Krzemienica, dnia Zapytanie ofertowe. Na wyłonienie dostawcy wartości niematerialnych i prawnych w zakresie:

Transkrypt

1 Krzemienica, dnia Zapytanie ofertowe Na wyłonienie dostawcy wartości niematerialnych i prawnych w zakresie: Aplikacja B2B wraz z wdrożeniem w ramach realizacji projektu Optymalizacja współpracy z dostawcami i odbiorcami w zakresie oferowania, zamawiania i rozliczania poprzez wdrożenie aplikacji B2B współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Zamawiający (beneficjent): Przedsiębiorstwo Produkcyjno - Handlowo - Usługowe SUPICO S. C. Wojciech Piękoś, Agnieszka Piękoś-Jucha Krzemienica Krzemienica Tel.: , Faks: NIP: , Regon: Wymagania dotyczące oferentów: 1. Oferent powinien posiadać środki finansowe niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego. 2. Oferent nie może znajdować się w likwidacji ani upadłości oraz w sytuacji ekonomicznej uniemożliwiającej rzetelne wykonanie usługi. 3. Zamawiający może uznać za nieważną ofertę jeżeli: - została złożona po wyznaczonym terminie, - nie spełnia warunków określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny. Oferta powinna: 1. Obejmować kompleksowe dostarczenie wartości niematerialnych i prawnych opisanych w zapytaniu ofertowym. 2. Być złożona w formie pisemnej na formularzy ofertowym. 1

2 3. Być opatrzona datą. 4. Zawierać wszystkie składniki jakie zostaną poniesione w związku z jej realizacją. 5. Zawierać dane Oferenta, tj. pełna nazwa, adres siedziby, NIP, Regon, dane osoby do kontaktu. 6. Odnosić się swą treścią do przedmiotu zapytania ofertowego. Niespełnienie któregokolwiek wymagania może skutkować odrzuceniem oferty bez jej rozpatrzenia Wykaz wymaganych oświadczeń i dokumentów jakie Oferenci winni dostarczyć Zamawiającemu: 1. Załącznik Nr 1 do zapytania Ofertowego harmonogram prac 2. Formularz ofertowy Miejsce składania ofert: Przedsiębiorstwo Produkcyjno - Handlowo - Usługowe SUPICO S. C. Wojciech Piękoś, Agnieszka Piękoś-Jucha Krzemienica Krzemienica Tel.: , Faks: NIP: , Regon: Termin składania ofert: r. Okres ważności oferty Okres ważności oferty 30 dni licząc od daty upłynięcia terminu składania ofert Kryteria oceny oferty Kryterium oceny ofert będzie cena wybrana zostanie oferta, która uzyska najniższą cenę a tym samym będzie najbardziej korzystna ekonomicznie dla Zamawiającego. W przypadku wpłynięcia więcej niż jednej oferty na tą samą wartość zostanie wybrana oferta złożona jako pierwsza. Cena oferty uwzględniająca wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo w wartości netto. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz uwzględniać warunki stawiane przez Zamawiającego. Opis przedmiotu zapytania ofertowego: 2

