O P IS PRZEDMIOTU ZAMÓ WIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 9 do SIWZ O P IS PRZEDMIOTU ZAMÓ WIENIA Spis treści 1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA INFORMACJA NA TEMAT ZAMAWIAJĄCEGO GŁÓWNE ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE I KONGRESU MUZEALNIKÓW POLSKICH Ramowy program kongresu Grupa docelowa kongresu uczestnicy kongresu Miejsce organizacji kongresu Scenografia i wizualizacja SZCZEGÓŁOWE ZADANIA WYKONAWCY Zasady wizualizacji Harmonogram Scenariusz kongresu Zasady współpracy zespół Wykonawcy, koordynacja obsługi kongresu i obsługa techniczna OGÓLNE WYMAGANIA WOBEC POMIESZCZEŃ Projekt i wykonanie scenografii, oznakowania i wizualizacji Wymogi dotyczące oznakowania i wizualizacji Obsługa techniczna Współpraca na powierzchni cateringowej Szatnie Dostosowanie miejsc dla osób niepełnosprawnych Nagłośnienie i oświetlenie OPIS POSZCZEGÓLNYCH POWIERZCHNI Sala plenarna Sprzęt audiowizualny z bieżącą obsługą techniczną Instalacja Mównica na Sali plenarnej Stoiska informacyjne (w liczbie 5 8) Biuro organizacyjne Pokój dla prelegentów, Komitetu Programowego, Zespołu Uchwał i kuratorów Studio kongresowe dla mediów w foyer Biuro prasowe Konferencja prasowa Recepcje Materiały promocyjno-informacyjne i ich transport Harmonogram prac

2 5.2. Przygotowanie projektów i próbek Archiwizacja materiałów kongresowych promocyjno-informacyjnych Stoiska konferencyjne Prowadzenie rejestracji, narzędzia rejestracyjne i strona internetowa Noclegi Rejestracja audio, audio-video on-line Tłumaczenie pisemne i symultaniczne Zespół kongresowy wskazany przez Zamawiającego Transport uczestników kongresu (w tym zespołu kongresowego) DODATKOWE UPRAWNIENIA ZAMAWIAJĄCEGO

3 1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Łodzi w Hotelu DoubleTree by Hilton przy ul. Łąkowej 29 i w Wytwórni przy ul. Łąkowej 29, zwanym dalej Centrum Kongresowym, w dniach kwietnia 2015 r. (czw-pt-sb) I Kongresu Muzealników Polskich dla nie więcej niż 1200 uczestników każdego dnia. Organizatorem I Kongresu Muzealników Polskich jest Narodowe Centrum Kultury. Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów, usługi hotelarskie, usługi związane z drukowaniem, usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych, usługi w zakresie tłumaczeń ustnych usługi wysyłkowe, usługi rekrutacyjne, usługi lotnicze i podobne wynajem samochodów osobowych wraz z kierowcą. 2. INFORMACJA NA TEMAT ZAMAWIAJĄCEGO Narodowe Centrum Kultury ul. Płocka 13, Warszawa tel.: , fax: nck@nck.pl Narodowe Centrum Kultury (NCK) jest wpisane do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod numerem 71/2006. Godziny urzędowania NCK: od poniedziałku do piątku. Narodowe Centrum Kultury jest państwową instytucją kultury, której statutowym zadaniem jest podejmowanie działań na rzecz rozwoju kultury w Polsce. Przedmiotem działań Narodowego Centrum Kultury jest: Edukacja kulturalna oraz zwiększanie zainteresowania kulturą i sztuką. Rozwój i profesjonalizacja sektora kultury. Promocja polskiego dziedzictwa narodowego jako elementu europejskiego dziedzictwa kulturowego. Podtrzymywanie i upowszechnianie tradycji narodowej i państwowej. Narodowe Centrum Kultury zajmuje się także: Inspirowaniem i wspomaganiem działających w sferze kultury i dziedzictwa narodowego ruchów społecznych oraz organizacji pozarządowych. Informacją kulturalną oraz pracami badawczymi w zakresie kultury i dziedzictwa narodowego. Podwyższaniem kwalifikacji kadr zajmujących się działalnością kulturalną. Więcej informacji na temat działalności Narodowego Centrum Kultury można uzyskać na stronie 3

4 3. GŁÓWNE ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE I KONGRESU MUZEALNIKÓW POLSKICH Rezultatem Kongresu będzie wskazanie kierunków rozwoju polskiego muzealnictwa na kolejne lata oraz przygotowanie rekomendacji programowych i inicjatyw legislacyjnych, które zostaną skierowane do organów władzy publicznej ustawodawczej i wykonawczej. Kongres posłuży także do przedstawienia fenomenu polskich muzeów, znaczenia pracy muzealników i wartości zgromadzonych muzealiów. Jednym z istotnych celów inicjatywy jest stworzenie platformy stałego porozumienia pomiędzy muzeami i przedstawicielami ich organizatorów oraz umożliwiającej integrację środowisk działających na rzecz muzeów Ramowy program kongresu I dzień kongresu rejestracja w Centrum Kongresowym powitanie dwugłos referaty przerwa obiadowa referaty przerwa kawowa panele (6 sesji równolegle) kolacja transport do hoteli z bagażami (gotowość transportu do hoteli od godz. 20:30) II dzień kongresu śniadanie, transport na miejsce obrad dwugłos, 3 referaty przerwa kawowa referaty przerwa obiadowa sesje panelowe (6 sesji równolegle) transport z Centrum Kongresowego do hoteli (gotowość transportu od godz ) transport z hoteli na galę (gotowość transportu od godz ) gala Sybilli, bankiet (poza Centrum Kongresowym) ok transport do hoteli (gotowość transportu w momencie zakończenia gali, od godz. 22:30) III dzień kongresu wymeldowanie z hoteli, śniadanie, transport do Centrum Kongresowego (z bagażami) debata plenarna przerwa kawowa debata plenarna obiad sesja plenarna zamknięcie obrad 4

