Metoda doboru systemu informatycznego do potrzeb firmy logistycznej 3

Transkrypt

1 Tomasz Dudek 1 Akademia Morska w Szczecinie Bożena Śmiałkowska 2 Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny Metoda doboru systemu informatycznego do potrzeb firmy logistycznej 3 Systemy informacyjne przedsiębiorstw z obszaru logistyki wspomagane są odpowiednio zbudowanymi systemami informatycznymi. Jakość takiego systemu, jest podstawowym czynnikiem jakości systemu informacyjnego firmy logistycznej i zasadniczo określa pozycję tej firmy na konkurencyjnym rynku. Dlatego jednym z najważniejszych etapów wdrażania systemów informatycznych w firmie logistycznej, podobnie jak w innych firmach jest właściwe określenie potrzeb takich systemów i ich odpowiedni dobór oraz dopasowanie do firmy. W artykule zaprezentowano wielokryterialną metodę takiego doboru na tle różnych klas systemów informatycznych wdrażanych w firmach logistycznych. Analiza funkcjonalności systemów informatycznych wdrażanych w firmach logistycznych Dla celów informatycznego wspomagania działalności firm funkcjonujących w obszarze logistyki wykorzystuje się różne systemy informatyczne. Głównie są to następujące klasy systemów oprogramowania: systemy odnoszące się do cząstkowych obszarów działalności firmy, np. systemy ewidencji zleceń, planowania logistycznego, finansowo-księgowe, kadrowe, płacowe, itp., systemy klasy MRP/ERP (ang. Manufacture Resource Planning/Enterprise Resource Planing) ukierunkowane na wspomaganie zarządzania przedsiębiorstwem jako całością, wszystkimi lub niemal wszystkimi jego obszarami funkcjonalności, systemy SCM (ang. Supply Chain Management) wykorzystywane w zarządzaniu łańcuchami dostaw, systemy typu WMS (ang. Warehouse Management System) stosowane do zarządzania procesami magazynowania [Majewski, 2002, s ]. Różnice między tymi systemami są znaczne. Przykładowo, systemy MRP (ang. Material Requirements Planning) na podstawie specyfikacji materiałowych, informacji o zapasach oraz harmonogramie działań wyznaczają głównie zapotrzebowanie materiałowe firmy choć ich dalsza ewolucja do systemów MRPII pozwala również na planowanie sprzedaży usług, zarządzania kadrami, zarządzania gotówką. Systemy te umożliwiają również przetwarzanie danych z wykorzystaniem Internetu. Najnowocześniejsze systemy zintegrowane określane są mianem ERP (ang. Enterprise Resource Planing). Przejęły one metodologię MRPII i wzbogaciły ją o nowe komponenty takie jak zarządzanie płynnością finansową, analizami finansowymi, zarządzanie miejscem. Systemy ERP są określane również jako MRPIII (ang. Money Resource Planning) lub też MRP II Plus, będący rozszerzeniem MRPII o moduł finansowy. Głównymi modułami ERP są: magazynowanie, zarządzanie zapasami, śledzenie realizowanych dostaw, planowanie produkcji/usług, sprzedaż usług, zarządzanie relacjami z klientami, księgowość, finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi. Najnowsze wersje systemów klasy ERP mają rozszerzoną funkcjonalność w zakresie zarządzanie klientami przedsiębiorstwa a także dają możliwość dostępu do systemu z Internetu, dzięki czemu wykorzystują również koncepcje B2B (ang. Business to Business) oraz B2C (ang. Business to Customer). Wśród systemów wdrażanych w firmach świadczących usługi logistyczne pojawiają się coraz częściej również takie rozwiązania, w których możliwa jest praca z użyciem technologii ukierunkowanych na tzw. przetwarzanie w chmurze (ang. cloud computing) co poszerza mobilność takich system, dając możliwość korzystania z nich z dowolnego urządzenia dostępowego (komputery, tablety, smart fony). Nowe wyzwania dla systemów klasy MRP/ERP to intuicyjny dostęp do wiedzy wywiedzionej z danych przechowywanych w bazach i kolekcjach danych, intuicyjny dostęp do systemu z wykorzystaniem wszystkich możliwości prezentacyjnych i wizualizacyjnych. Komercyjne systemy MRP/ERP dostępne na rynku mimo ogólnie przyjętych funkcjonalności różnią się między sobą ceną, sposobem Akademia Morska w Szczecinie, Wydział Inżynieryjno Ekonomiczny Transportu. Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny, Wydział Informatyki. Artykuł recenzowany

