Obsługa logistyczna VII Konferencji Krakowskiej w dniach 8-10 czerwca 2014 roku

Transkrypt

1 Załącznik nr 8 do siwz Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Wykonanie usług organizacyjno-logistycznych związanych z VII Konferencją Krakowską, odbywającą się w dniach 8-10 czerwca 2014 roku INFORMACJE OGÓLNE I. Przedmiot zamówienia: Obsługa logistyczna VII Konferencji Krakowskiej w dniach 8-10 czerwca 2014 roku obejmuje wykonanie następujących elementów: 1) transport materiałów konferencyjnych, 2) zapewnienie sprzętu audiowizualnego, 3) zapewnienie przekazu streamingowego przebiegu całej konferencji poprzez stronę internetową Zamawiającego, 4) zapewnienie obsługi technicznej sprzętu audiowizualnego, 5) zapewnienie stołów konferencyjnych, 6) zapewnienie obsługi recepcyjnej podczas konferencji, 7) przygotowanie sali konferencyjnej, 8) rejestracja audio przebiegu konferencji, 9) wykonanie transkrypcji wszystkich wystąpień konferencyjnych, 10) rejestracja audio-video konferencji, 11) zapewnienie obsługi fotograficznej konferencji, 12) wykonanie identyfikatorów dla panelistów oraz uczestników konferencji, 13) wykonanie teczek konferencyjnych, 14) wykonanie oznaczeń informacyjnych ( koziołków ), 15) zapewnienie noclegów dla uczestników konferencji, 16) zapewnienie samochodu osobowego/taksówki na potrzeby Zamawiającego. II. Organizator: Organizatorem konferencji jest Małopolskie Obserwatorium Polityki Rozwoju.

2 III. Założenia: 1. Termin realizacji zamówienia: do 17 czerwca 2014 r., termin VII Konferencji Krakowskiej: 8-10 czerwca 2014 r., 2. Miejsce: Kraków, Rynek Główny 3, konferencja odbędzie się w Galerii Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach. 1) pomieszczenia Galerii, jakimi Zamawiający będzie dysponował na czas VII Konferencji Krakowskiej: - Sala Siemiradzkiego, - Sala Michałowskiego, - Sala Chełmońskiego wraz z zapleczem dla cateringu, - Sala Bacciarellego, - Mediateka, - taras.

3 2) pomieszczenia Galerii Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach, o których mowa powyżej, będą oddane do dyspozycji Zamawiającego w terminach: 8 czerwca 2014 r. w godzinach od do godziny 20.30, 9 czerwca 2014 r. w godzinach od 7.00 do godziny 23.00, 10 czerwca 2014 r. w godzinach od 7.00 do 16.00, przy czym demontaż sprzętu audiowizualnego oraz stołów konferencyjnych musi zakończyć się najpóźniej do godziny w dniu 10 czerwca 2014 r. 3. Przewidywana liczba uczestników: 200 osób. 4. Grupa docelowa: przedstawiciele administracji rządowej i samorządowej, ekonomiści, socjologowie, politolodzy, dziennikarze, parlamentarzyści. 5. Ramowy plan konferencji: 8 czerwca Otwarcie konferencji I Panel + dyskusja 9 czerwca Otwarcie drugiego dnia konferencji II Panel + dyskusja Przerwa kawowa III Panel + dyskusja Lunch IV Panel + dyskusja Kolacja 10 czerwca Otwarcie trzeciego dnia konferencji V Panel + dyskusja Lunch 6. Ze względu na muzealny charakter pomieszczeń, w których odbędzie się konferencja, Wykonawca zobowiązany jest w trakcie przygotowania, trwania oraz bezpośrednio po zakończeniu konferencji do przestrzegania regulaminu ochrony przeciwpożarowej