5 Ramowy program kongresu może ulec zmianie (za wyjątkiem ilości usług związanych z transportem) w zależności od potrzeb Zamawiającego Grupa docelowa kongresu uczestnicy kongresu Kongres Muzealników Polskich jest adresowany do środowisk muzealników, administracji rządowej i parlamentu, przedstawicieli samorządów, środowiska akademickiego, instytucji kultury i biznesu oraz mediów. Uczestnikami kongresu będą także zaproszeni muzealnicy zagraniczni i przedstawiciele zagranicznych organizacji muzealnych Miejsce organizacji kongresu Kongres zostanie zorganizowany w Łodzi: w Hotelu DoubleTree by Hilton i w Wytwórni przy ul. Łąkowej 29 w dniach kwietnia 2015 r. (czw.-pt.-sob.). W Hotelu DoubleTree by Hilton w Łodzi i w budynkach Wytwórni w Łodzi Zamawiający dysponuje wynajętymi powierzchniami (zgodnie z Tabelą nr 1), zwanymi dalej salami, na które składają się: Tabela nr 1 Specyfikacja powierzchni na organizację kongresu w hotelu DoubleTree by Hilton w Łodzi i w budynku Wytwórni. Liczba uczestników zgodna z pkt. 1. Wskazana większa ilość osób ma za zadanie zwiększenie płynności przepływu osób. SALA/POWIERZCHNIA Maksymalna liczba osób w Sali/hali Ustawienie DATA WYDARZENIA Sala plenarna + balkon /sala panelowa 1 Teatralne/amfiteatralne, miejsca 1200 osób/ 300 osób (hala IV) na balkonie (240 miejsc) kwietnia 2015 r. Sala panelowa 2 (Sala Balowa I) 170 osób Teatralne kwietnia 2015 r. Sala panelowa 3 (Sala Balowa II) 170 osób Teatralne kwietnia 2015 r. Sala panelowa 4 (hala V) 450 osób Teatralne kwietnia 2015 r. Sala panelowa 5 (Sala KINO 3D Wytwórnia) 160 osób Teatralne kwietnia 2015 r. Sala panelowa 6 (hala II) 350 osób Teatralne kwietnia 2015 r. Sala na catering powierzchnia na organizację przerw obiadowych/ przerw kawowych/kolacji - (hala III) Sala na catering (Restauracja Multiroom), powierzchnia foyer przed restauracją Sala biuro prasowe /sala na konferencje prasowe (Sala konferencyjna B) 1000 osób Szwedzki stół, stoliki koktajlowe kwietnia 2015 r. 200 osób Szwedzki stół kwietnia 2015 r. Min. 30 osób Teatralne kwietnia 2015 r. 5

6 Sala dla prelegentów, Zespołu Uchwał i kuratorów (sala konferencyjna C) 60 osób Podkowa kwietnia 2015 r. Sala Pokój organizacyjny (sala Wg wytycznych Zamawiającego Łącznie dla 40 osób konferencyjna E) i zgodnie z OPZ kwietnia 2015 r. Wg Powierzchnia na organizację recepcji Łącznie dla 1200 osób wytycznych Zamawiającego (foyer hotelu) i zgodnie z OPZ kwietnia 2015 r. Powierzchnia na studio kongresowe dla Wg wytycznych Zamawiającego 10 osób mediów (foyer hotelu) i zgodnie z OPZ kwietnia 2015 r. Wg wytycznych Zamawiającego Powierzchnia na organizację stoisk 5 8 stoisk x 3 osoby przy i zgodnie informacyjnych (foyer hotelu) każdym z OPZ kwietnia 2015 r. Sala VIP Boardroom 14 osób Wg wytycznych Zamawiającego kwietnia 2015 r. Szatnia dla minimum 1000 osób każdego dnia Kongresu, Sale szatnie i pomieszczenia na bagaże przechowalnia Wg wytycznych Zamawiającego bagażu: pierwszego i i zgodnie z OPZ kwietnia 2015 r. trzeciego dnia dla 1000 osób, drugiego dnia Kongresu dla ok.200 osób, Sala pomieszczenie na magazyn Wg wytycznych Zamawiającego - materiałów (sala konferencyjna F) i zgodnie z OPZ kwietnia 2015 r. Pokoje hotelowe 22/23 kwietnia 2015 r. Dla 20 osób Zgodnie z OPZ 23/24 kwietnia 2015 r. Dla 200 osób 24/25 kwietnia 2015 r. Węzeł sanitarny Dla 1200 osób Zgodnie z OPZ kwietnia 2015 r. Zamawiający najpóźniej na 2 tygodnie przed dniem kongresu zastrzega sobie prawo do zmiany celu przeznaczenia poszczególnych powierzchni o których mowa powyżej po przeanalizowaniu przez Zamawiającego danych związanych z rejestracją uczestników Kongresu. W dniach kwietnia 2015 r. powierzchnia Hotelu DoubleTree by Hilton i Wytwórni w Łodzi zgodnie w wykazem w Tabeli nr 1 pozostaje wyłącznie do dyspozycji Zamawiającego i w tym czasie nie będą odbywały się inne wydarzenia. W dniu 22 kwietnia 2015 r. Zamawiający dysponuje w ww. hotelu 5 pokojami jednoosobowymi i 15 pokojami dwuosobowymi, ponadto w dniach od 23 do 25 kwietnia 2015 r. Zamawiający dysponuje w ww. hotelu 72 pokojami jednoosobowymi i 128 dwuosobowymi (z dwoma osobnymi łóżkami). Zamawiający zapewni 30 miejsc parkingowych dla autobusów (z czego 10 miejsc dostępnych będzie w godzinach 19:00 6:00) oraz 50 miejsc parkingowych dla aut osobowych dla samochodów uczestników i obsługujących Kongres w garażu podziemnym hotelu. 6

7 Na terenie całego obiektu, w którym odbywa się kongres przez trzy dni kongresu oraz w pokojach hotelowych, w których będą zakwaterowani goście kongresu zapewniony jest ciągły, bezprzewodowy, bezpłatny dla uczestników dostęp do Internetu. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia, dostarczenia i montażu do Sali Plenarnej do godz w dniu roll-upów oraz ścianek i ich demontażu do godziny w dniu zakończenia kongresu. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia pełnej kompleksowej gotowości organizacji kongresu zgodnie z zakresem OPZ na godzinę 8.00 w pierwszym dniu kongresu, na godzinę 9.00 gotowości korytarzy, holi i foyer, recepcji, na godz gotowości wszystkich pozostałych sal panelowych i innych sal. Demontaż wszystkich w/w powierzchni do godz trzeciego dnia kongresu Scenografia i wizualizacja Wykonawca odpowiedzialny jest za zaprojektowanie i wykonanie scenografii (oprawy i aranżacji spójnej z charakterem poszczególnych wydarzeń podczas kongresu) sali plenarnej i sal panelowych oraz pozostałych miejsc wykorzystanych podczas realizacji kongresu. Szczegółowy opis zadań z zakresu scenografii i wizualizacji Zamawiający wskazuje w Szczegółowych zadaniach Wykonawcy pkt SZCZEGÓŁOWE ZADANIA WYKONAWCY Wszystkie działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji Kongresu będą wymagały konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiającego. Wszystkie materiały kongresowe są własnością Zamawiającego, a niewykorzystane zostaną po zakończeniu kongresu dostarczone do siedziby Zamawiającego, chyba że Zamawiający zdecyduje inaczej Zasady wizualizacji Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie do 2 dni roboczych od daty zawarcia umowy Wytyczne dotyczące identyfikacji wizualnej Wykonawcy zawierające niezbędne logotypy i zasady dotyczące przygotowywania materiałów związanych z realizacją I Kongresu Muzealników Polskich. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji zlecenia zgodnie z wytycznymi wskazanymi przez Zamawiającego Harmonogram Wykonawca odpowiada za przygotowanie harmonogramu prac związanych z realizacją i produkcją kongresu, w tym m.in. konfekcjonowaniem materiałów, rejestracją uczestników, transportem, montażem i demontażem infrastruktury niezbędnej do zorganizowania kongresu w odpowiednim czasie przed kongresem, pozyskania niezbędnych informacji w tym programu ramowego i ostatecznego, referatów i prezentacji prelegentów, informacji (biogramów) na temat prelegentów, przebiegu paneli, informacji na temat wszystkich wystąpień, wymogów dotyczących głosowania, pracy Zespołu Uchwał, zespołu kuratorów, etc. oraz zapewnienie i skoordynowanie przebiegu prac zgodnie z harmonogramem. Wersja ostateczna między stronami zostanie wypracowana w czasie nie przekraczającym 7 dni od daty podpisania umowy Scenariusz kongresu Przed kongresem do obowiązków Wykonawcy będzie należało: opracowanie szczegółowego (minutowego) scenariusza prowadzenia wydarzenia pt. Scenariusz_I Kongresu Muzealników Polskich w uzgodnieniu z Zamawiającym, przy czym 7

