Zaokrąglanie liczb Adresowanie względne i bezwzględne Automatyczne podejmowanie decyzji Porządkowanie tabeli danych

Transkrypt

1 Dodatkowe możliwości arkusza kalkulacyjnego Zaokrąglanie liczb Adresowanie względne i bezwzględne Automatyczne podejmowanie decyzji Porządkowanie tabeli danych

2 Zaokrąglanie liczb Stosowanie formatów liczbowych, w których występują zaokrąglenia, może doprowadzić do pewnych nieścisłości przy dokonywaniu obliczeń na podstawie zaokrąglonych liczb. Tabela zawierająca dane (kolumny Cena oraz Ilość) oraz towarzyszące im obliczenia (kolumna Wartość, komórka Razem)

3 Zaokrąglanie liczb W komórkach C2 oraz C3 przechowywane są wyniki mnożenia o wartościach innych, niż zostały wyświetlone wskutek zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku. Tabela z danymi po zwiększeniu dokładności liczb

4 Zaokrąglanie liczb Określanie dokładności liczb występujących w formułach Najszybszym rozwiązaniem problemu jest takie dostosowanie formuł, by z komórek, do których się odwołują, pobierały liczby z taką dokładnością, jaka jest aktualnie wyświetlana w obszarze arkusza, a nie z taką, jaka rzeczywiście w nich występuje. Uaktywnienie opcji zaokrąglania liczb występujących w formułach

5 Zaokrąglanie liczb Opcja Dokładność jak pokazano odnosi się do wszystkich komórek każdego arkusza w skoroszycie.

6 Zaokrąglanie liczb Zaokrąglanie liczb poprzez funkcję Innym sposobem na zaokrąglenie liczb jest zastosowanie odpowiedniej funkcji. W takim przypadku zaokrąglenie dotyczyć będzie tylko wskazanej liczby, a nie wszystkich liczb występujących w skoroszycie. Funkcja zaokrąglająca liczbę do określonej ilości miejsc po przecinku

7 Zaokrąglanie liczb Aby wyeliminować dodatkowe pole obliczeniowe, możesz zagnieżdżać funkcje tak, aby funkcja zaokrąglająca obejmowała dotychczasowy wpis znajdujący się w komórce. W naszym przypadku jednym z argumentów funkcji ZAOKR będzie wynik mnożenia ceny i ilości. Przykład zagnieżdżenia w funkcji ZAOKR innej formuły obliczeniowej

8 Adresowanie względne i bezwzględne Ruchome i nieruchome adresy w formułach Podczas szybkiego kopiowania formuł do sąsiednich komórek adresy odwołań występujące w tych formułach były zmieniane w sposób automatyczny. Jeśli przeciągamy uchwyt wypełniania w dół i propagujemy formułę do komórki położonej w tej samej kolumnie, lecz o jeden wiersz niżej, wówczas adresy w nowej formule zostaną automatycznie przesunięte również o jeden wiersz w dół (numery wierszy ulegają zmianie, natomiast identyfikatory kolumn pozostają niezmienione.

9 Adresowanie względne i bezwzględne Jeśli natomiast propagujemy formułę w poziomie (przeciągamy uchwyt wypełniania w tym samym wierszu w lewo lub prawo), wówczas w nowej formule zmianie ulegną identyfikatory kolumn, przy zachowaniu dotychczasowej numeracji wierszy. Np. formuła =SUMA(B3:B5) propagowana z komórki B6 do C6 przyjmie postać = SUMA(C3:C5).

10 Adresowanie względne i bezwzględne Stosowanie adresacji bezwzględnej Choć adresacja ruchoma (względna) znacznie przyspiesza proces wprowadzania do arkusza serii formuł, to jednak nie zawsze przynosi pożądane skutki. Czasami przed rozpoczęciem propagowania formuły konieczne jest unieruchomienie wybranych adresów w niej występujących, czyli zastosowanie tzw. adresacji bezwzględnej.

11 Adresowanie względne i bezwzględne Przykładowa tabela zawierająca dane wraz z podsumowaniem Jeśli chcesz przeanalizować tzw. strukturę wydatków, musisz obliczyć, jaki jest procentowy udział poszczególnych sum wydatków względem całości wydatków.

12 Adresowanie względne i bezwzględne Formuła dzielenia obliczająca udział kosztów transportu w całości Formuła realizująca dzielenie nie nadaje się jeszcze do propagowania jej w dół. W takim przypadku przesunięciu uległby bowiem nie tylko adres E3, ale również adres E6 (a ten właśnie musi pozostać nieruchomy!).

13 Adresowanie względne i bezwzględne Adresacja bezwzględna zastosowana w jednym z adresów występujących w formule Aby z adresu bezwzględnego uczynić z powrotem adres względny, przejdź do trybu edycji formuły i usuń znaki $ (klawisze Backspace lub Delete). Możesz również ustawić kursor tekstowy w obrębie ubezwzględnionego adresu i naciskać cyklicznie kombinację klawiszy Shift+F4 aż do całkowitego wyeliminowania znaków $.

