P R O T O K Ó Ł. z kontroli problemowej przeprowadzonej W MIEJSKO-GMINNYM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W DRAWSKU POMORSKIM w dniu 1 kwietnia 2009 r.

Transkrypt

1 Egzemplarz Nr1 K-PS.1.DK/0932/5/09 P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej przeprowadzonej W MIEJSKO-GMINNYM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W DRAWSKU POMORSKIM w dniu 1 kwietnia 2009 r. Jednostka kontrolowana: Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim Adres: Drawsko Pomorskie, ul. Starogrodzka 9 Nr Identyfikacyjny Jednostki: Nr Identyfikacji Podatkowej: Podmiot prowadzący: Burmistrz Miasta i Gminy Drawsko Pomorskie Kontrolę przeprowadzili: - inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - starszy inspektor Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie na podstawie upowaŝnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 34/2009 z dnia 18 marca 2009 r. Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań zleconych gminie z zakresu świadczeń rodzinnych oraz zaliczki alimentacyjnej w 2008 r. Wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli: - ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami), - rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami), - ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 z późniejszymi zmianami), - ustawa z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późniejszymi zmianami).

2 W ramach czynności kontrolnych przeprowadzono następujące działania, które dotyczyły zbadania: - struktury organizacyjnej, - stanu zatrudnienia, - prawidłowości wykorzystania dotacji celowej (dział 852, rozdział 85212, 2010 i 6310), - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - wydawanych decyzji administracyjnych i trybu postępowania w sprawach, terminowych wypłat świadczeń rodzinnych. I. USTALENIA OGÓLNE Kierownikiem Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim jest od r. Pani Barbara Janik. Nadzór nad kontrolowaną jednostką sprawuje Burmistrz Miasta i Gminy Drawsko Pomorskie. Kontrolę przeprowadzono w obecności Kierownika Ośrodka. Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim mieści się w trzykondygnacyjnym budynku przy ul. Starogrodzkiej 9. Ogólna powierzchnia uŝytkowa wynosi ok. 310m 2 (w tym archiwum). Ośrodek zajmuje łącznie 17 pomieszczeń biurowych. Dział świadczeń rodzinnych i świadczeń alimentacyjnych zajmuje 4 pomieszczenia na II piętrze o powierzchni 59,58m 2. Gromadzeniem i przygotowaniem dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń rodzinnych, zaliczki alimentacyjnej i świadczeń z funduszu alimentacyjnego zajmuje się łącznie 4 pracowników. Przyznane świadczenia wypłacane są w Kasie Ośrodka. Świadczenia rodzinne i alimentacyjne w większości przelewane są na konta. Część świadczeń przekazywana jest na adres domowy świadczeniobiorców za pośrednictwem poczty (dotyczy głównie zasiłków pielęgnacyjnych i niektórych świadczeń z pomocy społecznej). MGOPS wyposaŝony jest w niezbędny sprzęt biurowy i komputerowy: 12 komputerów, 11 drukarek, 3 kserokopiarki, 2 niszczarki (na stanowiskach ds. świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych znajduje się 5 komputerów, 5 drukarek, 2 kserokopiarki, niszczarka). Ośrodek pracuje z zastosowaniem sieciowego systemu informatycznego Opieka firmy ZETO Koszalin oraz korzysta z programów: Świadczenia rodzinne, Fundusz alimentacyjny, Zaliczka alimentacyjna tego samego autora. Konserwacją systemu oraz 2

