FORMULARZE I FORMANTY MS EXCEL 1. TEORIA

Transkrypt

1 FORMULARZE I FORMANTY MS EXCEL 1. TEORIA Formanty formularza są prostsze w użyciu, gdyż nie wymagają pisania kodu w języku Visual Basic for Applications (VBA). Aby skorzystać z efektów działania konkretnego formantu, należy na nim kliknąć prawym przyciskiem myszy, wybrać z menu kontekstowego pozycję Formatuj formant, a następnie w zakładce Formant ustawić właściwe opcje. Jedną z nich jest Łącze komórki tu należy wskazać, do której komórki w arkuszu ma trafiać informacja będąca efektem działania formantu. Aby w Excelu uzyskać dostęp do formantów, należy korzystać z karty Deweloper. Poleceniem które interesuje nas jest Wstaw. Po kliknięciu polecenia Wstaw, wyświetlone zostanie okno zawierające 2 grupy formantów. Wybieramy Formanty formularza. PRZYCISKI OPCJI Zestaw Przycisków opcji pozwala na wybranie dokładnie jednej opcji poprzez zaznaczenie przy niej kropki. Aby móc wykorzystać więcej niż jeden niezależnie działających od siebie zestawów przycisków opcji, musimy każdy zestaw obramować formantem Pola grupy. W innym przypadku wszystkie przyciski opcji działają, jako jeden system z jednym łączem komórki. POLE WYBORU Pola wyboru działają zawsze niezależnie od siebie. Każde może być włączone (wtedy do połączonej komórki trafia wartość PRAWDA) lub wyłączone (FAŁSZ). POLE KOMBI Pole kombi to rodzaj rozwijanej listy, z której można wybrać jedną opcję. Źródłem dla listy jest zwarty zakres ułożonych w jednej kolumnie komórek. Do łącza komórki zwracana jest liczba porządkowa wybranego elementu listy. Funkcjonalnie pole kombi jest bardzo podobne do przycisków opcji. PRZYCISK POKRĘTŁA. PASEK PRZEWIJANIA Zadaniem formantu Przycisk pokrętła jest "przełączanie" liczb w zadany sposób i wpisywanie ich do odpowiednio zdefiniowanej komórki arkusza. Formatując go uzyskujemy dostęp do następujących opcji: Wartość bieżąca - wartość początkowa formularza, musi być pomiędzy określonym minimum i maksimum. Wartość minimalna - wartość, poniżej której nie będzie możliwa zmiana. Katedra Informatyki Strona 1

2 Wartość maksymalna - wartość, powyżej której nie będzie możliwa zmiana. Zmiana przyrostowa - wartość, o którą będzie zmieniana liczba wyświetlana w komórce, która jest podana w ostatniej opcji. Łącze komórki - komórka wyświetlająca wartości będące efektem naciskania formantu w górę lub w dół. Niemal identyczne zastosowanie jak Pasek przewijania. SUMY.CZĘŚCIOWE W programie Excel istnieje funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE. Funkcja ta potrafi ignorować ukryte dane np. podczas włączenia automatycznego filtrowania, ale w przypadku ukrycia ręcznego musimy oddzielnie uwzględnić ten przypadek. Składnia funkcji SUMY.CZĘŚCIOWE jest następująca: SUMY.CZĘŚCIOWE(funkcja_nr;odwołanie1; odwołanie2;...) gdzie: funkcja_nr jest liczbą od 1 do 11 lub od 101 do 111, określająca funkcję, która ma zostać użyta z uwzględnieniem wartości ukrytych bądź ich ignorowaniem, odwołanie1 pierwszy argument liczbowy dla funkcji przyjmujących kilka argumentów liczbowych, odwołanie2 od 2 do 254 opcjonalnych argumentów liczbowych, dla których ma zostać obliczona suma częściowa. Funkcja_nr (uwzględnianie wartości ukrytych) Funkcja_nr (ignorowanie wartości ukrytych) Funkcja ŚREDNIA ILE.LICZB ILE.NIEPUSTYCH MAX MIN ILOCZYN ODCH.STANDARDOWE ODCH.STANDARD.POPUL SUMA WARIANCJA WARIANCJA.POPUL Katedra Informatyki Strona 2

3 2. ZADANIA POLE WYBORU Arkusz 1 zawiera informacje, dotyczące wartości sprzedaży pewnego towaru przedstawicieli handlowych. W arkuszu należy przeprowadzić przekształcenie wartości waluty sprzedaży z PLN na USD, bez konieczności powiększania tabeli, w zależności od wyników wyboru opcji Formanta Pola wyboru. Rysunek 1. Informacje, dotyczące wartości sprzedaż pewnego towaru przedstawicielami handlowymi Żeby dokonać przekształcenia wartości waluty sprzedaży z PLN na USD, należy: 1. Dodać do Arkusza 1 komórki, które zawierają dane o kursie dolara. 2. Wstawić w Arkusz 1 Pole wyboru i w miejscu tekstu zmienić tekst na "Wartości przeliczone na USD". 3. Zaznaczyć Pole wyboru i wybrać polecenie menu kontekstowego Formatuj formant. Na karcie Formant w okienku Łącze komórki zaznaczyć komórkę, w której ma być pokazywany efekt tego, co zostało wybrane w naszym polu wyboru (na przykład E2). Rysunek 2. Przykład dodawania Pole wyboru 4. W komórce D2 wprowadzić funkcję JEŻELI, która w zależności od tego czy w komórce E2 jest PRAWDA czy FAŁSZ, przyjmie wartość kursu USD lub 1. Katedra Informatyki Strona 3

