LRZ /2014 P/14/083 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 LRZ /2014 P/14/083 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/14/083 Ochrona zasobów w muzeach samorządowych. Jednostka przeprowadzająca kontrolę Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie. Kontroler Jacek Wolan - główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 20 sierpnia 2014 r. (dowód: akta kontroli, str. 1-2) Jednostka kontrolowana Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, Rzeszów, al. Łukasza Cieplińskiego 4, zwany w dalszej treści Urzędem. Kierownik jednostki kontrolowanej Władysław Ortyl Marszałek Województwa Podkarpackiego, od dnia 27 maja 2013 r. Poprzednio funkcję tą pełnił Mirosław Karapyta. (dowód: akta kontroli, str. 3)

3 II. Ocena kontrolowanej działalności Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenia 1 działania Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie w zakresie ochrony zabytków i zgromadzonych muzealiów realizowane w latach (I półrocze). Urząd, realizując obowiązki organizatora 6 muzeów prawidłowo prowadził rejestr instytucji kultury w postaci elektronicznej i rzetelnie dokonał w nim wpisów muzeów. Dla każdego muzeum założone były akta rejestrowe prowadzone przez upoważnioną osobę, posiadającą kodowany dostęp do systemu elektronicznego. Urząd zapewnił muzeom środki finansowe na działalność bieżącą przekazując im przyznane dotacje w kwotach i terminach zgodnych z przyjętymi harmonogramami. W kontroli wykazano, że nadzór nad Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku był niewystarczający. Czynności nadzorcze nie obejmowały swoim zakresem prawidłowości zabezpieczenia zasobów muzealnych, o czym świadczą ustalenia z kontroli przeprowadzonej w tym Muzeum. Prawidłowo natomiast realizowano nadzór nad działalnością finansową muzeów, poprzez wyznaczone komórki organizacyjne Urzędu i rady muzeów, w których składzie zasiadali przedstawiciele Urzędu. III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Prowadzenie rejestru instytucji kultury. Opis stanu faktycznego 1.1. W okresie objętym kontrolą Urząd był organizatorem 6 muzeów na terenie województwa podkarpackiego Muzeum Okręgowego w Rzeszowie; Muzeum Marii Konopnickiej w Żarnowcu; Muzeum Podkarpackiego w Krośnie; Muzeum Kultury Ludowej w Kolbuszowej; Muzeum Narodowego Ziemi Przemyskiej w Przemyślu; Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku. Wymienione muzea zostały wpisane do rejestru instytucji kultury, który prowadzony był przez Urząd zgodnie z 2 i 3 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury 2 dalej: rozporządzenie w sprawie rejestru. Urząd dla każdego z wymienionych muzeów prowadził oddzielną elektroniczną księgę rejestrową, która odpowiadała przepisom 2 i 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rejestru, tj. wyszczególnione zostały rubryki zgodne ze wzorem księgi rejestrowej instytucji kultury, a elektroniczny rejestr prowadzony był w sposób, pozwalający na sporządzanie wydruków oraz uniemożliwiał dokonanie wpisu przez osobę nieuprawnioną 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Dz. U. z 2012 r., poz

4 - zgodnie z dyspozycją zawartą w 4 ust. 1 i 2, tj. według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie rejestru. Muzeum Zamek w Łańcucie prowadzone jest jako wspólna instytucja kultury (Województwa Podkarpackiego i Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego), dla którego organizatorem jest Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego. (dowód: akta kontroli str. 4-43) 1.2. Ustalono, że wpisy do rejestru instytucji kultury oraz wszelkie wprowadzone w nim zmiany były dokonane zgodnie z wymogami określonymi w 5-7 rozporządzenia w sprawie rejestru. Wymieniony rejestr nie zawierał skreśleń. (dowód: akta kontroli str. 36) 1.3. Zgodnie z przepisem 8 rozporządzenia w sprawie rejestru, wpisy