Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. ul. Oficerska 16a Olsztyn

Transkrypt

1 Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. ul. Oficerska 16a Olsztyn ODPOWIEDZI ZAMAWIAJĄCEGO PZP-372/TL 19/6/17 Olsztyn r. Dotyczy: postępowania o zamówienie w trybie przetargu nieograniczonego na zadanie pn.: BEZGOTÓW- KOWY ZAKUP PALIW SILNIKOWYCH Zamawiający, Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Olsztynie, zgodnie z 34 ust. 2 i 8 Regulaminu Udzielania Zamówień przez PWiK Spółka z o.o. w Olsztynie ze zmianami, udziela odpowiedzi na pytania dotyczące treści SIWZ. PYTANIA WYKONAWCY 1. Czy Zamawiający dopuszczając możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych mikroprocesorowych kart paliwowych zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 15 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego po podpisaniu umowy, lub przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty, przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty: * 0 zł netto za kartę nową, * 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.), * w przypadku kart z nadrukiem logo Zamawiającego koszt karty wynosi 30 zł netto? 2. Czy Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytuły wyczerpania wartości zamówienia? 3. W odniesieniu do zapisów SIWZ i projektu umowy, informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowania paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych, nie ogranicza zatem lokalizacyjnie Zamawiającego co do stacji paliw. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)? Przy powyższym informujemy, że nie wszystkie stacje Wykonawcy w kraju działają w systemie całodobowym, czy zatem Zamawiający akceptuje taką sytuację? 4. Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby Zamawiający : a) odstąpił od wymogu wskazanego w punkcie 3 podpunkt 5 SIWZ cz. I - w przypadku sieci stacji paliw Wykonawcy, z których więcej niż 1 stacja spełnia wymóg odległości stacji paliw od siedziby Zamawiającego? Wykonawca nie ma możliwości aby refundował Zamawiającemu koszty zatankowania paliwa w obcej stacji paliw, czy też zwrotu różnicy kosztów? b) odstąpił od wymogów wskazanych w punkcie 4 podpunkt 5 SIWZ cz. I, m.in. wskazania w załączniku do faktury numerów dokumentów wydania paliw, gdyż Wykonawca przy szczegółowym przedstawieniu dokonanej transakcji w danym okresie rozliczeniowym nie ma możliwości wskazania takiej pozycji w załączniku do faktury; Podstawą wystawienia faktury są u Wykonawcy zbiorcze zestawienie transakcji dokonanych przez kierowców Zamawiającego w danym okresie rozliczeniowym sporządzone w oparciu o dowody wydania (wydruki z terminala); Ponadto Wykonawca nie stosuje formy wskazanej przez Wykonawcę, tj. załącznika tankowanie za okres, a stosuje zbiorcze zestawienie transakcji stanowiące załącznik do faktury zawierać będzie

