dotyczy: przetargu na Dostawy oleju napędowego dla PKS w Gnieźnie sp. z o.o. Gniezno dworzec Autobusowy we Wrześni

Transkrypt

1 P R Z E D S I Ę B I O R S T W O K O M U N I K A C J I S A M O C H O D O W E J w G n i e ź n i e s p ó ł k a z o g r a n i c z o n ą o d p o w i e d z i a l n o ś c i ą G n i e z n o, u l. K o l e j o w a 2 C e n t r a l a ( ) S e k r e t a r i a t ( ) F a x ( ) e - m a i l : s e k r e t a r i a p k s. g n i e z n o. p l, w w w. p k s. g n i e z n o. p l N I P , R E G O N S ą d R e j o n o w y P o z n a ń - N o w e M i a s t o i W i l d a w P o z n a n i u K R S , k a p i t a ł z a k ł a d o w y 1 m l n z ł Gniezno, dnia 12 maja 2014 roku Ldz. PKS/11/555/2014 dotyczy: przetargu na Dostawy oleju napędowego dla PKS w Gnieźnie sp. z o.o. Gniezno dworzec Autobusowy we Wrześni PKS w Gnieźnie w odpowiedzi na Państwa zapytania z dnia 07 maja 2014 roku, dotyczące toczącego się przetargu ofertowego na dostawy oleju napędowego dla PKS w Gnieźnie Dworzec Autobusowy we Wrześni wyjaśnia: Pytanie 1 Czy Zamawiający zaakceptuje bezgotówkowy sposób rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych, w odniesieniu do 1. 2 ust.2? Czy w związku z akceptacją bezgotówkowego rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych zmianę treść zapisu?, gdyż nie ma zastosowania u Wykonawcy przy użyciu kart paliwowych. Wykonawca proponuje zapis: Kierowca pojazdu Zamawiającego tankujący olej napędowy na stacji paliw Wykonawcy zobowiązany jest do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty paliwowej i jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala), gdzie jeden egzemplarz dowodu wydania otrzymuje kierowca Zamawiającego, a drugi egzemplarz dowodu wydania zostaje na stacji paliw Wykonawcy. Dowód wydania (wydruk z terminala) zawiera m.in.: numer rejestracyjny pojazdu, datę zakupu paliwa, ilość paliwa, wartość transakcji, numer karty paliwowej. Dowody wydania (wydruki z terminala) stanowią podstawę do wystawienia faktury przez Wykonawcę Zamawiający oświadcza, iż dopuszcza możliwość dokonywania bezgotówkowych transakcji za pomocą kart magnetycznych wyłącznie w sytuacji, gdy stosowanie takich kart nie będzie wiązało się z ponoszeniem kosztów finansowych, np. opłat za użytkowanie kart czy za wydanie kart. Zamawiający jest gotowy odstąpić od konieczności uzupełniania przez pracowników stacji druków AR oraz kart drogowych o ile Oferent będzie przedkładał Zamawiającemu inne zestawienia zawierające szczegółowe zestawienia poszczególnych tankowań, przede wszystkim datę każdego tankowania, ilość pobranego oleju napędowego, cenę jednostkową, wartość transakcji netto, numer rejestracyjny pojazdu, nazwisko i podpis kierowcy, tak aby mieć możliwość szczegółowego rozliczenia pojazdów i kierowców. Po rozstrzygnięciu przetargu i wygraniu go przez Wykonawcę, który stosuje bezgotówkowy sposób rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych, Zamawiający zobowiązuje się zmienić zapisy 2 ust. 2 umowy dotyczące ewidencji zatankowanego oleju napędowego na drukach AR i przystosować je do zapisów mówiących o kartach paliwowych, jednakże z uwzględnieniem w/w uwag Zamawiającego.

