Manual Trenera. wersja 1.0. Video conference use for adult learning. konsorcjum projektu:

Transkrypt

1 Manual Trenera wersja 1.0 Video conference use for adult learning konsorcjum projektu:

2 Niniejszy Manual Trenera wer. 1.0 został przygotowany w ramach projektu Webinar 2 Learn video conference use for adult learning, współfinansowanego z Programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci. Bazuje on na projekcie How to webcast new media use in the efficient learning processes oraz na wynikach uzyskanych w trakcie jego wdrażania. Badania przeprowadzone dla celów niniejszego projektu dostarczają wskazówek dotyczących przygotowania, promocji i wykorzystania metodyki nauczania online przy użyciu oprogramowania do webinarów. Przy pomocy tego oprogramowania i z wykorzystaniem narzędzi takich jak VoIP, prezentacje, materiały audio i wideo, trener może realizować sesję szkoleniową jednocześnie angażując w nią uczestników. Manual stanowi praktyczne uzupełnienie wiedzy zawartej w Metodyce Webinarów wer. 1.0 opracowanej w ramach niniejszego projektu. Ma on ułatwiać pracę trenerom oraz pomóc im w dobrej organizacji webinaru, zapewniając efektywne wykorzystanie wszystkich dostępnych narzędzi. W skład konsorcjum wdrażającego projekt wchodzą: Fundacja Obserwatorium Zarządzania (FOZ) HIC Slovakia s.r.o. (HIC) EUROPROJECT (EP) Nowoczesna Firma S.A. (NF) Analysis, consulting, interdisciplinary research (abif) Autorzy: Krzysztof Zieliński (FOZ) Anna Jaruga (FOZ) Reinhold Hofmann (HIC) Teodora Marinova (EP) Michał Plewczyński (NF) Monira Kerler (abif) ISBN: Warszawa 2012 Webinar 2 Learn video conference use for adult learning webinar2learn.eu 3

3 Spis treści 1. Wstęp Interakcja Wpływ technologii na proces uczenia się 8 2. Przed szkoleniem Narzędzia Planowanie webinaru Podczas szkolenia Zespół szkoleniowy Dźwięk Wideo Po szkoleniu Przykłady Lista kontrolna dla trenera tuż przed rozpoczęciem webinaru Scenariusz webinaru Przykłady pytań dla uczestników (przed i po) 33 Spis treści 5

4 1. Wstęp Manual Trenera (MT) opracowano w celu wsparcia trenerów w procesie przygotowania webinarów. MT może być również bardzo pomocny dla wszystkich osób pragnących rozpocząć przygodę ze szkoleniami online. Celem zastosowania webinarów w scenariuszu szkoleniowym jest przeniesienie dynamiki szkolenia face-to-face do środowiska wirtualnego. Oprogramowanie stosowane do tego celu umożliwia doświadczenia bardzo zbliżone do bezpośredniego spotkania z trenerem. Pozwala to na stworzenie wspólnej wirtualnej przestrzeni interakcji (dostępnej jednocześnie z różnych lokalizacji geograficznych). Uczestnicy i trenerzy mogą przebywać w wielu, często odległych miejscach, ale mimo to działać tak, jakby znajdowali się twarzą w twarz. W pierwszej części studium, zatytułowanej Przed szkoleniem, opowiemy, jak przygotować się do webinaru oraz jakie są najważniejsze elementy, o których należy pamiętać i z góry poinformować uczestników. Tej części powinno się poświęcić dużo uwagi dzięki temu będzie można poczuć się swobodniej w trakcie webinaru i prowadzić go z większą pewnością siebie. W drugiej części W trakcie webinaru omówimy najważniejsze elementy sesji webinarowej, takie jak zespół szkoleniowy, zakresy odpowiedzialności, a także kwestie techniczne, takie jak dźwięk i wideo. Po szkoleniu bardzo ważne jest, by podsumować webinar i odpowiedzieć na wszystkie pytania. Podpowiadamy, jak to zrobić i jak usprawnić ten proces. 1.1 Interakcja Podczas sesji webinarowej wykorzystywane mogą być narzędzia interakcji, takie jak chat, kwestionariusze, quizy i wideochat, a także obszerne 1. Wstęp 7

