4.2. Ustawienia programu

Transkrypt

1 4.2. Ustawienia programu Zmiana wielkości dokumentu Pracując w programie MS Excel 2010 niejednokrotnie doświadczysz sytuacji, w której otwarty przez Ciebie arkusz nie będzie mieścił się na ekranie monitora. Czynność, jaką w takiej sytuacji trzeba wykonać to dopasowanie wielkości danego arkusza do wielkości ekranu. Istnieją dwa skrajne przypadki, w których owe dopasowanie okazuje się niezbędne. Z jednej strony wczytany arkusz może okazać się zbyt mały z drugiej zaś zbyt wielki, aby wygodnie z nim pracować. Excel 2010 został wyposażony w narzędzia, które pozwalają rozwiązać omawiany problem. Załóżmy, że otwarty przez nas arkusz kalkulacyjny jest nieodpowiednich rozmiarów. Praca z nim jest niezwykle utrudniona. Przemieszczanie się miedzy sąsiednimi komórkami tego arkusza wymaga użycia suwaków, a to jest bardzo niewygodne. Wygląd tego arkusza prezentuje rys Rysunek Widok wczytanego arkusza kalkulacyjnego 29

2 Jednym ze sposobów zmiany widoku naszego arkusza jest użycie narzędzi zarządzania widokiem, które znajdują się w prawym dolnym rogu programu. Za pomocą suwaka określamy procentowy rozmiar wyświetlanego obrazu. Omawiane narzędzie przedstawia rysunek Rysunek Suwak zmiany wielkości widoku Inny sposobem zmiany rozmiaru widoku jest wejście do zakładki Widok, gdzie za pomocą wbudowanych opcji powiększenia możemy zarządzać widokiem naszego arkusza. Warto zapamiętać, że domyślą wartością powiększenia widoku jest 100%. Wybierając opcje Powiększenie mamy możliwość niestandardowej zmiany rozmiaru. Na rysunku zobrazowany został proces zmiany widoku za pomocą drugiej metody. Rysunek Druga metoda zmiany widoku arkusza 30

3 Po odpowiedniej zmianie powiększenia prezentowanego arkusza, jego wygląd prezentuje rysunek Dobra rada! Rysunek Wygląd arkusza po zmianie powiększenia Jeżeli posiadasz mysz komputerową, która wyposażona jest w tzw. scroll, widok arkusza możesz zmieniać za pomocą kombinacji: CTRL + przesunięcie scroll a. Zadanie! Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny. Wybierając jedną ze znanych Ci metod, dokonaj zmiany rozmiaru widoku, ustawiając wielkość arkusza na 200%. 31

4 Wyświetlanie danych MS Excel 2010 oferuje, podobnie jak jego poprzednik, dwa różne sposoby wyświetlania danych zawartych w arkuszu. Nazwa pierwszego to Normalny, jest on ustawiany automatycznie po każdym włączeniu programu, jako tryb domyślny widoku Kolejny sposób to Podgląd podziału stron, który polega na podziale arkusza na strony. Obrazują one zakres wielkości arkusza na autentycznej kartce papieru. Ten widok jest bardzo przydatny, gdy zamierzamy wydrukować arkusz. Trzeba wtedy zadbać o dobre rozmieszczenie elementów arkusza na kartkach. Sposób wyświetlania danych może być przez nas kierowany za pomocą opcji dostępnych w zakładce Widok lub ikon szybkiego przełączania, tak, jak na rysunku Rysunek Przyciski zmiany sposobu wyświetlania danych W naszym przykładzie po załadowaniu arkusza jest on wyświetlany w widoku Normalny, po wybraniu widoku Układ stron jego wygląd przedstawia rysunek Rysunek Widok Układ stron 32

