Łomża, dnia r. DAT 4813 / 2015

Transkrypt

1 Łomża, dnia r. DAT 4813 / 2015 dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pn. Dostawa paliw płynnych do służbowych środków transportowych, maszyn i urządzeń MPGKiM ZB. W dniu r. do Zamawiającego wpłynął wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ o treści, jak niżej: 1) Czy Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji zamówienia przy użyciu kart paliwowych, jako narzędzia rejestrowania transakcji Zamawiającego? Wykonawca wystawi Zamawiającemu dowolną ilość karty wystawionych na pojazdy Zamawiającego, imiona i nazwiska lub na Okaziciela. Wykonawca wystawia karty bezpłatnie w ciągu 10 dni od daty zawarcia umowy. Karty, zabezpieczone kodem PIN stanowią narzędzie rejestrowania zakupów oraz kontroli kierowców i kosztów. Elektroniczny rejestr prowadzony bez ingerencji pracowników stacji i pracowników Zamawiającego eliminuje możliwość wystąpienia błędów. Wykonawca przekazuje również dostęp do konta internetowego, na którym Zamawiający ma stały wgląd do rejestru tankowań (podgląd transakcji bieżących niezafakturowanych, podgląd faktur i załączników, wykazy transakcji ujęte na danej fakturze). Na stacji wydawane są tradycyjne potwierdzenia transakcji w postaci kwitu WZ zawierające informację o dacie i godzinie zakupu, miejscu transakcji, numerze rejestracyjnym, wartości transakcji i numerze karty paliwowej. Wykonawca zaznacza przy ty, że sposób rejestrowania danych opisany powyżej pozwala na jednoznaczną identyfikację transakcji wymaganą przez Zamawiającego i nie wpłynie negatywnie na jakość realizacji zamówienia 2) Czy Zamawiający odstąpi od zastrzeżenia, że zmiana cen będzie wynikała jedynie ze zmiany cen producenta? Wykonawca pragnie wyjaśnić, że ceny obowiązujące na stacjach paliw są jednakowe dla wszystkich klientów (przed rabatem). Na wysokość cen obowiązujących na stacjach ma wpływ znacznie więcej czynników niż cena producenta, w tym m.in. uwarunkowania rynku 1

2 lokalnego i konkurencji. Wykonawca proponuje wprowadzenie zapisu Wykonawca oświadcza, ze stosowane ceny paliw są dostosowane wyłącznie do panującej sytuacji rynkowej i zostanie zachowana konkurencyjność oferty Jednocześnie zmian cen na stacjach są dokumentowane dla Zamawiającego kwitami WZ, fakturami, raportami transakcji oraz są widoczne na stacji przed zrealizowaniem transakcji. 3) Czy Zmawiający uzna za spełniony warunek 3 ust. 4 i 5 umowy, jeśli faktura zawierająca wykaz transakcji będzie uzupełniona załącznikiem elektronicznym, a oba dokumenty będą zawierały poniższe dane? Wykonawca na fakturze umieszcza wykaz transakcji z uwzględnieniem: numeru kart paliwowych, imion i nazwisk (w przypadku kart wystawionych imiennie)numerów rejestracyjnych pojazdów, miejsca transakcji, stanu licznika (opcjonalnie), rodzaju i ilości zakupionego paliwa, cen jednostkowych przed rabatem (cen obowiązujących na stacji), cen jednostkowych po rabacie, wartości netto, brutto oraz stawki i kwoty VAT. Ponad to, Wykonawca przesyła na wskazany adres Zamawiającego szczegółowy wykaz transakcji w postaci pliku (typu Excel) zawierającego również daty i godziny poszczególnych transakcji. Kwit WZ wydawany na stacji paliw, jako potwierdzenie transakcji zawiera: datę i godzinę zakupu, miejsce transakcji, rodzaj produktu, ilość i wartość, numer rejestracyjny. Kwity WZ mogą być dodatkowo podpisywane przez pracowników Zamawiającego. Wykaz transakcji jest również dostępny na koncie internetowym, do którego Zamawiający otrzyma login i hasło (z możliwością tworzenia raportów za dowolny okres dla poszczególnych kart i podglądem transakcji bieżących, jeszcze niezafakturowanych). Czy Zamawiający uzna powyższe za wyczerpujący sposób dokumentowania danych? 4) Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zastosowania innych okresów rozliczeniowych? Większość Wykonawców stosuje okresy rozliczeniowe, które są wynikiem podziału miesiąca kalendarzowego (tak, aby ostatni okres rozliczeniowy przypadał na ostatni dzień miesiąca). Wykonawca proponuje okresy zbliżone do wymagań zamawiającego: pierwsza faktura obejmie okres od pierwszego dnia miesiąca do pierwszej niedzieli, kolejne obejmą pełne tygodnie (poniedziałek-niedziela), ostatnia zostanie wystawiona za okres od ostatniego poniedziałku do ostatniego dnia miesiąca. Wykonawca może również fakturować na najbardziej powszechnych okresach rozliczeniowych: od 1 do 15 dnia miesiąca oraz od 16 do ostatniego dnia miesiąca. Czy Zamawiający dopuści powyższe rozwiązania? 5) Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zastosowanie terminu płatności 21 dni od daty 2