5 zasoby internetowe, dostępne w dowolnym momencie. Wszystkie te narzędzia opisane są w rozdziale 3, z przykładami możliwości ich wykorzystania. Uczestnicy powinni mieć możliwość interakcji w ramach realizowanego webinaru. Trenerzy także często czują się zagubieni, gdy nie mają kontaktu wzrokowego z uczestnikami albo nie mogą używać gestów i mowy ciała. Podczas szkoleń stacjonarnych takie działania są naturalne, gdy trener chce odczytać nastawienie grupy, wywołać dyskusję lub bardziej zaangażować uczestników w szkolenie. Narzędzia angażowania uczestników dostępne w oprogramowaniu do webinarów mogą zastąpić takie działania i przywrócić trenerowi pewność siebie. Wystarczy wiedzieć, które narzędzia są odpowiednie do tego celu i jak z nich korzystać. 1.2 Wpływ technologii na proces uczenia się Webinar niesie ze sobą szereg ciekawych rozwiązań edukacyjnych, które znacząco wpływają na kierunek i skuteczność szkolenia. Rozproszenie oraz wirtualizacja uczestników zwiększa ich poczucie anonimowości. Uczestnicy webinaru częściej odważają się zadawać pytania i wyrażać krytyczne opinie niż w trakcie tradycyjnego szkolenia. Jednak o ile niektórzy uczestnicy wykorzystują poczucie anonimowości do działania w sposób otwarty i pewny siebie, może również nastąpić efekt przeciwny, powodujący rozproszenie i kłopoty z koncentracją na szkoleniu. Oprogramowanie do webinarów pozwala także archiwizować działania uczestników poprzez nagrywanie chatów i dyskusji audio-wideo generowanych przy pomocy dostępnych narzędzi. Można zatem odtworzyć szkolenie, a tym samym uczestniczyć w danej sesji asynchronicznie. Można również stworzyć archiwum sesji szkoleniowych, dzięki któremu nagrane webinary posłużą jako materiały edukacyjne (treści e-learningowe). Większość oprogramowania do webinarów oferuje narzędzia, z których można korzystać w celu oceny efektów szkoleniowych. Zastosowanie takich narzędzi, na przykład automatycznie zapisywanych 8

6 statystyk lub elektronicznych kwestionariuszy, wpływa na szybkość przeprowadzania oceny. Jeżeli wykorzystanie technologii jest częścią procesu szkolenia, należy być świadomym związanych z tym wyzwań. Zarówno trener, jak i uczestnicy powinni mieć dostęp do odpowiednich zasobów technicznych, aby sobie z nimi poradzić. W przypadku trenera potrzebny jest: o Wysokiej jakości komputer multimedialny z zalecanym dużym monitorem HD lub HD+, dającym wyraźny obraz; o Stabilne łączne internetowe (nie mniej niż 1024 Mbps dla pobierania i 512 Mbps dla wysyłania); o Oprogramowanie do webinarów z dedykowanym serwerem multimedialnym (do przechowywania danych i multicastingu); o Przeglądarka internetowa z włączonymi wtyczkami JavaTM i Flash; o Słuchawki z mikrofonem 1. Jeżeli szybkość łącza internetowego nie jest wystarczająca dla obsługi wszystkich uczestników, warto rozważyć zwiększenie przepustowości linii stacjonarnych. 1 Więcej informacji o oprogramowaniu webinarowym i wymogach technicznych podano w Rozdziale 2 Metodyki Webinarów wer Wstęp 9

7 2. Przed szkoleniem 2.1 Narzędzia Oprogramowanie do webinarów zawiera określone narzędzia, pozwalające zarządzać udziałem uczestników oraz samym procesem szkoleniowym. Najbardziej popularne narzędzia to: Narzędzia oprogramowania Komunikacja głosowa Wideo z kamery internetowej Prezentacja slajdów Komunikator (chat) Cel Wykorzystanie mikrofonu i głośników/słuchawek do komunikacji z uczestnikami webinaru. W oprogramowaniu do webinarów zwykle domyślnie ma prawo mówić jedynie trener. Jeżeli webinar realizowany jest w małej grupie i trener chciałby porozmawiać z uczestnikami, może przydzielić im odpowiednie uprawnienia (przed rozpoczęciem webinaru warto przypomnieć, by uczestnicy sprawdzili ustawienia audio na swoich komputerach). Wykorzystanie wbudowanej kamery internetowej lub webcamu, aby przekazywać swój obraz podczas webinaru. Pozwala to na transmisję audiowizualną między uczestnikami a trenerem w czasie rzeczywistym, a dodatkowo symuluje środowisko kontaktu bezpośredniego właściwe dla tradycyjnej sesji szkoleniowej. Użycie pokazu slajdów w formacie Power Point lub PDF zalecamy wersję PDF, ponieważ niezależnie od systemu operacyjnego, u wszystkich użytkowników widok będzie taki sam. Wykorzystanie (krótkich) wiadomości tekstowych do komunikacji w czasie rzeczywistym. Pozwala to uczestnikom komunikować się ze sobą nawzajem i/lub z trenerem, aby udzielać informacji i odpowiedzi bez przeszkadzania grupie. 10

