UMOWA nr DSK/ /2014. zawarta w dniu... w Warszawie między:

Transkrypt

1 UMOWA nr DSK/ /2014 zawarta w dniu... w Warszawie między: Skarbem Państwa Ministerstwem Środowiska z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wawelskiej 52/54, kod pocztowy , NIP , w imieniu i na rzecz którego działa Pani Aleksandra Malarz, Zastępca Dyrektora w Departamencie Strategii i Komunikacji, na podstawie pełnomocnictwa nr 57 z dnia 27 czerwca 2014 r., zwanym dalej Zamawiającym, a., z siedzibą w, przy ul..., kod pocztowy.., NIP:, REGON:., wpisaną do.. pod nr, reprezentowaną przez.., zwaną dalej w treści umowy Wykonawcą Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać na rzecz Zamawiającego Zamówienie pn. Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze międzynarodowej dwóch konferencji pn.: "Razem ku Zielonej Przyszłości NMF i MF EOG w sektorze środowiska" oraz VII międzynarodowej konferencji Dbając o Zieloną Przyszłość, promujących Program Infrastruktura i Środowisko oraz fundusze norweskie i Europejskiego Obszaru Gospodarczego pochodzące z Islandii, Liechtensteinu oraz Norwegii, zwane w dalszej treści umowy Zamówieniem", w zakresie określonym w Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. 2. Zamawiający oświadcza, że niniejsze Zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko oraz ze środków funduszy Europejskiego Obszaru Gospodarczego , pochodzących z Islandii, Liechtensteinu oraz Norwegii. 3. Termin realizacji zamówienia określa się od dnia zawarcia umowy do dnia 5 grudnia 2014 r.; a terminy konferencji to r. i.2014 r. 2. Wykonawca zobowiązuje się przystąpić do realizacji Zamówienia od dnia zawarcia niniejszej umowy W terminie pięciu dni od dnia zawarcia umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia: 1) miejsce organizacji konferencji i seminarium wraz z oprawą wizualną; 2) miejsce organizacji kolacji wraz oprawą wizualną; 3) miejsce i program wizyty studyjnej; 4) propozycje menu; 5) projekt formularza zgłoszeniowego dla uczestników konferencji, seminarium opracowany w formie elektronicznej; 6) projekt zaproszeń na konferencje w języku polskim i angielskim, 7) projekt identyfikatorów; str. 1

2 8) wzór ankiety do oceny konferencji oraz list obecności. 2. Zamawiający zaakceptuje miejsce organizacji konferencji, seminarium oraz wizyty studyjnej na które składają się: hotele, w których będą zakwaterowani goście i pracownicy Zamawiającego, sale konferencyjne, miejsce organizacji kolacji oraz menu w trakcie konferencji, seminarium i materiały, o których mowa w ust. 1 i wszystkie pozostałe elementy związane z organizacją Zamówienia, w terminie trzech dni od dnia przedstawienia propozycji przez Wykonawcę. W przypadku wniesienia przez Zamawiającego uwag do propozycji, o których mowa w ust. 1, Wykonawca jest zobowiązany do wprowadzenia zmian w terminie trzech dni roboczych. Wykonawca będzie zobowiązany poprawiać materiały, proponować nowe menu, nowe miejsce konferencji i kolacji, aż do otrzymania ostatecznej akceptacji Zamawiającego. 3. Nie później niż w terminie dwóch dni od dnia zakończenia konferencji i seminarium Wykonawca przekaże Zamawiającemu pisemny raport z realizacji Zamówienia, do którego będą dołączone: 1) listy obecności podpisane przez uczestników konferencji; 2) ankiety oceny konferencji wypełnione przez uczestników; 3) rejestrację audio - video nakręconą w trakcie konferencji na płycie DVD, bądź innym nośniku elektronicznym umożliwiającym jego odtwarzanie; 4) 200 szt. broszury promującej fundusze norweskie i EOG Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia z tytułu realizacji Zamówienia, zgodnie z kosztorysami powykonawczymi, przedstawionymi przez Wykonawcę, w wysokości nie większej niż. złotych brutto (słownie złotych:.. 00/100), z zastrzeżeniem ust W przypadku zmiany liczby uczestników dopuszcza się obniżenie ostatecznego kosztu wykonania Zamówienia dotyczącego wyżywienia oraz noclegów w hotelu, zgodnie z pozycją jednostkową zawartą w kosztorysie (załącznik nr 2 do umowy). O takiej zmianie Zamawiający powiadomi Wykonawcę mailem lub faksem, w terminie dwóch dni przed terminem konferencji i seminarium. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do całkowitej rezygnacji z następujących usług: tłumaczenia symultanicznego, konsekutywnego i biletów lotniczych, wynajmu sali na konferencję prasową, sprzętu na oprawę multimedialną konferencji, bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów. Zmiana ta jest możliwa do 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. 4. Wynagrodzenie zostanie wypłacone po wykonaniu Zamówienia i po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego, potwierdzającego realizację Zamówienia, w terminie do 21 dni od dnia dostarczenia do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Podstawą wystawienia faktury będzie podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego, który będzie zawierał w szczególności: 1) dzień i miejsce jego sporządzenia; 2) informację o realizacji Zamówienia; 3) liczbę uczestników konferencji. 5. Za dzień zapłaty kwoty wskazanej w ust. 1 uważa się dzień złożenia przez Zamawiającego dyspozycji przelewu na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy Wykonawca jest zobowiązany do informowania, że Zamówienie jest realizowane z udziałem środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej oraz środków finansowych str. 2