3 WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE Aplikacja B2B wraz z wdrożeniem Wdrożona aplikacja B2B będzie posiadała budowę modułową moduły te zintegrowane zostaną w jedną całość zapewniając szybki przepływ danych wewnątrz struktury rozwiązania B2B. Aplikacja docelowo zintegruje systemy informatyczne wykorzystywane przez Zamawiającego z systemami Partnerów automatyzując realizowane procesy biznesowe w ramach łańcucha dostaw (w relacji dostawca Zamawiający odbiorca). System B2B będzie składać się z dwóch części: administracyjnej, dla Partnerów. Część administracyjna będzie ściśle związana z systemem zarządzania procesami w firmie Zamawiającego i stanowić będzie główne narzędzie dla pracy naszych pracowników. Z kolei część dla kontrahentów będzie umożliwiać pracę w systemie pracownikom Partnerów biznesowych, jak również integrację systemu B2B z ich systemami informatycznymi. Część dla Partnerów będzie posiadać analogiczne moduły jak część administracyjna, jednak będą one ograniczone do tych funkcjonalności, które będą niezbędne z punktu widzenia optymalizacji procesów biznesowych i usprawnienia działań po stronie Partnerów (będą powielone w poszczególnych modułach niektóre z funkcjonalności). Zostanie to szczegółowo opracowane na etapie wykonywania projektu funkcjonalnego systemu B2B. Na etapie opracowywania modelu funkcjonalnego zostaną również ostatecznie ustalone technologie informatyczne, które będą zastosowane do zbudowania systemu B2B. Zostaną wówczas wzięte pod uwagę wszystkie dane techniczne systemów Partnerów. Aplikacja B2B będzie składać się z następujących modułów: 1. Moduł baza produktów 2. Moduł kalkulatora wyceny 3. Moduł zamówienia 4. Moduł rozliczeń 5. Moduł reklamacji 6. Moduł marketing Moduł baza produktów Będzie to katalog produktów udostępniony odbiorcom. Katalog ten będzie na bieżąco aktualizowany i stanowić będzie podstawę do tworzenia zamówień i oferty dla obiorców. Tym samym będzie on ściśle związany z działaniem modułu zamówień. Moduł ten udostępniał będzie odbiorcom informacje 3

4 o dostępności gotowych systemów ogrodzeniowych w magazynie, a w sytuacji braków magazynowych o przewidzianym czasie produkcji (moduł ten generował będzie automatyczne wywoływanie zlecenia produkcji w sytuacji stanów zerowych w celu zrealizowania otrzymanego zamówienia). Informacje dotyczące produktów przechowywane będą w utworzonej bazie danych. Pozwoli to na łatwą ich aktualizację oraz kontrolę merytoryczną zawartości katalogu produktów. Katalog ten zostanie podzielony na odpowiednie sekcje/kategorie. Dzięki temu możliwa będzie łatwiejsze odnalezienie danego systemu ogrodzeniowego oraz zapewniona zostanie przejrzystość oferty. - Udostępnienie listy produktów ze zdjęciami i parametrami. - Wskazywanie dostępności towarów w magazynie Zamawiającego. - Definiowanie produktów uzupełniających, komplementarnych lub alternatywnych. - Przypisywanie statusów do każdej pozycji produktowej, typu: towar zamówiony, zlecenie produkcji towaru, towar w produkcji, oczekiwanie na dostawę do magazynu, oczekiwanie na wysyłkę do odbiorcy, itp. - Możliwość bezpośredniego zamawiania z widoku katalogu z uwzględnieniem indywidualnych rabatów i promocji (integracja z modułem zamówień i marketing). - Zarządzanie informacją o produktach. - Możliwość wyświetlania opisu rozszerzonego produktu (z widoku Odbiorców) - Przypisywanie dokumentów do danych produktów. - Wyświetlanie produktów w postaci listy, grupy produktów w postaci drzewa. Moduł kalkulatora wyceny Rozwiązanie to stanowić będzie zaawansowane narzędzie dla odbiorcy do tworzenia zamówień złożonych, z wizualizacją i podglądem ogrodzeń (w tym poszczególnych części całej infrastruktury) o optymalnym rozmiarze dla danej powierzchni działki oraz kalkulatorem kosztu końcowego uwzględniającego parametry: Długość siatki ogrodzeniowej Grubość siatki ogrodzeniowej Grubość po powleczeniu Wysokość siatki ogrodzeniowej Rozmiar oczka siatki ogrodzeniowej Rodzaj powleczenia PCV Cena brutto siatki ogrodzeniowej Rodzaj bramy ogrodzeniowej Typ furtki bramy ogrodzeniowej Wysokość bramy ogrodzeniowej Szerokość bramy ogrodzeniowej 4