8 Whiteboard (biała tablica) Screen Sharing (udostępnianie ekranu) File Sharing (udostępnianie plików) Quizy i ankiety Przycisk plus/minus (tak/nie) Zastosowanie symulacji białej tablicy w oknie lub w specjalnej warstwie na prezentacji. Może ona służyć trenerowi i uczestnikom jako platforma do pracy zespołowej w wirtualnym środowisku. Pozwala wyświetlić pulpit lub okno aplikacji trenera lub użytkownika w celu zaprezentowania jakiejś treści lub pracy na tym samym pulpicie. Zastosowanie tego narzędzia do wyświetlania pulpitu użytkownika pozwala na wspólny podgląd i edycję dokumentów w czasie rzeczywistym. Pozwala na dystrybucję dowolnych dokumentów lub plików multimedialnych od trenera do użytkowników poprzez dedykowane okno wysyłania/pobierania. Pozwala to trenerowi udostępniać informacje zawarte w dokumentach i plikach, a uczestnikom pobierać je, zapisywać i edytować. Pozwalają trenerowi zamieszczać angażujące interaktywne quizy i ankiety na ekranie uczestników. Może to służyć przeprowadzeniu oceny formatywnej oraz przekazaniu uczestnikom bezpośredniej informacji zwrotnej. Pozwala trenerowi otrzymywać bezpośrednie informacje zwrotne przy pytaniach zamkniętych oraz obrazuje poziom zaangażowania uczestników. Narzędzia te stosowane są w trzech celach: dystrybucji treści, angażowania uczestników oraz kontroli postępu webinaru. 2.2 Planowanie webinaru Podczas przygotowywania webinaru nie należy zapominać o ogólnych zasadach planowania. Choć zadanie to może być czasochłonne, pozwala przeprowadzić udaną sesję, co jest korzystne zarówno dla uczących się, jak i dla poziomu pewności siebie trenera. Planowanie powinna poprzedzić analiza grupy docelowej i jej potrzeb. Jednocześnie należy uwzględnić charakterystykę oprogramowania do webinarów i jego wpływ na osiągnięcie pożądanych wyników edukacyjnych. 2. Przed szkoleniem 11

9 Przygotowując webinar, trener powinien zrealizować szereg zadań określonych w harmonogramie. Poszczególne zadania lub ich kolejność mogą różnić się w zależności od klienta, tematu lub grupy szkoleniowej. Zazwyczaj jednak kolejność jest następująca: ZADANIE 1 Analiza grupy Kim są uczestnicy? Uczestnicy wewnętrzni/zewnętrzni Czy uczestnicy to osoby z organizacji czy spoza niej? Uczestnicy, którzy już się znają, będą łatwiej ze sobą współpracować. Poziom znajomości nowych technologii Jeżeli uczestnicy mają niskie umiejętności w zakresie TIK (Technologie Informacyjno Komunikacyjne), częściej mogą występować problemy techniczne. Może to mieć negatywny wpływ na grupę, o ile uczestnicy stopniowo nie zapoznają się ze środowiskiem webinaru i nie przyzwyczają się do nowego sposobu nauki. Motywacja i oczekiwania ustalane na podstawie analizy potrzeb i charakterystyki grupy docelowej. Poziom koncentracji Powinno się go przewidzieć na podstawie analizy grupy docelowej. Podczas webinarów trener nie widzi reakcji uczestników i nie może określić poziomu koncentracji grupy. ZADANIE 2 Ustalenie celów webinaru Określ cele sesji zarówno cel główny, jak i cele szczegółowe. Przykładowe pytania dodatkowe, które mogą to ułatwić: o Czy cele można osiągnąć poprzez realizaję webinaru? o Jak zbudować szkolenie, aby zapewnić osiągnięcie celów? o Czy należy bardziej skupić się na zadaniach czy na prezentacji wiedzy? Zdefiniuj kryteria wskazujące na osiągnięcie celów, aby móc zmierzyć zrealizowane cele: o Co będzie świadczyć o tym, że sesja szkoleniowa spełniła swoje cele? 12

10 l ZADANIE 3 Przygotowanie treści Ustal zakres szkolenia Podsumuj treść i główne tematy. Sformułuj temat szkolenia Szczegółowe informacje o treści sesji. Program nauczania Stwórz szczegółowy plan, wskazujący kolejność i przewidywany czas trwania dla każdego punktu dyskusji. Plan powinien być szczegółowy, ale w razie potrzeby łatwy do zmodyfikowania. Prezentacja Jest to zazwyczaj szkielet i najważniejsze narzędzie edukacyjne wykorzystywane podczas webinaru. W przypadku webinarów udana sesja zależy od przejrzystości prezentacji bardziej niż w przypadku szkoleń tradycyjnych, ponieważ jej celem jest zrekompensowanie braku fizycznej obecności trenera. Dobra prezentacja powinna łączyć elementy tekstowe i graficzne. Nie powinna jednak powtarzać słowo po słowie wypowiedzi trenera, tylko wspomagać i rozwijać to, co zostało powiedziane. Wciągająca prezentacja powinna być atrakcyjna wizualnie. Warto użyć większej liczby slajdów niż zwykle, by dokładniej odzwierciedlić wypowiedzi. Materiały dodatkowe Ćwiczenia, artykuły, bazy wiedzy. Wypowiedź ustna z wykorzystaniem pokazu slajdów stanowi solidną podstawę sesji szkoleniowej, ale nie wystarcza, by poprowadzić ciekawy i angażujący webinar. Podobnie jak w przypadku każdej innej nauki zdalnej/ online, należy skupić się na dostarczeniu treści z większym nastawieniem na uczestnika. Zaleca się wsparcie przekazywania treści poprzez kierowanie użytkownika do dalszych materiałów multimedialnych, takich jak krótkie filmy i animacje, dokumenty, publikacje w sieci, podcasty oraz inne pomocne materiały. Zaleca się również przerywanie prezentacji w trakcie webinaru zadaniami takimi jak dyskusja poprzez komunikator, quizy/ankiety (z wykorzystaniem funkcji ankiety w oprogramowaniu do webinarów) lub sesje z użyciem białej tablicy/ udostępnianiem ekranu. Oczywiście takie działania należy zaplanować przed rozpoczęciem webinaru. 2. Przed szkoleniem 13