do rejestru oraz wszelkie zmiany były dokonane przez osobę upoważnioną przez organizatora, która posiadała kodowany dostęp do systemu elektronicznego. (dowód: akta kontroli str. 36; 44) 1.4. Dla każdej instytucji kultury prowadzone były akta rejestrowe, w których gromadzono dokumenty stanowiące podstawę wpisu instytucji kultury do rejestru instytucji kultury oraz dokumenty stanowiące podstawy do nanoszenia zmian w tym rejestrze. Akta rejestrowe znajdowały się w siedzibie organizatora i powierzone były osobie upoważnionej do prowadzenia wpisów i zmian w rejestrze. Dla badanych jednostek kultury (muzeów) założone zostały księgi rejestrowe w systemie teleinformatycznym organizatora, w których zawarto treści z poprzednio obowiązujących rejestrów prowadzonych na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury 3. (dowód: akta kontroli str. 4-36) 1.5. W latach (I półrocze) Urząd nie utworzył nowych muzeów, jak również nie dokonywał ich zmian, w związku z powyższym nie przekazywał do właściwego ministra ds. kultury i dziedzictwa narodowego informacji, o których mowa w art. 5b ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach 4. (dowód: akta kontroli str. 36) Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie ocenia działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. 2. Finansowanie działalności muzeów. Opis stanu faktycznego 2.1. Ustalono, że w latach (I półrocze) wydatki Urzędu na muzea (rozdział 92118) wynosiły: - w 2012 r tys. zł, co stanowiło 36,2% wydatków w dziale 921 ( tys. zł) oraz 2,4% wydatków ogółem Urzędu ( tys. zł); 3 Dz. U. Nr 20, poz Dz. U. z 2012 r., poz. 987 ze zm. 3

5 - w 2013 r tys. zł, co stanowiło 32,1% wydatków w dziale 921 ( tys. zł) oraz 1,8% wydatków ogółem Urzędu ( tys. zł); - w I półroczu 2014 r tys. zł, co stanowiło 33,8% wydatków w dziale 921 ( tys. zł) oraz 2,3% wydatków ogółem Urzędu ( tys. zł). Jak wynika z powyższego zestawienia, w 2013 r. w porównaniu z 2012 r., nastąpiło zmniejszenie wydatków na muzea o 847 tys. zł, tj. o 4%. Zmniejszenie tych wydatków wyrażało się zarówno kwotowo, jak i w ich udziale procentowym wydatków Urzędu, pomimo, iż w 2013 r. nastąpił wzrost wydatków Urzędu ogółem, jak i w dziale 921. (dowód: akta kontroli str. 45; 53-64) 2.2 W okresie objętym kontrolą, kwoty dotacji podmiotowych przyznawane dla poszczególnych muzeów dla których Urząd był organizatorem, stanowiły od 59% (Muzeum Marii Konopnickiej w Żarnowcu w 2012 r.) do 96% (Muzeum Okręgowe w Rzeszowie w 2012 r. i Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku w 2014 r.) kwot dotacji, założonych w projektach budżetu przez poszczególne muzea. Wykonanie budżetów (przekazanie kwot dotacji) w latach , było na poziomie 100%, natomiast na koniec I półrocza 2014 r. wahało się od 45% (Muzeum Okręgowe w Rzeszowie) do 55% (Muzeum Narodowe Ziemi Przemyskiej w Przemyślu). W okresie objętym kontrolą, Urząd nie posiadał opracowanych zasad przyznawania dotacji (podmiotowych i celowych) dla muzeów. W tym okresie, kwoty dotacji przyznawanych dla poszczególnych muzeów, ustalane były w oparciu o przyjęte przez Zarząd Województwa wytyczne do sporządzenia budżetów oraz opracowane przez kierowników jednostek organizacyjnych materiały planistyczne (m.in. projekty planów finansowych, inwestycji, remontów). Kwoty przyznawanych dotacji dla poszczególnych muzeów były planowane przez Departament Kultury i Ochrony Dziedzictwa Narodowego, w oparciu o zgłoszone przez poszczególne jednostki potrzeby, a także w oparciu o możliwości budżetowe Urzędu. W planach finansowych Urzędu nie wskazywano wielkości środków przeznaczonych na zabezpieczenie zbiorów muzeów, wykazywano natomiast wielkość dotacji na dofinansowanie działalności bieżącej. (dowód: akta kontroli str ; ; ) W złożonych wyjaśnieniach Pani Edyta Mucha p.o. Dyrektora Departamentu Kultury i Ochrony Dziedzictwa