Dotacje na innowacje Strona 1

Transkrypt

1 Rzeszów, r. Zapytanie ofertowe na wyłonienie wykonawcy/dostawcy 1. Wartości Niematerialnych i Prawnych. a) platformy B2B b) prace wdrożeniowe w ramach realizacji projektu Integracja systemów informatycznych w celu automatyzacji procesów biznesowych realizowanych pomiędzy firmą Jan a Dostawcami i Odbiorcami obuwia sportowego - współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Zamawiający (beneficjent): "JAN" Katarzyna Bałdyga ul. T. Rejtana 53A Rzeszów Tel: , Faks: NIP: , Regon: Wymagania dotyczące Oferentów: 1. Oferent winien posiadać doświadczenie, wykwalifikowaną kadrę i środki finansowe niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego 2. Zamawiający może uznać za nieważną ofertę jeżeli: - została złożona po wyznaczonym terminie, - nie spełnia warunków określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania oferty bez podania przyczyny. 4. Zamawiający nie przewiduje składania ofert cząstkowych. 5. Wszelka korespondencja z ofertami będzie prowadzona w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być poprawnie przetłumaczone przez zgłaszającego na język polski. Oferty: Oferta powinna zawierać: - obejmować kompleksowe wykonanie prac wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym - być złożona w formie pisemnej - być opatrzona datą Dotacje na innowacje Strona 1

2 - zawierać dane Oferenta, tj. pełna nazwa, adres siedziby, telefon, faks, NIP, Regon. - odnosić się swą treścią do przedmiotu zapytania ofertowego - być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym - Cena oferty uwzględniająca wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo w wartości netto, - Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz uwzględniać warunki stawiane przez Zamawiającego. Niespełnienie któregokolwiek wymagania może skutkować odrzuceniem oferty bez jej rozpatrzenia Wykaz wymaganych oświadczeń i dokumentów jakie Oferenci winni dostarczyć Zamawiającemu: 1. Załącznik Nr 1 do Zapytania Ofertowego formularz ofertowy 2. Załącznik Nr 2 do Zapytania Ofertowego oświadczenie 3. Załącznik Nr 3 do Zapytania Ofertowego - harmonogram prac związanych z realizacją projektu Miejsce składania ofert Oferty należy przesłać Pocztą Polską lub dostarczyć osobiście na adres: "JAN" Katarzyna Bałdyga ul. T. Rejtana 53A lok Rzeszów Termin składania ofert 12 lipca 2013r. Okres ważności oferty Okres ważności oferty - 30 dni licząc od daty upłynięcia terminu składania ofert. Kryteria oceny oferty Wybór najkorzystniejszej oferty będzie przebiegał w dwóch etapach. Na pierwszym etapie dokonana zostanie wstępna selekcja zgłaszających się podmiotów, wg następujących kryteriów: 1.Niezbędna wiedza i doświadczenie Wykonawcy w projektowaniu, wykonywaniu i wdrażaniu dedykowanych systemów o porównywalnej lub większej wartości (wykonawca udokumentuje swój udział w min 3 projektach o wartości minimalnej zł netto przeprowadzonych w okresie ostatnich 5 lat). Weryfikacja kryterium nastąpi na podstawie przedstawienia przez Wykonawcę listy takich projektów wraz z krótkim opisem. Przed podpisaniem umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania referencji. 2. Wykonawca znajduje się w dobrej sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, tzn.: Dotacje na innowacje Strona 2

