10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 1

Transkrypt

1

2 Trik 1 Automatyczne kontrolowanie kwot wpisywanych do arkusza... 1 Trik 2 Odwołania cykliczne (pętle) w formułach... 3 Trik 3 Wygodne obliczenia z użyciem nazw zakresów... 6 Trik 4 Obliczanie średniej ważonej... 9 Trik 5 Wyszukiwanie wartości optymalnie dopasowanej do potrzeb Trik 6 Wyznaczenie adresu komórki z wartością skrajną Trik 7 Obliczanie rzeczywistej k-tej najmniejszej wartości w tabeli Trik 8 Odrzucenie wartości skrajnych przy wyliczaniu średniej Trik 9 Obliczanie sumy kilku najmniejszych i największych wartości Trik 10 Zliczanie transakcji za pomocą formuły tablicowej Excel to arkusz kalkulacyjny. Ta nazwa wskazuje, że u podstaw jego, niekiedy bardzo zaawansowanych, możliwości leżą obliczenia. Ebook przedstawia 10 przydatnych trików, dzięki którym można sprawnie wykonać wiele codziennych czynności. Dowiesz się, jak obliczyć średnią ważoną, zobaczysz, jakie problemy mogą sprawiać zaokrąglenie i jak je rozwiązać oraz jak w praktyce wykorzystać odwołania cykliczne, które przy standardowych ustawieniach Excela powodują komunikat o błędzie. Wszystkie triki są omówione krok po krok i wzbogacone zrzutami ekranowymi. Przy wprowadzaniu do arkusza składników procentowych dość często pojawia się problem przekroczenia wartości 100%. Może to wynikać z nieodpowiednich zaokrągleń lub zwyczajnej nieuwagi osoby wypełniającej komórki danymi liczbowymi. Aby się przed tym zabezpieczyć (a także w każdej innej sytuacji, kiedy zakres dopuszczalnych wartości w danej komórce jest ograniczony), proponujemy zastosować bardzo przyjazne w obsłudze narzędzie Sprawdzanie poprawności danych. 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 1

3 Rys. 1. Przykładowe składniki procentowe W tym celu: 1. Zaznacz odpowiedni zakres komórek, począwszy od B4. 2. Otwórz kartę Dane i w grupie poleceń Narzędzia danych wskaż Poprawność danych. 3. W wyświetlonym oknie dialogowym przejdź do zakładki Ustawienia. 4. Z rozwijanej listy Dozwolone wybierz pozycję Niestandardowe. 5. W pole poniżej wpisz następującą formułę: =SUMA($B$4:$B$15)<=$E$3 6. Zatwierdź, klikając OK. Rys. 2. Ustawienia sprawdzania poprawności 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 2

4 Od tego momentu, jeśli suma udziałów procentowych przekroczy wartość z komórki E3 (100%), wówczas pojawi się komunikat ostrzegawczy o wprowadzeniu niedozwolonej wartości. Rys. 3. Suma składników przekroczyła 100% Odwołanie cykliczne występuje, jeśli w formule jest podane niepoprawne odwołanie do komórek z danymi. Taka sytuacja najczęściej jest niepożądana i traktowana jako błąd w obliczeniach. Okazuje się, że wystąpienie odwołania cyklicznego można wykorzystać do własnych celów przy analizowaniu danych czy wykonywaniu obliczeń. W trakcie budowania formuły może się zdarzyć, że będzie odwoływała się do wartości zależnej od wartości zwracanej przez nią samą. Jest to typowy błąd powodujący wystąpienie odwołania cyklicznego. Jeśli pracujesz w Excelu z domyślnymi ustawieniami, program nie może sobie poradzić z taką zapętloną formułą i wyświetla komunikat widoczny na rysunku sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 3

