EXCEL Poziom zaawansowany materiały szkoleniowe

Transkrypt

1 EXCEL Poziom zaawansowany materiały szkoleniowe Nota Materiał powstał w ramach realizacji projektu e-kompetencje bez barier dofinansowanego z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa działanie 3.1 Działania szkoleniowe na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych oś priorytetowa III. Cyfrowe kompetencje społeczeństwa

2 [2/37] EXCEL Praca pomiędzy kilkoma arkuszami Praca w kilku arkuszach polega łączeniu kilku komórek z różnych arkuszy (dodawanie wartości) i umieszczenie wyniku w innym arkuszu wynikowym. Najlepiej ilustruje to następujący przykład: W arkuszach Skoroszytu przechowujemy dane na temat zarobków wybranych pracowników w pewnej firmie w poszczególnych miesiącach I kwartału: Rysunek 1. Arkusz z danymi na podstawie których nastąpi lomsolidacja Na powyższych zrzutach pokazano zarobki pracowników w miesiącach umieszczonych w różnych arkuszach: 1. Styczeń, 2. Luty, 3. - Marzec W arkuszu wynikowym za pomocą narzędzia Konsoliduj obliczono łączne zarobki pracowników w I kwartale. Aby dokonać takiego zsumowania, należy wykonać następujące czynności: 1. Przygotuj arkusz pod nazwą I kwartał i umieść się w komórce A1 tego arkusza, 2. Wybierz polecenie Konsoliduj pod kartą Narzędzia danych menu Dane. 3. Ustaw punkt wstawiania w polu Odwołanie.

3 [3/37] EXCEL 4. Kliknij nazwę arkusza Styczeń, 5. Zaznacz zakres A1:B6 w tym arkuszu, 6. Kliknij Dodaj, Kliknij nazwę arkusza Luty i kliknij Dodaj. Kliknij nazwę arkusza Marzec i kliknij Dodaj. 7. Zaznacz opcję Górny wiersz oraz Lewa kolumna i kliknij OK. Można również zaznaczyć opcję: Utwórz łącze z danymi źródłowymi, wówczas każda zmiana danych w arkuszach pośrednich spowoduje również zmianę w arkuszu wynikowym Rysunek 2. Pusty arkusz przygotowany do konsolidacji danych Rysunek 3. Konsolidacja danych

4 [4/37] EXCEL Na powyższym obrazach cyframi od 1 do 7 oznaczono kolejne czynności, jakie należy po kolei wykonać. Rysunek 4. Arkusz po konsolidacji danych Tworzenie list rozwijanych Można zwiększyć wydajność korzystania z arkusza, umieszczając w komórkach listy rozwijane, z których użytkownicy mogą wybrać odpowiedź tak lub nie, datę z kalendarza lub pozycję z innej wstawionej przez Ciebie listy. Osoba korzystająca z arkusza może kliknąć strzałkę, a następnie kliknąć wybrany wpis na liście. Rysunek 5. Przykład listy rozwijanej Aby utworzyć taką listę należy wykonać następujące czynności: 1. Przejdź do nowego arkusza i wprowadź pozycje, które mają być wyświetlane na liście rozwijanej. Pozycje powinny znajdować się w pojedynczej kolumnie lub wierszu bez pustych komórek, 2. Zaznacz wszystkie pozycje.

5 [5/37] EXCEL Rysunek 6. Przykład pozycji, które będą wyświetlane na liście rozwijanej. 3. Kliknij pozycję Definiuj nazwę > Definiuj nazwę pod kartą Formuły, 4. W polu Nazwa wpisz nazwę listy pozycji, na przykład Oceny, a następnie kliknij przycisk OK. Upewnij się, że nazwa nie zawiera spacji. Nazwa nie zostanie wyświetlona na liście, ale trzeba ją utworzyć, aby można było połączyć dane z listą rozwijaną. Rysunek 7. Tworzenie listy rozwijanej Na powyższym obrazie kroki od 1 do 3 wskazują na kolejne czynności jakie należy wykonać. 5. W arkuszu kliknij komórkę, w której ma się znaleźć lista rozwijana, 6. Kliknij pozycję Dane > Poprawność danych > Poprawność danych, 7. Na karcie Ustawienia w polu Dozwolone kliknij pozycję Lista, 8. W polu Źródło wprowadź znak równości (=), a następnie bezpośrednio nazwę, którą nadano liście w kroku 4. U nas =Oceny. 9. Zaznacz pole wyboru Rozwinięcia w komórce. 10. Aby użytkownicy mogli zostawić komórkę pustą, zaznacz pole wyboru Ignoruj puste.