2 ich wdrażania, zakresem realizowanych zadań, modułowością, dopasowaniem do potrzeb informacyjnych firmy czy wygody w ich użytkowaniu. Używane w logistyce systemy informatyczne SCM (ang. Supply Chain Management) zapewniają zarządzanie łańcuchem dostaw. Obejmuje ono wspomaganie realizacją procesów zaopatrzenia, produkcji i sprzedaży. W wielu systemach SCM możliwe jest opracowanie modelu sieci dostaw oraz wszystkich jej ograniczeń a następnie za pomocą tego modelu można synchronizować działania i zaplanować przepływ materiałów w całym łańcuchu dostaw. Dzięki temu dostosowuje się podaż do popytu oraz zarządza się planami realizacji dostaw. Najczęściej systemy SCM są narzędziami uzupełniającym ERP [Zając, 2004, s. 27]. W logistyce często stosuje się magazynowe systemy informatyczne WMS (ang. Warehouse Management System), służące głównie do zarządzania ruchem produktów w magazynach. Dodatkowo mogą one być systemami typu analitycznego, ewidencyjnego lub analityczno-ewidencyjnego. Są to również systemy wyspecjalizowane w obszarze wspomagania technicznych operacji realizowanych w magazynie i związanych z fizycznym procesem lokowania towarów w magazynie. Najczęściej systemy WMS są indywidualizowane i ściśle dostosowane do specyfiki firmy, w której są wdrażane. Uwzględniają wówczas przyjęte standardy oznakowania towarów, ich składowania, planowanie usług transportowych z uwzględnieniem optymalizacji tras i wysyłek, dostęp do wybranych danych drogą elektroniczną, optymalizację ruchu środków transportu, możliwość wymiany danych z różnymi systemami i podmiotami. Systemy te często pozwalają zarządzać dowolną ilością magazynów, podziałem magazynów na różne obszary, klasy i miejsca magazynowe. Systemy WMS często współpracują z systemami klasy MRP/ERP. Systemy MRP/ERP, SCM, WMS czy też inne stosowane w logistyce wymagają dostępu do danych zbieranych w systemie zarządzającym zasobami przedsiębiorstwa z dostępem do tych danych w czasie rzeczywistym i w układzie historycznym. Często te zasoby wymagają dostępu do zewnętrznych źródeł danych. Dlatego niektóre systemy informatyczne w obszarze logistyki wykorzystują dodatkowo koncepcje oparte na użyciu systemów hurtowni danych (ang. Data Warehouse System) lub tematycznych magazynów danych (ang. Data Mart), dzięki którym możliwe jest przetwarzanie analityczne (ang. On Line Analytical Processing) tak niezbędne w podejmowaniu decyzji zwłaszcza taktycznych czy strategicznych dla firmy. Dodatkowo takie systemy dostarczają danych do systemów DSS (ang. Decision Support System), umożliwiają analizę efektywności i wspomagają systemy CRM (ang. Customer Relationship Management) np. poprzez precyzyjne dobieranie strategii marketingowych na podstawie danych o klientach i świadczonych usługach. Z przytoczonego pokrótce wykazu wynika, że firma logistyczna, w której należy wdrożyć system informatyczny do wspomagania decyzji ma do wyboru wiele systemów w zależności od swoich potrzeb i możliwości. Dodatkowo zawsze istnieje możliwość zlecenia budowy systemu dokładnie dopasowanego do indywidualnych potrzeb takiej firmy, poprzez budowę tzw. systemu dedykowanego firmie. Wybór sposobu informatyzacji firmy logistycznej nie jest łatwy. Zwykle są dwie główne możliwości. Jedna