5 Rys. 4. Komunikat informujący o występowaniu odwołania cyklicznego Jeśli przez pomyłkę podałeś w formule niepoprawne odwołanie, kliknij przycisk OK, a zostanie wyświetlony pasek narzędziowy Odwołanie cykliczne. Rys. 5. Formuła z odwołaniem cyklicznym Nawet jeżeli odwołanie cykliczne zostanie zignorowane poprzez zamknięcie paska narzędziowego, Excel będzie o nim stale przypominał. Na pasku stanu (u dołu okna) zobaczysz napis Cykliczne ze wskazanym adresem komórki zawierającej niepoprawne obliczenia. Czasem stosowanie odwołań cyklicznych jest jednak przydatne. Przyjmijmy, że chcesz naliczyć premię wypłacaną sprzedawcom. Jest obliczana dla każdego pracownika proporcjonalnie do wypracowanego przychodu ze sprzedaży. Fundusz, z którego wypłacane są premie, stanowi 2% wyniku netto ogółem. Obliczysz go, wpisując do komórki D10 formułę =E10*G1, jak to zostało pokazane na rysunku. Rys. 6. Ogólne środki na wypłacenie premii zostaną zwrócone w komórce D10 Formuła zwróci jednak wartość zerową, gdyż według przyjętych założeń, przy obliczaniu funduszu premiowego, konieczna jest znajomość wartości wyniku netto ogółem. Aby przeprowadzić potrzebne obliczenia, w komórce E10 wpisz następującą formułę: =B10-C10-D10 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 4

6 Jak widać, powstało odwołanie cykliczne i żadna wartość nie zostaje zwrócona. Zostało to spowodowane tym, że formuły w komórkach D10 i E10 odwołują się do siebie wzajemnie i w związku z tym przeprowadzenie obliczeń w normalnym trybie nie jest możliwe. Żeby wyliczyć premie i wynik netto, wykonaj następujące czynności: 1. Kliknij okrągły Przycisk pakietu Office lub rozwiń menu pliki i przejdź do Opcje programu Excel (Opcje). 2. W oknie, które się pojawi, przejdź do zakładki Formuły. 3. Włącz opcję Włącz obliczanie iteracyjne. Wartości pól Maksymalna liczba iteracji i Maksymalna zmiana zmodyfikuj, jeśli wynik obliczeń nie jest poprawny (zwiększasz liczbę iteracji) lub jeśli potrzebujesz większej dokładności obliczeń (zmniejszasz wartość w polu Maksymalna zmiana). Możesz teraz przystąpić do obliczenia wysokości premii dla każdego sprzedawcy (czyli uzyskaną wartość w komórce D10 rozdzielić proporcjonalnie pomiędzy pracowników). 4. W komórce D2 wprowadź następującą formułę: =$D$10*B2/$B$10 5. Skopiuj do kolejnych komórek kolumny. 6. Formułę z komórki E10 skopiuj w górę do komórek z wynikiem finansowym dotyczącym każdego z handlowców. Rys. 7. Wynik netto i premie zostały obliczone Pamiętaj, aby po zakończeniu pracy z tym arkuszem wyłączyć Iterację w oknie opcji Excela. Pozostawienie tej opcji uaktywnionej spowoduje, że Excel nie będzie informował o odwołaniach cyklicznych będących wynikiem błędów w formułach, co może skutkować niepoprawnym wykonywaniem obliczeń. W razie potrzeby użycia iteracji możesz ją ponownie włączyć. 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 5

7 Nazwy zakresów są bardzo praktyczną metodą tworzenia formuł. Zwykle nazwy zakresów przydzielane są bezwzględnemu zakresowi komórek. Dotyczą więc zawsze tego samego obszaru w arkuszu. Mało znaną metodą jest wykorzystanie nazw do określenia adresów względnych, relatywnych. Odpowiadają one potem, przykładowo, np. pięciu komórkom nad komórką aktywną. Rys. 8. Zaznacz zakres dla definiowania nazwy Aby zdefiniować nazwę zakresu z adresowaniem względnym, postępuj następująco: 1. Zaznacz zakres (właściwą liczbę) komórek, które powinien zawierać definiowany nazwany zakres. 2. Na karcie Formuły, w grupie poleceń Nazwy zdefiniowane wybierz przycisk Definiuj nazwę. Wyświetlone zostanie wówczas okno dialogowe. 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 6