6 [6/37] EXCEL Rysunek 8. Tworzenie listy rozwijanej Na powyższym obrazie cyframi od 5 do 10 oznaczono kolejne kroki jakie należy wykonać. Po wykonaniu wszystkich tych czynności wciśnij klawisz OK. 1. Kliknij w komórce C1, a następnie wciśnij czarny trójkąt, rozwijający listę. Rysunek 9. Przykłada listy rozwijanej Na powyższym obrazie widać, że gdy umieszczę się w komórce C1 arkusza, automatycznie po prawej stronie pojawia się strzałka, a jej kliknięcie pozwala na rozwinięcie listy, z której można wybrać jedną z ocen. Tabele przestawne Tabela przestawna jest dynamicznym zestawieniem danych. Zestawienie to jest oparte na bazie danych, umieszczonej w arkuszu lub w pliku zewnętrznym. Za pomocą

7 [7/37] EXCEL tabeli przestawnej przekształcamy dziesiątki rzędów i kolumn w interesujące prezentacje danych, takie jak rozkłady częstości czy wielowymiarowe tabele odwołań krzyżowych. Korzystanie z tabeli przestawnej wiąże się jednak z pewnym utrudnieniem. W przeciwieństwie do raportu opartego na formule, tabela przestawna nie aktualizuje automatycznie danych po dokonaniu zmian. Nie stanowi to jednak poważnego problemu, ponieważ wystarczy kliknąć ikonę Odśwież, znajdującą się na pasku narzędzi i w tabeli pojawią się najnowsze dane. Ideę działania tabeli przestawnej postaramy się wyjaśnić na poniższym przykładzie. Rysunek 10. Baza danych Powyższy obraz przedstawia bazę danych zawierającą dzienne informacje o nowych kontach, założonych w banku mającym trzy oddziały. Składa ona się z 350 rekordów i zawiera następujące informacje: Data otwarcia konta, Kwota wpłacona przy otwarciu konta, Rodzaj konta (rachunek oszczędnościowy, ROR, fundusz emerytalny, lokata terminowa), Osoba otwierająca konta (kasjer, przedstawiciel bankowy), Oddział, w którym otwarto konto (I, II, III), Informacja o osobie zakładającej konto (klient bankowy lub nowy klient).

8 [8/37] EXCEL Baza danych zawiera wiele informacji o poszczególnych kontach bankowych i nie jest czytelna dla odbiorcy. Dlatego konieczne jest utworzenie raportu, który przedstawi nam dane w bardziej przystępnej formie. Raport będzie odpowiadał na pytania, które najbardziej nas interesują, mianowicie: Jaka jest łączna liczba kont otwartych w każdym oddziale i jak dzieli się ona w odniesieniu do poszczególnych rodzajów kont? Ile nowych kont otwarto w każdym z oddziałów i do której grupy należą rachunek oszczędnościowy, ROR, fundusz emerytalny, lokata terminowa? Jaki jest przepływ pieniędzy w poszczególnych rodzajach kont? Jakiego rodzaju konta najczęściej otwierają kasjerzy? Jak wypada Oddział I w porównaniu z pozostałymi dwoma? W którym oddziale najwięcej kont otwierają nowi klienci? Aby odpowiedzieć na powyższe pytania, należy: 1. Zaznaczyć dowolną komórkę tabeli, 2. W celu otwarcia okna dialogowego Tworzenie tabeli przestawnej należy wykonać polecenie Wstawianie/Tabele/Tabela przestawna, 3. Po zidentyfikowaniu przez Excel zakresu, w oknie Tworzenie tabeli przestawnej należy określić położenie tabeli przestawnej (u nas: Nowy arkusz), Rysunek 11. Tworzenie tabeli przestawnej

9 [9/37] EXCEL Powyższy rysunek pokazuje kroki od 1 do 3, jakie trzeba wykonać w pierwszym etapie tworzenia tabeli przestawnej. 4. Po wybraniu OK. Excel utworzy pustą tabelę przestawną i wyświetli panel Lista pól tabeli przestawnej, tak jak poniżej, Rysunek 12. Przeciąganie pól do tabeli przestawnej Powyższy obraz przedstawia pustą tabelę przestawną oraz pokazuje w jaki sposób wykonać zadanie Przeciągnij pole: Rodzaj konta do sekcji: Etykiety wierszy, pole: Oddział do sekcji: Etykiety kolumn, pole: Kwota do sekcji: Wartości, pole: Klient do sekcji: Filtr raportu. Powinniśmy uzyskać następujący obraz. Rysunek 13. Tabela przestawna

10 [10/37] EXCEL Powyżej tabela przestawna wypełniona wartościami. 6. W tabeli przestawnej można prezentować te same dane na kilka różnych sposobów. Wystarczy przeciągnąć Pole: Oddział z sekcji: Etykiety kolumn do sekcji do sekcji: Etykiety wierszy, a pole: Rodzaj konta z sekcji: Etykiety wierszy do sekcji: Etykiety kolumn. Uzyskamy wówczas następujący obraz: Rysunek 14. Tabela przestawna po zmianie układu pól. Grupowanie elementów w tabeli przestawnej według dat Jedną z bardziej przydatnych możliwości związanych z tabelami przestawnymi jest funkcja pozwalająca na łączenie elementów raportu w grupy. Grupowanie danych jest w dodatku bardzo proste, gdyż wymaga jedynie ich zaznaczenia i wykonania polecenia Narzędzia tabel przestawnych/opcje/grupowanie/grupuj zaznaczenie. Jeśli pole zawiera daty, Excel automatycznie dokonuje grupowania. Na poniższym rysunku widać prostą tabelę utworzoną na podstawie bazy danych, w której są dwa pola: Data i Obroty. Tabela przechowuje 44 wiersze obejmujące dane z okresu od czerwca 2001 do października Celem jest posumowanie informacji na temat wartości sprzedaży osiągniętych w poszczególnych miesiącach.

