Wykład II. dr Artur Bartoszewski Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych

Transkrypt

1 Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych dr Artur Bartoszewski Wykład II W prezentacji wykorzystano fragmenty i przykłady z książki: Joe Habraken; Microsoft Office User Specjalist: Access 97, Przewodnik egzaminacyjny, Wydawnictwo Translator s.c., Warszawa

2 Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych II. Planowanie nowej bazy danych 2

3 II. Planowanie nowej bazy danych Planowanie nowej bazy danych Jednym ze sposobów rozpoczęcia procesu planowania nowej bazy danych jest zadanie sobie kilku pytań: Jakie informacje chcesz umieścić w bazie danych? Z odpowiedzi na to pytanie dowiesz się, jak dane będą przechowywane i zorganizowane oraz wskaże potrzebną liczbę tabel. Jak chcesz wprowadzać dane oraz jak chcesz je przeglądać? Przy tym pytaniu powinieneś rozważyć możliwość użycia formularzy, by Twoje dane łatwiej było wprowadzać oraz by były one bardziej rzetelne. Jak chcesz manipulować danymi po wprowadzeniu do tabel? To pytanie powinno wpłynąć na rozważenie, jakiego typu kwerend będziesz chciał użyć. Jaki typ wydruków będziesz chciał uzyskać? Po tym pytaniu powinieneś zacząć myśleć o rodzajach raportów, które będziesz chciał zaprojektować dla swojej bazy danych. 3

4 II. Planowanie nowej bazy danych Normalizacja danych Normalizowanie bazy danych oznacza po prostu, że musisz ustanowić taką strukturę tabel, byś nie musiał za każdym razem wprowadzać tych samych informacji. 4

5 II. Planowanie nowej bazy danych Normalizacja danych - przykład Baza nieznormalizowana Nazwa klienta Adres Telefon Data zamówienia Kwota Pieca Chad Mozarelli ,00 zł Pieca Chad Mozarelli ,00 zł Pieca Chad Mozarelli ,00 zł Źle Bórger Kink Wołowa 12a ,00 zł Mak Donaldz Wieprzowiny ,00 zł Bórger Kink Wołowa 12a ,00 zł Numer zamówienia Numer klienta Data zamówienia Kwota ,00 zł ,00 zł ,00 zł Baza znormalizowana ,00 zł ,00 zł ,00 zł Dobrze Numer klienta Nazwa Adres Telefon 1 Pieca Chad Mozarelli Mak Donaldz Wieprzowiny 2 3 Bórger Kink Wołowa 12a

6 Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych VI. MS ACCESS Modyfikowanie danych w tabeli 6

7 V. MS ACCESS Modyfikowanie danych w tabeli Przejście między widokiem Arkusza danych a widokiem Projekt 7

8 V. MS ACCESS Modyfikowanie danych w tabeli Zmiana zawartości pola 8

9 V. MS ACCESS Modyfikowanie danych w tabeli Zmiana zawartości pola Użycie funkcji Zamień i Zamień wszystkie 9

10 V. MS ACCESS Modyfikowanie danych w tabeli Dodawanie rekordu 10

11 V. MS ACCESS Modyfikowanie danych w tabeli Usuwanie rekordu By usunąć rekord, wykonaj następujące czynności: 1. Kliknij przycisk selekcji rekordu (pokazany na rysunku) albo kliknij Edycja, Zaznacz rekord. Wszystkie pola w rekordzie zostaną zaznaczone. 2. Kliknij przycisk Usuń rekord na pasku narzędzi lub naciśnij klawisz 11

12 V. MS ACCESS Modyfikowanie danych w tabeli Usuwanie rekordu Kiedy usuwasz rekord z tabeli, nie możesz wykorzystać funkcji Cofnij, by go przywrócić. Usuwanie rekordu z tabeli jest nieodwołalne. Powinieneś systematycznie wykonywać kopię zapasową swojej bazy danych. Możesz użyć oprogramowania do tworzenia kopii lub po prostu kopiować pliki bazy danych na dysk. Kopie zapasowe są Twoją jedyną szansą, jeśli komputer się zepsuje. Mogą także być pomocne, kiedy przypadkowo usuniesz rekordy lub obiekty bazy danych. Uważaj na pola o typie danych Autonumer Autonumery zostaną zgubione, jeśli usuniesz rekord z tabeli, do której zastosowano format Autonumer do przypisywania numerów do poszczególnych pól. Autonumer nie wpisuje ponownie numerów, które zostały usunięte z tabeli. 12

