Dodatek efaktura invooclip Użytkowanie Soneta Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Dodatek efaktura invooclip Użytkowanie Soneta Sp. z o.o. ul. Wadowicka 8a, wejście B Kraków tel./fax handel@enova.pl 1

2 Spis treści 1 Opis rozwiązania Składniki dodatku Użytkowanie Podpisywanie i wysyłanie dokumentów Dostarczenie faktury do odbiorcy Przeglądanie archiwum przez wystawcę Parametry konfiguracji

3 1 Opis rozwiązania Dodatek efaktura invooclip umożliwia generowanie pliku zawierającego fakturę wystawioną w enova (w postaci graficznej, domyślnie PDF), podpisanie go i wysłanie do archiwum KIR. Jest wykorzystywany łącznie z usługą invooclip, oferowaną przez KIR SA. Usługa polega na przechowywaniu faktur w postaci elektronicznej (plik PDF oraz podstawowe dane nagłówkowe) i dostarczaniu ich w takiej postaci do odbiorców. Działanie dodatku i usługi przedstawiono na poniższym schemacie: Integracja systemu enova z archiwum faktur KIR (invooclip) enova Komponent KIR dla ERP Archiwum KIR Odbiorca faktury Wystawienie faktury Podpisanie faktury podpisem elektronicznym Opisanie faktury indeksami do wyszukiwania w archiwum Wysłanie faktury z podpisem i indeksami do KIR Zapisane faktury w archiwum KIR Wysłanie powiadomienia do odbiorcy faktury Pobranie faktury Podgląd faktury, wyszukiwanie Udostępnienie podglądu faktury Podgląd faktury, wyszukiwanie Rys. 1 Schemat działania dodatku efaktura invooclip 2 Składniki dodatku Do prawidłowego działania dodatku niezbędne jest zainstalowanie bibliotek dostarczanych przez Soneta sp. z o. o. oraz aplikacji CryptoCard współpracującej z czytnikiem kart kryptograficznych. Aplikacja CryptoCard, czytnik oraz karta z umieszczonym na niej certyfikatem podpisu elektronicznego wchodzą w skład zestawu do podpisu elektronicznego dostarczanego przez KIR SA.. Konieczne jest również zakupienie usługi invooclip, oferowanej przez KIR SA. Opis usługi można znaleźd pod adresem 3

4 3 Użytkowanie 3.1 Podpisywanie i wysyłanie dokumentów Po zainstalowaniu dodatku w menu Czynności dostępnym dla faktur sprzedaży pojawi się opcja Podpisz i wyślij dokument, której wybranie spowoduje uruchomienie procedury podpisywania i wysyłania wybranej faktury do archiwum KIR (pojawienie się okna). Podpisana faktura jest odpowiednio oznaczana, powstaje też zapis dotyczący wykonania tej czynności. Przed podpisaniem faktury należy się upewnid, że w karcie kontrahenta, który jest odbiorcą faktury, określono adres . Na ten adres zostanie wysłane powiadomienie o fakturze oraz link do dokumentu. Czynnośd tę wykonuje archiwum KIR. Rys. 2 Czynność Podpisz i wyślij dokument na liście faktur sprzedaży Rys. 3 Okno podpisywania i wysyłania faktury 4

5 Rys. 4 Wykonanie czynności podpisania i wysłania dokumentu widoczne na liście zmian zapisu 3.2 Dostarczenie faktury do odbiorcy Podpisana i wysłana faktura zostaje umieszczona w archiwum KIR. Odbiorca otrzymuje dwie wiadomości . Pierwsza jest powiadomieniem o umieszczeniu w archiwum nowej faktury, druga zawiera link do dokumentu. 3.3 Przeglądanie archiwum przez wystawcę Podpisane i wysłane do archiwum faktury można przeglądad po zalogowaniu się do serwisu KIR, dostępnego pod adresem Logowanie odbywa się z wykorzystaniem tego samego certyfikatu, który używany jest do podpisywania dokumentów. Funkcjonalnośd tego serwisu opisano w dokumentacji usługi invooclip. Rys. 5 Przeglądanie archiwum podpisanych i wysłanych faktur 5

6 3.4 Parametry konfiguracji Parametry konfiguracji dodatku ustawiamy na zakładce okna konfiguracji Handel- >efaktura invooclip. Do działania dodatku wystarczają domyślne parametry. Zmieniając standardowe parametry można: włączyd zachowywanie podpisanych plików PDF (domyślnie są usuwane) podad katalog, w którym generowane pliki PDF mają byd umieszczane (domyślnie w \Users\...\AppData\Local\Soneta\Temp) wskazad własny plik konfiguracyjny (domyślnie settings_cryptoproviders.xml) wpisad na stałe PIN do podpisu, co spowoduje, że system nie będzie go żądad podczas podpisywania dokumentów. Przy takim ustawieniu nie wyświetli się również okno podpisywania dokumentu, wszystkie czynności zostaną wykonane automatycznie. Rys. 6 Parametry konfiguracji efaktura invooclip 6