Tabele i wykresy przestawne

Transkrypt

1 Tabele i wykresy przestawne Opracowano na podstawie: John Walkenbach, Excel 2007 PL Biblia Helion 2007 Spis treści 1 WSTĘP CZYM SĄ TABELE PRZESTAWNE TABELA PRZESTAWNA NA PRZYKŁADZIE DANE ODPOWIEDNIE DLA TABELI PRZESTAWNEJ TERMINOLOGIA TABEL PRZESTAWNYCH TWORZENIE TABELI PRZESTAWNEJ OBLICZENIA TABEL PRZESTAWNYCH TWORZENIE WYKRESÓW PRZESTAWNYCH ZADANIA LITERATURA Wstęp Tabele przestawne są być może jednym z najbardziej skomplikowanych narzędzi Excela. Kilka kliknięć myszą wystarczy do tego, aby tabelę danych przetworzyć na dziesiątki różnych sposobów i uzyskać prawie każdego rodzaju zestawienie, o którym można pomyśleć. Rysunek 1 Opcje tabel przestawnych na wstążce narzędziowej MS Excel. Dlaczego przestawna"? Czy Czytelnika ciekawi termin przestawna"? Słowo to będące przymiotnikiem wiąże się z przemieszczaniem. Jeśli dane potraktuje się jako fizyczny obiekt, tabela przestawna pozwoli przestawiać zestawienie danych i oglądać je z różnych stron lub perspektyw. Tabela przestawna umożliwia proste przemieszczanie pól, ich wzajemne zagnieżdżanie, a nawet tworzenie dowolnych grup pozycji. Jeżeli Czytelnik otrzymałby dziwny obiekt z prośbą o jego identyfikację, prawdopodobnie przyjrzałby mu się z kilku różnych stron, aby spróbować go określić. Praca z tabelami przestawnymi przypomina analizę takiego dziwnego obiektu. W tym przypadku obiektem są dane. Ponieważ tabela przestawna zachęca do eksperymentowania, można ją bez ograniczeń przetwarzać do momentu uzyskania żądanych wyników. To, co się osiągnie, może być zaskoczeniem. 2 Czym są tabele przestawne Tabela przestawna jest dynamicznym zestawieniem danych. Zestawienie to jest oparte na bazie danych, umieszczonej w arkuszu (w postaci tabeli) lub w pliku zewnętrznym. Za pomocą tabeli przestawnej przekształcamy dziesiątki rzędów i kolumn w interesujące prezentacje danych. 1/15

2 Przykładowo, tabela przestawna może udostępniać rozkłady częstości czy wielowymiarowe tabele odwołań krzyżowych. Możliwe jest również wyświetlenie sum pośrednich na dowolnie wybranym poziomie szczegółowości. Jednak najważniejszą cechą tabeli przestawnej jest jej interaktywność. Informacje w niej zawarte można przestawiać w dowolny sposób, można wstawiać do niej dodatkowe formuły, które będą służyły nowym obliczeniom, a nawet grupować poszczególne elementy raportu. Jednak najlepsze w tym wszystkim jest to, że wystarczy kilka kliknięć, aby tabelę przestawną zamienić na atrakcyjnie wyglądający raport. Korzystanie z tabeli przestawnej wiąże się jednak z pewnym utrudnieniem. W przeciwieństwie do raportu opartego na formule, tabela przestawna nie aktualizuje automatycznie danych po dokonaniu zmian. Nie stanowi to jednak poważnego problemu, ponieważ wystarczy kliknąć ikonę Odśwież, znajdującą się na pasku narzędzi i w tabeli pojawią się najnowsze dane. Tabele przestawne pojawiły się w Excelu 97. Niestety wielu użytkowników nie korzysta z nich, ponieważ uważają, że są zbyt skomplikowane. W przypadku Excela 2007 tabele przestawne w znacznym stopniu ulepszono. W efekcie tworzenie i przetwarzanie tabele przestawnych jest prostsze niż kiedykolwiek wcześniej. 3 Tabela przestawna na przykładzie Poniższy przykład pozwoli lepiej zrozumieć pojęcie tabeli przestawnej. Rysunek 2prezentuje arkusz z danymi, które będą podstawą do utworzenia tabeli przestawnej (plik konta_bankowe.xlsx). Data Kwota Typ konta Otwarte przez Oddział Klient wrz Rachunek oszczędnościowy Przedstawiciel bankowy I Klient banku wrz ROR Przedstawiciel bankowy I Klient banku wrz ROR Przedstawiciel bankowy I Klient banku wrz ROR Przedstawiciel bankowy I Klient banku wrz ROR Przedstawiciel bankowy I Klient banku wrz Lokata terminowa Przedstawiciel bankowy I Klient banku wrz Fundusz emerytalny Przedstawiciel bankowy I Klient banku wrz Fundusz emerytalny Przedstawiciel bankowy I Klient banku wrz Rachunek oszczędnościowy Przedstawiciel bankowy II Klient banku wrz ROR Przedstawiciel bankowy II Klient banku wrz Fundusz emerytalny Przedstawiciel bankowy II Klient banku wrz Fundusz emerytalny Przedstawiciel bankowy II Klient banku wrz Fundusz emerytalny Kasjer II Klient banku wrz Rachunek oszczędnościowy Przedstawiciel bankowy III Klient banku wrz ROR Przedstawiciel bankowy III Klient banku wrz Fundusz emerytalny Przedstawiciel bankowy III Klient banku wrz Fundusz emerytalny Przedstawiciel bankowy III Klient banku wrz Rachunek oszczędnościowy Kasjer III Klient banku wrz Rachunek oszczędnościowy Przedstawiciel bankowy I Nowy wrz Rachunek oszczędnościowy Kasjer I Nowy wrz ROR Przedstawiciel bankowy II Nowy wrz Fundusz emerytalny Przedstawiciel bankowy II Nowy wrz Fundusz emerytalny Przedstawiciel bankowy III Nowy wrz ROR Przedstawiciel bankowy I Klient banku wrz ROR Kasjer I Klient banku wrz ROR Przedstawiciel bankowy II Klient banku wrz Rachunek oszczędnościowy Kasjer II Klient banku wrz Rachunek oszczędnościowy Kasjer II Klient banku wrz ROR Kasjer II Klient banku Rysunek 2 Tabela danych używana dalej do tworzenia tabel przestawnych 2/15