13 Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych VII. MS ACCESS Wyszukiwanie informacji w tabeli 13

14 VII. MS ACCESS Wyszukiwanie informacji w tabeli Filtrowanie rekordów Filtry podobnie jak polecenie Znajdz działają z zastosowaniem kryteriów. Jednakże filtry mają tę wyższość nad funkcją Znajdź, że wyświetlają jedynie te rekordy, które spełniają kryteria filtru. Inne rekordy w tabeli zostają ukryte. Filtrowanie ułatwia pracę z rekordami. Istnieją dwa sposoby filtrowania tabel: filtrowanie według wyboru filtrowanie według formularza. 14

15 VII. MS ACCESS Wyszukiwanie informacji w tabeli Filtrowanie rekordów - filtrowanie według wyboru Niewiarygodnie prostym sposobem filtrowania rekordów jest filtrowanie według wyboru. Podajesz Accessowi przykład pola danych, według którego chcesz filtrować tabelę, a Access pokazuje jedynie te rekordy, które pasują. Np. tabela produktów zazwyczaj zawiera pole Dostawcy. Aby wyświetlić podzestaw tabeli, który zawiera jedynie produkty dostarczone przez określonego dostawcę, wskaż dostawcę i wywołaj polecenie Filtr. 15

16 VII. MS ACCESS Wyszukiwanie informacji w tabeli Filtrowanie rekordów - filtrowanie według formularza Kiedy filtrujesz według formularza, pusty wiersz arkusza danych pojawia się ze wszystkimi odpowiednimi kolumnami pól znajdującymi się w tabeli. Wystarczy zaznaczyć pole lub pola wymagane do filtrowania. Przy każdym oknie pola pojawia się rozwijalna w dół strzałka; kliknij ją i wskaż dane pełniące Filtrowanie według formularza pozwala ustawić kilka kryteriów filtrowania tabeli, włączając wyrażenia logiczne. 16

17 VII. MS ACCESS Modyfikowanie tabeli Zmiana szerokości kolumn 1. Umieść kursor myszy na linii dzielącej dwa pola, która znajduje się po prawej stronie kolumny pól, którą chcesz dostosować. Kursor myszy staje się narzędziem zmiany szerokości kolumny. 2. Kliknij i przytrzymaj lewy klawisz myszy. Użyj narzędzia do zmiany szerokości kolumny do przeciągnięcia krawędzi kolumny w prawą stronę aż do momentu, kiedy nowa szerokość zmieści najdłuższe wprowadzenie w kolumnie pól. 17

18 VII. MS ACCESS Modyfikowanie tabeli Zmiana wysokości wiersza tabeli Zmiana wysokości jednego wiersza w tabeli zmienia domyślną wysokość wszystkich wierszy w widoku Arkusza danych. Zmiana wysokości wiersza może wpłynąć na polepszenie widoku danych. W celu zmiany wysokości wierszy umieść kursor myszy na linii podziału między dowolnymi wierszami. Pojawi się narzędzie do zmiany wysokości wiersza. Przeciągnij je, by zwiększyć wysokość wiersza. Wysokość wszystkich wierszy również się zwiększy. Dopasowanie wysokości wierszy Nie można ustawić dopasowania wysokości wierszy dwukrotnym kliknięciem linii podziału między wierszami. 18