3 pochodzących z funduszy Europejskiego Obszaru Gospodarczego , pochodzących z Islandii, Liechtensteinu oraz Norwegii. 2. Wykonawca jest zobowiązany do postępowania zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności", Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz Podręcznikiem komunikacji i identyfikacji wizualnej oraz wymogami dotyczącymi informacji i promocji funduszy EOG i norweskich. 3. Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszego Zamówienia przekaże Wykonawcy w wersji elektronicznej obowiązujące logo Programu Infrastruktura i Środowisko, flagę UE, logo funduszy EOG i norweskich oraz logo Zamawiającego. 4. Wykonawca zapewni ubezpieczenie konferencji, dwudniowego seminarium i wizyty studyjnej. Ubezpieczenie będzie obejmowało szkody osobowe i rzeczowe wyrządzone osobom trzecim w związku z prowadzoną działalnością, wraz z ujęciem szkód powstałych w związku z organizacją imprez, z włączeniem szkód wyrządzonych osobom trzecim przez uczestników konferencji Wykonawca jest zobowiązany informować Zamawiającego o wszelkich trudnościach i przeszkodach w realizacji Zamówienia. 2. Do kontaktów w sprawie niniejszego Zamówienia upoważnione są następujące osoby: 1) ze strony Wykonawcy koordynator:.. tel.: adres do korespondencji: 2) ze strony Zamawiającego:.. tel.:. .. adres do korespondencji: Ministerstwo Środowiska ul. Wawelska 52/54, Warszawa, fax: (22) Wykonawca może powierzyć realizację całości lub części wykonania Zamówienia osobom trzecim (podwykonawcom). 2. W każdym przypadku, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób trzecich działających na jego zlecenie, jak za własne działania lub zaniechania. 1. W wyniku realizacji Zamówienia powstaną utwory w postaci: 1) płyty DVD podsumowującej konferencje w technice audio-video; 2) zaproszeń; 3) broszury promującej fundusze norweskie i EOG; 8. str. 3

4 4) identyfikatorów. 2. Wykonawca przekaże Zamawiającemu utwory, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, w terminie do 14 dni po zakończeniu konferencji. 3. Z chwilą zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 1, Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do korzystania i rozpowszechniania utworów, o których mowa w ust. 1, w całości i fragmentach, jako utworów odrębnych lub wspólnie z innym utworem, na cały okres ochrony autorskich praw majątkowych, na wszystkich polach eksploatacji na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.), a w szczególności do: 1) utrwalania i zwielokrotniania egzemplarzy bez ograniczeń ilościowych techniką drukarską, techniką cyfrową, do zapisu magnetycznego, a także do utrwalenia w pamięci komputerów, w tym spełniających rolę serwerów, jak i w sieciach multimedialnych, w tym typu Internet, a także poprzez wydruk komputerowy, na każdym znanym w dacie zawarcia niniejszej umowy nośniku; 2) publicznej prezentacji (na ekranie), w tym podczas seminariów i konferencji; 3) rozpowszechniania bez żadnych ograniczeń ilościowych, odrębnie lub w ramach utworów zbiorowych, w szczególności poprzez wprowadzenie do obrotu, najem lub użyczenie oryginału lub egzemplarzy, na których ich fragmenty utrwalono (w szczególności utrwalonych technikami, o których mowa w pkt 1; 4) wykorzystywania i rozpowszechniania we wszelkiego rodzaju mediach audiowizualnych oraz sieci szerokiego dostępu (Internet); 5) zezwalania na kompilację. 4. Wykonawca oświadcza, że: 1) wszelkie utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jakimi będzie się posługiwał w toku realizacji Zamówienia objętego niniejszą umową, a także powstałych w jej trakcie lub wyniku, będą oryginalne, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim; 2) nabędzie prawa, w tym autorskie prawa majątkowe dotyczące utworów, którymi będzie posługiwać się przy tworzeniu materiałów, o których mowa w ust. 1; 3) nie dokonał i nie dokona rozporządzeń prawami, w tym autorskimi prawami majątkowymi do materiałów w zakresie, jaki uniemożliwiłby ich nabycie przez Zamawiającego. 5. Wykonawca odpowiada za naruszenie dóbr osobistych lub praw autorskich i pokrewnych osób trzecich, spowodowane w trakcie lub w wyniku realizacji Zamówienia objętego umową lub dysponowania przez Zamawiającego materiałami, o których mowa w ust. 1, a w przypadku skierowania z tego tytułu roszczeń przeciwko Zamawiającemu, Wykonawca zobowiązuje się do całkowitego zaspokojenia roszczeń osób trzecich, a także zwrotu Zamawiającemu poniesionych z tego tytułu kosztów. 6. Wynagrodzenie z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych, mieści się w wynagrodzeniu, o którym mowa w 4 ust Wykonawca zapewni niezbędny personel oraz narzędzia dla właściwego i terminowego wykonania Zamówienia. 2. Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby czynności związane z przygotowaniem, organizacją i realizacją Zamówienia nie naruszały zasad ochrony środowiska. str. 4

5 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ogólną i techniczną kontrolę nad wykonaniem Zamówienia określonego w umowie. 4. Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za nadzór nad zatrudnionym personelem oraz zobowiązany jest do wypełnienia wszystkich prawnych zobowiązań związanych z zatrudnieniem personelu W razie niewykonania Zamówienia, jego nienależytego wykonania, bądź nie wywiązania się z któregokolwiek z postanowień umowy, a także jeśli wobec Wykonawcy zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne, Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, żądając zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości 20% kwoty wynagrodzenia brutto, o której mowa w 4 ust. 1, z zastrzeżeniem ust W razie nienależytego wykonania Zamówienia polegającego na niezapewnieniu którejkolwiek z usług lub zapewnieniu jej/ich w sposób niezgodny z wymaganiami Zamawiający może: 1) wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, żądając zapłaty kary umownej w wysokości 20% kwoty wynagrodzenia brutto, o której mowa w 4 ust. 1; albo 2) pomniejszyć wynagrodzenie, o którym mowa w 4 ust. 1, o koszt danej usługi, określony w kosztorysie (załącznik nr 2 do umowy). 3. Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. 11. Spory wynikłe na tle umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 12. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z Polityką Środowiskową Zamawiającego i że jest świadomy znaczenia zgodności z Polityką przy realizacji postanowień zamówienia. 2. Wykonawca zobowiązuje się do zagospodarowania odpadów, powstałych w wyniku realizacji umowy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 3. Wykonawca zobowiązuje się aby transport sprzętu i innych artykułów dla celów konferencji i seminarium powinien odbywać się w pojemnikach transportowych wielokrotnego użytku, a dostawy realizowane poza godzinami szczytu, tj. w godzinach od Niniejsza umowa została zawarta w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie Zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.-prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.). 14. W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. str. 5