11 [11/37] EXCEL Rysunek 15. Prosta tabela zawierająca dwa pola: Data i Obroty. Aby utworzyć grupy elementów tabeli przestawnej związanych z poszczególnymi miesiącami, należy najpierw utworzyć Tabelę przestawną: 1. Kliknąć dowolną komórkę w tabeli, 2. W celu otwarcia okna dialogowego Tworzenie tabeli przestawnej należy wykonać polecenie Wstawianie/Tabele/Tabela przestawna, 3. Po zidentyfikowaniu przez Excel zakresu, w oknie Tworzenie tabeli przestawnej należy określić położenie tabeli przestawnej (u nas: Nowy arkusz), 4. Po wybraniu OK. Excel utworzy pustą tabelę przestawną i wyświetli panel Lista pól tabeli przestawnej, 5. Przeciągnij pole: Data do sekcji: Etykiety wierszy, pole: Obroty do sekcji: Wartości. Powinniśmy uzyskać następujący obraz,

12 [12/37] EXCEL Rysunek 16. Obraz jaki uzyskamy po wykonaniu czynności od 1 do Klikamy dowolną komórkę w kolumnie Data, 7. Z menu podręcznego wybieramy polecenie Grupuj, 8. Na ekranie powinno pojawić się okno dialogowe Grupowanie, 9. W oknie tym sprawdź poprawność daty początkowej i końcowej, a następnie przy użyciu pola listy Według należy wybrać pozycje Miesiące i Lata, Rysunek 17. Obraz jaki uzyskamy po wykonaniu czynności od 6 do 9.

13 [13/37] EXCEL 10. Wciskamy klawisz OK, 11. Uzyskujemy następujący obraz: Rysunek 18. Tabela przestawna po pogrupowaniu w niej wybranych elementów. Uwaga: Jeśli w oknie dialogowym Grupowanie wybierzesz tylko pozycję Miesiące, dane dotyczące miesięcy należących do różnych lat zostaną połączone. Z tego powodu element Czerwiec będzie na przykład wyświetlał w takiej sytuacji sumaryczną wartość sprzedaży osiągniętą w czerwcu 2001 i czerwcu Należy zwrócić uwagę na fakt, że w oknie dialogowym Grupowanie dostępne są też inne jednostki czasu. Przy ich użyciu możemy pogrupować dane na przykład według kwartałów. Rysunek 19. Dane pogrupowane według kwartałów i lat.

14 [14/37] EXCEL Wstawianie do tabeli pól i elementów obliczeniowych Po zbudowaniu tabeli przestawnej można utworzyć dwa rodzaje kalkulacji, służące do dalszych analiz: Pole obliczeniowe jest to nowe pole, utworzone z innych pól tabeli przestawnej. Musi ono znajdować się w obszarze Dane tabeli. (Nie można z niego korzystać w obszarach Strona, Wiersz ani Kolumna) Element obliczeniowy wykorzystuje zawartość innych pozycji pól tabeli przestawnej. Musi ono znajdować się w jednym z obszarów tabeli: Strona, Wiersz albo Kolumna. (Nie można z niego korzystać w obszarze Dane) Przykład jest oparty na bazie danych, przedstawionej na rysunku 20. Tabela zbudowana na tej bazie składa się z 5 pól i 48 rekordów. Każdy rekord zawiera informacje o miesięcznych obrotach osiągniętych przez danego przedstawiciela handlowego. Na przykład Ania jest przedstawicielem handlowym na region północny i w styczniu sprzedała 239 jednostek towaru za łączną kwotę zł. Rysunek 20. Dane przedstawiające pola i elementy obliczeniowe Rysunek 21 przedstawia prostą tabelę przestawną, zbudowaną na podstawie tych danych. Prezentuje ona wysokość obrotów każdego przedstawiciela handlowego w rozbiciu na poszczególne miesiące.

15 [15/37] EXCEL Rysunek 21. Tabela utworzona na podstawie danych z rysunku 20 Wstawianie do tabeli pól obliczeniowych Tabela przestawna jest szczególnym obszarem danych, do którego nie można wstawiać nowych wierszy ani kolumn. Oznacza to, że nie można wstawiać do niej formuł obliczeniowych na podstawie danych zawartych w tabeli. Zamiast tego można utworzyć pole obliczeniowe dla tabeli. Jest to pole, które dokonuje obliczeń na podstawie innych pól. Pole obliczeniowe służy przede wszystkim do wyświetlania nowych informacji w tabeli przestawnej. Zastępuje ono konieczność tworzenia nowego pola Dane z źródłowej bazie danych. Nie można go umieszczać w obszarze pól strony, wierszy ani kolumn. W naszym przykładzie chcemy obliczyć średnią wysokość obrotów dla danej jednostki towaru. Osiągniemy to dzieląc pole Obroty przez pole Jednostki sprzedane. Wynik ukaże się w nowym polu tabeli w polu obliczeniowym. Czynności, które należy wykonać, by utworzyć pole obliczeniowe, które składa się z pola Obroty, podzielonego przez pole Jednostki sprzedane 2. Umieść wskaźnik komórki w dowolnym miejscu tabeli przestawnej 3. Wybierz polecenie Tabela przestawna/opcje/pola i elementy obliczeniowe/pole obliczeniowe na wstążce Rysunek 22. Wstawianie pola obliczeniowego do tabeli