8 Rys. 9. Definiowanie nazwy 3. W polu Nazwy w skoroszycie wprowadź odpowiednią nazwę, np. góra5. Teraz kliknij pole Odwołuje się do i ustaw kursor za wpisanym tam adresem. 4. Wciśnij trzykrotnie klawisz F4, co spowoduje, że Excel zamieni domyślne adresowanie bezwzględne na względne. Jako że przyporządkowanie nazwy ma dotyczyć komórek leżących powyżej aktywnej, należy przesunąć wprowadzony adres w górę. Dostosowanie takie polega na pomniejszeniu wartości reprezentujących wiersze w adresie o Dodatkową czynnością będzie zamiana kolejności adresów w nazwie: w przykładzie zamiast adresu A8:A12 będzie A12:A8. 6. Po tych czynnościach można kliknąć przycisk Dodaj. Okno definiowania nazw będzie wtedy wyglądać jak na rysunku Rys. 10. Nazwa została zdefiniowana 7. Zakończ definiowanie nazwy przyciskiem OK. Tak utworzoną nazwę można wykorzystywać na wiele sposobów. Jeśli, np. chcesz zaznaczyć pięć komórek leżących ponad komórką aktywną, wywołaj polecenie Przejdź do lub skorzystaj z klawisza [F5]. Pojawi się wtedy okno dialogowe jak na rysunku. 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 7

9 Rys. 11. Okno dialogowe przechodzenia do określonego adresu Poprzez wybranie w tym oknie zdefiniowanej nazwy, a następnie przycisku OK spowodujesz zaznaczenie pięciu komórek leżących ponad aktywną komórką arkusza. Możesz również wykorzystywać Pole nazwy, czyli pole w lewym górnym rogu programu Excel, tuż przed paskiem formuły. Pole to przechowuje wszystkie zdefiniowane w skoroszycie nazwy, które możesz przywoływać za pomocą listy rozwijanej. Oczywiście tak zdefiniowana nazwa nie ogranicza stosowania jej tylko do zaznaczania zakresów w arkuszu. Równie dobrze możesz jej używać w formułach. Jeśli chcesz obliczyć, np. sumę pięciu komórek znajdujących się ponad komórką aktywną, wykorzystaj następującą formułę: =SUMA(góra5) 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 8

10 Rys. 12. Nazwa wykorzystana w formule Przyjmijmy, że w tabeli gromadzisz informacje o kosztach paliwa samochodów firmowych. Każdego dnia wprowadzasz dane o łącznej ilości zatankowanego paliwa, zapłaconych rachunkach i o cenie jednostkowej paliwa. Fragment przykładowej tabeli przedstawia rysunek. Rys. 13. Przykład tabeli do ewidencji wydatków na paliwo 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 9

11 Chcesz na podstawie danych tabeli obliczyć, jaka jest średnia cena jednego litra paliwa w rozpatrywanym okresie. Z pewnością pierwszym Twoim pomysłem okaże się obliczenie średniej z cen jednostkowych zgromadzonych w kolumnie D, jednak nie jest to właściwe rozwiązanie. Tak wyliczona średnia nie uwzględni ilości paliwa zatankowanego po danej cenie, zatem wszystkie dane potraktowane zostaną równorzędnie. W rzeczywistości jednak istotny wpływ na średnią cenę jednego litra paliwa ma ilość benzyny zakupiona w określonej cenie. Powinieneś więc zastosować tzw. średnią ważoną. Excel nie ma wbudowanej funkcji dla takich obliczeń, więc musisz zastosować odpowiednią formułę. Zakładając, że dane o ilości zatankowanego paliwa zgromadzone są w komórkach B2:B24, a informacje o cenach jednostkowych są w komórkach D2:D24, Twoja formuła będzie wyglądać następująco: =SUMA.ILOCZYNÓW(D2:D24;B2:B24)/SUMA(B2:B24) Rys. 14. Średnia ważona ceny paliwa W wielu przypadkach, szczególnie gdy uśredniane liczby nie są znacząco różne względem siebie, wynik obliczenia średniej i średniej ważonej będzie bardzo podobny. Jeśli jednak pomiędzy argumentami uwzględnianymi w obliczeniach występują znaczne różnice, pamiętaj o stosowaniu średniej ważonej. W firmie produkcyjnej trzeba dobrać odpowiednie części w procesie produkcji. W arkuszu o nazwie Dostępne części znajdują się ich nazwy, numery fabryczne, typy oraz wymiary. Na podstawie 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 10