11 ZADANIE 4 Ustalenie formy sesji szkoleniowej Ustal liczbę uczestników (wielkość grupy): o 2-6 osób Sesja szkoleniowa ma taką samą strukturę jak warsztat. Możliwa jest komunikacja głosowa w obie strony, a trener może przydzielić uczestnikom szersze uprawnienia komunikacyjne, co wspiera dobrą interakcję między uczestnikami. o 7-19 osób Ze względu na większą liczbę osób mogą wystąpić problemy z komunikacją. Nie zaleca się, by uczestnicy korzystali z mikrofonów, o ile nie zostaną o to poproszeni. o 20 osób lub więcej Taka liczba osób wymaga bardzo ograniczonej komunikacji, stąd szkolenie należy bardzo dobrze zaplanować i zorganizować. Ze względu na dużą liczbę uczestników chat nie będzie skutecznym narzędziem. Trener nie mógłby wtedy śledzić dyskusji, więc dla uzyskania informacji zwrotnych warto raczej zastosować ankiety. Ustal lokalizację sesji szkoleniowej (niektórzy lub wszyscy uczestnicy webinaru mogą przebywać w tym samym pomieszczeniu) o Czy grupa znajdować się będzie w sali szkoleniowej lub uczestniczyć pojedynczo online? Rozproszenie uczestników. Czy uczestnicy: o korzystają z jednego komputera? o korzystają z komputerów indywidualnie? (w takim przypadku trener może przeprowadzać ćwiczenia indywidualne). Sugerowany czas i liczba modułów: o 1 moduł do 45 minut; o 2 moduły po 45 minut, każdy z co najmniej 15 minutową przerwą; o do 90 minut w ramach jednej sesji. Webinary dłuższe niż 90-minutowe nie są zalecane. Dłuższe sesje powodują spadek koncentracji uczestników. 14

12 Wybierz metody interakcji: Wideo, chat, kwestionariusze/quizy, udostępnianie plików, udostępnianie ekranu, pisanie/rysowanie na białej tablicy, dawanie plusów/ minusów, itd. ZADANIE 5 Poinformowanie uczestników o wymaganiach technicznych związanych z webinarem o Wymogi techniczne dot. oprogramowania uczestnicy webinaru powinni wiedzieć, że w trakcie webinaru nie należy uruchamiać innych programów. Mogą one spowodować konflikty z oprogramowaniem do webinarów lub zająć część mocy obliczeniowej komputera, co może przyczynić się do pogorszenia jakości transmisji. o Wymogi dot. sprzętu różne programy do webinarów mają różne wymogi w zakresie sprzętu. Należy przestrzegać wytycznych producenta i w razie potrzeby poinformować o nich uczestników. o Instrukcje techniczne jeżeli na komputerze należy zainstalować oprogramowanie do webinarów lub w określony sposób przygotować komputery użytkowników, należy udzielić instrukcji, jak przeprowadzić te zadania. Oprogramowanie do webinarów często nie wymaga jednak instalacji i działa jak strona internetowa lub ma funkcjonalność, dzięki której łatwo instaluje się same. o Metody interakcji grupie osób uczestniczących w webinarze po raz pierwszy należy wyjaśnić funkcjonalności w oprogramowaniu do webinarów, z których korzystać będzie trener podczas szkolenia, a także objaśnić działanie wszelkiego oprogramowania obcego. o Najczęstsze błędy nowym uczestnikom webinarów warto przedstawić listę najczęściej popełnianych błędów. Pozwoli to łatwo rozwiązać typowe problemy techniczne i uniknąć napływu podobnych pytań do trenera. 2. Przed szkoleniem 15

13 ZADANIE 6 Przygotowanie planu zajęć Plan powinien zawierać kluczowe informacje o sesji szkoleniowej i jej ramach. Powinien być to zwięzły dokument, zawierający: o Informacje organizacyjne na temat webinaru: t datę i godzinę szkolenia; t ramy czasowe czas trwania i formę pytań; t formę sesji szkoleniowej; t zespół szkoleniowy obowiązki członków zespołu ; t liczbę uczestników; t narzędzia interakcji. o Informacje techniczne: t oprogramowanie wykorzystywane w czasie szkolenia; t wymagania sprzętowe po stronie trenera; t wymagania sprzętowe po stronie uczestników. o Informacje na temat treści szkolenia: t temat; t zakres (np. główna tematyka poruszana w czasie webinaru i jej zakres); t program (np. kolejność tematów/treści podczas webinaru). 16