5 Szerokość furtki Szerokość całkowita Cena brutto bramy ogrodzeniowej Typ przęsła ogrodzeniowego Wysokość przęsła ogrodzeniowego Szerokość przęsła ogrodzeniowego Cena brutto przęsła ogrodzeniowego Typ bramy przesuwnej Wysokość bramy przesuwnej Światło wjazdu bramy przesuwnej Cena brutto bramy przesuwnej Typ siatki leśnej Rodzaj wykonania siatki leśnej (MEDIUM/LIGHT) Rozstaw drutów poziomych w siatce leśnej Wysokość siatki leśnej Ilość drutów poziomych w siatce leśnej Rozstaw drutów pionowych w siatce leśnej Cena brutto siatki leśnej Rodzaje akcesoriów ogrodzeniowych i cena brutt Rodzaje mat budowlanych i cena brutto - Opcja wstawiania do schematu graficznego ogrodzenia oraz budynku mieszczącego się na działce (z uwzględnieniem kolorytu elewacji). - Sugerowanie najbardziej odpowiednich elementów ogrodzenia zarówno pod względem estetycznym (kolor elewacji budynku, itp.) jak i technicznym (parametry wybranych już elementów). - Uwzględnianie promocji, przysługujących odbiorcy rabatów podczas wyceny. - Dostęp do wizualizatora za pomocą którego możliwy będzie dobór optymalnego rozmiaru produktu. Poprzez możliwość podglądu odbiorca nie będzie maił wątpliwości, co do wyboru produktów, a integracja ze stanami magazynowymi SUPICO umożliwi przekazanie odbiorcy informacji na temat możliwości najszybszego terminu realizacji zamówienia. Moduł zamówienia Odpowiedzialny będzie za zarządzanie i sterowanie zamówieniami przyjętymi od odbiorców. Zawierał będzie on funkcje ułatwiające i przyśpieszające proces realizacji zamówienia, takie jak automatyczne generowanie zamówień, automatyczna rezerwacja towaru, zlecenia produkcji, przekształcenie 5

6 dokumentów, itp. Moduł ten pozwoli na bezpośrednie i automatyczne składanie zamówień bez konieczności wysyłania dokumentów papierowych, czy też dzwonienia do handlowca celem zamówienia potrzebnych systemów ogrodzeniowych. Po wyborze przez odbiorcę interesującego go asortymentu automatycznie powstanie zamówienie (wygenerowanie dokumentu w formie elektronicznej z możliwością wyeksportowania do pdf), które przekazane zostanie firmie Zamawiającego. Moduł ten będzie odpowiedzialny również za ewidencję stanów magazynowych (automatyczne sprawdzanie i wyświetlanie stanów magazynowych systemów ogrodzeniowych). W przypadku, gdy zamawianego systemu ogrodzeniowego nie będzie na stanie magazynowym i nie zostało jeszcze wystawione zlecenie produkcji, aplikacja B2B wygeneruje odpowiednie zlecenie. W przypadku niedostępności surowców/materiałów, które powinny zostać wykorzystane w procesie produkcji wygenerowany zostanie dokument zamówienia do dostawcy. Dzięki temu modułowi będziemy mieć pełną kontrolę nad zamówieniami, stanami magazynowymi oraz logistyką realizacji zamówień. - Narzędzie do tworzenia prostych, regularnych zamówień (tworzenie i przekazywanie zamówień od odbiorców). - Opcja rezerwacji produktów (np. niedostępnych na stanie). - Uwzględnianie przez system indywidualnych cen i warunków dostaw (np. minimalna wartość zamówienia, ceny transportu itp.). - Automatyczne generowanie dokumentów magazynowych. - Historia zamówień. - Status realizacji zamówień (automatyczna aktualizacja w systemie). - System automatycznego powiadamiania o statusie zamówienia (bezpośrednio z systemu na elektroniczną skrzynkę pocztową lub sms). - Raporty sprzedaży poszczególnych odbiorców, systemów ogrodzeniowych itp. Moduł rozliczeń Poprzez automatyzację znacznie skróci realizację procesów rozliczeniowych zachodzących pomiędzy naszą firmą a Partnerami. Odpowiedzialny będzie on za generowanie raportów, rozliczeń z uwzględnieniem rabatów, promocji, itp. oraz wystawianie na ich podstawie faktur. Za pomocą modułu będzie możliwe pobranie elektronicznej postaci faktury wraz z jej zawartością do systemu informatycznego. Możliwy będzie również podgląd stanów finansowych zestawienia stanów zadłużenia, terminów płatności, itp. Moduł ten usprawni obsługę rozliczeń handlowych oraz procesy księgowe. 6