6 15. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY str. 6

7 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik 1 do umowy DSK/ /2014 z dnia r. Część I Międzynarodowa Konferencja pn. "Razem ku Zielonej Przyszłości NMF i MF EOG w sektorze środowiska" promująca fundusze norweskie i EOG pochodzące z Islandii, Liechtensteinu oraz Norwegii. Zamówienie przewiduję wizytę studyjną w przeddzień konferencji, konferencję a następnie dwudniowe seminarium naukowe. 1. Uczestnicy konferencji (120 osób konferencja, 80 osób - seminaria) będą reprezentować poniższe grupy docelowe: Beneficjenci i potencjalni beneficjenci funduszy EOG i norweskich oraz partnerzy beneficjentów, Goście specjalni, prelegenci, eksperci, Organizatorzy (MŚ), Darczyńcy, Przedstawiciele instytucji w systemie zarządzania funduszami norweskimi i EOG ( m.in. MiR, NFOŚiGW), osoby zainteresowane Programami dofinansowanymi z funduszy EOG i norweskich i zagadnieniami poruszanymi w trakcie konferencji i seminarium. 2. Miejsce konferencji i seminarium naukowego Warszawa. Wymagania odnośnie do obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja i seminarium naukowe (dwudniowe) musi spełniać następujące wymogi: zlokalizowany jest w Warszawie w promieniu do 10 km w linii prostej od Dworca Centralnego lub dopuszcza się odległość nie większą niż 10 km w przypadku dotarcia do obiektu nie więcej niż jednym środkiem transportu publicznego; w obiekcie świadczy się usługi konferencyjne w sposób regularny; obiekt musi być przystosowany dla osób niepełnosprawnych; zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników; osobne toalety dla mężczyzn, kobiet znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej; obiekt posiada zaplecze umożliwiające wcześniejsze dostarczenie i przechowywanie materiałów konferencyjnych. Sale konferencyjne Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: salę konferencyjną dostosowaną do liczby uczestników o powierzchni nie mniejszej niż 200 m 2, salę klimatyzowaną z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, miejsca siedzące dla uczestników w liczbie co najmniej odpowiadającej liczbie uczestników w ustawieniu teatralnym, stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 6 osób, widoczny dla każdego uczestnika z każdego miejsca sali, nagłośnienie: dwa mikrofony stacjonarne oraz dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe), nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali; projektor multimedialny oraz ekran (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika z każdego miejsca sali), str. 7

8 pomieszczenie na konferencję prasową na co najmniej 20 osób. 3. Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników konferencji w promieniu 500 metrów od miejsca konferencji. WIZYTA STUDYJNA Wykonawca zorganizuje wizytę studyjną dla 20 uczestników (przedstawiciele Darczyńców i przedstawiciele instytucji w systemie wdrażania funduszy norweskich i EOG) na dzień przed konferencją. Wizyta studyjna na terenie Warszawy bądź okolic (do 70 km) ma na celu ukazanie uczestnikom wizyty efektów przedsięwzięć dofinansowanych z funduszy europejskich, funduszy norweskich i EOG oraz ma na celu wymianę doświadczeń. Wykonawca zapewni transport, opiekę pilota-tłumacza (z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski), który będzie oprowadzał gości po odwiedzanych obiektach. W programie wizyty studyjnej należy uwzględnić zaprezentowanie informacji o odwiedzanym regionie, ciekawostki turystyczne, kulturalne i gospodarcze. Ponadto Wykonawca zapewni uczestnikom atrakcję kulturalno-naukową. Wizyta studyjna rozpocznie się na dzień przed konferencją o godzinie wyjazd spod hotelu, w którym zakwaterowani będą goście. Wykonawca zapewni transport dla uczestników oraz obiad w trakcie wizyty (Zamawiający akceptuje propozycję restauracji i menu). Czas trwania wizyty studyjnej co najmniej w godz osób ZAKWATEROWANIE Wykonawca zapewni 3 noclegi w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania dla 10 osób wskazanych przez Zamawiającego. Pokoje 1 osobowe lub do pojedynczego wykorzystania w hotelu o standardzie co najmniej czterogwiazdkowym ze śniadaniem (zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, z późn. zm.) dla uczestników konferencji, położonym maksymalnie 2 km od miejsca konferencji (odległość obliczana jako odległość pomiędzy adresem miejsca konferencji, a adresem hotelu, za pomocą narzędzia maps.google.pl, trasa piesza). 30 dób hotelowych Kolacja w dniu poprzedzającym konferencję Zorganizowanie kolacji wraz z obsługą kelnerską w dzień przed konferencją dla organizatorów, prelegentów i gości VIP oraz przedstawicieli instytucji w systemie wdrażania funduszy EOG i norweskich. Zamawiający zastrzega, że kolacja zostanie podana w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników konferencji. 20 osób Zamawiający akceptuje miejsce kolacji. Wykonawca zapewni kolację składającą się przynajmniej z: przystawki, zupy, dania głównego, deseru, zimnej płyty, a także świeżo parzonej gorącej kawy i herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz soków owocowych 100%. Wykonawca str. 8

9 zapewni również menu wegetariańskie oraz menu specjalne dla osób cierpiących na alergię pokarmową (według wcześniejszych zgłoszeń). Liczba dań wegetariańskich i specjalnych zostanie określona na podstawie zgłoszeń uczestników w formularzach zgłoszeniowych. KONFERENCJA Wykonawca zorganizuje rekrutację na konferencję przez stworzenie strony lub podstrony www, przez którą uczestnicy będą zgłaszać swój udział wypełniając formularz zgłoszeniowy. Strona, zaproszenia i formularze muszą być dostępne również w języku angielskim. Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji zgłoszeń. Koszty wynajmu sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem leżą po stronie Wykonawcy. Wykonawca zapewni oprawę wizualną sali konferencyjnej (przynajmniej: recepcja, oświetlenie na sali konferencyjnej, oznakowanie, nagłośnienie, itp.). Ponadto Wykonawca zapewni na stole prezydialnym dla co najmniej 6 osób wodę niegazowaną i gazowaną w szklanych małych butelkach 0,33 l w ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z liczbą szklanek odpowiadającej liczbie prelegentów oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji. Aranżacja sali konferencyjnej będzie podlegała akceptacji Zamawiającego. Konferencja będzie się odbywać w godzinach z dwiema przerwami kawowymi i obiadem. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia zapewni: oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali zgodnie z wytycznymi Zamawiającego; obsługę akustyczno-techniczną podczas konferencji; obsługę szatni dla 120 uczestników konferencji. 1 dzień Organizacja recepcji (liczba stanowisk umożliwiająca swobodną rejestrację 120 uczestników konferencji, oznaczenie recepcji w języku polskim oraz angielskim, miejsce na 120 materiałów konferencyjnych dla uczestników) oraz zapewnienie obsługi recepcji (również w języku angielskim) w godzinach 09:00-18:00. Zapewnienia osoby do obsługi technicznej wydarzenia odpowiedzialnej za: a) sprawne funkcjonowanie całej infrastruktury technicznej dostarczanej przez Wykonawcę, b) dbałość o prawidłową organizację wydarzenia pod względem technicznym, w tym wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem paneli dyskusyjnych oraz wystąpień podczas konferencji, takich jak instalowanie prezentacji poszczególnych prelegentów, przełączanie slajdów itp. Wykonawca zapewni podczas konferencji konferansjera prowadzącego konferencję. str. 9