8 Zamawiający przygotuje scenariusz części oficjalnej wydarzenia. Wykonawca będzie zobowiązany do włączenia scenariusza części oficjalnej wydarzenia do scenariusza całego wydarzenia. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do ścisłej współpracy z koordynatorem wydarzenia po stronie Zamawiającego i innymi wskazanymi przez Zamawiającego osobami przy wypracowaniu scenariusza. Projekt scenariusza zostanie przekazany w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż dwa tygodnie przed rozpoczęciem wydarzenia. Wykonawca bezzwłocznie zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego. Projekt musi zawierać minutowo rozpisany scenariusz zgodny z zatwierdzonym i ostatecznym programem przez pełne trzy dni kongresu i zawierać przynajmniej: daty, godziny rozpisane na minuty. Ostateczna wersja scenariusza zostanie przekazana Zamawiającemu nie później niż 6 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Zatwierdzoną wersję Wykonawca przekaże w wersji wydrukowanej i elektronicznej osobom wskazanym przez Zamawiającego (m.in. koordynatorowi po stronie Zamawiającego, konferansjerowi) oraz zespołowi po stronie Wykonawcy, oświetleniowcom, osobom odpowiedzialnym za nagłośnienie podczas kongresu Zasady współpracy zespół Wykonawcy, koordynacja obsługi kongresu i obsługa techniczna Zespół Wykonawcy wytyczne. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zespół podstawowych osób, składający się co najmniej z: Lp Tabela nr 2 Opis Zespołu Wykonawcy wytyczne Liczba Stanowisko Zakres odpowiedzialności zgodny z zapisami OPZ osób Nadzór nad kompleksowym przygotowaniem, organizacją i przebiegiem kongresu oraz współpracę z kierownictwem i obsługą obiektu, w którym Koordynator organizacyjny i jednocześnie 1 osoba odbywa się kongres. Osoba do kontaktu w ramach umowy z Zamawiającym, osoba do kontaktów wskazana w umowie a także z innymi wskazanymi przez Zamawiającego osobami działającymi na rzecz kongresu Opracowanie planu i logistyki transportu uczestników pomiędzy miejscami organizacji kongresu, i Gali, i bankietu kongresu a hotelami, w których zameldowani będą uczestnicy. Odpowiedzialność za transport uczestników zgodnie z programem kongresu, w tym m.in. odpowiedzialność za sprawnie działające punkty informacyjne w hotelach, punkty przyjazdu i odjazdu uczestników, informowanie uczestników nt. harmonogramu odjazdów Koordynator ds. logistyki transportu i przyjazdów autokarów. uczestników oraz materiałów 2 osoby Bieżące przekazywanie informacji nt. programu kongresu (m.in. rozkładu konferencyjnych godzinowego poszczególnych punktów programu, wsparcie w zakresie bazy noclegowej. Opracowanie planu sprawnego i terminowego transportu, konfekcjonowanie i dystrybucja materiałów kongresowych zgodnie z wymogami opisanymi w OPZ. Znajomość wszystkich zapisów umowy, OPZ, jego załączników i oferty Wykonawcy 8

9 3. Koordynator ds. technicznych 1 osoba Nadzór nad prawidłowym działaniem techniki wykorzystanej przy organizacji kongresu m.in. nad oświetleniem, nagłośnieniem, sprzętem audiowizualnym oraz wszelkimi urządzeniami elektrycznymi. 4. Koordynator ds. rekrutacji i rejestracji 2 osoby Odpowiedzialny za kompleksową, rzetelną i terminową rejestrację uczestników, pracę recepcji oraz obsługę recepcji, pracę punktów informacyjnych, pracę personelu i obsługi, konfekcjonowanie materiałów konferencyjnych zgodnie z OPZ. 5. Specjalista ds. produkcji audio i audiovideo on-line podczas całego wydarzenia 1 osoba Realizacja i rejestracja kongresu 6. Tłumacz 2 osoby Do tłumaczenia symultanicznego z języka polskiego na angielski 7. Tłumacz 1 osoba Do tłumaczenia pisemnego z języka polskiego na angielski i z języka angielskiego na polski Wszystkie ww. osoby muszą biegle posługiwać się językiem polskim w mowie i piśmie. Zestawienie osób biorących udział w realizacji przedmiotu zamówienia zawierający co najmniej imię, nazwisko, funkcję pełnioną w zespole oraz podstawowe dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres ) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej do 5 dni od daty podpisania umowy zgodnie z tabelą nr 3 poniżej. Jeżeli z treści przedstawionego dokumentu wynikać będzie, że dana osoba nie będzie spełniać oczekiwań opisanych m.in. w warunkach udziału do niniejszego postępowania Wykonawca będzie miał 24 godziny na dokonanie stosownych zmian. Tabela nr 3: Zespół Wykonawcy - I Kongres Muzealników Polskich Lp. Imię Nazwisko Funkcja pełniona podczas kongresu Adres owy Nr tel. komórkowego Wszyscy z zespołu Wykonawcy będą ściśle współpracować z koordynatorem organizacyjnym ze strony Wykonawcy. Zamawiający wskaże w umowie osobę do kontaktów, która będzie pełniła funkcję koordynatora organizacyjnego ze strony Zamawiającego. Wszystkie ustalenia będą przekazywane tylko między tymi osobami i do ich obowiązków należy koordynacja całości Kongresu. Dodatkowo podczas trzech dni Kongresu Wykonawca zapewni łączność bezprzewodową w postaci krótkofalówek radiowych dalekiego zasięgu (minimum 10 sztuk) pomiędzy przedstawicielami Wykonawcy a przedstawicielami Zamawiającego Organizacja cyklicznych spotkań w trakcie przygotowań do kongresu oraz odprawa Wykonawca w celu właściwej organizacji wydarzenia będzie w ciągłym kontakcie z koordynatorem organizacyjnym ze strony Zamawiającego od dnia podpisania umowy do zakończenia i rozliczenia kongresu. Do obowiązków Wykonawcy będzie 9