4 obowiązującego w muzeum, a także do stosowania przepisów konserwatorskich dotyczących zabezpieczenia zbiorów i ograniczeń z tym związanych: 1) całkowitego zakazu palenia w galeriach muzealnych i na terenie całego muzeum, 2) zakazu umieszczania w galerii sprzętu generującego parę wodną i gorąco, 3) zaplanowania scenografii konferencji (sprzęt audiowizualny, stoły konferencyjne) w sposób, który zapewnia minimum jeden metr odległości pomiędzy dziełami sztuki a przestrzenią konferencji. 7. W celu omówienia szczegółowego harmonogramu prac organizacyjno-logistycznych, a także przebiegu konferencji Zamawiający planuje zorganizowanie minimum 3 spotkań z Wykonawcą w swojej siedzibie (Kraków, ul. Wielicka 72) bądź w miejscu odbywania się VII Konferencji Krakowskiej. INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE Na usługi organizacyjno-logistyczne związane z VII Konferencją Krakowską składają się: 1. Transport materiałów konferencyjnych z siedziby Zamawiającego (Kraków, ul. Wielicka 72, IV piętro) na miejsce odbywania się konferencji (Kraków, Rynek Główny 3) w dniu 8 czerwca 2014 r., a także transport niewykorzystanych materiałów konferencyjnych z miejsca odbywania się konferencji do siedziby Zamawiającego w dniu 10 czerwca 2014 r. niezwłocznie po zakończeniu konferencji. Na potrzeby transportu materiałów konferencyjnych Wykonawca powinien zapewnić samochód dostawczy. Wykonawca we własnym zakresie powinien zapewnić sobie możliwość wjazdu na płytę Rynku Głównego w Krakowie. Wykonawca powinien zapewnić zniesienie materiałów konferencyjnych z pomieszczenia w siedzibie Zamawiającego, ich załadunek oraz wyładunek i wniesienie na salę, w której będzie odbywała się konferencja. Na materiały konferencyjne składają się m.in.: 1) publikacje książkowe i prasowe, 2) teczki konferencyjne, 3) banery typu roll-up patronów medialnych oraz organizatora, 4) dwa stojaki pod plakat formatu A1,

5 5) flagi, 6) torby papierowe, materiały piśmiennicze. 2. Zapewnienie sprzętu audiowizualnego w dniach 8-10 czerwca 2014 r. na czas trwania konferencji, tj.: 1) projektor multimedialny do tylnej projekcji, 2) laptop, 3) urządzenie do zdalnej obsługi prezentacji, 4) ekran do wyświetlania prezentacji, w rozmiarze umożliwiającym dobrą widoczność wyświetlanych treści dla wszystkich uczestników konferencji, w rozmiarze minimum 4 x 6 m, 5) ekran pozwalający na odbiór transmisji audio-video z konferencji w czasie rzeczywistym (wykonawca może zapewnić jeden ekran, na którym będą jednocześnie wyświetlane prezentacje oraz transmisja audio-video), w rozmiarze minimum 4 x 6 m, 6) trzy ekrany dla prelegentów zasiadających przy stole konferencyjnym, umożliwiające bieżące śledzenie prezentacji, 7) dwie kamery pozwalające na rejestrację audio-video przebiegu całej konferencji, 8) nagłośnienie konferencji poprzez zapewnienie: - minimum 2 mikrofonów bezprzewodowych, - 12 multifonów w systemie dyskusyjnym dla prelegentów, wraz z jednostką centralną, zainstalowanych na stołach konferencyjnych, - system głośników pozwalający na swobodny odbiór konferencji przez wszystkich uczestników, 9) urządzenie pozwalające na rejestrację audio przebiegu całej konferencji. 3. Zapewnienie przekazu streamingowego przebiegu całej konferencji poprzez stronę internetową Zamawiającego. Wykonawca powinien zapewnić łącze do streamingu, serwer oraz obsługę. 4. Zapewnienie obsługi technicznej sprzętu audiowizualnego podczas trwania konferencji. Do zadań obsługi technicznej będzie należało m.in.:

6 1) zapewnienie funkcjonowania sprzętu audiowizualnego, na co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem konferencji, 2) dbanie o sprawność i poprawne funkcjonowanie sprzętu podczas trwania konferencji, w tym: - wgrywanie prezentacji prelegentów do odpowiedniego foldera komputera, - bieżąca obsługa prezentacji prelegentów, - instruowanie prelegentów w zakresie użycia urządzenia obsługującego prezentacje, - ręczna obsługa prezentacji z pulpitu laptopa w przypadkach szczególnych, - bieżące przekazywanie prezentacji organizatorom w celu zamieszczenia ich na stronie internetowej Konferencji Krakowskich, - rejestracja audio-video przebiegu całej konferencji (obsługa dwóch kamer), - zarchiwizowanie wszystkich wyświetlonych przez prelegentów dokumentów i przekazanie ich Zamawiającemu, 3) reagowanie na ewentualne awarie sprzętu, 4) demontaż sprzętu po zakończeniu konferencji w dniu 10 czerwca 2014 r., tj. niezwłocznie po zamknięciu sali konferencyjnej dla uczestników. 5. Zapewnienie stołów konferencyjnych oraz dostarczenie ich na miejsce odbywania się konferencji. 6. Zapewnienie obsługi recepcyjnej podczas konferencji przez co najmniej 2 osoby, których zadaniem będzie: 1) oznaczenie miejsca konferencji tytuł, data, sala, 2) prowadzenie rejestracji uczestników konferencji, 3) dystrybucja identyfikatorów wśród prelegentów oraz uczestników konferencji, 4) dystrybucja materiałów konferencyjnych dostarczonych przez Zamawiającego, 5) podawanie mikrofonów uczestnikom dyskusji po każdym panelu konferencyjnym. 7. Przygotowanie sali konferencyjnej, w tym:

7 1) ustawienie stołów konferencyjnych z miejscami siedzącymi dla 15 prelegentów w układzie podkowy ; stoły konferencyjne powinny być przykryte suknem w jednolitym kolorze (preferowany zielony bądź bordowy) w Sali Siemiradzkiego, 2) ustawienie pozostałych miejsc siedzących (w rzędach) dla 180 osób na widowni w Sali Siemiradzkiego (krzesła zapewnia wynajmujący Galeria Sztuki Polskiej XIX wieku), 3) umieszczenie wewnątrz podkowy ustawionej ze stołów konferencyjnych ekranów dla prelegentów zasiadających przy stołach konferencyjnych, umożliwiających im bieżące śledzenie prezentacji, 4) stworzenie recepcji konferencji poprzez ustawienie stołu o długości minimum 4 m bezpośrednio przed wejściem do sali konferencyjnej w Westybulu przed wejściem do Sali Bacciarellego, 5) zapewnienie przestrzeni technicznej dla obsługi medialnej konferencji poprzez ustawienie stołu i miejsc siedzących dla dwóch osób w miejscu umożliwiającym bieżące śledzenie konferencji, 6) zapewnienie przestrzeni biurowej dla Zamawiającego (drukarka i laptop) do wykorzystania w trakcie konferencji. 8. Rejestracja audio wszystkich wystąpień konferencyjnych wraz z dyskusją oraz przekazanie Zamawiającemu zapisu cyfrowego na nośniku cyfrowym w postaci plików mp3 do 13 czerwca 2014 r. Każdy panel konferencyjny powinien stanowić odrębny plik. 9. Wykonanie transkrypcji wszystkich wystąpień panelistów (bez transkrypcji dyskusji) oraz przekazanie ich Zamawiającemu na nośniku cyfrowym w postaci plików tekstowych do 17 czerwca 2014 r. Przewidywana liczba wystąpień podczas konferencji ok. 30 (każde wystąpienie trwające ok. 10 minut). 10. Rejestracja audio-video przebiegu całej konferencji, emisja przekazu w czasie rzeczywistym na ekranie ustawionym w sali konferencyjnej oraz w streamingu na stronie internetowej Zamawiającego, a także przekazanie Zamawiającemu po konferencji

8 nagrania na nośniku cyfrowym w formacie mp4. Każdy panel konferencyjny powinien stanowić odrębny plik. 11. Zapewnienie obsługi fotograficznej podczas trzech dni konferencyjnych oraz przekazanie Zamawiającemu dokumentacji fotograficznej na nośniku cyfrowym w postaci minimum 300 zdjęć (wysoka rozdzielczość, dobrze doświetlone zdjęcia), niezwłocznie po zakończeniu konferencji, nie później niż do 17 czerwca 2014 r. Zamawiający wymaga przekazania zdjęcia każdego z panelistów bezpośrednio po wystąpieniu w trakcie trwania konferencji. 12. Wykonanie identyfikatorów dla uczestników konferencji, w tym 150 identyfikatorów z napisem uczestnik konferencji oraz 38 identyfikatorów imiennych dla prelegentów. Przez wykonanie identyfikatorów rozumie się wydruk identyfikatora zgodnie z projektem graficznym przekazanym przez Zamawiającego oraz umieszczenie go w plastikowym etui z klipsem umożliwiającym przymocowanie identyfikatora do odzieży. Parametry druku: 1) nakład: 188 szt., 2) format: ok. 90x55 mm, 3) papier: karton biały 200 g/m 2, 4) kolor: CMYK 4+0. Zamawiający w ciągu 2 dni od daty podpisania umowy przekaże Wykonawcy projekt graficzny identyfikatorów przygotowany do druku. Wykonawca w terminie 3 dni od daty otrzymania plików do druku dostarczy do siedziby Zamawiającego (Kraków, ul. Wielicka 72) wydrukowane i umieszczone w plastikowym etui identyfikatory. 13. Wykonanie teczek konferencyjnych wraz ze zintegrowanym notatnikiem, zgodnie z projektem graficznym przekazanym przez Zamawiającego i zgodnie z parametrami: 1) nakład: 200 szt., 2) format: A4 (210x297 mm),