2 m.in.: datę pobrania paliwa, numer rejestracyjny pojazdu, ilość pobranego paliwa, cenę jednostkową brutto z dystrybutora w dniu tankowania, numer karty paliwowej, należny rabat cenowy. Dodatkowo raport transakcji jest przekazywany w wersji elektronicznej i dostępny na portalu internetowym przypisanym danemu klientowi; c) treść zapisu zmienić pkt 4 cz. X, gdyż transakcje bezgotówkowe przy użyciu kart paliwowych (m.in. Pb, ON i LPG łącznie) są dokonywane przez Wykonawcę w/g cen detalicznych brutto (cena z pylonu) obowiązujących na danej stacji paliw Wykonawcy w momencie realizacji transakcji, pomniejszane o opust. Ponadto Wykonawca udziela opustu od ceny brutto, a nie netto. Strony winny ustalić, że w okresie obowiązywania umowy dostawy paliwa przy użyciu kart paliwowych odbywać się będą po cenach detalicznych (brutto) obowiązujących na danej stacji paliw Wykonawcy w momencie realizacji transakcji, przy uwzględnieniu stałego opustu w wysokości.zł na jeden litr paliwa (od ceny brutto).do oferty zaś powinny zostać podane ceny za dany okres, z danej lokalizacji, ale ceny brutto przy obecnym zamówieniu. Istnieje możliwość skorzystania z programu lokalnej stacji (minimum zużycia to l na m-c ON tylko ON), gdzie oferta handlowa skierowana jest do klientów, którzy zadeklarują dokonywanie określonych zakupów ON na wybranych przez siebie lokalizacjach Twojej Lokalnej Stacji, gdzie Ceną SPOT jest hurtowa cena netto ON publikowana na stronie internetowej do której doliczany jest podatek od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dostawca sprzeda Zamawiającemu każdy zakupiony na lokalizacjach Twojej Lokalnej Stacji litr ON po Cenie SPOT +...gr brutto z dnia dokonania zakupu. Wobec powyższego czy Zamawiający dokona podziału zamówienia na części, czy też zaakceptuje zakup po cenach detalicznych? d) odstąpił od wymogu wskazanego w punkcie 3 SIWZ cz. XIII, tj. stosowania protokołu odbioru, gdyż nie jest to praktykowane u Wykonawcy w przypadku bezgotówkowego tankowania paliw przy użyciu kart paliwowych; 5. Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby Zamawiający: a) w par 1 ust. 2 pkt. 2 lit. b i par 3 ust. 1 projektu umowy zmienił słowa bezpłatnie/ny i zastąpił sformułowaniem w ramach wynagrodzenia? b) w par 4 ust. 1 odstąpił od zapisu, gdyż na cenę paliwa wpływa wiele innych czynników, nie tylko wskazane w przywołanym zapisie. Ze względu na uwarunkowania gospodarcze i rynkowe cena na stacjach paliw może ulec zmianie. Wykonawca dopuszcza waloryzację cen paliwa w przypadku podwyższenia lub obniżenia: cen hurtowych u producenta; akcyzy; cen ropy naftowej na świecie. Ponadto jest o tym mowa w ust. 3 c) w par 4 ust.2 po słowach: zł/l dodał słowo: brutto? d) dokonał modyfikacji w zakresie par 5 ust. 4 wprowadzając: odsetki ustawowe za opóźnienia w transakcjach handlowych e) dokonał modyfikacji w zakresie par 5 ust. 5, w odniesieniu do Wykonawcy, który do każdej faktury dołączy zbiorcze zestawienie transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym przez kierowców Zamawiającego. Zbiorcze zestawienie transakcji stanowiące załącznik do faktury zawierać będzie m.in.: datę pobrania paliwa, numer rejestracyjny pojazdu (załącznik do faktury nie zawiera nazwy sprzętu, zatem zwrot: nazwę sprzętu byłby do usunięcia), ilość pobranego paliwa, cenę jednostkową brutto z dystrybutora w dniu tankowania, numer karty paliwowej, należny rabat cenowy? f) dokonał modyfikacji w zakresie par 5 ust. 6 na początku zapisu: Po każdym tankowaniu przy użyciu karty flotowej, pracownik Zamawiającego otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala) zawierający: i dalej treść zapisu bez zmian?