3 Tabela zawiera informacje o nowych kontach z okresu miesiąca, założonych w banku mającym trzy oddziały. Składa się ona z 712 rekordów, z których każdy reprezentuje nowe konto. Tabela ma następujące kolumny: data otwarcia konta, kwota wpłacona przy otwarciu konta, typ konta (rachunek oszczędnościowy, ROR, fundusz emerytalny, lokata terminowa), osoba otwierająca konto (kasjer, przedstawiciel bankowy); oddział, w którym otwarto konto (I, II, III), typ klienta (nowy lub dotychczasowy). Baza danych zawiera wiele informacji o poszczególnych kontach bankowych i nie jest czytelna dla odbiorcy. Dlatego konieczne jest utworzenie raportu, który przedstawi nam dane w bardziej przystępnej i zrozumiałej formie. Raport będzie odpowiadał na pytania, które najbardziej nas interesują. W naszym przykładzie mogą one brzmieć następująco: Jaka jest dzienna całkowita wartość nowych depozytów dla każdego oddziału? Ile nowych kont otwarto w każdym z oddziałów i do której grupy należą rachunek oszczędnościowy, ROR, fundusz emerytalny, lokata terminowa? Jaki jest przepływ pieniędzy w poszczególnych typach kont? Jakiego rodzaju konta najczęściej otwierają kasjerzy? Jak wypada oddział I w porównaniu z pozostałymi dwoma? W którym oddziale najwięcej kont otwierają nowi klienci? Odpowiedzi na te pytania można oczywiście uzyskać za pomocą poszczególnych formuł i sortowania danych. Z reguły jednak znacznie lepszym rozwiązaniem jest tabela przestawna, ponieważ jej utworzenie zabiera nie więcej niż kilka sekund, a także nie wymaga wpisywania żadnej formuły i pozwala uzyskać ładnie wyglądający raport. Ponadto tabele przestawne są o wiele mniej podatne na błędy niż formuły (w dalszej części rozdziału przedstawiono kilka tabel przestawnych, będących odpowiedzią na powyższe pytania). Suma z Kwota Typ konta Oddział Fundusz emerytalny Lokata terminowa Rachunek oszczędnościowy ROR Suma końcowa I II III Suma końcowa Rysunek 3 Prosta tabela przestawna Rysunek 3 przedstawia tabelę przestawną utworzoną na podstawie przykładowych danych. Widać tu liczbę kont otwartych w banku, podzieloną według ich rodzaju oraz poszczególnych oddziałów, w których zostały założone. Jest to tylko jedno z wielu zestawień, jakie można utworzyć na podstawie danych z rysunku 2. Na rysunku 4 widzimy kolejną tabelę przestawną, opartą na tej samej bazie danych. Używa ona pola listy rozwijanej Filtr raportu dla pozycji Klient (w wierszu 1.). W tym przypadku wyświetlane są jedynie dane tych klientów, którzy już wcześniej korzystali z usług banku (z pola listy rozwijanej można również wybrać opcję Nowy lub Wszyscy). Warto zwrócić uwagę na zmianę kierunku wyświetlania danych w tabeli. W przypadku tej tabeli przestawnej oddziały pojawiają się jako etykiety kolumn, natomiast typy kont jako etykiety wierszy. Dokonana zmiana, która zajęła około 5 sekund, jest kolejnym przykładem elastyczności tabeli przestawnej. 3/15

