P R O T O K Ó Ł. z kontroli problemowej przeprowadzonej W MIEJSKIM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W ŚWIDWINIE w dniu 16 października 2009 r.

Transkrypt

1 Egzemplarz Nr 2 K-PS.1.DK/0932/17/09 P R O T O K Ó Ł Jednostka kontrolowana: z kontroli problemowej przeprowadzonej W MIEJSKIM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W ŚWIDWINIE w dniu 16 października 2009 r. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Świdwinie Adres: Świdwin, ul. Podwale 2 Nr Identyfikacyjny Jednostki: Nr Identyfikacji Podatkowej: Podmiot prowadzący: Kontrolę przeprowadzili: Burmistrz Miasta Świdwin - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - starszy inspektor Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie na podstawie upowaŝnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 119/2009 z dnia 07 października 2009 r. [Akta kontroli str. 2] Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań zleconych gminie z zakresu świadczeń rodzinnych oraz zaliczki alimentacyjnej w okresie od dnia 01 stycznia 2008 r. do dnia 30 czerwca 2009 r. Wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli: - Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późniejszymi zmianami), - ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami), - rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami), - ustawa z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późniejszymi zmianami).

2 W ramach czynności kontrolnych przeprowadzono następujące działania, które dotyczyły zbadania: - struktury organizacyjnej, - stanu zatrudnienia, - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - prawidłowości wykorzystania dotacji celowej przekazanej gminie, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - wydawanych decyzji administracyjnych i trybu postępowania w sprawach, terminów wypłat świadczeń rodzinnych. I. USTALENIA OGÓLNE Kierownikiem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świdwinie jest od r. Pani Teresa Szczerbińska. Nadzór nad kontrolowaną jednostką sprawuje Burmistrz Miasta Świdwin. Kontrolę przeprowadzono w obecności Zastępcy Kierownika. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Świdwinie mieści się budynku przy ul. Podwale 2. Ogólna powierzchnia Ośrodka wynosi ok ,62m 2 (15 pomieszczeń biurowych, Dzienny Dom Pomocy Społecznej wraz ze stołówką i kuchnią oraz Środowiskowy Dom Samopomocy). Dział świadczeń rodzinnych mieści się w dwóch pomieszczeniach o łącznej powierzchni ok. 31m 2. Gromadzeniem i przygotowaniem dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń rodzinnych zajmuje się czterech pracowników. Przyznane świadczenia wypłacane są w Kasie Ośrodka. Ok. 45% świadczeń przelewanych jest na konta bankowe świadczeniobiorców. MOPS wyposaŝony jest w niezbędny sprzęt biurowy i komputerowy: 16 komputerów, 7 drukarek, urządzenie wielofunkcyjne, 4 kserokopiarki (na stanowiskach ds. świadczeń rodzinnych znajdują się 3 komputery, kserokopiarka z drukarką). Ośrodek pracuje z zastosowaniem sieciowego systemu informatycznego Opieka firmy ZETO Koszalin oraz korzysta z programów: Świadczenia rodzinne, Fundusz alimentacyjny, Zaliczka alimentacyjna tego samego autora. Konserwacją systemu oraz wprowadzaniem zmian programowych zajmuje się ZETO Koszalin w ramach umowy serwisowej. Ponadto Ośrodek zatrudnia informatyka na umowę o pracę. 2

3 Ośrodek dysponuje samochodem słuŝbowym do przewozu osób niepełnosprawnych (zakup finansowany ze środków PFRON). Pracownicy socjalni pieszo docierają do środowisk na terenie miasta. KADRA MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W ŚWIDWINIE W Ośrodku zatrudnionych jest łącznie 51 osób na umowę o pracę, w tym 4 osoby ds. świadczeń rodzinnych i 7 pracowników socjalnych. [Akta kontroli str. 5-11] FUNKCJONOWANIE MOPS W ŚWIDWINIE Regulamin Organizacyjny Ośrodka wprowadzono Zarządzeniem Nr WO/67/07 Burmistrza Miasta Świdwin z dnia 24 października 2007 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Świdwinie. Burmistrz Miasta Świdwin upowaŝnił Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świdwinie oraz Zastępcę Kierownika Ośrodka do: wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej naleŝących do właściwości gminy miejskiej Świdwin (UpowaŜnienie WO.I.-Rej. UpowaŜnień 43/04 z dnia 30 kwietnia 2004 r. i WO.I. Rej. UpowaŜnień 43/04 z dnia 07 maja 2004 r.), prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych (UpowaŜnienie WO.I. Rej. UpowaŜnień 42/04 z dnia 21 kwietnia 2004 r. i WO.I. Rej. UpowaŜnień 45/04 z dnia 13 maja 2004 r.), prowadzenia postępowania wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz do wydawania decyzji administracyjnych w sprawach zaliczek alimentacyjnych (UpowaŜnienie WO. Rej. 70/05 z dnia 01 czerwca 2005 r. i WO. Rej. 80/05 z dnia 26 września 2005 r.), prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego i wydawania w tych sprawach decyzji (UpowaŜnienia z dnia 05 sierpnia 2008 r.); do tych czynności upowaŝnienie posiada równieŝ Informatyk Ośrodka (UpowaŜnienie z dnia 05 sierpnia 2008 r.), prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego i wydawania w tych sprawach decyzji, występowania z wnioskiem do organu właściwego dłuŝnika o podjęcie działań wobec dłuŝnika w przypadkach przewidzianych w art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 7 września 2007 roku o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, przeprowadzania wywiadów alimentacyjnych oraz odbierania oświadczeń majątkowych, składania wniosku o ściganie za przestępstwo określone w art ustawy z dnia 7 czerwca 1997 r. Kodeks karny: Dz. U. Nr 3