3 g) odstąpił od wymogów wskazanych w par 5 ust. 7 i 8 m.in.. wskazania w załączniku do faktury numerów dokumentów wydania paliw, gdyż Wykonawca przy szczegółowym przedstawieniu dokonanej transakcji w danym okresie rozliczeniowym nie ma możliwości wskazania takiej pozycji w załączniku do faktury; Podstawą wystawienia faktury są u Wykonawcy zbiorcze zestawienie transakcji dokonanych przez kierowców Zamawiającego w danym okresie rozliczeniowym sporządzone w oparciu o dowody wydania (wydruki z terminala); Ponadto Wykonawca nie stosuje formy wskazanej przez Wykonawcę, tj. załącznika tankowanie za okres, a stosuje zbiorcze zestawienie transakcji stanowiące załącznik do faktury zawierać będzie m.in.: datę pobrania paliwa, numer rejestracyjny pojazdu, ilość pobranego paliwa, cenę jednostkową brutto z dystrybutora w dniu tankowania, numer karty paliwowej, należny rabat cenowy. Dodatkowo raport transakcji jest przekazywany w wersji elektronicznej i dostępny na portalu internetowym przypisanym danemu klientowi; Ponadto treść zapisu 5 ust.7 byłaby do usunięcia, gdyż jest o tym mowa w ust.5 pierwsze zdanie oraz 5 ust.8 pierwsze zdanie - jest o tym mowa w ust. 5 drugie zdanie. h) dokonał modyfikacji w zakresie par 6, gdyż w przypadku gdy faktura wystawiona przez Wykonawcę zawiera błąd, niezgodności, to Zamawiający powinien zgłosić do Wykonawcy pisemne zastrzeżenia w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury. Wówczas Wykonawca rozpatrzy reklamację zgodnie z regulaminem Wykonawcy (stanowi załącznik niniejszego pisma). W przypadku gdy reklamacja będzie zasadna Wykonawca wystawi fakturę korygującą Zamawiającemu. Ponadto zgłoszenie przez Zamawiającego pisemnego zastrzeżenia, co do niezgodności transakcji, nie zwalnia go z obowiązku terminowego uregulowania należności wynikających z umowy czy wyrażacie Państwo zgodę? i) dodał w zakresie par 8 dodatkowy zapis: "Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych"? j) doprecyzował zapis w par 9 ust. 1, przez dodanie na końcu zdania: po uprzednim przeprowadzeniu procedury reklamacyjnej? k) dodał w zakresie par 11 - ogólne warunki sprzedaży Wykonawcy, z późniejszym uszczegółowieniem nazwy, ale na etapie zawierania umowy z danym Wykonawcą? ODPOWIEDZI ZAMAWIAJĄCEGO 1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zakupu paliwa przy użyciu kart mikroprocesorowych oraz akceptuje pozostałe propozycje za wyjątkiem podpunktu 3-Zamawiający nie będzie zamawiał kart z nadrukiem logo. 2. Zamawiający jak i Wykonawca będzie nadzorował realizację zamówienia 3. Zamawiający akceptuje. 4. Zamawiający : a) wykreśla zapis w punkcie 3 podpunkt 5 SIWZ cz. I b) Wykreśla wyrażenie numerów dokumentów wydania paliw, po czym cz. I SIWZ pkt. 4 podpunkt 5 uzyskuje brzmienie: 5 Załącznik do faktury musi co najmniej zawierać numer rejestracyjny pojazdu, numer karty, numer stacji, ilość i rodzaj paliwa, data i miejsce tankowania, cena jednostkowa brutto stacji, cena po rabacie, numery dokumentów wydania paliw. Zamawiający w latach otrzymywał od Pytającego pliki programu Microsoft Excel. Jeśli od tamtej pory plik nie był modyfikowany, Zamawiający odstępuję od zapisów.