4 Klient Klient banku Suma z Kwota Oddział Typ konta I II III Suma końcowa Fundusz emerytalny Lokata terminowa Rachunek oszczędnościowy ROR Suma końcowa Rysunek 4 Tabela przestawna wykorzystująca filtr raportu 4 Dane odpowiednie dla tabeli przestawnej Tabela przestawna wymaga, aby dane miały postać prostokątnej bazy danych. Bazę danych przechowuje się w zakresie arkusza (może to być tabela lub po prostu zwykły zakres) lub w pliku zewnętrznym. W Excelu można budować tabele przestawne na podstawie każdej bazy danych, jednak nie zawsze przyniesie to pożądany efekt. Ogólnie mówiąc, pola tabeli bazy danych mogą należeć do jednego z dwóch typów: Dane pole zawiera wartości lub dane, które będą później zestawiane. W przypadku omawianego przykładu polem takim jest pole Kwota. Kategorie pole takie zawiera opis danych. Przykładowe pola kategorii na rysunku 1 to pola: Data, Typ konta, Otwarte przez, Oddział oraz Klient. Opisują one dane zawarte w polu Kwota. W jednej tabeli bazy danych może się mieścić dowolna liczba pól danych i pól kategorii. Tabele przestawne z reguły służą do zestawienia jednego lub większej ilości pól danych. Wartości w polach kategorii umieszczane są w tabeli w postaci wierszy, kolumn lub filtrów. Istnieją wyjątki od tej zasady. Tabele przestawne mogą się okazać przydatne także wtedy, gdy baza danych nie zawiera pól danych w postaci liczbowej. 5 Terminologia tabel przestawnych Jeśli chce się tworzyć tabele przestawne, trzeba najpierw zapoznać się ze słownictwem, które jest ściśle związane z tym zagadnieniem. Rysunek 5 pomoże lepiej zrozumieć poszczególne pojęcia. Etykiety kolumn są to pola będące nagłówkami kolumn w tabeli przestawnej. Jeżeli w tych polach znajduje się kilka pozycji (nagłówków podrzędnych), to każdej z nich przyporządkowana jest jedna kolumna. Na powyższym rysunku polem kolumny jest Klient; na to pole składają się dwa nagłówki podrzędne: klient banku oraz nowy klient. Pola kolumny mogą być zagnieżdżane. Suma końcowa jest to wiersz bądź kolumna, który (która) zawiera sumę wartości wszystkich komórek znajdujących się w danym wierszu lub kolumnie tabeli przestawnej. Możliwe jest obliczanie sum zbiorczych dla wierszy, kolumn, dla wierszy i kolumn lub wcale. Tabela na rysunku wyświetla sumy zbiorcze zarówno dla wierszy, jak i dla kolumn. Grupa jest to zbiór pozycji traktowanych jako całość. Pozycje można grupować ręcznie lub automatycznie (na przykład grupuje się daty w miesiące). W tabeli na rysunku nie zdefiniowano żadnych grup. Pozycja jest to element pola, znajdujący się w nagłówku rzędu lub kolumny tabeli przestawnej. Na rysunku pozycjami pola Klient są klient banku i nowy klient. Pole Oddział ma trzy pozycje: I, II i III, natomiast pole Typ konta ma cztery pozycje: rachunek oszczędnościowy, ROR, fundusz emerytalny oraz lokata terminowa. Odświeżanie polega na ponownym przeliczeniu tabeli przestawnej po dokonaniu zmian w danych źródłowych. 4/15

