowadzono zgodnie z Instrukcją wykonawczą IP i umowami zawartymi z IZ. Terminowo przedłoŝono IZ tymczasowe prognozy wydatków na 2008 i 2009 rok oraz sześć (z ośmiu poddanych analizie) wniosków o przekazanie i rozliczenie kwartalnych transz dotacji rozwojowych w 2008 i 2009 roku. Wnioski o transzę za III i IV kwartał 2008 roku przekazano z sześcio i ośmiodniowym opóźnieniem w stosunku do terminów określonych w umowach dotacji rozwojowych, z uwagi na odmowę IZ przesunięcia terminu rozliczenia środków III transzy i rozbieŝności między IP i IZ w sprawie terminu zwrotu środków niewykorzystanych w 2008 roku. 8. PARP prawidłowo wywiązywała się z obowiązku składania do IZ sprawozdań dotyczących PORPW, co wykazała analiza dwóch informacji miesięcznych (za wrzesień 2008 i 2009 roku), dwóch sprawozdań okresowych (za II półrocze 2008 r. i I półrocze 2009 r.) i sprawozdania za 2008 rok. We wszystkich informacjach i sprawozdaniach podawano rzetelne dane dotyczące m. in. stanu zaawansowania projektów, liczby 17 Dane bez osi priorytetowej Pomoc techniczna. 6

7 zawartych umów, kwoty przekazanych beneficjentom zaliczek i rozliczonych wydatków kwalifikowalnych oraz liczby przeprowadzonych kontroli. Sprawozdania okresowe i roczne oraz informację za wrzesień 2008 roku przekazano do IZ terminowo, a informację za wrzesień 2009 roku z jednodniowym opóźnieniem w stosunku do terminu określonego w Instrukcji wykonawczej IP. 9. Z zachowaniem zasad legalności i rzetelności, PARP wywiązywała się z obowiązku raportowania IZ o nieprawidłowościach. Analiza raportów o nieprawidłowościach stwierdzonych w dwóch projektach (za II kwartał 2008 r.), zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE (za IV kwartał 2008 r.) i siedmiu kwartalnych informacji o braku nieprawidłowości (za IV kwartał 2007 r., I i III kwartał 2008 r. oraz I-IV kwartał 2009 r.) wykazała, Ŝe IP przesyłała IZ wiarygodne dane w tym zakresie. Sześć z tych dokumentów przekazano IZ terminowo, zaś dwa raporty o nieprawidłowościach i dwie informacje o braku nieprawidłowości (za I i IV kwartał 2009 r.) przekazano z cztero i jednodniowym opóźnieniem w stosunku do terminów określonych w Instrukcji wykonawczej IP. Wykazane w raportach i zestawieniu nieprawidłowości, zostały ujawnione przez PARP przed uruchomieniem środków na dofinansowanie projektów. Z zachowaniem obowiązujących procedur PARP postępowała w trakcie 19 z 22 analizowanych przez NIK kontroli u beneficjentów. Natomiast: w przypadku kontroli projektu , listy sprawdzającej nie zweryfikował kierownik Sekcji promocji i rozwoju infrastruktury edukacyjnej PARP (brak śladu rewizyjnego ), a po kontroli projektu listy nie zatwierdził takŝe dyrektor lub zastępca Dyrektora Zespołu PIN, czym naruszono Instrukcję wykonawczą IP, do beneficjenta projektu nie wysłano zaleceń, mimo Ŝe w terminie ustalonych w pre-umowie (do 30 sierpnia 2008 r.) nie uzyskał on studium wykonalności i opóźnienie to było przyczyną aneksowania pre-umowy (przesunięto z 19 grudnia 2008 r. na 19 marca 2009 r. termin do złoŝenia wniosku o dofinansowanie), W toku kontroli beneficjenta projektu PARP nie stwierdziła nieprawidłowości, a kontrola Urzędu Zamówień Publicznych ( UZP ) wykazała, Ŝe przy zlecaniu robót dodatkowych na wykonanie jednego z etapów tego projektu nie spełniono wszystkich przesłanek uprawniających do zastosowania trybu z wolnej ręki, określonych w art. 67 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych 19. Proces Projekt Miasta Elbląga Elbląski Park Technologiczny na Modrzewinie Południe. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz ze zm., zwanej dalej Pzp. 7

8 związany z kontrolą zamówień publicznych udzielanych przez beneficjentów, uznał za mało rzetelny i nieefektywny audyt wewnętrzny PARP, w trakcie badań w 2009 roku, dotyczących priorytetu III.1 Systemy miejskiego transportu drogowego, III.2 Infrastruktura turystyki kongresowej i targowej i IV.1 Infrastruktura transportowa. Po otrzymaniu zawiadomienia z UZP, PARP wszczęła w marcu 2009 roku procedurę odzyskiwania środków wypłaconych beneficjentowi. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Poddanie pod ocenę Komitetu Monitorującego zasad stosowania kryterium kompletności przy ocenie formalnej wniosków o dofinansowanie projektów z PORPW. 2. Przestrzeganie procedur określonych w Instrukcji wykonawczej IP w zakresie powiadamiania IZ o zamiarze zawarcia umów o dofinansowanie oraz weryfikacji i zatwierdzania dokumentów z przeprowadzanych kontroli. 3. Ustalenie zakresu kontroli prawidłowości stosowania przez beneficjentów ustawy Pzp. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Białymstoku, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Panią Prezes, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie siedmiu dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Pani Prezes prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Białymstoku umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. p.o. Dyrektora Delegatury NajwyŜszej Izby Kontroli w Białymstoku Barbara Chilińska 8