I. Filtrowanie, wyszukiwanie danych

Transkrypt

1 Instrukcja dot. filtrowania i wyszukiwania danych, korespondencji papierowej i elektronicznej (BAZA TELE ADRESOWA OPZZ) I. Filtrowanie, wyszukiwanie danych 1. FILTROWANIE Możliwe jest filtrowanie danych i drukowanie rezultatów filtrowania czyli wyciągów z bazy w podziałach na województwo i/lub nazwę organizacji nadrzędnej (organizacji członkowskiej OPZZ) i/lub nazwę Branży OPZZ. Możliwe jest filtrowanie jedno, lub wielostopniowe, przebieg czynności jest standardowy przy zastosowaniu filtru zawartości kolumn w MS Excel. Przykład 1 (filtrowanie jednostopniowe). Interesują nas dane teleadresowe wyłącznie organizacji zakładowych z branży Metalowcy w tym celu należy: kliknąć myszką w czarny trójkąt w małym szarym kwadracie (rozwinięcie listy zadań filtru/sortu) w komórce E1 BRANŻA, kliknąć myszką w kwadrat przy pierwszej pozycji na liście zaznacz wszystko nastąpi odznaczenie wszystkich pozycji, kliknąć myszką w kwadrat przy pozycji METALOWCY nastąpi zaznaczenie jednej pozycji, Kliknąć przycisk ok, (w bazie widoczne są tylko organizacje zakładowe z branży Metalowcy ). Przykład 2 (Filtrowanie dwustopniowe). Interesują nas dane teleadresowe wyłącznie organizacji zakładowych z branży Metalowcy z województwa mazowieckiego w tym celu należy: Str. 1

2 przeprowadzić Przykład 1 (powyżej), analogicznie postąpić w komórce WOJEWÓDZTWO w wierszu nr 1 zaznaczając Mazowieckie, (w bazie widoczne są tylko organizacje zakładowe z branży Metalowcy z województwa mazowieckiego) Przykład 3 (filtrowanie trzystopniowe). Interesują nas dane teleadresowe wyłącznie organizacji zakładowych z branży Metalowcy z województwa mazowieckiego zrzeszonych w Federacji Hutniczych Związków Zawodowych w Polsce w tym celu należy: przeprowadzić Przykłady 1 i 2 oraz analogicznie postąpić w komórce PRZYNALEŻNOŚĆ DO OOC, RW lub ORG. ZWIĄZKOWEJ w wierszu nr 1., (w bazie widoczne są tylko organizacje zakładowe z branży Metalowcy z województwa mazowieckiego zrzeszone w Federacji Hutniczych Związków Zawodowych w Polsce) Drukowanie rezultatów odbywa się w sposób standardowy dla programu MS Excel. 2. WYSZUKIWANIE Możliwe jest szybkie wyszukiwanie pojedynczych organizacji zakładowych znając ich nazwę lub imię i nazwisko Przewodniczącego lub też adres korespondencyjny. Przykład 1. (znamy nazwę) Interesują nas dane organizacji zakładowej MNZZ Pracowników ARCELORMITTAL WARSZAWA Sp. z o.o. w tym celu należy: Str. 2

3 rozwinąć listę filtru/sortu w komórce NAZWA PODMIOTU BAZY TELEADRESOWEJ w wierszu nr 1. (patrz przykład 1, ptk. 1) i w okienku wyszukaj rozpocząć wpisywanie nazwy organizacji zakładowej, po wpisaniu kilku/kilkunastu liter na liście poniżej widoczna będzie tylko pozycja szukanej organizacji zakładowej, kliknąć ok, (w bazie widoczne są dane wyłącznie szukanej przez nas organizacji zakładowej) Przykład 2. (znamy imię i nazwisko Przewodniczącego) Interesują nas dane teleadresowe organizacji, której Przewodniczącym jest Pan Jan Kowalski w tym celu należy: postąpić analogicznie do przykładu pierwszego w komórce IMIĘ i NAZWISKO w wierszu nr 1. WYCIĄGI i WYDRUKI generujemy z Pliku BAZA TELE ADRESOWA OPZZ (BTA) WYCIĄGI (wydruki) II. Korespondencja papierowa (Korespondencja seryjna) W celu wygenerowania pliku do druku kopert i pism używamy plików MS Excel i MS Word: 1. KOPERTY (oddzielnie z listami) Przykład. Interesuje nas wygenerowanie pliku do druku kopert do organizacji zakładowych z branży Metalowcy, z województwa śląskiego, zrzeszonych w Federacji Hutniczych Związków Zawodowych w PL w tym celu należy: Str. 3