5 Pole wiersza jest to pole, będące nagłówkiem wiersza w tabeli przestawnej. Każda pozycja takiego pola zajmuje jeden wiersz. Pola wiersza mogą być zagnieżdżane. Na rysunku polami wiersza są Oddział oraz Typ konta. Dane źródłowe są to dane, na podstawie których zbudowana jest tabela przestawna. Mogą pochodzić z arkusza albo z zewnętrznej bazy danych. Suma pośrednia jest to wiersz lub kolumna, który (która) wyświetla sumę pośrednią zawartości poszczególnych komórek w wierszach lub kolumnach tabeli przestawnej. Tabela na rysunku wyświetla sumy pośrednie dla każdego oddziału. Filtr tabeli jest to pole, które pojawia się na stronach tabeli przestawnej można je porównać z przekrojem trójwymiarowej kostki. W tym samym czasie może być wyświetlona tylko jedna pozycja filtru pola (albo wszystkie pozycje). Na rysunku filtrem tabeli jest pole Otwarte przez, które aktualnie wyświetla pozycję (Wszystkie). W poprzednich wersjach Excela filtr tabeli nosił nazwę pola strony. Obszar wartości są to komórki tabeli przestawnej, które zawierają dane zbiorcze. W Excelu można dokonać podsumowania danych na kilka różnych sposobów, takich jak suma, średnia czy licznik. Rysunek 5 Przykładowa tabela przestawna 6 Tworzenie tabeli przestawnej W tym punkcie przedstawimy podstawowe kroki wymagane do utworzenia tabeli przestawnej na podstawie danych kont bankowych. Jest to proces interaktywny. Zupełnie normalne jest eksperymentowanie z różnymi układami do momentu znalezienia układu spełniającego oczekiwania. 5/15

6 6.1 Określanie danych Jeśli dane znajdują się w zakresie arkusza, należy zaznaczyć dowolną jego komórkę i wybrać polecenie Wstawianie/Tabele/Tabela przestawna. W efekcie zostanie otwarte okno dialogowe pokazane na rysunku 6. Rysunek 6 Okno dialogowe tworzenia tabeli przestawnej Excel próbuje zidentyfikować zakres na podstawie położenia aktywnej komórki. Jeśli tworzy się tabelę przestawną przy użyciu zewnętrznego źródła danych, trzeba wybrać odpowiednie polecenie, a następnie kliknąć przycisk Wybierz połączenie, aby określić źródło danych. WSKAZÓWKA. Jeśli tabelę przestawną tworzy się na bazie danych arkusza, dobrym pomysłem będzie zdefiniowanie najpierw dla danych tabeli (za pomocą polecenia Wstawianie/ Tabele/Tabela). Gdy się tak postąpi, a następnie doda do tabeli nowe wiersze danych, Excel odświeży tabelę przestawną bez konieczności ręcznego określania nowego zakresu danych. 6.2 Określanie lokalizacji tabeli przestawnej Aby wskazać miejsce docelowe tabeli przestawnej, należy użyć dolnej sekcji okna dialogowego Tworzenie tabeli przestawnej. Choć domyślne położenie to nowy arkusz, można wybrać dowolny zakres lub arkusz, łącznie z tym, który przechowuje dane. Po kliknięciu przycisku OK Excel utworzy pustą tabelę przestawną i wyświetli okienko Lista pól tabeli przestawnej (Rysunek 7). WSKAZÓWKA. Okienko Lista pól tabeli przestawnej standardowo jest przytwierdzone z prawej strony okna Excela. Przeciągając pasek tytułu okienka, można je przenieść w dowolne miejsce. Jeśli kliknie się poza obszarem tabeli przestawnej, okienko zostanie ukryte. 6.3 Określanie układu tabeli przestawnej W dalszej kolejności należy określić rzeczywisty układ tabeli przestawnej. Można to zrobić, korzystając z jednej z następujących metod: Przeciągnięcie nazw pól do jednego z czterech paneli okienka Lista pól tabeli przestawnej. Kliknięcie nazwy pola prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu podręcznego lokalizacji pola. 6/15

7 UWAGA. W poprzednich wersjach Excela można było przeciągać pozycje listy pól bezpośrednio do odpowiedniego obszaru tabeli przestawnej. Choć jest to nadal możliwe, domyślnie odpowiednia funkcja jest wyłączona. Aby ją uaktywnić, należy wybrać polecenie Narzędzia tabel przestawnych/opcje/tabela przestawna/opcje, które otwiera okno dialogowe Opcje tabeli przestawnej. Po uaktywnieniu karty Wyświetlanie należy umieścić symbol zaznaczenia obok opcji Układ klasyczny tabeli przestawnej (umożliwia przeciąganie pól w siatce). Rysunek 7 Za pomocą okienka Lista pól tabeli można utworzyć tabelę przestawną Poniższe kroki tworzą tabelę przestawną zaprezentowaną wcześniej w punkcie Tabela przestawna na przykładzie". W przykładzie pozycje widoczne w górnej części okienka Lista pól tabeli przestawnej zostaną przeciągnięte do paneli znajdujących się w jego dolnej części. Oto wymagane kroki: 1. Przeciągnąć pole Kwota do panelu Wartości. Gdy to nastąpi, tabela przestawna wyświetli sumę wartości kolumny Kwota. 2. Przeciągnąć pole Typ konta do panelu Etykiety wierszy. Tabela przestawna pokaże całkowitą wartość dla każdego typu konta. 3. Przeciągnąć pole Oddział do panelu Etykiety kolumn. Tabela przestawna pokaże wartość dla każdego typu konta z uwzględnieniem poszczególnych oddziałów (Rysunek 8). 7/15