3 a) wobec firmy nie jest prowadzone żadne postępowanie egzekucyjne i nie ogłoszono upadłości; b) nie zalega z opłaceniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne; Weryfikacja nastąpi na podstawie podpisanego oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego. Przed podpisaniem umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania stosownych zaświadczeń o niezaleganiu z podatkami oraz składkami ZUS. Do kolejnego etapu przejdą podmioty spełniające łącznie wszystkie ww. kryteria. Ocena zostanie dokonana na zasadzie SPEŁNIA/ NIE SPEŁNIA. W drugim etapie oferty zostaną ocenione według kryteriów punktowych w sposób następujący: - cena 40 % Punktacja wyliczana będzie następująco: 40 pkt x cena najtańszej oferty/ cena ocenianej oferty - czas realizacji zamówienia 20% Punktacja wyliczana będzie następująco: 20 pkt x najmniejsza ilość miesięcy na realizację ze złożonych ofert/ ilość miesięcy na realizację w ocenianej ofercie - warunki gwarancyjne 40% Punktacja wyliczana będzie następująco: 40 pkt x ilość miesięcy gwarancji udzielona w ocenianej ofercie/ najwyższa ilość miesięcy gwarancji udzielona w złożonych ofertach. 1.Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów. 2. Punktacja będzie zaokrąglana w górę, do dwóch miejsc po przecinku. 3.Oferty spełniające wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego zostaną ocenione przez Zamawiającego zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny. 4. W przypadku gdy dla Zamawiającego oferta nie będzie w pełni jasna może on się zwrócić do Oferenta o dodatkowe wyjaśnienia lub doprecyzowanie oferty. 5. Termin realizacji wykonania poszczególnych prac nie podlega negocjacji. 6. W przypadku otrzymania tej samej ilości punków zostanie wybrana oferta złożona jako pierwsza. 1. Opis projektu: Aplikacja B2B wprowadzi innowację procesowo organizacyjną w firmie Jan, która pozwoli na zaprzestanie wykonywania procesów biznesowych w oparciu o nieefektywne narzędzia komunikacji, tj. poczta , telefon, faks oraz w oparciu o zadania wykonywane manualnie przez nasz personel. Integracja systemów informatycznych będzie korzystnym kierunkiem rozwoju dla wszystkich stron projektu każdy z partnerów posiada systemy informatyczne, które docelowo powiązane zostaną z systemem firmy Jan w sposób umożliwiający elektroniczną wymianę danych/dokumentów. Integracja ta Dotacje na innowacje Strona 3

4 będzie polegać na budowie aplikacji łączącej funkcjonalności naszego systemu informatycznego z systemami firm partnerskich, co umożliwi automatyczną komunikację. Integracja ta: Zapewni odpowiedni przepływ informacji i dokumentów między systemami informatycznymi. Umożliwi skorelowanie informacji przechowywanych w różnych systemach. Pozwoli na ujednolicenie standardu wymiany danych, w konsekwencji doprowadzi do efektywniejszego wykorzystania posiadanych informacji. Pozwoli na zastosowanie narzędzi wspomagających współpracę biznesową. Ograniczy koszty kooperacji oraz poprawi organizację wymiany handlowej. Pozwoli na efektywne zarządzanie czasem dzięki bezpośredniemu przepływowi informacji. Pozwoli na utrzymanie pełnej kontroli nad bieżącym stanem magazynowym firmy Jan oraz efektywne jego zarządzanie. Ograniczy braki magazynowe w zakresie towaru szybko rotującego w naszym sklepie. Skróci czas wprowadzania obuwia sportowego na nasze stany magazynowe oraz udostępniania do sprzedaży. Pozwoli na rozszerzenie oferty asortymentowej - dzięki automatyzacji współpracy nie zwiększy się pracochłonność obsługi nowych towarów. Ograniczy liczbę błędów spowodowanych ręcznym przygotowywaniem dokumentów handlowych. Pozwoli na ominięcie barier językowych i logistycznych. Zastosowanie technologii informatycznych zwiększy efektywność współpracy pomiędzy firmą Jan i partnerami poprzez automatyzację następujących procesów biznesowych: 1. W zakresie sprzedaży hurtowej (współpracy z odbiorcami): Proces składania zamówień. Proces weryfikacji dostępności towaru. Proces rozliczeń. Proces wymiany danych o ofercie asortymentowej. 2. W zakresie współpracy z producentami i dystrybutorami obuwia sportowego. Proces składania zamówień. Proces rozliczeń. Proces przyjmowania dostaw na magazyn. 1. WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE Dotacje na innowacje Strona 4