10 Wybór konferansjera musi być uzgodniony z Zamawiającym. Zamawiający wymaga, by była to osoba z kilkuletnim doświadczeniem w pracy w branży dziennikarskiej i/lub estradowej, posiadająca podstawową wiedzę z zakresu zagadnień biznesowych, ekonomicznych, środowiskowych. Ponadto osoba ta powinna kojarzyć się z promocją ekologicznego stylu życia. Wykonawca przedstawi propozycje konferansjerów i Zamawiający dokona wyboru. W przypadku braku akceptacji ze strony Zamawiającego Wykonawca przedstawi kolejnych kandydatów na konferansjera do momentu ostatecznego wyboru prowadzącego przez Zamawiającego. KOLACJA W DNIU KONFERENCJI Zorganizowanie kolacji wraz z obsługą kelnerską w dniu konferencji dla prelegentów i ekspertów, którzy zgłosili się do udziału w seminarium. Zamawiający zastrzega, że kolacja zostanie podana w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników konferencji. Miejsce zorganizowania kolacji musi uzyskać akceptację Zamawiającego. Wykonawca zapewni kolację składającą się przynajmniej z: przystawki, zupy, dania głównego, deseru, zimnej płyty, a także świeżo parzonej gorącej kawy i herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz soków owocowych 100%. Wykonawca zapewni również menu wegetariańskie oraz menu specjalne dla osób cierpiących na alergię pokarmową (według wcześniejszych zgłoszeń). Liczba dań wegetariańskich i specjalnych zostanie określona na podstawie zgłoszeń uczestników w formularzach zgłoszeniowych. 20 osób KONFERENCJA PRASOWA W TRAKCIE KONFERENCJI Wykonawca zapewni salę lub przestrzeń dostosowaną do zorganizowania godzinnej konferencji prasowej w trakcie, przed lub po konferencji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z sali lub przestrzeni konferencyjnej na konferencję prasową. 1 godz. DWUDNIOWE SEMINARIUM NAUKOWE Wykonawca zapewni obsługę dwudniowego seminarium naukowego dla potencjalnych beneficjentów, beneficjentów funduszy EOG i norweskich, partnerów beneficjentów, przedstawicieli Darczyńców, ekspertów i instytucji wdrażających fundusze EOG i norweskie. Wykonawca zorganizuje rekrutację na seminarium przez stworzenie strony lub podstrony www, przez którą uczestnicy będą zgłaszać swój udział wypełniając formularz zgłoszeniowy. Strona, zaproszenia i formularze muszą być dostępne również w języku angielskim. Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji zgłoszeń. 2 dni (2x80 osób) Koszty wynajmu sali wraz z wyposażeniem leżą po stronie Wykonawcy. Wykonawca zapewni oprawę wizualną sali (recepcja, oświetlenie na sali konferencyjnej, str. 10

11 oznakowanie, nagłośnienie, itp.) wraz materiałami seminaryjnymi (notesy, długopisy, torby oznakowane zgodnie z Wytycznymi Zamawiającego). Ponadto Wykonawca zapewni na stole prezydialnym dla co najmniej 6 osób wodę niegazowaną i gazowaną w szklanych małych butelkach 0,33 l w ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z liczbą szklanek odpowiadającej liczbie prelegentów oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji. Aranżacja sali będzie podlegała akceptacji Zamawiającego. Seminaria będą odbywać się w godzinach z dwiema przerwami kawowymi i obiadem w każdym dniu. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia zapewni: oznakowanie sali oraz drogi do sali zgodnie z Wytycznymi Zamawiającego; obsługę akustyczno-techniczną podczas konferencji; obsługę szatni dla uczestników seminarium. Organizacja recepcji (liczba stanowisk umożliwiająca swobodną rejestrację 80 uczestników konferencji, oznaczenie recepcji w języku polskim oraz angielskim, miejsce na 80 materiałów seminaryjnych dla uczestników) oraz zapewnienie obsługi recepcji również w języku angielskim w godzinach 09:00-18:00. Zapewnienia osoby do obsługi technicznej wydarzenia odpowiedzialnej za: a) sprawne funkcjonowanie całej infrastruktury technicznej dostarczanej przez Wykonawcę, b) dbałość o prawidłową organizację wydarzenia pod względem technicznym, w tym wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem paneli dyskusyjnych oraz warsztatów podczas seminariów, takich jak instalowanie prezentacji poszczególnych prelegentów, przełączanie slajdów itp. ORGANIZACJA Wykonawca zapewni możliwość przeprowadzenia warsztatów podczas seminarium tj. odpowiednie ułożenie stołów i krzeseł, udostępnienie flipchartu itp. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie również uzgodnienie programu seminarium z Zamawiającym. Zarys programu zostanie przekazany Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy i będzie zawierał godzinowy harmonogram seminarium. DOJAZDY I TRANSFERY Bilety lotnicze Wykonawca zakupi bilety lotnicze do Warszawy w dwie strony dla maksymalnie 10 osób (Bruksela - 2 bilety, Norwegia 4 bilety, Islandia 2 bilety, miasto europejskie- 2 bilety). 2x10 szt. str. 11

