Materiały szkoleniowe w obszarze Finanse i księgowość w zakresie obsługi podatku VAT

Transkrypt

1 Materiały szkoleniowe w obszarze Finanse i księgowość w zakresie obsługi podatku VAT

2 Instrukcja konfigurowania systemu sqola w zakresie obsługi podatku VAT W związku z Uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 czerwca 2013, o sygn. I FPS 1/13 nastąpiła zmiana w zakresie przepisów krajowych dotyczących uznania podatku VAT jednostki samorządu terytorialnego. W uchwale stwierdzono, że : "W świetle art. 15 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług gminne jednostki budżetowe nie są podatnikami podatku od towarów i usług", a tę właściwość przypisuje się gminom, powiatom, województwom. Wynika z tego, że jednostka budżetowa powinna rejestrować faktury pod wspólnym płatnikiem, a tym samym wspólnym numerem NIP co samorząd. W związku z powyższym przedstawiamy Państwu instrukcję dla placówek, które do tej pory nie prowadziły rejestrów faktur. Instrukcja składa się z trzech części opisujących poszczególne etapy pracy: Pierwszy rozdział instrukcji opisuje konfigurację niezbędnych parametrów w celu prowadzenia rejestrów faktur. Rozdział drugi instrukcji opisuje ewidencję faktur sprzedaży i zakupu. Trzeci rozdział opisuje definicję oraz przygotowanie wydawnictw na podstawie zarejestrowanych danych

3 Spis treści Rozdział 1 Konfiguracja VAT Wprowadzenie informacji o rejestrze VAT Wprowadzenie informacji o rejestrze faktur Rejestracja automatu księgowania faktur Rejestracja grup produktów i usług Rejestracja cech produktów i usług Definicja księgowań typów produktów Rejestracja produktu lub usługi Rejestracja miejsc wystawiania faktur Rozdział 2 Ewidencja faktur Sporządzenie dokumentu sprzedaży Akceptacja dokumentu sprzedaży Zatwierdzenie dokumentu sprzedaży Rejestracja polecenia księgowania dokumentu sprzedaży Wydrukowanie faktur sprzedaży Wprowadzanie faktury zakupu Rozdział 3 Sporządzenie zestawień i deklaracji Sporządzenie zestawienia rejestru sprzedaży VAT Sporządzenie zestawienia rejestru zakupów VAT Sporządzenie zestawienia faktur zakupu Sporządzenie deklaracji VAT

4 Rozdział 1 Konfiguracja VAT W związku z uchwałą NSA jednostki budżetowe powinny prowadzić rejestry faktur w imieniu jednostki nadrzędnej (dysponenta II stopnia). Wymaga to założenia nowego Płatnika i zarejestrowania względem niego rejestrów VAT. Rozdział pierwszy poświęcono definicji rejestrów VAT oraz produktów niezbędnych do rozpoczęcia pracy z fakturowaniem. Czynności związane z założeniem Płatnika oraz udostępnieniem opcji księgowania faktur względem innego płatnika zostały wykonane przez Wydział Edukacji Miasta Gorzów Wielkopolski

5 1.1. Wprowadzenie informacji o rejestrze VAT Umożliwia zarejestrowanie informacji o rejestrze VAT. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Rejestry VAT". Krok 2. Użytkownik wprowadza podstawowe informacje o rejestrze VAT. Krok 3. Użytkownik wprowadza definicję księgowania pozycji rejestru VAT. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Rejestry VAT". Aby uruchomić okno "Rejestry VAT", należy w menu "Rejestry" kliknąć pozycję "Rejestry VAT". Krok 2. Użytkownik wprowadza podstawowe informacje o rejestrze VAT. Operacja umożliwia dopisanie nowego rejestru do wykazu rejestrów VAT z jednoczesnym określeniem, dla jakiego płatnika ma być prowadzona ewidencja VAT w tym rejestrze. Nowy rejestr VAT definiujemy poprzez wprowadzenie: Symbolu rejestru. Opisowej nazwy. informacji o rodzaju podatku VAT ewidencjonowanego w tym rejestrze (należny, naliczony, naliczony poza ewidencją). Uwaga: Dla każdego wprowadzonego rejestru VAT należy zdefiniować schemat jego księgowania. Wprowadzony schemat wykorzystywany będzie podczas operacji księgowania sprzedaży lub zakupu. Aby zapisać zmiany należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany". Przed zapisaniem możliwa jest rezygnacja z wprowadzonych zmian, należy kliknąć przycisk "Anuluj zmiany". Krok 3. Użytkownik wprowadza definicję księgowania pozycji rejestru VAT. Aby zdefiniować nowy schemat księgowania należy wskazać rejestr VAT oraz kliknąć przycisk "Dodaj pozycję". Dane dotyczące schematu księgowania: Procent VAT: należy wybrać opcję: wszystkie stawki lub wprowadzić wybraną wartość procentową VAT Przyszłe okresy: umieszczenie znaku spowoduje rozliczenie VAT w późniejszym terminie

6 VAT od zakupu: należy wybrać jedną z proponowanych opcji: nie dotyczy, odliczany, nie odliczany lub wg struktury sprzedaży. Jednostronnie: należy wybrać jedną z opcji: Tak lub Nie. Obrót: należy zdefiniować konto obrotu podatku VAT, osobę bądź kontrahenta, rozrachunek, kategorie ewidencji. Wszystkie wartości uzupełniane są na podstawie odpowiednich słowników wywoływanych za pomocą znajdujących się po prawej stronie przycisków. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany". Przed zapisaniem możliwa jest rezygnacja z wprowadzonych zmian, należy kliknąć przycisk "Anuluj zmiany"

7 1.2. Wprowadzenie informacji o rejestrze faktur Umożliwia wprowadzenie informacji o rejestrze faktur. Rejestry faktur posiadają odrębną numerację faktur, symbol rejestru jest częścią numeru faktury. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Rejestr faktur". Krok 2. Użytkownik wprowadza informacje o rejestrze faktur oraz sposobie księgowania rozrachunków. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Rejestr faktur". Aby uruchomić okno "Rejestr faktur", należy w menu "Rejestry" kliknąć pozycję "Rejestr faktur". Krok 2. Użytkownik wprowadza informacje o rejestrze faktur oraz sposobie księgowania rozrachunków. Operacja umożliwia dopisanie nowego rejestru do wykazu rejestrów faktur zakupu i sprzedaży z jednoczesnym określeniem, dla jakiego płatnika ma być prowadzona ewidencja faktur w tym rejestrze. Nowy rejestr faktur należy zdefiniować poprzez wprowadzenie: Symbolu rejestru. Symbol rejestru księgowego, w którym mają być księgowane obroty tego rejestru faktur. Uwaga: Istnieje możliwość wskazania rejestru innego Płatnika jako rejestru do księgowania faktur. Wymaga to zmiany ustawień parametrów systemowych, które zostały zmodyfikowane w aktualnym słowniku wysłanym z Wydziału Edukacji. Zakresu lat, w których dozwolone jest ewidencjonowanie faktur w tym rejestrze, rodzaju (zakup / sprzedaż). Domyślnego typu rozrachunku. Opisowej nazwy. Daty blokady - jeżeli pole to jest wypełnione, po danej dacie nie można już zarejestrować kolejnych faktur w ramach tego rejestru. Rodzaj rejestru (określa, czy dotyczy on faktur sprzedaży, czy zakupu) Grupy pól do wyboru - okno uaktywnia się, jeżeli dany rejestr ma dotyczyć faktur sprzedaży. Umożliwia określenie czy podczas wprowadzania przez użytkownika wartości - 7 -

8 faktury, podawana jest cena netto, cena brutto, czy też użytkownik posiada możliwość wprowadzenia ceny netto lub ceny brutto (w takim wypadku formularz zawiera dodatkowe pole pozwalające określić rodzaj ceny) Definiując nowy rejestr faktur przypisuje się także domyślny schemat księgowania dla rozrachunków i dokumentów PZ powiązanych z fakturami w tym rejestrze. Rejestr VAT - służy do powiązania wybranego rejestru VAT z rejestrem faktur. Informacje te są wykorzystywane między innymi podczas księgowania faktur. Sposób księgowania - sekcja ta umożliwia określenie, czy podczas tworzenia zapisów księgowych tak samo księgowana będzie cała kwota brutto faktury, czy też w inny sposób księgowana będzie kwota netto, a w inny kwota VAT. Następnie wybrać należy automat, który stosowany będzie podczas księgowania faktur z danego rejestru (automaty te zdefiniować można w oknie "Automaty księgowania faktur"). W zależności od dokonanego wyboru, wskazać należy jeden automat, jeśli cała wartość brutto księgowana będzie tak samo, lub dwa automaty - jeden dla kwoty netto, a drugi dla kwoty VAT. Sposób księgowania według wartości brutto: Sposób księgowania według wartości netto i VAT: - 8 -