14 3. Podczas szkolenia Webinar powinny poprzedzać odpowiednie przygotowanie i komunikaty w zakresie organizacji, treści i wymogów technicznych. Niezwykle ważne i kluczowe dla procesu nauki są aspekty organizacyjne i techniczne sesji. W czasie pierwszych sesji w nowych grupach istotne jest, by zapoznać uczestników z formą nauczania i oprogramowaniem wykorzystywanym podczas webinaru. Zazwyczaj uczestników prosi się o połączenie z platformą, przynajmniej w przypadku pierwszej sesji, na 30 minut przed sesją, aby przetestować ich komputer i połączenie z internetem. Daje to czas na zidentyfikowanie wszelkich problemów. Gdy uczestnik nawiąże już połączenie, może porozmawiać z pozostałymi uczestnikami lub zająć się czymś innym (zostawiając połączenie z webinarem otwarte) do czasu oficjalnego rozpoczęcia webinaru. Wszelkie dodatkowe wymagania techniczne i instrukcje należy zamieścić na stronie internetowej lub przesłać uczestnikom przed rozpoczęciem sesji. Należy również dostarczyć dane kontaktowe do osób odpowiedzialnych za wsparcie techniczne. 3.1 Zespół szkoleniowy Efektywne przeprowadzenie webinaru uzależnione jest od wypełnienia kilku niezbędnych funkcji w zespole szkoleniowym. Zespół ten składa się zazwyczaj z trenera i moderatora. Przy dużych grupach może ich wspierać drugi trener oraz w razie potrzeby pomoc techniczna. Przykładowo trener, który zna technologię webinarów, może z sukcesem przeprowadzić sesję dla małej grupy uczestników (do 6 osób). Jednak 3. Podczas szkolenia 17

15 podczas webinaru dla grupy ponad dwudziestoosobowej konieczna jest pomoc moderatora, aby zarządzać uczestnikami. Trener Kluczowe zadania trenera obejmują: o Przeprowadzanie prezentacji i wspieranie realizacji zadań przy pomocy metod angażujących uczestników. o Odpowiadanie na pytania uczestników zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu sesji. o Reprezentowanie grupy organizującej szkolenie poprzez powitanie/pożegnanie uczestników w imieniu organizatora (uczestnicy nie muszą odwiedzać instytucji/firmy, aby wziąć udział w sesji, więc warto wyjaśnić, kto ją organizuje). o Utrzymywanie pozytywnej i stymulującej atmosfery, która wspiera proces uczenia się, oraz sprawdzanie poziomu zaangażowania i satysfakcji uczestników. Moderator Główne zadania moderatora obejmują: o Reprezentowanie grupy organizującej szkolenie poprzez powitanie/pożegnanie uczestników w imieniu organizatora (uczestnicy nie muszą odwiedzać instytucji/firmy, aby wziąć udział w sesji, warto więc wyjaśnić, kto ją organizuje). o Moderowanie i organizowanie dyskusji. o Raportowanie postępu dyskusji i przekazywanie najważniejszych informacji. o Zapewnianie wsparcia technicznego poprzez przedstawienie uczestnikom aplikacji i pomaganie w ich odpowiednim wykorzystaniu poprzez rozwiązywanie wszelkich napotkanych problemów technicznych. o Zarządzanie komunikacją między trenerem a uczestnikami oraz przekazywanie pytań i informacji zwrotnych. Obejmuje to także 18

16 monitorowanie obszaru chatu i grupowanie pomysłów/pytań/ informacji zwrotnych, aby jak najefektywniej wykorzystać je w dostępnym czasie. o Tworzenie materiałów edukacyjnych i marketingowych, wspierających webinar, oraz publikowanie ich (wraz z komentarzami) na publicznie dostępnych serwisach, takich jak serwisy społecznościowe. W związku z rozproszeniem uczestników, w trakcie webinaru wykorzystuje się narzędzia umożliwiające niezbędną interakcję wirtualną: Chat pozwala trenerowi i/lub moderatorowi: o wprowadzić uczestników w tematykę sesji poprzez tekst, do którego mogą się odnieść; o podkreślić najważniejsze punkty sesji bez przerywania głównej prezentacji lub wyświetlanych multimediów; o zadawać pytania w trakcie sesji bez przerywania głównej prezentacji lub wyświetlanych multimediów; o przekazywać uczestnikom informacje dotyczące problemów technicznych bez przerywania głównej prezentacji lub wyświetlanych multimediów. 3. Podczas szkolenia 19

17 Rys. 1, Okno chatu w ClickMeeting Quizy i kwestionariusze pozwalają trenerowi i/lub moderatorowi: o oceniać postępy uczestników; o oceniać zaangażowanie i wypowiedzi uczestników; o motywować uczestników do większego zaangażowania. Rys. 2, Okienko pop-up ankiety w Adobe Connect 20

18 Wirtualne białe tablice pozwalają trenerowi i/lub moderatorowi: o podkreślać kluczowe treści sesji; o ułatwiać współpracę między uczestnikami (w małych zespołach); o zwiększać zaangażowanie uczestników, np. poprzez bezpośrednie rysowanie pomysłów lub skojarzeń, gromadzenie pomysłów uczestników podczas burzy mózgów. Rys. 3, Udostępnianie tablicy interaktywnej w programie DimDim Udostępnianie ekranu pozwala trenerowi i/lub moderatorowi: o edytować dokument w czasie rzeczywistym; o ułatwiać współpracę między uczestnikami (w małych zespołach); o sprawdzać pracę i postępy uczestników; o angażować uczestników w ćwiczenia oparte na współpracy. 3. Podczas szkolenia 21

19 Rys. 4, Udostępnianie ekranu w ClickMeeting Udostępnianie plików pozwala trenerowi i/lub moderatorowi: o rozpowszechniać informacje w dokumentach lub plikach; o pokazywać przykłady zastosowania wiedzy poprzez dokumenty stworzone przed sesją. Rys. 5, Opcja udostępniania pliku w programie Yungma 22