3 wystawienia faktury? Uprzejmie informuję, że część Wykonawców ma wewnętrzne ograniczenia w zakresie maksymalnych terminów płatności. Jednocześnie termin 21 dni jest powszechnie stosowany i każdy z Oferentów ma możliwość jego udzielenia. 6) Czy Zamawiający odstąpi od naliczania kary umownej 6 ust. 2 b umowy, jeśli opóźnienie nie przekracza 1 dnia? 7) Czy Zamawiający, zachowując równość w traktowaniu stron umowy, wyrazi zgodę na udzielenie terminu zapłaty kary umownej równego terminowi płatności faktur Zamawiającego? Zamawiający udzielił zaledwie 3 dniowego terminu płatności kary umownej względem długiego terminu płatności faktur, ponad to zastrzegł naliczenie odsetek takie zastrzeżenie nie zostało również ujęte w przypadku opóźnień w płatnościach po stronie Zamawiającego. 8) Czy Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do umowy okoliczności, w których Wykonawca może od nich odstąpić (na wzór 7 ust.2 c)? Zapis otrzymałby brzmienie: Wykonawca ma prawo odstąpić od umowy w przypadku, w którym Zamawiający mimo dwukrotnych monitów Wykonawcy nie wywiązuje się z zapłaty wynagrodzenia 9) Czy Zamawiający uaktualni wymagania jakościowe dotyczące paliw? Aktualnie obwiązującym aktem prawnym jest Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia r., w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. Z 2015 r., poz. 1680). 10) Czy Zamawiający dopuszcza możliwość załączenia do oferty, jako potwierdzenie cen, raportu Wykonawcy z klauzulą potwierdzam własnoręcznym podpisem prawdziwość zastosowanych cen pod groźbą odpowiedzialności karnej określonej w art ustawy w dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny? Wykonawca pragnie wyjaśnić, że spełnienie warunku określonego przez Zamawiającego nie jest możliwe. Dokumenty fiskalne takie jak paragony, faktury są wydawane klientom. Wykonawca nie dysponuje takimi dokumentami, ponieważ prawo obliguje do każdorazowego wydania dokumentów nabywcy. Również kwity WZ (niefiskalne) są wydawane obligatoryjnie (Zmawiający również otrzyma je po każdej transakcji). Wykonawca nie dysponuje zatem 30 potwierdzeniami wymaganymi przez Zamawiającego. Wykonawca prosi o możliwość złożenia wraz z ofertą wydruku z systemu rozliczeniowego zawierającego ceny jednostkowe na każdy dzień listopada, oraz potwierdzi ich prawdziwość pod groźbą odpowiedzialności karnej. 3

