Elektroniczny obieg dokumentów dla Twojego przedsi biorstwa Maksymalizacja wydajnoêci i redukcja kosztów administracji

Transkrypt

1 Elektroniczny obieg dokumentów dla Twojego przedsi biorstwa Maksymalizacja wydajnoêci i redukcja kosztów administracji

2 Ka da firma przetwarza du e iloêci dokumentów. O ile faktury sprzeda y najcz Êciej przetwarzane sà automatycznie poprzez integracj z systemami obecnymi ju w firmie, o tyle faktury zakupu wymagajà ewidencji r cznej. Wg ekspertów, 97% dokumentów w Polsce wymienianych jest właênie w taki sposób, tj. poza dedykowanymi do tego narz dziami, podczas gdy w krajach zachodnich wskaênik ten spadł do 80%. Wg badaƒ, obrót papierowymi dokumentami kosztuje Êredniej wielkoêci firm dziesiàtki tysi cy złotych rocznie, których to kosztów mo na uniknàç. Kosztowny i nieefektywny proces wynika głównie z: r cznego wprowadzania dokumentów, koniecznoêci fizycznej obecnoêci osób decyzyjnych w miejscu akceptowania faktur, braku bie àcej i kompletnej informacji o tym na jakim etapie i u kogo jest w danej chwili dokument, pracochłonnoêci tworzenia kompletnych rezerw kosztowych. OpracowaliÊmy autorski system worklfow, który skutecznie eliminuje wymienione powy ej nieefektywnoêci. Co wyró nia rozwiàzanie MDDP Workflow MDDP zdecydowanie ró ni si od tych, które sà ju dost pne na rynku. Został zaprojektowany na podstawie wiedzy i doêwiadczeƒ ekspertów ACCA, biegłych rewidentów oraz in ynierów oprogramowania wdra ajàcych systemy wspierajàce obiegi dokumentów w polskich i mi dzynarodowych firmach. Wykorzystujàc doêwiadczenie naszych ekspertów zbudowaliêmy innowacyjny system adresujàcy najistotniejsze zagadnienia zwiàzane z procesem obsługi faktur kosztowych: Dost pny z ka dego miejsca na Êwiecie poprzez przeglàdark internetowà. Konfigurowalny system powiadomieƒ o transakcjach. Znacznie redukujàcy koszty administracji ksi gowej. Intuicyjny dost p do danych historycznych poprzez wiele przyjaznych raportów. Dostosowany do polskich realiów legislacyjnych. Nie wymaga poczàtkowej inwestycji CAPEX model sprzeda y w trybie SaaS (Software as a Service).

3 Najwa niejsze cechy funkcjonalne naszego systemu: Monitoring transakcji System powiadomieƒ pilnujàcy terminów akceptacji faktur. Dost p do dokumentów bie àcych i historycznych poprzez intuicyjne raporty. Wielopoziomowa akceptacja, osobna dla uznania kosztów oraz dla zatwierdzenia płatnoêci. MobilnoÊç Dost pnoêç poprzez przeglàdark internetowà brak tzw. klienta, dzi ki czemu mo na zatwierdzaç faktury z dowolnego miejsca na Êwiecie. Brak potrzeby instalacji po stronie u ytkownika - dost pnoêç przez www. ŁatwoÊç delegowania obowiàzków na czas urlopów, zwolnieƒ, etc. ZgodnoÊç z przepisami i najlepszymi praktykami Dopasowanie do specyfiki polskich przepisów ksi gowych i podatkowych. Dopasowanie do specyfiki polskich realiów gdzie nie wszystkie firmy wymieniajà dokumenty poprzez protokoły EDI, stosujàc bezpieczne przepisy, a wr cz cz Êç w ogóle nie wymienia danych elektronicznie. Mo liwoêç połàczenia jednoczeênie kilku modeli wymiany danych, polegajàcy na integracji je w jednà spójnà całoêç. Ergonomia Eliminacja faktur papierowych, podglàd obrazu faktury i danych zindeksowanych. Redukcja kosztów Brak poczàtkowej inwestycji capex model sprzeda y w trybie SaaS (Software as a Service). Dost pnoêç wszystkich dokumentów w formie skanów. Łatwa integracja z dowolnym systemem ksi gowym, dzi ki czemu informacje wprowadzone raz do workflow automatycznie pojawiajà si w kolejnych systemach bez koniecznoêci dodatkowej manualnej pracy. Mo liwoêç budowania optymalnej organizacji pracy. Konfigurowalny system powiadomieƒ o transakcjach. Eliminacja double work typowych systemów obiegu dokumentów - zawiera wszystkie niezb dne informacje potrzebne w systemach ksi gowych czy ERP które sà zasilane automatycznie. Zaawansowane wyszukiwanie i Êledzenie statusu dokumentów. Elastyczne konstruowanie Êcie ek akceptacji dokumentów, skracajàc wewn trzny obieg dokumentu w firmie. Efektywne zarzàdzanie prawami dost pu dzi ki czemu wybrane osoby widzà i akceptujà tylko to do czego sà uprawnione. Tworzenie rozbudowanego e-archiwum dokumentów, uporzàdkowanego, pozwalajàcego na szybki dost p zarówno do wybranych danych, jak i skanów dokumentów. Pozwala na elastyczne kształtowanie raportów biznesowych dzi ki czemu dane te sà dost pne natychmiast po otrzymaniu faktury (a nie po procesie akceptacji, dekretacji, analiz ksi gowych etc).