20 Gry online pomagają uczestnikom: o zapamiętać zaprezentowane materiały instruktażowe; o uczestniczyć w ćwiczeniach opartych na współpracy. Przyciski zgłaszam się i plus/minus pomagają trenerom: o uzyskać informacje zwrotne na temat poziomu uwagi uczestników; o otrzymać odpowiedzi na proste pytania, np. czy mnie państwo słyszą?, czy widzą państwo prezentację?, czy mają państwo jakieś pytania?, czy możemy przejść dalej?; o na podstawie pytań zamkniętych angażować uczestników w dialog typowy dla tego w sali szkoleniowej; o kontrolować postępy osób śledzących temat prezentacji, np. czy się państwo zgadzają?, czy potrafią państwo wyjaśnić, w jaki sposób można to zastosować? Pic. 6, Funkcja zgłaszam się w ClickMeeting. 3. Podczas szkolenia 23

21 3.2 Dźwięk Dźwięk jest kluczowy dla webinarów i wraz ze slajdami prezentacji tworzy główny kanał przekazu treści sesji. Dlatego też jego jakość i niezawodność są tak ważne. Trzy główne czynniki wpływające na transmisje audio to: o Odpowiednie oprogramowanie przed umożliwieniem dostępu do webinaru dużej grupie uczestników należy przetestować dźwięk. o Szybkie, niezawodne łącze internetowe jeżeli, przykładowo, łącze internetowe służy czasami do transferu dużych ilości danych, trener powinien sprawdzić, czy w trakcie webinaru łącze nie będzie dodatkowo obciążone. o Użycie słuchawek z mikrofonem podczas realizacji webinaru bardzo ważna jest jakość słuchawek oraz, w szczególności, mikrofonu. Radzimy korzystać z zestawu przystosowanego do transmisji VOIP, w którym mikrofon jest częścią zestawu słuchawkowego. Dzięki temu mikrofon znajduje się w stałej odległości od ust, co oznacza minimalizację odgłosów otoczenia oraz regulację głośności wypowiedzi trenera. 3.3 Wideo Wiele webinarów przeprowadza się bez wykorzystania przekazu wideo przez trenera. Jeżeli wideo ma być jedynym obrazem na ekranie, warto zastosować tę metodę, aby utrzymać zaangażowanie uczestników. Jeżeli nie, a widoczne są inne przyciągające uwagę elementy, takie jak prezentacje lub widok ekranu, warto dobrze przemyśleć wykorzystanie wideo, ponieważ obciąża ono łącze, przez co ogranicza przesył danych. Może to spowolnić webinar, przysporzyć trudności trenerowi, oraz zakłócić proces nauki uczestników. Jeżeli trener po raz pierwszy przeprowadza webinar lub jeśli uczestnicy udostępniają ze swojej strony obraz wideo, należy być świadomym kwestii oświetlenia. Aby uniknąć silnych cieni, należy mieć dwa źródła światła 24

22 skierowane na daną osobę. Oświetlenie nie powinno także być skierowane bezpośrednio na kamerę, aby nie powodować refleksów świetlnych. Za trenerem można umieścić baner z logo organizatora, jeżeli ma subtelną kolorystykę. Należy jednak pamiętać, że okno, w którym wyświetla się wideo, jest małe, więc skomplikowane grafiki nie sprawdzą się wizualnie przy tej wielkości. Zalety wykorzystania streamingu wideo: o większa interaktywność; o uczestnicy widzą trenera pomaga to im skoncentrować się na prezentacji; o jeżeli webinar przeznaczony jest dla niewielkiej grupy osób, każdy uczestnik może korzystać z transmisji wideo pomaga to uczestnikom poczuć się swobodniej, ponieważ mogą widzieć się nawzajem. Wady wykorzystania streamingu wideo: o może zbytnio obciążać łącze; o uczestnicy mogą skupiać się bardziej na osobie mówiącej niż na temacie webinaru. 3. Podczas szkolenia 25

23 4. Po szkoleniu Wiele dostępnych pakietów oprogramowania do webinarów pozwala nagrywać sesje szkoleniowe. Dzięki wykorzystaniu tej funkcji nagranie można wykorzystać następnie do szeregu celów. Przygotowanie i prezentacja materiałów po zakończeniu szkolenia: o Nagraną sesję można wykorzystać do promowania i wprowadzania na rynek kolejnych sesji oferowanych przez trenera/ organizatora. Udostępnienie nagrania wideo z sesji szkoleniowej na stronie internetowej firmy lub innych serwisach, takich jak YouTube oraz ehow, może zachęcić potencjalnych uczestników/klientów do zapisania się na szkolenie oferowane przez daną instytucję. o Nagraną sesję można wykorzystać jako część kursu e-learningowego. Można ją załadować na platformę e-learningową i włączyć w szerszy program nauczania, z którym powiązany jest webinar. o Nagrana sesja może stanowić dobry materiał do samooceny trenera. o Nagrane webinary można łączyć w bazę wiedzy i dzielić na kategorie do dalszego wykorzystania jako materiały szkoleniowe. Jest to szczególnie przydatne w przypadku materiałów przygotowywanych dla nowych pracowników w firmie. Ocena sesji: o Dokonaj przeglądu nagranej sesji szkoleniowej; o Przeprowadź samoocenę zastosowanych metod pedagogicznych; 26

