Zakład Ubezpieczeń Społecznych Departament Zamówień Publicznych ul. Szamocka 3, 5, Warszawa

Transkrypt

1 Zakład Ubezpieczeń Społecznych Departament Zamówień Publicznych ul. Szamocka 3, 5, Warszawa /271/IN-915/2014 TZ/271/71/14 Warszawa, dnia Informacja dla Wykonawców, którzy pobrali Specyfikację istotnych warunków zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na Zakup paliwa oraz materiałów i usług eksploatacyjnych do samochodów służbowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Na podstawie art. 38 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 984 ze zm.) informujemy, że od Wykonawcy wpłynęły pytania, na które udziela się następujących wyjaśnień: Pytanie 1: Czy Zamawiający dopuszcza dodanie zapisu (SIWZ II Termin Wykonania i Warunki Realizacji Zamówienia oraz wzór umowy paragraf 2 ust 3) proponuję zapis Zamawiający będzie składał zapotrzebowania (wnioski) na karty poprzez możliwość korzystania ze spersonalizowanej strony internetowej. Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ i odsyła do rozdziału II podrozdział II ust. 7 pkt 8 SIWZ (analogicznie 2 ust. 7 pkt 8 Wzoru umowy), zgodnie z postanowieniami którego w ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do udostępnienia Zamawiającemu, w terminie 3 dni od dnia doręczenia kart, dostępu do systemu administrowania kartami przez Internet, umożliwiającego m.in. zamawianie nowych kart. Pytanie 2: W 2 pkt 4 ostatnie zdanie Zamawiający wymaga, aby wszelkie zmiany w wykazie stacji paliw wymienionych z Zał. 3 do umowy Wykonawca na bieżąco informował w zakresie liczby dostępnych stacji. Wykonawca posiada sieć stacji na terenie całej Polski w ilości ok Dostosowując stacje do przepisów Unii Europejskiej oraz wymogów Ochrony Środowiska poprzez podnoszenie standardu, od 2006 roku koncern rozpoczął modernizację większości swoich stacji. Plany modernizacyjne dokonywane są na początku każdego roku ale są też sytuacje o planach modernizacyjnych w ciągu roku kalendarzowego. Dlatego też zwracam się z pytaniem: czy istnieje możliwość zmiany postanowień zapisu tak, aby informacja dotycząca planowanego wyłączenia stacji przesyłana była em do administratora Zamawiającego raz na kwartał z podaniem okresu wyłączenia. Nadmieniam, iż aktualna stacja paliw znajduje się na naszej stronie internetowej Wykonawcy. : (22) faks: (22)

2 Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ i jednocześnie wyjaśnia, że nie określił formy, w jakiej informacje o zmianie liczby dostępnych stacji mają być mu przekazywane przez Wykonawcę. Wymogiem Zamawiającego jest bieżące informowanie go przez Wykonawcę o zmianie liczby dostępnych stacji paliw, przy czym zmiany te nie mogą powodować spadku liczby dostępnych stacji poniżej minimum określonego w rozdziale II podrozdział II ust. 7 pkt 3 lit a-d SIWZ (analogicznie 2 ust. 7 pkt 4 lit a-d Wzoru umowy). Pytanie 3: Czy istnieje możliwość dodania zapisu (wzór paragraf 4 ust. 5) Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Pytanie 4: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę zapisu (SIWZ oraz wzór umowy paragraf 4 ust 6) proponujemy e-faktury. W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te same dane, co faktura drukowana i zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U z 2005 r. nr 133 poz. 1119). Pytanie 5: Czy istnieje możliwość zaakceptowania terminu płatności 21 dni od daty wystawienia faktury oraz dodanie zapisu - na konto Wykonawcy wskazane na fakturze (SIWZ oraz wzór umowy paragraf 4 ust 6).

3 Pytanie 6: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość usunięcia zapisu (wzór umowy paragraf 4 prawidłowo wystawiona faktura), a w zamian proponuję następujące brzmienie: W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego jakichkolwiek niezgodności pomiędzy danymi zawartymi w zestawieniu operacji a stanem faktycznym Wykonawca wystawi fakturę korektę. Pytanie 7: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu (SIWZ oraz wzór umowy 4 ust. 6.2) proponujemy usunięcie zapisu dotyczącego wystawiania odrębnych faktur za paliwo i inne produkty. Wszystkie dane zawarte będą w jednym dokumencie nie na fakturze lecz na załączniku do faktury. Informuję: iż załącznik stanowiący integralną część faktury będzie zawierał informację w rozbiciu na rodzaje paliw oraz produkty pozapaliwowe, a dokładniej zawierał będzie następujące dane: nazwę produktu, numer karty flotowej, numer rejestracyjny pojazdu, ilość i rodzaj pobranego produktu, miejscowość numer stacji w której odbyła się transakcja, na życzenie klienta stan licznika oraz dodatkowe konto kosztowe tzw. MPK, cena jednostkowa, wartość netto, brutto i po upuście. Zestawienie do faktury - potwierdza poprawność wystawienia faktury. Zawiera wykaz poszczególnych pozycji faktury z uwzględnieniem ilości zatankowanego paliwa oraz produktów pozapaliwowych po cenach obowiązujących na stacjach. Szczegółowe informacje o transakcjach dokonanych przez poszczególnych kierowców na karty flotowe zamieszczamy raporcie przesyłanym w wersji elektronicznej. Pytanie 8: Czy istnieje możliwość usunięcia zapisów o podwykonawcach w sytuacji wyboru oferty Wykonawcy, który nie posiada podwykonawstwa. Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ i jednocześnie wyjaśnia, że zapisy Wzoru umowy dotyczące podwykonawstwa mają zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy w ofercie Wykonawcy zostanie zadeklarowane podwykonawstwo.