8 Rysunek 8 Po wykonaniu kilku prostych kroków tabela przestawna zaprezentuje zestawienie danych 6.4 Formatowanie tabeli przestawnej Warto zauważyć, że tabele przestawne używają formatowania liczbowego Ogólne. W celu zmiany formatu liczbowego należy zaznaczyć dowolną wartość i wybrać polecenie Narzędzia tabel przestawnych/opcje/aktywne pole/ustawienia pola. W efekcie pojawi się okno dialogowe Ustawienia pola wartości. Należy kliknąć przycisk Format liczby i zmienić format, np. na Liczbowe, bez miejsc dziesiętnych i z separatorem kolejnych tysięcy. Rysunek 9 Okno dialogowe "Opcje tabeli przestawnej" 8/15

9 Dla tabeli przestawnej można zastosować dowolny z kilku wbudowanych stylów. Aby wybrać styl, należy zaznaczyć dowolną komórkę w obrębie tabeli przestawnej i użyć polecenia Narzędzia tabel przestawnych/projektowanie/style tabeli przestawnej. Można również skorzystać z kontrolek grupy Narzędzia tabel przestawnych/projektowanie/układ pozwalających kontrolować różne elementy tabeli przestawnej. Przykładowo, w razie potrzeby można ukryć sumy końcowe. Grupa Narzędzia tabel przestawnych/opcje/pokazywanie/ukrywanie zawiera dodatkowe opcje mające wpływ na wygląd tabeli przestawnej. Przykładowo, za pomocą przycisku Nagłówki pól można wyświetlić nagłówki pól. Jeszcze więcej opcji tabel przestawnych znajduje się w oknie dialogowym Opcje tabeli przestawnej (Rysunek 9). Aby je otworzyć, należy zastosować polecenie Narzędzia tabel przestawnych/opcje/tabela przestawna/opcje. Można też prawym przyciskiem myszy kliknąć dowolną komórkę tabeli przestawnej i z menu podręcznego wybrać pozycję Opcje tabeli przestawnej. 6.5 Modyfikowanie tabeli przestawnej Po utworzeniu tabeli przestawnej z łatwością można ją zmodyfikować. Przykładowo, za pomocą okienka Lista pól tabeli przestawnej można dodać informacje podsumowujące. Rysunek 10 prezentuje tabelę przestawną po przeciągnięciu drugiego pola (Otwarte przez) do sekcji Etykiety wierszy okienka Lista pól tabeli przestawnej. Oto kilka wskazówek dotyczących możliwych modyfikacji tabeli przestawnej: W celu usunięcia pola z tabeli przestawnej należy je zaznaczyć w dolnej części okienka Lista pól tabeli przestawnej, a następnie przeciągnąć poza jego obręb. Jeśli sekcja posiada więcej niż jedno pole, przeciągając nazwy pól, można zmienić ich kolejność. Operacja wpływa na wygląd tabeli przestawnej. Aby tymczasowo usunąć pole z tabeli przestawnej, należy usunąć symbol zaznaczenia widoczny obok nazwy pola w górnej części okienka Lista pól tabeli przestawnej. W efekcie tabela zostanie ponownie wyświetlona bez pola. Gdy symbol zaznaczenia ponownie umieści się obok nazwy pola, pojawi się ono w sekcji, w której wcześniej się znajdowało. Jeżeli do sekcji Filtr raportu doda się pole, na liście rozwijanej pojawią się pozycje pola. Lista umożliwia filtrowanie wyświetlanych danych przy użyciu jednej lub większej liczby pozycji. Rysunek 11 przedstawia przykład. Do obszaru Filtr raportu przeciągnięto pole Data. Aktualnie raport pokazuje dane tylko dla jednej daty wybranej z listy rozwijanej Rysunek 10 Dwa pola pełnią rolę etykiet wierszy 9/15

10 Rysunek 11 Tabela przestawna jest filtrowana za pomocą daty 7 Obliczenia tabel przestawnych Dane tabel przestawnych najczęściej są podsumowywane za pomocą operacji sumowania. Jednak dane można przetworzyć za pomocą kilku innych metod podsumowywania. W obszarze wartości tabeli przestawnej należy zaznaczyć dowolną komórkę, a następnie w celu otwarcia okna dialogowego Ustawienia pola wartości wybrać polecenie Narzędzia tabel przestawnych/opcje/aktywne pole/ustawienia pola. Okna ma dwie karty Podsumowanie według i Pokazywanie wartości jako (Rysunek 12). Rysunek 12 Okno dialogowe Ustawienia pola wartości Przy użyciu karty Podsumowanie według należy wybrać inną funkcję podsumowującą. Do wyboru są takie funkcje jak Suma, Licznik, Średnia, Maksimum, Minimum, Iloczyn, Licznik num., OdchStd, OdchStdc, Wariancja i Wariancja 10/15