4 Nasze unikatowe podejêcie i portfel usług Nasze wieloletnie doêwiadczenie outsourcingowe pozwala nam na zaoferowanie modelu dopasowanego do ka dej firmy. Nasz system w szczególnoêci sprawdzi si w firmach: o rozbudowanych procedurach akceptacyjnych, rozproszonych geograficznie (oddziały, jednostki, spółki zale ne, etc), wymagajàcych precyzyjnych i bie àcych informacji biznesowych ad-hoc. Oferujemy system do samodzielnego wykorzystania przez Klienta lub w połàczeniu z usługà outsourcingowà, w ramach której to Klient akceptuje wydatki, a MDDP Outsourcing przetwarza faktury. Nasza usługa to pełne wsparcie ksi gowe i / lub informatyczne. W ramach usługi ksi gowej proponujemy Paƒstwu: Poprowadzenie kancelarii faktur: - dokumenty od Paƒstwa dostawców przesyłane bezpoêrednio do naszej firmy - przygotowanie dokumentów do archiwizacji. Skanowanie i rejestrowanie dokumentów w systemie. Przygotowanie dekretów. Przekazanie gotowych danych do zaksi gowania w Paƒstwa systemie ksi gowym. Pełnà obsług ksi gowà w oparciu o nasz system. W ramach usługi wdro eniowej przygotowujemy dla Paƒstwa rekomendacje usprawnieƒ organizacyjnych i na ich podstawie projektujemy Êcie ki obiegu niezb dne do konfiguracji systemu. Sami przygotowujemy i utrzymujemy system dla Paƒstwa. Prace realizowane sà przy zaanga owaniu mened erów posiadajàcych tytuły MBA, CIMA, ACCA, BR i Project Management. Tak kompleksowe podejêcie, unikatowe na rynku, pozwala nie tylko na optymalne skonfigurowanie systemu, ale tak e na optymalizacj innych procesów w firmie. Je eli zastanawiacie si Paƒstwo czy nasz system jest Paƒstwu w stanie pomóc zach camy do kontaktu. Z przyjemnoêcià przeprowadzimy dla Paƒstwa symulacj korzyêci oraz kosztów wynikajàcych z wdro enia systemu.

5 Warto nam zaufaç Podobnie jak Paƒstwo staramy si ciàgle podnosiç nasze kompetencje, jednoczeênie inwestujàc w najnowsze rozwiàzania technologiczne. Rozumiemy, e tylko szeroka wiedza ekspercka wsparta nowoczesnymi narz dziami pozwoli osiàgnàç znaczàce korzyêci. Nasze rozwiàzanie łàczà w sobie te dwa elementy. Nasz zespół - o doêwiadczeniu zdobytym w wielu presti owych firmach - dopasuje nasze rozwiàzania do Paƒstwa firmy niezale nie od sektora, w jakim działacie. Pracujemy dla wymagajàcych Klientów, zarówno polskich jak i zagranicznych, którym poza oczywistà redukcjà kosztów dostarczamy zawsze wartoêç dodanà w postaci rozwiàzaƒ IT oraz poprawy efektywnoêci. Na Paƒstwa pytania ch tnie odpowiemy pod adresem: bpo@mddp.pl wi cej informacji na naszej stronie: MDDP OUTSOURCING ul. Solec Warszawa tel. (+48) fax: (+48)