Przeprowadzanie efektywnych spotkań

Transkrypt

1 Przeprowadzanie efektywnych spotkań

2 Dowiedz się, jak organizować konferencje i spotkania online, dostosować ustawienia kamery oraz głośników, udostępniać prezentacje oraz zarządzać uprawnieniami uczestników. Spis Treści Przygotowanie do spotkania Planowanie spotkania Wejście do wirtualnego pokoju Rozpocznij lub przygotuj spotkanie Wygląd wirtualnego pokoju Zmiany wyglądu wirtualnego pokoju Zarządzanie narzędziami w pokoju Widok uczestnika Obraz i dźwięk Ustawienia audio Wybór urządzeń zewnętrznych Wybór awatara Zarządzanie odbiorem podczas spotkania Czat podczas spotkania Opcje czatu 2

3 Zarządzanie listą uczestników Zapraszanie dodatkowych uczestników Informacja zwrotna od uczestników spotkania Tworzenie ankiet dla uczestników Wyświetlanie wyników głosowania Prezentowanie plików i filmów Udostępnianie prezentacji Współdzielenie interaktywnej tablicy Udostępnianie ekranu Po spotkaniu Zakończenie spotkania Historia spotkania i statystyki Pomoc i wsparcie 3

4 Przygotowanie do spotkania Przeprowadzanie skutecznych prezentacji na platformie ClickMeeting jest bardzo proste, nawet dla początkujących, gdyż to Ty masz pełną kontrolę nad przebiegiem spotkania. Ty decydujesz o czasie i formach interakcji ze swoimi gośćmi. Szczegóły spotkania Zaloguj się do zakładki Spotkania, by wyświetlić wszystkie zaplanowane spotkania lub konferencje. Znajdziesz tam szczegóły każdego ze spotkań: czas i datę, nazwę pokoju oraz link do spotkania. Widoczny będzie także numer dostępowy telefonu oraz numer PIN dla prezenterów i uczestników. Wejście do wirtualnego pokoju Wybierz opcję Dołącz do spotkania, a wirtualny pokój pojawi się w nowym oknie przeglądarki. 4

5 Rozpocznij teraz lub przygotuj spotkanie Masz do wyboru dwie możliwości: możesz rozpocząć spotkania natychmiast lub najpierw je przygotować - dodać niezbędne do Twojej prezentacji pliki i dostosować wirtualny pokój do swoich potrzeb. W tym czasie Twoi goście będą czekali na rozpoczęcie spotkania w wirtualnym lobby. Wygląd wirtualnego pokoju Wirtualny pokój oparty jest o 4 podstawowe okna: ekran udostępniania, okno audio i wideo, lista uczestników oraz czat. Jak wspominaliśmy, na ekranie udostępniania możesz wyświetlać dowolne pliki, w tym również filmy z YouTube i wszelkie strony www, a także swój pulpit lub dowolną jego część z wybranego przez Ciebie komputera. Możesz też rysować na interaktywnej tablicy lub udostępnić uczestnikom dostęp do tej samej tablicy. W oknie audio i wideo możesz dostosowywać ustawienia tych funkcji, natomiast czat umożliwia wymianę informacji ze wszystkimi uczestnikami na forum, a także prowadzenie z nimi indywidualnych rozmów. W widocznym oknie listy uczestników możesz zarządzać ich uprawnieniami a także przeglądać bardziej szczegółowe informacje na ich temat. Z tego poziomu możesz również prowadzić indywidualne rozmowy z wybranymi przez siebie uczestnikami po kliknięciu w login i uzyskaniu autoryzacji od uczestnika. Zmiany wyglądu wirtualnego pokoju. W dolnej belce wirtualnego pokoju dostępne są rożne opcje wyświetlenia poszczególnych jego elementów, które możesz dowolnie konfigurować. Zależnie od funkcji, jakie w danej chwili są Ci potrzebne, możesz powiększać widok okna kamery, czatu lub prezentacji tak aby skupić uwagę swoich gości na danej kwestii. Wybrane ustawienia możesz również zapisać w celu ponownego użycia. 5

6 Zarządzanie narzędziami w pokoju W wirtualnym pokoju możesz w każdej chwili pokazać lub ukryć okna funkcjonalności, które w danej chwili są dla Ciebie zbędne. Widok uczestnika W ustawieniach dostępnych w prawym górnym rogu każdego z okien możesz wybrać opcje widoku dostępne dla gości, np. wielkość ekranu lub jego podział. Obraz i dźwięk Zanim rozpoczniesz spotkanie, sprawdź dokładnie ustawienia kamery i mikrofonu. Kliknięcie w przycisk Zacznij nadawanie rozpocznie transmisję dźwięku i obrazu pod warunkiem, że oba urządzenia są włączone i ustawione poprawnie. 6