9 Aby zapisać nowy rejestr należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany". Przed zapisaniem możliwa jest rezygnacja z wprowadzonych zmian, należy wówczas kliknąć przycisk "Anuluj zmiany"

10 1.3. Rejestracja automatu księgowania faktur Umożliwia definicję szablonu księgowania faktur sprzedaży w celu automatycznego księgowania sprzedaży. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia okno "Automaty księgowania faktur". Krok 2. Użytkownik definiuje nowy automat księgowy. Krok 3. Użytkownik wprowadza pozycję schematu księgowania i zapisuje ją. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia okno "Automaty księgowania faktur". Aby uruchomić okno "Automaty księgowania faktur", należy w menu "Rejestry" kliknąć pozycję " Automaty księgowania faktur ". Krok 2. Użytkownik definiuje nowy automat księgowy. Lista wprowadzonych do Systemu automatów księgowych przeznaczonych do księgowania faktur znajduje się w lewej części okna. Klikając nazwę automatu na tej liście można wyświetlić i modyfikować jego dane. Nowy automat można wprowadzić klikając przycisk "Dodaj dane". Definiowanie automatu rozpocząć należy od wprowadzenia podstawowych parametrów: Numeru automatu księgowego, pozwalający zidentyfikować go w Systemie. Opisu automatu księgowego, ułatwiający rozpoznanie go przez użytkowników. Automatu do 100%: program umożliwia wprowadzenie szablonów księgowych pozwalających na rozdzielnie kwoty według współczynników, przypisanych do pozycji szablonu księgowego. Po zaznaczeniu tego parametru program wyświetli dodatkowe pole współczynnik" dla każdej pozycji szablonu księgowego. Suma współczynników stanowić będzie 100% księgowanej kwoty. Współczynnikiem może być na przykład powierzchnia przy rozliczeniu kosztów faktur za ogrzewanie wg kolejnych miejsc powstawania kosztów. Dostępności automatów księgowych - pozwala na określenie, którym użytkownikom Systemu zostanie udostępniony dany automat księgowy. Domyślnie automaty księgowe są dostępne dla wszystkich użytkowników systemu. Możliwe jest zastrzeżenie widoczności danego automatu księgowego dla użytkowników posiadających konkretną rolę przypisaną w Systemie (role przypisuje Administrator w oknie Rejestr użytkowników). W tym celu należy zaznaczyć opcję "Dla roli". Kliknięcie przycisku powoduje otwarcie okna z wykazem dostępnych ról użytkowników zdefiniowanych w Systemie

11 W wyświetlonym na ekranie słowniku można zaznaczyć pożądane wartości, klikając pola zaznaczenia, znajdujące się w ich wierszach. Ponowne kliknięcie zaznaczonego pola powoduje usunięcie zaznaczenia. Można także usunąć wszystkie dokonane zaznaczenia, przez kliknięcie przycisku Usuń zaznaczenie ze wszystkich". W czasie pracy ze słownikiem dostępne jest wyszukiwanie jego wartości. Aby z niego skorzystać, należy wprowadzić w polu Szukaj" szukany ciąg znaków - może to być fragment początku symbolu lub fragment początku wartości słownika (opisu) - a następnie kliknąć przycisk Szukaj". Jeśli wprowadzony ciąg znaków zostanie odnaleziony w którejś pozycji słownika, system przewinie listę, by pozycja ta była widoczna i oznaczy ją pogrubieniem. Kolejne klikanie przycisku Szukaj" spowoduje wyszukiwanie kolejnych zgodnych z poszukiwanym wzorcem pozycji słownika. Aby zakończyć pracę ze słownikiem i przepisać zaznaczone pozycje do pola, należy kliknąć przycisk Akceptuj zmiany". Jeśli zaznaczone pozycje nie mają być przepisane, należy zamknąć okno słownika (przycisk Zamknij" w górnym prawym rogu). Po uzupełnieniu powyższych danych należy wprowadzić pozycje automatu księgowego. Wprowadzone dane należy zatwierdzić klikając przycisk "Zapisz zmiany". Krok 3. Użytkownik wprowadza pozycję schematu księgowania i zapisuje ją. Operacja umożliwia dopisanie nowej pozycji schematu księgowania w wybranym automacie księgowym. W tym celu należy kliknąć przycisk "Dodaj nową pozycję schematu księgowania". Nowa pozycja schematu księgowania definiowana jest poprzez wprowadzenie: Liczby porządkowej: decydującej o kolejności pozycji dla księgowań wielopozycyjnych. Jeżeli pole Lp" pozostanie puste, system uzupełni je wstawiając kolejny wolny numer. Opisu: opisu wprowadzanej pozycji księgowania. Kont: symboli kont księgowych po stronach WINIEN i MA. Do pól Konto" po stronach WN i MA można wprowadzić cały symbol konta analitycznego. Można również wprowadzić część konta analitycznego, natomiast pozostałe miejsca uzupełnić znakiem

12 *". Wstawienie znaku *" w symbolu konta, oznacza, że w to miejsce zostanie wpisany fragment konta dekretowanego dokumentu, dla którego był wykorzystany automat księgowy. Fragment konta pobierany jest z pozycji faktury. Kwot: procent kwot po stronach WINIEN i MA w stosunku do wartości wprowadzanej w trakcie księgowania z użyciem automatu księgowego. Osoby/kontrahenta: w tym polu wprowadza się numer osoby/kontrahenta, który będzie uzupełniany automatycznie podczas księgowania z użyciem danego automatu księgowego. Symbol pola osoba/kontrahent można określić po stronach WINIEN i MA. Można wprowadzić cały symbol osoby/kontrahenta lub jego część, natomiast pozostałe miejsca uzupełnić znakiem *". Wstawienie znaku *" w polu osoba/kontrahent, oznacza, że w to miejsce zostanie wpisany symbol osoby/kontrahenta z danej faktury. Rozrachunku: w tym polu wprowadza się informacje dotyczące symbolu rozrachunków (numer faktury, numer rachunku itp). Symbol rozrachunku można określić po stronie WINIEN i MA. Można wprowadzić cały symbol rozrachunku lub jego część, natomiast pozostałe miejsca uzupełnić znakiem *". Wstawienie znaku *" w polu rozrachunku, spowoduje automatyczne wprowadzenie symbolu rozrachunku z faktury, dla której wykorzystany był automat księgowy. Nośnika kosztów: aktywny jeśli w aktualnym parametrach księgowych" nie jest wyłączony nośnik kosztów oraz przynajmniej jedno z kont syntetycznych wymaga uzupełnienia nośnika jako analityki dodatkowej podczas wprowadzania dokumentów księgowych. Placówka: w tym polu wprowadza się informacje dotyczące symbolu placówki. "Placówka" stanowi wyższy poziom struktury organizacyjnej płatnika. W zależności od konfiguracji systemu, poziom ten może nosić inną nazwę. Symbol placówki można określić po stronach WINIEN i MA. Można wprowadzić cały symbol placówki lub jego część, natomiast pozostałe miejsca uzupełnić znakiem *". Wstawienie znaku *" w polu placówki, spowoduje automatyczne wprowadzenie symbolu placówki z faktury, dla której wykorzystany był automat księgowy. Analityka dodatkowa: szereg pól, których nazwy zależą od danych wprowadzonych w module księgowym. Reprezentują one wartości analityk dodatkowych, wykorzystywanych podczas tworzenia zapisów księgowych. W definicji pozycji schematu księgowania, widoczne są wszystkie pola stanowiące dodatkową i wymaganą analitykę dla kont syntetycznych zdefiniowanych w oknie Syntetyczny plan kont". Jeśli przynajmniej w definicji jednego konta syntetycznego w planie kont został zaznaczony nośnik kosztów" jako parametr wymagany podczas księgowania na tym koncie, to w definicji automatu księgowego zawsze się będzie pojawiał parametr nośnik kosztów". Analogicznie, słowniki kategorii ewidencji, definiowane w oknie parametry księgowe", jeśli były zaznaczone jako wymagane podczas księgowania przynajmniej dla jednego konta syntetycznego będą widoczne w definicji pozycji automatu księgowego lub nie. Po wypełnieniu wszystkich pól, należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany" z wprowadzonych zmian należy kliknąć przycisk "Anuluj zmiany".. Aby zrezygnować

