Gryfino, dnia 24 kwietnia 2013 r. SEO

Transkrypt

1 Gryfino, dnia 24 kwietnia 2013 r. SEO Dotyczy: zamówienia publicznego udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego na: Zakup energii elektrycznej dla punktów poboru Gminy Gryfino i jej jednostek organizacyjnych ogłoszonego w Biuletynie Zamówień Publicznych na portalu Urzędu Zamówień Publicznych pod numerem Zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zmianami) informuję, że w dniu 22 kwietnia 2013 r. do Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie wpłynęły zapytania dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia: Pytanie 1 Zwracamy się z prośbą o interpretację zobowiązania objętego postanowieniami par. 3 ust. 1 pkt 5 z podaniem wyjaśnień, jak ma się zachować Wykonawca w przypadku odmowy rozwiązania istniejących umów sprzedaży przez dotychczasowego sprzedawcę w trybie porozumienia. Zamawiający, po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zawarł umowy na sprzedaż energii elektrycznej na czas określony. Termin zakończenia umów został wskazany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Po upływie terminu obowiązywania przedmiotowych umów, a przed podpisaniem nowych, objętych niniejszym postępowaniem, Zamawiający będzie korzystał z usług Sprzedawcy rezerwowego. Pytanie 2 Wnioskujemy o wyłączenie rygoru zachowania formy pisemnej w zakresie zmiany ceny spowodowanej okolicznościami, o których mowa w par. 5 ust. 2. Zamawiający podtrzymuje formę pisemną określoną w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pytanie 3 Zwracamy się z prośbą o wykreślenie ust. 5 par. 6 o brzmieniu Wykonawca w terminie 14 dni od wystawienia faktury, prześle w wersji elektronicznej w formacie plisku xls specyfikację, stanowiącą załącznik nr 2 do umowy i określającą ilość energii elektrycznej pobranej w poszczególnych obiektach oraz wysokości należności z tego tytułu na adres zamowienia.publiczne@gryfino oraz dyrekcja.biblioteka@gryfino.pl. Informujemy, że ze względu na ograniczenia systemowe, nie ma możliwości spełnienia powyższego zapisu w obsłudze klientów masowych, o wielu punktach poboru energii elektrycznej, dużym rozdrobnieniu i stosunkowo małym wolumenie zużycia energii w poszczególnych punktach poboru. Faktury VAT wystawione są zgodnie z zasadami rachunkowości. Posiadają szczegółowy wykaz punktów poboru wraz ze zużyciem i kosztami energii elektrycznej. Obowiązkiem sprzedawcy jest dostarczenie faktury w formie papierowej do Zamawiającego, co powinno być wystarczające. Przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest czynnością nie standardową w obsłudze jednostek samorządowych pod kątem sprzedaży energii elektrycznej i wiąże się z wyższymi kosztami obsługi Odbiorcy przez spółkę obrotu energią elektryczną. W związku z tym

2 wycofanie się z powyżej cytowanego zapisu umownego pozwoli Wykonawcom na zaproponowanie niższej ceny sprzedaży energii elektrycznej. Proponujemy jednak rozwiązanie powyższego problemu poprzez możliwość korzystania z elektronicznego biura obsługi klienta (ebok). Po zalogowaniu się do ebok można kontrolować zużycie energii w danym okresie, sprawdzić saldo rachunku i termin płatności, sprawdzić aktualne dane z faktury, dokonać bieżących czy zaległych wpłat, jak również można sprawdzić oraz zmienić dane teleadresowe. Zamawiający dokonuje modyfikacji specyfikacji istotnych warunków zamówienia w następujący sposób: Pytanie 4 Prosimy o udostępnienie załączników do SIWZ, a zwłaszcza Listy Obiektów oraz formularza ofertowego (załącznika nr 2 do SIWZ), w wersji elektronicznej umożliwiającej edycję plików i wypełnienie ich na komputerze (np. format WORD). Może to zapobiec omyłkom pisarskim przy ręcznym wypełnianiu tych dokumentów. Zamawiający nie praktykuje zamieszczania specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej w wersji edytowalnej. Pytanie 5 Wykonawca zwraca się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dokumenty do zmiany sprzedawcy takie jak: pełnomocnictwo dokument nadania numeru NIP dokument nadania numeru REGON KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa numer rachunku bankowego