7 - Definiowanie cenników (w tym możliwość pobierania ich na formie plików PDF, XML, itp.). - Definiowanie rabatów przy określonych wartościach zamówień. - Uwzględnianie promocji (integracja z modułem Marketing). - Opcja raportów stanów należności poszczególnych Odbiorców. - Powiązywanie płatności z zamówieniami (integracja z modułem Zamówienia). - Informowanie o statusie rozliczenia zamówienia (rozliczone, nierozliczone, itp.). - Opcja wglądu Partnerów handlowych w stan rozliczeń. - System powiadomień o mijającym terminie płatności (w tym powiadomienia SMS). - Wysyłanie raportów z wykazem płatności, z możliwością definiowania przez Odbiorców stałych terminów otrzymywania takich raportów (dzień/miesiąc/godzina). - Tworzenie raportów o stanach należności poszczególnych Odbiorców. Moduł reklamacji Będzie miała na celu rejestrację zgłoszeń od odbiorców oraz dokumentowanie czynności podejmowanych przez Zamawiającego na otrzymane zgłoszenie. Moduł ten pozwoli na wypełnienie formularza reklamacji, rejestrację reklamacji oraz śledzenie przebiegu procesu reklamacji. Ponadto, umożliwi on tworzenie raportów, statystyk oraz różnego rodzaju analiz dotyczących reklamacji. - Formularz zgłoszenia reklamacji zapis zgłoszenia w systemie w usystematyzowany sposób. - Ścieżka reklamacyjna - udokumentowanie reakcji na zgłoszenie. - Możliwość obsługi procesu reklamacji na poziomie organizacji od momentu przyjęcia zgłoszenia, poprzez ustalenie przyczyn i wyznaczenie osób odpowiedzialnych za rozpatrzenie reklamacji do rozwiązania problemu i udzielenia informacji zwrotnej. - Generacja listy realizowanych zgłoszeń. - Pełna dokumentacja: zgłoszenia, protokoły, pisma, karty opisowe. - Wymiana informacji pomiędzy wszystkimi działami firmy biorącymi udział w wykonywaniu reklamacji. - Status realizacji reklamacji (w widoku odbiorcy). - Raportowanie wizyty u odbiorcy z odbytych oględzin reklamowanego systemu ogrodzeniowego. Moduł marketing Moduł odpowiedzialny będzie za definiowanie działań marketingowych wobec partnerów. - Baza informacji o kontrahentach, ich warunkach handlowych, obrotach itp. 7

