Odpowiedzi na zapytania do treści SIWZ i modyfikacja treści SIWZ

Transkrypt

1 ZARZĄD WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO Poznań, dnia 31 października 2013 r. Znak sprawy: DA-IV Wykonawcy biorący udział w postępowaniu/strona UMWW dotyczy: przetargu nieograniczonego pn.: Zakup paliw do samochodów służbowych w systemie sprzedaży bezgotówkowej dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu. Odpowiedzi na zapytania do treści SIWZ i modyfikacja treści SIWZ W odpowiedzi na zapytania Wykonawców o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, Zamawiający na podstawie art. 38 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), przedstawia treść zapytań wraz z wyjaśnieniami oraz modyfikację treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Pytanie nr 1: Czy Zamawiający przewiduje modyfikację w zakresie terminu płatności? Pragnę wyjaśnić, ze względu na brak możliwości weryfikacji daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego, w systemie rozliczeniowo - księgowym Wykonawcy, termin płatności od daty "otrzymania faktury" nie jest stosowany. Proponuję zatem zapis: "Zapłata na rzecz Wykonawcy będzie następować przelewem na konto wskazane na fakturze w ciągu 21 dni od daty wystawienia odpowiedniej faktury VAT". Czy Zamawiający wyraża zgodę? Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację i podtrzymuje dotychczasowe zapisy SIWZ. Pytanie nr 2: Wykonawca prosi o odstąpienie od zapisów dotyczących naliczania kary umownej za nieterminowe dostarczenie kart (wzór umowy 4 ust. 2). Pragnę zapewnić, że Wykonawca dokłada wszelkich starań, aby zamówienia na karty były realizowane w jak najkrótszym czasie. Wykonawca jednak nie doręcza przesyłek osobiście - korzysta z usług publicznego operatora pocztowego, na którego terminowość nie ma wpływu.

2 Zamawiający dokonuje modyfikacji treści SIWZ 4 ust. 2 otrzymuje brzmienie: Karty paliwowe, umożliwiające bezgotówkowy zakup paliw na wskazanych w Załączniku nr 2 stacjach paliw, zostaną wydane Zamawiającemu w dniu podpisania umowy albo niezwłocznie po jej podpisaniu jednak nie później niż 14 (czternastego) dnia kalendarzowego od dnia doręczenia wybranemu Wykonawcy prawidłowo wypełnionego - według wzoru Wykonawcy - wniosku Zamawiającego o przygotowanie i wydanie płatniczych kart paliwowych, pod rygorem zapłaty przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego kary umownej za nienależyte wykonanie zobowiązania w wysokości 0,1 % wartości brutto przedmiotu umowy określonej w 6 ust. 2 za każdy dzień opóźnienia. Pytanie nr 3: Czy Zamawiający uzna za spełniony warunek, jeżeli faktura zawierająca zestawienie transakcji będzie uzupełniona dodatkowo załącznikiem elektronicznym a obydwa te dokumenty będą w sumie zawierały oczekiwane przez Zamawiającego dane? Faktura zawiera szczegółowe zestawienie transakcji m.in.: numer karty, numer rejestracyjny samochodu, rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, miejsce dokonania transakcji, stan licznika, cenę jednostkową brutto, cenę jednostkową brutto po upuście, wartość netto i brutto oraz stawkę i kwotę VAT. Ponadto, Wykonawca do faktury zbiorczej będzie przesyłał Zamawiającemu elektroniczne zestawienie transakcji uzupełniające fakturę o datę i godzinę transakcji. Wykonawca przekaże bezpłatnie również dostęp do indywidualnie dedykowanego serwisu internetowego, na którym Zamawiający będzie mógł na bieżąco śledzić dokonane transakcje, jak również blokować karty bądź zamawiać nowe. Odpowiedź Zamawiający potwierdza, że w ww. przypadku uzna warunek za spełniony. Pytanie nr 4: Zamawiający dopuszcza możliwość doprecyzowania zapisu wzoru umowy 9 ust. 3, tak aby zapis posiadał brzmienie? "Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną ustaloną ryczałtowo na kwotę 100,00 zł (słownie: sto złotych 00/100) na podstawie odrębnej noty księgowej, za każdorazową, wynikającą z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, niemożność zakupu paliwa wskazanego w umowie na stacjach paliw Wykonawcy wyszczególnionych w załączniku do umowy. Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie tj. wskaże okoliczności niemożności zatankowania, potwierdzone podpisem pracownika stacji paliw, na której nie doszło do prawidłowej realizacji umowy... ", Pytanie nr 5: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia do umowy zapisów, które by zastrzegały kary umowne, ale w ten sposób aby równo traktować strony umowy? Zapis miałby brzmienie: W przypadku zaniechania przez Zamawiającego wykonywania obowiązków umownych, odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn

3 leżących po stronie Zamawiającego, Zmawiający zapłaci Wykonawcy tytułem kary umownej kwotę stanowiącą 10 % wartości brutto przedmiotu umowy, określonej w 6 ust. 2. Pytanie nr 6 : Czy Zamawiający dopuszcza możliwość doprecyzowania zapisu 2 ust. 1 pkt 3 poprzez dodanie, iż każdorazowe dokumentowanie tankowań będzie odbywać się za pomocą dowodów wydania paliwa? W oferowanym systemie bezgotówkowego tankowania każda transakcja bezgotówkowa jest rejestrowana w systemie z podaniem numeru transakcji bezgotówkowej, daty, miejsca, wartości i ilości zakupionych produktów lub usług. Dokonanie przez użytkownika kart paliwowych transakcji bezgotówkowej potwierdzane jest wydrukiem z terminalu albo pokwitowaniem. Użytkownik kart paliwowych, sprawdza prawidłowość danych w nich zawartych i otrzymuje jego egzemplarz. Zamawiający nie narzuca metody ewidencjowania, a jedynie określa minimalne wymogi co do sposobu sprzedaży bezgotówkowej. Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe zapisy SIWZ. Pytanie nr 7 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania terminu płatności 14 dni od daty wystawienia faktury ( 2 ust. 1 pkt 4), 7 ust.3)? W oferowanym systemie rozliczania transakcji bezgotówkowych termin płatności od daty dostarczenia faktury nie funkcjonuje z uwagi na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego i związanej z tym windykacji należności w przypadku występujących przeterminowań. W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej Odpowiedź jak na pytanie nr 1. Pytanie nr 8 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wydawania kart paliwowych w terminie do 15 dni roboczych od daty wpływu prawidłowo wypełnionego wniosku do Wykonawcy ( 4 ust. 2, ust. 5 i ust. 6)? Wnioski mogą być składane w formie pisemnej lub za pośrednictwem spersonalizowanej witryny internetowej, do której dostęp Wykonawca przekaże w ramach wynagrodzenia?

4 Pytanie nr 9 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania opłaty w wysokości 10 zł netto za duplikat karty, wydawany na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych lub uszkodzonej z winy użytkownika ( 4 ust. 5)? Pytanie nr 10 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania daty zapłaty rozumianej jako wpływ należności na rachunek bankowy Wykonawcy ( 7 ust. 4)? Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację i podtrzymuje dotychczasowe zapisy SIWZ. Pytanie nr 11 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od wymogu wskazywania w załączniku do faktury stanu licznika pojazdu przy tankowaniu i adresu stacji paliw ( 7 ust. 5 pkt 3) i 6))? Wykonawca informuje, że załącznik do faktury stanowiący jej integralną część zawiera wykaz wszystkich zakupów z danego okresu rozliczeniowego dokonywanych na poszczególne karty paliwowe, t. j.: numery kart, numery rejestracyjne pojazdów, ilość i ceny jednostkowe brutto zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług, wartość (netto, brutto, VAT) paliw (towarów i usług), pozycję faktury. Dla danej pozycji faktury wskazana jest wartość brutto przed opustem, wielkość opustu, wartość (brutto, VAT, netto) po opuście. Oprócz wymienionych danych załącznik do faktury zawiera miejscowość i numer stacji paliw, a nie adres stacji paliw. Stan licznika pojazdu podczas tankowania jest natomiast wskazywany na bilingu elektronicznym dostępnym za pośrednictwem spersonalizowanej witryny internetowej lub wysyłanym na wskazany przez Zamawiającego adres . Odpowiedź jak na pytanie nr 3. Zamawiający dokonuje modyfikacji treści SIWZ 7 ust. 5 pkt. 6 otrzymuje brzmienie: adres stacji paliw lub numer stacji paliw, na której dokonano transakcji. Pytanie nr 12 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość doprecyzowania zapisu 8 ust. 1 w zakresie oznaczenia przepisów prawa w następujący sposób: "(Dz. U. z 2013r., Poz. 1058)"? W dniu r. w życie wszedł tekst jednolity rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie wymagań jakościowych paliw ciekłych. Zamawiający dokonuje modyfikacji treści SIWZ 8 ust. 1 otrzymuje brzmienie: Wykonawca gwarantuje odpowiednią jakość sprzedawanego paliwa, zgodną z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia

5 9 grudnia 2008 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2013 r., poz Pytanie nr 13 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia wymiaru kary umownej, o której mowa w 9 ust. 2 do 5% wartości brutto przedmiotu umowy? Pytanie nr 14 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wyłączenia spod obowiązku zapłaty kary umownej przypadków niemożności zakupu paliwa z powodu siły wyższej, remontu na stacji paliw, awarii prądu etc. ( 9 ust. 3)? Pytanie nr 15 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania Regulaminu Wykonawcy dotyczącego warunków wydania i używania kart paliwowych w zakresie niesprzecznym z postanowieniami SIWZ, w formie załącznika stanowiącego integralną część umowy? Wykonawca proponuje uzupełnienie 12 o zapis o treści: "oraz Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flotowych Wykonawcy z dnia r." Zamawiający nie wyraża zgody na takie rozwiązanie. Powyższe informacje należy uwzględnić przy przygotowaniu oferty. Termin składania i otwarcia ofert nie ulega zmianie. Sekretarz Województwa Wielkopolskiego Adam Habryło