PROTOKÓŁ WYBORU WYKONAWCY WEDŁUG ZASADY KONKURENCYJNOŚCI W RAMACH ZAPYTANIA OFERTOWEGO DOTYCZĄCEGO:

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ WYBORU WYKONAWCY WEDŁUG ZASADY KONKURENCYJNOŚCI W RAMACH ZAPYTANIA OFERTOWEGO DOTYCZĄCEGO: Organizacji spotkania branżowego spółdzielni socjalnych we Wrocławiu w dn października 2015 r. w ramach projektu "System wzmacniania potencjału i kompetencji sektora spółdzielczości socjalnej oraz stworzenie sieci współpracy z instytucjami rynku pracy oraz pomocy i integracji społecznej". Podmiot prowadzący postępowanie: Ogólnopolski Związek Rewizyjny Spółdzielni Socjalnych Nr postępowania: 13/SS/ Opis przedmiotu zamówienia: III. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: usługa hotelarsko-restauracyjnej w związku z organizacją spotkania branżowego ze szczegółowym opisem wskazanym w opisie zakresu zamówienia. CPV: Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Hotelarskie usługi noclegowe Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Zakres zamówienia obejmuje: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkania branżowego w m. Wrocław w dn października 2015 r. 2. Usługodawca zapewni w ramach usługi: a) miejsce na spotkanie (sala do 50 osób), b) nocleg dla 48 os. w obiekcie hotelarskim, noclegowym c) wyżywienie i przerwy kawowe dla 56 os. uczestniczących w spotkaniu branżowym. Koszty dot. ww. składowych usługi powinny być wliczone w koszty organizacji spotkania branżowego. 3. Miejsce realizacji usługi: obiekt hotelarski, noclegowy znajdujący się w we Wrocławiu, przy czym część spotkaniowa wydarzenia może być zorganizowana w siedzibie podmiotu ekonomii społecznej. 4. Wizyta studyjna (spotkanie branżowe) rozpoczyna się 01 października br. o godz , a kończy się 02 października br., o godz Przewidujemy możliwość skorzystania z noclegu oraz kolacji z dn /01.10 br. oraz śniadania w dn br br. dla 4 osób. Informacja nt. dokładnej liczby osób zostanie podana Wykonawcy na 3 dni przed spotkaniem. 5. Przewidywana liczba uczestników spotkania: 50 osób uczestników spotkania (ewentualnie: -12 osób, w zależności od nadesłanych zgłoszeń) oraz 6 osób reprezentujących Zamawiającego co daje w sumie: 56 osób. Nocleg powinien być zapewniony w sumie dla: 48 osób (-12 osób) - w pokojach dwuosobowych z łazienką i WC oraz w 4 pokojach jednoosobowych. 6. Obiekt hotelarski, noclegowy musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami

2 tj. dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób niepełnosprawnych. Istnieje możliwość zgłaszania się do udziału w spotkaniu osób z niepełnosprawnością. 7. Przy obiekcie hotelarskim, noclegowym powinno być zapewnionych 10 miejsc parkingowych (w cenie zamówienia). 8. Wykonawca powinien również zabezpieczyć: jedną salę szkoleniową dla 56 osób. Sala szkoleniowa powinna być wyposażona w: internet bezprzewodowy, rzutnik multimedialny, laptop, ekran, nagłośnienie oraz 2 mikrofony (w zależności od układu i akustyki sali), 56 krzeseł (układ kinowy), flipchart wraz z papierem i markerami. Sala szkoleniowa będzie wykorzystywana: I dnia spotkania w godz , II dnia spotkania w godz Usługodawca zapewni usługę restauracyjną: a) przerwę kawową I dnia spotkania na rozpoczęcie spotkania (w godz ) oraz w drugiej części dnia podczas zajęć warsztatowych. Przerwa kawowa będzie składać się z: ciasta (dwa rodzaje), owoców, herbaty, kawy (cukier, cytryna, mleko pochodzenia zwierzęcego i roślinnego), b) obiad I dnia spotkania składający się z: zupy, drugiego dania (posiłki mięsne i bezmięsne, wegańskie), deseru, wody mineralnej niegazowanej, herbaty, kawy (cukier, cytryna, mleko pochodzenia zwierzęcego i roślinnego), c) kolacja I dnia spotkania min. 2 gorące dania, zawierające potrawy mięsne (zawierające sztukę mięsa o wadze zgodnej ze standardami i normami żywienia grupowego, nie dopuszcza się dań zawierających mięso mielone, gulaszy, itp.), wegetariańskie i wegańskie (do uzgodnienia) oraz wędliny, sery, sałatki warzywne, pieczywo jasne i razowe, ciasto, masło, kawa z ekspresu, herbata z dodatkami (mleko krowie, mleko roślinne, cukier, cytryna), soki, woda mineralna, d) śniadanie II dnia spotkania (w godz ) w obiekcie hotelarskim, noclegowym bufet: kawa, herbata z dodatkami (mleko zwierzęce i roślinne, cukier, cytryna), soki, woda mineralna, jasne i razowe pieczywo (bez słodu), masło, wędliny, deska serów żółtych, pasztet/pasta warzywna (np. z soczewicy), twarożek, jogurty, dżem, sałatka warzywna, warzywa (min. sałata, pomidory, ogórki, papryka), jajecznica, parówki lub kiełbaski na ciepło, e) przerwa kawowa II dnia spotkania serwowana na bieżąco - w formie bufetu zawierającego: kawę, herbatę, mleko krowie, mleko roślinne, cukier, cytrynę, wodę mineralną wyprodukowaną przez przedsiębiorstwo spółdzielcze, ciasta (dwa rodzaje) oraz owoce. f) obiad II dnia spotkania - składający się z: zupy, drugiego dania (posiłki mięsne i bezmięsne, wegańskie), deseru, wody mineralnej niegazowanej, herbaty, kawy (cukier, cytryna, mleko pochodzenia zwierzęcego i roślinnego). Posiłki bezmięsne nie mogą zawierać składników pochodzenia zwierzęcego (mięso, kości, tłuszcz odzwierzęcy, żelatyna), ryb, filetów z ryb itp. Podczas przerw kawowych powinna być zapewniona woda mineralna wyprodukowana przez przedsiębiorstwo spółdzielcze (tj. posiadające status spółdzielni). 10. Rozliczenie kosztów realizacji całości usługi nastąpi na podstawie faktycznej liczby uczestników spotkania zgodnie z 4 ust. 2 wzoru umowy (tj. liczba wykorzystanych noclegów i spożytych posiłków x oferowana cena jednostkowa).