4 otworzyć nowy dokument programu MS Word, wejść w zakładkę korespondencja (na pasku zakładek na samej górze), rozwinąć na listę zadań Rozpocznij koresp. ser., kliknąć pozycję Koperty, w zakładce Opcje kopert wybrać wielkość koperty i ustawić pola, w które wpiszemy nazwę nadawcy oraz będziemy importować nazwy odbiorców i/lub wybrać czcionkę. w drugiej zakładce Opcje drukowania wybrać właściwy podajnik papieru Multi purpose Tray oznacza podajnik boczny i ze względu na grubość koperty właśnie ten podajnik musi być najczęściej używany (w zależności od drukarki), należy również wybrać metodę podania kopert (w zależności od drukarki). (Najwygodniej jednak po wybraniu wielkości koperty kliknąć OK widok dokumentu uległ zmianie i widoczny jest układ koperty. Wszelkie ustawienia są przeważnie automatycznie wybrane zgodnie z wymaganiami naszej drukarki domyślnej). wpisać w lewym górnym rogu nazwę nadawcy, będzie ona widoczna na każdej stronie. klikając myszką w puste pole na dole koperty szukamy pola adresata, po kliknięciu w obrębie pola pojawi się nam kwadratowy obrys, który możemy dowolnie ustawić na kopercie przesuwając z wciśniętym na jego krawędzi lewym przyciskiem myszy. kliknąć na listę zadań Wybierz adresatów, kliknąć pozycję Użyj istniejącej listy, w oknie wybierz źródła danych znaleźć i wybrać plik BAZA TELE ADRESOWA OPZZ (BTA), w oknie Wybieranie tabeli kliknąć BTA ZOZ ZRZESZONE W OC, Str. 4

5 kliknąć ok (lista adresatów została wybrana) kliknąć na listę zadań Edytuj listę adresatów, następnie w oknie adresaci korespondencji seryjnej odpowiednio przefiltrować dane w sposób analogiczny do tego co robiliśmy w pliku MS Excel (powyżej); 1) filtr BRANŻY 2) filtr PRZYNALEŻNOŚCI (nazwa organizacji członkowskiej OPZZ) 3) filtr WOJEWÓDZTWA Następnie w celu wyłączenia wierszy, w których mamy dane niewystarczające do wysłania korespondencji musimy Dopracować listę adresatów kliknąć niebieskie polecenie filtruj, w oknie filtrowanie i sortowanie na liście pole w pierwszym wolnym wierszu wybrać pozycję KORESPONDENCJA (NAZWA/NR ULICY, NR LOKALU), na liście Porównaj w odpowiadającym wierszu wybrać Nie jest puste, kliknąć ok i ponownie ok ( przeprowadziliśmy edycję listy adresatów importowane będą dane wyłącznie wybranej przez nas grupy adresatów i tylko tych, którzy podali pełne dane niezbędne do wysyłania korespondencji papierowej). Znaleźć ponownie pole adresata i po otwarciu listy Wstaw pola koresp. ser. wstawić w kolejnych wierszach: «PŁEĆ_» «IMIĘ_i_NAZWISKO» «STANOWISKO» Str. 5