19 VII. MS ACCESS Modyfikowanie tabeli Zmiana czcionki w tabeli Możesz zmieniać czcionkę dla danych w tabeli. Wszystkie zmiany czcionki wpływają na całą tabelę, włączając w to nagłówki kolumn. Zmiany czcionki wprowadzone w widoku Arkusza danych nie mają wpływu na inne obiekty (formularze czy raporty) w bazie danych, które pracują z danymi z tabeli. By zmienić czcionkę dla tabeli, wykonaj poniższe czynności: 1. Wskaż menu Format, a następnie wskaż Czcionka. Pojawi się okno dialogowe Czcionka. 2. Wybierz nową czcionkę z listy Czcionka. 3. Wybierz styl z listy Styl czcionki. 4. Wybierz rozmiar z listy Rozmiar. 5. Wybierz kolor z rozwijalnej listy Kolor. 19

20 VII. MS ACCESS Modyfikowanie tabeli Ukrywanie pola Możesz ukryć pola, których chwilowo nie używasz lub zastanawiasz się nad ich usunięciem z tabeli. Ukrycie pola chroni dane, które wprowadziłeś do swoich rekordów i zachowuje wszystkie właściwości pola, które ustawiłeś. Na przykład, powiedzmy, że masz tabelę Pracownicy, która zawiera pola dotyczące sprzedaży. Możesz chcieć ukryć te pola pracując z tabelą ze względu na ich wrażliwą" naturę. Widok Arkusza danych jest jedynym widokiem, w którym możesz ukrywać całe pole. By tego dokonać, prześledź poniższe czynności: 1. W widoku Arkusza danych wskaż pole, które chcesz ukryć. 2. Wskaż Format, Ukryj kolumny. Zaznaczona kolumna lub kolumny znikną. 20

21 VII. MS ACCESS Modyfikowanie tabeli Odkrywanie pola Kiedy chcesz odkryć kolumny, wykonaj te czynności: 1. Wskaż Format, Odkryj kolumny. Pojawi się okno dialogowe Odkryj kolumny, w którym znajduje się lista wszystkich kolumn tabeli. 2. Pola ze znakiem zaznaczenia obok nich są odkryte; ukryte pola nie mają znaku zaznaczenia. Kliknij okienko obok dowolnego pola, które chcesz zmienić. Kliknięcie okienka zmienia stan pola z ukrytego na odkryte i vice versa. 21

22 Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych VIII. MS ACCESS RELACJE 22

23 VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli RELACJE 1. Kliknij przycisk Relacje na pasku narzędzi. Pojawi się okno Relacje. 2. W oknie Relacje otworzy się okno dialogowe Pokaż tabele. Jeśli to konieczne, wskaż tabele, dla których chcesz stworzyć relacje i dodaj je do okna Relacje. 3. Kiedy dodałeś już wszystkie potrzebne tabele, kliknij przycisk Zamknij, który spowoduje zamknięcie okna dialogowe Pokaż tabele. 4. Przeciągnij wspólne pole z tabeli, w której jest ono kluczem podstawowym, do tabeli, w której będzie kluczem obcym. Otworzy się okno dialogowe Relacje. 5. Pośrodku okna dialogowego znajduje się opcja Wymuszaj więzy integralności. Zaznacz ją. 6. Kliknij Utwórz, aby stworzyć relację Symbole relacji pojawiają się na linii łączącej, gdzie zostały wymuszone więzy integralności. 23

24 VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli RELACJE - przykład 24

25 VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli RELACJE Więzy integralności oznaczają, że wartość wprowadzona do pola musi mieć taką samą pulę danych, która znajduje się w jej polu relacyjnym. Na przykład: jeśli pole ID_Klienta jest w relacji z tabelą Klienci i tabelą Zamówienia, wartości wprowadzone do pola ID_Klienta w tabeli Zamówienia muszą już istnieć w polu ID_Klienta w tabeli Klienci. Nie możesz wpisać ID_Klienta 100 w tabeli Zamówienia, jeśli w tabeli Klienci nie istnieje pole ID_Klienta o wartości

26 Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych Literatura: W prezentacji wykorzystano fragmenty i przykłady z książki: Joe Habraken; Microsoft Office User Specjalist: Access 97, Przewodnik egzaminacyjny, Wydawnictwo Translator s.c., Warszawa