16 [16/37] EXCEL 4. Pojawi się okno dialogowe Wstawianie pola obliczeniowego 5. W polu Nazwa wpisujemy Średnia cena jednostki 6. Klikamy w polu Formuła 7. W obszarze Pola klikamy Obroty i wciskamy Wstaw pole 8. W polu Formuła wpisujemy / (symbol dzielenia) 9. Klikamy w obszarze Pola Jednostki sprzedane i wciskamy Wstaw pole 10. Kliknij przycisk Dodaj, aby dodać nowe pole 11. Wciskamy OK Rysunek 23. Okno dialogowe Wstawianie elementu obliczeniowego Rysunek 24. Tabela przestawna, wykorzystująca pole obliczeniowe Nowe pole nosi nazwę Suma z Średnia cena jednostki. Jeśli chcemy możemy tą nazwę zmienić na inną, np. Średnia cena jednostki sprzedanej. Wystarczy kliknąć jedną z komórek arkusza, w której wpisany jest tekst Suma z Średnia cena jednostki i poprawiamy ją na nową i wciskamy Enter.

17 [17/37] EXCEL Rysunek 25. Edycja wstawionego pola Uzyskamy taki obraz jak na rysunku 26 Rysunek 26. Tabela przestawna z nowym polem obliczeniowym Wstawianie do tabeli elementów obliczeniowych W EXCELU można także utworzyć nowe pozycje dla pól tabeli przestawnej. Pamiętajmy, że pole obliczeniowe stanowi alternatywę dla tworzenia nowego pola w źródłowej bazie danych, Element obliczeniowy wykorzystuje zaś zawartość pojedynczego pola. W naszym przykładzie wykorzystamy pole Miesiąc. Utworzymy element obliczeniowy (nazwiemy go Kwartał-1), który wyświetli sumy dla stycznia, lutego i marca. Ten sam efekt uzyskamy grupując pozycję, ale wtedy EXCEL wyświetli sumę dla całej grupy, ukrywając poszczególne pozycje. Elementy obliczeniowe pokazują zarówno sumę całkowitą kwartału, jak i sumy dla każdego z miesięcy. Aby utworzyć element obliczeniowy, należy wykonać następujące kroki: 1. Umieścić wskaźnik komórki w obszarze pól strony, wierszy lub kolumn, zawierającym element, który ma podlegać obliczeniu. U nas w obszarze Miesiąc 2. Wybieramy opcję Tabela przestawna/opcje/pola i elementy obliczeniowe/element obliczeniowy na wstążce

18 [18/37] EXCEL Rysunek 27. Wstawianie elementu obliczeniowego 3. Wpisujemy nazwę nowego elementu Kwartał 1 w polu Nazwa 4. Klikamy w polu Formuła 5. W obszarze Elementy klikamy Styczeń i klikamy przycisk Wstaw element 6. Wpisujemy + (symbol dodawania), klikamy w obszarze Elementy Luty i klikamy Wstaw element 7. Wpisujemy + (symbol dodawania), klikamy w obszarze Elementy Marzec i klikamy Wstaw element Rysunek 28. Okno dialogowe Wstaw element obliczeniowy 8. Klikamy Dodaj 9. Powtarzamy czynności, w celu utworzenia elementów obliczeniowych dla pozostałych kwartałów: Kwartał 2 (=kwiecień+maj+czerwiec), Kwartał 3 (=lipiec+sierpień+wrzesień), Kwartał 4 (=październik+listopad+grudzień) 10. Klikamy przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe. Nowe elementy obliczeniowe zostaną dołączone do tabeli.

19 [19/37] EXCEL Rysunek 29. Tabela przestawna, wykorzystująca elementy obliczeniowe Elementy te znajdują się na końcu każdej pozycji Miesiąc. Jeśli chcemy przenieść któryś z nich klikamy go i przeciągamy w nowe miejsce. Na rysunku 30 widać tabelę przestawną po przestawieniu elementów obliczeniowych tak, aby stanowiły logiczną całość. Elementy obliczeniowe zostały zaznaczone pogrubioną i czerwoną czcionką. Rysunek 30. Tabela przestawna po przestawieniu elementów obliczeniowych

20 1. Operatory porównania [20/37] EXCEL Złożone funkcje stosowane w formułach Do porównywania dwóch wartości służą następujące operatory. Wynik porównywania dwóch wartości za pomocą tych operatorów jest wartością logiczną PRAWDA albo FAŁSZ. Operator porównania Znaczenie Przykład = (znak równości) Równe A1=B1 > (znak większości) Większe niż A1>B1 < (znak mniejszości) Mniejsze niż A1<B1 >= (znak większe lub równe) Większe lub równe A1>=B1 <= (znak mniejsze lub równe) Mniejsze lub równe A1<=B1 <> (znak nierówności) Różne A1<>B1 Tabela 1. Operatory porównani 2. Operator łączenia tekstów Operator & (handlowe i) służy do łączenia jednego lub kilku ciągów tekstowych w celu utworzenia pojedynczego fragmentu tekstu. Operator tekstowy Znaczenie Przykład & (handlowe i) Tabela 2. Operator łączenia tekstów 3. Operatory odwołania Łączy dwie wartości w celu utworzenia jednej ciągłej wartości tekstowej ("Północ"&"ny") Zakresy komórek do obliczeń można połączyć za pomocą następujących operatorów. Operator odwołania Znaczenie : (dwukropek) Operator zakresu, który tworzy jedno odwołanie do wszystkich komórek między dwoma odwołaniami (włącznie z tymi odwołaniami) ; (średnik) Operator składania, który łączy wiele odwołań w jedno odwołanie (spacja) Tabela 3. Operatory odwołania Operator przecięcia, który tworzy odwołanie do komórek wspólnych dla dwóch odwołań Przykład B5:B15 SUMA(B5:B15;D5:D15) B7:D7 C6:C8