6 «KORESPONDENCJA_NAZWA_INSTYTUCJI» «KORESPONDENCJA NAZWANR_ULICY_NR_LOKA» «KORESPONDENCJA KOD MIASTO» kliknąć polecenie Podgląd wyników (na górze), przejrzeć kolejne wyniki, wracając na chwilę do Narzędzia główne można zmienić czcionkę lub rozmiar czcionki, pogrubić tekst, wrócić do zakładki Korespondencja i otworzyć listę zadań Zakończ i scal (po prawej stronie na górze) i tu są dwie opcje: 1) Drukuj dokumenty Scalamy do drukarki, pojawi się okno ustawień drukarki musimy wejść w ustawienia drukarki i wybrać w page size i output size Envelope C5 (dla kopert C5) lub inny odpowiedni, oraz ustawić Źródło papieru na podajnik boczny. Następnie drukujemy. 2) Chcąc zapisać lub edytować (stylistycznie) dokument w niepowiązanym pliku MS Word klikamy edytuj poszczególne dokumenty i scalamy do nowego dokumentu. Otrzymujemy nowy plik MS Word przygotowany do druku kopert do konkretnej grupy odbiorców, który nie jest powiązany z Plikiem MS Excel (baza T A) W niepowiązanym pliku można dowolnie zmieniać dane w sposób standardowy tak jak w każdym innym dokumencie MS Word indywidualnie dla każdej koperty Zapisany w naszym komputerze Plik MS Word (dokument, który edytowaliśmy) powiązany z plikiem źródłowym MS Excel (Baza T A), będzie przy każdorazowym otwarciu generował koperty z uwzględnieniem aktualizacji wprowadzonych w pliku źródłowym MS Excel. Warto jest taki plik zapisać. Str. 6

7 2. LISTY (oddzielnie z Kopertami) Przykład. Interesuje nas wygenerowanie listów do powyższej grupy adresatów w tym celu należy: otworzyć nowy dokument MS Word (lub papier firmowy), wybrać analogicznie: Korespondencja seryjna > Listy, analogicznie do postępowania w przypadku kopert wybrać i edytować plik MS Excel BAZA TELE ADRESOWA OPZZ (BTA) wpisać w dokumencie standardowo miejsce i datę i/lub inne informacje, które sobie życzymy, kilka wierszy niżej wstawić pola korespondencji seryjnej (z lewej strony): «PŁEĆ_» «IMIĘ_i_NAZWISKO» «STANOWISKO_» «NAZWA_PODMIOTU_BAZY_TELEADRESOWEJ» Odstęp «WIERSZ_POZDROWIENIA» ( wiersz pozdrowienia będzie pobierany również z naszego pliku MS Excel) zaznaczyć/zakreślić myszką pola 1 4 do odstępu widzimy zaznaczone pozycje na szarym tle, wybrać obszar, w którym chcemy mieć dane adresata przesuwamy w górnej linii (wymiar) mały szary kwadrat (przesunie się łącznie dwoma małymi szarymi trójkątami) z początku do 7 lub 8 widzimy że przesunęły się również pola. Przesuwamy mały trójkąt z prawej strony z końca na 15 lub dalej, Str. 7

8 (Miejsce pól danych adresata zostało wyznaczone). wybrać rozmiar lub pogrubić czcionkę w polach adresata i wierszu pozdrowienia, wkleić/wpisać tekst pisma i dane do podpisu (standardowo), wydrukować lub zapisać analogicznie do kopert. Tak jak w przypadku kopert zapisany plik MS Word powiązany z odpowiednim plikiem MS Excel będzie dla nas bardzo użyteczny. 3. Koperty i Listy (Łącznie) W celu wygenerowania w jednym pliku kopert i pism należy rozpocząć korespondencję seryjną > listy, następnie kliknąć w prawym górnym rogu polecenie Koperty, wybrać wielkość koperty i kliknąć w okienku na dole Dodaj do dokumentu widzimy na górze kopertę, niżej pismo. Edytujemy Plik MS Word analogicznie do przypadków powyżej (kopert i listów generowanych oddzielnie). W celu drukowania kopert i listów jednocześnie należy wprowadzić odpowiednie ustawienia drukarki (co druga strona inny papier/inny podajnik). W niektórych drukarkach nie ma takiej możliwości. Str. 8

9 III. Korespondencja elektroniczna (e mail) W celu wysłania wiadomości do określonej grupy odbiorców należy: przeprowadzić filtrowanie danych, skopiować dane z komórek kolumny E MAIL, od wiersza drugiego do ostatniego z wybranej poprzez filtrowania grupy (zaznaczyć zakreślić myszką wszystkie komórki trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, kliknąć prawy przycisk i wybrać kopiuj ), wkleić dane w polu adresowym wiadomości. Program MS Outlook automatycznie znajdzie i usunie duplikaty. (wiadomość jest zaadresowana) Opracował: MACIEJ DOBROWOLSKI ( ) Str. 9