Narodowego Urzędu, podała że zgodnie z art. 1 Ustawy o muzeach z dnia 21 listopada 1996 r. trwała ochrona dóbr naturalnego i kulturalnego dziedzictwa ludzkości o charakterze materialnym i niematerialnym jest jednym z podstawowych celów każdego z muzeum. W statucie każdej instytucji kultury znajduje się zapis dotyczący zakresu jej działania, do którego należy przede wszystkim całokształt zagadnień związanych z ochroną dziedzictwa kulturowego zgromadzonego w muzeum oraz dbałość o zachowanie substancji zabytkowej obiektów wchodzących w skład Muzeum. Środki na zabezpieczenie ww. kwestii instytucje kultury otrzymują od Organizatora (Województwo Podkarpackie) w postaci dotacji podmiotowej, przeznaczanej na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych. (dowód: akta kontroli str. 112) 2.3. W latach (I półrocze) dotacje podmiotowe i celowe przekazywane były przez Urząd dla poszczególnych muzeów w terminach i kwotach określonych w harmonogramach poszczególnych jednostek. Zmiany harmonogramów opracowywane były przez kierowników jednostek. (dowód: akta kontroli str. 113; ; ) 4

6 2.4. W okresie objętym kontrolą Urząd nie korzystał ze środków UE na działalność związaną z funkcjonowaniem muzeów. Natomiast w tym okresie Muzeum Podkarpackie w Krośnie realizowało zadanie pn. Dziedzictwo archeologiczne Regionów szansą na rozwój turystyki. Projekt współfinansowany był z Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska Republika Słowacka. Przedmiotem projektu było zaprojektowanie i wybudowanie wieży widokowej dla turystów w Skansenie Archeologicznym Karpacka Troja w Trzcinicy. Projekt realizowany był w okresie październik 2009 r. czerwiec 2014 r. i wg stanu na dzień 15 września 2014 r. trwało rozliczanie projektu. Całkowita wartość zadania wynosiła zł, z tego: budżet UE zł., dotacja z Urzędu zł, środki własne Muzeum zł. Projekt ten nie był związany z ochroną zasobów Muzeum. W 2014 r. Muzeum Zamek w Łańcucie (wspólna instytucja kultury Urzędu i Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego) jest w trakcie (umowa z dnia 9 maja 2014 r.) realizacji zadania pn. Ochrona i udostępnianie dziedzictwa kulturowego Ordynacji Łańcuckiej poprzez prace remontowo konserwatorskie i cyfryzację zasobów Muzeum Zamku w Łańcucie. Przedmiotem projektu jest realizacja robót remontowo konserwatorskich (m.in. dachów Zamku, wystroju wnętrz, mebli i stolarki), instalacja stacjonarnych audioprzewodników systemem audio deskrypcji oraz cyfryzacja zasobów Muzeum. Realizacja projektu planowana jest w okresie kwiecień 2014 r. luty 2016 r., a wartość całkowita zadania wynosi zł i dofinansowana ma być ze środków: norweskiego Mechanizmu Finansowego EOG ,85 zł, dotacja MKiDN ,15 zł, dotacja Urzędu zł, środki własne Muzeum zł). Projekt w dużej mierze związany jest z ochroną zasobów Muzeum. (dowód: akta kontroli str ) Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie ocenia działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. Opis stanu faktycznego 3. Nadzór sprawowany nad działalnością muzeów 3.1. Ustalono, że Urząd nie ustalił pisemnych procedur sprawowania nadzoru i kontroli nad muzeami, w tym w zakresie wydatkowania środków. Jak wyjaśniła Pani Edyta Mucha Urząd przeprowadza w podległych jednostkach organizacyjnych, w tym w muzeach, kontrole na podstawie planu kontroli problemowych i sprawdzających na dany rok. W latach kontrole przeprowadzane były zgodnie z Regulaminem kontroli stanowiącym załącznik do Uchwały Nr 83/1847/11 Zarządu Województwa Podkarpackiego z dnia 11 października 2011 r. Nadzór organizatora nad muzeami polega głównie na: analizie planów finansowych oraz planów działalności merytorycznej, analizie zmian dokonywanych w planach finansowych i merytorycznych, analizie rocznych i półrocznych sprawozdań z realizacji planów finansowych, zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz dodatkowo sprawozdań z wykonania planów finansowych za I i III kwartał danego roku przygotowywanych na żądanie departamentu, analizie kwartalnych sprawozdań z działalności merytorycznej oraz analizie rocznych sprawozdań finansowych. Ponadto analizowane były koszty, kosztorysy i sprawozdania z realizacji zadań remontowych oraz zadań, na które muzea otrzymały dotacje celowe (bieżące i inwestycyjne). (dowód: akta kontroli str ) Urząd wyznaczył komórkę organizacyjną Departament Kultury i Ochrony Dziedzictwa 5