5 a) Platforma B2B będzie składać się z następujących modułów: Moduł zamówień Funkcjonalności: - Moduł ten obejmie zagadnienia związane z tworzeniem dokumentów sprzedaży i konstruowaniem ich powiązania z innymi obszarami systemowymi. Moduł Zamówień pozwoli nam na eksport bazy dokumentów sprzedaży i importu danych z aplikacji zewnętrznych względem systemu. Moduł ten usprawni również procesy związane z zarządzaniem gospodarką magazynową oraz zautomatyzuje generowanie dokumentów zamówień. Moduł ten będzie również powiązany z fakturowaniem i logistyką systemową. Moduł umożliwi zdefiniowanie parametrów rotacji towarów, liczby dni obsługi zamówień, planowanej liczby dni sprzedaży, itp. Moduł ten docelowo zintegrowany zostanie z procesem wymiany danych dotyczących zamówień oraz dokumentów handlowych, poprzez wymianę danych według standardu EDI. Moduł rozliczeń Funkcjonalności: - Za pomocą tego modułu będzie możliwa korelacja dokumentu zamówienia z dokumentem faktury sprzedaży. Po otrzymaniu zamówienia moduł ten będzie pozwalał na pobranie dokumentu faktury, korelację z zamówieniem i zapisanie do bazy z pliku faktury (jego nr, dane adresowe, NIP, wartość zakupów, data). Kolejno moduł zapisze fakturę (zostanie pobrany nr na podstawie wcześniej zdefiniowanej maski numeracji dokumentu). W trakcie korelacji i pobrania faktury, zamówienie zmienia swój status i w polu uwag otrzymuje numer faktury celem szybkiej identyfikacji. Z kolei faktura otrzymuje w polu uwag numer zamówienia jako wzajemna zależność. Pozwoli to w późniejszym etapie na prowadzenie szczegółowych analiz i raportów. Proces ten ułatwi nam rozliczanie z partnerem w zakresie należnych rabatów wstecznych, osiągniętych stanów sprzedaży, które obecnie, przy wykorzystaniu dostępnych narzędzi jest uciążliwe. Za jego pomocą będzie możliwe tworzenie zestawień, które wspomogą procesy decyzyjne w naszej firmie i firmie partnera. Moduł kontroli magazynu Funkcjonalności: - Moduł ten odpowiadał będzie za ewidencjonowanie stanów magazynowych firmy Jan w oparciu o określone wskaźniki stanu minimalnego. Moduł ten będzie skomunikowany z modułem zamówień. W momencie osiągnięcia w systemie CDN Optima zdefiniowanego stanu magazynowego Dotacje na innowacje Strona 5

6 danej pozycji (spadek poziomów zapasu poniżej określonego stanu minimalnego) moduł magazynowy przekaże komunikat do modułu zamówień na podstawie którego możliwe będzie wygenerowanie zamówienia do dostawcy z uwzględnieniem minimów logistycznych. Moduł ten będzie posiadał funkcjonalność automatycznego rozróżniania dostawcy danego produktu, do którego ma zostać wysłane zamówienie. Moduł ten będzie również automatycznie pobierał i importował stany magazynowe w pliku EDI do aplikacji B2B łączącej firmę Jan z firmami partnerskimi. W systemie znajdować będą się stany magazynowe, co zapewni bezpośredni do nich dostęp zainteresowanym stronom. Moduł baz danych Funkcjonalności: - Moduł ten udostępni mechanizm szybkiego dostępu do zdefiniowanego zakresu danych. Dane wprowadzane w wielu miejscach aplikacji B2B (poszczególnych modułach) przechowywane będą we wspólnej bazie danych. Wprowadzone dane/informacje dostępne będą w trybie natychmiastowym w każdym module aplikacji. Taki sposób gromadzenia danych zapewnia ich spójność i ułatwi przeprowadzanie całościowych operacji na danych pochodzącym z różnych obszarów. Moduł baz danych będzie rozwiązaniem pozwalającym na jednorazowe zgromadzenie danych z wielu obszarów (bez konieczności każdorazowego przetwarzania zdefiniowanego zakresu informacji). Dzięki odpowiedniej strukturze danych oraz udostępnieniu adekwatnych narzędzi, baza danych będzie stanowić korzystną alternatywę wobec doraźnego gromadzenia i analizowania rozległych zakresów informacji Moduł wymiany danych Funkcjonalności: - Moduł ten służył będzie do zarządzania obiegiem informacji pomiędzy zintegrowanymi systemami informatycznymi. Głównym celem modułu będzie usprawnienie wymiany informacji/dokumentacji poprzez archiwizowanie oraz ich wymianę elektroniczną. Implementacja modułu pozwoli w pełni zarządzać obiegiem oraz wymianą kluczowych informacji/dokumentacji pomiędzy zintegrowanymi systemami. Wdrożenie modułu poprawi: Efektywność prowadzenia oraz realizacji poszczególnych zadań. Jakość pracy. Bezpieczeństwo obiegu informacji. Moduł zarządzał będzie wymianą istotnych informacji pomiędzy zintegrowanymi systemami, poprzez wprowadzenie migracji danych według przyjętego standardu. Zadania modułu: Zarządzanie danymi/dokumentami pobieranymi/przekazywanymi. Archiwizacja i katalogowanie dokumentów. Monitoring przepływu informacji między systemami. Wyszukiwanie dokumentów według zdefiniowanych parametrów. Dotacje na innowacje Strona 6