10 należało cykliczne (nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie albo według rzeczywistych potrzeb Zamawiającego) organizowanie spotkań zespołu wraz z przedstawicielami Zamawiającego w Warszawie w siedzibie Zamawiającego lub spotkań w miejscu organizacji wydarzenia ze wskazanymi przez Zamawiającego specjalistami i osobami z zespołu Wykonawcy. Spotkania będą dotyczyły wszystkich punktów OPZ. Wykonawca zorganizuje również spotkania z konferansjerem kongresu. Przed każdym spotkaniem Wykonawca zobowiązany będzie przygotować agendę spotkania uwzględniającą jego cel. Po każdym spotkaniu Wykonawca sporządzi notatkę zawierającą co najmniej elementy wymienione w Tabeli nr 4: Wzór notatki ze spotkania: Tabela nr 4: Wzór notatki ze spotkania Tytuł: ORGANIZACJA I KONGRESU POLSKICH MUZEALNIKÓW Temat: Data: Miejsce spotkania: Imiona i nazwiska osób uczestniczących w spotkaniu: Cel spotkania: Ustalenia: Zatwierdzenie Zamawiającego: Wykonawca będzie przekazywał notatki do zatwierdzenia przez Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej najpóźniej jeden dzień po spotkaniu. Do obowiązków Koordynatora organizacyjnego ze strony Wykonawcy należy zapewnienie organizacji próby generalnej realizacji Kongresu, w tym m.in.: ostatecznie zatwierdzone oświetlenie, nagłośnienie oraz montaż, meblowanie wnętrz, dostarczenie i spakowanie materiałów konferencyjnych, konfekcjonowanie materiałów dla uczestników, uruchomienie prezentacji we wszystkich pomieszczeniach, przeprowadzenie odprawy wszystkich osób zaangażowanych w realizację wydarzenia najpóźniej na 1 dzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Wykonawca zaprosi Zamawiającego na odbiór wszystkich elementów realizacji zamówienia podczas próby generalnej na 1 dzień przed kongresem, a w dniu wydarzenia na 2 godziny przed rozpoczęciem Wykonawca potwierdzi gotowość realizacji wszystkich zadań podczas trzech dni kongresu. Dodatkowo dla osób zajmujących się rejestracją, koordynator ze strony Wykonawcy zapewni dodatkowe szkolenie z planu sytuacyjnego wydarzenia, programu spotkania, wymogów związanych ze wsparciem Zespołu Uchwał, zespołu kuratorów, itp. Odprawa zostanie przeprowadzona wśród wszystkich realizujących kongres. Gotowość wszystkich osób, sprzętu oraz sal, w tym zwłaszcza recepcji i osób przy niej pracujących jest wyznaczona na 1 dzień przed rozpoczęciem wydarzenia Dodatkowa obsługa zapewniona przez Wykonawcę Tabela nr 4 obsługa zapewniona przez Wykonawcę Lp. Stanowisko Liczba osób Zakres odpowiedzialności zgodny z zapisami OPZ obsługa oświetlenia, nagłośnienia, uruchomienia i zmiany slajdów Obsługa techniczna sal 1. 9 osób prezentacji, wyświetlania filmów i animacji (1 osoby na sali (ciągła) plenarnej, 1 osoba na powierzchni przeznaczonej na stoiska 10

11 pierwszego dnia kongresu co najmniej 14 osób (w tym specjalista ds. rekrutacji 2. i rejestracji (recepcja - Media 1 os.; Personel związany z recepcja Punkt informacyjny 2 os. prowadzeniem recepcji recepcja Prelegenci min. 2 os.; recepcja - Biuro kongresu min. 2 os., recepcja Uczestnicy 7 os.) drugiego i trzeciego dnia kongresu co najmniej 8 osób (recepcja - Media 1 os.; recepcja Punkt informacyjny 2 os. recepcja Prelegenci min. 2 os.; recepcja - Biuro kongresu min. 1 os., recepcja Uczestnicy 2 os.) pierwszego dnia kongresu od godziny 8 rano do wyjazdu autobusów co 3. Personel związany z najmniej 18 osób (10 osób na terenie informowaniem gości centrum kongresowego, 8 osób na wskazanych przez Zamawiającego węzłach komunikacyjnych) drugiego i trzeciego dnia kongresu co najmniej 4 osoby (na terenie centrum kongresowego w godzinach ) 4. Pracownicy fizyczni 2 osoby Personel odpowiadający za 5. konfekcjonowanie 10 osób materiałów przed kongresem 6. Obsługa medyczna Zapewnienie obecności lekarza dyżurującego przez trzy dni kongresu Pozostałe osoby związane z w liczbie niezbędnej do prawidłowego 7. obsługą i organizacją wykonywania obowiązków Wykonawcy kongresu przewidzianych w niniejszym OPZ 8. Personel odpowiedzialny za Pierwszego dnia kongresu co najmniej dostęp uczestników do 12 osób informacyjne i powierzchni na wystawę posterów, 6 osób w salach, gdzie będą odbywały się panele, 1 osoba do wszystkich pozostałych sal. (sala prelegentów, biuro prasowe, sala organizacyjna, studio kongresowe) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić obecność osób, oznakowanych w sposób widoczny, na każdym z ośmiu wskazanych przez zamawiającego węzłów komunikacyjnych miasta, tj. na dworcach kolejowych i autobusowych oraz na terenie centrum kongresowego. Personel odpowiadający za noszenie materiałów kongresowych podczas kongresu Skompletowanie i pakowanie materiałów promocyjnych i informacyjnych dla uczestników kongresu Weryfikacja uprawnień do uczestnictwa w poszczególnych panelach (6 sal panelowych) 11