8 - Narzędzie komunikacji z odbiorcami do przesyłania aktualności w ofercie, newsletterów, promocji itp. - Definiowanie promocji. - Określanie warunków dla poszczególnych wysokości rabatów. Specyfikacja prac wdrożeniowych, konfiguracji i dostosowania Aplikacji B2B: 1. Wdrożenie aplikacji B2B - Przygotowanie środowiska produkcyjnego obsługującego aplikację B2B konfiguracja serwerów. - Przeniesienie aplikacji B2B do środowiska produkcyjnego. - Instalacja aplikacji B2B w środowisku produkcyjnym. 2. Konfiguracja aplikacji B2B. 3. Migracja danych z dotychczasowego oprogramowania Zamawiającego do aplikacji B2B: - Migracja danych obejmie zakres danych: katalogi produktów, cennik, itp. 4. Prace konfiguracyjne - Konfiguracja poszczególnych modułów aplikacji B2B. - Zdefiniowanie ścieżek obiegu dokumentów. - Zdefiniowanie odpowiednich wydruków. - Zdefiniowanie praw dostępu. 5. Wykonanie testów współdziałania poszczególnych modułów i systemów informatycznych Partnerów. 6. Przeprowadzenie testów stabilności, wydajności, dostępności środowisk uruchomieniowego (obsługującego system Zamawiającego). 7. Analiza powdrożeniowa. Aplikacja B2B pozwoli na automatyzację następujących procesów biznesowych: 1. Proces składania zamówień 2. Proces rozliczania 3. Proces wyceny systemu ogrodzeniowego 4. Proces reklamacji 5. Proces dostępu do oferty Proces składanie zamówień W ramach tego procesu odbiorca będzie posiadał możliwość łatwego złożenia zamówienia na systemy ogrodzeniowe, którymi jest zainteresowany. Integracja platformy B2B z systemem Partnerów udostępni mechanizm automatycznego generowania zamówień bezpośrednio do systemu firmy Zamawiającego (na podstawie danych do zamówienia uzyskanych z systemu odbiorcy). Składając zamówienie partner będzie mógł dokonać ewidencji stanów magazynowych naszej firmy. 8

9 Platforma B2B automatycznie sprawdzi i wyświetli stany magazynowe przeglądanych systemów ogrodzeniowych. W sytuacji pełnej dostępności asortymentu nastąpi automatyczna rezerwacja zamówionego towaru poprzez wystawienie stosownego dokumentu. W przypadku braków magazynowych platforma automatycznie powiadomi Zamawiającego o tej sytuacji oraz wystawione zostanie zlecenie produkcji, natomiast Partnerowi przedstawione zostaną alternatywne systemy ogrodzeniowe lub prognozowany termin uzupełnienia stanów magazynowych. Po ostatecznym potwierdzeniu zamówienia nastąpi zarezerwowanie odpowiedniego towaru w magazynie naszej firmy na czas określony w zamówieniu oraz zostanie wystawiony dokument zlecenia sprzedaży. Odbiorca poprzez platformę będzie mógł samodzielnie sprawdzić status realizacji zamówienia. W ramach tego procesu możliwe będzie również automatyczne generowanie zamówień do systemu integrowanego dostawcy, na podstawie zamówienia otrzymanego od odbiorcy (zamówienia na systemy ogrodzeniowe niedostępne, na które wystawione zostanie zlecenie produkcji). Zamówienia ta będę składane na brakujące surowce/materiały, które wykorzystane zostaną do produkcji systemu ogrodzeniowego zamówionego przez odbiorcę. Wystawiony dokument zamówienia, po akceptacji naszego pracownika zostanie wysłany do systemu informatycznego dostawcy. Proces rozliczania Proces ten usprawni rozliczanie Partnerów poprzez automatyczne wystawienie faktury w wersji elektronicznej. W momencie zamknięcia realizacji zmówienia przez Zamawiającego platforma automatycznie uruchomi procedurę generowania faktury dla odbiorcy. Faktura ta będzie wystawiana na podstawie kwoty wyliczonej podczas procesu kalkulacji wyceny systemu ogrodzeniowego. Partner otrzymywał będzie komunikat o zbliżającym się terminie zapłaty lub jego przekroczeniu. Proces wyceny systemu ogrodzeniowego Odbiorca będzie mógł dokonać automatycznej wyceny systemu ogrodzeniowego (w tym poszczególnych części całej infrastruktury) w oparciu o udostępniony kalkulator. Wycena ta nastąpi po wyborze przez odbiorcę interesującego go towaru oraz przeprowadzona zostanie uwzględniając wymagane parametry techniczne. Wycena uwzględniać będzie promocje oraz przysługujące Partnerowi rabaty. W ramach tego procesu możliwy będzie również podgląd wizualizacji ogrodzenia odbiorca będzie mógł dobrać odpowiednie dla siebie rozwiązania pod względem estetycznym i technicznym. Proces reklamacji W ramach tego procesu udostępniony zostanie Partnerom specjalny formularza zgłoszenia towaru do reklamacji. Platforma automatycznie sprawdzi datę zakupu towaru oraz datę obowiązywania gwarancji. Partner uzyska bezpośredni dostęp do informacji o statusie złożonej reklamacji (odrzucenie reklamacji, przyjęcie do rozpatrzenia, rozpatrywanie, itp.). W momencie przyjęcia zgłoszenia reklamacyjnego pracownik firmy Zamawiającego uzyska bezpośredni wgląd do istotnych z punktu widzenia rozpatrzenia reklamacji danych. 9

