Nowy Sącz, dnia r. Nr sprawy: BPM.ZZP

Transkrypt

1 Nowy Sącz, dnia r. Nr sprawy: BPM.ZZP Otrzymują Wykonawcy którym przekazano specyfikację wg rozdzielnika Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pn.: Dostawa paliwa do samochodów służbowych Urzędu Miasta Nowego Sącza. WYJAŚNIENIA TREŚCI SPECYFIKACJI (PYTANIA I ODPOWIEDZI) I. Na podstawie art. 38 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. z 2010 r. Dz. U. nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, zamawiający Miasto Nowy Sącz, Rynek 1, Nowy Sącz, zwany dalej Zamawiającym przekazuje wykonawcom treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, gdyż zwrócono się o wyjaśnienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanej dalej specyfikacją. Pytanie 1 Wykonawcy: 1 pkt 2 umowy prosimy o wyjaśnienie co Zamawiający rozumie pod pojęciem sprawna obsługa samochodów Urzędu Miasta Odpowiedź na pytanie 1: Przez zapis sprawna obsługa samochodów Urzędu Miasta Zamawiający rozumie wykonywanie wszystkich obowiązków określonych w niniejszej umowie tj. prowadzenia rejestru tankowanych pojazdów zawierający dane określone w 1 pkt 3, każdorazowe potwierdzenie tankowania na karcie drogowej, informowanie Zamawiającego o zmianie ceny paliwa na stacji. Pytanie 2 Wykonawcy: 7 pkt 3 umowy jakie konkretnie dokumenty Zamawiający uzna za wystarczające do uzasadnienia zmiany cen Odpowiedź na pytanie 2: Dokumentami uzasadniającymi zmiany ceny mogą być dokumenty potwierdzające wzrost cen paliw na rynku hurtowym np. wydruk z internetu ze stron branżowych (producenta) o podwyżce cen paliw na Polskim rynku hurtowym paliw. Zaznacza się jednak, że Zamawiający zastrzega sobie prawo do takiego żądania, ale nie wydaje się by często z tego będzie musiał korzystać. Pytanie 3 Wykonawcy: 10 ust 1b umowy czy Zamawiający dopuszcza odstąpienie od naliczania kar umownych w przypadku powiadomienia o planowanym zamknięciu Stacji Paliw z 24-godzinnym wyprzedzaniem, z powodu np.: inwentaryzacji, zgłoszonych przez Urząd Energetyczny przerw w dostawie energii elektrycznej, etc.: czy Zamawiający dopuszcza odstąpienie od naliczania kar umownych w przypadkach spowodowanych siłą wyższą?