4 5. Dodać do tabeli jeszcze jedną kolumnę ze zmiennym nadgłówkiem. Dla wykonania tego zadania w komórce G4 korzystając z funkcji JEŻELI dodajemy nagłówek kolumny, którzy w zależności od komórki E2 przyjmuje wartości: Sprzedaż USD lub "Sprzedaż PLN. 6. W komórce G5 wprowadzamy formułę dzielącą Sprzedaż z kolumny F przez komórkę F2. Formułę tą kopiujemy do poniższych komórek. 7. Po ukryciu kolumny F i zamianie koluru czcionki w komórce E2 na białą, tabela wygląda tak jak na poniższym rysunku. 8. Po zmianie ustawienia pola wyboru w kolumnie G pokazuje się odpowiedni nagłówek a pod nim wartości w USD lub PLN zgodnie z wybraną opcją. Rysunek 3. Przykład wyników wykonania zadania Katedra Informatyki Strona 4

5 POLE KOMBI Arkusz 2 zawiera informacje, dotyczące danych o miesięcznej sprzedaży swoich produktów w różnych krajach. W arkuszu należy przygotować wykres przedstawiający informacje o wielkości sprzedaży w wybranym przez użytkownika miesiącu. Miesiąc, dla którego prezentowane są dane na wykresie ustalany jest za pomocą Pola kombi. Rysunek 4. Informacje, dotyczące miesięcznej sprzedaży swoich produktów w różnych krajach Żeby wykonać zadanie, należy: 1. W dowolnym miejsce Arkusza 2 umieść Pole kombi. 2. Jako zakres wejściowy Formant Pole kombi zaznacz zakres, zawierający nazwę miesięcy. 3. W polu Łącze komórki zaznacz dowolną komórkę w której będzie przechowywana wartość liczbowa zwracana przez Pole kombi. Liczba ta będzie wskazywała na numer aktualnie wybranej pozycji na liście z miesiącami. 4. W pole rzutu wpisz 12, dzięki czemu na liście z miesiącami będą widoczne wszystkie miesiące. 5. W dowolnym miejscu Arkusza 2 zaprojektuj tabelę, która pozwala na otrzymanie danych o sprzedaży w zaznaczonym przez Pole kombi miesiącu. Katedra Informatyki Strona 5

6 Rysunek 5. Przykład dodawania Pola kombi 6. Wstaw Wykres, zbudowany na podstawie uzyskanych danych. Jako treść Tytuły wykresy wpisz odwołanie do zaznaczonego przez Pole kombi miesiąca. Rysunek 6. Przykład wyników wykonania zadania Katedra Informatyki Strona 6

7 POLE KOMBI. WYSZKIWANIE DANYCH W Arkuszu 3 należy wprowadzić procedurę wyświetlania danych z Arkusza 2 na podstawie kraju, wybranego na Arkuszu 3 przez Pole kombi. Rysunek 7. Przykład dodawania Pola kombi Żeby wykonać zadanie, należy: 1. W dowolnym miejscu Arkusza 3 umieść Pole kombi. 2. Jako zakres wejściowy Formant Pole kombi zaznacz zakres, zawierający nazwę kraju. 3. W polu Łącze komórki zaznacz dowolną komórkę w której będzie przechowywana wartość liczbowa uzyskiwana przez Pole kombi. Liczba ta będzie wskazywała na numer aktualnie wybranej pozycji na liście z krajami. 4. W komórkach Tablicy wyników wyszukiwania (C3:C14) wprowadź funkcje WYSZUKAJ.PIONOWO w celu wyszukania wartości sprzedaży towaru odpowiedniego kraju zaznaczonego przez Pole kombi. W polu "Nr_indeksu_kolumny" tej funkcji wprowadzamy link do łącza komórki + 1 (jeżeli została wybrana Polska to w łączeniu komórek pojawi się cyfra 1, dane dla Polski znajdują się w kolumnie 2 tabeli z danymi, więc musimy dodać jeszcze 1). 5. Ukryć "techniczne" wiersze i komórki, czyli wiersze z tabelą danych, listą krajów i łączem pola kombi. Katedra Informatyki Strona 7

