Kraków, dnia 5 marca 2014r. Do wszystkich potencjalnych Wykonawców

Transkrypt

1 Nr sprawy CRZP/UJ/17/2014 Kraków, dnia 5 marca 2014r. Do wszystkich potencjalnych Wykonawców dot. postępowania przetargowego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na zakup paliw silnikowych, tj. benzyn bezołowiowych i oleju napędowego oraz płynów do spryskiwaczy (letnich i zimowych) do pojazdów służbowych użytkowanych przez Uniwersytet Jagielloński w Krakowie, przy użyciu elektronicznych kart paliwowych, w sieci stacji paliwowych na terenie całego kraju, ze szczególnym uwzględnieniem województwa małopolskiego Wyjaśnienia treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, odpowiedzi na zadane zapytania wraz z informacja o przedłużeniu terminu składania i otwarcia ofert Szanowni Państwo, W odpowiedzi na poniżej cytowane, pisemne zapytanie jednego z potencjalnych Wykonawców skierowane dnia 27 lutego 2014r. dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, a ściślej załączonego wzoru umowy, uprzejmie wyjaśniamy co następuje: Pytanie 1: Czy Zamawiający zaakceptuje dodanie w odniesieniu do 1 ust. 5.4 po zdaniu pierwszym nowego zdania o następującej treści: "Rozliczenie zakupów dokonanych przez Zamawiającego odbywać się będzie w okresach rozliczeniowych trwających: od pierwszego do 15-stego dnia miesiąca kalendarzowego i od 16-stego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Wykonawca będzie wystawiał dla Zamawiającego faktury za zakupy dokonane w danym okresie rozliczeniowym po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego?" Odpowiedź 1: Zamawiający akceptuje powyższą propozycję zmian treści załączonego do SIWZ wzoru umowy, zatem w 1 ust. 5.4 wprowadza się zdanie 2 o powyższej treści. Pytanie 2: Czy Zamawiający zaakceptuje zmianę w odniesieniu do 5 ust. 1.2 zapisu w następujący sposób: "cenę równą cenie jednostkowej brutto za sztukę płynu do spryskiwaczy zimowego i letniego obowiązującą na stacji benzynowej w dniu zakupu oraz elektronicznych kart paliwowych w wysokości zł/za sztukę, zgodnie z ofertą Wykonawcy?" Odpowiedź 2: Zamawiający akceptuje propozycję Wykonawcy, co w konsekwencji prowadzi do następujących zmian w treści SIWZ i wzoru umowy: 1 S t r o n a

2 Punkt 3)1.1 lit. c) SIWZ uzyskuje brzmienie: c) płynów do spryskiwaczy letnich i zimowych w łącznej ilości 600 sztuk (poj. 5 litrów) w czasie trwania umowy. Stosownie zmianie ulega również 1 ust. 1.3 wzoru umowy. Punkt 12)1.6 SIWZ uzyskuje brzmienie: 1.6 kosztu płynu/ów do spryskiwaczy [cena jednostkowa brutto za sztukę płynu letniego i zimowego (poj. 5 litrów) obowiązująca w dniu 27 lutego 2014 r. oraz sumaryczna brutto z uwzględnieniem szacunkowej ilości sztuk płynów podanej w niniejszej SIWZ]. Paragraf 5 ust. 1.2 uzyskuje brzmienie: 1.2 cenę równą cenie brutto za sztukę płynu do spryskiwaczy letniego (poj. 5 litrów) i zimowego (poj. 5 litrów) obowiązującą w dniu dokonania zakupu oraz ceny elektronicznych kart paliwowych w wysokości... zł. netto/za sztukę, zgodnie z wymaganiami SIWZ i ofertą Wykonawcy. Tabela kalkulacyjna zawarta w Załączniku nr 2 do formularza oferty ulega zmianie w poniższy sposób: Lp. 2 S t r o n a Przedmiot zamówienia 1. 1 litr benzyny bezołowiowej litr benzyny bezołowiowej litr oleju napędowego Lp. Przedmiot zamówienia Cena jednostkowa netto w punktach sprzedaży Wykonawcy obowiązująca w dniu 27 lutego 2014 r. Maksymalna ilość w litrach w czasie trwania umowy Łączna wartość netto VAT w % Łączna wartość brutto a b c = a x b d e = c + cxd Cena jednostkowa brutto za sztukę (poj. 5 litrów) obowiązująca w dniu 27 lutego 2014 r Maksymalna ilość sztuk płynów w czasie obowiązywania umowy VAT w % Razem: Łączna wartość brutto a b c d = a x b

