Szczegółowe wytyczne dotyczące organizacji Konferencji

Transkrypt

1 Szczegółowe wytyczne dotyczące organizacji Parametr: Opis parametru: Wymagania dla Organizatora: Wymagania oferty: Charakter Konferencja o charakterze naukowoedukacyjnym Organizator musi przygotować wydarzenia dodatkowe, poprzedzające konferencję, tj.: - warsztaty, - Walne Zgromadzenie Członków PTG; Uczestnik przy konstruowaniu oferty musi uwzględnić także wydarzenia dodatkowe, poprzedzające konferencję, tj.: - warsztaty, - Walne Zgromadzenie Członków PTG; Podmiot odpowiedzialny za program merytoryczny i wyznaczenie wykładowców Komitet Naukowy Organizator jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Komitetem Naukowym na każdym etapie realizacji umowy. Uczestnik musi uwzględnić co najmniej jedną osobę do bieżącego kontaktu z Komitetem Naukowym i PTG. Wynagrodzenie wykładowców PTG nie przewiduje honorariów dla wykładowców i prowadzących sesje Organizator pokrywa koszt uczestnictwa wykładowców, prowadzących sesje oraz Zarządu Głównego PTG. Uczestnik przy konstruowaniu oferty musi uwzględnić: - zwrot kosztów podróży oraz - zakwaterowanie. Ramowy program 3 dni czwartek-sobota w drugiej połowie września 2018 r. I dzień (czwartek) 8 14 warsztaty Posiedzenie Zarządu Głównego PTG z lunchem Walne Zgromadzenie Członków PTG Rozpoczęcie konferencji i plenarna sesja otwierająca Organizator musi przygotować: - warsztaty i prezentacje prac naukowych równocześnie na 4 salach do 100 osób, - sesje plenarne równocześnie na dwóch salach ( na ok osób) - walne Zgromadzenie Członków PTG i Rozpoczęcie konferencji na sali na osób, - koktajl powitalny i bankiet dla wszystkich Uczestnik przy konstruowaniu oferty musi uwzględnić koszty wszystkich wskazanych w ramowym programie wydarzeń. Konkretne daty zostaną ustalone po wyborze zwycięskiej oferty. 1

2 Szczegółowe wytyczne dotyczące organizacji koktail powitalny II dzień (piątek) prezentacje prac naukowych sesje plenarne bankiet III dzień (sobota) prezentacje prac naukowych sesje plenarne - 18 Zakończenie konferencji II. i III. Dzień prezentacja posterów - posiedzenie Zarządu Głównego PTG (33 osoby sala z możliwością spożycia lunchu), - lunch dla wszystkich uczestników II. i III. dnia, - przerwy kawowe (I dzień -jedna po Walnym Zgromadzeniu; II i III dzień po dwie w trakcie obrad), - prezentacja posterów w formie tradycyjnej (papierowej) lub elektronicznej (eposter). Uczestnicy - Lekarze położnicy, perinatolodzy, ginekolodzy, onkolodzy, endokrynolodzy, specjaliści medycyny rozrodu, genetycy (specjaliści i specjalizanci) - położne - studenci medycyny - jak również specjaliści różnych dziedzin medycyny zainteresowani zagadnieniem perinatologii i ginekologii, Organizator musi przygotować program w taki sposób, aby uwzględniał uczestników ze wszystkich wskazanych kategorii. Uczestnik przy tworzeniu oferty musi uwzględnić program dla uczestników ze wszystkich wskazanych kategorii. Lokalizacja Warszawa Sala na rozpoczęcie na 1500 osób 2. sale na osób 4 sale na ok 100 osób Organizator musi przygotować Konferencję w lokalizacji zapewniającej wskazane sale. Uczestnik musi przedstawić w ofercie trzy proponowane lokalizacje. Liczba uczestników 1500 osób Organizator przy wyborze lokalizacji musi uwzględnić liczbę uczestników. Uczestnik musi przedstawić w ofercie trzy proponowane lokalizacje, które uwzględnią liczbę uczestników. 2