2 Pytanie 2 Czy Zamawiający zaakceptuje zmianę treści zapisu 2 ust.3, gdyż nie ma zastosowania u Wykonawcy przy użyciu kart paliwowych? Wykonawca proponuje zapis: Wykonawca zobowiązany jest do każdej faktury dołączyć zbiorcze zestawienie transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym przez kierowców Zamawiającego. Zbiorcze zestawienie transakcji stanowiące załącznik do faktury zawierać będzie m.in.: datę pobrania oleju napędowego, numer rejestracyjny pojazdu, ilość pobranego oleju napędowego, cenę jednostkową brutto z dystrybutora w dniu tankowania, numer karty paliwowej, należny rabat cenowy? Po rozstrzygnięciu przetargu i wygraniu go przez Wykonawcę, który stosuje bezgotówkowy sposób rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych, Zamawiający zobowiązuje się zmienić zapisy 2 ust. 3 umowy dotyczące ewidencji zatankowanego oleju napędowego na drukach AR i przystosować je do zapisów mówiących o kartach paliwowych, jednakże z uwzględnieniem uwag Zamawiającego zawartych w odpowiedzi na pytanie nr 1. Pytanie 3 Czy Zamawiający zaakceptuje zmianę treści zapisu 2 ust.5 zaakceptuje w przypadku wyboru oferty Wykonawcy usunięcie treści zapisu i zastąpienie go zapisami o procedurze reklamacyjnej obowiązującej u Wykonawcy? : W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres:..@..., która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Wykonawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Wykonawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej? Zamawiający w 4 ust. 5 jasno precyzuje, że przyjmie zasady reklamacyjne obowiązujące u Wykonawcy, o ile nie będą one sprzeczne z zapisami 4 ust. 2 i 3. Zamawiający wyjaśnia, iż termin 24 godzinny na zajęcie stanowiska wynika z konieczności zapewnienia ciągłości pracy Zamawiającego. Specyfika prowadzonej działalności przewozy pasażerskie w ramach rozkładu jazdy autobusów oraz przewozy umowne szkolne i pracownicze nie dopuszcza możliwości przestoju autobusów. Przez zajęcie stanowiska Zamawiający rozumie m.in. podjęcie przez Wykonawcę decyzji o niezwłocznym spuszczeniu paliwa z autobusu i przekazaniu go do analizy, ponownym zatankowaniu autobusu paliwem z innej dostawy czy innego zbiornika lub na innej stacji paliw bez konieczności ponoszenia w danym momencie jakichkolwiek kosztów przez Zamawiającego. Natomiast co do terminu rozpatrzenia reklamacji Zamawiający ustalił 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji. Biorąc powyższe pod uwagę Zamawiający nie widzi możliwości zaakceptowania zmiany zapisu 4 ust. 5 w proponowanej formie. Pytanie 4

3 Zdaniem Wykonawcy w 2 ust.6 pierwsze zdanie został błędne przywołany 2 pkt 2, zaś powinien być przywołany 2 pkt 5? Czy Zamawiający, w przypadku wyboru oferty Wykonawcy zaakceptuje zmianę przywołania w/w paragrafu? Dodatkowo, czy Zamawiający zaakceptuje dodanie na na końcu drugiego zdania słowa: po uprzednim uwzględnieniu przez Wykonawcę reklamacji złożonej przez Zamawiającego?" Z uwagi na oczywistą omyłkę pisarską Zamawiającego, Zamawiający wprowadza w 2 ust. 6 umowy następujący zapis: 6. Dodatkowo, z wyłączeniem 2 pkt 5 ZAMAWIAJĄCY zastrzega możliwość badań jakości dostarczonego produktu (oleju napędowego) przez podmiot uprawniony do kontroli jakości. W przypadku niezgodności jakości dostarczonego produktu z normą PN EN 590, koszt badań pokrywa WYKONAWCA Zamawiający nie przychyla się do wniosku Wykonawcy o dopisanie treści: po uprzednim uwzględnieniu przez Wykonawcę reklamacji złożonej przez Zamawiającego." Pytanie 5 Zapisy o ceni w 3 odnoszą się do dostaw hurtowych i nie mają zastosowania u Wykonawcy przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający w przypadku akceptacji bezgotówkowego rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych zaakceptuje zmianę treści zapisu? Wykonawca proponuje zapis: "Strony ustalają, że w okresie obowiązywania umowy dostawy oleju napędowego (zwane paliwem) przy użyciu kart paliwowych odbywać się będą po cenach detalicznych brutto obowiązujących na danej stacji paliw Wykonawcy w momencie realizacji transakcji, przy uwzględnieniu stałego upustu w wysokości % lub.zł (opcja do wyboru) za