PROTOKÓŁ KONTROLI KOMPLEKSOWEJ. przeprowadzonej w dniach września 2012 r. w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim

Transkrypt

1 K-S ML PROTOKÓŁ KONTROLI KOMPLEKSOWEJ przeprowadzonej w dniach września 2012 r. w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim Jednostka kontrolowana: Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim Adres: Kalisz Pomorski, ul. Mickiewicza 51 Numer Identyfikacyjny Jednostki: Numer Identyfikacji Podatkowej: Podmiot prowadzący: Burmistrz Kalisza Pomorskiego Kontrolę przeprowadzili: - Małgorzata Lewińska - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - Dorota Kowalska - starszy inspektor Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 5/2012 z dnia 4 września 2012 r. Akta kontroli str. 1 Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań określonych w ustawie o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) realizowanych przez gminę w okresie od dnia 01 stycznia 2011 r. do dnia kontroli. Kontrolą objęto następujące zagadnienia: - sposób rejestrowania i przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczeń z pomocy społecznej, - zbadanie prawidłowości wykorzystania dotacji celowych przekazanych gminie, - prawidłowość kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposób przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń (tryb postępowania w sprawach), - terminowość wydawania decyzji administracyjnych i wypłaty świadczeń, - realizacja innych zadań gminy wynikających z ustawy o pomocy społecznej,

2 - ilość wniosków wniesionych ustnie (wymóg sporządzenia przez przyjmującego zgłoszenie protokołu), - zgodność zatrudnienia kierownika i pracowników ośrodka pomocy społecznej z wymaganymi kwalifikacjami określonymi w ustawie o pomocy społecznej. Kierownikiem Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim jest od 1 maja 1990 r. Pani Halina Maras. Nadzór nad kontrolowaną jednostką sprawuje Burmistrz Kalisza Pomorskiego. Kontrolę przeprowadzono w obecności Kierownika Ośrodka. I. USTALENIA OGÓLNE Miasto i Gmina Kalisz Pomorski liczy mieszkańców. Stopa bezrobocia (procentowy udział zarejestrowanych bezrobotnych w liczbie cywilnej ludności aktywnej zawodowo) w powiecie drawskim wynosi 26%, a wskaźnik bezrobocia rejestrowanego (procentowy udział bezrobotnych w liczbie ludności w wieku produkcyjnym) w Kaliszu Pomorskim stanowi 18,5%. Kadra Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim W Ośrodku zatrudnionych jest 14 osób, w tym 3 pracowników socjalnych. Ośrodek nie spełnia warunku art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej w kwestii dotyczącej zatrudnienia pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny na 2 tys. mieszkańców. Wymagania kwalifikacyjne pracowników socjalnych określa art. 116 ust. 1 oraz art. 156 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.). Kierownik oraz pracownicy socjalni Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim posiadają odpowiednie, wymagane przepisami cyt. ustawy, kwalifikacje. Akta kontroli str. 6-8 Funkcjonowanie Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim Kierownik Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim oraz wybrani pracownicy posiadają szereg upoważnień (dołączone do akt kontroli) do prowadzenia spraw i wydawania decyzji administracyjnych. Akta kontroli str