3 11. Ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana Usługodawcy na 3 dni kalendarzowe przed planowanym rozpoczęciem spotkania. 2. Informacja o potencjalnych wykonawcach, do których wysłane zostało zapytanie ofertowe: Zapytanie ofertowe wysłano do następujących podmiotów: 1) Stowarzyszenie BORIS, boris@boris.org.pl 2) Stowarzyszenie Tłok, biuro@tlok.pl 3) Wielobranżowa Spółdzielnia Socjalna BIZ:ON, panatocafe@gmail.com 3. Informacja o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego: Zapytanie ofertowe zamieszczono w dniu r. na stronie internetowej Zamawiającego ( oraz na stronie internetowej Wyjaśnienia do zapytania ofertowego (w formie odpowiedzi na pytania przesłane przez potencjalnych Oferentów) zamieszczono w dniu , r., r. na stronie internetowej Zamawiającego oraz na stronie 4. Termin składania ofert: Termin składania ofert wyznaczono na dzień: r., do godz , 5. Warunki udziału w postępowaniu 1. Wykonawca musi spełniać warunki dotyczące: 1) posiadania wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia 2) sytuacji ekonomicznej i finansowej 3) braku podstaw do wykluczenia. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: a) posiadają status podmiotu ekonomii społecznej, tj. być organizacją pozarządową (zgodnie z zapisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie art. 3 ust. 2, bądź podmiotem prowadzącym działalność pożytku publicznego zgodnie z zapisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie art. 3 ust. 3), b) posiadają doświadczenie w organizacji minimum 10 wizyt studyjnych dla minimum 15 osób każda przeprowadzonych w ciągu ostatnich 3 lat (licząc od dnia ogłoszenia niniejszego zapytania ofertowego). 3. Wykonawca nie może podlegać wykluczeniu na podstawie przesłanek określonych w art. 24 ust. 1 ustawy z dn. 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.) w stanie prawnym na dzień publikacji niniejszego zapytania ofertowego. 4. Beneficjent (Zamawiający) nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo, z zastrzeżeniem sekcji Podsekcja 1 Zasada konkurencyjności, pkt. 8 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL (wersja MIR/KL/1(1)/04/14 z dn r.). Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania

4 między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (wzór oświadczenia załącznik nr 3). 5. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia nie spełnia. Oferta Wykonawcy, który nie spełni któregokolwiek z warunków zostanie odrzucona w postępowaniu. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego były świadczone usługi w zakresie organizacji wizyty studyjnej o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów. 6. Wykaz ofert, które wpłynęły do Zamawiającego oraz ich ocena: a) Wielobranżowa Spół zielnia Scojalna BIZ:ON, ul. Jedności Narodowej 68a, Warszawa Oferta wpłynęła: przesłana mailowo (elektronicznie) w dn r., o godz kwota oferty: ,00 zł brutto Oferta nr 1): Oferta wpłynęła w wyznaczonym terminie. Oferent soełnia warunek posiadania statusu podmiotu ekonomii społecznej (spółdzielnia socjalna). Oferta jest zgodna z zapytaniem ofertowym. 7. Wybrana Oferta: Nazwa Wykonawcy: Wielobranżowa Spółdzielnia Socjalna BIZ:ON kwota oferty:20.226,00 zł brutto Uzasadnienie wyboru: Oferent spełnia wymogi określone w zapytaniu ofertowym (oferta jest zgodna z zapytaniem ofertowym). 8. Data sporządzenia protokołu postępowania: r. 9. Osoba prowadząca postępowanie: Agnieszka Deja, koordynatorka projektu

5 10. Osoba sporządzająca protokół: Agnieszka Deja, koordynatorka projektu 11. Osoba zatwierdzająca wynik postępowania: Imię i nazwisko: Aneta Englot Funkcja: Członek Zarządu Osoba zatwierdzająca wynik postępowania: Imię i nazwisko: Cezary Miżejewski Funkcja: Prezes Zarządu OZRSS 13. Załącznikami do niniejszego protokołu są: a) Załącznik nr 1 Oświadczenie Zamawiającego o braku powiązań Zamawiającego z Wykonawcami, którzy złożyli oferty b) Załącznik nr 2 Oświadczenie osoby prowadzącej postępowanie i sporządzającej protokół o braku powiązań Zamawiającego z Wykonawcami, którzy złożyli oferty c) Załącznik nr 3 Oświadczenie osób zatwierdzających wynik postępowania o braku powiązań Zamawiającego z Wykonawcą, który złożył ofertę d) Załącznik nr 4 Potwierdzenie upublicznienia zapytania ofertowego oraz udzielanych odpowiedzi na przesyłane pytania dot. postępowania.