13 1.4. Rejestracja grup produktów i usług Umożliwia zdefiniowanie nowej grupy produktów w ramach hierarchicznej struktury grup. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz grup produktów. Krok 2. Użytkownik zakłada grupy podziału produktów. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz grup produktów. Aby uruchomić okno "Hierarchiczny wykaz grup produktów", należy w menu "Faktury" kliknąć pozycję "Hierarchiczny wykaz grup produktów". Krok 2. Użytkownik zakłada grupy podziału produktów. Operacja umożliwia dopisanie nowego typu produktów do wykazu typów produktów ewidencjonowanych w systemie. Nowy typ definiowany jest poprzez wprowadzenie: Nazwy typu, Opisu typu. Typy produktów posiadają strukturę hierarchiczną, co pozwala na dziedziczenie atrybutów produktów od nadrzędnych typów produktów. Oprócz dziedziczonych atrybutów produktów każdy typ produktów może mieć zdefiniowane własne atrybuty. Aby dodać atrybut należy w zakładce "Atrybuty własne" kliknąć przycisk "Dodaj dane" a następnie w liście wyboru wskazać atrybut. Aby usunąć wybrany atrybut, należy kliknąć przycisk "Usuń dane" znajdujący się pod przyciskiem "Dodaj dane". Ponadto, w zakładce "Księgowania", istnieje możliwość określenia danych, które pozwalają na automatyczne księgowanie wartości netto sprzedaży. W celu zapisania wprowadzonych zmian, należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany". Aby zrezygnować z wprowadzonych zmian, należy przed zapisem kliknąć przycisk "Anuluj zmiany"

14 1.5. Rejestracja cech produktów i usług System umożliwia definiowanie atrybutów produktów i usług, którymi można opisywać produkty zarejestrowane w systemie. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Nazwy atrybutów produktów". Krok 2. Użytkownik definiuje nowy atrybut produktu/ usługi. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Nazwy atrybutów produktów". Aby uruchomić okno "Nazwy atrybutów produktów", należy w menu "Faktury" kliknąć pozycję "Nazwy atrybutów". Krok 2. Użytkownik definiuje nowy atrybut produktu/ usługi. Operacja umożliwia dopisanie nowego atrybutu do wykazu atrybutów produktów ewidencjonowanych w systemie. Atrybuty produktów są wykorzystywane przy opisywaniu typów produktów. Nowy atrybut definiowany jest poprzez wprowadzenie: Nazwy, Jednostki miary, Typu atrybutu, Symbolu. W celu zapisania wprowadzonych zmian, należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany". Aby zrezygnować z wprowadzonych zmian, należy przed zapisem kliknąć przycisk "Anuluj zmiany"

15 1.6. Definicja księgowań typów produktów System umożliwia definiowanie konta na którym będą księgowane przychody ze sprzedaży danego typu produktów. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Definicja księgowań typów produktów". Krok 2. Użytkownik definiuje nowy atrybut produktu/ usługi. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Definicja księgowań typów produktów". Aby uruchomić okno "Definicja księgowań typów produktów", należy w menu "Faktury" kliknąć pozycję "Definicja księgowań typów produktów". Krok 2. Użytkownik definiuje nowy atrybut produktu/ usługi. Nową definicję księgowania wprowadza się klikając przycisk "Dodaj dane" należy wypełnić pola:. Następnie Lp. - kolejny numer pozycji definicji księgowania automatycznie wypełniany przez program, Nr grupy 100% - nr grupy, w ramach której podczas podziału kwoty pomiędzy kilka księgowań program dba, aby suma podzielonej kwoty nie różniła się od kwoty pierwotnej wskutek wykonanych zaokrągleń. Opis - opis wprowadzanej pozycji księgowania,. Obrót MA: Konto - symbol konta, na którym ma być zaksięgowana operacja po stronie MA oraz kwota do zaksięgowania. Konto można wpisać ręcznie, można również wybrać konto z wykazu kont, wyświetlanego po kliknięciu przycisku F3. W zależności od użytego konta zostaną wyświetlone pola zawierające jego dodatkową analitykę, które w oknie Syntetyczny plan kont zostały zdefiniowane jako wymagane podczas księgowania na tym koncie. Kwota % - procentowy udział kwoty po stronie MA w stosunku do wartości wprowadzanej w trakcie księgowania z użyciem automatu księgowego. Osoba/Kontrahent - można wybrać klikając na przycisk, a następnie klikając dwukrotnie na nazwę osoby/kontrahenta, Rozrachunek - można w pole wpisać ręcznie symbol faktury lub inny symbol oznaczający rozrachunek - nowo wprowadzony zostanie dodany dla kontrahenta do zlecenia Rozrachunki. Można również wybrać rozrachunek ze słownika wyświetlanego po kliknięciu, Dodatkowe słowniki księgowe - szereg parametrów, których liczba i treść zależy od danych wprowadzonych w oknach "Parametry księgowe" oraz "Syntetyczny plan kont"

16 Po wypełnieniu pól należy kliknąć przycisk "Zapisz dane", aby zakończyć tworzenie nowej definicji. Przed zapisaniem możliwa jest rezygnacja z wprowadzonych zmian, wówczas należy kliknąć przycisk "Anuluj zmiany"

17 1.7. Rejestracja produktu lub usługi Program umożliwia rejestrację nowego produktu lub usługi w systemie. Wprowadzone dane mogą być wykorzystywane podczas wprowadzania faktur sprzedaży. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz rejestru produktów. Krok 2. Użytkownik wybiera grupę produktów. Krok 3. Użytkownik wprowadza podstawowe informacje o produkcie. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz rejestru produktów. Aby uruchomić okno "Wykaz produktów", należy w menu "Faktury" kliknąć pozycję "Wykaz produktów". Krok 2. Użytkownik wybiera grupę produktów. Operacja pozwala na dokonanie wyboru typu produktów, w obrębie których użytkownik będzie realizował operację wprowadzenia, modyfikacji bądź usunięcia produktu. Typy produktów zostały przedstawione w formie hierarchicznej listy wyboru, która budowana jest na podstawie informacji wprowadzanych w oknie "Hierarchiczny wykaz grup produktów". Aby wybrać określoną pozycję z listy, należy w pierwszej kolejności rozwinąć listę klikając symbol "+" znajdujący się po lewej stronie "Wszystkich typów produktów" lub dwukrotnie klikając tą nazwę. Następnie należy kliknąć wybraną nazwę typu produktów. Krok 3. Użytkownik wprowadza podstawowe informacje o produkcie. Operacja umożliwia dopisanie nowego produktu lub usługi do wykazu produktów ewidencjonowanych w systemie. Nowy produkt definiowany jest poprzez wprowadzenie danych w zakładce "Produkty". Zakładka zawiera następujące pola obligatoryjne: symbol i pola określające VAT oraz pola nieobligatoryjne nazwa, opis, jednostka miary, waga, PKWiU, SWW, wymagana data przydatności, stan minimalny produktu, stan maksymalny produktu, kod paskowy, nośnik kosztów, typ produktu, branża, kod CPV oraz paragraf klasyfikacji budżetowej. Ponadto każdy produkt można opisać za pomocą dodatkowych atrybutów produktu,

18 definiowanych przez użytkownika systemu, a wybieranych w zakładce "Charakterystyka". System umożliwia również przypisanie do produktu magazynów, w których może być on ewidencjonowany - w zakładce "Magazyny". Pomiędzy zakładkami można przechodzić klikając nazwę zakładki wybieranej do edycji. W celu zapisania wprowadzonych zmian, należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany". Aby zrezygnować z wprowadzonych zmian, należy przed zapisem kliknąć przycisk "Anuluj zmiany"