4 11) Czy Zamawiający odstąpi od spełnienia formalności po zawarciu umowy pkt. 4 a i d (Rozdz. XIV SIWZ)? Pkt. a z uwagi na zapis Rozdz. XVII pkt.3 SIWZ (Zamawiający nie będzie wymagał zabezpieczenia). Pkt. d Numer rachunku bankowego może zostać wskazany w formie oświadczenia, oraz Wykonawca umieszcza numer rachunku bankowego na każdej fakturze. Wykonawca nie posiada zaświadczenia z banku wskazującego numer rachunku z uwagi na to, że Zaświadczenie, którego wymaga Zamawiający nie znajduje się w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r. poz. 231). 12) Czy Zamawiający z uwagi na wniesione pytania oraz konieczność wniesienia wadium przychyli się do prośby o przesunięcie terminu składania ofert? Na powyższe pytania Zamawiający udzielił następujących odpowiedzi: 1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości realizacji zamówienia przy użyciu kart paliwowych. 2. Zamawiający nie odstępuje od zastrzeżenia, że zmiana cen będzie wynikała jedynie ze zmiany cen u producenta. 3. Zamawiający uzna przytoczony opis za wyczerpujący sposób dokumentowania danych pod warunkiem każdorazowego dokumentowania tankowania za pomocą kwitów WZ zawierających dane wymienione w 3 ust. 4 umowy. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość zastosowania zaproponowanego okresu rozliczeniowego tj. pierwsza faktura obejmie okres od pierwszego dnia miesiąca do pierwszej niedzieli, kolejne obejmą pełne tygodnie (poniedziałek niedziela), ostatnia zostanie wystawiona za okres od ostatniego poniedziałku do ostatniego dnia miesiąca. 5. Zamawiający nie wyraża zgody na zastosowanie 21 - dniowego terminu płatności faktury VAT. 6. Zamawiający nie odstąpi od naliczenia kary umownej wskazanej 6 ust. 2b umowy, jeśli opóźnienie nie przekroczy 1 dnia. 7. Zamawiający nie wyraża zgody na udzielenie terminu zapłaty kary umownej równego terminowi płatności faktur Zamawiającego. 4

5 8. Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie do umowy proponowanego zapisu. 7 ust. 4 umowy otrzymuje brzmienie: Wykonawca ma prawo odstąpić od umowy w przypadku, w którym Zamawiający mimo dwukrotnych monitów Wykonawcy nie wywiązuje się z zapłaty wynagrodzenia. Pozostałe postanowienia niniejszego paragrafu pozostają bez zmian i otrzymają właściwą numerację. 9. Zamawiający uaktualni właściwy zapis w Rozdziale III SIWZ dotyczący wymagań jakościowych paliw. 10. Zamawiający dopuszcza możliwość załączenia do oferty, jako potwierdzenie cen, raportu Wykonawcy (wydruku systemu rozliczeniowego zawierającego ceny jednostkowe) z klauzulą Potwierdzam własnoręcznym podpisem prawdziwość zastosowanych cen pod groźbą odpowiedzialność karnej określonej w art ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny. 11. Zamawiający usuwa zapis (omyłkowy umieszczony) w Rozdziale XVII pkt. 3 SIWZ (dotyczący wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy). Zamawiający nie odstępuje od wymogu dostarczenia zaświadczenia z banku wskazującego numer rachunku należy je dostarczyć przed podpisaniem umowy a nie jako załącznik do oferty. Zamawiający dopuszcza również wskazanie rachunku bankowego w formie oświadczenia. mgr Dariusz Górski pełniący obowiązki Dyrektora MPGKiM ZB w Łomży Opracował: Krzysztof Pijanowski specjalista ds. zamówień publicznych i rozliczeń materiałowych w Dziale Administracyjno Technicznym, tel. (86)