jeden litr paliwa (od ceny brutto)? Zamawiający uważa, że zaproponowany przez niego sposób obliczania ceny jest na tyle przejrzysty i jasny oraz uwzględnia Wykonawców zakupujących olej napędowy od dwóch wiodących producentów, stąd też nie przewiduje możliwości zmiany zasad ustalania ceny. Pytanie 6 Czy Zamawiający w związku z akceptacją bezgotówkowego rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych, w przypadku wyboru oferty Wykonawcy, w odniesieniu do 4 ust.1 ust.5 zaakceptuje zmianę treści zapisów?. Ponadto aby Wykonawca zwrócił Zamawiającemu koszty za badania paliwa oraz koszty awarii pojazdów spowodowanych złą jakością paliwa najpierw musi być przeprowadzone przez postępowanie reklamacyjne, a następnie reklamacja musi zostać uznana przez Wykonawcę. Wykonawca proponuje zapis: "W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres:..@..., która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Wykonawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Wykonawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej?" Zamawiający udzielił odpowiedzi na powyższe pytanie odpowiadając na pytanie nr 3. Pytanie 7

4 Czy zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do 6 ust.1, w przypadku wyboru oferty Wykonawcy zmianę treści zapisu paliwowych?. Wykonawca proponuje zapis: Strony ustalają następujące okresy rozliczeniowe trwające: od 01 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Wykonawca wystawi faktury po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, na podstawie dowodów wydania (wydruków z terminala). Wykonawca zobowiązany jest do każdej faktury dołączyć zbiorcze zestawienie transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym przez kierowców Zamawiającego. Zbiorcze zestawienie transakcji stanowiące załącznik do faktury zawierać będzie m.in.: datę pobrania oleju napędowego, numer rejestracyjny pojazdu, ilość pobranego oleju napędowego, cenę jednostkową brutto z dystrybutora w dniu tankowania, numer karty paliwowej, należny rabat cenowy? Zamawiający nie widzi możliwości zaakceptowania proponowanych zmian. 14-dniowy okres rozliczeniowy jest zbyt długi z uwagi na ilość tankowań, a następnie konieczność ich wewnętrznego rozliczania. Dodatkowo istotną pozycją w zestawieniu tankowań dołączonych do faktury jest wartość netto pojedynczego tankowania. Jednakże biorąc pod uwagę możliwość tankowania pojazdów z wykorzystaniem kart paliwowych i niemożliwością wypisywania druków AR przez danego Wykonawcę Zamawiający wprowadza w 6 ust. 1 następujący zapis: Płatność za faktycznie dostarczony produkt (olej napędowy) będzie dokonywana przez Zamawiającego w cyklach 7 dniowych (od poniedziałku do niedzieli włącznie, z wyjątkami: od pierwszego dnia miesiąca do pierwszej niedzieli włącznie oraz od ostatniego poniedziałku do ostatniego dnia miesiąca włącznie) na podstawie faktury VAT, wystawionej w oparciu o załączone do faktury VAT dowody AR na wydany olej napędowy, zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy lub elektroniczne zestawienie transakcji. Pytanie 8 Czy Zamawiający zaakceptuje 6 ust. zmianę zapisu na; za termin dokonania płatności uważa się datę wpływu należności z tytułu dokonanej sprzedaży produktów i usług na rzecz Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy. Zapis 6 ust. 3 wzoru umowy pozostaje bez zmian. Pytanie 9 Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do 6 ust.7 usunięcie treści zapisu, gdyż Zamawiający pobrał paliwo i zobowiązany jest do zapłaty za pobrany towar, ewentualne żądania Zamawiającego mogą zostać uwzględnione po uprzednim rozpatrzeniu reklamacji na zasadach określonych w rozdziale IX Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota? Zapis 6 ust. 7 wzoru umowy pozostaje bez zmian. Pytanie 10 Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do 6 ust. 8, w przypadku wyboru oferty Wykonawcy, usunięcie treści zapisu, gdyż nie ma zastosowania u Wykonawcy? Zapis 6 ust. 8 wzoru umowy pozostaje bez zmian. Pytanie 11 Wykonawca uważa, iż w 7 ust.1 lit. a w treści zapisu błędne przywołano 6, a zdaniem Wykonawcy powinien być przywołany 5, który dotyczy wartości przedmiotu umowy?