12 USŁUGA TRANSPORTOWA /PRZEWÓZ OSÓB Zapewnienie transportu uczestników konferencji (VIP, prelegenci, MŚ) w trakcie trwania konferencji, polegającego na oddaniu do dyspozycji Zamawiającego kierowcy i samochodu mieszczącego min. 8 pasażerów przez 4 dni (średni limit 200 km/dzień, czyli 800 km/4 dni). 4 dni USŁUGA TŁUMACZEŃ 1. Wykonawca zapewni tłumacza konsekutywnego (język angielski) w dniu konferencji i przez dwa dni seminarium w godz do Wykonawca zapewni tłumaczenie symultaniczne (min. 2 tłumaczy) w trakcie konferencji i seminarium: z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski wraz z niezbędnym do tego sprzętem. Usługa tłumaczenia obejmuje zapewnienie sprzętu niezbędnego do prawidłowej realizacji usługi, czyli między innymi: kabiny do tłumaczenia symultanicznego, słuchawki oraz obsługi technicznej sprzętu. Za sposób zabezpieczenia aparatów/słuchawek do tłumaczeń symultanicznych odpowiada Wykonawca. Czas trwania konferencji i seminarium: od godz do dni Serwis kawowy W ramach świadczonej usługi cateringowej wykonawca zapewni: serwis kawowy dla uczestników, serwowany podczas przerw kawowych (przy rejestracji i 3 przerwy kawowe w trakcie konferencji i po 3 przerwy kawowe każdego dnia seminarium) w pomieszczeniu odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja: świeżo parzona gorąca kawa i herbata (co najmniej 4 rodzaje herbat w torebkach), cukier, cytryna do herbaty, mleko do kawy; sok owocowy 100% - co najmniej 3 rodzaje, woda gazowana i niegazowana; ciasta, kruche ciastka, owoce. 3x120 szt. 3x80 szt. Obiad Przygotowanie dogodnej przestrzeni wraz ze stosowną dekoracją stołów do świadczenia usługi cateringowej (obrus, dekoracja ze świeżych kwiatów, zastawa, itp.). Wykonawca zapewni obiad w formie bufetu, składający się z minimum 2 dań ciepłych z możliwością dowolnego wyboru zestawu obiadowego, spośród co najmniej 2 propozycji składających się z pierwszego i drugiego dania oraz minimum 1 dania wegetariańskiego na ciepło. W ramach obiadu wykonawca zapewni również deser, gorącą świeżo parzoną kawę i herbatę, sałatki (min. dwa rodzaje) deser (wyroby cukiernicze, owoce), sok owocowy 100% - 3 różne smaki, woda mineralna niegazowana i gazowana. Dodatkowo Wykonawca przewidzi możliwość zgłoszenia przez uczestników zapotrzebowania na indywidualne dania dla osób cierpiących na 120 szt. 2x80 szt. str. 12

13 alergię pokarmową na min. 2 dni robocze przed konferencją i seminarium. Obiad serwowany będzie w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja. Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów oraz sprzątanie). Obsługa konferencji i seminarium Wykonawca zapewni pełną obsługę Konferencji tj.: przygotowanie i wysyłkę zaproszeń (w tym zaproszeń dla gości zagranicznych w języku angielskim), przyjmowanie zgłoszeń na wizytę studyjną, konferencję i dwudniowe seminarium (ostatecznie Zamawiający akceptuję listy uczestników), konfekcjonowanie przekazanych przez Zamawiającego akcesoriów konferencyjnych oraz innych materiałów informacyjno-promocyjnych (w tym imiennych identyfikatorów, oznakowanych papierowych toreb konferencyjnych) w pakiety konferencyjne dla uczestników. Zapewnienie obsługi personelu technicznego podczas wizyty studyjnej oraz przed i w trakcie konferencji. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia recepcji konferencji i seminarium tj.: w godzinach , w tym m.in. rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów konferencyjnych, rozdanie identyfikatorów, udzielanie uczestnikom wszelkich informacji organizacyjnych w trakcie trwania konferencji również w języku angielskim, zmiana tabliczek na stole prezydialnym i inne prace zlecane recepcji na bieżąco przez Zamawiającego w trakcie trwania konferencji. Elementy do opracowania przez Wykonawcę: opracowanie koncepcji graficznej i udźwiękowienia przygotowanych prezentacji, slajdów tytułowych przygotowanych na potrzeby organizacji konferencji i seminarium. Wszystkie powyższe elementy składowe powstałych animacji graficznych oraz aranżacji pomieszczeń muszą być uzgodnione i zatwierdzone przez Zamawiającego. Rejestracja audio-video konferencji oraz montaż maksymalnie 10 minutowego filmu z lektorem podsumowującego konferencję i seminarium 5 i 1-minutowego skrótu filmowego. Ponadto Wykonawca dostarczy krótki film z wizyty studyjnej u beneficjentów funduszy EOG i norweskich obejmujący opis projektów oraz krótkie wypowiedzi podsumowujące wrażenia uczestników po wizycie. (film zmontowany w wersji polskiej i angielskiej). Wykonawca dostarczy również minimum 50 zdjęć ukazujących wszystkich prelegentów, najważniejsze wydarzenia w trakcie konferencji i seminarium. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru zdjęć spośród wykonanych. Wykonawca zaprojektuje i wykona zabudowę i/lub oznakowanie recepcji oraz oznaczenie stanowisk, strzałki kierunkowe, tablice informacyjne, oznaczenie szatni, toalet, odpowiednie oświetlenie itp. w liczbie zapewniającej właściwe oznakowanie konferencji i seminarium. str. 13

14 Wykonawca wskaże koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą wszystkich osób i służb zaangażowanych w organizację konferencji i seminarium (obsługa techniczna, obsługa gastronomiczna, tłumacze i pozostałe oraz informowanie Zamawiającego i personelu o każdej zmianie programu, opóźnieniu itp.). Zaprojektowanie i wydruk materiałów obejmuje: imienne identyfikatory zaproszenia na wizytę studyjną, konferencję, seminarium w języku polskim i angielskim oraz przygotowanie elektronicznej wersji formularza zgłoszeniowego, zaproszenia do wysyłki drogą mailową (w języku polskim i angielskim), ankiety ewaluacyjne w języku polskim i angielskim, notatniki (120 szt., 80 szt. +10%), oznakowane torby papierowe (120szt., 80 szt. +10%), listy obecności, zawierające co najmniej następujące informacje: imię i nazwisko, nazwę instytucji, podpis, , oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby organizacji konferencji. Dodatkowo Wykonawca opracuje i wydrukuje materiały w postaci broszury na temat funduszy EOG i norweskich. Opracowanie w liczbie 200 szt. będzie zawierało oprócz istotnych treści, krótkich informacji nt. aplikowania o środki w ramach Programów, efekty dotychczas zrealizowanych inwestycji również zdjęcia oraz grafiki, infografiki. Opracowanie graficzne, skład i wydruk leży po stronie Wykonawcy po wcześniejszej akceptacji Zamawiającego. Wymagania minimalne: publikacja w formacie A4, liczba stron opracowania co najmniej 24 plus okładka, druk 4+4, druk offsetowy, zszycie zeszytowe, środki: papier - kreda mat, gramatura nie mniej niż 170 gram, okładka: papier kreda mat, gramatura nie mniej niż 200 gram, uszlachetnienie folia matowa, lakier UV wybiórczo. Wizualizacja publikacji będzie zgodna z Podręcznikiem Komunikacji i Identyfikacji wizualnej oraz wymogami dotyczącymi informacji i promocji w ramach funduszy EOG i norweskich. 200 szt. (+10%) Część II VII Międzynarodowa Konferencja Dbając o Zieloną Przyszłość - fundusze UE w sektorze środowiska" promującej POIiŚ w Krakowie 1. Uczestnicy spotkania będą reprezentować poniższe grupy docelowe: Organizatorzy (Ministerstwo Środowiska) - ok. 10 osób, Beneficjenci środowiskowych priorytetów i Instytucje Wdrażające POIiŚ - ok. 130 osób, Goście specjalni, prelegenci (VIP) - ok. 10 osób. 2. Miejsce konferencji Kraków. Miejsce konferencji musi spełniać łącznie poniższe warunki: obiekt musi być przystosowany do przeprowadzenia konferencji dla 150 osób. Sala konferencyjna powinna być przestronna (bez filarów i innych tego typu konstrukcji, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać uczestnictwo i odbiór treści przekazywanych w trakcie konferencji, w tym np. przesłaniać widok) wyposażona w odpowiednie nagłośnienie i klimatyzację. Obiekt miejsce str. 14