7 Zanim nadawanie zostanie włączone, pamiętaj aby w momencie, gdy pojawi się pytanie o uruchomienie narzędzi audio/wideo, wybrać opcję, która zezwoli aplikacji na dostęp do nich. Typ urządzenia audio Na ekranie pojawi się pytanie o typ urządzenia audio, jakiego będziesz używał. Zalecamy stosowanie słuchawek, które wyeliminują efekt echa, jak również ułatwią wyraźny odbiór. Wybór urządzeń zewnętrznych Twoja kamera zostanie automatycznie wykryta przez nasze narzędzie. Jeśli dysponujesz kamerą zewnętrzną lub wbudowaną w swój komputer, możesz wybrać tę, którą chcesz zastosować do transmisji obrazu podczas swojego spotkania. Urządzenia do wyboru zostaną pokazane w liście rozwijanej w oknie z ustawieniami audio/video. Dostępny będzie także podgląd kamery. Wybór awatara Jeśli nie posiadasz kamery lub z jakichś przyczyn nie chcesz przeprowadzać transmisji wideo na żywo, możesz skorzystać z awatara. Spośród dostępnych obrazków wybierz odpowiedni dla siebie. Jeśli zamiast avatara chcesz wyświetlić swoje zdjęcie, możesz dodać je z komputera lub zapisać obraz z włączonej kamery. Zarządzanie odbiorem podczas spotkania Podczas swojego spotkania możesz dowolnie zarządzać przekazem audio/wideo zarówno swoim jak i uczestników. W każdej chwili możesz wyłączyć i uruchomić zarówno kamerę jak i mikrofon. 7

8 Czat podczas spotkania Funkcja czatu pozwala na natychmiastową wymianę informacji zarówno pomiędzy uczestnikami spotkania i prezenterami jak i pomiędzy samymi uczestnikami. W głównym oknie czatu uczestnicy mogą wpisywać swoje zapytania, które widoczne będą na ekranach pozostałych osób. Prezenterzy mają możliwość określenia tego, do kogo chcą przesłać daną informację. Mogą pisać do wszystkich lub tylko do wybranych uczestników, a także - jeśli jest taka potrzeba - do pozostałych prezenterów. Czat z indywidualnymi uczestnikami pojawi się w osobnym okienku. Opcje czatu Po kliknięciu ikony ustawień w oknie czatu pojawi się menu. Widoczne opcje pozwolą Ci na szczegółowe zarządzanie uprawnieniami uczestników do dyskusji na czacie oraz wyświetlanie informacji związanych z datą i godziną przeprowadzanych rozmów. Ważną funkcjonalnością jest możliwość moderacji czatu i wybierania zagadnień, które mogą się pojawić na forum. Dostępna jest również możliwość tłumaczenia czatu na 52 języki. Zapis historii czatu może być w każdej chwili usunięty. Jeśli tak zdecydujesz, możesz również wybrać opcję wyeksportowania zapisu czatu do pliku w formacie.csv,.xml lub TXT. Dzięki temu będziesz mógł dokładnie prześledzić rozmowy przeprowadzone na czacie podczas Twojego spotkania, a także odpowiedzieć na pytania, jeśli nie było na to czasu w trakcie spotkania online. Zarządzanie listą uczestników W oknie listy kontaktów możesz nadać prawa prezentera uczestnikom, usunąć ich z pokoju, włączyć lub wyłączyć obraz/dźwięk dla poszczególnych osób, rozpocząć prywatny czat lub udostępnić pliki lub pulpit komputera bądź jego część. 8