12 aktualnych potrzebnych produkcyjnych dopierane są części o wymiarach najbardziej zbliżony do potrzeb. Proces ten można zautomatyzować. Rys. 15. Arkusz z dostępnymi częściami Najlepiej w takim przypadku skorzystać z formuł tablicowych i funkcji MODUŁ.LICZBY, która będzie zwracała wartość bezwzględną z różnicy pomiędzy wymiarem wymaganym a sprawdzanym. W tym celu: 1. Utwórz nowy arkusz, w którym będziesz wpisywał typy poszukiwanych części i ich wymiary. Kliknij ostatnią kartę arkusza, która nie ma nazwy. 2. W pierwszych dwóch wierszach wpisz nagłówki kolumn i sformatuj je zgodnie z rysunkiem. Rys. 16. Przygotowanie arkusza sprawdzającego wymiary części 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 11

13 3. W kolumnie A i B wpisz dane potrzebnych części, tj. typ części i szukany wymiar. 4. W komórce C3 wpisz formułę tablicową: =JEŻELI(MIN(JEŻELI( Dostępne części!$b$2:$b$200<>$a3;b3;moduł.liczby( Dostępne części!$c$2:$c$200-$b3)))=b3;"---";min(jeżeli( Dostępne części!$b$2:$b$200<>$a3;b3;moduł.liczby( Dostępne części!$c$2:$c$200-$b3)))) i zatwierdź ją, naciskając jednocześnie klawisze [Ctrl]+[Shift]+[Enter], a nie sam klawisz [Enter] jak przy zwykłych formułach. Formuła ta zwróci najmniejszą bezwzględną wartość różnicy pomiędzy wymiarem części danego typu a wymiarem określonym w kolumnie B. Jeśli w arkuszu Dostępne części nie będzie żadnej części danego typu, to formuła zwróci trzy myślniki. Formuły tablicowe na pasku formuły są wyświetlane w nawiasach klamrowych. Jeżeli w arkuszu Dostępne części masz wypełnionych więcej niż 200 wierszy lub dane pierwszej części znajdują się w innym wierszu niż wiersz 2, to w formule zmień zakres B2:B200 i C2:C200, w taki sposób, aby obejmował wszystkie wiersze z danymi dostępnych części. Zakres ten może sięgać nawet dalej niż do ostatniego wypełnionego wiersza i uwzględniać przyszłe wpisy, ale pamiętaj, aby nie przesadzać, gdyż może to spowodować dłuższe przeliczenie arkusza. Wszystkie odwołania do komórek w kolumnie B i C w formule muszą zawierać dokładnie taką samą liczbę wierszy. 5. W komórce D3 wpisz formułę tablicową: =ADR.POŚR(ADRES(MIN(JEŻELI(MODUŁ.LICZBY('Dostępne części'!$c$2:$c$200- $B3)=C3;WIERSZ($A$2:$A$200);65536));1;;;"Dostępne części")) Formuła ta zwróci pierwszy od góry numer fabryczny części danego typu, której wymiar różni się od wymiaru zadanego o wartość określoną w kolumnie C. W przypadku braku części danego typu formuła zwróci wartość 0. Jeśli zmienisz nazwę arkusza Dostępne części, to musisz wpisać nową nazwę arkusza w 5. argumencie funkcji ADRES, gdyż funkcjonuje ona tam jako wartość tekstowa i nie zostanie automatycznie zmieniona w taki sposób, jak to dzieje się przy odwołaniach. 6. W komórce E3 wpisz formułę zwykłą: =JEŻELI(D3=0;0;WYSZUKAJ.PIONOWO(D3; Dostępne części!$a$2:$c$200;3;fałsz)) aby wyświetlić wymiar znalezionej części. W przypadku braku danego typu części zostanie zwrócona wartość zerowa. 7. Skopiuj formuły z komórek C3:E3 do komórek niżej, np. poprzez przeciągnięcie myszką tych komórek w dół. 8. Jeśli chcesz ukryć wartości zerowe mogące się pojawić w kolumnach D i E, gdy nie ma żadnej części danego rodzaju, to wybierz Przycisk pakietu Office lub rozwiń menu Plik a następnie otwórz Opcje w zakładce Zaawansowane, w sekcji Opcje wyświetlania dla tego arkusza opcję Pokaż zero w komórkach o zerowej wartości zmień na niezaznaczoną. 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 12