3 Statut Ośrodka wprowadzono Uchwałą Nr XXX/168/2005 Rady Miejskiej w Kaliszu Pomorskim z dnia 23 lutego 2005 r. w sprawie nadania Statutu Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim. Ostatnich zmian dokonano Uchwałą Nr XVI/115/07 Rady Miejskiej w Kaliszu Pomorskim z dnia 28 grudnia 2007 r. zmieniająca uchwałę w sprawie nadania Statutu Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim (zmiana dotyczyła nowej lokalizacji Ośrodka). Akta kontroli str Regulamin Organizacyjny wprowadzono Zarządzeniem Nr 1/2009 Kierownika Miejsko- Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim z dnia 24 kwietnia 2009 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim. Ostatnią zmianą dodano do struktury organizacyjnej jednostki nowe stanowisko asystenta rodziny (Zarządzenie Nr 2/2012 Kierownika Miejsko- Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim z dnia 16 maja 2012 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim). Akta kontroli str Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim zlokalizowany jest w obiekcie przy ul. Mickiewicza 51 - budynku wolnostojącym, oddanym Ośrodkowi w trwały zarząd Decyzją NO /07 Burmistrza Kalisza Pomorskiego. Ośrodek zajmuje obecnie 8 pomieszczeń biurowych o łącznej powierzchni ok. 250 m 2. Pokoje są odnowione, zapewniono nowoczesne funkcjonalne umeblowanie pomieszczeń biurowych. Warunki lokalowe zapewniają sprawne funkcjonowanie Ośrodka. Gromadzeniem i przygotowaniem dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego zajmuje się 1 pracownik w pomieszczeniu biurowym o pow. 30 m 2. MGOPS w Kaliszu Pomorskim wyposażony jest w odpowiedni sprzęt biurowy i komputerowy niezbędny do prawidłowej realizacji zadań. Kompleksową obsługę informatyczną Ośrodka zapewnia pracownik Jednostki zatrudniony w ramach umowy o pracę. Ośrodek pracuje z zastosowaniem sieciowego systemu informatycznego Opieka firmy ZETO Koszalin oraz korzysta z programów: Świadczenia rodzinne, Fundusz alimentacyjny tego samego autora. Konserwacją systemu oraz wprowadzaniem zmian programowych zajmuje się ZETO Koszalin w ramach umowy serwisowej. Przyznane świadczenia z pomocy społecznej wypłacane są w Kasie Banku Spółdzielczego w Kaliszu Pomorskim. Świadczenia rodzinne i świadczenia z funduszu alimentacyjnego przelewane są w większości na konta bankowe klientów (ok.65%). 3

4 Ośrodek nie dysponuje samochodem służbowym. W celu dojazdu do oddalonych środowisk pracownicy socjalni korzystają z prywatnych samochodów w ramach delegacji służbowych. Dotacje celowe na rok 2011 W 2011 roku z pomocy społecznej skorzystało 462 rodzin. Wielkość dotacji celowych przekazanych na rok 2011 dla Kalisza Pomorskiego na realizację zadań bieżących administracji rządowej z zakresu pomocy społecznej oraz innych zadań bieżących zleconych gminie ustawami wynosiła ,00 zł, w tym w poszczególnych rozdziałach: Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł RAZEM ,00 zł Stwierdzono, że dotacje przekazane na rok 2011 dla Kalisza Pomorskiego od 01 stycznia do 31 grudnia 2011 r. wykorzystano w kwocie ,31 zł. Wykorzystanie dotacji celowych w poszczególnych rozdziałach: Rozdział ,27 zł Rozdział ,50 zł Rozdział ,00 zł Rozdział ,54 zł Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł RAZEM ,31 zł Niewydatkowaną dotację w łącznej kwocie ,69 zł przekazano w dniach r. oraz r. do budżetu Wojewody Zachodniopomorskiego. 4

5 Informacje o realizacji zadań za okres I XII 2011 r. RODZAJE ŚWIADCZEŃ LICZBA OSÓB KWOTA ŚWIADCZEŃ Zasiłki stałe (dotowane) Zasiłki okresowe Schronienie 0 - Posiłek Ubranie 0 - Usługi opiekuńcze Specjalistyczne usługi opiekuńcze w miejscu zamieszkania dla osób z zaburzeniami psychicznymi Wynagrodzenie należne opiekunowi z tytułu sprawowania opieki przyznane przez sąd Sprawienie pogrzebu 0 - Zdarzenie losowe zasiłek celowy Inne zasiłki celowe i w naturze w tym zasiłki specjalne celowe Dożywianie w ramach rządowego programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania, z tego: ze środków własnych gminy x z dotacji od wojewody x Odpłatność gminy za pobyt w dps II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE Rada Miejska w Kaliszu Pomorskim podjęła następujące uchwały: Nr XXXI/171/2005 z dnia 30 marca 2005 r. w sprawie przyjęcia Gminnej Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych w Gminie Kalisz Pomorski na lata , Nr XXIV/170/12 z dnia 5 kwietnia 2012 r. w sprawie przyjęcia Gminnego Programu Wspierania Rodziny na lata Program stworzono w oparciu o przepisy ustaw: o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, o pomocy społecznej, przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie, wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, 5