14 Automatyczne podejmowanie decyzji Funkcja warunkowa Funkcja JEŻELI sprawdza zależności występujące pomiędzy wskazanymi komórkami arkusza i na tej podstawie automatycznie wybiera jedno z dwóch przewidzianych na tę okazję działań. W praktyce oznacza to, że możemy np.: porównać przychody i rozchody firmy i informować stosownym komunikatem o występowaniu zysku lub strat); automatycznie sygnalizować przekroczenie zadanego limitu (np. kosztów).

15 Automatyczne podejmowanie decyzji Przykładowa ewidencja przychodów i rozchodów Funkcja warunkowa Funkcja JEŻELI sprawdza zależności występujące pomiędzy wskazanymi komórkami arkusza i na tej podstawie automatycznie wybiera jedno z dwóch przewidzianych na tę okazję działań. W praktyce oznacza to, że możemy np.:

16 Automatyczne podejmowanie decyzji Budowanie funkcji warunkowej

17 Automatyczne podejmowanie decyzji Zagnieżdżanie funkcji warunkowej Aby w przypadku idealnej równowagi mógł pojawić się trzeci rodzaj komunikatu, należałoby dokonać zagnieżdżenia dwóch funkcji warunkowych Zagnieżdżenie dwóch instrukcji warunkowych pozwalające na rozróżnienie trzech odrębnych przypadków

18 Automatyczne podejmowanie decyzji Formatowanie warunkowe, czyli sygnalizacja automatyczna Uzupełnieniem instrukcji warunkowej może być mechanizm tzw. formatowania warunkowego, pozwalający na automatyczną zmianę wyglądu komórki w zależności od wyników testu logicznego. W praktyce możemy więc konstruować tabele, które będą automatycznie sygnalizować np. przekroczenie zadanego limitu. Jeśli chcesz zastosować formatowanie warunkowe, musisz przygotować na początek co najmniej dwa różniące się wyglądem style komórek.

19 Automatyczne podejmowanie decyzji Przykładowe ustawienia formatu warunkowego Kopiowanie formatu warunkowego Korzystając z mechanizmu Malarza formatów, skopiuj wygląd ustawionej komórki do pozostałych komórek kolumny Stan.

20 Porządkowanie tabeli danych Calc umożliwia szybkie i łatwe porządkowanie danych zapisanych w formie tabelarycznej Przykładowy zestaw danych zapisanych w formie tabelarycznej

21 Porządkowanie tabeli danych Sortowanie Aby dane zawarte w tabeli uporządkować wg określonego kryterium, przejdź do którejkolwiek z komórek należących do tej tabeli, a następnie otwórz menu Dane i wybierz funkcję Sortuj... Ustawianie sposobu sortowania danych Na zakładce Opcje upewnij się, że jest uaktywniona opcja Zakres zawiera nagłówki kolumn.

22 Włączenie filtrowania sygnalizowane jest niebieskim kolorem strzałki przy wybranym polu. Aby przywrócić wyświetlanie wszystkich wierszy tabeli, wybierz Dane -> Filtr -> Usuń filtr. Natomiast po ponownym wybraniu opcji Autofiltr nastąpi usunięcie strzałek autofiltru z nagłówków kolumn. Porządkowanie tabeli danych Filtrowanie Filtrowanie umożliwia ukrywanie wybranych wierszy tabeli. W ten sposób możesz wyeksponować pozostałe dane i łatwiej dokonać ich analizy. Najprostszym sposobem filtrowania danych jest zastosowanie mechanizmu tzw. autofiltru. Strzałki autofiltru w wierszu nagłówkowym tabeli

23 Porządkowanie tabeli danych Filtr standardowy Jeśli masz zamiar rozbudować kryterium wyszukiwania rekordów, możesz posłużyć się oknem dialogowym Filtr standardowy. Przykładowe ustawienia kryteriów filtrowania przy zastosowaniu operatora LUB.

24 Porządkowanie tabeli danych Przykładowe ustawienia kryteriów filtrowania przy zastosowaniu operatora i. Sortowanie i filtrowanie danych nie stanowią operacji, które wzajemnie się wykluczają, a wprost przeciwnie często po ukryciu części danych za pomocą filtrowania pozostałe widoczne rekordy chcemy dodatkowo posortować.

25 Porządkowanie tabeli danych Podsumowywanie grup Oprócz sortowania i filtrowania danych Calc umożliwia jeszcze szybkie podsumowanie odpowiednio pogrupowanych rekordów. W naszym przykładzie obliczymy średnie ceny ofert wyjazdowych dotyczących poszczególnych kontynentów. Aby to uczynić, przejdź do dowolnej komórki tabeli, a następnie wybierz Dane -> Sumy częściowe...

26 Porządkowanie tabeli danych Definiowanie funkcji podsumowującej dane w tabeli Na zakładce Opcje upewnij się, że jest uaktywniona opcja Posortuj wcześniej obszar według grup i wybierz kierunek sortowania (np. Rosnąco).

27 Porządkowanie tabeli danych Określenie poziomu szczegółowości danych zawartych w tabeli, a uzupełnionych automatycznym podsumowaniem. Korzystając z dodatkowych przycisków 1, 2, 3, oraz przycisków ze znakami + oraz -, możesz wyświetlać bądź ukrywać wybrane grupy rekordów tabeli, czyli zmieniać stopień szczegółowości zestawienia.