21 [21/37] EXCEL 4. Funkcje tekstowe PODSTAW Podstawia w ciągu tekstowym w miejsce argumentu stary_tekst argument nowy_tekst. Funkcji PODSTAW należy używać wtedy, gdy trzeba zamienić określony tekst pojawiający się w ciągu tekstowym na inny tekst; funkcji ZASTĄP należy natomiast używać wtedy, gdy trzeba zamienić dowolny tekst pojawiający się w określonym miejscu ciągu tekstowego. Składnia PODSTAW(tekst;stary_tekst; nowy_tekst;wystąpienie_liczba) Tekst - to tekst lub odwołanie do komórki zawierającej tekst, w którym należy zastąpić znaki. Stary_tekst - to tekst, który należy zastąpić. Nowy_tekst - to tekst, którym zostanie zastąpiony stary_tekst. Wystąpienie_liczba - określa, które wystąpienie argumentu stary_tekst zostanie zastąpione przez argument nowy_tekst. Jeśli argument wystąpienie_liczba jest podany, to tylko to konkretne wystąpienie argumentu stary_tekst zostanie zastąpione. W innym przypadku każde pojawienie się w tekście argumentu stary_tekst jest zamieniane na argument nowy_tekst Przykład A Dane Dane sprzedaży 01 Kwartał Kwartał 2011 Formuła =PODSTAW(A2; "sprzedaży"; "kosztów") Opis (wynik) Zamienia "sprzedaży" na "kosztów" (Dane kosztów) =PODSTAW(A3; "1"; "2"; 1) Zamienia pierwsze wystąpienie "1" na "2" (2 Kwartał 2008) =PODSTAW(A4; "1"; "2"; 3) Zamienia trzecie wystąpienie "1" na "2" (1 Kwartał 2012)

22 [22/37] EXCEL Rysunek 31. Efekt użycia funkcji PODSTAW ZŁĄCZ.TEKSTY Łączy kilka ciągów tekstowych w jeden ciąg tekstowy. Składnia ZŁĄCZ.TEKSTY (tekst1;tekst2;...) Tekst1; tekst2;... to 2 do 255 elementów tekstowych do połączenia w pojedynczy element tekstowy. Elementami tekstowymi mogą być ciągi tekstowe, liczby lub odwołania do pojedynczych komórek. Elementy tekstowe można także łączyć za pomocą operatora obliczeń w postaci (&) zamiast funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY. Na przykład funkcja =A1&B1 zwraca taką samą wartość jak =ZŁĄCZ.TEKSTY(A1,B1). Przykład A gatunek: pstrąg potokowy 32 Dane Formuła =ZŁĄCZ.TEKSTY("Populacja strumienia ";A2;" ";A3;" jest równa ";A4;"/kilometr") Rysunek 32. Przykład użycia funkcji Złącz.Teksty Opis Buduje zdanie łącząc powyższe dane (Populacja strumienia gatunek: pstrąg potokowy jest równa 32/kilometr) Poniżej fragment okna Kreatora funkcji, w którym pokazałem w jaki sposób można budować kolejne sekcje funkcji: ZŁĄCZ.TEKSTY.

23 [23/37] Argumenty funkcji EXCEL Rysunek 33. Okno Argumenty funkcji Powyżej okno Argumenty funkcji z prawidłowo wypełnionymi polami. Treść formuły Rysunek 34. efekt wykorzystania funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY Wynik formuły Powyżej widać efekt wykorzystania funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY. LITERY.WIELKIE Konwertuje małe litery na wielkie litery. Składnia LITERY.WIELKIE(tekst) Tekst to tekst, który należy skonwertować na wielkie litery. Tekst może być odwołaniem lub ciągiem tekstowym.

24 [24/37] EXCEL Przykład A Dane ogółem Plon Formuła =LITERY.WIELKIE(A2) =LITERY.WIELKIE(A3) Opis (wynik) Duże litery podane w pierwszym ciągu (OGÓŁEM) Duże litery podane w drugim ciągu (PLON) Treść formuły Wynik formuły Rysunek 35. Efekt użycia funkcji LITERY.WIELKIE Na rysunku 35 widać jaki jest efekt użycia funkcji LITERY.WIELKIE. TEKST Umożliwia wyświetlenie wartości w specjalnym formacie tekstowym. Składnia TEKST(wartość;format) Wartość to wartość numeryczna. Jest to formuła, która wyznacza wartość numeryczną, albo odwołanie do komórki zawierającej wartość numeryczną. Argument format jest formatem liczb, takim jak ciąg tekstowy ujęty w cudzysłowy. Jest dostępnych wiele formatów liczb, które można zobaczyć, klikając pozycję Liczba, Data, Godzina, Waluta lub Niestandardowy w polu Kategoria na karcie Liczba w oknie dialogowym Formatowanie komórek, a następnie przeglądając wyświetlone formaty.