15 spotkania musi cechować się funkcjonalnością, nowoczesnością formy, wyposażenia i architektury wnętrz, aby przyciągnąć zainteresowanie uczestników konferencji, zwiększając prawdopodobieństwo jak najliczniejszego udziału, obiekt musi być zlokalizowany w odległości nie większej niż 10 km od głównego dworca PKP w Krakowie z możliwością dojazdu komunikacją miejską, obiekt musi być przystosowany dla osób niepełnosprawnych, zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników; osobne toalety dla mężczyzn, kobiet znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, możliwość wcześniejszego dostarczenia i przechowywania materiałów konferencyjnych. Sale konferencyjne Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 6 osób, widoczny dla każdego uczestnika z każdego miejsca sali, salę klimatyzowaną z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, miejsca siedzące dla uczestników w odpowiedniej liczbie w ustawieniu teatralnym, nagłośnienie: dwa mikrofony stacjonarne oraz dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe), nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie Sali, projektor multimedialny oraz ekran (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika z każdego miejsca sali), 4. Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe dla wszystkich uczestników konferencji w promieniu 50 metrów od miejsca konferencji. KOLACJA DZIEŃ PRZED ROZPOCZĘCIEM KONFERENCJI Zorganizowanie kolacji w przeddzień konferencji dla beneficjentów środowiskowych priorytetów POIiŚ, organizatorów, prelegentów i gości VIP oraz przedstawicieli instytucji w systemie wdrażania POIiŚ. Wynajem sali wraz z oprawą artystyczną, niezbędnym sprzętem i obsługą techniczną. Sala na kolację (gala dinner) w dniu poprzedzającym konferencję musi być pomieszczeniem mogącym pomieścić 150 osób w układzie bankietowym. Zamawiający zastrzega, że kolacja ma być podana w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników konferencji. Wykonawca zapewni również szatnię dla uczestników kolacji. Miejsce organizacji kolacji wymaga akceptacji Zamawiającego. Kolacja wraz z obsługą kelnerską Wykonawca zapewni kolację składającą się przynajmniej z: przystawki, zupy, dania głównego, deseru, zimnej płyty, a także kawy nierozpuszczalnej, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz innych napoi (soki owocowe100%). Wykonawca zapewni również menu wegetariańskie oraz menu specjalne dla osób cierpiących na alergię pokarmową (według wcześniejszych zgłoszeń). Liczba dań wegetariańskich i specjalnych zostanie określona na podstawie zgłoszeń uczestników w formularzach zgłoszeniowych. KONFERENCJA Wynajem sali konferencyjnej z wyposażeniem i oprawą wizualną Sala konferencyjna na 150 osób w układzie teatralnym. Sala konferencyjna powinna być przestronna (bez filarów i innych tego typu konstrukcji, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać uczestnictwo i odbiór treści przekazywanych w trakcie konferencji, w tym np. przesłaniać widok). 150 osób 150 osób 1 dzień str. 15

16 Sala będzie wyposażona w następujące elementy: nagłośnienie, stół prezydialny dla prelegentów i gości specjalnych (min. 6 osób), mikrofony stacjonarne (min. 2 szt.) i przenośne (min. 2 szt.), ekran, projektor multimedialny, komputer/laptop, flipchart, flamastry, klimatyzację. Ponadto Wykonawca zapewni na stole prezydialnym dla co najmniej 6 osób wodę niegazowaną i gazowaną w szklanych małych butelkach 0,33 l w ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z liczbą szklanek odpowiadającej liczbie prelegentów oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji. Aranżacja sali konferencyjnej będzie podlegała akceptacji Zamawiającego. Konferencja będzie się odbywać w godzinach z ciągłą przerwą kawową i przerwą na obiad. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia zapewni: oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali zgodnie z Wytycznymi Zamawiającego; obsługę akustyczno-techniczną podczas konferencji (w tym obsługę oświetlenia). Wykonawca zapewni osoby do obsługi technicznej wydarzenia odpowiedzialne za: sprawne funkcjonowanie całej infrastruktury technicznej dostarczanej przez Wykonawcę, dbałość o prawidłową organizację wydarzenia pod względem technicznym, w tym wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem paneli dyskusyjnych oraz wystąpień podczas konferencji, takich jak instalowanie prezentacji poszczególnych prelegentów, przełączanie slajdów itp. Wynajem powierzchni wystawienniczej Wynajem na terenie obiektu, w którym będzie odbywać się konferencja dodatkowej powierzchni wystawienniczej, znajdującej się przed wejściem na salę konferencyjną lub osobnego otwartego pomieszczenia znajdującego się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej na potrzebny ok. 10 beneficjentów wskazanych przez Zamawiającego, którzy rozmieszczą tam swoje instalacje (stoiska, standy, ścianki, etc) i inne obiekty służące do prezentacji realizowanych projektów. Powierzchnia wystawiennicza może również stanowić część sali konferencyjnej, jednak musi być od niej wyraźnie oddzielona, aby nie utrudniać przebiegu konferencji. Miejsce powinno być dostępne dla beneficjentów, jak i wszystkich uczestników konferencji, na godzinę przed jej rozpoczęciem i godzinę po zakończeniu. Wskazani przez Zamawiającego beneficjenci w celu przygotowania swoich instalacji będą mieć zapewniony dostęp do powierzchni wystawienniczej dzień przed konferencją w godzinach 18:00-21:00. W trakcie trwania konferencji, Wykonawca zapewni odpowiednią obsługę, która przejmie nadzór nad pozostawionymi instalacjami i wszelkim sprzętem beneficjentów służącym do promocji projektów. Dostępna powierzchnia wystawiennicza powinna liczyć około 100 m 2. Rozmieszczenie instalacji powinno umożliwić swobodne przemieszczanie się między nimi. Instalacje powinny być rozmieszczone jedna obok drugiej. Każdy beneficjent powinien otrzymać dostęp do sieci elektrycznej oraz internetowej w celu podłączenia do nich sprzętu elektronicznego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z przestrzeni wystawienniczej. Oprawa multimedialna konferencji Wykonawca podczas trwania konferencji zapewni minimum 3 telewizory LCD/LED (minimum 40 cali każdy z nich) rozstawione na odpowiednich stelażach w sali konferencyjnej w sposób nieutrudniający odbiór przemówień prelegentów, z możliwością odtworzenia materiałów multimedialnych (video, zdjęcia) z nośników danych typu pendrive lub płyt CD/DVD dostarczonych przez Zamawiającego, a także posiadających możliwość włączenia/wyłączenia dźwięku. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z wykorzystania ww. sprzętu RTV. Transmisja online konferencji Wykonawca zapewni przeprowadzenie transmisji video on-line konferencji w Internecie i na stronie Zamawiającego wraz z zapewnieniem linka do strony transmisyjnej na stronie 1 dzień 1 dzień 1 dzień str. 16