2 Odpowiedź na pytanie 3: Dokonuje się zmiany zapis w 10 pkt 1b umowy, który otrzymuje brzmienie: w wysokości 300 zł w przypadku niemożliwości wykonania umowy w wyniku czasowego zamknięcia stacji, licząc za każdy dzień zwłoki z tym zastrzeżeniem, że Zamawiający nie naliczy kary jeżeli przerwa w świadczeniu usługi będzie nie dłuższa niż 24 godziny i Zamawiający zostanie poinformowany z 48 godzinnym wyprzedzeniem o takiej przerwie lub przerwa ta wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. Pytanie 4 Wykonawcy: 8 ust. 2 umowy w oparciu o interpretację organów skarbowych dotyczących definicji sprzedaży ciągłej paliw na stacjach benzynowych wnosimy o zmianę okresu rozliczeniowego z półmiesięcznego na tygodniowy. Sprzedaż paliwa nie jest traktowana jako sprzedaż ciągła, w związku z czym fakturowanie musi odbywać się nie później niż do 7 dni po wydaniu towaru, najlepiej w każdą niedzielę oraz w ostatnim dniu każdego miesiąca. Odpowiedź na pytanie 4: Dokonuje się zmiany zapisu w 8 pkt 2 umowy, który otrzymuje brzmienie: Wykonawca będzie wystawiał zbiorcze faktury za odebrane paliwo w okresie co 7 dni. Pytanie 5 Wykonawcy: Czy w odniesieniu do treści SIWZ Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania bezgotówkowych transakcji za pomocą kart magnetycznych? Informuję, że karty paliwowe Wykonawcy, przeznaczone są do regulowania należności za paliwa oraz oleje, myjnie, akcesoria samochodowe i inne artykuły. Zabezpieczone są indywidualnym kodem PIN i umożliwiają dokonywanie bezgotówkowych zakupów w całej Polsce na ponad 300 stacjach działających w ramach sieci Wykonawcy. Wykaz stacji paliw Wykonawcy będzie stanowił załącznik do oferty. Karta z paskiem magnetycznym Wykonawcy może być wystawiona na: imię i nazwisko użytkownika (karta imienna) numer rejestracyjny pojazdu okaziciela Każda karta, zgodnie z życzeniem klienta może zawierać także dodatkowe opcje: podawania numeru rejestracyjnego pojazdu (w przypadku kart imiennych) podawania stanu licznika podawania zarówno numeru rejestracyjnego pojazdu, jak i stanu jego licznika. Informacje te, podawane w momencie zawierania transakcji, zostaną wydrukowane na fakturze VAT i zawarte w pliku elektronicznym dostępnym na indywidualnie dedykowanym serwisie. Odpowiedź na pytanie 5: Zamawiający nie zgadza się na dokonywanie bezgotówkowych transakcji za pomocą kart magnetycznych. Pytanie 6 Wykonawcy: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu przewidzianego na wskazanie cen jednostkowych w formularzu ofertowym? Termin określony na wskazanie cen w formularzu jest na 14 listopada, podczas, gdy termin składania ofert jest na 15 listopada. Informuję, że ze względu na znaczne odległości dzielące siedziby Wykonawcy i Zamawiającego oraz konieczność wysłania oferty z kilkudniowym wyprzedzeniem, nie

3 jest możliwe przygotowanie formularza cenowego zawierającego ceny aktualne na dzień poprzedzający składanie ofert. Proponuję zatem, aby do formularza cenowego wpisać ceny obowiązujące u określonych Wykonawców ze stacji paliw w Nowym Sączu np. z dnia ogłoszenia postępowania lub co najmniej 12 listopada. Odpowiedź na pytanie 6: Zamawiający nie zgadza się na zmianę tego zapisu. Zamawiający uważa, że wysłanie oferty z jednodniowym wyprzedzeniem by dotarła do Zamawiającego na następny dzień w dzisiejszych czasach nie jest żadnym problemem (np. poczta kurierska). Pytanie 7 Wykonawcy: Czy Zamawiający odstąpi od konieczności każdorazowego informowania Zamawiającego o zmianie ceny na stacji paliw SIWZ oraz wzór umowy 7 ust. 2 i 3? Ceny paliw w Polsce ustalane są przez producentów na podstawie uwarunkowań rynkowych sterowanych zjawiskami zachodzącymi na światowych rynkach produktów naftowych, stanem gospodarki polskiej i polityki fiskalnej państwa. Na wysokość cen detalicznych paliw wpływają przede wszystkim: podatki nakładane na paliwa, czyli VAT i akcyza, cena ropy naftowej oraz gotowych produktów na światowych giełdach, kurs dolara, warunki na rynku krajowym kształtowane przez konkurencję. W związku z powyższym Wykonawca nie ma możliwości informowania Zamawiającego o zmianie cen. Informuję, że ceny jednostkowe będą znajdowały się na fakturze zbiorczej oraz pliku elektronicznym przesyłanym na wskazany adres Zamawiającego. Jednocześnie Wykonawca oświadcza, że stosowane ceny paliw będą dostosowywane wyłącznie do panującej sytuacji rynkowej i zostanie zachowana konkurencyjność oferty. Odpowiedź na pytanie 7: Nie wyraża zgody. Jednakże dla Zamawiającego wystarczy i traktować to będzie jako informacje o zmianie ceny, gdy ceny jednostkowe znajdować się będą na fakturach zbiorczych i ewentualnie w pliku elektronicznym przesłanym na wskazany przez Zamawiającego adres na wyraźne jego żądanie. Pytanie 8 Wykonawcy: Czy w przypadku akceptacji proponowanego w pyt. 1, sposobu rozliczania, Zamawiający zmieni treść 1 ust. 3 i 4 oraz 2 ust. 2? Osobami uprawnionymi do odbioru paliw są osoby posiadające ważne karty paliwowe służące do dokonywania transakcji bezgotówkowych w sieci stacji paliw Wykonawcy. Poprawnie wprowadzony PIN do karty będzie stanowił weryfikację zarówno karty jak i jej użytkownika. Jako potwierdzenie transakcji na stacji Zamawiający otrzyma kwit WZ. Zawarte są na nim następujące dane: adres stacji paliw na której odbyła się transakcja, data transakcji, numer karty, numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, stan licznika na życzenie klienta, rodzaj paliwa, ilość oraz wartość zakupów. Zamawiający może zobligować swoich pracowników by każdorazowo podpisywali wydany kwit WZ. Na podstawie elektronicznego rejestru transakcji Zamawiającego prowadzonego przez Wykonawcę, za dany okres zostanie Zamawiającemu przestawiona faktura VAT. Odpowiedź na pytanie 8: Odpowiedź na powyższe pytanie, znajduje się w odpowiedzi na pytanie 5.

