Metodyka Webinarów. wersja 1.0. Video conference use for adult learning. konsorcjum projektu:

Transkrypt

1 Metodyka Webinarów wersja 1.0 Video conference use for adult learning konsorcjum projektu:

2 Niniejszy dokument Metodyka Webinarów wer. 1.0 został przygotowany w ramach projektu Webinar 2 Learn video conference use for adult learning, współfinansowanego w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci. Bazuje on na projekcie How to webcast new media use in the efficient learning processes oraz na wynikach uzyskanych w trakcie jego wdrażania. Konsorcjum projektu składa się z następujących członków: Fundacja Obserwatorium Zarządzania (FOZ) HIC Slovakia s.r.o. (HIC) EUROPROJECT (EP) Nowoczesna Firma S.A. (NF) Analysis, consulting, interdisciplinary research (abif) Autorzy: Krzysztof Zieliński (FOZ) Anna Jaruga (FOZ) Reinhold Hofmann (HIC) Teodora Marinova (EP) Michal Plewczynski (NF) Monira Kerler (abif) We współpracy z: Marta Eichstaedt Agnieszka Świątecka ISBN: Warszawa 2012 Webinar 2 Learn video conference use for adult learning Webinar2learn.eu 3

3 Spis treści 1. Wprowadzenie do koncepcji webinaru Czym jest webinar Pojęcia pokrewne Webinary w szkoleniach Cechy charakterystyczne webinarów Zalety webinarów i związane z nimi wyzwania Zalety Wyzwania Technologia Oprogramowanie do webinarów Funkcjonalności Zasoby Wymogi sprzętowe Wymogi w zakresie przepustowości łącza internetowego/sieci Zagadnienia techniczne związane z webinarami Miejsce Kąt ustawienia kamery Oświetlenie Audio Organizacja webinaru Cel webinaru Informacja o webinarze i rejestracja uczestników Role Rola trenera w webinarze Moderator Ekspert Wsparcie techniczne Typy uczestników Planowanie i przygotowanie webinaru Planowanie sesji Przygotowanie materiałów Kontakt z uczestnikami 51 5

4 4.4 Harmonogram ogólny Prezentacja Przeprowadzenie webinaru Budowanie interakcji społecznych Głos trenera Zadania wymagające aktywności Zamknięcie webinaru Ewaluacja procesu kształcenia i realizacji szkolenia Ewaluacja efektu kształcenia Metody i narzędzia ewaluacji Ewaluacja szkolenia Materiały uzupełniające i poszkoleniowe Nagrania z webinarów Słowniczek 79 Ankieta elektroniczna dostępny on-line formularz z zestawem specjalnie przygotowanych pytań. Umożliwia wyrażenie opinii respondenta poprzez odpowiedź na pytania zamknięte, półotwarte lub otwarte. Odpowiedzi są agregowane i udostępniane w formie statystyk Literatura 81 6

5 1. Wprowadzenie do koncepcji webinaru Etymologia Pojęcie webinar to skrót od angielskiego zwrotu Web-based Seminar (seminarium prowadzone za pośrednictwem sieci Web), oznaczający prezentację, wykład, warsztaty lub seminarium, transmitowane przy pomocy sieci Web połączenia słów Web (od sieci Web) i seminarium, opisującej specyficzny rodzaj konferencji internetowej (Wikipedia 1 ). Słownik online Merriam-Webster podaje podobną, choć węższą definicję: prezentacja edukacyjna na żywo, transmitowana online, w trakcie której oglądający mogą zadawać pytania i przekazywać komentarze. Niektórzy są zdania, że webinary mogą mieć charakter jednokierunkowy, trener- -odbiorca, z ograniczeniem interakcji z odbiorcami; w takim wypadku bardziej precyzyjnym określeniem jednokierunkowego przekazu jest angielski termin webcast (Web sieć; broadcast transmisja). Webinary mogą być natomiast bardziej ukierunkowane na współpracę i uwzględniać możliwość przeprowadzania ankiet, zadawania pytań i udzielania odpowiedzi, co pozwala odbiorcom na pełne uczestnictwo w sesji. W niektórych przypadkach, prezentujący korzysta ze zwykłej linii telefonicznej, komentując treść widoczną na ekranie, a odbiorcy mogą zgłaszać uwagi, używając własnych telefonów głośniki telefoniczne są w takim przypadku najwygodniejszym narzędziem. Na rynku dostępne jest wyposażenie do organizacji konferencji internetowych z wykorzystaniem VoIP (voice over Internet protocol) technologii transmisji dźwięku, które umożliwia pełną komunikację internetową. W zależności od dostawcy Internetu, webinary mogą zapewniać możliwość dostępu użytkownikom ukrytym lub anonimowym, którzy biorą udział w webinarze bez wiedzy pozostałych uczestników. Krótka historia Usługi typu czat, realizowane w czasie rzeczywistym, w rodzaju IRC, pojawiły się pod koniec lat 80. XX wieku. Czat internetowy i komunikatory internetowe 1 Wikipedia jest uznawana za jedno z najlepszych źródeł wiedzy w dziedzinie nowoczesnych, szybko zmieniających się technologii. 1. Wprowadzenie do koncepcji webinaru 9

6 weszły w użycie w połowie lat 90. Pod koniec tej dekady uruchomiono pierwszą prawdziwą aplikację do konferencji internetowych firmy Starlight Networks ( Online broadcasting ) produkt StarLive ( aplikacje dla usług strumieniowych ), co zaowocowało powstaniem dziesiątków kolejnych aplikacji konferencyjnych, wśród których na wyróżnienie zasługuje WebEx. Znak handlowy dla terminu webinar został zarejestrowany w roku 1998 jego właścicielem stał się Eric R. Korb, który napotkał jednak na duże trudności, próbując bronić swojego prawa do znaku; obecnie należy on do InterCall. Początek konferencjom internetowym dał Plato, niewielki, niezależny system obsługujący pojedynczą klasę terminali, podłączonych do komputera centralnego. 1.1 Czym jest webinar Dla potrzeb opisanej tu metodyki, webinar to: Seminarium sieciowe umożliwiające transmisję online treści wideo oraz audio (przy pomocy Internetu) z jednego źródła do ograniczonej liczby odbiorców w celach szkoleniowych Webinar może być realizowany na żywo lub też może zostać zarejestrowany i transmitowany na życzenie, co daje oglądającemu możliwość zapoznania się z treścią webinaru w dowolnie wybranym momencie. W przeciwieństwie do plików typu podcast, nie wymaga pobierania danych webinar korzysta ze strumienia wideo w trybie progresywnym, odtwarzanego na komputerze użytkownika, dzięki czemu nie jest konieczne zapewnienie odpowiedniej wolnej przestrzeni na dysku twardym; nie ma też problemu z pozostałymi na komputerze plikami multimedialnymi. Dostępność prezentacji na życzenie, możliwość ich współdzielenia i dystrybucji przy pomocy portalu czy bazy danych odgrywa kluczową rolę dla osoby biorącej udział w webinarze. Oznacza to, że uczestnicy mają swobodny dostęp do transmitowanych treści i mogą odtwarzać je dowolną ilość razy. Kluczową cechą dobrego webinaru są jego elementy interaktywne możliwość przekazywania, odbierania i omawiania informacji. Funkcja interaktywna może być realizowana za pomocą forów dyskusyjnych i czatów online, dostępnych na tej samej stronie internetowej, co webinar. Dzięki temu uczestnicy szkolenia mogą omawiać jego treść, tworząc społeczność internetową, lub w niektórych przypadkach generować własny wkład w treść prezentacji, zadając pytania lub 10