19 1.8. Rejestracja miejsc wystawiania faktur Umożliwia wprowadzenie informacji o wystawcy faktur. Użytkownik określa płatnika, dla którego będzie wprowadzone miejsce wystawiania faktur, wprowadza wystawcę i opis miejsca wprowadzania faktur. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Miejsca wystawiania faktur". Krok 2. Użytkownik określa płatnika, dla którego będzie wprowadzane miejsce wystawiania faktur. Krok 3. Użytkownik wprowadza wystawcę i opis miejsca wprowadzania faktur. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Miejsca wystawiania faktur". Aby uruchomić okno "Miejsca wprowadzania faktur", należy w menu "Konfiguracja" kliknąć pozycję " Miejsca wprowadzania faktur ". Krok 2. Użytkownik określa płatnika, dla którego będzie wprowadzane miejsce wystawiania faktur. Krok 3. Użytkownik wprowadza wystawcę i opis miejsca wprowadzania faktur. Operacja umożliwia dopisanie nowej pozycji do wykazu miejsc wystawiania faktur wykorzystywanego podczas tworzenia faktur sprzedaży. Nowe miejsce wystawiania faktur dla wybranego płatnika definiujemy poprzez wprowadzenie: Wystawcy. Opisowej nazwy. W celu zapisania wprowadzonych zmian, należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany". Aby zrezygnować z wprowadzonych zmian, należy przed zapisem kliknąć przycisk "Anuluj zmiany"

20 Rozdział 2 Ewidencja faktur W rozdziale drugim opisano bieżącą pracę z systemem polegającą na rejestracji faktur sprzedaży oraz zakupu i ich księgowanie

21 2.1. Sporządzenie dokumentu sprzedaży Umożliwia zarejestrowanie i wydrukowanie faktury sprzedaży (noty, rachunku). Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Faktury sprzedaży". Krok 2. Użytkownik wybiera w polu kalendarza datę, z którą będzie zapisywana faktura. Krok 3. Użytkownik wybiera rejestr sprzedaży i wystawcę. Krok 4. Użytkownik wprowadza dane nagłówkowe faktury. Krok 5. Użytkownik wprowadza pozycje faktury (symbol towaru/usługi, ilość, cenę). Krok 6. Użytkownik określa parametry wydruku faktury. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Faktury sprzedaży". Aby uruchomić okno "Faktury sprzedaży", należy w menu "Faktury" kliknąć pozycję "Faktury sprzedaży". Krok 2. Użytkownik wybiera w polu kalendarza datę, z którą będzie zapisywana faktura. Krok 3. Użytkownik wybiera rejestr sprzedaży i wystawcę. Krok 4. Użytkownik wprowadza dane nagłówkowe faktury. Operacja umożliwia utworzenie nowej faktury we wskazanym rejestrze. System pozwala na określenie danych mających się znaleźć na fakturze, poprzez wypełnienie następujących pól: Numer faktury: to pole zawiera numer faktury, który składa się z nazwy rejestru, wystawcy, roku miesiąca i kolejnego numeru faktury. Data sprzedaży: pole to zawiera datę, która jest tożsama z datą zaznaczoną przez użytkownika w kalendarzu znajdującym się w obszarze nawigacyjnym; data ta jest automatycznie umieszczana w tym polu przez system. Data wystawienia: pole to zawiera datę, która jest tożsama z datą zaznaczoną przez użytkownika w kalendarzu znajdującym się w obszarze nawigacyjnym; data ta jest automatycznie umieszczana w tym polu przez system. Data wysłania: jeżeli przed dodaniem faktury wskazano w polu kalendarzowym określony dzień, pole daty wysłania zostanie uzupełnione automatycznie. Kontrahent: w tym polu należy wprowadzić oznaczenie kontrahenta (podczas wprowadzania ciągu znaków, system automatycznie będzie uzupełniał nazwę danego kontrahenta). System umożliwia również wybór kontrahenta dzięki mechanizmowi wyszukiwania kontrahentów (okno pomocnicze "Wybór kontrahentów"). Odbiorca: w tym polu należy wprowadzić oznaczenie odbiorcy faktury (podczas wprowadzania ciągu znaków, system automatycznie będzie uzupełniał nazwę danego kontrahenta). System umożliwia również wybór odbiorcy faktury dzięki mechanizmowi wyszukiwania kontrahentów (okno pomocnicze "Wybór kontrahentów"). Odbiorca faktury: w tym polu należy wprowadzić imię i nazwisko odbiorcy faktury; wybór odbiorcy faktury jest ograniczony do pracowników danego odbiorcy (jednostki/instytucji), na którą faktura zostanie zaadresowana

22 Konto: w polu tym należy wprowadzić numer rachunku bankowego, na które ma zostać uregulowana należność wynikająca z faktury numer rachunku bankowego; wyboru rachunku można dokonać poprzez mechanizm wyboru kont bankowych (okno pomocnicze "Wybór kont bankowych"). Płatność: w tym polu należy określić formę płatności; wyboru formy dokonuję się poprzez zastosowanie mechanizmowi typów płatności (okno pomocnicze "Typ płatności"). Ilość dni: w tym polu należy wprowadzić ilość dni na dokonanie płatności - uzupełnienie tego pola spowoduje automatyczne wpisanie pola Termin płatności (na podstawie ilości dni oraz daty wystawienia faktury). Termin płatności: jest to pole, w którym użytkownik może wprowadzić datę, stanowiącą termin płatności; modyfikacja tego pola spowoduje automatyczne uzupełnienie lub zmianę pola Ilość dni. Waluta: jest to pole, w którym należy wprowadzić symbol waluty, w której wystawiona zostanie faktura sprzedaży. Tabela kursowa: jest to pole, w którym w przypadku wystawienia faktury w innej walucie niż polska, należy z listy rozwijanej wybrać symbol tabeli kursowej. Data tabeli kursowej: w tym polu należy wprowadzić datę, która stanowi dzień z jakiego ma zostać użyta tabela kursowa według której przeliczona zostanie wartość wystawianej faktury na walutę polską. Zaliczka: jest to pole, w którym można się powołać się na zaliczkę uprzednio wpłaconą przez kontrahenta na poczet wystawianej faktury; wyboru danych niezbędnych do uzupełnienia tego pole dokonuje się z okna pomocniczego "Wybór rozrachunków". Kwota zaliczki: w tym polu należ wprowadzić kwotę wynikającą z wpłaconej przez kontrahenta zaliczki. Faktura za: pole to służy do wprowadzenia informacji dotyczącej tytułu wystawienia danej faktury. Środek transportu: w tym polu użytkownik ma możliwość określenie środka transportu. Nr umowy: pole to służy do wprowadzenie oznaczenia umowy, która została wprowadzona do systemu, a z którą powiązana jest wystawiana faktura; wyboru umowy można dokonać w oknie pomocniczym "Umowy z beneficjentami/kontrahentami. Korekta do faktury: w tym polu należy wprowadzić numer faktury, dla której dokonana zostanie korekta; wyboru tej faktury dokonuję się również poprzez wybór z dostępnej listy faktur wystawionych wybranemu kontrahentowi (okno pomocnicze "Wybór faktury"). Podczas wprowadzania danych do faktury wymagane jest podanie nazwy kontrahenta, dla którego będzie wystawiana faktura. W przypadku, kiedy użytkownik nazwy kontrahenta, a będzie chciał zapisać w systemie nową fakturę, system wyświetli powiadomienie o braku wpisu w polu "Kontrahent". W celu zapisania wprowadzonych zmian, należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany". Aby zrezygnować z wprowadzonych zmian, należy przed zapisem kliknąć przycisk "Anuluj zmiany"

23 . Po kliknięciu przycisku "Zapisz zmiany" system automatycznie wyświetli okno "Szczegółów faktury sprzedaży". Krok 5. Użytkownik wprowadza pozycje faktury (symbol towaru/usługi, ilość, cenę). System umożliwia dodanie nowych pozycji widniejących na fakturze. Nowe pozycje definiowane są poprzez uzupełnienie następujących pól: Lp, Symbol produktu, Produkt jednostkowy, Nośnik kosztów, Ilość, Cena netto, Waluta, Treść pozycji, Działanie, Źródło finans, Wpł_wyd, Zadanie. W celu zapisania wprowadzonych zmian, należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany". Aby zrezygnować z wprowadzonych zmian, należy przed zapisem kliknąć przycisk "Anuluj zmiany"