17 internetowej Zamawiającego. Transmisja powinna obejmować wystąpienia prelegentów w sposób nieprzerwany przez cały czas trwania konferencji. Serwisy kawowe w trakcie konferencji Wykonawca zapewni ciągłą przerwę kawową, na którą składać się będą: świeżo parzona gorąca kawa i herbata (co najmniej 4 rodzaje herbat w torebkach), cukier, cytryna do herbaty, mleko do kawy; sok 100% - co najmniej 3 rodzaje, woda gazowana i niegazowana; ciasta, kruche ciastka, owoce. Obiad Wykonawca zapewni obiad w formie bufetu, składający się z minimum 2 dań ciepłych z możliwością dowolnego wyboru zestawu obiadowego, spośród co najmniej 2 propozycji składających się z pierwszego i drugiego dania oraz minimum 1 dania wegetariańskiego na ciepło. W ramach obiadu wykonawca zapewni również deser, świeżo parzoną gorącą kawę i herbatę. Dodatkowo Wykonawca przewidzi możliwość zgłoszenia przez uczestników zapotrzebowania na indywidualne dania dla osób cierpiących na alergię pokarmową na min. 2 dni robocze przed konferencją. Przygotowanie dogodnej przestrzeni wraz ze stosowną dekoracją stołów do świadczenia usługi cateringowej (obrus, dekoracja ze świeżych kwiatów, porcelanowa zastawa, itp.). Obiad serwowany będzie w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja. Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów oraz sprzątanie). ZAKWATEROWANIE Wykonawca zapewni nocleg w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania dla 20 osób wskazanych przez Zamawiającego (VIP, MŚ, prelegenci). Pokoje 1-osobowe lub do pojedynczego wykorzystania (20 osób) w hotelu o standardzie co najmniej czterogwiazdkowym ze śniadaniem (zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz. U r. Nr 22, poz. 169, z późn. zm.) dla uczestników konferencji (VIP, MŚ, prelegenci) na jedną dobę hotelową, zlokalizowanym maksymalnie 2 km od miejsca konferencji (odległość obliczana jako odległość pomiędzy adresem miejsca konferencji, a adresem hotelu, za pomocą narzędzia maps.google.pl, trasa piesza). BIURO KONFERENCJI, RECEPCJA KONFERENCJI Organizacja i obsługa: Biuro konferencji wyposażone w komputer ze skanerem, drukarkę kolorową (min. 15str/min) wraz z papierem (min arkuszy A4) oraz dostępem do Internetu. Obsługa recepcji konferencji wraz z obsługą techniczną pomieszczeń. Zapewnienie obsługi personelu technicznego przed i w trakcie konferencji. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia recepcji konferencji przez cały czas trwania konferencji, w godzinach (w tym m.in. rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów konferencyjnych, rozdanie identyfikatorów, udzielanie uczestnikom wszelkich informacji organizacyjnych w języku polskim i angielskim w trakcie trwania konferencji, zmiana tabliczek na stole prezydialnym i inne prace zlecane recepcji na bieżąco przez Zamawiającego w trakcie trwania konferencji). Wykonawca zaprojektuje i wykona zabudowę i/lub oznakowanie recepcji oraz oznaczenie stanowisk, strzałki kierunkowe, tablice informacyjne, oznaczenie szatni, toalet, odpowiednie oświetlenie itp. w liczbie zapewniającej właściwe oznakowanie konferencji. TŁUMACZENIA 150 osób/1 dzień 150 szt. 20 szt. 1 dzień 1 usługa str. 17