10 Proces dostępu do oferty W ramach tego procesu Partner uzyska wgląd do wszystkich informacji dotyczących systemów ogrodzeniowych oferowanych przez Zamawiającego. Zastosowanie różnego rodzaju mechanizmów szukających w bazie produktów partner będzie mógł w szybki sposób odnaleźć interesujące go systemy. Odbiorca uzyska dostęp do informacji o dostępności gotowych systemów ogrodzeniowych w magazynie, a w sytuacji braków magazynowych o przewidzianym czasie produkcji, a także danych o parametrach technicznych systemów. Możliwa będzie również selekcja poszukiwanych rozwiązań według zadanego kryterium. Z poziomu katalogu oferowanych systemów ogrodzeniowych będzie możliwe pobranie i wydrukowanie całego katalogu lub tylko jego części oraz wyeksportowanie go do formatu pdf. W ramach aplikacji B2B zostanie wdrożona także technologia bezpiecznego podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym. System B2B będzie opierał zastosowanie technologii bezpiecznego podpisu elektronicznego na elementach wymiany danych w standardzie XML. Projekt obejmie wdrożenie elektronicznej wymiany danych w standardzie XML. Elastyczna i skalowana architektura aplikacji B2B oraz systemu XML pozwoli na ich zastosowanie w dodatkowych procesach biznesowych oraz objęcie integracją kolejnych systemów informatycznych. Elektroniczna wymiana danych w standardzie XML będzie komponentem aplikacji B2B. Bezpośrednia integracja systemu XML z systemami zewnętrznymi zapewni kompatybilność rozwiązania B2B. Elementy te będą miały zastosowanie w następujących procesach: 1. Składania zamówień (rezygnacja z papierowej wersji formularza zamówienia). 2. Rozliczania (rezygnacja z papierowej wersji faktury). 3. Reklamacji (rezygnacja z papierowej wersji formularza reklamacji. Standard XML zapewni bezpośrednią interpretację danych, co wpłynie na jakość i efektywność ich wykorzystywania. Wykorzystanie elektronicznej wymiany danych we współpracy jest uzasadnione dla obu stron komunikacji z uwagi na systematyczny rozwój kooperacji, która generuje coraz większą ilość przekazywanych danych i dokumentów pomiędzy naszą firmą a partnerem. Elektroniczny transfer danych pomiędzy integrowanymi systemami informatycznymi (eksport i import) w oparciu o standard XML wyeliminuje uciążliwe i pracochłonne procesy związane z pozyskiwaniem i przetwarzaniem danych oraz zapewni do nich dostęp w trybie natychmiastowym. 10

11 Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Harmonogram prac związanych z realizacją projektu okres realizacji dotyczy Od dnia podpisania umowy do zakup wartości niematerialnych i prawnych a) Aplikacja B2B (część 1/2) 1. zakup wartości niematerialnych i prawnych a) Aplikacja B2B (część 2/2) 11