11 populacji. Aby wyświetlić wartości w innej postaci, należy użyć listy rozwijanej znajdującej się w obrębie karty Pokazywanie wartości jako. Dostępne opcje przedstawiono w tabeli 1. Tabela 1 Pokazywanie wartości jako dostępne funkcje. Funkcja Różnica Wynik Wyświetla dane jako wynik odejmowania od wartości Element podstawowy pola Pole podstawowe. % z Pokazuje dane jako procent wartości Element podstawowy pola Pole podstawowe. % różnicy Wyświetla dane jako procentowo wyrażony wynik odejmowania od wartości Element podstawowy pola Pole podstawowe Suma bieżąca w Wyświetla wartość dla kolejnych elementów pola Pole podstawowe jako sumę bieżącą. % wiersza Wyświetla dane w każdym wierszu lub kategorii jako procent sumy wiersza lub kategorii. % kolumny Wyświetla wszystkie dane każdej kolumny lub serii jako procent sumy kolumny lub serii. % sumy Pokazuje dane jako procent sumy końcowej wszystkich danych lub punktów danych raportu. Indeks Oblicza dane za pomocą następującej zależności: ((wartość komórki) x (suma całkowita sum całkowitych)) / ((całkowita suma wiersza) x (całkowita suma kolumny)) 8 Tworzenie wykresów przestawnych Wykres przestawny jest graficzną reprezentacją podsumowania danych wyświetlanych w tabeli przestawnej. Wykres przestawny zawsze bazuje na tabeli przestawnej. Choć Excel pozwala na jednoczesne utworzenie tabeli i wykresu przestawnego, nie można wygenerować wykresu, gdy nie istnieje tabela przestawna. Osoby zaznajomione z tworzeniem wykresów Excela nie będą miały problemu z definiowaniem i dostosowywaniem wykresów przestawnych. W przypadku wykresu przestawnego są dostępne wszystkie opcje wykresów oferowane przez Excela. Excel zapewnia dwie następujące metody tworzenia wykresu przestawnego: Zaznaczenie dowolnej komórki istniejącej tabeli przestawnej i wybranie polecenia Narzędzia tabel przestawnych/opcje/narzędzia/wykres przestawny. Zastosowanie polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela przestawna/wykres przestawny. Excel utworzy tabelę i wykres przestawny. 8.1 Przykład wykresu przestawnego Arkusz obroty_wg_regionu.xlsx przedstawia tabelę monitorującą dzienną sprzedaż według regionów (Rysunek 13). Pole Data zawiera daty dla całego roku (z wyłączeniem sobót i niedziel). W polu Region znajduje się nazwa regionu (Wschód, Południe lub Zachód), natomiast pole Obroty zawiera wartość sprzedaży. Data Region Obroty Wschód Wschód Wschód Wschód Wschód Wschód Wschód Wschód Wschód Wschód Wschód Wschód Wschód Wschód Wschód Rysunek 13 Dane zostaną użyte do utworzenia wykresu przestawnego 11/15

12 Pierwszym krokiem jest utworzenie tabeli przestawnej podsumowującej dane. prezentuje taką tabelę. Pole Data znajduje się w sekcji Etykiety wierszy. Daty kolejnych dni pogrupowano w miesiące. Pole Region umieszczono w sekcji Etykiety kolumn, natomiast pole Obroty w sekcji Wartości. Choć tabela przestawna z pewnością jest prostsza do interpretowania od nieprzetworzonych danych, trendy będzie łatwiej zauważyć na wykresie. Suma z Obroty Etykiety kolumn Etykiety wierszy Południe Wschód Zachód Suma końcowa sty lut mar kwi maj cze lip sie wrz paź lis gru Suma końcowa Rysunek 14 Tabela przestawna podsumowuje dane sprzedaży według regionu i miesiąca W celu utworzenia wykresu przestawnego należy zaznaczyć dowolną komórkę tabeli przestawnej i wybrać polecenie Narzędzia tabel przestawnych/opcje/narzędzia/wykres przestawny. Excel otworzy okno dialogowe Wstawianie wykresu, w którym można wybrać typ wykresu. Na potrzeby przykładu należy użyć standardowego wykresu liniowego i kliknąć przycisk OK. Excel wygeneruje wykres przestawny i wyświetli Okienko filtru wykresu przestawnego (Rysunek 15). Rysunek 15 Wykres przestawny korzysta z danych tabeli przestawnej Wykres ułatwia zauważenie zwiększającej się wartości sprzedaży dla regionu zachodniego, spadającej sprzedaży dla regionu południowego i stosunkowo niezmiennej sprzedaży dla regionu wschodniego. 12/15