7 zgłaszając uwagi, które mogą być przekazywane bezpośrednio do prezentującego. Podwyższony poziom interaktywności, który umożliwia uczestnikom udział w dyskusji (w formie tekstowej, graficznej, audio czy wideo) sprawia, że szkolenie staje się bardziej zajmujące, a jego efektywność wzrasta. 1.2 Pojęcia pokrewne o Webkonferencje Webconferencje umożliwiają organizację konferencji, w których uczestniczyć mogą osoby znajdujące się w odległych lokalizacjach. Poprzednikiem webkonferencji jest wideokonferencja. Mówiąc najprościej, wideokonferencja to dwu- (lub wielo-) kierunkowa wymiana danych wideo pomiędzy uczestnikami webinaru dzięki temu osoby komunikujące się ze sobą na odległość mogą nie tylko słyszeć, ale i widzieć się nawzajem. Przed udostępnieniem szerokopasmowych łączy internetowych, sygnały transmitowano przy pomocy połączeń typu point- -to-point, tworzonych za pomocą linii ISDN. Webkonferencje natomiast polegają na ustanowieniu połączeń pomiędzy wieloma odbiorcami w ramach wirtualnego pokoju lub przestrzeni, umożliwiającej wymianę lub współdzielenie plików. W przypadku webkonferencji, element transmisji wideo nie jest wymagany. Istnieje możliwość zapewnienia zarówno prezentującemu, jak i odbiorcom/uczestnikom różnych poziomów udziału w konferencji. Dla potrzeb niniejszej metodyki uznaliśmy, że pojęcie webkonferencja jest najbliższe koncepcji webinaru. Wiele elementów webinarów nie różni się niczym od webkonferencji. Webkonferencje przeprowadzane są w świecie biznesowym umożliwiają organizowanie spotkań z udziałem określonych osób przy pomocy takich sieci, jak Internet. Podczas spotkań tego rodzaju wykorzystywane jest oprogramowanie o funkcjonalności zbliżonej do oprogramowania, z którego korzysta się podczas webinarów. Jednakże, w przypadku webkonferencji, tryb komunikacji charakteryzuje się strukturą wielu do wielu, co oznacza, że nawet, jeśli konferencja jest prowadzona przez jedną osobę, wszyscy jej uczestnicy mogą brać udział w konferencji w takim samym stopniu. Oznacza to, że webkonferencja może przybrać formę zebrania o ustalonym, ale elastycznym porządku. Webinar charakteryzuje się nieco inną strukturą. Osoba prowadząca może decy- 1. Wprowadzenie do koncepcji webinaru 11

8 dować, który z uczestników otrzyma prawo głosu i w jakim momencie. Webinar, zgodnie ze stosowaną przez nas definicją, wyklucza zdarzenia charakterystyczne dla takiego zebrania. To raczej forma szkolenia, z elementami edukacyjnymi, bardziej zbliżona do seminariów i warsztatów, które wymagają podporządkowania się bardziej rygorystycznemu planowi zajęć. o Broadcasting a Multicasting Koncepcja transmisji (broadcast) online służy określeniu formy webinaru. Z reguły, transmisja polega na przekazaniu treści z pojedynczego miejsca do szerokiej rzeszy słuchaczy/odbiorców, znajdujących się w różnych lokalizacjach geograficznych. Cechą wyróżniającą transmisję jest ograniczenie interakcji pomiędzy uczestnikami (z reguły nie mogą oni uczestniczyć aktywnie w zdarzeniu, zadawać pytań czy prowadzić dyskusji). Przykładem tego typu transmisji są konferencje, koncerty, zebrania grupowe czy mecze piłki nożnej. Multicasting natomiast to forma transmisji danych multimedialnych za pomocą sieci, bazującej na następujących zasadach: w pierwszej kolejności treść przesyła się do serwera sieci dystrybucyjnej, który następnie odpowiada za transmisję danych do różnych odbiorców. Rozwiązanie to ma zastosowanie w przypadku webinarów i zapewnia możliwość transmisji do wielu użytkowników nawet, jeśli dysponują oni łączem internetowym o stosunkowo niewielkiej prędkości. 1.3 Webinary w szkoleniach Uważa się, że stosowanie tej technologii do celów edukacyjnych jest nadal w powijakach; jednakże, tak, jak w przypadku serwisów informacyjnych i rozrywkowych, dziedzina ta rozwija się niezwykle szybko, podobnie, jak umiejętności zarówno szkoleniowców, jak i uczących się, w dziedzinie obsługi aplikacji. Potencjał webinarów, szczególnie w dziedzinie kształcenia ustawicznego i rozwoju profesjonalnego dla małych i średnich firm, otwiera ogromny rynek szkoleń personelu, który tradycyjnie musiałby spędzić na sesji szkoleniowej kilka dni, co generuje dla firm ogromne koszty. Możliwość organizowania webinarów w wersji na żywo, z uwzględnieniem interakcji pozwalającej symulować warunki sali szkoleniowej, lub też na życzenie w takim przypadku uczestnicy mogą oglądać webinar w dowolnym czasie (dowolną ilość razy) sprawia, że szkolenia tego rodzaju charakteryzują się ogromną elastycznością, a co za tym idzie także efektywnością, szczególnie z punktu widzenia małych firm. 12

9 W miarę rozwoju zastosowania tej technologii w kształceniu ponadpodstawowym, szkoleniowcy zaczęli wykorzystywać ją jako narzędzie dodatkowe w bardziej tradycyjnych obszarach kształcenia, jak również w dziedzinach pokrewnych samej koncepcji, w rodzaju nauk informatycznych. Pozwoliło to na zwiększenie akceptacji dla tak zwanego kształcenia komplementarnego (blended learning), polegającego na zastosowaniu przez szkoleniowców nowych, innowacyjnych technologii w połączeniu z bardziej tradycyjnymi metodami nauczania. W przypadku webinarów dla dużej liczby uczestników, odpowiednia strukturyzacja przekazywanych treści i kontrola stopnia interaktywności umożliwia stworzenie środowiska bliższego typowej transmisji, w ramach której jedna osoba (trener) przekazuje treść szkolenia całej grupie. Z drugiej strony, webinar z kategorii e-learningu z niewielką liczbą uczestników (poniżej dziesięciu uczestników szkolenia) może charakteryzować się wysokim stopniem interaktywności i mieszaną strukturą edukacyjną, gdzie wykładowca sprawuje kontrolę nad całym procesem. Gdy liczba biorących udział w webinarze rośnie, proces powinien charakteryzować się mniejszą interaktywnością. Dlatego też w przypadku większych grup, webinar przypomina tradycyjną formę transmisji. Jakkolwiek nowe technologie pełnią funkcję pomocniczą w kształceniu, w wielu przypadkach są wykorzystywane w połączeniu z tradycyjnymi stylami kształcenia. Podczas, gdy wiele podstawowych metodyk wspólnych dla wszystkich technik edukacyjnych można łączyć z zastosowaniem nowych technologii w formie webinarów, ich efekt można zmaksymalizować jedynie poprzez opracowanie nowych procesów i stylów kształcenia, właściwych dla nowych technologii; w niniejszym dokumencie opisano, w jaki sposób dzięki webinarom można najskuteczniej zrealizować proces nauczania i kształcenia. 1.4 Cechy charakterystyczne webinarów Najbardziej typowe cechy webinarów można podsumować następująco 2 : o Środowisko online; o Wykorzystanie oprogramowania: t Organizator webinaru musi korzystać ze stosownego oprogramowania; t Uczestnik musi mieć dostęp do Internetu; 2 Szczegółowe informacje o cechach oprogramowania webinarium można znaleźć w rozdziale Wprowadzenie do koncepcji webinaru 13