3 Pytanie 6 Wykonawca zwraca się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej (Excel). Wykonawca będzie potrzebował następujących danych do przeprowadzenia dla każdego punktu poboru adres siedziby i adres korespondencyjny danej jednostki numer NIP numer REGON kod URD (w przypadku już rozdzielonych umów) adres punktu poboru (miejscowość, ulica, kod pocztowy) przeznaczenie punktu poboru grupa taryfowa kod FPP roczny wolumen energii elektrycznej numer licznika numer aktualnie obowiązującej umowy numer ewidencyjny w systemie bilingowym dotychczasowego sprzedawcy Pytanie 7 Wykonawca wnosi o modyfikację zapisu wzorów umów w par. 3 ust. 5 na zapis w poniższym brzmieniu: Zmiany siedziby firmy, numeru konta bankowego oraz miejsca dostarczenia faktur nie wymagają aktualizacji Umowy a jedynie sporządzenia aneksu do Umowy. Ze względów formalnoprawnych, każda modyfikacja umowy wymaga wprowadzenia przedmiotowej zmiany w formie pisemnego aneksu do umowy. Strony zobowiązują się do aktualizowania wszelkich danych formalnych zawartych w Umowie, mających wpływ na jej realizację, w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W szczególności Zamawiający zobowiązany jest poinformować w formie pisemnej Wykonawcę o zmianie adresu korespondencyjnego, na który powinna zostać wysłana faktura oraz wszelka inna korespondencja, pod rygorem uznania faktury i korespondencji za doręczoną na dotychczasowy adres. Zmiany siedziby firmy, numeru konta bankowego oraz miejsca dostarczania faktur nie wymagają aktualizacji Umowy a jedynie pisemnej informacji, gdyż w umowie takich zapisów nie ma. Pytanie 8 Wykonawca prosi o wykreślenie zapisu wzoru umów w zakresie par. 3 ust. 1 pkt 4 zapewnienia standardów jakościowych i niezawodnościowych obsługi dostarczanej energii elektrycznej określonych w umowie i Instrukcji Ruchu i Eksploatacji sieci Dystrybucyjnej OSD (IRiESD). Powyższa prośba wynika z faktu, iż zapis ten dotyczy OSD. Zamawiający dokonuje modyfikacji specyfikacji istotnych warunków zamówienia w następujący sposób: par. 3 ust. 1 pkt 4 - uchylony par. 3 ust. 1 pkt 4 - uchylony par. 3 ust. 1 pkt 4 - uchylony. Pytanie 9 Wykonawca prosi o wykreślenie zapisu wzorów umów w zakresie par. 6 ust. 5: Wykonawca w terminie 14 dni od wystawienia faktury, prześle w wersji elektronicznej w formacie pliku xls specyfikację, stanowiącą załącznik Nr 2 do Umowy i określającą ilość energii elektrycznej pobranej w