6 przeciwdziałaniu narkomanii. Zawiera diagnozę problemów oraz zasobów w Gminie Kalisz Pomorski. Nr LX/376/2010 z dnia 27 października 2010 r. w sprawie trybu i sposobu powoływania i odwoływania członków Zespołu Interdyscyplinarnego oraz szczegółowych warunków jego funkcjonowania. Ponadto Burmistrz Miasta Kalisz Pomorski wydał Zarządzenie Nr 25/2011 z dnia 21 marca 2011 r. oraz 48/2011 z dnia 14 czerwca 2011 r. w sprawie powołania Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie dla Gminy Kalisz Pomorski. Główne problemy społeczne, w ramach których udzielana była pomoc, to: bezrobocie, długotrwała lub ciężka choroba, alkoholizm oraz ubóstwo. W wyniku działań Ośrodka w zakresie pracy socjalnej oraz dzięki współpracy z innymi instytucjami w roku 2011 przeprowadzono w porozumieniu z Sądem 6 wywiadów i złożono 11 wniosków o zbadanie sytuacji rodzin w celu ustanowienia kuratora sądowego i społecznego osobom i rodzinom, które nie potrafią lub nie chcą funkcjonować prawidłowo. Prowadzona jest stała współpraca z kuratorami sądowymi, polegająca na wspólnych wizytach w środowisku, wymianie opinii na temat rodzin oraz ustaleniu form pomocy. We współpracy z PCPR przeprowadzono 39 wywiadów i opinii w rodzinach ubiegających się o pełnienie funkcji rodzin zastępczych, przeprowadzono 10 postępowań w celu ustalenia odpłatności rodzica naturalnego za pobyt dziecka w rodzinie zastępczej lub innej placówce. W domach pomocy społecznej umieszczono 5 mieszkańców gminy po uprzednim szczegółowym zbadaniu ich sytuacji. W ramach współpracy pracowników socjalnych z Urzędem Miasta 26 rodzin otrzymało mieszkania socjalne poprawiając tym samym sytuację bytową, przeprowadzono 16 wywiadów dot. osób ubiegających się o dodatki mieszkaniowe bądź poświadczenie prawa do bezpłatnej opieki lekarskiej. We współpracy z Komisariatem Policji i Strażą Miejską dokonano monitoringu 14 osób bezdomnych przed okresem zimowym i podjęto działania zabezpieczające ich potrzeby (umieszczenie w schronisku, ciepła odzież). Współpracując z Komisją ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych przeprowadzono 45 wywiadów u osób uzależnionych, 1 osobę skierowano na leczenie. W wyniku pracy socjalnej wśród rodzin 30 dzieci zakwalifikowano na organizowane kolonie letnie. W ramach aktywizacji zawodowej 21 osób skierowano do pomocy w Centrum Integracji Społecznej. W celu zatrudnienia zaopiniowano 92 wnioski dla osób skierowanych do prac społecznie użytecznych oraz interwencyjnych na rzecz gminy. Pracownicy socjalni ściśle współpracują z Urzędem Pracy starając się wspomóc w znalezieniu zatrudnienia osoby z rodzin zubożałych. W wyniku tego 6 osób podjęło pracę. W latach pracownicy dokonali naboru beneficjentów do programu systemowego POKL, mającego na celu szkolenie zawodowe i aktywizację zawodową dla 52 osób. W wyniku szkoleń pracę podjęło 21 osób, pozostali są w trakcie poszukiwania pracy. 6