7 Moduł integracji Funkcjonalności: - Moduł ten jest niezbędny w celu umożliwienia wymiany kluczowych danych pomiędzy zintegrowanymi systemami informatycznym. Jest to rozwiązanie pozwalające na pełne zintegrowanie i wdrożenie rozwiązań opartych o elektroniczny przepływ danych. Integracja ta będzie realizowana przez wprowadzanie migracji danych przez odpowiednio przygotowane pliki EDI. Moduł komunikacji będzie pobierał i odpowiednio przetwarzał dane oraz przekazywał w relacji system informatyczny dostawcy system informatyczny firmy Jan oraz system informatyczny firmy Jan system informatyczny odbiorcy. Integracja następuje w sposób natychmiastowy, albo z opóźnieniem (zatwierdzenie zamówienia). Dodatkowo moduł ten będzie odpowiedzialny za synchronizację wewnętrzną pracy poszczególnych modułów stanowiących komponent aplikacji B2B. Moduł integracji będzie spełniał wszystkie zasady niezbędne do prawidłowego działania: Zapewni odpowiedni przepływ informacji między systemami. Umożliwi skorelowanie informacji przechowywanych w różnych systemach. Pozwoli na ujednolicenie tych informacji, w konsekwencji prowadzi do efektywniejszego wykorzystania posiadanych danych. Usprawni organizację działalności aplikacji B2B. Zsynchronizuje przepływ danych i dokumentów. b) Wytworzenie aplikacji B2B obejmuje również prace wdrożeniowe: Przygotowanie infrastruktury informatycznej Działania: - przygotowanie komunikacji z systemem ERP - przygotowanie łącza internetowego - przygotowanie mechanizmów backupu Wdrożenie systemu B2B Działania: - przeniesienie aplikacji B2B do środowiska informatycznego - instalacja aplikacji Parametryzacja systemu (konfiguracja poszczególnych modułów systemu B2B) Integracja aplikacji B2B z oprogramowaniem firmy Jan Integracja aplikacji B2B z systemami informatycznymi partnerów Uruchomienie aplikacji B2B Testy współdziałania poszczególnych modułów i systemów informatycznych Analiza powdrożeniowa Dotacje na innowacje Strona 7

8 Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego Formularz oferty.... Pieczęć Wykonawcy / Imię, Nazwisko Wykonawcy Miejscowość, data FORMULARZ OFERTY W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia r. na realizację usługi w ramach realizacji projektu Integracja systemów informatycznych w celu automatyzacji procesów biznesowych realizowanych pomiędzy firmą Jan a Dostawcami i Odbiorcami obuwia sportowego - współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Składam ofertę: 1. DANE WYKONAWCY: Niniejsza oferta zostaje złożona przez: L.p. Nazwa(y) Wykonawcy(ów) Adres siedziby, NIP, Regon OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTÓW W IMIENIU WYKONAWCY: Imię i nazwisko Adres Nr telefonu Dotacje na innowacje Strona 8

9 Nr faksu Adres 3. Oferuję wykonanie usługi w zakresie: a) platformy B2B b) prace wdrożeniowe Cena za całość usługi: tj. cena netto... PLN wraz z kosztami Wykonawcy. Słownie:... złotych. W rozbiciu na: Wartości Niematerialne i Prawne a) Platforma B2B będzie składać się z następujących modułów: b) Prace wdrożeniowe Moduł zamówień Moduł rozliczeń Moduł kontroli magazynu Moduł baz danych Moduł wymiany danych Moduł integracji c) Czas realizacji zamówienia (liczba miesięcy) d) Okres gwarancji liczony od dnia uruchomienia systemu B2B (liczba miesięcy) Oferta Oświadczenia Wykonawcy Wykonawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone w zapytaniu ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie oraz posiada kwalifikację do wykonania zamówienia. Dotacje na innowacje Strona 9

10 Oferta ważna przez 30 dni licząc od daty upłynięcia terminu składania ofert. Miejscowość.., dnia. Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym. Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego Oświadczenie Firma oświadcza, że znajduje się w dobrej sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, tzn.: a) wobec firmy nie jest prowadzone żadne postępowanie egzekucyjne i nie ogłoszono upadłości; b) nie zalega z opłaceniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne. Dotacje na innowacje Strona 10

11 . Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym. Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego Harmonogram prac związanych z realizacją projektu etap obejmujący okres od Aplikacja B2B - I transza płatności dla wykonawcy etap obejmujący okres od Aplikacja B2B - II transza płatności dla wykonawcy etap obejmujący okres od Dotacje na innowacje Strona 11

12 - Aplikacja B2B III transza płatności dla wykonawcy. Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym. Dotacje na innowacje Strona 12