/370/IN - 996/2010; Warszawa, dnia r.

Transkrypt

1 /370/IN - 996/2010; Warszawa, dnia r. Informacja dla Wykonawców, którzy pobrali Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na zakup paliwa dla potrzeb środków transportowych eksploatowanych w Centrali ZUS i Centralnym Ośrodku Szkoleniowym w Osuchowie (część A i B zamówienia). Znak sprawy: TZ/370/37/2010; Na podstawie art. 38 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz ze zm.) informuję, że do Zamawiającego wpłynęły pytania dotyczące Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, na które udziela się następujących odpowiedzi: Pytanie 1. Czy istnieje możliwość zmiany zapisu w umowie 3 pkt 1(część A) na proponowany: Płatności należności z tytułu nabycia paliw dokonywane będą przez Zamawiającego w formie przelewów w ciągu 21 dni od dnia wystawienia faktury. Faktura jest wystawiana za pełny okres rozliczeniowy i obejmuje należność z tytułu sprzedaży produktów i usług dokonanej w tym okresie. Ustalone są następujące okresy rozliczeniowe: od 1-go do 15 dnia miesiąca i od 16-tego dnia miesiąca do ostatniego dnia miesiąca. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Niestety, nie możemy spełnić wymagań Zamawiającego, ponieważ w systemie rozliczeniowo-księgowym Wykonawcy termin od otrzymania, z przyczyn braku możliwości windykacji należności, nie istnieje. Biorąc pod uwagę zadeklarowane ilości paliw przedstawione w siwz, okres rozliczeniowy raz w miesiącu oraz wewnętrzne procedury Wykonawcy, nie możemy spełnić wymagań Zamawiającego i zaproponować termin płatności 30 dni od daty otrzymania faktury. W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość przekazywania Zamawiającemu faktury VAT (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. E-faktura posiada taką samą wartość prawną jak faktura w formie papierowej, zawiera dokładnie takie same dane, zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej i oczywiście skraca czas oczekiwania. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U z 2005 r. nr 133 poz. 1119).

2 Wykonawca proponuje również korzystanie z interaktywnej strony internetowej, na której umieszczany jest obraz faktury. Wprawdzie nie jest to dokument księgowy w rozumieniu ustawy o rachunkowości i nie może być traktowany jako faktura VAT dla rozliczeń podatkowych. Jednak obraz faktury jest wierną kopią oryginału. 1) załącznik nr 1 do SIWZ, rozdział III pkt 2) Oferty otrzymuje następujące brzmienie: Płatności za przedmiot umowy dokonywane będą przez Zamawiającego w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT, wystawionej w oparciu o przesłane przez Wykonawcę łącznie z fakturą VAT, zestawienie operacji w formie pisemnej w cyklu miesięcznym, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, 2) 3 ust. 1 wzoru umowy nr TZ/370/37/10 (załącznik nr 2A do SIWZ) otrzymuje następujące brzmienie: Płatności za przedmiot umowy dokonywane będą przez Zamawiającego raz w miesiącu, w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT wystawionej w oparciu o przesłane przez Wykonawcę łącznie z fakturą VAT, zestawienie operacji w formie pisemnej, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w banku...nr rachunku..., zgodnie z zasadami określonymi w 2. Pytanie 2. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisów umowy w 4 pkt 4 (część A) na proponowany: W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego jakichkolwiek niezgodności pomiędzy danymi zawartymi w zestawieniu operacji a stanem faktycznym Wykonawca wystawi fakturę korektę. 4 ust. 4 wzoru umowy nr TZ/370/37/10 (załącznik nr 2A do SIWZ) dodaje się po ust. 4 kolejny ust. 5, który otrzymuje następujące brzmienie, pozostały ustęp o nr 5 zmienia kolejność (aktualnie po dokonaniu modyfikacji jest ustępem o nr kolejnym, tj. 6): W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego jakichkolwiek niezgodności pomiędzy danymi zawartymi w zestawieniu operacji, a stanem faktycznym Wykonawca wystawi fakturę korygującą. Pytanie 3. Czy istnieje możliwość wydłużenia terminu dostarczania kart z 7 dni na 10 ( 4 pkt 3 część A)? Wykonawca przesyła w ciągu 10 dni licząc od dnia złożenia zamówienia na karty. Następnego dnia Wykonawca listem poleconym wysyła piny. Mając na uwadze zobowiązania wobec innych firm działających w systemie flotowym oraz odległość naszych firm, 2