25 [25/37] EXCEL Przykłady: Wynik formuły Rysunek 36. Formuła łączenia funkcji Komórka D3 zawiera następującą formułę: = Zysk netto wynosi & B3 Wynik formuły Rysunek 37. Użycie funkcji TEKST Powyżej podobna formuła, wykorzystująca funkcję TEKST, która umożliwia zastosowanie formatowania do komórki B3: = Zysk netto wynosi & TEKST(B3; # ##0 zł ) Poniżej kolejny przykład wykorzystujący funkcję DZIŚ(), która zwraca bieżącą datę. W przykładzie tym funkcja DZIŚ() wyświetla datę w postaci sformatowanej.

26 [26/37] EXCEL Wynik formuły Rysunek 38. Przykład użycia funkcji TEKST Do komórki A5 należy wpisać: =Raport wydrukowany w dniu: & TEKST(DZIŚ(); dd-mm-rrr dddd ) POWT Powtarza łańcuch znaków (pierwszy argument) podaną liczbę razy (drugi argument). Składnia POWT(łańcuch;liczba_razy) Przykłady Formuła: =POWT( Ha ; 3) Zwraca wartość HaHaHa. 5. Histogram tekstowy Ciekawym sposobem wykorzystania funkcji POWT jest utworzenie w arkuszu prostego histogramu. Poniżej przykład takiego histogramu. Tego rodzaju graficzna prezentacja przydaje się podczas tworzenia obrazowego podsumowania wielu wartości. Formuły w kolumnach E i G zawierają graficzną prezentację budżetów na kolejne miesiące i wyświetlają serię znaków w czcionce Wingdings. W przykładzie tym wykorzystałem literę n, która w czcionce Wingdings ma postać małego kwadratu. Formuła wykorzystująca funkcję POWT określa liczbę wyświetlonych znaków. E3: =JEŻELI(D3<0; POWT( n ; -ZAOKR(D3*100; 0)); ) F3: =A3 G3: =JEŻELI(D3>0; POWT( n ; ZAOKR(D3*100; 0)); )

27 [27/37] EXCEL Rysunek 39. Histogram tekstowy 6. Funkcje matematyczne SUMA.JEŻELI Dodaje komórki określone przez podane kryteria. Składnia SUMA.JEŻELI(zakres;kryteria;suma_zakres) Zakres to zakres komórek, które należy oszacować według kryteriów. Komórki w każdym zakresie muszą być liczbami lub nazwami, tablicami lub odwołaniami zawierającymi liczby. Puste wartości i wartości tekstowe są ignorowane. Kryteria to kryteria w postaci liczby, wyrażenia lub tekstu określającego, które komórki będą dodawane. Suma_zakres to rzeczywiste komórki, które są dodawane, jeśli odpowiadające im komórki w zakresie spełniają określone kryteria. Jeśli argument suma_zakres zostanie pominięty, to komórki w zakresie będą szacowane według odpowiednich kryteriów i dodawane w przypadku spełnienia kryteriów. Zakres Argument suma_zakres Rzeczywiste komórki A1:A5 B1:B5 B1:B5 A1:A5 B1:B3 B1:B5 A1:B4 C1:D4 C1:D4 A1:B4 C1:C2 C1:D4 Tabela 5. Funkcja Suma. jeżeli Przy określaniu kryteriów można używać symboli wieloznacznych: znaku zapytania (?) i gwiazdki (*). Znak zapytania zastępuje dowolny pojedynczy znak, a gwiazdka zastępuje dowolną sekwencję znaków. Aby znaleźć znak zapytania lub gwiazdkę, przed szukanym znakiem należy wpisać tyldę (~).

28 [28/37] EXCEL Przykład A Wartość nieruchomości Formuła =SUMA.JEŻELI(A2:A5;">160000";B2:B5) =SUMA.JEŻELI(A2:A5;">160000") =SUMA.JEŻELI(A2:A5;"=300000";B2:B3) Tabela 7. Przykłady użycia funkcji SUMA.JEŻELI Przykład B Prowizja Opis (wynik) Suma prowizji dla wartości nieruchomości powyżej (63 000) Suma wartości nieruchomości powyżej ( ) Suma prowizji dla wartości nieruchomości równych (21 000) Przykład Na poniższym przykładzie pewna spółka handlowa posiadająca oddziały w różnych miastach sprzedaje pewne artykuły za określoną kwotę i w określonym terminie zapłaty. Liczba dni jakie upłynęły od terminu zapłaty do dnia 7 kwietnia obliczona jest kolumnie F. Liczbę tę obliczamy za pomocą formuły (w komórce F2:=D2-E2) Zanim przejdziemy do wykorzystania funkcji SUMA.JEŻELI, nadajmy nazwy odpowiednim zakresom. Zakresowi B2:B11, nazwę Biuro, zakresowi C2:C11, nazwę Kwota, zakresowi D2:D11 TerminZapłaty, zakresowi F2:F11 - Różnica Rysunek 40. Nadawanie nazw zakresom