3 4. Płyn do 300 spryskiwaczy LETNI 5. Płyn do spryskiwaczy ZIMOWY 300 Razem: Cena sumaryczna brutto za realizację całości przedmiotu zamówienia (tj. łącznie za paliwa silnikowe i płyny do spryskiwaczy): Karty paliwowe Cena jednostkowa netto 6. Wydanie karty paliwowej Pytanie 3: Czy Zamawiający zaakceptuje dodanie w odniesieniu do 9 ust. 2 następującego zdania: "Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych Zamawiający wystawi na rzecz Wykonawcy notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnej kary umownej?" Odpowiedź 3: Zamawiający nie wyraża zgody na sugerowaną zmianę i utrzymuje w mocy dotychczasowe uregulowania w tym zakresie. Pytanie 4: Czy Zamawiający zaakceptuje dodanie do umowy zapisu: W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flotowych Wykonawcy z dnia r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flotowych z dnia r? Odpowiedź 4: Przychylając się do propozycji Wykonawcy, Zamawiający zmienia treść 15 ust. 1 wzoru umowy, który uzyskuje brzmienie: 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają w szczególności zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r., Nr 121 z późn. zm.) a także przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flotowych Wykonawcy z dnia..., stanowiące Załącznik nr..., o ile nie pozostają one w sprzeczności z treścią SIWZ i uregulowaniami prawnymi wynikającymi z niniejszej umowy. Pod wzorem umowy dodaje się Załącznik nr 4: 4. Załącznik Nr 4 Ogólne Warunki Sprzedaży i Używania Kart Flotowych Wykonawcy z dnia S t r o n a

4 Pytanie 5: Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do par. 8 pkt. 1.3 proszę zmianę następująco słów: "w skutek okoliczności niezależnych od Zamawiającego" na: "wskutek okoliczności za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca". Kara umowna nie może być uzależniona od przyczyn za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności. Odpowiedź 5: Zamawiający nie wyraża zgody na sugerowaną zmianę i utrzymuje w mocy dotychczasowe uregulowania w tym zakresie. Pytanie 6: Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do par Par. 9 pkt 1.1. kara umowna za każdy przypadek braku/utrudnienia możliwości tankowania i zastąpienie jej zapisami o procedurze reklamacyjnej obowiązującej u Wykonawcy? W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres:..@..., która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Wykonawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 15 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Wykonawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej Odpowiedź 6: Zamawiający utrzymuje w mocy postanowienia 9 ust. 1.1 z niewielką zmianą oraz, przychylając się do sugestii Wykonawcy wprowadza do niniejszego paragrafu ust. 4 w poniższym brzmieniu: Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia kar umownych za niezgodne z niniejszą umową lub nienależyte wykonanie zobowiązań z umowy wynikających: 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku: 1.1 każdego niewykonania lub nienależytego wykonania umowy w wysokości 10% wartości brutto za poszczególne zamówienie (tj. w razie naruszenia którejkolwiek z zasad realizacji przedmiotu umowy, opisanych w 1 ust. 5 powyżej). Przez wartość brutto za poszczególne zamówienie rozumieć należy wynagrodzenie brutto przysługujące Wykonawcy za częściowe wykonanie zamówienia (tj. poszczególne zamówienie), ustalone wedle postanowień w 5 niniejszej umowy). 4 S t r o n a