5 Z uwagi na oczywistą omyłkę pisarską Zamawiającego, Zamawiający wprowadza w 7 ust. 1 pkt a następujący zapis: a. w wysokości 5% wartości netto umowy określonej w 5, jednorazowo, w przypadku odstąpienia od umowy przez WYKONAWCĘ bez winy ZAMAWIAJĄCEGO, bądź odstąpienia od umowy przez ZAMAWIAJĄCEGO z przyczyn leżących po stronie WYKONAWCY. Pytanie 12 Wykonawca uważa, iż w 7 ust.1 lit. b w treści zapisu błędne przywołano 2 ust.4, który dotyczy możliwości akceptacji bezgotówkowego rozliczania transakcji, jeśli nie wiążą się z tym żadne dodatkowe opłaty. Czy Zamawiający zaakceptuje zmianę powyższego paragrafu i poprawne przywołanie? Z uwagi na oczywistą omyłkę pisarską Zamawiającego, Zamawiający wprowadza w 7 ust. 1 pkt b następujący zapis: b. jeżeli badania prowadzone zgodnie z 2 ust. 5 dwukrotnie wskażą odchylenia od obowiązującej normy na niekorzyść ZAMAWIAJĄCEGO umowa może zostać rozwiązana z winy WYKONAWCY. W tym przypadku WYKONAWCA zapłaci karę umowną w wysokości 5% wartości netto nie zrealizowanego kontraktu liczonej wg ceny z dnia rozwiązania umowy. Pytanie 13 Czy Zamawiający w przypadku akceptacji bezgotówkowego rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych, w przypadku wyboru oferty Wykonawcy zaakceptuje w odniesieniu do 7 ust.1 llit. c na końcu zdania dodanie słowa: z wyłączeniem: awarii sytemu obsługi, modernizacji stacji paliw oraz przyjęcia paliwa na stację paliw.. Zamawiający tylko w ostateczności gdy nie zostanie zrealizowane dane tankowanie - będzie korzystał ze stacji paliw innego Wykonawcy. Zamawiający nie może pozwolić sobie na opóźnienie w dostawie paliwa, gdyż wiąże się to z niebezpieczeństwem zagrożenia ciągłości jego pracy. Stąd też Zamawiający nie widzi możliwości zmiany powyższego zapisu w proponowanej formie, natomiast uwzględniając wątpliwości Wykonawcy zmienia treść 7 ust.1 pkt c na następujący: c. W przypadku braku możliwości zatankowania oleju napędowego z przyczyn leżących po stronie WYKONAWCY zapłaci on ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 5% wartości oleju napędowego zatankowanego u innego Wykonawcy z wyłączeniem: awarii systemu obsługi do czasu jej usunięcia, jednak nie dłużej niż 6 godzin oraz przyjęcia paliwa na stację paliw. Pytanie 14 Wykonawca uważa, iż w 7 ust.2 w treści zapisu błędne przywołano 6, zdaniem Wykonawcy powinien być przywołany 5. Czy Zamawiający, w przypadku wyboru oferty Wykonawcy zaakceptuje zmianę na powyższe? Z uwagi na oczywistą omyłkę pisarską Zamawiającego, Zamawiający przychyla się do propozycji i wprowadza w 7 ust. 2 następujący zapis: 2. ZAMAWIAJĄCY zapłaci WYKONAWCY karę umowną w wysokości 5% wartości netto umowy określonej w 5 w przypadku odstąpienia od umowy przez ZAMAWIAJĄCEGO bez winy WYKONAWCY. Pytanie 15