3 Wykonawca chciałby posiadać pewność terminowego dostarczenia kart. Wykonawca dołoży również wszelkich starań, aby karty dostarczone były w najkrótszym czasie. 1) rozdział II, podrozdział I, pkt 2) zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia w formie bezgotówkowej - ostatnie zdanie otrzymuje następujące brzmienie: Wykonawca w terminie do 10 dni od dnia zawarcia umowy dostarczy Zamawiającemu karty służące do rejestracji dokonywanych transakcji zakupu (przypisane do konkretnego pojazdu) ilość pojazdów w Centrali ZUS ogółem wynosi: 22, 2) 3 ust. 3 wzoru umowy nr TZ/370/37/10 (załącznik nr 2A do SIWZ) otrzymuje następujące brzmienie: Wykonawca w terminie do 10 dni od dnia zawarcia umowy dostarczy Zamawiającemu karty służące do rejestracji dokonywanych transakcji zakupu (przypisane do konkretnego pojazdu). Pytanie 4. Czy istnieje możliwość doprecyzowania zapisów umowy w 4 pkt 5 (część A) poprzez dodatnie sformułowania na podstawie noty obciążeniowej? Informuję, że przysądzone kary umowne są dla Zamawiającego wypłacane z odrębnego konta Wykonawcy. Postępowanie reklamacyjne jest traktowane i rozpatrywane jako odrębny proces. Zamawiający nie może więc samodzielnie potrącać kary z wynagrodzenia Wykonawcy, gdyż dział windykacji może zrozumieć tę sytuację jako niezapłacenie faktury i naliczyć odsetki ustawowe za zwłokę płatności. Dlatego też kary umowne wypłacone są z odrębnego konta lub też potrącane z faktury na podstawie noty obciążeniowej. Zamawiający informuje, iż na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych /Dz. U. z 2007 Nr 223 poz ze zm./ dokonuje się modyfikacji Specyfikacji istotnych warunków zamówienia (w części A tegoż zamówienia), w poniższym 4 ust. 6 (aktualnie po wprowadzeniu zmiany patrz odp. na pytanie 2 zmieniła się kolejność ustępu, tj. z ustępu 5 na ustęp 6) wzoru umowy nr TZ/370/37/10 (załącznik nr 2A do SIWZ) otrzymuje następujące brzmienie: Kary umowne Zamawiający potrąca z faktury VAT na podstawie noty obciążeniowej. Pytanie 5. Czy istnieje możliwość odstąpienia od zapisów w 4 w pkt 1a oraz 1 d gdyż, w przypadku wyłączenia ze sprzedaży wskazanej w ofercie stacji paliw, Wykonawca 3