5 5 S t r o n a 4. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres:..@..., która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Wykonawca ma 14 dniowy termin na jej rozpatrzenie i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku, gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania ich od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 15 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Wykonawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia przez Zamawiającego swych praw na drodze sądowej. Pytanie 7: Czy istnieje możliwość zaakceptowania taryfikatora opłat za karty oraz terminu dostarczenia kart - 10 zł. netto za karty nowe wydane po podpisaniu umowy oraz kolejne karty wydawane na nowe numery rejestracyjne lub nowego użytkownika zamawiane w okresie obowiązywania umowy oraz wznowione (wydane po upływie terminu ważności) - 10 zł. netto za karty zamienne (wydawane w miejsce utraconych, zmiana dotychczasowych danych). Wykonawca przesyła karty w ciągu 15 dni roboczych licząc od dnia złożenia zamówienia na karty. Następnego dnia Wykonawca listem poleconym wysyła piny. Mając na uwadze zobowiązania wobec innych firm działających w systemie flotowym oraz odległość naszych firm, Wykonawca chciałby posiadać pewność terminowego dostarczenia kart. Wykonawca dołoży również wszelkich starań, aby karty dostarczone były w najkrótszym czasie. Aby uniknąć sytuacji braku możliwości zatankowania pojazdu, Wykonawca proponuje wydanie karty na okaziciela, tzw. uniwersalnej. Dostosowanej do potrzeb wszystkich użytkowanych pojazdów i wydawanej przez menadżera floty tylko osobie oczekującej na docelową kartę. Odpowiedź 7: Zamawiający wyraża zgodę na zmianę terminu wydania kart oraz na podanie ceny netto za wydanie karty zamiast wymaganej ceny brutto, niemniej jednak nie może na obecnym etapie postępowania zaakceptować taryfikatora opłat, gdyż czynność ta mogłaby zostać poczytana za negocjacje cen, co w świetle PZP w toku prowadzonej procedury jest niedopuszczalne. Wysokość oferowanych cen pozostawia się zatem Wykonawcy. W związku z powyższą zgodą, zmianie ulegają poniższe zapisy SIWZ: Punkt 12)1.5 SIWZ uzyskuje brzmienie:

6 1.5 ceny netto wystawienia elektronicznej karty paliwowej. Paragraf 1 ust. 5.2 lit. e) wzoru umowy uzyskuje brzmienie: e) są wystawiane Zamawiającemu odpłatnie w terminie 15 dni roboczych, licząc od dnia złożenia zapotrzebowania na karty w czasie trwania umowy opłata wynosić będzie.. zł netto/za sztukę. W razie utraty którejkolwiek z kart Zamawiający niezwłocznie powiadomi (pisemnie bądź telefonicznie) Wykonawcę o fakcie utraty a Wykonawca umożliwi Zamawiającemu za pośrednictwem platformy internetowej dokonanie jej natychmiastowej blokady. Od momentu zgłoszenia utraty karty, Wykonawca nie może sprzedawać paliwa na jej podstawie. Powyższa zmiana dotyczy również pkt 3)1.3 lit. f) SIWZ w odpowiednim zakresie. Stosownie do powyższych zmian wykreśla się 6 ust. 2 wzoru umowy. Paragraf 5 ust. 1.2 stosownie zmieniono powyżej. Pytanie 8: W odniesieniu do zapisów SIWZ oraz projektu umowy, informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowanie paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej, - przy czym nie koniecznie może to być stacja całodobowa (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)? Odpowiedź 8: Skoro Wykonawca zapewnia możliwość tankowania we wszystkich swoich stacjach paliwowych a ewentualna modernizacja lub wyłączenie stacji wiązać się będzie z koniecznością dostosowania standardów do wymogów obowiązujących w UE, Zamawiający nie widzi przeszkód w zaakceptowaniu takiej sytuacji w toku realizacji umowy. Pytanie 9: Czy Zamawiający zaakceptuje zmianę terminu składania ofert na ? Odpowiedź 9: Z uwagi na wprowadzane w treści SIWZ i wzoru umowy zmiany, termin składania ofert ulega przedłużeniu zgodnie z informacją poniżej. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż powyższe odpowiedzi na zadane zapytania stanowią integralną część SIWZ, a przy tym z uwagi na ich zakres i charakter oraz termin wprowadzenia wpływają na konieczność przedłużenia terminu składania ofert. Zatem, termin składania i otwarcia 6 S t r o n a

7 ofert zostaje przedłużony do dnia 10 marca 2014r. Godziny składania i otwarcia ofert pozostają bez zmian. Z poważaniem Monika Poniewierska 7 S t r o n a