6 Czy Zamawiający w przypadku akceptacji bezgotówkowego rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych, w przypadku wyboru oferty Wykonawcy zaakceptuje w odniesieniu do 7 dodanie kolejnego ustępu o następującej treści: "Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych?" Zamawiający przychyla się do wniosku i w 7 dodaje ust. 5 o treści: "5. Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych." Pytanie 16 Czy Zamawiający w przypadku akceptacji bezgotówkowego rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych, w przypadku wyboru oferty Wykonawcy zaakceptuje usunięcie z pozycji załączniki do umowy pkt. 3 Druk AR? W przypadku akceptacji bezgotówkowego rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych, Zamawiający usunie z umowy zapis mówiący o załączniku nr 3 druku AR. Pytanie 17 Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do projektu umowy dodanie zapisu następującej treści: W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flotowych Wykonawcy z dnia r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flotowych z dnia r? Zamawiający rozważy możliwość zaakceptowania Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flotowych Wykonawcy w części niesprzecznej z umową po rozstrzygnięciu przetargu, w sytuacji gdy określony Wykonawca taki regulamin przedłoży. Zamawiający nie widzi jednak możliwości, aby w chwili obecnej w projekcie do umowy dodawać wnioskowany w pytaniu nr 17 zapis, gdyż Ogólne Warunki Sprzedaży i Używania Kart Flotowych Wykonawcy z dnia r. dotyczą konkretnego Wykonawcy, a nie odnoszą się do wszystkich potencjalnych Oferentów. Pytanie 18 Czy Zamawiający zaakceptuje zmianę zapisu w 6 ust. 1 Umowy i zastąpienie obecnych zapisów na zapisy: Za przedmiot umowy Zamawiający zapłaci przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury?. Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. E-faktura umieszczana jest na specjalnie przeznaczonym Portalu maksymalnie w następnym dniu roboczym po wystawieniu w systemie rozliczeniowo - księgowym Wykonawcy. Ze względu szybkość jaką zapewnia komunikacja elektroniczna terminy wystawienia i otrzymania faktury praktycznie pokrywają się. Strony ustalają zapłatę za realizację zamówienia na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego? Jednym z kryteriów wyboru oferty jest termin płatności. W związku z powyższym Zamawiający nie widzi możliwości wprowadzenia zapisu o 14 dniowym terminie płatności. Zamawiający nie widzi natomiast przeciwwskazań aby zamiast papierowej faktury Wykonawca wystawiał fakturę w formie elektronicznej, tzw. e-faktura, z zastrzeżeniem jednakże, że będzie do niej dołączone zbiorcze zestawienie tankowań, a w przypadku dokumentów AR ich scan (przy czym w każdej

7 chwili przez okres trwania umowy oryginały druków AR będą przechowywane przez Wykonawcę i będą dostępne Zamawiającemu). Pytanie 19 W odniesieniu do zapisów SIWZ oraz istotnych postanowień umowy, informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowanie paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej, - przy czym nie koniecznie może to być stacja całodobowa (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej) Zamawiający jest skłonny zaakceptować sytuację tankowania na wszystkich stacjach paliw Wykonawcy, o ile nie będzie to wiązało się z ponoszeniem dodatkowych kosztów. Z poważaniem Krzysztof Gnatowski Prezes Zarządu PKS w Gnieźnie sp. z o.o.