Aktualizacja (159) Luty/Marzec 2016

Transkrypt

1 Aktualizacja (159) Luty/Marzec 2016 PYTANIA CZYTELNIKÓW: Jak zliczać transakcje za pomocą formuły tablicowej? Jak określić wiek poszczególnych pracowników? Jak zaokrąglić czas do kwadransów? Jak wyświetlać dane w kolumnie za pomocą listy rozwijanej? NAJNOWSZE TRIKI: Formuła zwracająca wartość z losowej komórki Automatyczne kontrolowanie kwot wpisywanych do arkusza Odwołania cykliczne (pętle) w formułach Wygodne obliczenia z użyciem nazw zakresów AUTOMATYZACJA PRACY Formularze w Excelu od podstaw część 3 F 167 Kontynuujemy omawianie formantów formularza, czyli podstawowych elementów, z których zbudowany jest każdy formularz. FORMUŁY Kontrolowanie poprawności obliczeń K 04 Opisujemy kilka sposobów sprawdzania formuł zastosowanych w formularzu i kontrolowania zależności między komórkami wykorzystywanymi w obliczeniach. TABELE PRZESTAWNE Tabele przestawne triki T 044 Pokazujemy, jak można dostosowywać dane i tabele przestawne do własnych potrzeb, aby uzyskiwać lepsze informacje podczas analizy danych. Kod dostępu do strony zawierającej archiwalne aktualizacje jest przesyłany indywidualnie na adres aktywnego Czytelnika.

2

3 Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Weronika Wota Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , rjanus@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Miller Druk sp. z o.o., Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka

4 Drodzy Czytelnicy! Dane wprowadzone do tabeli często charakteryzują się pewnymi wspólnymi cechami, które ze względu na budowę zestawienia nie są wyraźnie widoczne. Często przedstawienie takiego zestawienia w postaci tabeli przestawnej znacząco ułatwia analizę charakterystyki wartości danych, jednak nie zawsze samo przeciągnięcie pól tabeli przestawnej do raportu tabeli przestawnej daje wystarczający stopień dostosowania tabeli do Twoich potrzeb. W artykule Tabele przestawne triki opisujemy metody dostosowywania danych i tabel przestawnych do swoich potrzeb, dzięki którym istotnie zwiększysz efektywność pracy. Skupisz bowiem uwagę na wybranej grupie danych, a nie całej tabeli. W kolejnym artykule na temat tworzenie formularzy w Excelu ( Formularze w Excelu od podstaw część 3 ) kontynuujemy omawianie tzw. formantów formularza, czyli interaktywnych elementów, z których składają się formularze. W tej części omawiamy pole listy, pole kombi, pokrętło oraz pasek przewijania. Przy każdym formancie pokazujemy praktyczny przykład jego zastosowania. Zdarza się, że w arkuszu Excela trzeba przedstawić nie tylko gotowe wyniki pracy w postaci tabel lub wykresów, ale także drogę, która do tych efektów prowadziła. Istotne zatem staje się przedstawienie w komórkach nie wyników obliczeń, lecz wprowadzonych w nich formuł. W artykule Kontrolowanie poprawności obliczeń do zobrazowania opisywanych czynności zostanie wykorzystane przykładowe zestawienie przedstawiające wstępne wyliczenia dotyczące kosztów wykonania podłóg w pomieszczeniach mieszkania.

5 W trakcie budowania formuły może się zdarzyć, że będzie się ona odwoływała się do wartości zależnej od wartości zwracanej przez nią samą. Jest to typowy błąd powodujący wystąpienie tzw. odwołania cyklicznego. Jeśli pracujesz w Excelu z domyślnymi ustawieniami, program wyświetla komunikat ostrzegawczy. Taka sytuacja najczęściej jest niepożądana i traktowana jako błąd w obliczeniach. Okazuje się, że wystąpienie odwołania cyklicznego można wykorzystać do własnych celów przy analizowaniu danych czy wykonywaniu obliczeń. W dziale z trikami wyjaśniamy, jakie jest praktyczne zastosowanie odwołania cyklicznego. Zapraszam do lektury redaktor prowadzący poradnika Excel w praktyce (rjanus@wip.pl)

6 Redakcja odpowiada Listy/II III/001 Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać. Warto przeczytać: Jak zliczać transakcje za pomocą formuły tablicowej? 001 Jak określić wiek poszczególnych pracowników? 003 Jak zaokrąglić czas do kwadransów? 004 Jak wyświetlać dane w kolumnie za pomocą listy rozwijanej? 006 JAK ZLICZAĆ TRANSAKCJE ZA POMOCĄ FORMUŁY TABLICOWEJ? Mam zestawienie dat transakcji i potrzebuję szybko sprawdzić, ile z nich wypada w danym miesiącu. Niestety, sprawa się komplikuje, ponieważ daty są z różnych lat. Przykładowy arkusz przedstawia rysunek 1. Rysunek 1. Przykładowe zestawienie dat Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 5

7 Listy/II III/002 Redakcja odpowiada Wyciągnięcie oznaczenia miesiąca za pomocą funkcji MIESIĄC i zliczenie tych wartości nie wchodzi zatem w grę. Proponujemy zastosowanie formuły tablicowej. W tym celu: 1. Pod każdą z kolumn w wierszach 10. i 11. wprowadź odpowiednio: oznaczenie roku oraz numer miesiąca. 2. W komórce poniżej wprowadź formułę tablicową: =SUMA((ROK(B3:B8)=B10)*(MIESIĄC(B3:B8)=B11)) 3. Zatwierdź ją za pomocą kombinacji 3 klawiszy: [Ctrl]+[Shift]+[Enter]. 4. Na koniec skopiuj formułę w prawo. Rysunek 2. Daty zostały zliczone Wyjaśnienie działania formuły: Funkcja ROK sprawdza, czy każda komórka zakresu B3:B8 zawiera datę z 2015 roku. Jeżeli tak, wówczas wynikiem jest wartość logiczna PRAWDA, jeżeli nie FAŁSZ. W ten sposób tworzy się tablicę wartości logicznych. W analogiczny sposób działa funkcja MIESIĄC, ale sprawdza zgodność miesięcy. W Excelu wartość logiczna PRAWDA jest równa liczbie 1, a FAŁSZ to 0. Poszczególne elementy obu tablic są przez 6 Luty/Marzec 2016 Wiedza i Praktyka