3 Szczegółowe wytyczne dotyczące organizacji Koszt uczestnictwa w Konferencja opłaty podstawowe przy rejestracji do Specjaliści 500 zł - Specjalizanci 350 zł Położne 350 zł Studenci: 100zł Pozostali uczestnicy: 800zł Wasztaty dla lekarzy: - Specjaliści 100 zł - Specjalizanci 50 zł Lekarze nie będący członkami PTG 200zł Organizator pobiera wskazane kwoty: Opłaty za rejestrację na Konferencję (w zł): - do : 500/350/350/100/800 - od : 800/500/500/150/ na miejscu 1200 Opłaty za warsztaty (8 warsztatów po 3h na 50 osób każdy, równoczasowo 4) w wysokości: - Specjaliści 100 zł - Specjalizanci 50 zł Lekarze nie będący członkami PTG: 200zł Rejestracja na warsztaty może mieć miejsce tylko do Przy obliczaniu kosztorysu, Uczestnik w swojej ofercie musi uwzględnić: Opłaty za rejestrację na Konferencję (w zł): - do : 500/350/350/100/800 - od : 800/500/500/150/ na miejscu 1200 Opłaty za warsztaty (8 warsztatów po 3h na 50 osób każdy, równoczasowo 4) w wysokości: - Specjaliści 100 zł - Specjalizanci 50 zł Lekarze nie będący członkami PTG: 200zł Rejestracja na warsztaty może mieć miejsce tylko do Zgłaszanie udziału w Możliwość zgłaszania uczestników w formach standardowych i on-line Organizator musi zapewnić: - możliwość dokonywania rejestracji i opłat kongresowa on-line. - możliwość zgłaszania abstraktów prac dla osób zarejestrowanych on-line. Przy obliczaniu kosztorysu, Uczestnik w swojej ofercie musi uwzględnić: - możliwość dokonywania rejestracji i opłat kongresowa on-line. - możliwość zgłaszania abstraktów prac dla osób zarejestrowanych on-line. Materiały szkoleniowe i zaświadczenie uczestnictwa Każdy uczestnik musi mieć możliwość otrzymania wydrukowanych materiałów, tj.: programu konferencji, certyfikatu z punktami edukacyjnymi. Musi mieć także możliwość otrzymania materiałów w postaci nośnika elektroniczne (pen-drive lub płyta), Organizator musi przygotować: wykładowców i prowadzących sesję, -dostęp do aplikacji na smartphone. Przy obliczaniu kosztorysu, Uczestnik w swojej ofercie musi uwzględnić: wykładowców i prowadzących sesję, -dostęp do aplikacji na smartphone. 3

4 Szczegółowe wytyczne dotyczące organizacji zawierającego abstrakty nadesłanych prac. Dla uczestników musi być dostępna aplikacja na smartphone zawierająca: - program konferencji z możliwość zadawania pytań wykładowcom na poszczególnych sesjach z możliwością oceny poszczególnych wykładów. Sponsoring konferencji PTG w ramach organizowanej przewiduje: - sprzedaż powierzchni wystawienniczej - możliwość dodania materiałów promocyjnych do materiałów konferencyjnych - inne metody do uzgodnienia z Komitetem Naukowym i Organizacyjnym. Do obowiązków Organizatora należy pozyskiwanie sponsorów i finansowania. Uczestnik w swojej ofercie musi przedstawić swoją koncepcję na pozyskanie sponsorów i finansowania, wraz ze wstępnym wskazaniem kategorii podmiotów, których finansowanie planuje pozyskać. PTG nie przewiduje sesji satelitarnych. Rekrutacja zaproszenie gości i promocja konferencji PTG ma na celu dotarcie z informacją o do jak najszerszego grona zainteresowanych. Wszelkie działania w tym zakresie należą do obowiązków Organizatora. W ofercie Uczestnik musi opisać planowany sposób promocji i rekrutacji, poziom dotarcia do grupy docelowej (w %) oraz dotychczasowe doświadczenia w tym zakresie (koszty i efektywność). Posiłki W trakcie musi odbyć się: - 5 przerw kawowych, - 1x lunch dla uczestników warsztatów (do 400 osób), Wszelkie działania w tym zakresie należą do obowiązków Organizatora. W ofercie Uczestnik musi uwzględnić koszt wszystkich wskazanych posiłków. 4