4 Pytanie 9: Czy istnieje możliwość zmiany zapisu (wzór umowy par 4 ust 7) proponujemy następujący zapis Za dzień zapłaty uznaje się datę wpływu należności na rachunek bankowy Wykonawcy. Pytanie 10: Czy Zamawiający dopuszcza taką możliwość, iż w przypadku wyboru Wykonawcy, którego karty Zamawiający już posiada istnieje możliwość odstąpienia od zapisu kary umownej w odniesieniu do wydania kart? (SIWZ oraz wzór umowy 5 ust 1 i 2). Zamawiający nie wyraża zgody na odstąpienie od ww. zapisu kary umownej i podtrzymuje zapisy SIWZ. Jednocześnie Zamawiający odsyła do postanowień rozdziału II podrozdział II ust. 3 pkt 1 SIWZ (analogicznie 2 ust. 3 pkt 1 Wzoru umowy), zgodnie z którymi Karty muszą być wystawione na kierowcę oraz okaziciela. Pytanie 11: Czy istnieje możliwość usunięcia zapisu dotyczącego kar umownych, ponieważ przez portal internetowy Zamawiający sam pobierał będzie wskazane informacje (SIWZ oraz wzór umowy 5 ust 3 i 4). Jednocześnie Zamawiający informuje, że zgodnie z postanowieniami rozdziału II podrozdział II ust. 8 SIWZ (analogicznie 2 ust. 8 Wzoru umowy) system administrowania kartami musi zapewnić Zamawiającemu całodobowy dostęp on-line do wskazanych przez niego informacji, zaś zgodnie z wymogiem wskazanym w rozdziale II podrozdział II ust. 7 pkt 5 SIWZ (analogicznie 4 ust. 9 Wzoru umowy), Wykonawca zobowiązany jest dostarczać Zamawiającemu na adres zbiorcze zestawienie transakcji za dany okres rozliczeniowy w ciągu 7 dni od upływu tego okresu. Zarazem Zamawiający wskazuje, że przywołany przez Wykonawcę zapis 5 ust. 3 Wzoru umowy stanowi karę umowną w przypadku opóźnienia w udostępnieniu Zamawiającemu dostępu do systemu administrowania kartami (rozdział II podrozdział II ust. 7 pkt 8 SIWZ i 2 ust. 7 pkt 8 Wzoru umowy). Pytanie 12: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość obniżenia kar umownych w wysokości 10% ceny całkowitej z podatkiem VAT (SIWZ oraz wzór umowy 5 ust 5 i 6).

5 Pytanie 13: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy załącznika w postaci Ogólnych Warunków Używania Kart Wykonawcy pod warunkiem, że nie są one sprzeczne z postanowieniami Umowy oraz warunkami SIWZ? (wzór umowy wykaz załączników) Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ i jednocześnie informuje, że dopuszcza możliwość podpisania z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, po zawarciu umowy, na etapie realizacji, porozumienia określającego zasady użytkowania kart, jeżeli wybrany Wykonawca zgłosi taką zasadność. W przypadku podpisania takiego odrębnego porozumienia przez strony umowy, nie może ono rodzić z tytułu jego realizacji żadnych skutków finansowych po stronie Zamawiającego, ponadto nie może stać w sprzeczności z warunkami SIWZ, zawartą umową i obowiązującymi w tym obszarze przepisami prawa jak i wewnętrznymi regulacjami prawnymi Zamawiającego. Zamawiający informuje, że nie ulega zmianie termin składania ofert, wyznaczony do dnia r. do godz. 09:00 oraz miejsce składania i otwarcia ofert. Zamawiający prosi o zwrotne potwierdzenie w dniu dzisiejszym faktu otrzymania niniejszego pisma na nr faksu: /36 lub drogą elektroniczną na adres SekretariatDZP@zus.pl.