7 Osoby z terenu objętego działaniem Ośrodka mają możliwość skorzystać z poradnictwa specjalistycznego w Punkcie Konsultacyjnym (psycholog, terapeuta, kurator). w 2011 r. odnotowano: - konsultacje z terapeutą uzależnień 284 porady, - konsultacje z psychologiem 56 porad. W aktach kontroli znajdują się informacje Kierownika Ośrodka na temat prowadzonej pracy socjalnej, działań profilaktycznych, organizacji dożywiania społeczności lokalnej z terenu Miasta i Gminy Kalisz Pomorski. Akta kontroli str Na podstawie losowo wybranych akt szczegółowo zbadano dokumentację osób korzystających z podstawowych form świadczeń pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych. Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków stałych i składek na ubezpieczenie zdrowotne, zasiłków okresowych, świadczeń przyznanych w ramach programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania, zasiłków celowych, specjalnych zasiłków celowych, usług opiekuńczych, skierowań do domów pomocy społecznej oraz odpłatności za pobyt w placówce na podstawie następujących decyzji: 1. Zasiłki stałe i składki na ubezpieczenie zdrowotne Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków stałych i składek na ubezpieczenie zdrowotne przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 37 i art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) niezbędne do przyznania zasiłku stałego i składki na ubezpieczenie zdrowotne. 7

8 2. Świadczenia przyznane w ramach programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania W ramach ww. programu w 2011 r. ze świadczeń skorzystały 593 osoby. Sprawdzono dokumentację dotyczącą ww. świadczeń przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 39 ust.1 i 2 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.), ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 267, poz z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 25, poz. 186 z późn. zm.) niezbędne do przyznania świadczenia w ramach ww. programu. 3. Zasiłki okresowe Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków okresowych przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 38 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) niezbędne do przyznania zasiłku okresowego. 4. Usługi opiekuńcze Sprawdzono dokumentację dotyczącą przyznanych ww. usług na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) 8

9 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 50 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.), a także Uchwały Nr XXIV/125/2004 Rady Miejskiej w Kaliszu Pomorskim z dnia 27 października 2004 r. w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze niezbędne do przyznania ww. usług. 5. Zasiłki celowe i specjalne zasiłki celowe Zasiłki celowe przyznawane są w szczególności na dofinansowanie zakupu opału, leków i inne cele bytowe. Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków celowych i specjalnych zasiłków celowych przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Schronienie Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 39 ust. 1 i 2 oraz art. 41 pkt 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) niezbędne do przyznania zasiłków celowych i specjalnych zasiłków celowych. 6. Skierowania do domów pomocy społecznej i odpłatność za pobyt w placówce Sprawdzono dokumentację dotyczącą skierowań do domów pomocy społecznej i odpłatności za pobyt w placówce na podstawie decyzji: Decyzja Nr (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr Decyzja Nr

10 Decyzja Nr Decyzja Nr Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 54 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) niezbędne do przyznania opieki w ww. placówkach. 7. Składki na ubezpieczenie zdrowotne za osobę bezdomną Sprawdzono dokumentację dotyczącą składek na ubezpieczenie zdrowotne przyznanych osobie objętej indywidualnym programem wychodzenia z bezdomności na podstawie następującej decyzji: Decyzja Nr Skontrolowana sprawa spełnia warunki art. 17 ust. 1 pkt 20 i art. 49 ust. 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) niezbędne do przyznania składki na ubezpieczenie zdrowotne. III. USTALENIA KOŃCOWE Na podstawie zbadanej w trakcie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości co do merytorycznej zasadności przyznawania poszczególnych rodzajów świadczeń. Rodziny spełniały kryterium dochodowe uprawniające do korzystania ze świadczeń pomocy społecznej. Wywiady środowiskowe przeprowadzane są zgodnie z 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 kwietnia 2005 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 77, poz. 672 z późn. zm.) oraz 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 27, poz. 138). W trakcie czynności kontrolnych zespół inspektorów przeprowadził instruktaż w zakresie opracowywania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń z pomocy społecznej, a także w zakresie opracowywania decyzji administracyjnych oraz terminów ich doręczania i wypłat świadczeń. Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim pouczono o przysługującym prawie: zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole, odmowy podpisania protokołu kontroli, składając, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. 10

11 Egzemplarz Nr 2 Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla: - Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim, - Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Wydział Spraw Społecznych. Kontrolę odnotowano w książce kontroli Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim pod pozycją nr 22. Kalisz Pomorski, dnia Kierownik jednostki kontrolowanej... Kontrolujący... Kontrolujący Protokół sporządzono: r. 11