12 wybranych przez nich posiedzeń panelowych drugiego i trzeciego dnia kongresu co najmniej 8 osób (recepcja - Media 1 os.; recepcja Punkt informacyjny 2 os. recepcja Prelegenci min. 2 os.; recepcja - Biuro kongresu min. 1 os., recepcja Uczestnicy 2 os.) Kontakty z przewodniczącymi sesji, autorami referatów, moderatorami dyskusji panelowych, uczestnikami dyskusji panelowych, kuratorami dyskusji panelowych, Zespołem Uchwał, konferansjerem, asystentami przewodniczących sesji, gośćmi 9. Specjalista ds. obsługi i kontaktów z zespołem kongresowym 3 osoby specjalnymi, tłumaczami i innymi wskazanymi przez Zamawiającego osobami. Szczególnie istotnymi zadaniami specjalistów ds. kontaktów z zespołem prowadzącym kongres będzie podpisanie umów ze wskazanymi przez Zamawiającego osobami oraz zapewnienie odpowiednich sal/ pokoi do pracy, a także sprawna współpraca ze wskazanymi osobami po stronie Zamawiającego. Organizacja i koordynacja transportu wskazanych wyżej osób, logistyka obsługi ww. uczestników wraz z obsługą noclegów. Przygotowanie projektów i propozycji scenografii i wizualizacji 10. Specjalista ds. scenografii zgodnie z OPZ. 1 osoba i wizualizacji Organizacja i terminowa realizacja wybranego przez Zamawiającego projektu kompleksowej scenografii kongresu. 11. Specjalista ds. grafiki 1 osoba Przygotowanie projektów materiałów 12. Redaktor, korektor 1 osoba Odpowiada za korektę i redakcję językową materiałów przygotowanych zgodnie z Załącznikiem nr 1 do OPZ, w tym na stronę internetową kongresu, identyfikatorów, list obecności i wszystkich materiałów promocyjno-informacyjnych. 12

13 4.5. OGÓLNE WYMAGANIA WOBEC POMIESZCZEŃ Zamawiający dysponuje w ramach podpisanej umowy z hotelem następującym wyposażeniem: 1800 krzeseł 160 stałych siedzeń w Sali kinowej 3D Wytwórnia 240 miejsc na balkonie w hali IV. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia brakujących krzeseł (zbliżonych wizualnie do tych, którymi dysponuje Centrum Konferencyjne) tak, aby we wszystkich salach i na całej powierzchni wydarzenia liczba ich odpowiadała zapotrzebowaniu zgodnie z liczbą zarejestrowanych uczestników (+ 20% rezerwy liczone od ilości uczestników podczas posiedzeń panelowych, jeśli pojemność sali na to zezwala). Zamawiający dysponuje w ramach podpisanej umowy z hotelem następującym elementami dotyczącymi obsługi, wyposażenia, nagłośnienia i oświetlenia: Tabela nr 5 Powierzchnie i sprzęt, którymi dysponuje Zamawiający Maksymalna SALA/POWIERZCHNIA liczba osób Ustawienie WYNAJEM Obsługa Oświetlenie Nagłośnienie Wyposażenie, uwagi w Sali obsługa w czasie rzutnik ansi, ekran 10x6m, z możliwością montażu sprzętu i Nagłośnienie podłączenia sprzętu do odtwarzania prezentacji Power przygotowania do Teatralne/ konferencyjne: 7 Point, Prezi, prezentacji narzędzi sformatowanych Kongresu, trwania Sala plenarna + balkon Amfiteatralne mikrofonów, w w plikach pakietu MS Office, prezentacji narzędzi wydarzeń Kongresu Oświetlenie /sala panelowa miejsca na tym mikrofony internetowych, animacji dźwiękowych oraz filmów prawidłowe techniczne (hala IV) balkonie oraz w lożach stacjonarne i (m.in. bezpośrednio z Internetu). działanie (240 miejsc) przenośne ( w tym Scena 8x3x0,8 m z obiciem, z przodu dostawione wszystkich sprzętów dwa na statywie) schody, obite jednolitym, czystym, estetycznym znajdujących się w materiałem oraz stoły prezydialne z krzesłami dla 7 sali

14 osób (przykryte jednolitym suknem do podłogi) z krzesłami 1 technik-informatyk Rzutnik 5000 ANSI, ekran 3,9 x 2,4m, z możliwością i pozostała pomoc Nagłośnienie podłączenia sprzętu do odtwarzania prezentacji Power techniczna nie konferencyjne3 Point, Prezi, prezentację narzędzi sformatowanych Sala panelowa 2 (Sala Balowa I) 170 Teatralne przypisana do konkretnego Oświetlenie konferencyjne mikrofony, w tym mikrofony w plikach pakietu MS Office, prezentacje narzędzi internetowych, animacji dźwiękowych oraz filmów miejsca, do stacjonarne i (m.in. bezpośrednio z Internetu). dyspozycji w razie przenośne stoliki z krzesłami dla 7 osób, podium o orientacyjnych potrzeby wymiarach: 8x2 m i 0,5 m wysokości. Sala panelowa 3 (Sala Balowa II) 170 Teatralne technik-informatyk i pozostała pomoc techniczna nie przypisana do konkretnego miejsca, do dyspozycji w razie potrzeby Oświetlenie konferencyjne Nagłośnienie konferencyjne3 mikrofony, w tym mikrofony stacjonarne i przenośne Rzutnik 5000 ANSI, ekran3,9 x 2,4m z możliwością podłączenia sprzętu do odtwarzania prezentacji Power Point, Prezi, prezentację narzędzi sformatowanych w plikach pakietu MS Office, prezentacje narzędzi internetowych, animacji dźwiękowych oraz filmów (m.in. bezpośrednio z Internetu). stoliki z krzesłamidla 7 osób, podium o orientacyjnych wymiarach: 8x2 m i 0,5 m wysokości. Sala panelowa 4 (hala V) 450 Teatralne obsługa w czasie montażu sprzętu i przygotowania do Kongresu trwania wydarzeń Kongresu zapewniająca prawidłowe Oświetlenie techniczne Nagłośnienie konferencyjne7 mikrofonów, w tym mikrofony stacjonarne i przenośne (w tym dwa na statywie) rzutnik ansi, ekran 6x4m, z możliwością podłączenia sprzętu do odtwarzania prezentacji Power Point, Prezi, prezentację narzędzi sformatowanych w plikach pakietu MS Office, prezentacje narzędzi internetowych, animacji dźwiękowych oraz filmów (m.in. bezpośrednio z Internetu). 14