10 o Zdarzenie realizowane w zaplanowanym przedziale czasowym; o Uczestnictwo wyłącznie na zaproszenie; o Ograniczony czas trwania 1 do maksymalnie 2 godzin; o Prezentacja treści (przy pomocy aplikacji audio, wideo, współdzielenia ekranu, prezentacji Power Point itd.); o Interakcje z uczestnikami (audio, czat, quizy, ankiety, tablica, przycisk zgłoszeń itd.); o Częściowa anonimowość uczestników; o Udzielanie uprawnień: osoba prowadząca może przydzielać różne uprawnienia uczestnikom (np. umożliwiając im prezentowanie treści). Dzięki temu uczestnicy mają do dyspozycji więcej opcji (np. współdzielenie ekranu, plików itd.). 1.5 Zalety webinarów i związane z nimi wyzwania Zalety o Ograniczenie kosztów Szybki rozwój infrastruktury i oprogramowania, wykorzystywanego do komunikacji zdalnej sprawia, że oprogramowanie do webinarów staje się coraz tańsze i bardziej dostępne. Ceny oprogramowania spadają z miesiąca na miesiąc, a dostępność różnorodnych funkcji stale się poszerza. Szybkie łącze internetowe stało się standardem dla wszystkich instytucji edukacyjnych i przedsiębiorstw. W rezultacie, kształcenie zdalne staje się dużo tańszą alternatywą w stosunku do tradycyjnych szkoleń. Cena jest jedną z niewątpliwych zalet webinarów (w szczególności w przypadkach, gdy koszty podróży i zakwaterowania są wysokie). Oszczędności, generowane przez szkolenia w formie webinarów mogą obejmować następujące obszary: t Czas poświęcony na szkolenie przez uczestników; t Podróż i zakwaterowanie; t Materiały szkoleniowe; t Ocena szkolenia; t Przygotowanie materiałów po szkoleniu. 14

11 o Wygoda Webinary to oszczędność czasu. Uczestnicy mogą wybrać najdogodniejszy dla siebie czas szkolenia, w którym mogą uczestniczyć także te osoby, które nie miałyby możliwości wziąć udziału w tradycyjnym szkoleniu. Webinary są dostępne z dowolnego miejsca jedynym warunkiem jest dostęp do komputera i Internetu. Zwiększa to dostępność uczestników. o Dostępność materiałów po zakończeniu szkolenia Webinary dają trenerowi możliwość zarejestrowania sesji na potrzeby innych uczestników (oraz ich udostępnienia na życzenie ). o Funkcja orientacji Webinary umożliwiają osobom, które chcą podnieść swoje kwalifikacje lub udoskonalić umiejętności w określonym obszarze, zapoznać się wstępne z różnymi tematami, jeśli osoby te nie są pewne, jaki obszar wiedzy chciałyby zgłębić dokładniej. Dzięki webinarom, trenerzy mogą uczestniczyć w różnych szkoleniach, zapoznając się z ich tematami, by ostatecznie dokonać właściwego wyboru, zanim podejmą decyzję co do udziału w niejednokrotnie kosztownych szkoleniach tradycyjnych czy w określonej formie kształcenia podyplomowego. o Większa otwartość i zniesienie barier komunikacyjnych Osoby, które obawiają się krytyki czy też negatywnej oceny, mają mniejsze opory w uczestnictwie czy zadawaniu pytań podczas webinarów, gdzie kluczowym elementem jest częściowa anonimowość, a komunikacja nie ma charakteru całkowicie bezpośredniego Wyzwania o Skupienie uwagi Ten styl nauczania wiąże się również z określonymi wyzwaniami. Uczestnicy tradycyjnego szkolenia są na ogół bardziej skupieni na nauce niż ci, którzy uczestniczą w webinarze. Podczas webinaru, uczestnicy mogą w tym samym czasie surfować po Internecie, czytać, pracować i wykonywać wiele innych czynności, które mogą 1. Wprowadzenie do koncepcji webinaru 15

12 rozpraszać ich uwagę, odrywając ich od szkolenia. Zlecanie im określonych zadań przez prowadzącego może pozwolić wyeliminować ten problem. o Kwestie techniczne Aby przeprowadzić webinar, trener musi mieć dostęp do odpowiedniego oprogramowania. Musi także zapoznać się z jego funkcjami, aby zapewnić techniczną sprawność organizacji. Wymaga to określonych nakładów czasowych, by zapewnić odpowiednie przygotowanie techniczne. Wysiłek ze strony uczestników jest natomiast zminimalizowany. Plusem jest fakt, że najnowocześniejsze komputery mają zainstalowane niezbędne oprogramowanie, z wyjątkiem oferowanego przez serwisy oprogramowania specjalistycznego. Większość programów automatycznie instruuje użytkownika o konieczności uruchomienia niezbędnych aplikacji. W chwili otwarcia strony logowania w wyszukiwarce dochodzi do automatycznego uruchomienia apletu Java lub Flash. W trakcie ładowania webinaru, niezbędne programy instalują się w tle. o Ograniczenia komunikacji niewerbalnej Tradycyjne spotkania zapewniają uczestnikom większą elastyczność i większe możliwości interakcji w porównaniu z sesjami webinarów. Podczas webinarów, dialog jest w większym lub mniejszym stopniu ograniczony, a interaktywność staje się wyzwaniem. Dobry trener jest jednak w stanie opracować odpowiednie rozwiązania, by zminimalizować ten efekt. o Ograniczony czas Webinar może trwać maksymalnie 1 do 2 godzin, co sprawia, że jego treść należy bardzo starannie zaplanować i przygotować. Jak widać z powyższego opisu, webinary mają wiele zalet ten format szkolenia staje się więc obiecującą alternatywną dla tradycyjnych szkoleń, co jednocześnie uzasadnia jego rosnącą popularność. Trener może wykorzystywać różnorodne mechanizmy pokonywania barier, związanych z formatem webinaru, aby zapewnić maksymalną efektywność szkolenia. W ramach stosowanej metodyki, staramy się proponować metody i wskazówki w oparciu o dotychczasową praktykę, które przyczynią się do skutecznego przekazania treści szkoleń, zapewniając wysoki stopień zadowolenia klientów. 16