7 Narodowego do sprawowania nadzoru nad muzeami, a także wskazana została osoba, której przydzielone zostały obowiązki i odpowiedzialność w zakresach czynności dotyczące sprawowanego nadzoru, w tym m.in. sprawowanie nadzoru nad działalnością statutową muzeów poprzez bieżący monitoring oraz kontrole w instytucjach kultury. (dowód: akta kontroli str ) 3.2. Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o muzeach, przy muzeach, dla których Urząd jest organizatorem, powołane zostały przez Zarząd Województwa Podkarpackiego rady muzeum. W każdym z muzeów, do rady muzeum Urząd powołał swoich przedstawicieli: - po 2 przedstawicieli w: - Muzeum Marii Konopnickiej w Żarnowcu oraz Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku, - po 3 przedstawicieli w: - Muzeum Podkarpackie w Krośnie, Muzeum Narodowe Ziemi Przemyskiej w Przemyślu (do dnia 25 czerwca 2013 r. 2 przedstawicieli), Muzeum Kultury Ludowej w Kolbuszowej (do dnia 25 czerwca 2013 r. 2 przedstawicieli), Muzeum Okręgowe w Rzeszowie. Powołane przez organizatora rady muzeów liczyły od 9 członków (Muzeum Kultury Ludowej w Kolbuszowej i Muzeum Podkarpackie w Krośnie) do 12 członków (Muzeum Okręgowe w Rzeszowie). W okresie objętym kontrolą nie stwierdzono, by rady muzeów, w ramach sprawowanego nadzoru nad wypełnianiem przez muzea powinności wobec zbiorów i społeczeństwa, formułowały wnioski dotyczące ochrony zasobów lub pozyskiwaniem środków na ten cel. (dowód: akta kontroli str ) 3.3. W okresie objętym kontrolą Urząd jako organizator muzeów, przeprowadził 12 kontroli w muzeach (dla których był organizatorem), z tego: - 5 kontroli przeprowadzonych było przez Departament Kultury i Ochrony Dziedzictwa Narodowego, z których jedna kontrola (Muzeum Okręgowe w Rzeszowie) dotyczyła sposobu przechowywania i zabezpieczenia oraz inwentaryzacji muzealiów nie stwierdzono nieprawidłowości, pozostałe kontrole nie obejmowały tematyki związanej z ochroną zasobów muzealnych, - 2 kontrole przeprowadzone były przez Departament Audytu i Kontroli, które dotyczyły: gospodarowania środkami publicznymi (dotacją podmiotową) i realizacji zadania pn. Skansen archeologiczny Karpacka Troja w Trzcinicy atrakcją turystyczna regionu (Muzeum Podkarpackie w Krośnie) stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły m.in. pobrania dotacji w nadmiernej wysokości, w kwocie ,77 zł; realizacji zadania pn. Galicyjski Rynek, budowa sektora miejskiego w Parku Etnograficznym w Sanoku (Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku) stwierdzone nieprawidłowości nie dotyczyły ochrony zasobów muzealnych, - 3 kontrole przeprowadzone były wspólnie przez Departament Kultury i Ochrony Dziedzictwa Narodowego oraz Departament Audytu i Kontroli, dotyczyły one m.in.: gospodarowania środkami publicznymi (Muzeum Okręgowe w Rzeszowie, Muzeum Kultury Ludowej w Kolbuszowej i Muzeum Narodowe Ziemi Przemyskiej w Przemyślu), wykorzystania dotacji celowych (Muzeum Kultury Ludowej w Kolbuszowej), gospodarowanie nieruchomościami (Muzeum Okręgowe w Rzeszowie); - stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły m.in.: niewywiązywania się z obowiązków nałożonych w umowach dotacyjnych (Muzeum Kultury Ludowej w Kolbuszowej); braku ubezpieczenia budynków (Muzeum Okręgowe w Rzeszowie); prowadzenia ewidencji i inwentaryzacji zbiorów muzealnych (stwierdzono m.in. niekompletną księgę inwentarzową Działu Przyrody, nierozliczenie inwentaryzacji, nierzetelne i niestaranne opracowanie dokumentacji dotyczącej muzealiów) oraz dokonywania zmian w planie 6