15 działanie wszystkich Scena 6x3x0,4 z obiciem, z przodu dostawione schody, sprzętów obite jednolitym, eleganckim, czystym, estetycznym znajdujących się w materiałem oraz stoliki z krzesłamidla 7 osób sali Ekran kinowy, z możliwością podłączenia sprzętu do odtwarzania prezentacji Power Point, Prezi, Sala panelowa 5 - Sala KINO 3D 160 Teatralne technik-informatyk i pozostała pomoc techniczna nie przypisana do konkretnego miejsca, do dyspozycji w razie potrzeby Oświetlenie konferencyjne Nagłośnienie konferencyjne4 mikrofony, w tym mikrofony stacjonarne i przenośne ( w tym dwa na statywie) prezentację narzędzi sformatowanych w plikach pakietu MS Office, prezentacje narzędzi internetowych, animacji dźwiękowych oraz filmów (m.in. bezpośrednio z Internetu). Rzutnik10000 ANSI, z możliwością podłączenia sprzętu do odtwarzania prezentacji Power Point, Prezi, prezentację narzędzi sformatowanych w plikach pakietu MS Office, prezentacje narzędzi internetowych, animacji dźwiękowych oraz filmów (m.in. bezpośrednio z Internetu). stoliki z fotelami dla siedmiu osób Sala panelowa 6 (hala II) 350 Teatralne obsługa w czasie montażu sprzętu i przygotowania do Kongresu, trwania wydarzeń Kongresu zapewniająca prawidłowe działanie wszystkich sprzętów Oświetlenie techniczne Nagłośnienie konferencyjne7 mikrofonów, w tym mikrofony stacjonarne i przenośne ( w tym dwa na statywie) Rzutnik ansi, ekran 4x3, z możliwością podłączenia sprzętu do odtwarzania prezentacji Power Point, Prezi, prezentację narzędzi sformatowanych w plikach pakietu MS Office, prezentacje narzędzi internetowych, animacji dźwiękowych oraz filmów (m.in. bezpośrednio z Internetu). stoliki krzesłami dla siedmiu osób scena 6x3x0,4 z obiciem, 15

16 znajdujących się w Sali Sala na catering powierzchnia na organizację przerw obiadowych/ przerw kawowych/kolacji Szwedzki stół, stoliki koktajlowe oświetlenie standardowe brak (hala III+ Restauracja, multiroom, powierzchnia foyer przed restauracją) Sala biuro prasowe Stół prezydialny, 5 krzeseł prezydialnych, 3 sofy, 5 /sala na konferencje prasowe Oświetlenie standardowe mikrofonów bezprzewodowych, co najmniej 30 krzesełek, możliwość podłączenia sprzętu (sala konferencyjna B) komputerowego Sala dla prelegentów, Zespołu Uchwał i kuratorów (sala konferencyjna C) 60 osób Oświetlenie standardowe możliwość podpięcia sprzętu komputerowego oraz drukarek i kserokopiarek,sala zostanie podzielona na dwie części: biurową i cateringową. W pokoju tym muszą być zapewnione 3 niezależne stoły oraz 30 krzeseł Sala Pokój organizacyjny (sala konferencyjna E) Łącznie dla 40 osób Wg wytycznych Najemcy Oświetlenie standardowe 3 biurka lub stoły, 15 krzeseł, możliwość podpięcia sprzętu komputerowego oraz drukarek i kserokopiarek Powierzchnia na organizację recepcji (foyer) Łącznie dla 1200 osób Wg wytycznych Najemcy Oświetlenie standardowe Przestrzeń na jedno lub kilka stanowisk, łącznie o długości ok. 8 m długości, 1,5 m szerokości, pozwalającą na swobodne przejście, rejestrację i odbiór materiałów kongresowych dla osób. 16

17 Powierzchnia na Studio kongresowe dla mediów (foyer) 10 osób Wg wytycznych Najemcy Oświetlenie standardowe z możliwością podpięcia kostek dziennikarskich, oświetlenia telewizyjnego, kamer, ustawienia scenografii, Powierzchnia na organizację wystawy posterów i organizację stoisk informacyjnych do 1200 osób Wg wytycznych Najemcy Oświetlenie standardowe Przestrzeń na wystawę maksymalnie 4 posterów, 6 stolików szkolnych, 12 krzeseł (foyer) Szatnia (dla minimum 1000 osób każdego dnia Kongresu) oraz Sale szatnie i pomieszczenia na bagaże przechowalnia bagażu (pierwszego trzeciego i dnia Wg wytycznych Najemcy Oświetlenie standardowe zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych bagaży, pozwalająca na swobodne przemieszczanie się i odbiór bagaży dla 1000 osób, drugiego dnia Kongresu dla ok. 200 osób), Sala pomieszczenie na magazyn materiałów (sala konferencyjna F) - Wg wytycznych Najemcy Oświetlenie standardowe 17

18 obsługa zaplecza sanitarnego w celu utrzymania czystości przez trzy dni Kongresu na Węzeł sanitarny Dla 1200 osób terenie wszystkich pomieszczeń Oświetlenie standardowe czynne, łatwo dostępne i dobrze oznakowane zaplecze sanitarne używanych podczas Kongresu przez maksymalną planowaną liczbę osób Sala VIP (Boardroom) 14 osób jeden stół Oświetlenie standardowe 18

19 Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z obsługą, technikami i kierownictwem hotelu w zakresie dopasowania i wykorzystania wszystkich elementów wyposażenia, nagłośnienia i oświetlenia, jakimi dysponuje Zamawiający w ramach umowy z hotelem. Wykonawca zapewni pełne wyposażenie do realizacji kongresu zgodnie z OPZ (w ilościach wskazanych w tab. 6), w tym: 1. laptopy ze wskaźnikami laserowymi oraz niezbędnym oprogramowaniem (m.in. pełen pakiet Microsoft Office 2013) dla każdego prelegenta, 2. drukarki, 3. kserokopiarki, 4. kostki dziennikarskie umożliwiające dystrybucję sygnału audio z systemu konferencyjnego, 5. kamery, 6. mównicę dopasowaną do scenografii (dodatkowo na mównicy Wykonawca zapewni zegar z dużym elektronicznym wyświetlaczem do wglądu dla prelegentów i moderatorów)/statywy, 7. inne niezbędne akcesoria elektryczne na terenie całego budynku, gdzie będzie odbywał się kongres oraz zabezpieczenie i maskowanie kabli elektrycznych podczas trwania kongresu. Tabela nr 6 - Specyfikacja wyposażenia niezbędnego do realizacji kongresu 1 Pomieszczenia pierwszego, drugiego, trzeciego dnia kongresu (w salach panelowych tylko pierwszego i drugiego dnia) Liczba ekranów 42 calowych na podium pod kątem 45 stopni Liczba ekranów do rzutników Liczba ekranów 50 calowych z możliwością odtwarzania z USB Liczba rzutniki Liczba kostka dziennikarska Liczba drukarka Liczba laptopy Liczba - kserokopiarka sala plenarna = sala panelowa nr sala panelowa sala panelowa sala panelowa sala panelowa sala panelowa Recepcje powierzchnia na stoiska konferencyjne hole biuro organizacyjne pokój dla prelegentów, Zespołu Uchwał biuro prasowe Studio kongresowe dla mediów - foyer Inne Podsumowanie Specyfikacja nie dotyczy sprzętu wymaganego do realizacji audio-video

