WYJAŚNIENIA TREŚCI SIWZ (1) ORAZ MODYFIKACJA TREŚCI SIWZ

Transkrypt

1 CENTRALA Departament Zakupów i Administracji ul. Szczęśliwicka Warszawa Tel.: +48 (22) Fax: +48 (22) kpda@pkp.pl Nr postępowania: KPDA/ Osoba prowadząca: Aleksandra Ściborowska Warszawa, Wszyscy Wykonawcy WYJAŚNIENIA TREŚCI SIWZ (1) ORAZ MODYFIKACJA TREŚCI SIWZ dotyczy: przetargu nieograniczonego pn. Świadczenie usług bezgotówkowego zakupu produktów paliwowych, produktów pozapaliwowych oraz innych usług za pomocą kart flotowych" W związku z prowadzonym postępowaniem informuję, iż wpłynęły pytania do treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Jednocześnie, zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), zwanej dalej Ustawą, przedstawiam odpowiedzi na pytania: Pytanie 1: Czy istnieje możliwość zmiany w umowie w 3 ust. 4 i 5 poprzez dodanie na końcu ustępów sformułowania: pod warunkiem uwzględnienia przez Wykonawcę reklamacji uprzednio złożonej przez Zamawiającego? W przypadku nie wyrażenia zgody na powyższą propozycję zapisu Wykonawca zwraca się z pytaniem o możliwość zaakceptowanie procedury reklamacyjnej Wykonawcy i zastąpienia zapisów w umowie w 3 ust. 4 i 5 w sposób następujący: Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub Operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego Wykonawca naprawi szkodę do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej.

2 Pytanie 2: Czy istnieje możliwość dodania zapisu do umowy 5 ust. 4 o następującej treści: Niezależnie od sposobu rozliczenia, Zamawiający wystawi na rzecz Wykonawcy notę księgową (obciążeniową) tytułem zwrotu kosztów, o których mowa w niniejszym ustępie, pod warunkiem uwzględnienia przez Wykonawcę reklamacji uprzednio złożonej przez Zamawiającego.? Pytanie 3: Czy istnieje możliwość dodania zapisu do umowy 5 ust. 5 o następującej treści: Zwrot kosztów, o których mowa w niniejszym ustępie, nastąpi na podstawie noty księgowej (obciążeniowej) wystawionej przez Zamawiającego na kwotę ww. kosztów, pod warunkiem uwzględnienia przez Wykonawcę reklamacji uprzednio złożonej przez Zamawiającego.? Pytanie 4: Czy istnieje możliwość usunięcia w umowie w 6 ust. 4 słowa (paragon) lub zastąpienia słowami (dowód wydania) oraz wykreślenia: cena jednostkowa produktów/usług, gdyż dowód wydania istniejący u Wykonawcy zawiera wartość zakupu? Zamawiający informuje, że modyfikuje zapis 6 ust. 4 projektu umowy, stanowiącego 4. Osoba dokonująca zakupu produktów i usług na stacji Wykonawcy otrzyma dokument, który będzie zawierał co najmniej następujące dane: miejscowość i numer stacji paliw, na której dokonano transakcji, numer identyfikacyjny karty flotowej, dzień i godzina zakupu, rodzaj i ilość zakupionych produktów/usług, wartość produktów/usług. Pytanie 5: Czy istnieje możliwość doprecyzowania zapisów w umowie 6 ust. 5 poprzez dodanie sformułowania:, po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego.? Zamawiający informuje, że modyfikuje zapis 6 ust. 5 projektu umowy, stanowiącego 5. Strony zgodnie przyjmują, że zbiorcze faktury będą wystawiane przez Wykonawcę w następujących okresach rozliczeniowych: dwa razy w miesiącu, tj. za okres od 1 dnia danego miesiąca do 15 dnia tego miesiąca oraz od 16 dnia do ostatniego dnia tego samego miesiąca, po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego. Pytanie 6: Czy istnieje możliwość zastąpienia w umowie w 6 ust. 6 słowa adres słowami: miejscowość i numer, gdyż raport Wykonawcy nie zawiera wymaganych przez Zamawiającego danych? Zamawiający informuje, że modyfikuje zapis 6 ust. 6 projektu umowy, stanowiącego 6. Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktur VAT dla Odbiorców za zakupione i przekazane produkty i usługi. Faktura VAT będzie przekazana wraz z załącznikiem w postaci raportu transakcji i będzie dostarczana Odbiorcom najpóźniej do siódmego dnia po