13 2. Technologia 2.1 Oprogramowanie do webinarów Wiele elementów oprogramowania do webinarów bazuje na aplikacjach internetowych, które nie wymagają instalacji. Wiele z nich działa na bazie platformy Adobe Flash, która jest darmowa i funkcjonuje na 99% komputerów. Kolejną korzyścią, poza brakiem konieczności instalacji, jest fakt, że oprogramowanie to współpracuje z różnymi platformami i systemami operacyjnymi. Niektóre programy dysponują także mobilnymi wersjami aplikacji Funkcjonalności W ramach niniejszego opracowania wyodrębniliśmy szereg funkcjonalności oprogramowania do webinarów. Niektóre z nich mają kluczowe znaczenie dla realizacji webinarów, inne natomiast przyczyniają się jedynie do poprawy jakości samego szkolenia. Tak, jak w przypadku każdego innego rodzaju oprogramowania, liczba dostępnych funkcjonalności jest uzależniona od stopnia rozwoju oprogramowania, co ma również odzwierciedlenie w jego cenie. Oceniliśmy szereg komponentów takiego oprogramowania, począwszy od aplikacji typu freeware/ shareware, aż po opcje płatne. W większości jeśli nie we wszystkich programach do przeprowadzania webinarów występują następujące funkcjonalności: o Transmisja wideo (dzięki czemu trener i uczestnicy widzą się nawzajem); o Czat (umożliwia komunikację pomiędzy uczestnikami w formie tekstowej. Nie przeszkadza więc osobie, która mówi przez mikrofon); o Biała tablica (możliwość pisania/rysowania na współdzielonej tablicy); o Współdzielenie plików; o Współdzielenie notatek; o Współdzielenie ekranu (możliwość podglądu ekranu monitora pre- 2. Technologia 17

14 zentującego/trener); o Możliwość przeprowadzania ankiet/quizów (kwestionariusze online). Inne opcje, które mogą okazać się przydatne, a są udostępnione w bardziej zaawansowanych aplikacjach oprogramowania, to: o Możliwość zmiany moderatora/ trenera w trakcie szkolenia co może okazać się przydatne w przypadku webinarów z udziałem mniejszych grup, ponieważ umożliwia uczestnikom i trenerom współpracę oraz przydzielanie uprawnień do podglądu ekranu itd.; o Możliwość podglądu pobranego pliku przy pomocy oprogramowania co przydaje się podczas dyskusji; o Możliwość nagrania webinaru przy pomocy oprogramowania co może być bardzo przydatne, jako, że pozwala uczestnikom, którzy nie mogli wziąć udziału w webinarze, zapoznanie się z jego treścią, a także pełni rolę cyfrowego notatnika dzięki temu uczestnicy mogą poświęcić się w całości śledzeniu treści webinaru podczas transmisji na żywo. Treść nagrania publikuje trener; o Możliwość tworzenia kwestionariuszy znakomita metoda przeprowadzania ocen; o Możliwość publikacji kwestionariuszy znakomita metoda dostarczania informacji zwrotnych uczestnikom w sposób łatwy i szybki. Aby określić skuteczność oprogramowania do webinarów, możemy zadawać następujące pytania: o Czy bazuje ono na narzędziach internetowych, czy też wymaga instalacji oprogramowania? o Jaka jest maksymalna liczba użytkowników, uczestniczących jednocześnie w webinarze? o Stosunek funkcjonalności do ceny oprogramowania? Zasoby Istnieje szereg pakietów oprogramowania, zarówno bezpłatnych, jak i komercyjnych, które można wykorzystywać w celach edukacyjnych. Przykłady programów do webinarów: 18

15 o Adobe Connect 8, o ClickWebinar, o FastViewer confered, o Mikogo, o TeamViewer 7, o Saba Webinar, o RHUB GoMeetNow Wymogi sprzętowe Podobnie, jak tradycyjne narzędzia edukacyjne, webinary powinny być dostępne dla wszystkich, a co za tym idzie, oprogramowanie powinno być kompatybilne także z komputerami o stosunkowo słabej specyfikacji. Wymagania sprzętowe uzależnione są od poziomu zaangażowania ze strony uczestników, jakie chce osiągnąć trener. Aby obejrzeć webinar, wystarczy komputer typu PC z szerokopasmowym łączem internetowym. Umożliwia ono minimalny poziom interakcji. W przypadku jednak, gdy poziom ten wzrasta, uczestnik bardziej angażuje się w webinar. Na przykład, dodanie głośników komputerowych sprawia, że użytkownik jest w stanie uczestniczyć w webinarze w sposób bardziej pełny. Sprzęt zapewnia użytkownikowi możliwość interakcji z webinarem na poziomie podstawowym, oglądać i słuchać transmitowanych treści, wpisywać notatki, a także niekiedy umieszczać na forach lub czatach własne komentarze na ich temat. Dodanie mikrofonu i/lub kamery internetowej zwiększa interaktywność, umożliwiając oglądającemu aktywny udział w webinarze. Dodanie narzędzi audio/wideo sprawia również, że interakcja z webinarem staje się bardziej płynna, a użytkownik może bardziej wyraźnie zaznaczyć swoją obecność podczas sesji. 2. Technologia 19

16 Trener/ Moderator Uczestnik Komputer Komputer średniej klasy Dowolny komputer do użytku domowego/ biurowego (niskiej klasy) Łącze internetowe Stabilne łącze internetowe: 1024/512kb/s Stabilne łącze internetowe: 512/256kb/s Narzędzia dodatkowe (prędkość pobierania/ładowania danych) Kamera internetowa lub inna kamera, słuchawki i mikrofon (zalecany zestaw słuchawkowy) Co najmniej słuchawki lub głośniki i mikrofon. Zaleca się zainstalowanie kamery internetowej dowolnego typu Otoczenie Ciche otoczenie, dobra akustyka. Jasne oświetlenie, możliwość skorzystania z dodatkowych źródeł oświetlenia Dowolna lokalizacja. Oczywiście, zaleca się korzystanie z cichego pomieszczenia Tabela 1. Wymogi technologii webcast Niniejsza tabela przedstawia jedynie wzór faktyczne wymagania należy uzależnić od narzędzi, wykorzystywanych w ramach webinaru. Wymagania takie zmieniają się wraz ze wzrostem przepustowości sieci i stopnia zaawansowania technologicznego komputerów. Można jednakże wyróżnić tu dwie tendencje: Po pierwsze, trener powinien dysponować dobrym komputerem, dostosowanym do wymaganej specyfikacji oprogramowania do webinarów. Niezbędny jest także duży monitor lub jeśli to możliwe dwa monitory, w obszarze prezentacji i w obszarze przygotowań, poza zasięgiem wzroku uczestników szkolenia. Po drugie, uczestnik nie musi dysponować komputerem tak dobrym, jak trener, ani też tak szybkim łączem internetowym. Konieczne jest natomiast zainstalowanie najnowszej wersji oprogramowania Flash i JavaTM, które musi działać bez zakłóceń na komputerze uczestnika. Istnieje szereg mitów technologicznych, dotyczących uczestnictwa w webinarach na przykład założenie, że aby wziąć udział w webinarze, uczestnik musi mieć dostęp do bardzo dobrego komputera. Z założenia, średniej klasy komputer do użytku biurowego lub domowego jest w stanie bezproblemowo obsługiwać oprogramowanie do webinarów pod warunkiem, że zainstalowana wersja oprogramowania jest aktualna i kompletna. Dlatego też odsetek osób, które nie są w stanie uczestniczyć w webinarze ze względów technicznych jest bardzo niski. 20