4 Pytanie 9 Wykonawcy: Czy Zamawiający dostosuje zapisu wzoru umowy 8 ust. 1 w przypadku wyboru określonego Wykonawcy? Za sprzedane paliwo Wykonawca wystawi faktury VAT, a podstawą wystawienia faktur będą potwierdzenia transakcji otrzymywane na stacji paliw Wykonawcy po każdorazowym tankowaniu oraz elektroniczny rejestr transakcji prowadzony przez Wykonawcę. Odpowiedź na pytanie 9: Nie. Pytanie 10 Wykonawcy: Czy Zamawiający doprecyzuje zapis wzoru umowy 8 ust. 2? Wykonawca będzie wystawiał zbiorcze faktury za odebrane paliwo w dwóch okresach rozliczeniowych w miesiącu: Ustala się następujące okresy rozliczeniowe: od 1 do 15 dnia miesiąca oraz od 16 do ostatniego dnia miesiąca. Za datę sprzedaży uważa się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Za datę sprzedaży uważa się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Wskazanie, że Wykonawca będzie wystawiał zbiorcze faktury za odebrane paliwo w okresie, co 15 dni, nie jest właściwe, gdyż nie każdy miesiąc kalendarzowy ma po równo 30 dni. Odpowiedź na pytanie 10: Odpowiedź na powyższe pytanie znajduje się w odpowiedzi na pytanie 4. Pytanie 11 Wykonawcy: Czy Zamawiający przewiduje modyfikację w zakresie terminu płatności wzór umowy 8 ust. 3? Pragnę wyjaśnić, ze względu na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego oraz utrudnionej windykacji należności w przypadku występujących przeterminowań, w systemie rozliczeniowo księgowym Wykonawcy, termin płatności od daty otrzymania faktury nie jest stosowany. Proponuję zatem zapis: Zapłata na rzecz Wykonawcy będzie następować przelewem na konto wskazane na fakturze w ciągu 21 dni od daty wystawienia odpowiedniej faktury VAT. Czy Zamawiający wyraża zgodę? Odpowiedź na pytanie 11: Nie. Zamawiający często miał sytuacje, w których faktura wystawiana była z terminem płatności np. 21 dni od daty wystawienia faktury, a dostarczana była do Urzędu na dzień przed terminem płatności albo po terminie płatności. Biorąc powyższe pod uwagę Zamawiający chce zabezpieczyć się przed tego typu sytuacjami. Od daty stempla wpływu do Urzędu faktury, będzie naliczany termin płatności. Nadmienia się, że zgodnie z zapisami ustawy o Finansach publicznych Zamawiający sam zobligowany jest do naliczenia odsetek w przypadku przekroczenia terminu płatności. Pytanie 12 Wykonawcy: Czy Zamawiający wydłuży termin przewidziany na rozpatrzenie reklamacji? Informuję, że termin taki determinuje Wykonawcy Ustawa z dnia 27 lipca 2002 r. o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie Kodeksu cywilnego.