3 wprowadzaniem zmian programowych zajmuje się ZETO Koszalin w ramach umowy serwisowej. Ponadto bieŝącą konserwacją i naprawą sprzętu zajmuje się pracownik zatrudniony na stanowisku koordynatora ds. komputeryzacji. Ośrodek nie dysponuje samochodem słuŝbowym. W celu dojazdu pracowników socjalnych do oddalonych środowisk Ośrodek zawarł umowę o usługi transportowoprzewozowe z Panem Janem Kieszczyńskim, zam. Drawsko Pomorskie, ul. Mickiewicza 6/17. KADRA MIEJSKO-GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W DRAWSKU POMORSKIM W Ośrodku zatrudnionych jest łącznie 27 osób, w tym 4 pracowników ds. świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych. Wykaz pracowników zatrudnionych w Ośrodku stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. FUNKCJONOWANIE MGOPS W DRAWSKU POMORSKIM Statut Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim wprowadzono uchwałą Rady Miejskiej w Drawsku Pomorskim Nr XX/181/2004 z dnia 22 kwietnia 2004 roku. Zmiany w Statucie wprowadzono uchwałą Rady Miejskiej w Drawsku Pomorskim Nr XXIV/205/2004 z dnia 30 sierpnia 2004 roku. Regulamin Organizacyjny Ośrodka został zatwierdzony przez Burmistrza Miasta i Gminy Drawsko Pomorskie dnia 29 sierpnia 2008 r. Burmistrz Miasta i Gminy Drawsko Pomorskie upowaŝnił Kierownika Miejsko- Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim do: prowadzenia postępowania wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (UpowaŜnienie z dnia 28 czerwca 2005 r.), wydawania decyzji administracyjnych w sprawach dodatku mieszkaniowego (UpowaŜnienie z dnia 23 listopada 2004 r.), wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej naleŝących do właściwości gminy (UpowaŜnienie z dnia 04 maja 2004 r.), prowadzenia postępowań w sprawie świadczeń rodzinnych określonych ustawą z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych i wydawania decyzji w sprawie tych świadczeń (Zarządzenie nr 34/2004 z dnia 05 kwietnia 2004 r.), załatwiania spraw i wydawania decyzji w imieniu Burmistrza Miasta i Gminy Drawsko Pomorskie dotyczących potwierdzania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej (Zarządzenie nr 30/2009 z dnia 08 kwietnia 2008 r.), 3

4 prowadzenia postępowań w sprawie świadczeń z funduszu alimentacyjnego, wydawania decyzji w sprawie świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Zarządzenie nr 58/2008 z dnia 05 sierpnia 2008 r.). Zarządzeniem nr 92/2009 z dnia 04 listopada 2008 r. Burmistrz Miasta i Gminy Drawsko Pomorskie upowaŝnił pracowników Ośrodka: 1. administratora ds. świadczeń rodzinnych, 2. administratora ds. świadczeń rodzinnych, 3. administratora ds. świadczeń rodzinnych, 4. referenta ds. świadczeń funduszu alimentacyjnego do przeprowadzania wywiadów alimentacyjnych u dłuŝników alimentacyjnych i odbierania od dłuŝników alimentacyjnych oświadczeń majątkowych. Burmistrz Miasta i Gminy Drawsko Pomorskie upowaŝnił pracownika Ośrodka Specjalistę pracy socjalnej do: prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania decyzji w tych sprawach (Zarządzenie nr 72/2008 z dnia 29 września 2008 r.), prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego i wydawania decyzji w tych sprawach (Zarządzenie nr 75/2008 z dnia 24 września 2008 r.), wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej naleŝących do właściwości gminy (Zarządzenie nr 73/2008 z dnia 29 września 2008 r.), wydawania decyzji w sprawach dodatku mieszkaniowego (Zarządzenie nr 74/2008 z dnia 29 września 2008 r.). Ogółem w roku 2008 (od 01 stycznia do 31 grudnia 2008 roku) wydano 1949 decyzji dot. świadczeń rodzinnych i 213 decyzji dot. zaliczek alimentacyjnych. Sprawozdanie rzeczowo-finansowe o zadaniach zrealizowanych ze środków budŝetu państwa w zakresie świadczeń rodzinnych za okres r r. SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE Wyszczególnienie Kwota wydatków Liczba świadczeń Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na ubezpieczenie zdrowotne