5 Zapamiętaj! Praca w widoku Układ stron jest identyczna jak w widoku Normalny. Różnica polega tylko na tym, iż w pierwszym przypadku mamy automatyczny pogląd widoku rozmieszczonego arkusza na tle strony. Zadanie! Utwórz nowy arkusz, za pomocą narzędzi zmiany widoku dopasuj jego rozmiar tak, aby zajmował całą powierzchnię roboczą programu. Pasek szybkiego dostępu oraz zakładki programu Dobrym pomysłem w pakiecie Office 2010 jest wprowadzenie paska narzędzi o nazwie Szybki dostęp. Został on wprowadzony przez twórców tego produktu do pakietu od wersji Ma on za zadanie umożliwienie użytkownikowi dostępu do zestawu poleceń, których używa najczęściej. Pasek narzędzi Szybki dostęp (rys ) jest przystosowany do umieszczania w nim przycisków odpowiadającym poleceniom, można również umieścić go w dwóch miejscach programu. Rysunek Widok paska narzędzi Szybki dostęp W celu dodania nowej funkcji do paska narzędzi Szybki dostęp należy kliknąć przycisk dostosowania paska narzędzi oraz wybrać jedną z możliwych funkcji znajdujących się na liście. Sytuację obrazuje rysunek Jeżeli lista dostępnych funkcji jest dla nas zbyt uboga, możemy pokusić się o wybranie polecenia Więcej poleceń. W tym momencie przedstawiona zostaje nam już pełna gama funkcji programu, z której możemy swobodnie wybierać i dodawać odpowiednie dla nas funkcje do paska narzędzi Szybki dostęp (rys ). 33

6 Rysunek Dodawanie nowych funkcji do paska narzędzi Szybki dostęp Rysunek Zaawansowane dostosowanie paska narzędzi Szybki dostęp 34

7 Pasek Szybki dostęp jest niezwykle przydatny dla użytkownika. Pomaga mu w szybkim zarządzaniu swoją pracą. Pasek narzędzi może być również umieszczony w nieco zmienionej lokalizacji tj. poniżej Wstążki. Dokonujemy tego za pomocą polecenia Pokaż poniżej Wstążki. Wygląd paska Szybki dostęp po dodaniu kilku funkcji oraz zmianie lokalizacji poniżej Wstążki przedstawiony jest na rysunku Rysunek Ostateczny wygląd paska narzędzi Szybki dostęp Kolejnym krokiem na drodze do dobrego poznania interfejsu użytkownika MS Excel 2010 jest zaznajomienie się ze strukturą zakładek programu. Nowe oblicze programu udostępnia nam siedem zakładek różniących się od siebie pod względem funkcjonalności. Zakładki noszą kolejno nazwy: Narzędzia główne, Wstawianie, Układ strony, Formuły, Dane, Recenzja, Widok. Ze względu na objętość tego modułu ECDL, w kolejnych rozdziałach poznamy możliwości tylko niektórych z nich. Wygląd niektórych zakładek ilustruje rysunek Dodatkowo na Wstążce istnieje specjalna zakładka Plik. Rysunek Widok niektórych zakładek programu MS Excel

8 Blokowanie nagłówków wierszy i kolumn W przypadku pracy z arkuszami charakteryzującymi się dość znacznymi rozmiarami przydatną funkcją programu jest tzw. blokowanie nagłówków kolumn i wierszy. Czasami może zdarzyć się tak, że arkusz, nad którym pracujemy wymaga wielokrotnego przesuwania jego zawartości za pomocą suwaków. Niejednokrotnie spotykamy się z sytuacją, podczas której w czasie przesuwania obszaru roboczego stracimy z widoku nagłówki wierszy oraz kolumn. Wprowadza to dezorientacje użytkownika, a czasami również wiążące się z tym dalsze trudności podczas pracy z programem. Na rysunku przedstawiono arkusze bez zablokowanych nagłówków wierszy oraz kolumn. Jego wymiary powodują, iż nie mieści się w całości na ekranie monitora. Rysunek Arkusz bez zablokowanych nagłówków wierszy i kolumn Przesuwanie zawartości arkusza jest w tym momencie wielkim wyzwaniem. W momencie przesuwania nagłówki kolumn oraz wierszy również ulegają przesunięciu poprzez to dalsza praca nad arkuszem jest utrudniona. W takiej sytuacji warto kliknąć na zakładkę Widok i wybrać polecenie Podziel. Arkusz zostaje podzielony za pomocą tzw. separatorów na cztery części. Używając myszy klikamy, a następnie przeciągamy separator tak, aby ostatecznie graniczył bezpośrednio z nagłówkami. Omówione działanie prezentuje rysunek

9 Rysunek Uaktywnione separatory Ostatecznie pozostaje nam jedynie zablokować okienka, aby nasza praca dobiegła końca. Klikamy przycisk Zablokuj okienka widoczny na rys , a następnie z rozwiniętej listy polecenie o tej samej nazwie. Ostateczny widok naszego arkusza ze swobodną możliwością dalszej nad nim pracy przedstawia rysunek Rysunek Wygląd arkusza po wykonaniu funkcji blokowania 37