18 Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego (min. 2 tłumaczy) podczas konferencji: z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski, wraz z niezbędnym do tego sprzętem. Usługa tłumaczenia obejmuje zapewnienie sprzętu niezbędnego do prawidłowej realizacji usługi, czyli między innymi: kabiny do tłumaczenia symultanicznego, słuchawek oraz obsługi technicznej sprzętu. Za sposób zabezpieczenia aparatów/słuchawek do tłumaczeń symultanicznych odpowiada Wykonawca. Tłumacz konsekutywny w trakcie uroczystej kolacji w dniu poprzedzającym konferencję z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski. 1 dzień 2x4 godziny MATERIAŁY Wydruk materiałów: identyfikatory (150 szt.), zaproszenia na konferencję również w wersji elektronicznej (150 szt.) i na uroczystą kolację (80 szt.), ankiety ewaluacyjne (150 szt.). Materiały drukowane i w wersji elektronicznej w języku polskim i angielskim. Zapisanie materiałów na dostarczone przez Zamawiającego nośniki typu pendrive (150 szt. ) Zapisanie na nośnikach elektronicznych dostarczonych przez Zamawiającego materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników konferencji - prezentacje prelegentów i inne materiały konferencyjne. USŁUGA TRANSPORTOWA/PRZEWÓZ OSÓB Zapewnienie transportu uczestników konferencji (VIP, prelegenci, MŚ) w trakcie trwania konferencji Polegające na oddaniu do dyspozycji Zamawiającego kierowcy i samochodu mieszczącego min. 8 pasażerów przez 2 dni (średni limit 200 km/dzień, czyli 400 km/2 dni). Transport materiałów informacyjno-promocyjnych z siedziby Zamawiającego na miejsce konferencji i po konferencji do siedziby Zamawiającego Transport z siedziby Zamawiającego banerów, publikacji, nośników elektronicznych, materiałów szkoleniowych oraz innych materiałów dla uczestników konferencji i dostarczenie ich na miejsce konferencji, a po zakończeniu przewóz banerów i niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego. Pojazd o maksymalnej masie całkowitej do 3,5 t i objętości przestrzeni załadunkowej min. 6m 3. Kurs do Krakowa i z powrotem. PRZYGOTOWANIE I ORGANIZACJA KONFERENCJI ORAZ KOLACJI Koordynacja konferencji Wykonawca wskaże koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą wszystkich osób i służb zaangażowanych w organizację konferencji i kolacji (obsługa techniczna, obsługa gastronomiczna, tłumacze i pozostałe) oraz informował Zamawiającego i personel o każdej zmianie programu, opóźnieniu itp.. Prace przygotowawcze przed i po konferencji, w tym m. in.: Opracowanie i wydruk zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko : zaproszeń dla uczestników konferencji (w tym również ich wysyłka do uczestników konferencji -150 szt.), formularzy zgłoszeniowych, imiennych identyfikatorów, notatników z nadrukiem informującym o konferencji, listy obecności na konferencji, zawierającej co najmniej następujące informacje: imię i nazwisko, nazwę instytucji, oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby organizacji konferencji. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie również uzgodnienie programu konferencji. Zarys programu zostanie przekazany Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy i będzie zawierał godzinowy harmonogram konferencji. 1 usługa 1 usługa 2 dni 2 kursy 2 dni 1 usługa str. 18

19 Przesłanie do uczestników konferencji zaproszeń (poczta tradycyjna i/lub kurier). Przyjmowanie zgłoszeń uczestników konferencji. Ustalenie zasad potwierdzania uczestnikom udziału w konferencji, uroczystej kolacji w przeddzień konferencji, a następnie potwierdzanie uczestnikom udziału w konferencji i kolacji. Przygotowanie imiennych identyfikatorów dla uczestników, prelegentów i przedstawicieli Zamawiającego, ewentualny dodruk identyfikatorów w trakcie konferencji. Sporządzenie listy uczestników. Konfekcjonowanie przekazanych przez Zamawiającego akcesoriów konferencyjnych oraz innych materiałów informacyjno-promocyjnych (w tym identyfikatorów) w pakiety konferencyjne dla wszystkich uczestników. Zorganizowanie systemu oznakowania konferencji: sali konferencyjnej, powierzchni wystawienniczej, recepcji, szatni, toalet itp. Rejestracja audio-video konferencji oraz montaż maksymalnie 10 minutowego filmu z lektorem podsumowującego Konferencję oraz 2-minutowej skróceni wersji filmu. Wykonawca dostarczy również minimum 15 zdjęć ukazujących najważniejsze wydarzenia w trakcie konferencji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru zdjęć spośród wykonanych. Przekazanie Zamawiającemu raportu z wykonania Zamówienia z podsumowaniem ankiet ewaluacyjnych oraz oryginalnych list obecności. Ankieta powinna oceniać minimum następujące elementy: program konferencji, zdobycie nowej wiedzy przez uczestnika, przydatność konferencji, stopień realizacji programu konferencji, organizację konferencji, słabe i mocne strony konferencji. Inspekcja i kontrola wszystkich wynajętych sal i sprzętu. Zapewnienie kontroli dostępu do miejsca konferencji i uroczystej kolacji. str. 19

20 Załącznik nr 2 do umowy DSK/ /2014 z dnia 2014 r.... (pieczęć Wykonawcy) Kosztorysy zamówienia Międzynarodowa Konferencja pn. "Razem ku Zielonej Przyszłości NMF i MF EOG w sektorze środowiska" promująca fundusze norweskie i EOG pochodzące z Islandii, Liechtensteinu oraz Norwegii. Zakres zamówienia* (szczegóły realizacji zamówienia zostały określone w Opisie przedmiotu zamówienia) WIZYTA STUDYJNA Liczba i jednostka Cena jednostkowa brutto I II III wizyta studyjna na terenie Warszawy bądź okolic dla 20 uczestników w godz transport uczestników wizyty studyjnej opieka pilota/tłumacza lunch w trakcie wizyty studyjnej KOLACJA W DNIU POPRZEDZAJĄCYM KONFERENCJĘ Kolacja dla 20 osób wraz z obsługą kelnerską I DZIEŃ KONFERENCJI Usługa konferansjera 20 osób 20 osób 20 osób 20 osób Wynajem sali konferencyjnej pierwszego dnia 1 sala konferencji z wyposażeniem i oprawą wizualną dla 120 osób Serwisy kawowe w trakcie konferencji 360szt. (3x120 szt.) Obiad w trakcie konferencji 120 szt. kolacja w dniu konferencji KONFERENCJA PRASOWA W TRAKCIE KONFERENCJI Wynajem sali lub przestrzeni konferencyjnej dla ok. 15 osób umożliwiającej przeprowadzenie konferencji prasowej DWUDNIOWE SEMINARIUM NAUKOWE Wynajem sali konferencyjnej na dwa dni seminarium wraz z wyposażeniem i oprawą wizualną dla 80 osób dwa serwisy kawowe w trakcie każdego dnia seminarium Obiad w trakcie każdego dnia seminarium ZAKWATEROWANIE Noclegi w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania dla 10 osób wskazanych przez Zamawiającego (trzy doby) RECEPCJA I BIURO KONFERENCJI I SEMINARIUM Zorganizowanie biura konferencji i seminarium, obsługi recepcji konferencji wraz z wyposażeniem i obsługą 20 szt. (1 godz.) 1 sala x 2 dni 320 szt.(4x80szt) 160 szt. (2x80 szt.) 30 dób hotelowych 3 dni Łączna kwota brutto* IV (liczba x cena jednostkowa brutto) str. 20