3 zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego. Raport transakcji (w pliku Excel) musi zawierać co najmniej następujące dane: numer rejestracyjny samochodu lub ewidencyjny urządzenia, miejscowość i numer stacji paliw, na której dokonano transakcji, numer identyfikacyjny karty flotowej, dzień i godzina zakupu, rodzaj i ilość zakupionych produktów/usług, cena jednostkowa produktów/usług, wartość netto i brutto produktów/usług po uwzględnieniu opustów, o których mowa w ust. 2. Raporty z transakcji Odbiorców będą każdorazowo po końcu okresu rozliczeniowego przesyłane do osób wskazanych w 9 ust 3. Pytanie 7: Czy istnieje możliwość zmiany w umowie w 6 ust. 7 za termin dokonania płatności uważa się datę wpływu należności z tytułu dokonanej sprzedaży produktów i usług na rzecz Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy.? Pytanie 8: Czy istnieje możliwość zmiany w umowie w 6 ust. 11 terminu płatności tak, aby wynosił 28 dni i liczony był od daty sprzedaży lub od daty wystawienia faktury, a nie od daty doręczenia faktury do siedziby Zamawiającego. Niestety, nie możemy spełnić wymagań Zamawiającego, ponieważ w systemie rozliczeniowo-księgowym Wykonawcy termin od dostarczenia, z przyczyn braku możliwości windykacji należności, nie istnieje. W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość przekazywania Zamawiającemu faktury VAT (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. E-faktura posiada taką samą wartość prawną jak faktura w formie papierowej, zawiera dokładnie takie same dane, zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej i oczywiście skraca czas oczekiwania. Zamawiający informuje, że modyfikuje zapis 6 ust. 11 projektu umowy, stanowiącego 11. Zapłata Wynagrodzenia nastąpi przelewem bankowym na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia jej wystawienia. Pytanie 9: Obecnie obowiązującym aktem prawnym dot. wymagań jakościowych dla paliw ciekłych jest Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 1058), czy istnieje zatem możliwość zmiany słów w nawiasie w umowie w 5 ust. 3? Zamawiający informuje, że modyfikuje zapis 5 ust. 3 projektu umowy, stanowiącego 3. Oferowane przez Wykonawcę produkty paliwowe, o których mowa w 1 ust. 2 pkt 1), będą spełniały wymagania określone w Ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (Dz.U nr 169 poz z poźn. zm.) oraz w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 19 września 2013 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz.U poz z późn. zm.). Ponadto wszystkie produkty paliwowe, o których mowa w 2 ust. 2 pkt 1), będą odrębnie spełniały wymagania właściwej normy przedmiotowej jak poniżej: a) benzyna bezołowiowa - norma PN-EN 228 Paliwa do pojazdów samochodowych. Benzyna bezołowiowa. Wymagania i metody badań,

4 b) olej napędowy norma PN-EN 590 Paliwa do pojazdów samochodowych. Oleje napędowe. Wymagania i metody badań, c) gaz LPG - norma PN-EN 589 Paliwa do pojazdów samochodowych. LPG. Wymagania i metody badań. Pytanie 10: Czy istnieje możliwość zmiany zapisów w umowie w 6 ust. 10 poprzez wykreślenie ostatniego zdania, gdyż w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego jakichkolwiek niezgodności pomiędzy danymi zawartymi w zestawieniu operacji a stanem faktycznym Wykonawca wystawia fakturę korektę? Zdaniem Wykonawcy sytuacja, w której samo zgłoszenie reklamacji automatycznie wstrzymuje konieczność zapłaty może doprowadzić do nadużyć celowych. Zamawiający informuje, że modyfikuje zapis 6 ust. 10 projektu umowy, który otrzymuje brzmienie: 10. Wszelkie reklamacje, w tym dotyczące niezgodności w raporcie transakcji sprzedaży, Odbiorca będzie składał w terminie do 14 dni od daty otrzymania tego raportu. Wykonawca rozpatruje reklamację w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty złożenia reklamacji. Pytanie 11: W związku z faktem iż umieszczone w umowie kary w 7 zdaniem Wykonawcy nie są współmierne do winy i nie zawierają wyłączenia z powodu siły wyższej zwracam się z pytaniem o możliwość usunięcia: - ust.1 ppkt 3 Zamawiający wymaga udostępnienia systemu informatycznego w ciągu 48 godzin liczonych od chwili powiadomienia. Natomiast Wykonawca udostępnia system w godzinach pracy biura informatycznego w ciągu 8 godzin 5 razy w tygodniu poza weekendami. Nie jest wstanie spełnić wymogu jeśli powiadomienie otrzyma w piątek po południu lub przed dniami ustawowo wolnymi np. święta. Pragnę nadmienić, iż pilne sprawy typu blokowanie zagubionych kart lub odblokowanie, zamawianie kart, autoryzacje itp. są załatwiane przez infolinię całodobowo. - ust. 1 ppkt 4 Zamawiający przewidział karę za każdą rozpoczętą godzinę przerwy w dostępie do systemu informatycznego. Pragnę poinformować, iż Wykonawca przeprowadza serwisy czy też prace systemowe i z odpowiednim uprzedzeniem informacyjnym wyłącza system lub ogranicza dostęp. Pozostawia jednak możliwość załatwienia pilnych spraw poprzez kontakt z całodobową infolinią. Zamawiający informuje, że kara określona w 7 ust. 1 pkt 3 umowy dotyczy wyłącznie systemu informatycznego określonego w 4 ust. 9 (dot. systemu informatycznego ewidencjonującego transakcje sprzedaży). Ponadto, Zamawiający modyfikuje zapis 7 ust. 1 projektu umowy, który otrzymuje brzmienie: 1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary sankcyjne w wysokości: 1) 10 % łącznej wartości umowy netto, o której mowa w 6 ust. 1, za odstąpienie od umowy lub wypowiedzenie umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, 2) 10,00 zł - za nieterminowe dostarczenie kart paliwowych w przypadkach, o których mowa w 4 ust. 4, 6, 7 pkt 2) i 8, za każdy dzień za każdą sztukę karty, 3) 1000,00 zł za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w dostępie do systemu informatycznego, o którym mowa w 4 ust. 9, liczony po upływie 48 godzin od chwili powiadomienia Wykonawcy o zdarzeniu polegającym na braku dostępu, 4) 100,00 zł za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w wykonaniu obowiązku, o którym mowa w 5 ust. 5.,