20 Projekt i wykonanie scenografii, oznakowania i wizualizacji Wykonawca odpowiedzialny jest za zaprojektowanie i wykonanie scenografii (oprawy i aranżacji spójnej z charakterem kongresu) sali plenarnej oraz pozostałych miejsc wykorzystanych podczas realizacji kongresu, w skład której wchodzą m.in. 6 ścianek, 15 roll-upów, 2 flagi odpowiadające wymiarom flag udostępnionych przez hotel Hilton. Wykonawca będzie mógł przystąpić do realizacji scenografii kongresu po pisemnej akceptacji projektu przez Zamawiającego przekazanej za pośrednictwem poczty elektronicznej. W propozycji scenografii niezbędne jest, aby Wykonawca uwzględnił kolorystykę zbieżną z kolorystyką logotypu kongresu i wytycznymi Zamawiającego. Do zadań Wykonawcy należy również uwzględnienie w projektach/elementach scenografii informacji oraz logotypów Zamawiającego, współorganizatorów, partnerów merytorycznych oraz innych wskazanych instytucji. W propozycji scenografii należy także uwzględnić m.in. 2 podia ze schodami obite materiałem zgodnie z kolorystyką scenografii kongresu (każde dla minimum 6 osób) oraz dwa obite materiałem podesty dla mediów i kamer usytuowane w Sali plenarnej. Propozycja scenografii zostanie przekazana Zamawiającemu do akceptacji. Najpóźniej 10 dni od podpisania umowy Wykonawca przedstawi projekt pełnej scenografii: przygotowanie oznakowania i oprawy wizualnej powierzchni kongresowej, w tym m.in.. sal panelowych, pokoju prelegentów, powierzchni na catering zgodnie ze scenografią Sali plenarnej, przygotowanie oznakowania recepcji, sal, holi/korytarzy i wizualizacji kongresu według wymogów Zamawiającego, w tym m.in. roll-up y, tablice kierunkowe, tablice informacyjne. Scenografia powinna być spójna w odniesieniu do wszystkich powierzchni przeznaczonych do realizacji kongresu. przygotowanie projektu podium ze schodami obitego jednolitym materiałem (w salach panelowych), rozmieszczenie na podium stolików i krzeseł. Ostateczny projekt scenografii po uwzględnionych uwagach wskazanych przez Zamawiającego zostanie zaakceptowany nie później niż 1 miesiąc przed rozpoczęciem wydarzenia Wymogi dotyczące oznakowania i wizualizacji Istotnym elementem realizacji oznakowania i wizualizacji kongresu są wytyczne Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do umieszczania logo kongresu i Zamawiającego, a także wskazanych informacji (w tym innych logotypów) na wszystkich materiałach promocyjno-informacyjnych, o których mowa w OPZ. Do zadań Wykonawcy należy zainstalowanie (i/lub rozstawienie) na powierzchni hotelu oraz przy jego wejściach roll-up ów Zamawiającego oraz zainstalowanie (rozstawienie) w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym ścianek konferencyjnych, tablic informacyjnych i tablic kierunkowych. Wykonawca zapewni ustawienie, noszenie elementów wyposażenia, montaż i demontaż wyposażenia, scenografii, aranżacji, oznakowania i wizualizacji na całej powierzchni przeznaczonej na organizację kongresu. Wykonawca zapewni oznaczenia hotelu i Wytwórni, w których będzie odbywać się kongres, w sposób gwarantujący bezproblemowe dotarcie uczestników na miejsce kongresu. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia właściwego oznakowania sal poprzez np. stojaki kierunkowe, tablice informacyjne z planem sytuacyjnym kongresu, pojedyncze tablice informacyjne, dwie flagi z informacją o kongresie na zewnątrz budynku. 20

21 Wykonawca zapewni tzw. Koziołki, tj. tabliczki z tytułem, imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem i nazwą instytucji na stół prezydialny/stoliki zarówno na salę plenarną, jak i sale panelowe/tematyczne oraz zadba o wydrukowanie kart papierowych z tytułami, imionami, nazwiskami gości/nazwami instytucji, a także kart papierowych z napisem REZERWACJA (lub imiennych) dla gości o statusie VIP i rozłoży je na krzesłach w Sali Plenarnej w dniu r. do godz oraz najpóźniej 2 godziny przed rozpoczęciem sesji panelowych zgodnie z hierarchią pozycji określoną przez Zamawiającego i w porozumieniu z Zamawiającym najpóźniej 2 dni przed rozpoczęciem kongresu. Przez kolejne dwa dni Wykonawca powtórzy czynność i analogicznie rozłoży wydrukowane czyste (nowo wydrukowane) karty z nazwiskami gości/nazwami instytucji oraz karty z napisem REZERWACJA i rozstawi je dla obecnych gości zgodnie z sugestiami Zamawiającego Obsługa techniczna Wykonawca zapewni ciągłą obsługę techniczną sal - do obsługi reżyserek, do zarządzania audio oraz do audio-video on-line i prezentacji zgodnie z wymogami Zamawiającego opisanymi w pkt. 9. OPZ. Wykonawca zapewni i ustawi podium, które obite będzie materiałem zgodnym z kolorystyką kongresu na Sali plenarnej, dla kamer umożliwiających dobrej jakości rejestrację i transmisję audio-video on-line, dla mediów; zadba o prawidłowe podłączenie sprzętu elektronicznego zarówno przed, jak i w trakcie kongresu oraz zadba o sprawne i szybkie naprawianie ewentualnych usterek na bieżąco. Wykonawca zapewni i ustawi odpowiednią liczbę dystrybutorów z wodą (co najmniej 10 dystrybutorów z jednorazowymi kubeczkami w podajnikach) z wodą niegazowaną w miejscu organizacji kongresu: w salach oraz na powierzchni przeznaczonej na stoiska konferencyjne oraz w pomieszczeniach przeznaczonych na serwowanie posiłków. Dystrybutory puste będą bezzwłocznie wymieniane na dystrybutory pełne wody i Wykonawca zadba, aby na bieżąco były uzupełniane czyste jednorazowe kubeczki Współpraca na powierzchni cateringowej Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Double Tree by Hilton, który zapewnia miejsce dla kongresu i obsługę cateringową Szatnie Wykonawca zapewni dobre oznakowanie szatni na terenie hotelu i poinformuje o ich lokalizacji uczestników Dostosowanie miejsc dla osób niepełnosprawnych Miejsce organizacji kongresu jest dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych na całym obszarze organizacji wydarzenia. Wykonawca w razie zgłoszonej przez uczestnika potrzeby zapewni odpowiednią pomoc podczas kongresu Nagłośnienie i oświetlenie Wykonawca zapewni nagłośnienie i oświetlenie niezbędnie do prawidłowej rejestracji audio-video (szczegółowy opis zadań znajduje się w pkt. 9. Rejestracja audio, audio-video on-line niniejszego OPZ). 21