24 o Przeanalizuj chaty i ćwiczenia, które wymagały interakcji uczestników; o Przeanalizuj aktywność i produktywność uczestników względem czasu trwania sesji; o Przeanalizuj kwestionariusze oceny wypełnione przez uczestników. Kontynuacja po szkoleniu: o Odpowiedz na wszystkie kwestie, które nie zostały omówione w czasie sesji (poprzez chat, narzędzia do pytań i odpowiedzi, itd.) o Rozpowszechnij wśród wszystkich uczestników linki, prezentacje, materiały dodatkowe i informacje o podobnych szkoleniach. 4. Po szkoleniu 27

25 5. Przykłady 5.1 Lista kontrolna dla trenera tuż przed rozpoczęciem webinaru Webinarowa lista kontrolna Czy przeprowadziłem analizę grupy docelowej? Czy język i materiały są dostosowane do grupy docelowej? Czy mam wszystkie materiały i niezbędny sprzęt? Czy mam plan B? Czy mam stabilne łącze internetowe? Czy mam zestaw słuchawkowy? Czy zawczasu przygotowałem quizy i inne zadania dla uczestników? Czy mam scenariusz szkolenia? Czy zawiera cele, moduły, ćwiczenia, czas, materiały, treść ćwiczeń, zasoby i narzędzia? Czy przed rozpoczęciem szkolenia ustaliłem jego zasady i warunki? Ile czasu potrwa szkolenie? Czy wiem, ile ze współpracujących ze mną osób jest przygotowanych? (np. eksperci, moderator) Czy wszystkie materiały są gotowe do pobrania z wirtualnego pokoju? 28

26 5.2 Scenariusz webinaru Streszczenie webinaru: Tytuł: Podtytuł: Cykl: Bezpieczny aparat fotograficzny podczas wakacji Jak bezpiecznie podróżować z aparatem fotograficznym? Wakacje w 5 minut. Tu wpisz wszytkie podstawowe informacje dotyczące webinaru. Zazwyczaj znajdują się na pierwszej stronie slajdu, dzięki czemu łatwiej do nich wrócić. Trener: Moderator: Cel szkolenia: Wielkość grupy: Profil grupy: Dodatkowe informacje: Aplikacja: Wymagania: Czas trwania: Nagrywanie: Narzędzia: Zaangażowanie: Adam Smith Tom White Podniesienie świadomości potencjalnych zagrożeń, na które narażeni są turyści za granicą. 30 osób Zgodny z profilem Wakacje w 5 minut. Zachęcaliśmy zwłaszcza osoby wyjeżdżające za granicę do zarejestrowania się na webinar. ClickMeeting Zgodnie z wymaganiami aplikacji 5-6 minut Tak Prezentacja, czat, komunikacja VoIP pomiędzy instruktorem a uczestnikami (nadawanie obrazu z kamery: tak) kwestionariusz (1), dodatkowa zachęta do rozmów na czacie 5. Przykłady 29

27 Tutaj należy opisać webinar w czasie. Nie jest to skrypt prezentacji PPT ani scenariusz publicznego wystąpienia. To scenariusz webinaru, powinien więc zawierać odpowiednie informacje. Odwołujemy się do kluczowych punktów z poprzedniej strony! Opis tego, co mówię lub robię, ale nie opis slajdu! Mogą tu być różne fragmenty tego, co mówię, lub punkty kluczowe, ale nie jest to przykład wypowiedzi! Najważniejsze punkty: Uzupełnienie: Uwagi: Scenariusz: Slajd tytułowy: Opis: 1. Wstęp 2. Dlaczego aparat przydaje się na wakacjach? 3. Jakie są potencjalne zagrożenia? 4. Najprostsze metody, aby im zapobiec: o Pilnuj swojego bagażu i rzeczy osobistych o Nie stwarzaj wrażenia, że chwalisz się swoimi rzeczami o Pamiętaj o przepisach związanych z przekraczaniem granicy 5. Nietypowe sytuacje 6. Pytania i odpowiedzi (pytania zadawane poprzez czat) Uczestnicy otrzymają dostęp do nagranego webinaru na okres 3 miesięcy od daty uczestnictwa. Wysłany zostanie zbiorczy z linkami do innych stron poświęconych kwestiom bezpieczeństwa podczas wyjazdów wakacyjnych. Webinar trwa jedynie 5 minut, co warunkuje konieczność unikania wszelkich dygresji. Nie mogę być rozpraszany przez czat, więc jak wspomniałem, odpowiedzi na pytania z czatu zostaną udzielone na końcu. Drodzy Uczestnicy Adam Smith, od dziecka zajmujący się fotografią, od 10 lat fotoreporter brytyjskiego wydania słynnego magazynu X Czas, jakim dysponujemy, to tylko 5 minut, więc aby nie przeciągać podstawowe zasady:... 30