17 2.3 Wymogi w zakresie przepustowości łącza internetowego/sieci Czynniki, które mają wpływ na przepustowość, to [1]: audio; Wielu użytkowników Internetu łączy się z siecią przy pomocy alternatywnych szybkich łączy w rodzaju modemów ISDN, DSL, łączy dedykowanych T-1 i modemów kablowych. Ci, którzy mają dostęp do szybszych (512kbs/256 +) i bardziej stabilnych łączy mogą liczyć na lepszą jakość transmisji. 2.4 Zagadnienia techniczne związane z webinarami Solidny plan zajęć, dobry trener i zmotywowana grupa uczestników to bez wątpienia podstawowe warunki przeprowadzenia dobrego kursu szkoleniowego. Tym niemniej, nawet, jeśli wymogi te zostaną spełnione, przebieg webinaru może zostać zakłócony przez szereg czynników, związanych z przekazywaniem treści. Oto podstawowe wskazówki dla każdego, kto chce zorganizować dobry webinar Miejsce Jakkolwiek webinary mogą być prowadzone z dowolnego miejsca z dostępem do sieci, warto poświęcić nieco czasu na wybór stosownej lokalizacji. Należy uwzględnić przy tym szereg czynników. Przede wszystkim należy pamiętać, że jakość webinaru jest w dużej mierze uzależniona od jakości przekazu audio. Nawet, jeśli dysponujemy doskonałym sprzętem, dźwięki dochodzące z otoczenia mogą zakłócić przebieg webinaru. Ruch samochodowy na zewnątrz, rozmowy, szumiące lampy i klimatyzatory mogą mieć wpływ na jakość dźwięku transmitowanego przez mikrofony i zakłócić odbiór przekazywanych treści przez użytkowników. Poziom tych zakłóceń można ocenić na ucho, nie korzystając ze specjalnego sprzętu, poprzez ocenę potencjalnych źródeł dźwięku. Należy jednocześnie pamiętać, że w pustym pomieszczeniu, które nie jest wyposażone w meble, dźwięk 2. Technologia 21

18 może odbijać się od ścian, tworząc nieprzyjemne echo. W większości przypadków, aby wyeliminować ten efekt, wystarczy wytłumić pomieszczenie np. przy pomocy mat akustycznych. W przypadku, gdy planujemy transmisję obrazu przy pomocy kamery internetowej, kluczową rolę odgrywa odpowiednie tło. Może to być jednolita powierzchnia ściana lub prosty plakat. Należy przy tym pamiętać, że podczas webinaru najważniejszy jest trener, a to, co znajduje się za jego plecami, nie powinno rozpraszać uwagi uczestników. Dlatego umieszczanie w tle takich elementów, jak bannery reklamowe, choć kuszące, nie jest zalecane w przypadku szkoleń tego rodzaju. Uczestnicy trener Przestrzeń robocza laptop moderator biurko dokumenty drugi prowadzący pomocnik trenera dobre oświetlenie ciche otoczenie dobra akustyka Tabela 2. Środowisko pracy Przestrzeń robocza, którą dysponuje trener, powinna być dostosowana do jego potrzeb należy zapewnić mu wystarczającą ilość miejsca na dokumenty czy laptopa osobistego. Trzeba również wziąć pod uwagę fakt, że oprócz trenera i moderatora, w webinarium mogą brać udział dodatkowe osoby, takie, jak pomocnik trenera czy drugi prowadzący. Każda z tych osób musi dysponować własną stacją roboczą, jakkolwiek trener i moderator powinni siedzieć blisko siebie, tak, aby mogli komunikować się ze sobą także poza webinarium Kąt ustawienia kamery Aby osiągnąć najlepszy efekt, kamera powinna być ustawiona na wysokości wzroku trenera, jak w telewizyjnym serwisie informacyjnym. W przypadku wielu modeli kamer, szczególnie wbudowanych w komputery typu notebook, może się to jednak okazać trudne. Z zasady jednak, im wyżej, tym lepiej (jednak nie nad głową trenera). Bardzo dobrą praktyką jest przesunięcie kamery o kilka stopni na lewo lub na prawo w stosunku do mówcy, tak, aby trener nie znajdował się w środku kadru. 22

19 Jeżeli trener gestykuluje, kamerę należy ustawić w taki sposób, aby jego gesty były widoczne dla uczestników. Przed rozpoczęciem transmisji, trener musi upewnić się, że kamera została podłączona do komputera i działa prawidłowo. Choć webinar ma niewiele wspólnego z hollywoodzką produkcją filmową, zastosowanie mają tu te same zasady kompozycji wizualnej, co w przypadku filmów. Jakkolwiek strumień kamery wideo nie jest elementem kluczowym większości kursów szkoleniowych, odgrywa ważną rolę pomocniczą w przekazywaniu wiedzy Oświetlenie Kolejnym kluczowym elementem jest oświetlenie. Mówi się, że fotografia to sztuka malowania światłem; to samo ma zastosowanie do filmów, w tym również webinarów. Oświetlenie filmowanej osoby to niezwykle szeroki temat tu zostanie omówiony jedynie w dużym uproszczeniu. o Twarz trenera powinna być oświetlona lampą (lub lampami) lub też światłem słonecznym, padającym przez okno. o Twarz powinna być najlepiej oświetlonym elementem kadru, co oznacza, że okna ani lampy nie powinny znajdować się na wprost kamery (za trenerem). o Najlepiej byłoby, gdyby trener był równomiernie oświetlony, rysy twarzy powinny jednak rzucać cień, który sprawi, że twarz będzie lepiej widoczna na ekranie komputera. o Nie należy umieszczać silnego źródła światła za filmowanym obiektem powoduje to zalanie kamery światłem, przez co obiekt znajdzie się w cieniu Audio Transmisja dźwiękowa jest chyba najistotniejszym elementem webinaru, ponieważ większość informacji przekazuje się poprzez wypowiedź. Z tego powodu należy więc upewnić się, że jakość transmisji jest dobra (patrz lista kontrolna poniżej). Jeśli uczestnicy są zmuszeni słuchać transmisji przerywanej trzaskami i szumami, szybko zmęczą się i stracą zainteresowanie treścią przekazu. Przed rozpoczęciem webinaru, trener musi odpowiednio skonfigurować mikrofon. Najlepszym rozwiązaniem jest bezprzewodowy mikrofon i zestaw słuchawkowy, dzięki czemu można swobodnie operować rękami. Zestawy słuchawkowe 2. Technologia 23