13 Gdy zaznaczy się wykres przestawny, w obrębie narzędzia Wstążka pojawi się nowa karta Narzędzia wykresów przestawnych. Polecenia karty są niemal takie same jak w przypadku standardowego wykresu Excela. W związku z tym wykres przestawny można przetwarzać na dowolny żądany sposób. Jeżeli zmodyfikuje się tabelę przestawną, zawartość wykresu przestawnego zostanie automatycznie dostosowana, aby uwzględniała nowe dane. Rysunek 16 przedstawia wykres przestawny po zmianie grupowania dat Południe Wschód Zachód Kw.1 Kw.2 Kw.3 Kw.4 Rysunek 16 Jeśli zmodyfikuje się tabelę przestawną, zawartość wykresu przestawnego też ulegnie zmianie 8.2 Dodatkowe informacje na temat wykresów przestawnych Oto kilka uwag, o których trzeba wiedzieć, gdy używa się wykresów przestawnych: Tabela i wykres przestawny są łączone za pomocą dwukierunkowego łącza. Jeśli zmieni się strukturę tabeli przestawnej bądź przefiltruje ją, zostanie też zmodyfikowany wykres przestawny. Działa to również w drugą stronę. Okienko filtru wykresu przestawnego wyświetlane po zaznaczeniu wykresu przestawnego zawiera identyczne kontrolki, co nagłówki pól wykresu przestawnego. Kontrolki umożliwiają filtrowanie danych wyświetlanych w obrębie tabeli i wykresu przestawnego. Jeśli wprowadzi się zmiany na wykresie za pomocą Okienka filtru wykresu przestawnego, zostaną one również uwzględnione w tabeli przestawnej. Jeżeli uzna się, że Okienko filtru wykresu przestawnego jest niepotrzebne lub irytujące, wystarczy kliknąć ikonę X widoczną na pasku tytułu. W efekcie okienko zniknie. W celu przywrócenia okienka należy zastosować polecenie Narzędzia wykresów przestawnych/analiza/pokazywanie/ukrywanie/filtr wykresu przestawnego. Jeśli utworzono wykres przestawny i usunięto powiązaną z nim tabelę przestawną, wykres pozostanie. Formuły serii wykresu zawierają oryginalne dane przechowywane w tablicach. Domyślnie wykresy przestawne są osadzane w arkuszu z tabelą przestawną. Aby przenieść wykres do innego zwykłego arkusza lub arkusza wykresu, należy wybrać polecenie Narzędzia wykresów przestawnych/ Projektowanie/Lokalizacja/ Przenieś wykres. Przy użyciu tabeli przestawnej można utworzyć wiele wykresów przestawnych. Wykresy można przetwarzać i formatować niezależnie. Jednak wszystkie takie wykresy wyświetlają identyczne dane. Nie wolno zapomnieć o motywach. W celu zmiany motywu skoroszytu należy zastosować polecenie Układ strony/motywy/motywy. Gdy się tak postąpi, tabela i wykres przestawny uwzględnią nowy motyw. 13/15