9 3) papier: karton biały 330 g/m 2, 4) nadruk: kolor CMYK 4+0 (kolor jednostronny), 5) uszlachetnienie: folia matowa + lakier UV wybiórczy, 6) wykrojnik: teczka 2-bigowa, grzbiet 5 mm, 2 skrzydła, z wycięciem umożliwiającym umieszczenie wizytówki, 7) notes: 20 kartek białego papieru bez nadruku, w bloku sklejonym po krótszym boku, przytwierdzony do teczki paskiem taśmy dwustronnie klejącej. Wykonawca w ciągu 2 dni od daty podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu wykrojnik zgodny z powyższymi parametrami, na podstawie którego Zamawiający przygotuje plik do druku i przekaże go Wykonawcy w ciągu 2 dni. Wykonawca w terminie 5 dni od daty otrzymania pliku do druku dostarczy do siedziby Zamawiającego (Kraków, ul. Wielicka 72) wydrukowane teczki konferencyjne. 14. Wykonanie oznaczeń informacyjnych ( koziołków ) dla 38 osób (prelegentów) zgodnie z projektem graficznym przekazanym przez Zamawiającego i zgodnie z parametrami: 1) format: A5 (148x210 mm), 2) papier: karton biały 330 g/m 2, 3) nadruk: kolor CMYK 4+0 (kolor jednostronny), 4) uszlachetnienie: lakier offset, 5) bigowanie. Zamawiający w ciągu 2 dni od daty podpisania umowy przekaże Wykonawcy projekt graficzny oznaczeń informacyjnych przygotowany do druku. Wykonawca w terminie 3 dni od daty otrzymania plików do druku dostarczy do siedziby Zamawiającego (Kraków, ul. Wielicka 72) wydrukowane oznaczenia informacyjne ( koziołki ). 15. Zapewnienie noclegów dla uczestników konferencji, zgodnie z wytycznymi: 1) terminy: 8/9 czerwca 2014 r. dla 6 uczestników,

10 9/10 czerwca 2014 r. dla 15 uczestników, 2) lokalizacja: hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym w ścisłym centrum Krakowa, usytuowany w odległości nie większej niż 200 m od Rynku Głównego, 3) należy zapewnić noclegi wraz ze śniadaniami, 4) należy zapewnić noclegi w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, 5) wymaganą liczbę noclegów należy zapewnić w jednym hotelu Zapewnienie samochodu osobowego/taksówki na potrzeby Zamawiającego, pozostającego w gotowości w dniach: 1) 8 czerwca 2014 r. w godzinach od 16:00 do 22:00, 2) 9 czerwca 2014 r. w godzinach od 9:00 do 18:00, 3) 10 czerwca 2014 r. w godzinach od 9:00 do 16:00. Potencjalne trasy, na których taksówka będzie musiała odbyć kurs w dniach 8-10 czerwca 2014 r.: dworzec główny PKP okolice Rynku Głównego dworzec główny PKP, okolice Rynku Głównego siedziba Zamawiającego (Kraków, ul. Wielicka 72) okolice Rynku Głównego dworzec główny PKP hotel (w którym zostaną zapewnione noclegi dla uczestników konferencji) dworzec główny PKP, Międzynarodowy Port Lotniczy im. Jana Pawła II Kraków Balice okolice Rynku Głównego Międzynarodowy Port Lotniczy im. Jana Pawła II Kraków Balice. Taksówka powinna pozostawać w gotowości i na wezwanie Zamawiającego stawić się w jednej z powyższych lokalizacji w ciągu maksymalnie 30 minut.