29 [29/37] EXCEL Rysunek 40. Przykłady użycia funkcji SUMA.JEŻELI Powyższy przykład pokazuje możliwości używania funkcji SUMA.JEŻELI. Pierwszą czynnością jest nadanie nazw odpowiednim zakresom, i tak: Kolumna F zawiera formułę, w której odejmowana jest data z kolumny E od daty z kolumny D. Wartość ujemna w kolumnie F podaje, ile dni minęło od terminu zapłaty faktury. W komórkach: A17, A18, A20, A22 wpisane są odpowiednie formuły z wykorzystaniem funkcji SUMA.JEŻELI, których treść zapisano w kolumnie G. ŚREDNIA.JEŻELI Zwraca średnią (średnią arytmetyczną) wszystkich komórek z zakresu, które spełniają podane kryteria. Składnia ŚREDNIA.JEŻELI(zakres; kryteria;[średnia_zakres]) W składni funkcji ŚREDNIA.JEŻELI występują następujące argumenty: Zakres - Argument wymagany. Jedna lub więcej komórek, które mają zostać uśrednione, włączając w to liczby lub nazwy, a także tablice lub odwołania zawierające liczby. Kryteria - Argument wymagany. Kryteria w postaci liczby, wyrażenia, odwołania do komórki lub tekstu, określające komórki, dla których zostanie obliczona średnia. Kryteria można wyrazić na przykład jako 32, "32", ">32", "jabłka" lub B4. Średnia_zakres - Argument opcjonalny. Rzeczywisty zestaw komórek, dla których zostanie obliczona średnia. W przypadku pominięcia tego argumentu zostanie użyty parametr zakres.

30 [30/37] EXCEL Formuła Opis Wynik =ŚREDNIA.JEŻELI(B2:B5;"<23000") Średnia wszystkich prowizji mniejszych niż Trzy z czterech prowizji spełniają ten warunek, a ich suma wynosi =ŚREDNIA.JEŻELI(A2:A5;"<250000") Średnia wszystkich wartości nieruchomości mniejszych niż Dwie z czterech wartości nieruchomości spełniają ten warunek, a ich suma wynosi =ŚREDNIA.JEŻELI(A2:A5;"<95000") Średnia wszystkich wartości nieruchomości mniejszych niż W związku z tym, że liczba wartości spełniających ten warunek wynosi 0, funkcja ŚREDNIA.JEŻELI zwraca błąd #DZIEL/0!, ponieważ następuje próba dzielenia przez zero. #DZIEL/0! =ŚREDNIA.JEŻELI(A2:A5;">250000"; B2:B5) Tabela 8. Przykłady użycia funkcji Średnia. Jeżeli Średnia wszystkich prowizji o wartości nieruchomości większych niż Dwie prowizje spełniają ten warunek, a ich suma w zakresie B2:B5 wynosi rysunek 41. Arkusz z różnym zastosowaniem funkcji ŚREDNIA.JEŻELI. Formatowanie warunkowe Formatowanie warunkowe w oparciu o zawartość komórek pozwala na selektywne i automatyczne ich formatowanie. Przykładowo, można wybrać takie ustawienia, że wszystkie wartości ujemne z określonego zakresu będą widoczne na tle w kolorze jasnożółtym. Po wprowadzeniu wartości zawierającej się w zakresie program EXCEL sprawdzi ją i określi dla komórki zasady formatowania warunkowego.

31 [31/37] EXCEL Formatowanie warunkowe jest bardzo pomocne przy szybkiej identyfikacji błędnych danych wprowadzonych w komórkach lub komórek określonego typu. W celu ułatwienia identyfikacji określonych komórek można użyć formatu takiego, jak cieniowanie komórki w kolorze jasnoczerwonym. Przykład Rysunek 42. Tabela danych Powyższa tabela przedstawia oceny z matematyki wybranej grupy osób w pewnym okresie czasu. W kolumnach S oraz T podane są również średnie i liczby ocen. W celu rozróżnienia wysokich, średnich i niskich wartości użyjemy formatowania warunkowego. Jak tego dokonać: 1. Zaznaczamy dane, które mają być sformatowane warunkowo. Rysunek 43. Zaznaczony zakres komórek w celi ich sformatowania Na powyższym arkuszu zaznaczono dane z zakresu S3:S12, dla którego zastosujemy odpowiednie formaty.

32 [32/37] EXCEL 2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Style kliknij strzałkę obok przycisku Formatowanie warunkowe, a następnie kliknij pozycję Skale kolorów. Rysunek 44. Okno reguł formatowania warunkowego Na obrazie pokazano listę dostępnych opcji dla polecenia Formatowanie warunkowe. 2. Umieść wskaźnik na poszczególnych ikonach skali kolorów, aby wyświetlić podgląd danych z zastosowanym formatowaniem warunkowym. W skali trójkolorowej kolor na górze odpowiada wysokim wartościom, kolor środkowy średnim wartościom, a kolor na dole niskim wartościom. Rysunek 45. Sformatowany zakres komórek W powyższym arkuszu dla zakresu S3:S12, użyto skali kolorów złożonej z koloru czerwonego, żółtego i zielonego, a dla zakresu T3:T12, trzy światła sygnalizacji ulicznej z kategorii Zestaw ikon. Formatowanie warunkowe z zastosowaniem formuł.