8 finansowym i wydatków z naruszeniem postanowień ustawy o finansach publicznych (Muzeum Narodowe Ziemi Przemyskiej w Przemyślu) wnioski pokontrolne w trakcie realizacji, - 2 kontrole przeprowadzone były przez Departament Organizacyjno-Prawny, które dotyczyły m.in. dokumentacji planu ochrony zabytków ruchomych i nieruchomych (Muzeum Narodowe Ziemi Przemyskiej w Przemyślu i Muzeum Okręgowe w Rzeszowie) nie stwierdzono nieprawidłowości. (dowód: akta kontroli str ; 292) W latach w muzeach, dla których Urząd był organizatorem, przeprowadzonych było łącznie 26 kontroli przez jednostki zewnętrzne, z tego 6 kontroli miało charakter finansowy. Wymienione kontrole nie dotyczyły ochrony zasobów zgromadzonych w muzeach i nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie. Organizator otrzymywał ustalenia i zalecenia z tych kontroli (nie stwierdzono nieprawidłowości co do których wymagana byłaby interwencja organizatora), jednak zgłaszane zalecenia (nieprawidłowości) były na bieżąco wykonywane przez muzea. (dowód: akta kontroli str ) Jak podała Pani Edyta Mucha, / / Muzea Województwa Podkarpackiego są instytucjami posiadającymi osobowość prawną, w związku z czym samodzielnie decydują o kierunkach działalności merytorycznej, ale również o sposobie zabezpieczenia swych zbiorów. Wynika to z przepisów prawa i ze statutów instytucji, w których istnieje zapis dotyczący zakresu jej działania, do którego należy przede wszystkim całokształt zagadnień związanych z ochroną dziedzictwa kulturowego zgromadzonego w muzeum oraz dbałość o zachowanie substancji zabytkowej obiektów wchodzących w skład Muzeum. Gromadzenie i zabezpieczenie zbiorów jest więc jednym z podstawowych zadań realizowanych przez muzea i ich obowiązkiem. (dowód: akta kontroli str. 292) W wyniku kontroli pt. Ochrona zasobów w muzeach samorządowych w latach (I półrocze) nr LRZ /2014, przeprowadzonej przez Delegaturę NIK w Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku (zwane dalej MBL), stwierdzono nieprawidłowości w zakresie: 1) ewidencji zabytków: brak kart ewidencyjnych oraz brak opisu muzealiów w księgach inwentarzowych, (w MBL dla części zgromadzonych muzealiów nie opracowano kart ewidencyjnych, a w części założonych kart nie było dokumentacji wizualnej, co naruszało postanowienia 7 rozporządzenia w sprawie ewidencjonowania zabytków. Kontrola 100 zabytków, znajdujących się na ekspozycji i w magazynach MBL wykazała, że 55 zabytków (55% badanych) nie posiadało założonych kart ewidencyjnych. W 16 badanych kartach ewidencyjnych, spośród 45 zabytków posiadających założone karty, brak było dokumentacji wizualnej zabytków (zdjęć). Ustalono, że w okresie objętym kontrolą dokonano łącznie 1126 wpisów do księgi inwentarzowej (księga nr 14), w tym 716 wpisów nie posiadało opisu muzealiów, tj.: określenia autorstwa lub wytwórcy, pochodzenia, czasu i miejsca powstania, materiału i techniki wykonania, wymiarów oraz określenia cech charakterystycznych, co było wymagane 3 ust 1 rozporządzenia w sprawie ewidencjonowania zabytków. Brak opisu muzealiów w księdze inwentarzowej wynikał z faktu, iż zabytki te nie posiadały jeszcze założonych kart ewidencyjnych. Zgodnie z Instrukcją dotyczącą zasad i sposobu ewidencjonowania dóbr kultury w MBL, przyjętej zarządzeniem Dyrektora nr 2/2003 z dnia 3 stycznia 2003 r., kartę ewidencyjną zakłada się 7