4 88, poz. 553 ze zm., kierowania wniosku do starosty o zatrzymanie prawa jazdy dłuŝnika alimentacyjnego (UpowaŜnienia z dnia 01 sierpnia 2008 r.); do tych czynności upowaŝnienie posiada równieŝ Informatyk Ośrodka (UpowaŜnienie z dnia 01 sierpnia 2008 r.), prowadzenia postępowania oraz do wydawania decyzji administracyjnych w sprawach dodatku mieszkaniowego (UpowaŜnienie WO.I. Rej. UpowaŜnień 49/04 z dnia 23 listopada 2004 r. i WO.I. Rej. UpowaŜnień 50/04 z dnia 23 listopada 2004 r.). Informatyk Ośrodka posiada UpowaŜnienie z dnia 16 listopada 2006 r. Burmistrza Miasta Świdwin do: wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej, prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, a takŝe do wydawania decyzji administracyjnych w tych sprawach, wydawania decyzji administracyjnych w sprawach dodatku mieszkaniowego. Ponadto Burmistrz Miasta Świdwin upowaŝnił pracowników Ośrodka: Referenta ds. świadczeń opiekuńczych, Referenta ds. zasiłków rodzinnych i Referenta ds. zasiłków rodzinnych do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego w zakresie przeprowadzania wywiadów alimentacyjnych oraz odbierania oświadczeń majątkowych (UpowaŜnienia z dnia 01 sierpnia 2008 r.). Ogółem w roku 2008 (od 01 stycznia do 31 grudnia 2008 roku) wydano decyzji dot. świadczeń rodzinnych i 188 decyzji dot. zaliczek alimentacyjnych. Sprawozdanie rzeczowo-finansowe o zadaniach zrealizowanych ze środków budŝetu państwa w zakresie świadczeń rodzinnych za okres r r. SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE Wyszczególnienie Kwota wydatków Liczba świadczeń Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na ubezpieczenie zdrowotne ŚWIADCZENIA RODZINNE Nazwa świadczenia Kwota wydatków Liczba świadczeń Zasiłek rodzinny Dodatki do zasiłku rodzinnego ogółem: w tym z tytułu: urodzenia dziecka

5 urlopu wychowawczego samotnego wychowywania dziecka i utraty zasiłku dla bezrobotnych 0 0 samotnego wychowywania dziecka kształcenia i rehabilitacji rozpoczęcia roku szkolnego podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania - dojazd wychowywanie dziecka w rodzinie wielodzietnej Zasiłki pielęgnacyjne Świadczenia pielęgnacyjne Jednorazowa zapomoga z tyt. urodzenia dziecka Egzemplarz nr 2 ZALICZKI ALIMENTACYJNE Wyszczególnienie Kwota Liczba Wypłacone zaliczki alimentacyjne Koszty obsługi zaliczek alimentacyjnych Umorzone naleŝności dłuŝników alimentacyjnych z tyt. wypłaconych 0 zaliczek alimentacyjnych Zaliczki alimentacyjne zwrócone przez dłuŝników aliment. (łącznie z kwotą powiększenia o 5%) z tego przekazane na: -dochody budŝetu państwa dochody własne gmin W 2008 roku Miastu Świdwin została zwiększona dotacja celowa w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdział Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego o łączną kwotę ,00 zł, z tego w: 2010 Dotacje celowe przekazane z budŝetu państwa na realizację zadań bieŝących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminom ustawami, o kwotę ,00 zł, 6310 Dotacje celowe przekazane z budŝetu państwa na inwestycje i zakupy inwestycyjne z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminom ustawami, o kwotę ,00 zł, 5