24 Krok 6. Użytkownik określa parametry wydruku faktury. Kliknięcie przycisku "Drukuj" powoduje wyświetlenie okna "Wydruk faktury", w którym użytkownik ma możliwość wyboru szablonu według którego ma zostać wydrukowana faktura oraz określenia charakteru faktury. Typ faktury należy wybrać wskazując go na rozwijanej liście. Charakter wydruku może zostać zmienione poprzez następujące parametry (nie zaznaczenie żadnego z nich spowoduje wydrukowanie zwykłej faktury zgodnie z wybranym typem): Dotyczy sprzedaży o charakterze ciągłym - data sprzedaży na wydruku podana zostanie z dokładnością do miesiąca i będzie zawsze widoczna na wydruku. Jeżeli parametr ten nie jest zaznaczony, data sprzedaży zostanie wydrukowana tylko wtedy, gdy różni się ona od daty wystawienia faktury, a pole, w którym zostanie ona umieszczona, będzie nosiło nazwę "Data dostawy/usługi". Faktura próbna - wydruk nie będzie rejestrowany przez system, a faktura pozbawiona będzie cech faktury VAT, Faktura wewnętrzna - wydruk zostanie zarejestrowany w systemie, a adnotacja o charakterze faktury zostanie zawarta w tytule faktury, Duplikat - wydruk zostanie zarejestrowany w systemie, a adnotacja o charakterze faktury zostanie zawarta w tytule faktury, Faktura zaliczkowa - wydruk zostanie zarejestrowany w systemie, a adnotacja o charakterze faktury zostanie zawarta w tytule faktury. Drukuj księgowania na kopii - jeżeli parametr ten jest zaznaczony, na kopii faktury zostanie umieszczona treść zapisów księgowych, które są z nią powiązane. O treści nagłówka faktury ("Faktura" lub "Faktura VAT") decyduje parametr Nagłówek faktury zawiera frazę. W sekcji "Wydruk obejmuje" można zdecydować, czy oryginał i kopie faktury będą oznaczone na wydruku za pomocą parametru Nie umieszczaj na wydruku wyrazów oryginał bądź kopia. Następnie należy wybrać, czy drukowany będzie oryginał czy kopia faktury: Oryginał i kopie Tylko kopie Tylko oryginał Oryginał / Kopia - wybór tej opcji spowoduje, że na wydruku umieszczony zostanie napis "Oryginał / Kopia", którego część można następnie skreślić. Opcja ta jest niedostępna, jeśli zaznaczono parametr "Nie umieszczaj na wydruku wyrazów oryginał bądź kopia"

25 Kliknięcie przycisku "Wykonaj zestawienie" w oknie "Wydruk faktury", spowoduje uruchomienie okna wyboru drukarki, gdzie można dokonać wydruku zgodnie z wybranymi parametrami

26 2.2. Akceptacja dokumentu sprzedaży Umożliwia zablokowanie do edycji poprawnej merytorycznie faktury sprzedaży wprowadzonej do systemu. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Zbiorcza kontrola faktur sprzedaży". Krok 2. Użytkownik tworzy zestawienie faktur sprzedaży. Krok 3. Użytkownik zaznacza faktury sprzedaży przeznaczone do akceptacji i wykonuje operację akceptacji. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia okno "Zbiorcza kontrola faktur sprzedaży". Aby uruchomić okno "Zbiorcza kontrola faktur sprzedaży", należy w menu "Faktury" kliknąć pozycję "Zbiorcza kontrola faktur sprzedaży". Krok 2. Użytkownik tworzy zestawienie faktur sprzedaży. Operacja umożliwia stworzenie listy wprowadzonych do systemu faktur wymagających akceptacji lub zatwierdzenia. Krok 3. Użytkownik zaznacza faktury sprzedaży przeznaczone do akceptacji i wykonuje operację akceptacji. Po utworzeniu zestawienia faktur, należy wybrać te, które zostaną zaakceptowane, klikając pole zaznaczenia w pierwszej kolumnie zestawienia. Można też zaznaczyć wszystkie faktury w zestawieniu klikając przycisk "Zaznacz wszystko" lub usunąć zaznaczenie klikając przycisk "Cofnij zaznaczenie ze wszystkich". Następnie należy kliknąć przycisk "Akceptuj wybrane faktury"

27 2.3. Zatwierdzenie dokumentu sprzedaży Pozwala na wprowadzenie informacji o zatwierdzeniu zaakceptowanych faktur sprzedaży. Zatwierdzenie faktury sprzedaży umożliwia wprowadzanie zapisów księgowych związanych z fakturą. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia okno "Zbiorcza kontrola faktur sprzedaży". Krok 2. Użytkownik tworzy zestawienie faktur do zatwierdzenia. Krok 3. Użytkownik zaznacza faktury które chce zatwierdzić i wykonuje operację zatwierdzenia faktur sprzedaży. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia okno "Zbiorcza kontrola faktur sprzedaży". Aby uruchomić okno "Zbiorcza kontrola faktur sprzedaży", należy w menu "Faktury" kliknąć pozycję "Zbiorcza kontrola faktur sprzedaży". Krok 2. Użytkownik tworzy zestawienie faktur do zatwierdzenia. Operacja umożliwia stworzenie listy wprowadzonych do systemu faktur wymagających akceptacji lub zatwierdzenia. Krok 3. Użytkownik zaznacza faktury które chce zatwierdzić i wykonuje operację zatwierdzenia faktur sprzedaży. Po utworzeniu zestawienia faktur, należy wybrać te, które zostaną zatwierdzone, klikając pole zaznaczenia w pierwszej kolumnie zestawienia. Można też zaznaczyć wszystkie faktury w zestawieniu klikając przycisk "Zaznacz wszystko" lub usunąć zaznaczenie klikając przycisk "Cofnij zaznaczenie ze wszystkich". Następnie należy kliknąć przycisk "Zatwierdź wybrane faktury"

28 2.4. Rejestracja polecenia księgowania dokumentu sprzedaży Umożliwia zaksięgowanie wskazanej przez Użytkownika faktury bądź grupy faktur sprzedaży. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz Faktury sprzedaży bądź "Wykaz faktur niezaksięgowanych". Krok 2. Użytkownik wybiera fakturę do zaksięgowania i ją księguje. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz Faktury sprzedaży bądź "Wykaz faktur niezaksięgowanych". Aby zaksięgować fakturę należy uruchomić w menu "Faktury" pozycję "Faktury sprzedaży" bądź Wykaz faktur niezaksięgowanych. Krok 2. Użytkownik wybiera fakturę do zaksięgowania. Księgowanie faktury wykonane w oknie Faktury sprzedaży : Po zaakceptowaniu i zatwierdzeniu faktury sprzedaży system pozwala na jej zaksięgowanie. W tym celu należy przejść do okna edycji pozycji faktur za pomocą przycisku "Edytuj pozycje" oraz kliknąć przycisk "Księgowanie sprzedaży". Wyświetlone zostanie okno pomocnicze, w którym należy wprowadzić następujące parametry: Typ rozrachunku - pole to zawiera listę zdefiniowanych w systemie typów rozrachunków ( w oknie "Typy rozrachunków"). Właściwy typ należy wybrać klikając jego nazwę. Rejestr VAT - pole to zawiera listę rejestrów VAT (zdefiniowanych w oknie "Rejestry VAT"). Właściwy rejestr wskazać należy na rozwijanej liście wyboru. Data księgowania rozrachunku, sprzedaży oraz rejestracji VAT Data rozliczenia VAT. Operację należy zapisać klikając przycisk "Zapisz zmiany"

29 Księgowanie faktury wykonane w oknie Wykaz faktur niezaksięgowanych : Okno umożliwia wykonanie księgowań dla wskazanej grupy faktur sprzedaży, dla których nie wprowadzono żadnych zapisów księgowych. Operacja umożliwia wygenerowanie zestawienia zatwierdzonych faktur sprzedaży, dla których nie wprowadzono żadnych zapisów księgowych. Zestawienie może następnie posłużyć do wybrania faktur do zaksięgowania. W celu otrzymania zestawienia faktur spełniających określone kryteria, można wprowadzić następujące pola: Od... do - pola te pozwalają określić z jakiego okresu faktury zostaną ujęte w zestawieniu. Płatnik - pole to udostępnia listę płatników, z której należy wybrać odpowiednią pozycję. Rejestr - pole to udostępnia listę rejestrów faktur, z której należy wybrać odpowiednią pozycję. Wystawca - pole to udostępnia listę wystawców, z której należy wybrać odpowiednią pozycję. Kontrahenci, których dotyczą faktury mające znaleźć się w zestawieniu. Należy wybrać jedną z następujących opcji: Nie pracownicy, Tylko pracownicy, Wszyscy, Wybrani. W przypadku wyboru pozycji Wybrani, system otwiera okno zawierające słownik kontrahentów, z którego należy wybrać konkretnego kontrahenta. Wszystkie, Tylko zaakceptowane, Tylko nieskontrolowane, Tylko zatwierdzone - pole wyboru, które pozwala ograniczyć wynik zestawienia w zależności od poziomu kontroli faktury