8 POLE LISTY. ZADANIE DODATKOWE Arkusz 4 zawiera informacje, dotyczące wartości sprzedaż pewnego towaru osiąganych przez przedstawicieli handlowych. W arkuszu należy wprowadzić procedurę porównania wyników sprzedaży wybranego oddziału ze sprzedażą dla całej Polski. Rysunek 8. Informacje, dotyczące wartości sprzedaż pewnego towaru przedstawicielami handlowymi Żeby wykonać zadanie, należy: 1. Dodać tabelę z listą oddziałów, oraz przypisanymi im numerami: a) Skopiować zakres zawierający listę Miast w dowolne miejsce Arkusza 4. b) Zaznaczyć wklejany zakres i skorzystać z narzędzi Usuń duplikaty (Karta Dane Narzędzia danych) żeby otrzymać listę unikalnych wartości Miast. c) Posortować otrzymaną listę od A do Z. Katedra Informatyki Strona 8

9 Rysunek 9. Lista oddziałów 2. W dowolnym miejsce Arkusza 4 umieść Pole listy. 3. Jako zakres wejściowy Formant Pole listy zaznacz zakres, zawierający nazwę Miast. 4. W polu Łącze komórki zaznacz dowolną komórkę w której będzie przechowywana wartość liczbowa otrzymana przez Pole listy. Liczba ta będzie wskazywała na numer aktualnie wybranej pozycji na liście z Miastami. Rysunek 10. Przykład dodawania Pola listy 5. W komórce F2 w której powinna się pokazywać Nazwa wybranego przez nas miasta wprowadzamy funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO, która na podstawie numeru wybranego elementu wyszuka go na liście. Efektem działania funkcji będzie wyświetlanie nazwy miasta w komórce F2 po jego wybraniu. 6. W kolumnach G i H Tabeli 1 przygotować funkcje, które pozwolą nam wybierać odpowiednie dane do naszej tabeli: a) W komórce G11 wprowadzamy funkcję JEŻELI, która, jeśli miasto w danej linii jest takie samo jak miasto wybrane (komórka F2), pokaże ilość klientów, a jeśli miasto jest inne, funkcja przyjmie wartość zero. b) Podobną funkcję tworzymy w komórce H11, tym razem dla sprzedaży. c) Obie funkcje kopiujemy do poniższych wierszy. 7. Uzupełniamy Tabelę 2 odpowiednimi wzorami: a) Ilość klientów oraz sprzedaż dla wybranego oddziału to sumy danych z kolumn G i H. Katedra Informatyki Strona 9

10 b) Aby obliczyć ilość przedstawicieli handlowych posłużymy się funkcją LICZ.JEŻELI, która zliczy ile komórek jest większych od 0 w kolumnie G, tym samym obliczy ilu jest przedstawicieli handlowych w danym oddziale. 8. Innym możliwym rozwiązaniem tego problemu jest posłużenie się funkcją SUMA.JEŻELI zamiast dodatkowych kolumn technicznych. Rysunek 11. Przykład wyników wykonania zadania Katedra Informatyki Strona 10

11 PRZYCISK POKRĘTŁA Arkusz 5 zawiera informacje, dotyczące wartości sprzedaży pewnego towaru przez przedstawicieli handlowych. W arkuszu należy utworzyć listę przedstawicieli, którzy obsługują największą ilość klientów, przy czym warunek graniczny będący ilością klientów będzie zmienny. Rysunek 12. Informacje, dotyczące wartości sprzedaż pewnego towaru przedstawicielami handlowymi Żeby wykonać zadanie, należy: 1. W dowolnym miejscu Arkusza 5 umieścić Przycisk pokrętła. 2. Na karcie Formant okna Formatowanie formantu wprowadzić wartość minimalną (0), maksymalną (130) i Łącze komórki - $D$3. 3. W kolumnie G dodać nagłówek Klienci-warunek a pod nim formułę, która od ilości klientów wymaganej w warunku będzie odejmować ilość klientów obsługiwanych przez danego przedstawiciela. 4. Formułę tą zastosować w całej kolumnie (skopiować). Katedra Informatyki Strona 11

12 Rysunek 13. Przykład dodawania Przycisk pokrętła 5. Zaznaczyć komórkę G9, po czym włączyć Filtr. 6. Zarejestrować nowe marko o nazwie Pokrętło, które zakłada filtr na liczby w kolumnie Klienci-warunek. W procesie nagrywania makra w filtrze wybrać opcję Filtry liczb / Mniejsze niż. Po czym wprowadzić 0 i kliknąć OK. 7. Zatrzymać rejestrowanie makra. 8. Przypisać do Przycisku pokrętła makro Pokrętło. 9. Ilu przedstawicieli handlowych spełnia określony warunek należy obliczyć za pomocą funkcji SUMY.CZĘŚCIOWE. Dla numeru funkcji 103 będzie ona zliczać ilość danych w nieukrytych wierszach. 10. Procent przedstawicieli którzy spełniają warunek ilości klientów to formuła dzieląca daną z komórki D5 przez całkowitą ilość przedstawicieli. 11. Po ukryciu kolumny G arkusz powinien wyglądać tak jak na poniższym rysunku. Katedra Informatyki Strona 12

13 Rysunek 14. Przykład wyników wykonania zadania Katedra Informatyki Strona 13