5 Szczegółowe wytyczne dotyczące organizacji - 1x lunch dla Zarządu Głównego (33 osoby), - 2 x lunch dla uczesników Kongresu, - koktajl powitalny, - bankiet. Dodatkowo należy zapewnić pokój dla wykładowców z przekąskami i możliwością serwowania lunchów Hotele Zakwaterowanie w hotelu jest przewidziane dla: - wykładowców, - prowadzących sesje i - Zarządu Głównego PTG (33 osoby); W odniesieniu do uczestników, konieczne jest co najmniej uzyskanie zniżek za zakwaterowanie. Należy zapewnić możliwość dokonania rezerwacji noclegu za uczestnika. Organizacja zakwaterowania wykładowców, prowadzących sesje i Zarządu Głównego PTG należy do obowiązków Organizatora w ramach budżetu konferencji. Sposób organizacji zakwaterowania uczestników pozostaje do decyzji Organizatora. W ofercie Uczestnik musi umieścić informację o możliwości rezerwacji noclegu na koszt uczestnika. W ofercie Uczestnik musi uwzględnić koszty zakwaterowania i sposób jej organizacji. W ofercie Uczestnik musi umieścić także informację o możliwości rezerwacji noclegu na koszt uczestnika. Planowany kosztorys Koszty organizacji muszą opierać się na uprzednio przygotowanym kosztorysie. Organizator jest odpowiedzialny za przygotowanie w granicach wskazanych w kosztorysie. W ofercie należy podać przybliżony kosztorys i wynik finansowy. Kwota przeznaczona na rzecz PTG 50% zysku z organizacji przypada PTG Organizatorowi przysługuje 50% zysku z organizacji. W ofercie Uczestnik musi wskazać przybliżoną kwotę zysku i termin przelania tych środków na konto PTG. Punkty edukacyjne Za udział w, dla uczestników i wykładowców przewidziane są punkty edukacyjne, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Przygotowanie i wydawanie certyfikatów należy do obowiązków Organizatora. Do oferty Uczestnik ma obowiązek dołączyć dokumenty potwierdzające doświadczenie w organizacji wydarzenia, za które zostały przyznane punkty edukacyjne. 5

6 Szczegółowe wytyczne dotyczące organizacji Zdrowia z dnia 6 października 2004 r. w sprawie sposobów dopełnienia obowiązku doskonalenia zawodowego lekarzy i lekarzy dentystów (Dz. U. z 2004 nr 231 poz z późn. zmian.) Udział w warsztatach musi być udokumentowany certyfikatem ukończenia warsztatów. Certyfikat musi odpowiadać wymogom zaświadczenia udziału na potrzeby wyżej wskazanego rozporządzenia. Zasada współpracy między PTG a Organizatorem Pomiędzy PTG a Organizatorem zostanie zawarta umowa na organizację konferencji. Organizator i PTG zawierają umowę na organizację w ciągu miesiąca od dnia przystąpienia do negocjacji. Uczestnik ma obowiązek przedstawić jako załącznik do oferty, wzoru umowy na organizację konferencji. PTG zastrzega sobie prawo do przedstawienia własnej umowy lub propozycji zmian w umowie przedstawionej przez Uczestnika Konkursu. Obsługa techniczna Obsługa techniczna uwzględnia: - stronę internetową z formularzem do rejestracji uczestników i dokonywaniem opłat on-line, - aplikację na smarphona, - projektory, nagłośnienie, wskaźniki laserowe, - pokój do zgrywania i przeglądania prezentacji, - dostęp do Internetu podczas trwania, - rejestrację uczestników. Organizator musi zapewnić obsługę techniczną we wskazanym zakresie. W ofercie należy podać informacje dotyczące warunków technicznych sprzętów wykorzystanych podczas trwania oraz szczegóły dotyczące innych wymagań obsługi technicznej. 6

7 Szczegółowe wytyczne dotyczące organizacji Inne Na czas przewidziano także atrakcje dla uczestników. Organizator musi zapewnić: - występ artystyczny/oprawę muzyczną na koktajlu powitalnym i bankiecie, - propozycję turystyczno-kulturalna dla uczestników i osób towarzyszących. Uczestnik ma przedstawić w ofercie: - propozycję występów artystycznych/oprawy muzycznej na koktajlu powitalnym i bankiecie, - propozycję turystyczno-kulturalna dla uczestników i osób towarzyszących wraz z kosztorysem. 7