6 z przeznaczeniem na wdroŝenie w okresie lipiec-wrzesień 2008 r. ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. nr 192, poz. 1378). Zespół kontrolny przeanalizował następujące pozycje: Dotyczy 2010 Umowa-zlecenie z dnia r. na łączną kwotę 7 800,00 zł (2 600,00 zł miesięcznie), od której odprowadzono składki na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy (dot. dodatkowych czynności związanych z wejściem w Ŝycie ww. ustawy), Umowa-zlecenie z dnia r. na łączną kwotę 6 250,00 zł(1 250,00 zł miesięcznie), od której odprowadzono składki na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy (dot. czynności związanych z wprowadzeniem danych do systemu informatycznego FA), Oświadczenie Głównej Księgowej, Faktura VAT nr FA/287/2008 z dnia r. - kwota 550,00 zł (dot. zakupu artykułów biurowych), Faktura VAT nr 62/08 z dnia r. na kwotę 1 023,90 zł (dot. zakupu druków), Faktura VAT nr F z dnia r. na kwotę 608,78 zł (dot. zakupu tonera), Faktura VAT nr 3/08 z dnia r. na kwotę 9 882,00 zł (dot. zakupu szaf biurowych), Kosztorys Faktura VAT nr 1917/0/2008 z dnia r. na kwotę 351,77 zł (dot. zakupu artykułów biurowych), Faktura VAT nr 2229/0/2008 z dnia r. - kwota 249,00 zł (dot. zakupu tanera), Faktura VAT nr Fa/811/2008 z dnia r. - kwota 406,10 zł (dot. zakupu artykułów biurowych), Faktura VAT nr 268/10/I/2008 z dnia r. na kwotę 120,00 zł (dot. zakupu ksiąŝki), Faktura VAT nr F z dnia r. na kwotę 283,04 zł (dot. zakupu tonerów), Faktura VAT nr 3006/0/2008 z dnia r. na kwotę 111,48 zł (dot. zakupu aparatu telefonicznego), Faktura VAT nr KE/2320/2008 z dnia r. - kwota 900,00 zł (dot. opłaty za energię cieplną), Protokół z odczytu licznika Faktura VAT nr 0217/100/07 z dnia r. na kwotę 538,02 zł (dot. serwisu oprogramowania), Faktura VAT nr 06973/271/V-CP/08 z dnia r. na kwotę 542,55 zł (dot. przesyłek listowych), Faktura VAT nr 0268/100/08 z dnia r. na kwotę 488,00 zł (dot. serwisu oprogramowania), 6

7 Faktura VAT nr 07849/271/V-CP/08 z dnia r. na kwotę 547,30 zł (dot. przesyłek listowych), Faktura VAT nr 09003/271/V-CP/08 z dnia r. na kwotę 1 156,75 zł (dot. przesyłek listowych), Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 53/08 z dnia r. na kwotę 38,10 zł (dot. Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 81/08 z dnia r. na kwotę 38,10 zł (dot. Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 73/08 z dnia r. na kwotę 26,60 zł (dot. Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 74/08 z dnia r. na kwotę 26,60 zł (dot. Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 106/08 z dnia r. na kwotę 21,60 zł (dot. Zaświadczenie Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 107/08 z dnia r. na kwotę 21,60 zł (dot. Zaświadczenie Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 90/08 z dnia r. na kwotę 50,10 zł (dot. Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 108 z dnia r. na kwotę 44,10 zł (dot. Faktura VAT nr 1186/01/SZC z dnia r. na kwotę 215,00 zł (dot. szkolenia FA), Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 79/08 z dnia r. na kwotę 38,60 zł (dot. Zaświadczenie Faktura VAT nr 0093/100/09 z dnia r. - kwota 250,00 zł (dot. szkolenia FA), Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 78/08 z dnia r. na kwotę 26,60 zł (dot. Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 77/08 z dnia r. na kwotę 26,60 zł (dot. Faktura VAT nr FV/504/11/08 z dnia r. na kwotę 270,00 zł (dot. szkolenia FA), Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 104/08 z dnia r. na kwotę 40,10 zł (dot. Zaświadczenie Faktura VAT nr 6232/08 z dnia r. na kwotę 1 219,06 zł (dot. zakupu papieru i artykułów biurowych), Faktura VAT nr 6714/08 z dnia r. na kwotę 775,26 zł (dot. zakupu papieru), Faktura VAT nr F z dnia r. na kwotę 1 217,56 zł (dot. zakupu tonera), 7