20 USB nie wymagają instalacji, a obejście karty dźwiękowej pozwala uniknąć często występujących problemów ze sterownikami. Jakkolwiek większość laptopów posiada wbudowane mikrofony, najlepiej używać zestawu słuchawkowego, który zapewni lepszą jakość dźwięku. Należy pamiętać, że jeżeli włączone są głośniki, mikrofon wyłapuje dźwięki rozlegające się w głośnikach, co spowoduje wystąpienie echa lub zniekształceń głosu. Przed rozpoczęciem webinaru, trener powinien sprawdzić następujące ustawienia sprzętu i oprogramowania: Upewnić się, że sprzęt audio/wideo jest włączony; Upewnić się, że sprzęt audio nie został wyłączony/wyciszony; Sprawdzić, czy słuchawki/mikrofon są prawidłowo podłączone, a regulator głośności nie został wyłączony; Upewnić się, że korzystamy z odpowiedniego urządzenia wejściowego komputer może być wyposażony w więcej niż jedno takie urządzenie np. mikrofon od kamery, zwykły mikrofon i mikrofon line-in; Upewnić się, że oprogramowanie audio jest odpowiednio skonfigurowane do potrzeb oprogramowania do webinarów większość programów posiada wbudowany kreator, umożliwiający konfigurację urządzeń audio/wideo Sprawdzić regulację głośności i odpowiednio ją ustawić we wszystkich narzędziach (oprogramowanie, karta dźwiękowa, słuchawki) Upewnić się, że nie ma echa. Może sie to zdarzyć, jeśli nie korzystamy z zestawu słuchawkowego i dźwięk z głośników dobiega do mikrofonu Wszyscy powinni mieć zestawy słuchawkowe Rys. 4. Ustawienia oprogramowania webinarium 24

21 3. Organizacja webinaru Jak już wspomniano na wstępie, webinary mogą mieć zastosowanie w rozrywce, biznesie, jak i w edukacji. Tym niemniej, punktem centralnym niniejszego opracowania jest transmisja na żywo dla celów edukacyjnych. Wiele aspektów webinarów takich, jak zastosowana technologia czy motywacja uczestników może mieć wpływ na efektywność szkolenia. Instytucja, która organizuje webinar odgrywa najważniejszą rolę ponosi odpowiedzialność za zorganizowanie sesji, która będzie interesująca, odpowiednio zaplanowana i przeprowadzona. W tym rozdziale opiszemy role i obowiązki kluczowych osób, odpowiedzialnych za przebieg webinaru. Należy pamiętać, że niektóre z tych ról mogą być pełnione przez te same osoby (np. doświadczony trener jest w stanie zarazem pełnić funkcję moderatora i pomocy technicznej). Zidentyfikowaliśmy następujące role: Rola Zadania Uwagi Moderator Trener Odpowiedzialność za wprowadzenie i zakończenie webinaru, zintegrowanie trenerów i ekspertów; Podsumowuje webinar po rundzie pytań i odpowiedzi Przygotowanie i zaprezentowanie treści, zastosowanie narzędzi szkoleniowych Może być zarazem moderatorem Ekspert Wsparcie techniczne Dostarczenie określonej wiedzy Dbałość o prawidłowe funkcjonowanie oprogramowania do webinarów, sprawy sprzętu/oprogramowania uczestników Koncentracja na rozwiązywaniu problemów (także ich obchodzenie) Uczestnik Uczenie się Za ewentualną opłatą Tabela 3. Role i zadania zespołu realizującego webinar 3. Organizacja webinaru 25

22 3.1 Cel webinaru Instytucja, która chce zorganizować szkolenie w formie webinaru, musi odpowiedzieć na kluczowe pytanie. Co chcemy osiągnąć poprzez webinar? Oto lista możliwych odpowiedzi: o Zainteresować nowych klientów naszymi produktami lub usługami; o Wygenerować dochody z nowej funkcji lub usługi; o Zaprezentować klientom nową funkcjonalność; o Przedstawić sposób rozwiązywania często występujących problemów, związanych z produktami lub usługami firmy; o Realizacja (bez)płatnego modułu szkoleniowego; o Realizacja (bez)płatnego modułu szkoleniowego w ramach programu szkoleń; o Zapewnienie ciągłości certyfikacji danego produktu lub usługi. Webinar może być najlepszym wyborem z następujących przyczyn: o Z powodu geograficznego rozproszenia uczestników i trenerów. Technologia webinaru umożliwia wyeliminowanie podróży, a co za tym idzie zredukowanie kosztów i oszczędność czasu; o Wzbogacenie kursu poprzez zaproszenie wykładowców w trybie zdalnej prezentacji; o Alternatywa dla uczestników, którzy nie mogą wziąć udziału w szkoleniu osobiście z powodu niemożności podróżowania lub choroby; o Zwiększenie dostępności edukacji; o Zaoferowanie darmowego teasera ; o Wygenerowanie dochodów z produktów objętych licencją. Organizacja webinaru to dobre rozwiązanie, gdy chcemy osiągnąć jeden z następujących celów (biznesowych) (należy zawsze pamiętać, że rozwiązanie to eliminuje konieczność odbywania podróży uczestnicy mogą znajdować się w dowolnym miejscu pod warunkiem, że mają dostęp do Internetu): o Uzyskanie informacji o nowej procedurze lub wersji oprogramowania z możliwością natychmiastowego wyjaśnienia wątpliwości; o Zaprezentowanie nowej koncepcji/metody i uzyskanie informacji zwrotnych (szkolenie marketingowe); o Dopasowanie do siebie metodyk szkoleniowych różnych ekspertów w różnych lokalizacjach; 26

23 o Pozyskanie aktualnych informacji o zmianach prawnych z możliwością zadawania pytań na bieżąco; o Uzyskanie wyjaśnień ze strony eksperta w związku z konkretną sytuacją oraz możliwość ponownego przeanalizowania nagranej sesji z udziałem innych uczestników; o Nauka w podziale na łatwo przyswajalne etapy (np. godzina tygodniowo) w odniesieniu do różnych aspektów danego zagadnienia możliwość wykorzystania ankiet i/lub kwestionariuszy. Aktywne uczestnictwo może być nagradzane zaświadczeniem ukończenia kursu. Jakkolwiek oprogramowanie do webinarów może mieć zastosowanie jako platforma dla potrzeb organizacji międzynarodowych zebrań biznesowych oraz dyskusji na temat wyników czy stanu realizacji projektu, możliwości te nie zostaną szerzej omówione w ramach analizowanej tu metodyki. 3.2 Informacja o webinarze i rejestracja uczestników Kluczowym zadaniem dla organizatorów webinaru jest w pierwszej kolejności ogłoszenie zamiaru jego zorganizowania i rejestracja uczestników na długo przed jego rozpoczęciem. Informacja o webinarze powinna obejmować następujące kluczowe informacje: o Temat; o Data i czas trwania (z reguły nie dłuższy niż 75 minut); o Maksymalna liczba uczestników; o Wymogi stawiane uczestnikom; o Link do strony rejestracyjnej (lub przynajmniej inne informacje dotyczące rejestracji); o Korzyści płynące z uczestnictwa; o Opłaty (nawet jeśli webinar jest bezpłatny, należy zaznaczyć ten fakt); o Powiązany z tematem rysunek/obraz/zdjęcie. Oczywiście, musimy także wiedzieć, jaka jest nasza grupa docelowa do kogo ma trafić ogłoszenie! 3. Organizacja webinaru 27

24 Proces rejestracji obejmuje następujące kluczowe etapy: Cel webinaru Uczestnik Przekazanie wniosku rejestracyjnego O r g a n i z a c j a w e b i n a r u Zgłoszenie Ocena zgłoszenia Potwierdzenie rejestracji wybranych uczestników Przypomnienie na około dwóch godzin przed webinarem Dane uczestnika: Imię i nazwisko (wymagane w celu wystawienia rachunku) Ewentualnie: mickie Lista wybranych uczestników Lista niewybranych uczestników z potwierdzeniem nia się przed webinarem List potwierdzający do webinaru Rys. 1. Proces rejestracji podczas organizacji webinaru Jak widać, wymienione wyżej działania generują wiele danych, z drugiej strony zaś wymagają pewnego przygotowania. Oczywiście, w przypadku uzyskania od jednego z wybranych uczestników powiadomienia o rezygnacji ze szkolenia, można zarejestrować na jego miejsce osobę z listy uczestników odrzuconych. 28