14 Rys. 17. Arkusz z doborem pasujących części i formułą tablicową zwracającą najmniejszą odchyłkę wymiaru części Teraz możesz wpisywać nowe typy części i poszukiwane rozmiary w kolumnach A i B, a automatycznie w kolumnach C, D i E pojawią się informacje na temat najlepiej dopasowanej części. W arkuszu Dostępne części możesz dodawać nowe części i usuwać te, które zostaną przekazane na produkcję. Wyszukiwanie wartości maksymalnej jest bardzo częstym działaniem wykonywanym podczas analizy danych. Niekiedy jednak potrzebna jest wiedza nie tyle o wielkości wartości maksymalnej, ile jej lokalizacja w tabeli adres. Funkcja MAX nie pozwoli Ci wyznaczyć adresu komórki przechowującej poszukiwane ekstremum, ale z wykorzystaniem formuły o przedstawionej konstrukcji wykonasz to błyskawicznie: =KOMÓRKA("adres";(INDEKS(zakres; PODAJ.POZYCJĘ(MAX(zakres);zakres;0)))) Formuła wykorzystuje trzykrotnie ten sam zakres, w którym zgromadzone są dane. Spełniony musi być jednak podstawowy warunek: zakres ma być jednowymiarowy. Rozpatrywać możesz zatem komórki w jednej kolumnie lub w jednym wierszu. 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 13

15 Rys. 18. Adres komórki z maksimum został odszukany Jak widać na rysunku, formuła zwróciła w wyniku adres bezwzględny poszukiwanej komórki. Na przedstawionej ilustracji zastosowano formułę analizującą zakres B4:B15: =KOMÓRKA("adres";(INDEKS(B4:B15;PODAJ. POZYCJĘ(MAX(B4:B15);B4:B15;0)))) Wynik zwrócony w postaci adresu $B$5 mówi jedno: w komórce o tym adresie znajdziesz wartość maksymalną. W przykładzie jest to liczba 253. Wyjaśnienie działania formuły: Formuła wykorzystuje cztery funkcje arkusza działające w następujący sposób: Funkcja MAX odszukuje największą wartość w podanym zakresie komórek. Funkcja PODAJ.POZYCJĘ zwraca względną lokalizację (pozycję) wartości wyznaczonej funkcją MAX, wewnątrz analizowanego zakresu danych. Z pomocą funkcji INDEKS przekażesz do zewnętrznej funkcji odwołanie do odszukanej komórki, znajdującej się na przecięciu kolumny wyznaczonej podanym zakresem oraz wiersza wyznaczonego funkcją PODAJ.POZYCJĘ. Funkcja informacyjna KOMÓRKA dzięki podaniu jej parametru tekstowego adres zwraca w wyniku adres (lokalizację) poszukiwanej wartości maksymalnej. Poprzez zastąpienie w podanej formule funkcji MAX funkcją MIN w prosty sposób wyznaczysz adres komórki przechowującej najmniejszą wartość w rozpatrywanym zakresie. Oczywiście zasada działania formuły nie ulegnie zmianie. 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 14

16 Za pomocą funkcji MIN.K możesz szybko i w prosty sposób wyznaczyć k-tą najmniejszą wartość w analizowanej tabeli. Niestety w pewnych warunkach łatwo popełnić istotny błąd przy stosowaniu tej funkcji: jeśli bowiem w rozpatrywanym zakresie komórek wartość najmniejsza występuje wielokrotnie, otrzymany wynik może być niezgodny z oczekiwaniami. Przykładowo: gdy wartość minimalna występuje w zestawieniu trzykrotnie, to zarówno pierwsza, jak i druga oraz trzecia wartość wyznaczona funkcją MIN.K będzie taka sama. Aby wyznaczyć rzeczywistą k-tą najmniejszą wartość w tabeli, zastosuj formułę wykorzystującą funkcje MIN.K, JEŻELI oraz CZĘSTOŚĆ. Konstrukcja omawianej formuły jest prosta i wygląda następująco: =MIN.K(JEŻELI((CZĘSTOŚĆ(zakres;zakres)>0);zakres;"");k) Formuła potrzebuje podania dwóch parametrów: zakres (jednowymiarowy, podany trzykrotnie) oraz parametr k do określenia, którą najmniejszą wartość chcesz wyszukać. Działanie formuły =MIN.K(JEŻELI((CZĘSTOŚĆ(C3:C8;C3:C8)>0);C3:C8;"");C10) w arkuszu ilustruje kolejny rysunek: Rys. 19. Kolejne najmniejsze wartości wyznaczono prawidłowo Wartość najmniejsza (10) występuje w każdej z kolumn trzykrotnie. Funkcja MIN.K zwróciłaby więc wartość 10 dla parametru k równego 1, 2 i 3. Podana formuła zwraca rzeczywiste kolejne wartości najmniejsze. Wyjaśnienie działania formuły: 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 15