14 9 Zadania Proszę zbudować tabele przestawne odpowiadające na następujące pytania: 9.1 Jaka jest całkowita dzienna wartość nowego depozytu dla każdego oddziału? Pole Oddział znajduje się w sekcji Etykiety kolumn. Pole Data umieszczono w sekcji Etykiety wierszy. Pole Kwota znajduje się w sekcji Wartości i jest podsumowywane za pomocą funkcji Suma. Warto zauważyć, że tabela przestawna może też być sortowana za pomocą dowolnej kolumny. Przykładowo, kolumnę Suma końcowa można posortować w kolejności malejącej, aby stwierdzić, który dzień miesiąca ma największą wartość nowych funduszy. W celu wykonania operacji sortowania wystarczy prawym przyciskiem myszy kliknąć dowolną komórkę kolumny i z menu podręcznego wybrać polecenie Sortuj. 9.2 Ile kont (z uwzględnieniem podziału na typy) otwarto w każdym oddziale? Pole Typ konta znajduje się w sekcji Etykiety kolumn. Pole Oddział umieszczono w sekcji Etykiety wierszy. Pole Kwota znajduje się w sekcji Wartości i jest podsumowywane za pomocą funkcji Licznik. Suma jest najczęściej wykorzystywaną funkcją podsumowującą w przypadku tabel przestawnych. W przykładzie zmieniono funkcję podsumowującą na Licznik. W tym celu prawym przyciskiem myszy należy kliknąć dowolną komórkę obszaru Wartości i z menu podręcznego wybrać pozycję Podsumowanie według/licznik. 9.3 Jak się przedstawia rozkład środków pieniężnych między różnymi kontami? Przykładowo, na 253 nowych kontach zgromadzono kwotę 5000 złotych lub mniejszą. Tabela przestawna jest nietypowa, ponieważ używa tylko jednego pola, którym jest pole Kwota. Pole Kwota (pogrupowane) znajduje się w sekcji Etykiety wierszy. Pole Kwota umieszczono też w sekcji Wartości i podsumowano za pomocą funkcji Licznik. Trzeci egzemplarz pola Kwota znajduje się w sekcji Wartości i jest podsumowywany przy użyciu funkcji % sumy. Gdy na początku dodałem do sekcji Etykiety wierszy pole Kwota, tabela przestawna wyświetliła wiersz dla każdej unikatowej wartości środków finansowych. Prawym przyciskiem myszy kliknąłem jedną z etykiet wierszy i z menu wybrałem pozycję Grupuj. W dalszej kolejności użyłem okna dialogowego Grupowanie, aby utworzyć przedziały środków finansowych zwiększające się o Drugi egzemplarz pola Kwota znajdujący się w sekcji Wartości jest podsumowywany za pomocą funkcji Licznik. Prawym przyciskiem myszy kliknąłem wartość i z menu wybrałem pozycję Podsumuj dane według/licznik. Kolejny egzemplarz pola Kwota dodałem do sekcji Wartości i tak go skonfigurowałem, aby pokazywał wartość procentową. Przy użyciu karty Pokazywanie wartości jako okna dialogowego Ustawienia pola wartości zastosowałem funkcję % sumy. W celu otwarcia tego okna prawym przyciskiem myszy należy kliknąć dowolną komórkę i wybrać pozycję Podsumuj dane według/więcej opcji. 9.4 Jakiego typu konta są najczęściej zakładane przez kasjera? ROR jest najczęściej zakładanym typem konta. Pole Typ konta znajduje się w sekcji Etykiety wierszy. Pole Otwarte przez umieszczono w sekcji Filtr raportu. Pole Kwota znajduje się w sekcji Wartości (podsumowana za pomocą funkcji Suma). 14/15

15 Drugi egzemplarz pola Kwota (podsumowywane przy użyciu funkcji % sumy) jest zlokalizowany w sekcji Wartości. Tabela przestawna korzysta z pola Otwarte przez jako filtru raportu i pokazuje dane wyłącznie dla kasjera. Posortowałem dane tak, aby największa wartość znajdowała się na samej górze. Dodatkowo użyłem formatowania warunkowego w celu wyświetlenia pasków danych dla wartości procentowych. 9.5 Jak wypada oddział I w porównaniu z dwoma pozostałymi oddziałami? Tabela przestawna jest nietypowa, ponieważ używa tylko jednego pola, którym jest pole Kwota. Pole Typ konta znajduje się w sekcji Etykiety wierszy. Pole Oddział umieszczono w sekcji Etykiety kolumn. Pole Kwota znajduje się w sekcji Wartości. Pogrupowałem oddziały II i III, a następnie nadałem im nazwę Inne. Tabela przestawna wyświetla wartość z podziałem na typy kont. Dodatkowo utworzyłem wykres przestawny. 9.6 W którym oddziale kasjerzy zakładają nowym klientom najwięcej kont ROR? W oddziale I kasjerzy założyli nowym klientom 23 rachunki ROR. Pole Klient znajduje się w sekcji Filtr raportu. Pole Otwarte przez umieszczono w sekcji Filtr raportu. Pole Typ konta znajduje się w sekcji Filtr raportu. Pole Oddział wstawiono w sekcji Etykiety wierszy. Pole Kwota znajduje się w sekcji Wartości podsumowywanej za pomocą funkcji Licznik. Tabela przestawna używa trzech filtrów raportu. Pole Klient jest filtrowane w celu pokazania wyłącznie pozycji Nowy. Pole Otwarte przez jest filtrowane, aby wyświetlić jedynie pozycję Kasjer. Z kolei filtrowanie pola Typ konta ma na celu pokazanie wyłącznie pozycji ROR. 9.7 Obroty według regionów Proszę zbudować wykres przestawny dla skoroszytu obroty_wg_regionu.xlsx zgodnie z opisem z punktu Literatura Paul McFederies. EXCEL. TABELE I WYKRESY PRZESTAWNE. Helion, Gliwice John Walkenbach. EXCEL 2007 PL. BIBLIA. Helion, Gliwice 2007, ss Jinjer Simon. EXCEL. PROFESJONALNA ANALIZA I PREZENTACJA DANYCH. Helion, Gliwice 2006, ss /15