25 3.3 Role Rola trenera w webinarze Trener zaznajomiony z technologią webinaru będzie w stanie poprowadzić samodzielnie szkolenie dla niewielkiej grupy (do 6 osób). W przypadku webinarów dla ponad 20 osób, pomoc ze strony moderatora i ewentualnie pracownika technicznego nabiera większego znaczenia. Jednakże, bez względu na wielkość grupy, trener odpowiada za liczne zadania w ramach warsztatu/szkolenia. Przede wszystkim, trener musi przygotować temat i strukturę webinaru, jak również związane z nim materiały, w tym prezentacje multimedialne. Trener powinien więc znać środowisko webinaru, dysponować doświadczeniem, które pozwoli mu ocenić możliwości oprogramowania, wybrać odpowiednie narzędzia i treść. W przypadku szkoleń i warsztatów w formie webinaru, podczas których uczestnicy nie widzą trenera, należy skupić się przede wszystkim na prezentacji. Musi ona być przygotowana w sposób estetyczny, a zarazem funkcjonalny i efektywny. Dobra znajomość wykorzystywanego w tym celu pakietu oprogramowania jest niewątpliwie pomocna. Biorąc pod uwagę fakt, że materiały wykorzystywane w webinarachh pochodzą z reguły z różnych źródeł i są dostępne w różnych formatach, trener musi mieć przynajmniej podstawową wiedzę na temat różnych technologii, programów i ewentualnie sprzętu (np. Intel a MAC). Poniżej przedstawiamy wykres, ilustrujący istotność umiejętności trenerów w przypadku szkoleń prowadzonych przez wirtualnego instruktora (virtual instructor led training VILT). Badania wskazują, że najistotniejsze cechy trenera webinarów to: o Umiejętność klarownego formułowania myśli, w sposób przystępny dla uczestników; o Umiejętność prezentowania tematu, korzystania z technologii webinarów, wiedza i łatwość korzystania z technologii w ogóle, jak również umiejętność prowadzenia warsztatów online (szkolenie z zakresu VILT). Jakkolwiek umiejętności te są niezwykle istotne dla efektywnej realizacji szkolenia, nie stanowią jego kluczowego elementu. W przypadku szkoleń tego formatu, najistotniejsza jest zawsze przekazywana treść. 3. Organizacja webinaru 29

26 Oprócz umiejętności wymienionych powyżej, istotne są także kompetencje związane z samym procesem szkolenia: o zrozumienie potrzeb uczestników; o umiejętność zarządzania grupą; o umiejętność przygotowywania materiałów szkoleniowych; o umiejętność planowania szkoleń; o umiejętność oceny VILT. Waga umiejętności Instruktora VILT: Moderacja Znajomość tematu Łatwość korzystania z technologii Ogólne przygotowanie z zakresu kompetencji VILT Zrozumienie potrzeb odbiorców Umiejętność zarządzania pracą grupy Umiejętność opracowywania materiałów szkoleniowych Umiejętność planowania szkoleń Umiejętność oceny ROI dla VILT 61% 35% 59% 35% 32% 53% 29% 53% 38% 40% 23% 52% 11% 32% 9% 33% 6% 31% Umiejętności technologiczne ogólne, jak i charakterystyczne dla VILT są również istotne 0% 20% 40% 60% 80% 100% kluczowe ważne Organizator webinaru powinien dostarczyć trenerowi informacje o uczestnikach i oczekiwanych wynikach sesji szkoleniowej z dużym wyprzedzeniem. Organizator musi być w stanie odpowiedzieć na następujące pytania: o Jaki jest cel tego webinaru? o Jakie umiejętności ma nabyć uczestnik? o Jaką wiedzę ma nabyć uczestnik? 30

27 o Jakie osoby będą uczestniczyć w webinarze? o Czy webinar jest przeznaczony dla grupy zamkniętej, czy otwartej? o Jaka jest liczba uczestników? o Czy uczestnicy często korzystają z tego rodzaju oprogramowania? o Czy planowana jest jedna sesja, czy kilka kolejnych? Jeśli kilka kolejnych czy wezmą w nich udział te same osoby? o Jakie są warunki sprzętowe podczas szkolenia? o Czy każdy siedzi przed własnym komputerem? o Czy webinar jest przygotowywany dla jednej, czy dla kilku grup? o Czy uczestnicy i trener mogą liczyć na wsparcie techniczne? Zadaniem trenera jest dobranie odpowiednich metod, by zrealizować cel szkolenia. Organizator musi jednak dostarczyć trenerowi wytyczne w zakresie technologii i zastosowania webinaru w ramach szkolenia. Jeśli trener jest dobrze przeszkolony i poinformowany, powinien być w stanie przygotować na tej podstawie odpowiedni plan zajęć. Kompetencje trenera szkoleń online synchronicznych i asynchronicznych Synchroniczne: Webinary i spotkania online z komunikacją pozwalającą na płynną interakcję między trenerem i uczestnikami. Asynchroniczne: Webcasty, e, instrukcje i komentarze na forach, blogach, wiki gdzie uczestnicy mogą otrzymać informacje zwrotne od trenera ale nie mogą się z nim komunikować w tym samym czasie. Jakie kompetencje powinien mieć trener prowadzący webinary? Lista poniżej opracowana została na podstawie doświadczeń z własnej praktyki trenerskiej autorki oraz materiałów z rynku niemieckiego (włączając w to książkę Tele-Tutoren autorstwa Christina Rautenstrauch, Wydawnictwo Bertelsmann, 2001). 1. Wiedza na temat nauki za pomocą e-learningu o Znajomość teorii nauczania zw. z e-learningiem; o Znajomość zagadnień związanych z samodzielnym uczeniem się i motywacją uczestników w sytuacji samodzielnej nauki; o Znajomość różnych metod i strategii uczenia się poprzez e-learning 3. Organizacja webinaru 31

28 i doboru narzędzi, które pozwalają wykorzystać takie metody; o Doradzanie uczestnikom w zakresie wyboru odpowiedniej metody samodzielnego uczenia się. Diagnozowanie silnych stron i problemów. 2. Wiedza nt. procesu uczenia się osób dorosłych o Znajomość różnych teorii uczenia się; o Wiedza i praktyka w zakresie przygotowania materiałów dydaktycznych; o Wiedza i praktyka w zakresie tworzenia środowiska / platform wspierających proces nauki; o Znajomość technik zarządzania czasem i radzenia sobie ze stresem. 3. Kompetencje komunikacyjne o Dobra dykcja i emisja głosu; o Umiejętność prowadzenia i podtrzymania konwersacji; o Znajomość technik zadawania pytań; o Znajomość netykiety i umiejętność tworzenia reguł netykiety dostosowanej do potrzeb grup; o Znajomość słownictwa związanego z komputerami oraz e-learningiem. Umiejętność tłumaczenia tych pojęć osobom bez wiedzy technicznej; o Wiedza na temat ograniczeń komunikacji synchronicznej i asynchronicznej; o Umiejętność doboru odpowiedniego narzędzia komunikacyjnego. 4. Kompetencje w zakresie moderacji o Znajomość procesów grupowych, szczególnie zachodzących w grupach pracujących online; o Umiejętność dostarczania wiedzy i wspierania wymiany informacji; o Praktyczna umiejętność moderowania dyskusji na czacie, forum, w wirtualnym pokoju, na Skypie, itp.; o Posiadanie wiedzy nt. dydaktyki tworzenia i zlecania zadań / prac dla grup pracujących online; o Umiejętność dawania informacji zwrotnej w sposób dostosowany do środowiska online; o Znajomość metod i narzędzi do pracy grupowej (synchronicznej 32