5 ŚWIADCZENIA RODZINNE Nazwa świadczenia Kwota wydatków Liczba świadczeń Zasiłek rodzinny Dodatki do zasiłku rodzinnego ogółem: w tym z tytułu: urodzenia dziecka urlopu wychowawczego samotnego wychowywania dziecka i utraty zasiłku dla bezrobotnych samotnego wychowywania dziecka kształcenia i rehabilitacji rozpoczęcia roku szkolnego podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania - dojazd wychowywanie dziecka w rodzinie wielodzietnej Zasiłki pielęgnacyjne Świadczenia pielęgnacyjne Jednorazowa zapomoga z tyt. urodzenia dziecka ZALICZKI ALIMENTACYJNE Wyszczególnienie Kwota Liczba Wypłacone zaliczki alimentacyjne Koszty obsługi zaliczek alimentacyjnych Umorzone naleŝności dłuŝników alimentacyjnych z tyt. wypłaconych 0 zaliczek alimentacyjnych Zaliczki alimentacyjne zwrócone przez dłuŝników aliment. (łącznie z kwotą powiększenia o 5%) z tego przekazane na: -dochody budŝetu państwa dochody własne gmin W 2008 roku Gminie Drawsko Pomorskie została zwiększona dotacja celowa w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdział Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego o łączną kwotę ,00 zł, z tego w: 5

6 2010 Dotacje celowe przekazane z budŝetu państwa na realizację zadań bieŝących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminom ustawami, o kwotę ,00 zł, 6310 Dotacje celowe przekazane z budŝetu państwa na inwestycje i zakupy inwestycyjne z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminom ustawami, o kwotę ,00 zł, z przeznaczeniem na wdroŝenie w okresie lipiec-wrzesień 2008 r. ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. nr 192, poz. 1378). Zespół kontrolny na podstawie analitycznego zestawienia sald i obrotów losowo wybrał następujące pozycje: Dotyczy 2010 Pozycja Faktura VAT nr 12256/1 z dnia r. na kwotę 500,00 zł (dot. zakupu niszczarki), Pozycja Faktura VAT nr 2588/2008 z dnia r. na kwotę 536,00 zł (dot. szkolenia dwóch osób), Pozycja Faktura VAT nr 143/12/2008 z dnia r. na kwotę 1 215,12 zł (dot. zakupu mebli), Pozycja Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 31 z dnia r. na kwotę 51,90 zł (dot. wyjazdu na szkolenie), Pozycja Umowa-zlecenie z dnia r. na kwotę 1 500,00 zł, od której odprowadzono składki na ubezpieczenie społeczne i FP (dot. wdroŝenia ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów). Dotyczy 6310 Pozycja Faktura VAT nr F/DR0038/08/08 z dnia r. na kwotę 3 022,00 zł (dot. zakupu komputera i drukarki), Pozycja Faktura VAT korygująca nr FK/DR0001/09/08 z dnia r. na kwotę 2 593,00 zł (dot. zwrotu drukarki), Pozycja Faktura VAT nr F/DR0016/09/08 z dnia r. na kwotę 907,00 zł (dot. zakupu drukarki), Pozycja Faktura VAT nr F z dnia r. na kwotę 9 529,99 zł (dot. zakupu cyfrowego urządzenia wielofunkcyjnego), Pozycja i Faktura VAT nr 670/2008 z dnia r. na kwotę ,60 zł (dot. zakupu serwera i komputera), Pozycja Faktura VAT nr 683/2008 z dnia r. na kwotę 4 087,00 zł (dot. zakupu zasilacza). Stwierdzono, Ŝe skontrolowane wydatki z dotacji celowej przekazanej z budŝetu państwa zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, tj. na wdroŝenie ustawy z dnia 6

7 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. Nr 192, poz. 1378). Kserokopie ww. umowy-zlecenia, polecenia wyjazdu słuŝbowego oraz faktur stanowią Załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE Na podstawie losowo wybranych nazwisk szczegółowo zbadano dokumentację osób korzystających z róŝnych form świadczeń rodzinnych pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych, - terminowości wypłat świadczeń rodzinnych. Sprawdzono dokumentację rodzin otrzymujących świadczenia rodzinne i alimentacyjne przyznane na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr /08/ZR/1086 Decyzja Nr /08/ZR/1249 Decyzja Nr /08/4/08 Decyzja Nr /07/856 Decyzja Nr /08/SP/380 Decyzja Nr /08/4/380 Decyzja Nr /08/ZR/380 Decyzja Nr /08/ZR/1431 Decyzja Nr 779-8/08/ZR/572 Decyzja Nr /08/SP/516 Decyzja Nr /08/4/516 Decyzja Nr /08/ZR/1414 Decyzja Nr 859-9/08/ZR/633 Decyzja Nr /08/ZR/645 Decyzja Nr /08/ZR/869 Decyzja Nr 184-2/09/B/113 Decyzja Nr 193-1/09/ZP/122 Decyzja Nr /08/B/1337 Decyzja Nr /08/B/1466 Decyzja Nr 324-1/08/B/215 Decyzja Nr 160-1/08/B/120 Decyzja Nr /07/ZA/471 Decyzja Nr 95-11/07/ZA/523 Decyzja Nr 86-7/07/ZA/449 7