4 c) Zamawiający pod ceną hurtową w oparciu o którą Wykonawca sporządza ofertę rozumie cenę SPOT PKN ORLEN + marża stacji + podatek VAT pomniejszona o upust. d) Zamawiający wykreśla zapis. 5. Zamawiający: a) zmienia w 1 ust. 2 pkt. 2 lit. b i 3 ust. 1 projektu umowy słowo bezpłatny na w ramach wynagrodzenia. Po tych zmianach punkty te uzyskują brzmienie: 1 ust. 2 pkt. 2 lit. b dostarczane paliwa spełniają wymagania techniczne, a w szczególności: odpowiadają wszystkim cechom określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i są zgodne z normami, posiadają świadectwa jakości, atesty, wyniki badań, które na żądanie zamawiającego będą dostarczone w ramach wynagrodzenia 3 ust. 1: Zakupy paliw realizowane będą w formie bezgotówkowej za pomocą kart paliwowych, zwanych dalej kartą, wydanych w ramach wynagrodzenia przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego. b) wykreśla z 4 ust.1 projektu umowy wyrażenie wraz ze wzrostem lub spadkiem ceny u producenta Na skutek zmiany uzyskuję brzmienie: Cena jednostkowa brutto paliw w trakcie trwania umowy będzie podlegała zmianom. c) zmienia zapis w 4 ust.2 projektu umowy Upust od ceny jednostkowej oleju, benzyny i gazu zaoferowany przez Wykonawcę wynosi..zł/l i jest stały w okresie umownym.. Upust od ceny jednostkowej oleju, benzyny i gazu..zł/l brutto i jest stały w okresie umownym. zaoferowany przez Wykonawcę wynosi d) zmienia zapis w 5 ust.4 projektu umowy Wykonawcy od faktur niezapłaconych w terminie określonym zgodnie z ust. 2 i 3 przysługują odsetki ustawowe. Na skutek zmiany uzyskuję brzmienie: Wykonawcy od faktur niezapłaconych w terminie określonym zgodnie z ust. 2 i 3 przysługują odsetki ustawowe za opóźnienia w transakcjach handlowych. e) wykreśla z 5 ust.5 projektu umowy wyrażenie nazwę sprzętu Faktura będzie zawierać szczegółowe zestawienie transakcji m.in.: numer karty, numer rejestracyjny samochodu, rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, miejsce i datę tankowania, cenę jednostkową brutto stacji, cenę jednostkową brutto po upuście, wartość netto i brutto oraz stawkę i kwotę VAT. f) zmienia zapis w 5 ust.6 projektu umowy Po każdym tankowaniu do karty flotowej winien być dołączony dowód wydania paliwa zawierający: nr karty, nr pojazdu, adres stacji lub numer, ilość paliwa, kwotę do zapłaty, czas i datę transakcji. Po każdym tankowaniu do karty flotowej, pracownik Zamawiającego otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala) zawierający: nr karty, nr pojazdu, adres stacji lub numer, ilość paliwa, kwotę do zapłaty, czas i datę transakcji. g) Zamawiający w latach otrzymywał od Wykonawcy pliki programu Microsoft Excel. Jeśli od tamtej pory plik nie był modyfikowany, Zamawiający odstępuję od zapisów. h) Zamawiający podtrzymuję zapis 6 i) Zamawiający zmienia 8 1 Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu kary umowne w wysokości 20% niewykorzystanej kwoty przedmiotu zamówienia brutto w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca.

5 Na skutek zmiany uzyskuję brzmienie: 1 Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu kary umowne w wysokości 20% niewykorzystanej kwoty przedmiotu zamówienia brutto w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca. 2. Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych j) Tryb reklamacji zostanie doprecyzowany na etapie podpisywania umowy z uwzględnieniem zasad obowiązujących u Wykonawcy. k) Ogólne warunki sprzedaży wybranego Wykonawcy stanowić będzie załącznik do umowy. ZMIANY W SIWZ Wprowadzone zmiany w powyższych odpowiedziach jednocześnie zmieniają treść SIWZ ( z załącznikami ) w tym zakresie. DODATKOWO: Zamawiający zmienia termin realizacji umowy i w tym zakresie treść SIWZ w następujący sposób : w CZĘŚCI II SIWZ : skreśla się wiersz o brzmieniu : 2 lata od daty podpisania umowy i wstawia się wiersz, który otrzymuje brzmienie: od do W konsekwencji zmienia się 1 treść ust. 1 we wzorze umowy, zgodnie ze zmianami w treści SIWZ o czym mowa wyżej.