5 5) 1000,00 zł za każdy dzień opóźnienia w przekazaniu Zamawiającemu polisy ubezpieczeniowej Wykonawcy, zgodnie z 10 ust. 3. Pytanie 12: Czy istnieje możliwość w umowie w 10 ust 3 wydłużenia terminu na dostarczenie polisy ubezpieczeniowej z 14 dni przed jej wygaśnięciem na 14 dni po jej ustanowieniu, gdyż Wykonawca w tym okresie nie posiada dokumentu. Procedury na tym etapie przewidują projekt polisy. Wykonawca nie posiada technicznej możliwości spełnić tegoż wymogu w tak krótkim czasie. Proszę więc o usunięcie kary zawartej w 7 ust. 1 ppkt 6. Zamawiający informuje, że modyfikuje 10 ust. 3 projektu umowy, stanowiącego 3. W każdym przypadku, gdy okres obowiązywania polisy ubezpieczenia będzie krótszy aniżeli czas trwania niniejszej umowy, Wykonawca, nie później niż w dniu wygaśnięcia dotychczasowej polisy, będzie zobowiązany do złożenia Zamawiającemu potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii nowej polisy lub innego dowodu ubezpieczenia odpowiadającego co najmniej wymogom określonym w ust. 1 powyżej, obejmującego co najmniej czas do końca okresu obowiązywania umowy. Pytanie 13: Pytanie odnośnie kilku miejscowości, w których mają znajdować się stacje paliw wskazane w załączniku nr 1 do SIWZ: miejscowość Krzyż (lp. 47) - w którym województwie się znajduje, Laskowice (lp. 49) - o miejscowość, z którego województwa chodzi Małkinia (lp. 58) - chodzi o Małkinię Górną czy Dolną? Zamawiający informuje, że miejscowości, w których znajdować się mają stacje paliw to: miejscowość Krzyż (lp. 47) - woj. pomorskie, Laskowice (lp. 49) - woj. kujawsko-pomorskie Małkinia (lp. 58) - woj. mazowieckie, Małkinia Górna. Ponadto, Zamawiający informuje, że modyfikuje treść 4 ust. 10 projektu umowy, który otrzymuje brzmienie: Wykonawca w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy udostępni Zamawiającemu, za pośrednictwem sieci internetowej lub telefonicznej, stały i nie przerwany dostęp (7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę) do usługi odbierania zgłoszeń kradzieży, zaginięcia, uszkodzenia lub zniszczenia karty. W przypadku naruszenia tego zobowiązania, w szczególności w razie przerwy w dostępie do usługi odbierania zgłoszeń, skutki z tego tytułu spoczywać będą na Wykonawcy i ani Zamawiający ani Odbiorca nie ponosi odpowiedzialności za szkody związane z kradzieżą, zaginięciem, uszkodzeniem lub zniszczeniem karty.