22 4.6. OPIS POSZCZEGÓLNYCH POWIERZCHNI Sala plenarna Wykonawca zobowiązany jest do organizacji i oznaczenia sali plenarnej dla minimalnie 900, a maksymalnie 1200 osób, która będzie dostosowana do liczby uczestników podczas trzech dni kongresu w godzinach 6:00-24:00 oraz zgodnie z programem kongresu wraz z pełnym wyposażeniem, scenografią i obecną stale w ciągu trzech dni obsługą Sprzęt audiowizualny z bieżącą obsługą techniczną Wykonawca zapewni wyposażenie sali plenarnej w następujący sprzęt audiowizualny zgodnie ze szczegółowymi opisami zamieszczonymi poniżej. Wykonawca zapewni transport, montaż i demontaż: na głównej sali plenarnej dwóch ekranów o wielkości 4 m x 3 m i dwóch rzutników ustawionych lub podwieszonych na środku sali w celu zapewnienia komfortu odbioru i dobrej widoczności prelegentów na podium i emitowania ich prezentacji i filmów. Obrazy mogą być mieszane z kamer i z laptopa. Dodatkowo Wykonawca zapewni ustawione na podium 2 ekrany LCD o wielkości minimum 42 cali ustawione pod kątem 45 stopni do podglądu (z pilotem) wraz z pełnym podłączeniem sprzętu umożliwiającym korzystanie z niego każdego dnia kongresu oraz jeden monitor wmontowany w mównicę Instalacja Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia i instalacji całego sprzętu zgodnie z OPZ (w tym m.in.: laptopy kompatybilne z rzutnikami, piloty) umożliwiającego odtwarzanie prezentacji Power Point, Prezi, prezentację narzędzi sformatowanych w plikach pakietu MS Office, prezentacje narzędzi internetowych, animacji dźwiękowych oraz filmów (m.in. bezpośrednio z Internetu). Do zadań Wykonawcy należy również podłączenie wszystkich zapewnionych laptopów wraz z dostępem do Internetu Mównica na Sali plenarnej Wykonawca ustawi mównicę dla prelegentów według wytycznych Zamawiającego, zgodnie z zaakceptowanym projektem scenografii. Dla prezydium/prelegentów będą zamontowane 2 ekrany LCD/LED 42 cale na statywie podłogowym ustawionym pod kątem 45 stopni na podium do podglądu wyświetlanych na ekranach treści oraz jeden (o mniejszej przekątnej) wmontowany w mównicę lub zamontowany na niej. Do obowiązków Wykonawcy należy również zapewnienie na mównicy laptopa z możliwością podłączenia do zasilania wraz z pilotem do przedstawiania prezentacji oraz wskaźników laserowych dla prelegentów. Na sali w pobliżu mównicy musi być zapasowy sprawny laptop z wgranymi przez Wykonawcę prezentacjami i/lub filmami przekazanymi przez Zamawiającego i zapasowy sprawnie działający pilot do zmiany slajdów Tabliczki informacyjne Wykonawca przygotuje tzw. koziołki na stół prezydialny oraz wydrukuje karty z tytułami naukowymi, imionami, nazwiskami gości/nazwami instytucji i napisem REZERWACJA (lub imienne) dla gości VIP oraz rozłoży je na krzesłach w sali plenarnej w uzgodnieniu z Zamawiającym Sale panelowe w miejscu organizacji kongresu 6 sal panelowych Wykonawca zapewni brakujące oraz rezerwowe krzesła, o których mowa w OPZ. 22

23 Stoiska informacyjne (w liczbie 5 8) Na powierzchni kongresowej Wykonawca zobowiązany jest zapewnić miejsce na tablice (tzw. roll-up y), dwa telewizory LCD/LED wielkości 50 cali na długim, wysokim statywie lub podwieszone na ścianie z wejściem usb. Będą one przeznaczone do wyświetlania prezentacji, filmów i animacji na temat działalności Zamawiającego oraz innych instytucji. Wykonawca zapewni odpowiednią kompletną konstrukcję stojaka na ekran z bezpiecznych profili aluminiowych wytrzymujących jej obciążenie, ustawi wszystkie stoiska informacyjne, zapewniając ich funkcjonalne rozmieszczenie. Wykonawca przedstawi projekt graficzny stoisk, a następnie uwzględni uwagi Zamawiającego, jeśli takie będą. Projekty stoisk informacyjnych (w tym m.in. wizualizacje) zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego na podstawie uzgodnień między stronami. Wizualizacja ustawienia stoisk wymaga zatwierdzenia przez Zamawiającego Biuro organizacyjne Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania na powierzchni kongresowej biura organizatorów w Sali konferencyjnej E (zgodnie z wytycznymi Zamawiającego) dla max. 40 osób. W biurze organizacyjnym powinny się znaleźć co najmniej:1 laptop, 1 drukarka i 1 kserokopiarka do: wydruku i kopii czarno-białych i w pełnym kolorze w rozdzielczości minimum 600 DPI, z interfejsem sieciowym, zapas papieru A4 (na stron) i tonerów na stron na każdy dzień kongresu. W ustawieniach sprzętu zostanie zapewniona możliwość druku dwustronnego i jednostronnego. Ponadto wyposażenie to musi być zapewnione każdego dnia od godz. 6:00 przez całe trzy dni w godzinach trwania kongresu oraz dostępne do 4 godzin po jego zakończeniu Pokój dla prelegentów, Komitetu Programowego, Zespołu Uchwał i kuratorów Sala zostanie podzielona na dwie części: biurową i cateringową. W pokoju tym muszą być zapewnione: 4 podpięte laptopy umożliwiające odczytanie plików w formatach Microsoft Office 2013, podpięte pod drukarkę z pełnymi tonerami i zapasem papieru na 1200 stron na każdy dzień kongresu. W pokoju prelegentów będzie zapewniona obsługa technika do pomocy i obsługi drukarek, laptopów Studio kongresowe dla mediów w foyer Wykonawca zobowiązany jest do organizacji na powierzchni kongresowej studia kongresowego dla mediów. Studio musi posiadać na wyposażeniu minimum: kostkę dziennikarską z niezbędnymi podłączeniami, roll-up lub ściankę Zamawiającego, elegancki stolik, fotele/krzesła Biuro prasowe W biurze prasowym Wykonawca zapewni: 3 laptopy podłączone do Internetu, w sali i przed salą Wykonawca umieści/rozstawi: ścianki konferencyjne, roll-up y, tablice informacyjne - według wytycznych Zamawiającego. Specjalista ds. obsługi i kontaktów z mediami będzie ściśle współpracował z Rzecznikiem Prasowym Zamawiającego i innymi wskazanymi przez Zamawiającego osobami. 23