29 i asynchronicznej). 5. Znajomość obsługi komputera, oprogramowania, internetu o Sprawne posługiwanie się komputerem - znajomość podstawowych składowych komputera (np. co to jest pamięć operacyjna i jaką pamięć operacyjną mam na swoim komputerze) i obsługi systemu operacyjnego; o Umiejętność obsługi różnych programów, zarówno typowych (np. MS Office) jak niestandardowych (np. mindmeister). Szybkie uczenie się obsługi nowych programów; o Wiedza na temat zasad działania platform do szkoleń online (synchronicznych i asynchronicznych). Umiejętność porównania funkcji platform; o Umiejętność sprawdzenia jakości łącza internetowego i dobór łącza do potrzeb kursu; o Umiejętność budowania bazy wiedzy dostępnej online i doboru narzędzi; o Praca z komputerem, oprogramowaniem i internetem to przyjemność. Posiadanie 100 różnych kont w różnych serwisach, nie męczy Cię; o Umiejętność radzenia sobie z problemami technicznymi. Źródło: Marta Eichstaedt, Blog o Webinariach, Jakie oprogramowanie będzie wykorzystywane podczas sesji i jakie są pozostałe warunki techniczne? Czy możliwe jest wykorzystanie tych materiałów w sposób interaktywny (np. przy pomocy tablicy)? Jeżeli korzystamy z mediów wymagających dostępności łącza szerokopasmowego (np. HD, wideo) czy jesteśmy w stanie zidentyfikować wąskie gardła połączenia (czy wszyscy uczestnicy dysponują dostępem do dobrych łączy)? Trener i Moderator Jakkolwiek trener może liczyć na wsparcie ze strony moderatora, w oczach uczestników to on jest osobą prowadzącą webinar. To, czy odniesie sukces, zależy od przygotowanego scenariusza, materiałów szkoleniowych, jak również od jego doświadczenia. Trenerzy, którzy zakładają, że znają temat dobrze i są dobrymi mówcami, z reguły doświadczają pewnych trudności, stykając się po 3. Organizacja webinaru 33

30 raz pierwszy z webinarem. Brak przygotowania, odpowiedniego dopasowania istotnych kompetencji do formatu webinaru, stają się widoczne od razu, i wpływają na obniżenie efektywności sesji. Wnioski dotyczące pierwszego webinaru prowadzonego przez trenera: o Przeprowadź webinar na temat, który znasz bardzo dobrze; o Przeprowadź co najmniej jedną sesję szkoleniową z udziałem osoby uczestniczącej w webinarze zdalnie, która następnie przekaże Ci informacje zwrotne; o Przygotuj szczegółowy harmonogram (nie musisz ściśle się go trzymać); o Przygotuj wszystkie materiały przed rozpoczęciem sesji nie zostawiaj niczego improwizacji; o Przygotuj sobie pulpit prezentacji z dużym wyprzedzeniem. Obowiązki trenera: Obowiązkiem trenera jest poprowadzenie sesji w taki sposób, aby nieustannie zachęcać uczestników do aktywnego udziału w procesie szkolenia/kształcenia. Nietrudno o tym zapomnieć, gdy nie widzimy odbiorców i ich zachowań, które świadczą o odbiorze sesji. W większości przypadków, osobom, które nie mają doświadczenia w tej dziedzinie, zaleca się, aby położyły nacisk na atrakcyjność treści i dynamikę prezentacji. Niektórzy mówią w sposób zwięzły, przepełniony energią, co w przypadku webinarów szalenie się przydaje; po kilku próbach, każdy trener powinien być w stanie wybrać styl i formę dostosowaną do potrzeb odbiorców, a zarazem do jego własnych umiejętności. Odpowiedzi na pytania Podczas webinaru, trener jest ekspertem, a co za tym idzie, odbiorcy oczekują odpowiedzi na postawione przez siebie pytania. Należy reagować na to w sposób pozytywny. Jednakże, ze względu na fakt, że podczas szkolenia nie zawsze przewidziany jest czas na zadawanie pytań, trener musi na nie odpowiedzieć po zakończeniu głównej sesji, nawet, jeśli w rezultacie miałaby ona potrwać nieco dłużej. Odpowiedzialność za reprezentowanie firmy organizatora W wielu przypadkach, trener reprezentuje firmę organizującą szkolenie, dlatego też powinien zadbać o realizację standardowych zadań w związku z webinarem, 34

31 takich, jak odpowiednie powitanie uczestników i poinformowanie ich o wszelkich sprawach formalnych. Moderator, który może dysponować większą ilością informacji niezwiązanych bezpośrednio z treścią szkolenia, może udzielić trenerowi odpowiednich instrukcji w tym zakresie w pewnych sytuacjach, np. gdy trener prowadzi sesję gościnnie (patrz także sekcja Ekspert merytoryczny), na zaproszenie firmy organizującej webinar. W takim przypadku trener powinien jednak również zapoznać się z danymi na temat tej firmy. Ewaluacja webinaru Niezwykle istotnym zadaniem trenera jest ocena webinaru. Do tego celu można wykorzystać szereg narzędzi. o Istnieje możliwość odtworzenia już nagranego webinaru lub zapoznania się z danymi statystycznymi na jego temat; o Przejrzenie odpowiedzi na pytania z quizu dla uczestników; o Przy pomocy określonych aplikacji oprogramowania, trener może przejrzeć nie tylko statystyki odpowiedzi w quizach, ale również informacje na temat aktywnego uczestnictwa w sesji; o Trener powinien mieć dostęp do danych w zakresie długości sesji szkoleniowej, liczby uczestników i czasu ich aktywności. Nawet fakt, że niektórzy uczestnicy wycofali sie z sesji przed jej zakończeniem wskazuje, czy webinar był interesujący i dobrze poprowadzony. Dane te mogą być skutecznie wykorzystywane podczas webinaru; dzięki temu ocena nie bazuje wyłącznie na subiektywnych odczuciach i punktacji przyznanej w ankietach oceniających Moderator Według słownika Webster s Dictionary, 3 moderator to: a) Osoba, która ogranicza, moderuje lub uspokaja. b) Urzędnik, który kontroluje zgromadzenie, zapewniając porządek, składając propozycje pytań, regulując przebieg zebrania i zliczając głosy. To osoba, której zadaniem jest dopilnowanie formalnych ram dyskusji, jej bez- 3 saurus Cambridge University Press) 3. Organizacja webinaru 35