17 Funkcja CZĘSTOŚĆ sprawdza, ilokrotnie w badanym zakresie występuje każda z wartości. Wynikiem działania tej funkcji jest tablica danych prezentująca częstotliwość występowania każdej wartości. W zwracanej tablicy każdej wartości odpowiada tylko wtedy częstość większa od zera, gdy opisywana jest pierwszy raz. Funkcja JEŻELI, dzięki zastosowaniu warunku (>0) przekazuje do funkcji MIN.K tylko dane z jednokrotnie występującą każdą wartością. Spośród otrzymanego zbioru danych funkcja MIN.K wyznacza k-tą wartość, zgodnie z parametrem k podanym jako odniesienie do komórki. Podstawiając zamiast MIN.K funkcję MAX.K, błyskawicznie przeanalizujesz zakresy danych pod kątem występowania k-tej największej wartości. Przy wszelkiego rodzaju analizach statystycznych wyliczenie wartości średniej jest działaniem bardzo częstym i dającym w wyniku istotną informację o analizowanym materiale. W niektórych zbiorach danych występują wartości bardzo duże lub bardzo małe znacznie odstające od pozostałych. Mogą one być przyczyną nadzwyczajnej sytuacji lub wręcz błędu/pomyłki. Zaleca się nieuwzględnianie takich ekstremalnych wartości w obliczaniu średniej, gdyż mogą istotnie wpłynąć na otrzymany wynik, wypaczając go tym samym. Zamiast posłużyć się prostą funkcją ŚREDNIA, zastosuj w swoich obliczeniach formułę o poniższej konstrukcji: =(SUMA(zakres)-MAX(zakres)-MIN(zakres))/(ILE.LICZB(zakres)-2) Formuła wykorzystuje tylko jeden argument, za to podany czterokrotnie: zakres komórek z analizowanymi wartościami. 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 16

18 Rys. 20. Wyliczenie średniej bez wartości skrajnych Rysunek pokazuje działanie następującej formuły: =(SUMA(B3:B8)-MIN(B3:B8)-MAX(B3:B8))/(ILE.LICZB(B3:B8)-2) W wierszu Średnia podane zostały wyniki obliczone z zastosowaniem funkcji ŚREDNIA, natomiast w kolejnym z zastosowaniem podanej formuły. Zauważ, że uwzględnienie skrajnych wartości przy obliczaniu średniej skutkuje znaczną zmianą wyniku, a tym samym pewnym jego przekłamaniem. Jeśli wartości średnie obliczone na dwa podane sposoby znacznie od siebie odbiegają, należy przeanalizować wartości maksymalne i minimalne pod kątem zasadności ich wystąpienia. Wyjaśnienie działania formuły: Odrzucenie wartości skrajnych przy liczeniu wartości średniej przebiega na następujących zasadach: Suma wszystkich wartości komórek analizowanego zakresu wyliczana jest z użyciem funkcji SUMA. Od uzyskanego wyniku odejmuje się wartość najmniejszą, wyliczoną za pomocą funkcji MIN oraz wartość największą z użyciem funkcji MAX. Funkcja ILE.LICZB wylicza ilość liczb w zakresie, a otrzymany wynik pomniejszasz o 2, ponieważ z zakresu wyłączyłeś dwie wartości: MIN i MAX. Sumę pomniejszoną o wartości skrajne dzielisz przez ilość liczb w zestawieniu pomniejszoną o 2 i otrzymujesz dzięki temu poszukiwaną wartość średnią. 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 17