28 Treść: Slajd: Cel: Typowy slajd z dużym tytułem i podtytułem. Na dole moje zdjęcie razem z opisem oraz okładka magazynu z moim zdjęciem (może z lipca albo grudnia zeszłego roku?) /nie/ Prezentacja i wstęp do tematu Treść wizualna webinaru jeśli głównym elementem jest prezentacja, wtedy oczywiście będzie to również treść slajdu. Nie musi być dokładna chodzi o zarys rozbudowywany podczas opracowywania materiałów. Jeśli scenariusz zostanie rozbudowany w przyszłości, można wkleić miniaturę slajdu przygotowanego w narzędziu do tworzenia prezentacji. Z czasem, gdy wrócimy do tematu, łatwiej jest nam wszystko zapamiętać i poprowadzić kolejny webinar bez długich przygotowań. Czas trwania: 00:45 Uwagi: Z powodu bardzo małej ilości czasu, jaki mam do dyspozycji, połączę go ze slajdem tytułowym. Całość nie może przekroczyć 1 minuty. Krótko mówiąc, co chcę przekazać w pier- -wszej części Slajd tytułowy? A więc cel częściowy. Dlaczego aparat przydaje się na wakacjach? Opis: Treść: Slajd: Cel: Chyba nikt z nas nie potrafi już sobie wyobrazić wakacji bez możliwości robienia zdjęć czy nagrywania filmów upamiętniających te wyjątkowe chwile. Niestety, błoga wakacyjna atmosfera niekiedy nie pozwala nam dostrzec następujących zagrożeń Zdjęcie typowego aparatu cyfrowego + wypunktowane pytania do uczestników: /nie/ Czas trwania: 00:45 o Deszcz, pył, śnieg; o Kradzież i oszustwo; o Różnice kulturowe (są miejsca gdzie nie można robić zdjęć); o Różnice prawne. Podkreślam wagę tematu, żeby zwiększyć poziom uwagi uczestników. 5. Przykłady 31

29 Uwagi: Upewnij się też, że slajd można zrozumieć w krótkim czasie. Jeśli ci się uda, warto wspomnieć: wiem, że wielu z Was wybiera się na takie wczasy w ciągu najbliższych dni lub tygodni uczestnicy poczują, że wiadomość jest adresowana bezpośrednio do nich. Kwestionariusz: Opis: Treść: Panie i Panowie! To były moje rozwiązania, które sprawdziły się w praktyce. Zastanawiam się, jakie rozwiązania Wy byście wybrali? /włącz quiz/ /czekam na odpowiedzi/ Dobrze, przyjrzyjmy się wynikom... /dyskusja/ Quiz wielokrotnego wyboru: Dobre metody, aby zabezpieczyć aparat na wakacjach: o Nie chwal się drogim sprzętem o Używaj torby i pokrowca bez widocznych logo drogich marek o Poinformuj towarzyszy podróży o fakcie posiadania przy sobie drogiego sprzętu, aby byli bardziej ostrożni o Jeśli to możliwe, traktuj aparat jako bagaż podręczny o Nie bierz aparatu w ogóle; Slajd: Cel: Muszę wymyślić jeszcze dwa jeden sensowny, drugi absurdalny! /nie/ Czas trwania: 01:15 Uwagi: Dla podkreślenia wagi tematu, proszę uczestników o wyrażenie ich opinii poprzez ankiety. Trochę więcej czasu na odpowiedź na ankietę. Można komentować w trakcie odpowiadania. Dostarczam wyniki ankiety. 32

30 Pytania: Opis: Treść: Slajd: Teraz zobaczmy, jakie pytania pojawiły się na czacie. Jeśli chcesz zapytać o coś jeszcze teraz jest na to czas... Slajd końcowy. Informacja kontaktowa. To może być duże logo, żeby podkreślić moją osobę (zapytaj organizatora, czy się na to zgadza!) Adam Smith a.smith@x.com Dziękuję za uwagę! Cel: Czas trwania: Uwagi: Przeglądam czat i udzielam odpowiedzi na pytania. 02:00 (jeśli nie będzie wielu pytań kontynuujmy!) Nie musimy już ścigać się z czasem. Chcę utrzymać dobry kontakt z uczestnikami, więc jeśli to konieczne, odpowiadam na wszelkie pytania. 5.3 Przykłady pytań dla uczestników (przed i po) Czy słyszysz mój głos i widzisz prezentację? Widzę i słyszę Widzę, ale nie słyszę Słyszę, ale nie widzę 5. Przykłady 33

31 Które z wymienionych zalet webinaru mają dla Ciebie największą wartość? Krótszy czas szkolenia Likwidacja kosztów podróży i zakwaterowania Minimalizacja kosztów materiałów szkoleniowych Dyspozycyjność niedostępnych kiedy indziej ekspertów Automatyczna ewaluacja Możliwość nagrywania sesji i dzielenia się nimi Jak chciałbyś używać webinarów w swojej firmie? Szkolenia wewnętrzne Szkolenia otwarte dla zewnętrznych uczestników Sprzedaż Pomoc techniczna Marketing Który czynnik sprawia, że przeprowadzenie webinaru nie jest możliwe? Brak tabletu graficznego lub innego narzędzia do rysowania Brak połączenia z internetem Brak słuchawek z mikrofonem Brak kamery Brak prezentacji w programie PowerPoint Brak oprogramowania webinarowego 34

32