30 Aby wybrać fakturę do zaksięgowania należy zaznaczyć puste pole obok kolumny "Numer Faktury". Aby zaznaczyć wszystkie faktury do zaksięgowania należy kliknąć przycisk "Zaznacz wszystkie". Natomiast kliknięcie przycisku "Usuń zaznaczenie ze wszystkich" spowoduje usunięcie zaznaczenia dla wszystkich faktur. Następnie w celu zaksięgowania wybranych faktur należy kliknąć przycisk "Zaksięguj wybrane faktury"

31 2.5. Wydrukowanie faktur sprzedaży Umożliwia wydrukowanie, wskazanej przez Użytkownika, grupy faktur sprzedaży. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz wykazu faktur niewydrukowanych. Krok 2. Użytkownik określa parametry przygotowania wykazu faktur niewydrukowanych. Krok 3. Użytkownik wybiera fakturę do wydrukowania. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz wykazu faktur niewydrukowanych. Aby uruchomić okno "Faktury sprzedaży", należy w menu "Faktury" kliknąć pozycję "Faktury sprzedaży". Krok 2. Użytkownik określa parametry przygotowania wykazu faktur niewydrukowanych. Krok 3. Użytkownik wybiera fakturę do wydrukowania. Okno umożliwia wydrukowanie wskazanej grupy faktur sprzedaży na podstawie wybranego wzorca wydruku. Operacja umożliwia wygenerowanie zestawienia faktur według określonych przez użytkownika parametrów. Zestawienie może następnie zostać wykorzystane do wybrania faktur do wydruku. W celu uzyskania zestawienia faktur spełniających określone kryteria, można wypełnić następujące pola: Od... do - pola te pozwalają określić z jakiego okresu faktury zostaną ujęte w zestawieniu. Płatnik - pole to udostępnia listę płatników, z której należy wybrać odpowiednią pozycję

32 Rejestr - pole to udostępnia listę rejestrów faktur, z której należy wybrać odpowiednią pozycję. Wystawca - pole to udostępnia listę wystawców, z której należy wybrać odpowiednią pozycję. Faktury wydrukowane - pole to pozwala określić, czy na zestawieniu mają znaleźć się wszystkie faktury czy tylko niewydrukowane. Kontrahenci, których dotyczą faktury mające znaleźć się w zestawieniu. Należy wybrać jedną z następujących opcji: Nie pracownicy, Tylko pracownicy, Wszyscy, Wybrani. W przypadku wyboru pozycji Wybrani, pole to udostępnia słownik kontrahentów, z którego należy wybrać konkretnego kontrahenta. Wszystkie, Tylko zaakceptowane, Tylko nieskontrolowane, Tylko zatwierdzone - pole wyboru, które pozwala ograniczyć wynik zestawienia w zależności od poziomu kontroli faktury. Aby wybrać fakturę do wydruku należy zaznaczyć puste pole obok kolumny "Numer Faktury". Aby zaznaczyć wszystkie faktury do wydruku należy kliknąć przycisk "Zaznacz wszystkie". Natomiast kliknięcie przycisku "Usuń zaznaczenie ze wszystkich" spowoduje usunięcie zaznaczenia dla wszystkich faktur. Po dokonaniu wyboru faktur do wydrukowania należy kliknąć przycisk "Drukuj wybrane faktury" który uruchomi okno z wyborem dodatkowych parametrów wydruku faktury

33 2.6. Wprowadzanie faktury zakupu Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz faktur zakupu. Krok 2. Użytkownik wprowadza informacje o fakturze zakupu. Krok 3. Użytkownik księguje fakturę zakupu. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz faktur zakupu. Aby uruchomić okno "Faktury zakupu", należy w menu "Faktury" kliknąć pozycję "Faktury zakupu". Krok 2. Użytkownik wprowadza informacje o fakturze zakupu. Przed rozpoczęciem wprowadzania faktury, należy wskazać płatnika, któremu została ona wystawiona oraz wybrać rejestr faktur, w którym zostanie ona zapisana. Odpowiednie listy wyboru znajdują się w lewej części okna. Nową fakturę można wprowadzić do ewidencji klikając przycisk "Dodaj dane" należy wypełnić nagłówek faktury wprowadzając następujące dane:. Następnie Numer faktury - domyślnie pole to jest automatycznie wypełniane numerem według szablonu: nazwa rejestru / rok / miesiąc / liczba porządkowa. Użytkownik może zmienić domyślną wartość, o ile faktura o tym samym numerze nie została jeszcze wprowadzona. Data wystawienia faktury. Data wpływu faktury. Data sprzedaży, dla której wystawiono fakturę. Data ujęcia faktury w księgach. Numer faktury wg kontrahenta, który ją wystawił. Kontrahent, który wystawił fakturę. Zaliczka pracownika, który dokonał zakupu Rodzaj tabeli kursowej (jeżeli zakup został dokonany w obcej walucie) - pole to zawiera listę wyboru utworzoną na podstawie danych wprowadzonych w oknie "Tabele kursowe" Numer dokumentu SAD Data dokumentu SAD Faktura za - w pole to należy wpisać produkt lub usługę, która została zakupiona. Do wprowadzenia faktury konieczne jest wypełnienie pól "Data wystawienia", "Nr wg kontrahenta" i "Kontrahent". Pozostałe pola są opcjonalne, wypełniane automatycznie lub można je wypełnić w późniejszym terminie. Po wypełnieniu powyższych pól należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany". System automatycznie otworzy okno pozycji dla nowo utworzonej faktury

34 Krok 3. Użytkownik księguje fakturę zakupu. Księgowanie faktury zakupu rozrachunek Operacja umożliwia utworzenie rozrachunku dla wprowadzonej faktury. Okno, w którym definiuje się rozrachunki otworzyć można klikając przycisk "Edytuj pozycje" w oknie głównym

35 Dodanie nowego rozrachunku dla faktury następuje po kliknięciu przycisku "Dodaj dane". Otwarte zostanie okno pomocnicze, umożliwiające zdefiniowanie automatycznego tworzenia rozrachunku. Wypełnić należy w nim następujące pola: Data dekretacji Data płatności części faktury obsługiwanej przez dany rozrachunek Kwota na danym rozrachunku Waluta rozrachunku Typ rozrachunku - należy wybrać ze słownika uruchamianego przyciskiem Po kliknięciu przycisku "Wykonaj automat", na podstawie wprowadzonych danych utworzony zostanie rozrachunek. Alternatywnie kliknąć można przycisk "Rezygnuj z automatu". Można wówczas samodzielnie wypełnić pola rozrachunku w oknie rozrachunków

36 Księgowanie faktury zakupu VAT Operacja umożliwia utworzenie pozycji księgowania VAT dla wprowadzonej faktury. Okno, w którym definiuje się księgowania VAT otworzyć można klikając przycisk "Edytuj pozycje" w oknie głównym a następnie wybierając zakładkę "VAT" u góry okna. Dodanie nowej pozycji księgowania VAT dla faktury następuje po kliknięciu przycisku "Dodaj dane". Otwarte zostanie okno pomocnicze, umożliwiające zdefiniowanie automatycznego tworzenia pozycji

37 Wypełnić należy w nim następujące pola: Stawka VAT - w tym polu należy wpisać wysokość stawki VAT dla danej pozycji lub zaznaczyć, że pozycja jest zwolniona lub nie podlega VAT. VAT od zakupu - w polu tym należy wybrać zasady odliczania VAT dla danej pozycji. Kwota netto Kwota VAT Kwota brutto - wprowadzenie dowolnej z powyższych kwot spowoduje automatyczne wyliczenie pozostałych. Waluta pozycji Data rejestracji VAT Data rozliczenia VAT Rejestr VAT dla danej pozycji - należy wybrać na rozwijanej liście Po kliknięciu przycisku "Wykonaj automat", na podstawie wprowadzonych danych utworzona zostanie pozycja księgowania VAT. Wówczas wystarczy uzupełnienie ewentualnych wartości dodatkowych słowników księgowych, reszta pól zostanie zaś wypełniona przez automat. Operację należy potwierdzić klikając przycisk "Zapisz zmiany". Księgowanie faktury zakupu - koszt, materiały, środki trwałe i pozostałe Operacja umożliwia rozksięgowanie kosztów dla wprowadzonej faktury. Okno, w którym definiuje się księgowanie kosztów otworzyć można klikając przycisk "Edytuj pozycje" w oknie głównym, a następnie wybierając zakładkę "Koszty" u góry okna