19 Analiza danych wymaga szczególnego zwrócenia uwagi na wartości w sposób znaczący odbiegające od przeciętnych, gdyż właśnie być może one decydują o ostatecznym wyniku. O ile pojedyncze wartości ekstremalne (minimum i maksimum) mogą być przypadkowe, o tyle kilka kolejnych wartości skrajnych może być najistotniejszych dla całego zestawienia. Konstrukcja formuły tablicowej, dzięki której wyliczysz sumę x kolejnych wartości maksymalnych, jest taka: =SUMA(MAX.K(zakres;WIERSZ(ADR.POŚR("1:"&x)))) W celu obliczenia sumy kilku kolejnych wartości najmniejszych zastosuj funkcję MIN.K zamiast MAX.K. Formuła wymaga podania jedynie zakresu z danymi oraz liczby (x) kolejnych wartości skrajnych, które chcesz uwzględnić w obliczeniach. Jeśli chcesz podać parametr x bezpośrednio, a nie jako odniesienie, musisz go umieścić w cudzysłowie. Formuła zliczająca x wartości największych w zakresie B3:B10 wygląda następująco: =SUMA(MAX.K(B3:B10;WIERSZ(ADR.POŚR("1:"&B12)))) Po jej wprowadzeniu uzyskasz pożądany wynik. Rys. 21. Suma trzech kolejnych wartości największych Pamiętaj, że do poprawnego funkcjonowania każdej formuły tablicowej niezbędne jest zatwierdzenie jej z użyciem kombinacji klawiszy [Ctrl]+[Shift]+[Enter]. 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 18

20 W celu obliczenia sumy x wartości najmniejszych wykorzystana została taka formuła: =SUMA(MIN.K(B3:B10;WIERSZ(ADR.POŚR("1:"&B12)))) Wyjaśnienie działania formuły: Działanie funkcji MAX.K sprowadza się do wyszukania k-tej największej wartości. Określenie parametru k następuje w kombinacji funkcji WIERSZ i ADR.POŚR. Kombinacja ta, z uwzględnieniem parametru wprowadzanego w komórce B12, generuje zakres od: do, jaki przyjmować będzie parametr k. Jako że jest to formuła tablicowa, następują w niej wielokrotne obliczenia: parametr k w funkcji MAX.K będzie przyjmował wartości od 1 do x zdefiniowanego w komórce B12. Po każdorazowym przebiegu funkcja MAX.K będzie przekazywać do funkcji SUMA kolejną k-tą największą wartość z zakresu danych. Ostateczny wynik wyświetlony będzie dzięki działaniu funkcji SUMA. Dla funkcji MIN.K zasada działania formuły nie ulega zmianie. Przyjmijmy, że masz zestawienie dat, np. transakcji i potrzebujesz szybko sprawdzić, ile z nich wypada w danym miesiącu. Niestety, sprawa się komplikuje, ponieważ daty są z różnych lat. Przykładowy arkusz przedstawia rysunek. Rys. 22. Przykładowe zestawienie dat Wyciągnięcie oznaczenia miesiąca za pomocą funkcji MIESIĄC i zliczenie tych wartości nie wchodzi zatem w grę. Proponujemy zastosowanie formuły tablicowej. W tym celu: 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 19

21 1. Pod każdą z kolumn w wierszach 10. i 11. Wprowadź odpowiednio: oznaczenie roku oraz numer miesiąca. 2. W komórce poniżej wprowadź formułę tablicową: =SUMA((ROK(B3:B8)=B10)*(MIESIĄC(B3:B8)=B11)) 3. Zatwierdź ją za pomocą kombinacji 3 klawiszy: [Ctrl]+[Shift]+[Enter]. 4. Na koniec skopiuj formułę w prawo. Wyjaśnienie działania formuły: Rys. 23. Daty zostały zliczone Funkcja ROK sprawdza, czy każda komórka zakresu B3:B8 zawiera datę z 2015 r. Jeżeli tak, wówczas wynikiem jest wartość logiczna PRAWDA, jeżeli nie FAŁSZ. W ten sposób tworzy się tablicę wartości logicznych. W analogiczny sposób działa funkcja MIESIĄC, ale sprawdza zgodność miesięcy. W Excelu wartość logiczna PRAWDA jest równa liczbie 1, a FAŁSZ to 0. Poszczególne elementy obu tablic są przez siebie przemnażane i powstaje tablica złożona z samych zer i jedynek. Wszystkie elementy są dodawane za pomocą funkcji SUMA i zwracany jest wynik końcowy. 10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 20

22 Redaktor: Rafał Janus ISBN: E-book nr: Wydawnictwo: Adres: Kontakt: 2HH0542 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Telefon , faks , cok@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu 21