4 wyznaczy inną spełniającą wymóg 3 km od siedziby Zamawiającego? Treść paragrafu 4 narusza niepisaną zasadę obowiązującą w polskim prawie zasadę symetrii Stron Umowy. Zgodnie z tą zasadą warunki umowne powinny być sformułowane w taki sposób, aby nie faworyzować żadnej z nich. 4 zastrzega w sposób jednostronny możliwość rozwiązania Umowy na rzecz podmiotu określonego mianem Zamawiający. Proponujemy, zastrzeżenie o analogicznej formie tyle, że na rzecz Wykonawcy. Zamawiający informuje, iż na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych /Dz. U. z 2007 Nr 223 poz ze zm./ dokonuje się modyfikacji Specyfikacji istotnych warunków zamówienia poprzez dodanie nowego akapitu (w części A i B tegoż zamówienia), w poniższym 1) część A zamówienia: rozdział II, podrozdział I, pkt 2) SIWZ (w części A zamówienia) po zwrocie: w odległości nie większej niż 3 km od siedziby Centrali ZUS w Warszawie przy ul. Szamockiej 3, 5 dodaje się od nowego wiersza zapis w brzmieniu: W przypadku wyłączenia ze sprzedaży wskazanej w ofercie stacji paliw, wymóg 3 km od siedziby Zamawiającego - stację paliw, 2) część A zamówienia: 1 wzoru umowy nr TZ/370/37/10 (załącznik nr 2A do SIWZ) - dokonuje się modyfikacji Specyfikacji istotnych warunków zamówienia poprzez dodanie nowego ustępu o nr 5a, w następującym brzmieniu: W przypadku wyłączenia ze sprzedaży wskazanej w ofercie stacji paliw, wymóg 3 km od siedziby Zamawiającego - stację paliw, ponadto, 3) 1 ust. 5 wzoru umowy nr TZ/370/37/10 (załącznik nr 2A do SIWZ) - dokonuje się modyfikacji Specyfikacji istotnych warunków zamówienia poprzez doprecyzowanie ust. 5 tegoż paragrafu w następującym brzmieniu: Wykonawca oświadcza, iż dysponuje siecią paliw, to jest: co najmniej dwoma stacjami paliw, zlokalizowanymi w każdym województwie na terenie całej Polski, czynnymi przez wszystkie dni robocze w roku w godz (minimum), w tym jedną stacją paliw, zlokalizowaną w odległości nie większej niż 3 km od siedziby Centrali ZUS w Warszawie przy ul. Szamockiej 3, 5, zgodnie z załącznikiem nr 4A do niniejszej umowy, 4) część B zamówienia: rozdział II, podrozdział I, pkt 2) SIWZ (w części B zamówienia) dodaje się od nowego wiersza kolejny zapis w brzmieniu: W przypadku wyłączenia ze sprzedaży wskazanej w ofercie stacji paliw, wymóg 15 km od siedziby Zamawiającego - stację paliw, 5) 1 ust. 5 wzoru umowy nr TZ/370/37/10 (załącznik nr 2B do SIWZ) - dokonuje się modyfikacji Specyfikacji istotnych warunków zamówienia poprzez doprecyzowanie ust. 5 tegoż paragrafu w następującym brzmieniu: 4

5 Wykonawca oświadcza, iż dysponuje co najmniej jedną stacją paliw, zlokalizowaną w odległości nie większej niż 15 km od Osuchowa, czynną przez wszystkie dni robocze w roku w godz (minimum), zgodnie z załącznikiem 4B do niniejszej umowy, 6) analogicznie w części A i B zamówienia wzór umowy nr TZ/370/37/10 (część A i B zamówienia) - dokonuje się modyfikacji przedmiotowej SIWZ, w tym wzorów umów poprzez dodanie kolejnego załącznika nr 3 do każdego ze wzoru umowy, w następującym brzmieniu, tj. : w części A zamówienia załącznik nr 3 wykaz stacji benzynowych, którymi dysponuje Wykonawca* (zostanie dołączony po wyborze oferty), w części B zamówienia załącznik nr 3 wykaz stacji benzynowych, którymi dysponuje Wykonawca* (zostanie dołączony po wyborze oferty). Pozostałe zapisy zawarte w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia pozostają bez zmian. Ponadto, na podstawie art. 38 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający informuje, że termin składania ofert, a także termin wpłaty wadium wyznaczono do dnia r., do godziny Otwarcie ofert odbędzie się w dniu r. o godz Miejsce wpłaty wadium, składania i otwarcia ofert nie ulegają zmianie. Zakład uprzejmie prosi o niezwłoczne potwierdzenie faktu otrzymania niniejszego pisma na nr fax: (22) lub 36; 5