38 Odpowiednia pozycja rozksięgowania kosztów utworzona zostanie automatycznie. Użytkownik może dodać kolejne pozycje aby inaczej rozksięgować koszty. W tym celu należy kliknąć przycisk "Dodaj dane". Następnie należy wprowadzić kwoty i konta księgowe w obrocie WINIEN lub MA. Operację należy potwierdzić klikając przycisk "Zapisz zmiany"

39 Rozdział 3 Sporządzenie zestawień i deklaracji W rozdziale trzecim opisano sposób wykonywania zestawień sprzedaży i zakupu oraz deklaracji VAT. Wykonane zestawienia sprzedaży i zakupu przedstawiają wszystkie operacje w rozbiciu na poszczególne dni, kontrahentów i faktury. Przygotowane zestawienia mogą dotyczyć faktur, rachunków oraz ich korekt

40 3.1. Sporządzenie zestawienia rejestru sprzedaży VAT Umożliwia wykonanie zestawień rejestru sprzedaży VAT. Użytkownik określa parametry wykonania zestawienia, na podstawie których system sporządza zestawienie. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Zestawienie VAT - sprzedaż". Krok 2. Użytkownik określa parametry sporządzenia zestawienia VAT sprzedaży. Krok 3. Użytkownik uruchamia przygotowanie zestawienia VAT-sprzedaż. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Zestawienie VAT - sprzedaż". Aby uruchomić okno "Zestawienie VAT - sprzedaż", należy w menu "Zestawienia" wskazać sekcję "VAT", a następnie kliknąć pozycję "Zestawienie VAT - sprzedaż". Krok 2. Użytkownik określa parametry sporządzenia zestawienia VAT sprzedaży. Operacja umożliwia zdefiniowanie parametrów zestawienia w zależności od potrzeb użytkownika. W celu wykonania zestawienia należy określić następujące parametry: Płatnik - określenie płatnika, dla którego będzie wykonane zestawienie Wybór rejestru VAT - określenie rejestru VAT, dla którego ma zostać sporządzone zestawienie Układ wydruku (Skrócony, Pełny) - określenie czy wydruk ma być wykonany w formie skróconej (tylko dane identyfikacyjne kontrahenta) lub pełnej (pełne dane kontrahenta) Zakres dat od - do, dla którego zostanie wykonane zestawienie Wykonaj tylko dla faktur z rejestru - należy wybrać rejestr faktur, dla którego zostanie wykonane zestawienie Słownik: Działanie - wybór wartości filtru ze słownika kategorii ewidencji Słownik: Źródło finansowania - wybór wartości filtru ze słownika kategorii ewidencji Słownik: Wpł wyd - wybór wartości filtru ze słownika kategorii ewidencji Słownik: Zadanie - wybór wartości filtru ze słownika kategorii ewidencji Słownik: Wydatek - wybór wartości filtru ze słownika kategorii ewidencji Krok 3. Użytkownik uruchamia przygotowanie zestawienia VAT-sprzedaż. Operacja umożliwia wygenerowanie zestawienia na podstawie wcześniej zdefiniowanych parametrów. Po ustaleniu parametrów zestawienia należy kliknąć przycisk ekranowy "Wykonaj zestawienie", który znajduje się w prawym dolnym rogu okna. Bardziej przejrzysty podgląd wydawnictwa można uzyskać po użyciu przycisku ekranowego "Ukryj / pokaż parametry". Zestawienie zostanie zaprezentowane w pełnym oknie. Kolejne kliknięcie tego przycisku ekranowego spowoduje ponowne wyświetlenie parametrów zestawienia

41 3.2. Sporządzenie zestawienia rejestru zakupów VAT Program umożliwia sporządzenie zestawień faktur zakupu na potrzeby rozliczania podatku naliczonego. Zestawienie może być wykonane za wskazany przez użytkownika okres, dla wybranych lub wszystkich rejestrów VAT oraz wybranych lub wszystkich rejestrów faktur zakupu. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Zestawienie VAT - zakup". Krok 2. Użytkownik wprowadza parametry zestawienia. Krok 3. Użytkownik uruchamia przygotowanie zestawienia VAT-zakup. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Zestawienie VAT - zakup". Aby uruchomić okno "Zestawienie VAT - zakup", należy w menu "Zestawienia" wskazać sekcję "VAT", a następnie kliknąć pozycję "Zestawienie VAT - zakup". Krok 2. Użytkownik wprowadza parametry zestawienia. Operacja umożliwia zdefiniowanie parametrów zestawienia w zależności od potrzeb użytkownika. W celu wykonania zestawienia należy określić następujące parametry: Płatnik - określenie płatnika, dla którego będzie wykonane zestawienie Wybór rejestru VAT - określenie rejestru VAT, dla którego ma zostać sporządzone zestawienie Układ wydruku (Skrócony, Pełny) - określenie czy wydruk ma być wykonany w formie skróconej (tylko dane identyfikacyjne kontrahenta) lub pełnej (pełne dane kontrahenta) Zakres dat od - do, dla którego zostanie wykonane zestawienie Wykonaj tylko dla faktur z rejestru - należy wybrać rejestr faktur, dla którego zostanie wykonane zestawienie Słownik: Działanie - wybór wartości filtru ze słownika kategorii ewidencji Słownik: Źródło finansowania - wybór wartości filtru ze słownika kategorii ewidencji Słownik: Wpł wyd - wybór wartości filtru ze słownika kategorii ewidencji Słownik: Zadanie - wybór wartości filtru ze słownika kategorii ewidencji Słownik: Wydatek - wybór wartości filtru ze słownika kategorii ewidencji Krok 3. Użytkownik uruchamia przygotowanie zestawienia VAT-zakup. Operacja umożliwia wygenerowanie zestawienia na podstawie wcześniej zdefiniowanych parametrów. Po ustaleniu parametrów zestawienia należy kliknąć przycisk ekranowy "Wykonaj zestawienie", który znajduje się w prawym dolnym rogu okna. Bardziej przejrzysty podgląd wydawnictwa można uzyskać po użyciu przycisku ekranowego "Ukryj / pokaż parametry". Zestawienie zostanie zaprezentowane w pełnym oknie. Kolejne kliknięcie tego przycisku ekranowego spowoduje ponowne wyświetlenie parametrów zestawienia

42 3.3. Sporządzenie zestawienia faktur zakupu Okno umożliwia nam podgląd oraz wydruk zestawień ogólnych faktur zakupowych. Dzięki rozbudowanej funkcjonalności okna zdefiniowane zestawienia mogą zostać zapisane w bazie danych. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia okno Zestawienie ogólne faktur zakupowych. Krok 2. Użytkownik wybiera zestawienie zdefiniowane i zapamiętane w programie, które chce przygotować. Krok 3. Użytkownik określa parametry wykonania zestawienia (ustala zakres dat wystawienia dokumentów faktur, daty płatności, daty ujęcia w księgach oraz liczby dni zaległości) następnie wybiera opcję wykonania zestawienia. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia okno Zestawienie ogólne faktur zakupowych. Aby uruchomić okno "Zestawienie ogólne faktur zakupowych", należy w menu "Zestawienia" wskazać sekcję "Faktury zakupu", a następnie kliknąć pozycję "Zestawienie ogólne faktur zakupowych". Krok 2. Użytkownik wybiera zestawienie zdefiniowane i zapamiętane w programie, które chce przygotować. Krok 3. Użytkownik określa parametry wykonania zestawienia (ustala zakres dat wystawienia dokumentów faktur, daty płatności, daty ujęcia w księgach oraz liczby dni zaległości) następnie wybiera opcję wykonania zestawienia. Okno służy do definiowania i tworzenia zestawień faktur zakupu według ustalonych przez użytkownika parametrów

43 Zestawienia faktur zakupowych dokonywane są na podstawie utworzonych przez użytkowników definicji. Aby zdefiniować zestawienie, należy kliknąć przycisk "Modyfikacja zestawienia". Otwarte zostanie okno pomocnicze "Parametry zestawień"