4 poszczególnych obiektach oraz wysokości należności z tego tytułu na adres zamowienia.publiczne@gryfino.pl. Przygotowanie zestawienia o którym mowa w przytoczonym zapisie nie jest przedmiotem ogłoszonego postępowania, którym jest sprzedaż energii elektrycznej. Przygotowanie takowego raportu jest usługą dodatkową i powinno podlegać osobnej wycenie. Patrz odpowiedź na pytanie nr 3. Pytanie 10 Wykonawca prosi o wykreślenie ze wzorów umów zapisu w par. 6 ust. 6 zdania: Strony ustalają następujący sposób rozliczeń, w którym Wykonawca wystawia Zamawiającemu na podstawie odczytu, nie więcej niż jedną fakturę rozliczeniową. Prośba nasza podyktowana jest tym, że Operator Systemu Dystrybucyjnego może udostępniać odczyty kilka razy w miesiącu co spowoduje wystawienie więcej niż jednej faktury w miesiącu. Zamawiający nie dokona modyfikacji specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pytanie 11 Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej Excel niezwłocznie po podpisaniu umowy? Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował następujących danych do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy dla każdego punktu poboru: nazwa i adres firmy; opis punktu poboru; adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina); grupa taryfowa (obecna i nowa); moc umowna; planowane roczne zużycie energii; numer licznika; Operator Systemu Dystrybucyjnego; nazwa dotychczasowego Sprzedawcy; numer aktualnie obowiązującej umowy; data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy; numer ewidencyjny PPE; Pytanie 12 Zwracamy się z prośbą o udzielenie informacji czy procedura zmiany sprzedawcy przeprowadzana będzie po raz pierwszy? Kto jest Państwa obecnym Sprzedawcą? Zamawiający przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego. W 2012 r. została zawarta umowa z PGE Obrót S.A. Pytanie 13 Jaką umowę posiadają Państwo na dzień dzisiejszy, czy jest to umowa na sprzedaż energii elektrycznej wraz ze świadczeniem usług dystrybucji? Czy umowa jest rozdzielona na sprzedaż energii elektrycznej oraz umowę o świadczenie usług dystrybucji? Zamawiający posiada rozdzielone umowy oddzielnie na sprzedaż i dystrybucję.

5 Pytanie 13 Czy układy pomiarowo-rozliczeniowe w grupach taryfowych B są lub będą dostosowane do zasady TPA przed terminem realizacji zamówienia? Jeśli nie są dostosowane, prosimy o podanie terminu, kiedy to nastąpi. Układy pomiarowo-rozliczeniowe w grupach taryfowych B są dostosowane do zasady TPA. Pytanie 14 Zwracamy się z prośbą o usunięcie z treści umowy zapisów zawartych w par. 3 ust. 1 pkt 4. Informujemy, iż powyższe zapisy dotyczą świadczenia usługi dystrybucji energii elektrycznej przez Operatora Systemu Dystrybucyjnego. Na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. prawo energetyczne (D.U. z 2006 r. Nr 89, poz. 625 ze zm.) i aktów wykonawczych do przedmiotowej ustawy podmiotem odpowiedzialnym za usuwanie zakłóceń w dostarczaniu energii elektrycznej, udzielanie odbiorcom informacji o przewidywanym terminie wznowienia dostarczania energii elektrycznej czy informowanie o terminach i czasie planowanych przerw w dostarczaniu energii elektrycznej jest Operator Systemu dystrybucyjnego, do sieci którego przyłączone są obiekty objęte przedmiotowym postępowaniem. Również kwestie dotyczące zmiany mocy umownej, parametrów jakościowych energii elektrycznej nie mogą być przedmiotem umowy sprzedaży energii elektrycznej. Patrz odpowiedź na pytanie nr 8. Pytanie 15 Par. 2 ust. 1 prosimy o zmianę podstawy prawnej prawa energetycznego na Dz.U. z 2012 r. poz Zamawiający dokonuje omyłki we wzorach umów w następujący sposób: niniejszej Umowy ; niniejszej Umowy ; niniejszej Umowy. Pytanie 16 Prosimy o wykreślenie z SIWZ oraz wzorów umów zapisu: Wykonawca w terminie do 14 dni od wystawienia faktury, prześle w wersji elektronicznej w formacie pliku xls specyfikację, stanowiącą załącznik nr 2 do umowy i określającą ilość energii elektrycznej pobranej w poszczególnych obiektach oraz wysokości należności z tego tytułu na adres zamowienia.publiczne@gryfino.pl oraz dyrekcja.biblioteka@gryfino.pl. Wszelkie dane dot. ilości energii elektrycznej pobranej w poszczególnych obiektach oraz wysokości należności są przedstawione na fakturach VAT i Wykonawca nie jest w stanie dodatkowo przedstawić Zamawiającemu powyższych danych. Patrz odpowiedź na pytanie nr 3.