9 Zapraszanie dodatkowych uczestników W czasie spotkania wciąż masz możliwość zaproszenia dodatkowych osób, wystarczy kliknąć przycisk Zaproś, wpisać adresy zapraszanych osób i kliknąć przycisk Wyślij. Możesz także wysłać link do spotkania, kopiując go i zapraszając gości np. poprzez komunikator internetowy, portale społecznościowe lub inne wybrane przez Ciebie kanały. Informacja zwrotna od uczestników spotkania W trakcie trwania spotkania uczestnicy mogą opisać swój aktualny status poprzez wykorzystanie do tego funkcji dostępnych w prawym dolnym rogu okienka listy uczestników: Status Podnieś rękę zawiadamia, że uczestnik chce zadać pytanie. Zgadzam się lub Nie zgadzam się informuje o opinii uczestnika w danym temacie. Poprzez status Mów głośniej lub Mów ciszej goście poinformują Cię, jeśli nie będą dobrze Cię słyszeć. W razie wystąpienia jakichkolwiek problemów, uczestnicy mogą skierować do Ciebie komunikat Potrzebuję pomocy Przeprowadzanie ankiet wśród uczestników Dowiedz się, co uczestnicy sądzą na dany temat, zapraszając ich do udziału w ankiecie lub głosowaniu. Dodatkowo możesz sprawdzać wiedzę swoich uczestników tworząc i udostępniając im punktowany test, któremu również możesz przypisać dostępny czas na odpowiedzi. Zalecamy przygotowanie takich ankiet odpowiednio wcześniej. Ankiety możesz również tworzyć w trakcie spotkania, a ich wyniki wyświetlić natychmiast lub zachować je na później. Wyświetlanie wyników Po zakończonym głosowaniu istnieje możliwość opublikowania jego wyników, które natychmiast zostaną wyświetlone na ekranach uczestników. 9

10 Każda z odpowiedzi wyodrębniona jest w innym kolorze oraz przedstawiona w formie wykresu, co pozwala na szybką weryfikację odpowiedzi przez obie strony. Jeśli jednak szczegóły głosowania oraz ich wyniki są tajne, organizator może ich nie publikować. Prezentowanie plików i filmów Esencją ClickMeeting jest szybki przekaz informacji. Własny przekaz możesz wzbogacić poprzez udostępnianie swojego ekranu, interaktywną tablicę czy wszelkie materiały w różnych formatach. Udostępnianie prezentacji Po wybraniu funkcji prezentacji otwarta zostanie lista plików aktualnie znajdujących się w Twojej bibliotece. Wybierz dokument, który chcesz pokazać uczestnikom. Gdy zaznaczysz opcję Udostępnij, Twoi goście będą mogli zachować plik prezentacji na swoich komputerach. Dozwolone formaty plików, które możesz prezentować swoim uczestnikom, to.pdf, zdjęcia jak również pliki audio oraz wideo i wiele innych (.PPT,.DOC,.XLS itd.) Wgranie ich oraz konwersja zajmuje jedynie kilka chwil. Jeśli chcesz pokazać uczestnikom film z serwisu YouTube, wystarczy wyszukać i odtworzyć dany film bezpośrednio w pokoju. Współdzielenie interaktywnej tablicy Po otwarciu okna interaktywnej tablicy pojawi się pusta, biała strona, która służy do rysowania różnych kształtów oraz zapisywania informacji w formacie tekstowym. Dzięki niej możesz wspólnie z uczestnikami pracować i wymieniać się pomysłami. Interaktywną tablicę możesz też współdzielić z uczestnikami spotkania. Udostępnianie ekranu W ClickMeeting możesz udostępniać uczestnikom to co aktualnie znajduje się na ekranie Twojego komputera. 10

11 Po spotkaniu ClickMeeting zapewnia niezbędne narzędzia, które pomogą Ci prześledzić wyniki spotkania i udoskonalać każde kolejne. Zakończenie spotkania Możesz opuścić pokój kiedy Twoi goście wciąż są w nim obecni - będą w tym czasie mogli przeglądać udostępnione przez Ciebie materiały lub prowadzić między sobą dyskusje na czacie. Aby pokój został zamknięty dla wszystkich uczestników, kliknij przycisk Zakończ spotkanie. Historia spotkania i statystyki Przejdź do historii spotkań w panelu konta i znajdź spotkanie, którego szczegóły Cię interesują. Jeśli chcesz utworzyć nowe spotkanie, używając tych samych parametrów, kliknij przycisk Duplikuj. 11

12 Wybierz opcję Statystyki, aby wyświetlić informacje o lokalizacji uczestników, ich liczbie i sposobie głosowania w przeprowadzonych ankietach. Pomoc i Wsparcie ClickMeeting dostarcza narzędzia oraz materiały edukacyjne, które pomogą Ci osiągnąć zamierzone cele podczas spotkań online. Nasz zespół konsultantów telefonicznych pomoże Ci w razie jakichkolwiek problemów lub wątpliwości. Wystarczy skierować się do sekcji Pomoc, by uzyskać potrzebne informacje oraz wsparcie. Zapoznaj się także z naszymi materiałami edukacyjnymi oraz instrukcjami, które krok po kroku poprowadzą Cię przez proces obsługi naszej platformy. Jesteśmy dostępni 6 dni w tygodniu pod numerem telefonu: (58) Nasi konsultanci dostępni są również na czacie oraz pod adresem dostępnym na naszej stronie internetowej 12