44 Istniejące definicje obejrzeć i modyfikować można klikając ich nazwę w górnej tabeli okna. Nową definicję można utworzyć za pomocą przycisku "Dodaj dane". Definicja zawiera następujące parametry: Symbol definicji, pod którym będzie ona figurować w systemie. Symbol musi być unikatowy. Nazwa definicji. Widoczność - to pole pozwala określić, czy dana definicja dostępna będzie tylko dla jej autora, dla wszystkich użytkowników czy też dla wskazanej przez autora roli (role definiowane są w oknie "Role użytkowników" i przypisywane poszczególnym użytkownikom przez administratora, z reguły związane są one z uprawnieniami w dostępie do poszczególnych kategorii danych). Blokada edycji - zaznaczenie tego pola spowoduje, że do momentu cofnięcia blokady przez uprawnionego użytkownika, nie będzie możliwości wprowadzenia zmian do danej definicji. Kolejność - ten parametr pozwala określić, według jakiego klucza posortowane zostaną faktury na zestawieniu. Możliwe jest sortowanie według rejestrów faktur, według kontrahentów-wystawców faktury lub według liczby dni zaległości w opłaceniu faktury. W przypadku wyboru tej ostatniej opcji można również wprowadzić długość przedziałów ( w dniach), według których grupowane będą faktury. Parametry zmienne - są to dodatkowe parametry, pozwalające ograniczyć wynik zestawienia do faktur spełniających określone kryteria (np. faktury o konkretnej dacie ujęcia). Zaznaczenie tych parametrów spowoduje, że w oknie głównym, po wybraniu danej definicji, pojawią się dodatkowe pola parametrów, które użytkownik będzie mógł wypełnić aby uzyskać bardziej zawężony wynik zestawienia. Rejestry faktur - parametr ten pozwala określić, czy zestawienia wykonane na podstawie danej definicji zawierać będą faktury ze wszystkich rejestrów, czy też wybranych. W tym ostatnim przypadku należy wskazać rejestry w słowniku. Typ kontrahenta - parametr ten pozwala określić, czy w zestawieniu znajdą się faktury wystawione przez określone grupy użytkowników. Możliwe jest zdefiniowanie zestawienia tak, aby zawierało ono wyłącznie faktury wystawione przez pracowników, przez kontrahentów nie będących pracownikami, przez oba wymienione typy kontrahentów lub przez kontrahentów wskazanych przez użytkownika. W tym ostatnim przypadku System udostępni okno pomocnicze, w którym należy zaznaczyć kontrahentów ujętych w danym zestawieniu. Grupy kontrahentów - parametr ten umożliwia utworzenie zestawienia zawężonego do zdefiniowanych przez użytkowników grup kontrahentów. W tym celu należy wybrać typ podziału kontrahentów, a następnie wskazać grupy kontrahentów w ramach danego typu, które zostaną ujęte w zestawieniu. Wybór walut - parametr ten umożliwia zawężenie zestawienia tak, aby pojawiły się na nim wyłącznie faktury wystawione w wybranej walucie lub walutach. Faktury uregulowane - parametr ten umożliwia zawężenie wyniku zestawienia do faktur uregulowanych lub nieuregulowanych. Domyślnie zestawienie zawiera wszystkie faktury. Faktury rozksięgowane - parametr ten umożliwia zawężenie wyniku zestawienia do faktur rozksięgowanych lub nierozksięgowanych. Domyślnie zestawienie zawiera wszystkie faktury. Należy zwrócić uwagę na to, że System może nie posiadać wszystkich danych faktur niezaksięgowanych. W szczególności data płatności faktury pobierana jest z rozrachunku, który tworzony jest w momencie jej zaksięgowania. Dlatego bezcelowe jest tworzenie zestawienia faktur niezaksięgowanych, w którym jednym z parametrów zmiennych jest data płatności. Zestawienie takie zawsze będzie puste

45 Konta rozliczenia zakupu - parametr ten umożliwia zawężenie wyniku zestawienia do faktur powiązanych ze wskazanymi przez użytkownika kontami rozliczenia zakupu. Konta obrotu - parametr ten umożliwia zawężenie wyniku zestawienia do faktur powiązanych ze wskazanymi przez użytkownika kontami obrotu. Fragment numeru SAD - w pole to można wprowadzić część numeru dokumentu SAD. Na zestawieniu znajdą się wówczas jedynie te faktury, których dokument SAD posiada numer zgodny z podanym fragmentem. Fragment nazwy faktury - w pole to można wprowadzić część nazwy faktury. Na zestawieniu znajdą się wówczas jedynie te faktury, których nazwa jest zgodna z podanym fragmentem. Fragment numeru wg kontrahenta - w pole to można wprowadzić część numeru faktury wg wystawcy. Na zestawieniu znajdą się wówczas jedynie faktury posiadające numer zgodny z podanym fragmentem. Dodatkowa analityka - konta obrotu - parametr ten pozwala określić przedział kont obrotów, w którym mieścić ma się konto powiązane z daną fakturą. Dodatkowa analityka - nośniki kosztów - parametr ten pozwala zawężyć wynik zestawienia do faktur powiązanych z danym nośnikiem kosztów. Możliwe jest również wprowadzenie wzoru nośnika - w takim przypadku ujęte zostaną wszystkie nośniki pasujące do podanego wzorca. Dodatkowa analityka - słowniki księgowe - jest to szereg parametrów odpowiadających dodatkowym słownikom księgowym, które zostały zdefiniowane przez użytkowników. Umożliwiają one zawężenie wyniku zestawienia do faktur powiązanych z wybraną wartością danego słownika. Po uzupełnieniu parametrów należy kliknąć przycisk "Zapisz zmiany". Nowa definicja zostanie dopisana do listy i będzie mogła zostać wykorzystana podczas generowania zestawienia. Utworzone definicje można usuwać klikając przycisk "Usuń dane". W celu wykonania zestawienia, należy w górnej tabeli okna kliknąć definicję, na podstawie której zostanie ono wykonane. Następnie należy wprowadzić dzień, z którego stan zostanie uwzględniony w zestawieniu oraz wypełnić pola dodatkowych parametrów (jeżeli zostały on uwzględnione w definicji). Po ich wprowadzeniu należy kliknąć przycisk "Wykonaj zestawienie". Po wykonaniu zestawienia, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl można zaznaczyć dowolną liczbę jego pozycji. Kliknięcie przycisku "Pokaż tylko wybrane" spowoduje ponowne utworzenie zestawienia, tym razem tylko z wybranymi pozycjami

46 3.4. Sporządzenie deklaracji VAT-7 Umożliwia wykonanie deklaracji VAT-7. Użytkownik wybiera szablon zestawienia oraz określa parametry, na podstawie których system sporządza deklarację VAT-7. Lista czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Sprawozdania podatkowe". Krok 2. Użytkownik wprowadza parametry deklaracji VAT-7. Krok 3. Użytkownik uruchamia przygotowanie deklaracji VAT-7. Opis czynności Krok 1. Użytkownik uruchamia formularz "Sprawozdania podatkowe". Aby uruchomić okno "Sprawozdania podatkowe", należy w menu "Sprawozdawczość" kliknąć pozycję "Sprawozdania podatkowe". Krok 2. Użytkownik wprowadza parametry deklaracji VAT-7. W celu ustalenia parametrów wykonywanego zestawienia, należy w górnej części okna "Sprawozdania podatkowe" podświetlić, poprzez kliknięcie, jedną z definicji, zgodnie z którą będzie wykonane sprawozdanie. Następne kroki podczas generowania sprawozdania to: Ustalenie zakresu dat - umożliwia wskazanie przedziału czasu, z którego dokumenty będą uwzględnione w zestawieniu. Należy wprowadzić odpowiednie daty w polach "Data od... Data do...". Wybór Płatnika - z rozwijanej listy wyboru należy wybrać Płatnika, dla którego będzie wygenerowane sprawozdanie. Wybór rejestrów księgowych - system umożliwia wybór rejestrów księgowych, które mają być uwzględnione w sprawozdaniu. Sprawozdanie może zostać wykonane dla wszystkich rejestrów lub wybranych. Domyślnie zestawienie jest wykonywane dla wszystkich rejestrów, o czym informuje zaznaczona opcja "Wszystkie" w polu "Rejestry księgowe". Aby wykonać sprawozdanie dla wybranych rejestrów, należy w polu "Rejestr księgowy" zaznaczyć opcję "Wybrane". Dla poszczególnych stron zestawienia VAT 7 można określić sposób wprowadzania niektórych pól druku. Dla strony pierwszej można określić cel złożenia formularza: o złożenie deklaracji o korekta deklaracji Dla strony drugiej formularza VAT określić należy informacje o załącznikach: o wniosek o zwrot podatku o wniosek o przyśpieszenie terminu zwrotu podatku Krok 3. Użytkownik uruchamia przygotowanie deklaracji VAT-7. Po ustaleniu parametrów należy kliknąć przycisk ekranowy "Wykonaj zestawienie" znajduje się w prawym dolnym rogu okna., który

47 - 47 -