33 [33/37] EXCEL Formatowanie warunkowe z zastosowaniem formuł pozwala na formatowania całych zakresów komórek których zawartość spełnia kryteria, które są zapisane formułąmi. W naszym przykładzie sformatujemy z wybranego zakresu komórki w których są wartości ujemne. W tym celu należy: 1. Wybrać jedną komórkę lub ich zakres, 2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Style wybierz Formatowanie warunkowe, 1 2 Rysunek 46. Formatowanie przy pomocy formuł Na obrazie pokazano kolejne kroki jakie należy wykonać. 3. W oknie dialogowym Formatowanie warunkowe, zaznaczamy: Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować, a w polu dialogu wpisujemy: =A1<0, Uwaga: W przypadku formatowania zakresu komórek zawsze odwołujemy się do pierwszej komórki w lewym górnym rogu zakresu, u nas komórki A1. Program sam sprawdzi wszystkie komórki zakresu i sformatuje tylko te, które spełniają kryteria,

34 [34/37] EXCEL Tu wpisz: =A1<0 i wciśnij przycisk Formatuj Rysunek 47. Okno Nowa reguła formatowania Powyżej widać okno dialogowe Formatowanie warunkowe. 4. W nowym oknie ustalamy format komórek. Zaznaczamy zakładkę Wypełnienie, wybieramy kolor np. żółty sformatowanych komórek i wciskamy przycisk OK. Rysunek 48. Okno Formatowanie komórek. Po wybraniu OK wszystkie komórki w których są liczby ujemne będą wypełnione kolorem żółtym.

35 [35/37] EXCEL Rysunek 49. Arkusz z sformatowanym zakresem komórek. Inne przykłady zastosowania formatowania warunkowego przy użyciu formuł. Przykład 1 Sprawdzamy czy w zakresie komórek A1:A20 w którejś z komórek jest tekst. Jeśli tak to komórka ta zostanie wyróżniona w kolorze żółtym. Zaznaczamy zakres A1:A20, Z menu Narzędzia główne pod kartą Style wybieramy Formatowanie warunkowe, a następnie Nowa reguła. W nowym oknie zaznaczamy opcję Użyj formuły do określania komórek, które należy sformatować. W polu formatuj wartości dla których następująca formuła jest prawdziwa wpisujemy: =CZY.TEKST(A1) i klikamy przycisk Formatuj. Zaznaczamy zakładkę Wypełnienie, wybieramy kolor żółty i OK. OK. Rysunek 50. Formatowanie komórek w których jest tekst

36 [36/37] EXCEL Efekt jest taki jak na rysunku 51 Rysunek 51. Sformatowane są te komórki w których jest tekst Przykład 2 Poniższa formuła formatowania jest stosowana tylko wtedy, gdy komórka zawierająca datę jest datą sobotnią lub niedzielną. Do komórki A1 wpisz: =DZIŚ()-6. Do komórki A2 wpisz: =A1+1. Komórkę A2 przeciągnij do komórki A12. Do komórki B1 wpisz: =A1 i przeciągnij tą komórkę do B12. Zaznacz zakres B2:B12 i zastosuj format niestandardowy jako dzień tygodnia (CTRL+1, Niestandardowy, dddd). Zaznaczamy zakres A1:B12. W polu formatuj wartości dla których następująca formuła jest prawdziwa wpisujemy: =JEŻELI(CZY.PUSTA(A1);"";LUB(DZIEŃ.TYG(A1)=7;DZIEŃ.TYG(A 1)=1)) i klikamy przycisk Formatuj. Zaznaczamy zakładkę Wypełnienie, wybieramy kolor żółty i OK. OK.

37 [37/37] EXCEL Rysunek 52. Formatowanie tych komórek w których zapisana jest data sobotnia lub niedzielna Formuła: =1)) =JEŻELI(CZY.PUSTA(A1);"";LUB(DZIEŃ.TYG(A1)=7;DZIEŃ.TYG(A1) sprawdza, czy zawartość komórki jest pusta, jeżeli tak to nie wpisuje nic. W przeciwnym przypadku formuła sprawdza czy komórka zwiera datę będącą niedzielą (1) lub sobotą (7). Jeżeli tak to komórka tak zostaje wyróżniona na żółto. Funkcja DZIEŃ.TYG jako argument przyjmuje datę i zwraca liczbę od 1 do 7, oznaczającą numer dnia w tygodniu: 1 niedziela, 2 poniedziałek, 3- wtorek, 4 środa, 5-, czwartek 6- piątek, 7 sobota. Dla funkcji DZIEŃ.TYG można użyć dodatkowego argumentu, który określa, jakie dni zostaną przyporządkowane liczbom zwracanym przez tę funkcję. Jeżeli jako drugi argument przyjmiesz 2, funkcja zwróci 1 dla poniedziałku, 2 dla wtorku i tak dalej. Jeżeli ten argument przyjmiesz 3, to funkcja zwróci 0 dla poniedziałku, 1 dla wtorku itd.