8 Faktura VAT nr 0093/100/09 z dnia r. - kwota 610,00 zł (dot. zakupu licencji na aplikację FA), Faktura VAT nr 294/2008 z dnia r. na kwotę 1 055,00 zł (dot. zakupu oprogramowania), Faktura VAT nr 295/2008 z dnia r. na kwotę 478,00 zł (dot. zakupu części komputerowych), Faktura VAT nr 305/2008 z dnia r. - kwota 704,00 zł (dot. zakupu drukarki, tuszów i części komputerowych). Dotyczy 6310 Faktura VAT nr 293/2008 z dnia r. na kwotę 7 500,00 zł (dot. zakupu sprzętu komputerowego), Faktura VAT nr F z dnia r. na kwotę 5 469,00 zł (dot. zakupu urządzenia wielofunkcyjnego). Stwierdzono, Ŝe skontrolowane wydatki z dotacji celowej przekazanej z budŝetu państwa zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, tj. na wdroŝenie ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. Nr 192, poz. 1378). [Akta kontroli str ] II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE Na podstawie losowo wybranych nazwisk szczegółowo zbadano dokumentację osób korzystających z róŝnych form świadczeń rodzinnych pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych, - terminowości wypłat świadczeń rodzinnych. Sprawdzono dokumentację rodzin otrzymujących świadczenia rodzinne i alimentacyjne przyznane na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr MOPS/6012/183/08 Decyzja Nr MOPS/6010/183/08 Decyzja Nr MOPS/6021/182/08 Decyzja Nr MOPS/6021/1004/08 Decyzja Nr MOPS/6018/1102/08 Decyzja Nr MOPS/6012/1102/08 Decyzja Nr MOPS/6017/1102/08 Decyzja Nr MOPS/6010/1102/08 Decyzja Nr MOPS/6021/1265/09 8

9 Decyzja Nr MOPS/6020/1313/09 Decyzja Nr MOPS/6016/2269/08 Decyzja Nr MOPS/6011/2269/08 Decyzja Nr MOPS/6020/309/08 Decyzja Nr MOPS/6012/25/08 Decyzja Nr MOPS/6012/1074/08 Decyzja Nr MOPS/6017/1074/08 Decyzja Nr MOPS/6010/1074/08 Decyzja Nr MOPS/6018/786/08 Decyzja Nr MOPS/6017/786/08 Decyzja Nr MOPS/6010/786/08 Decyzja Nr MOPS/6030/268/08 Decyzja Nr MOPS/6030/286/08 Decyzja Nr MOPS/6030/266/08 Decyzja Nr MOPS/6040/2016/08 Decyzja Nr MOPS/6017/1118/09 Decyzja Nr MOPS/6011/1118A/09 Decyzja Nr MOPS/6010/1118/08 Decyzja Nr MOPS/6017/1118/08 Decyzja Nr MOPS/6011/1118/08 Decyzja Nr MOPS/6011/244/08 Decyzja Nr MOPS/6015/691/08 Decyzja Nr MOPS/6010/1134/08 Decyzja Nr MOPS/6015/1134/08 Decyzja Nr MOPS/6017/1134/08 Decyzja Nr MOPS/6013/380/08 Decyzja Nr MOPS/6010/2599/08 Decyzja Nr MOPS/6030/288/08 Decyzja Nr MOPS/6030/97A/08 Decyzja Nr MOPS/6017/1542/08 Decyzja Nr MOPS/6015/1542/08 Decyzja Nr MOPS/6010/1542/08 Egzemplarz nr 2 Skontrolowane sprawy spełniają warunki ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami), ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późniejszymi zmianami) - niezbędne do przyznania zasiłku rodzinnego, dodatków do zasiłku rodzinnego oraz świadczeń opiekuńczych i zaliczki alimentacyjnej. 9

10 III. USTALENIA KOŃCOWE Na podstawie losowo zbadanej w czasie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zasadności przyznawania poszczególnych rodzajów świadczeń. Sprawy załatwiane są zgodnie z art. 35 1, 2 i 3 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.). Decyzje wydawane są zgodnie z art. 107 ww. ustawy. Na miejscu pouczono pracowników o konieczności odbierania oświadczeń o wysokości dochodów uzyskanych przez członków rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy, jeŝeli dochody te podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych - dotyczy to osób, które nie złoŝyły zeznania podatkowego do urzędu skarbowego. Ponadto udzielono instruktaŝu w zakresie opracowywania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, a takŝe w zakresie formy decyzji administracyjnych. Wobec powyŝszego nie zachodzi potrzeba wydania zaleceń pokontrolnych. Zastępcę Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świdwinie pouczono o przysługującym prawie i sposobie zgłoszenia umotywowanych zastrzeŝeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole, odmowy podpisania protokołu kontroli i wyjaśnienia przyczyn tej odmowy w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu. Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla: - Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świdwinie, - Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Wydział Polityki Społecznej. Kontrolę odnotowano w ksiąŝce kontroli Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świdwinie pod pozycją nr 6/09. Świdwin, dnia Kierownik jednostki kontrolowanej... Kontrolujący Sporządzono: r.... Kontrolujący 10