8 Decyzja Nr 102-7/07/ZA/508 Decyzja Nr 159-4/05/ZA/148 Decyzja Nr 160-9/08/ZA/349 Decyzja Nr 137-9/07/ZA/466 Decyzja Nr 198-1/09/ZR/125 Decyzja Nr 331-1/08/ZR/220 Decyzja Nr 332-2/08/B/220 Decyzja Nr /08/ZR/1070 Decyzja Nr /08/ZR/1495 Decyzja Nr /08/B/1495 Decyzja Nr 258-1/08/ZP/175 Egzemplarz nr 2 Skontrolowane sprawy spełniają warunki ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami), ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późniejszymi zmianami) - niezbędne do przyznania zasiłku rodzinnego, dodatków do zasiłku rodzinnego oraz świadczeń opiekuńczych i zaliczki alimentacyjnej. III. USTALENIA KOŃCOWE Na podstawie zbadanej w czasie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wykorzystania dotacji celowej, a takŝe zasadności przyznawania poszczególnych rodzajów świadczeń. Skontrolowane decyzje administracyjne opracowane są prawidłowo, dokumentacja prowadzona jest przejrzyście. Na miejscu pouczono pracowników o konieczności odbierania oświadczeń o wysokości dochodów uzyskanych przez członków rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy, jeŝeli dochody te podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych dotyczy to osób, które nie złoŝyły zeznania podatkowego do urzędu skarbowego. Wobec powyŝszego nie zachodzi potrzeba wydania zaleceń pokontrolnych. Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim pouczono o przysługującym prawie i sposobie zgłoszenia umotywowanych zastrzeŝeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole, odmowy podpisania protokołu kontroli i wyjaśnienia przyczyn tej odmowy w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu. Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla: 8

9 - Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim, - Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Wydział Polityki Społecznej. Kontrolę odnotowano w ksiąŝce kontroli Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim pod pozycją nr 23. Drawsko Pomorskie, dnia Kontrolujący... Kierownik jednostki kontrolowanej... Kontrolujący Sporządzono: r. 9

10 Załącznik nr 2 do protokołu z kontroli problemowej przeprowadzonej w Miejsko- Gminnym Ośrodku pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim w dniu 01 kwietnia 2009r. 1. Faktura VAT nr 12256/1 z dnia r. na kwotę 500,00 zł (dot. zakupu niszczarki), 2. Faktura VAT nr 2588/2008 z dnia r. na kwotę 536,00 zł (dot. szkolenia dwóch osób), 3. Faktura VAT nr 143/12/2008 z dnia r. na kwotę 1 215,12 zł (dot. zakupu mebli), 4. Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 31 z dnia r. na kwotę 51,90 zł (dot. wyjazdu na szkolenie), 5. Umowa-zlecenie z dnia r. na kwotę 1 500,00 zł, od której odprowadzono składki na ubezpieczenie społeczne i FP (dot. wdroŝenia ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów), 6. Faktura VAT nr F/DR0038/08/08 z dnia r. na kwotę 3 022,00 zł (dot. zakupu komputera i drukarki), 7. Faktura VAT korygująca nr FK/DR0001/09/08 z dnia r. na kwotę 2 593,00 zł (dot. zwrotu drukarki), 8. Faktura VAT nr F/DR0016/09/08 z dnia r. na kwotę 907,00 zł (dot. zakupu drukarki), 9. Faktura VAT nr F z dnia r. na kwotę 9 529,99 zł (dot. zakupu cyfrowego urządzenia wielofunkcyjnego), 10. Faktura VAT nr 670/2008 z dnia r. na kwotę ,60 zł (dot. zakupu serwera i komputera), 11. Faktura VAT nr 683/2008 z dnia r. na kwotę 4 087,00 zł (dot. zakupu zasilacza). 1