5 Odpowiedź na pytanie 12: Dokonuje się zmiany w projekcie umowy w 9, który otrzymuje brzmienie: W razie wystąpienia wątpliwości, co do jakości paliwa Zamawiający prześle reklamację Wykonawcy, który udzieli odpowiedzi na nią w ciągu 14 dni od daty doręczenia. Pytanie 13 Wykonawcy: Czy w odniesieniu do treści wzoru umowy 10 ust. 1a oraz odpowiednio 12 ust. 1e i f, Zamawiający zaakceptuje sposób reklamacji, jaki obowiązuje u określonego Wykonawcy (treść w załączeniu) i jednocześnie odstąpi od konieczności naliczania kary umownej w przypadku, gdy Wykonawca pokryje wszelkie koszty ewentualnych napraw pojazdów Zamawiającego? Odpowiedź na pytanie 13: Nie. Reklamacja będzie rozpatrywana na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego. Pytanie 14 Wykonawcy: Czy Zamawiający dostąpi od naliczania kary umownej, o której mowa w 10 ust. 1b, w sytuacji, gdy na brak możliwości zatankowania paliwa nie odpowiada Wykonawca a np. siła wyższa, której w chwili obecnej nie jesteśmy w stanie przewidzieć? Odpowiedź na pytanie 14: Odpowiedź na powyższe pytanie, znajduje się w odpowiedzi na pytanie 3. Pytanie 15 Wykonawcy: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia do właściwej już umowy zapisu zastrzegającego kary umowne, ale na rzecz Wykonawcy, zachowując tym samym równości w traktowaniu stron kontraktu? Zapis miałby brzmienie: W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, Zamawiający zapłaci Wykonawcy kary umowne: w wysokości 5000 PLN, gdy Wykonawca lub Zamawiający odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający. Odpowiedź na pytanie 15: Nie. ZMIANA TREŚCI SPECYFIKACJI II. Na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy, Zamawiający zmienia treść specyfikacji w następujący sposób: W Załączniku nr 1 do specyfikacji Wzór umowy: a) Skreśla się dotychczasowe brzmienie 8 pkt 2, a w jego miejsce wpisuje się: Wykonawca będzie wystawiał zbiorcze faktury za odebrane paliwo w okresie co 7 dni. b) Skreśla się dotychczasowe brzmienie 9, a jego miejsce wpisuje się: W razie wątpliwości co do jakości paliwa Zamawiający prześle reklamację Wykonawcy, który udzieli odpowiedzi na nią w ciągu 14 dni od daty jej doręczenia. c) Skreśla się dotychczasowe brzmienie 10 pkt 1 lit. b, a w jego miejsce wpisuje się: w wysokości 300zł w przypadku niemożliwości wykonania umowy w wyniku czasowego zamknięcia stacji, licząc za każdy dzień zwłoki z tym zastrzeżeniem, że Zamawiający nie naliczy kary jeżeli przerwa w świadczeniu usługi będzie nie dłuższa niż 24 godziny i Zamawiający zostanie poinformowany z

6 48 godzinnym wyprzedzeniem o takiej przerwie lub przerwa ta wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy III. Zmodyfikowana treść Załącznika nr 1 do specyfikacji w zakresie, o którym mowa powyżej, stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego pisma. IV. POUCZENIE Pouczenie o środkach ochrony prawnej, przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia zawarte zostało w Rozdziale XVIII specyfikacji. Załączniki: - Zmodyfikowany Załącznik nr 1 do specyfikacji PREZYDENT MIASTA NOWEGO SĄCZA (-) Ryszard Nowak r.... (data i podpis kierownika zamawiającego lub osoby upowaŝnionej) Otrzymują: 1. Wykonawcy, którym przekazano specyfikację, 2. strona internetowa: 3. a/a UM - BPM.ZZP.