9 w momencie przyjęcia dobra kultury do MBL (pkt II ppkt 2). Przedmiotowa Instrukcja obowiązywała do dnia 3 września 2014 r.). Skutkiem nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania zabytków była niepełna ewidencja; 2) prowadzenia księgi depozytów: ewidencja depozytów prowadzona w MBL nie umożliwiała weryfikacji liczby eksponatów przyjętych w depozyt; 3) przenoszenia muzealiów: MBL udostępniając muzealia poza swoją siedzibę nie w pełni przestrzegało przepisów rozporządzenia w sprawie warunków, sposobu i trybu przenoszenia muzealiów. Nieprawidłowości dotyczyły dokumentowania przenoszonych muzealiów. W latach (I półrocze) wystąpiło 14 przypadków udostępniania muzealiów poza siedzibę MBL, w tym 6 w 2012 r., 5 w 2013 r. i 3 w I półroczu 2014 r. Łącznie udostępniono 312 muzealiów. Przed przeniesieniem muzealiów poza teren MBL, Dyrektor nie zawarł z podmiotem przyjmującym muzealia pisemnej umowy określającej w szczególności: cel i miejsce przeniesienia, okres, na jaki następuje przeniesienie, wymagane warunki transportu i przechowywania, do czego zobowiązuje 2 rozporządzenia w sprawie warunków, sposobu i trybu przenoszenia muzealiów. Protokoły zdawczo-odbiorcze przeniesienia muzealiów nie zawierały wyceny muzealiów w dniu przenoszenia, a zawarty opis przenoszonych muzealiów był niepełny, tj. nie zawierał określenia materiału, techniki, wymiaru, czasu powstania i stanu zachowania, co było wymagane 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie warunków, sposobu i trybu przenoszenia muzealiów. Ponadto, dla 12 udostępnianych muzealiów (spośród 312) nie opracowano dokumentacji wizualnej, do czego zobowiązuje 8 ust. 1 cyt. rozporządzenia); 4) inwentaryzacji zbiorów muzealnych: MBL nie przestrzegało terminów przeprowadzania komisyjnej kontroli zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym zbiorów, o których mowa w 3 ust. 6 rozporządzenia w sprawie ewidencjonowania zabytków. Zgodnie z cyt. przepisem komisyjna kontrola zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym powinna odbywać się co pięć lat od daty zakończenia poprzedniej kontroli. Organizator muzeum może przedłużyć ten termin do 10 lat. MBL nie uzyskało zgody organizatora na przedłużenie tego terminu dla MBL. (Ostatnią pełną inwentaryzację zbiorów muzealnych, zakończoną rozliczeniem jej wyników, przeprowadzono w okresie od 1992 r. do 1999 r. Kolejną inwentaryzację zbiorów prowadzono w okresie od 1 czerwca 2006 r. do 19 grudnia 2008 r., która nigdy nie została zakończona i rozliczona, - skutkiem nieprzeprowadzenia pełnej inwentaryzacji zbiorów od 1999 r., był brak wiedzy o rzeczywistej liczbie muzealiów znajdujących się w MBL; 5) przestrzegania zasad utrzymania obiektów budowlanych MBL: w 2012 r. obiekty budowlane MBL (12) nie zostały poddane kontroli okresowej przeprowadzanej, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego: elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, do czego zobowiązuje art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane 5. 6) aktualizacji planu ewakuacji zbiorów: plan ewakuacji zbiorów nie był aktualizowany od momentu jego opracowania w 2005 r., do czego zobowiązuje 16 rozporządzenia w sprawie zabezpieczenia zbiorów, zgodnie z którym plan ewakuacji zbiorów jest aktualizowany raz do roku równocześnie z planami ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych. (dowód: akta kontroli str ) 5 Dz. U. z 2013, poz ze zm. 8

10 Stwierdzone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki, w przedstawionym wyżej zakresie, stwierdzono, że Urząd w badanym okresie nie objął kontrolą działalności MBL w zakresie ochrony zgromadzonych w nim zbiorów. Zdaniem NIK brak kontroli działalności MBL w tym zakresie, mógł przyczynić się do powstania nieprawidłowości, które zostały ujawnione podczas kontroli NIK przeprowadzonej w MBL. W złożonych wyjaśnieniach Marszałek Województwa Podkarpackiego Pan Władysław Ortyl, podał, że Województwo Podkarpackie przeprowadza kontrole w podległych jednostkach na podstawie Planu kontroli problemowych i sprawdzających, opracowanego na dany rok. Kontrole odbywają się zgodnie z Regulaminem kontroli, uchwalanym przez Zarząd Województwa Podkarpackiego. W latach (I półrocze) Urząd Marszałkowski przeprowadził kontrole w muzeach, których Organizatorem jest Województwo. Tematyka kontroli była zróżnicowana i dotyczyła takich kwestii, jak: gospodarowanie środkami publicznymi (dotacją podmiotową); prawidłowość realizacji zadań dofinansowanych w ramach dotacji celowych z budżetu Województwa; prowadzenie działalności edukacyjnej i wydawniczej; sprawdzenie sposobu przechowywania i zabezpieczenia oraz inwentaryzacji muzealiów; gospodarka nieruchomościami; sprawozdawczość. Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku było kontrolowane z ramienia Urzędu Marszałkowskiego dwukrotnie. Kontrole dotyczyły następujących zagadnień: Prowadzenie działalności edukacyjnej oraz wydawniczej w 2011 roku oraz Realizacja zadania pn.: "Galicyjski Rynek, budowa sektora miejskiego w Parku Etnograficznym w Sanoku" w świetle obowiązków wynikających z ramowej umowy pożyczki zawartej z bankiem Rozwoju Rady Europy. Gospodarowanie środkami publicznymi. Okresowa kontrola stanu zasobów - inwentaryzacja. Sprawozdawczość. W ramach badania inwentaryzacji sprawdzono: - inwentaryzację wszystkich składników aktywów i pasywów przeprowadzoną na dzień r.; - ostatnią inwentaryzację środków trwałych przeprowadzoną metodą spisu z natury według stanu na dzień r. Inwentaryzacja muzealiów nie została objęta przedmiotową kontrolą m.in. z uwagi na kontrolę przeprowadzoną w 2008 roku przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w Rzeszowie w zakresie ochrony i udostępniania zasobów muzealnych w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 czerwca 2008 r. W ramach tejże kontroli sprawdzono m.in. sposób ewidencjonowania zabytków oraz zgodność wpisów w dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym. Należy zauważyć, że Najwyższa Izba Kontroli, pomimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie oceniła działalność Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku w badanym zakresie. Odnosząc się do kwestii związanej z planem ewakuacji zbiorów, pragnę poinformować, że zgodnie z 17 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 1 grudnia 2008 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów w muzeach przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym zniszczeniem lub utratą zbiorów oraz sposobów przygotowania zbiorów do ewakuacji w razie powstania zagrożenia, do kontroli zasad zabezpieczenia zbiorów w muzeach upoważniony jest Ośrodek Ochrony Zbiorów Publicznych. (dowód: akta kontroli str ) 9

11 W ocenie Najwyższej Izby Kontroli Marszałek Województwa Podkarpackiego nie w pełni wyjaśnił przyczyny braku skutecznego nadzoru nad działalnością Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku. Także fakt dokonywania kontroli przez inne organy, nie zwalnia organizatora od sprawowania skutecznego nadzoru na muzeum, do którego zobowiązują przepisy art. 5 ust. 4 pkt 3 ustawy o muzeach. Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenia działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. IV. Uwagi i wnioski Wnioski pokontrolne Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 6, wnosi o zwiększenie nadzoru nad działalnością Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku, w szczególności, w zakresie ochrony zgromadzonych w nim zbiorów i sposobu ich ewidencjonowania. V. Pozostałe informacje i pouczenia Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Rzeszowie W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania i wykonania wniosku pokontrolnego oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. 6 Dz. U. z 2012 r., poz. 82 ze zm. 10

12 W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Rzeszów, dnia listopada 2014 r. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie Kontroler Jacek Wolan Główny specjalista kontroli państwowej Dyrektor Wiesław Motyka Podpis Podpis 11