z nich to budowa zintegrowanego systemu dla firmy a drugi to tzw. wdrażanie etapowe systemów cząstkowych. W pierwszym przypadku budowa zintegrowanego całościowego systemu informatycznego firma ma do zrealizowania obok swoich działań podstawowych (statutowych) procesy związane z budową i wdrażaniem systemu zintegrowanego. Wymaga to dodatkowych nakładów pracy na realizowanie tych dodatkowych procesów, zwykle bardziej złożonych, związanych z informatyzacją, takich jak np. reorganizacja działań, prace nad wypracowaniem wizji systemu zintegrowanego, dostosowanie systemu do potrzeb firmy w przypadku zakupu systemu gotowego, przeszkolenie personelu, zakup i instalacja sprzętu i oprogramowania, wdrożenie systemu i wiele innych. Wdrażanie systemu informatycznego zintegrowanego choć często realizowane z zaplanowany sposób etapowo trwa stosunkowo długo a efekty działania wdrożonego systemu pojawiają się stosunkowo późno. Ponadto często okazuje się, że z różnych powodów w czasie realizacji zintegrowanego, złożonego systemu, zmianie ulegają potrzeby informacyjne firmy, pojawiają się nowe technologie. W drugim przypadku informatyzacja dziedzinowa i etapowa istnieje potrzeba integracji dziedzinowych systemów w celu zwiększenia informatycznego wsparcia dla pełnej działalności firmy. Z informatycznego punktu widzenia mimo, że należy zakładać zmienne wymagania informacyjne firm, w których wdraża się systemy informatyczne widoczne są braki metodyczne w procesie integrowania oprogramowania. Dlatego dla powodzenia procesów wdrażania systemów informatycznych ważne jest by przy budowie takich systemów korzystać z tzw. elastycznych metodyk, które zakładają zmienność wymagań informacyjnych podmiotu wdrażającego taki system. Są to jednak metody wymagające praktycznej wiedzy z obszaru wdrażania systemów. Wielokryterialny wybór systemu informatycznego dla firmy logistycznej W celu wyboru właściwego sposobu informatyzacji firmy logistycznej należy problem wyboru sposobu informatyzacji potraktować jako problem wielokryterialnego wyboru, gdzie do oceny są koncepcje wdrożeń (systemy możliwe do wdrożenia), których jest ogólnie n dowolna ilość. Oznaczmy te systemy jako: S1,S2,...,S n (1) n jest liczbą ocenianych rozwiązań (systemów)

3 W celu wyboru rozwiązania najlepszego z koncepcji S i, gdzie 1<= i <= n, należy określić zbiór kryteriów takiego wyboru. Oznaczmy te kryteria jako k1,k2,...,k m (2) m jest liczbą kryteriów wyboru rozwiązania najlepszego względem tych kryteriów. Wówczas najlepszy wybór rozwiązania informatycznego powinien dostarczyć optimum (minimum, maksimum) funkcji zwanej funkcją celu, których może być wiele, a mianowicie: Fl ( k1,k2,...,km ) ( 1 l q ) (3) q jest liczbą funkcji kryterialnych wyboru rozwiązania najlepszego względem kryteriów ze wzoru (2). Niekiedy do rozwiązania takiego zadania należy uwzględnić pewne ograniczenia, które muszą być spełnione by rozwiązanie (sposób informatyzacji) był możliwy. Oznaczmy te ograniczenia wzorem (4). g ( x ) R ( w ) ( 1 r p ) ( i n ) (4) r i r r 1 1 i n p liczba ograniczeń wyboru jednej z koncepcji ze wzoru (1), R r relacja definiująca ograniczenie r (np. <,, >,, =,, podobne, itp.), w r wartość ograniczenia r. Tak oznaczone wzorami (1), (2), (3) i (4) zadanie należy do klasy zadań wielokryterialnego wyboru. Znane są liczne metody jego rozwiązywania choć w niektórych przypadkach metody takie są przedmiotem badań, np. przypadek, w którym liczba kryteriów F l jest duża (duże l oraz 1<= l <= q a także q>2) oraz ograniczenia g r dla 1<=r<=m i m>2 są funkcjami nieliniowymi. Dla tak zdefiniowanego wzorami (1), (2), (3) i (4) zadania znane są metody jego rozwiązania ukierunkowane na poszukiwanie rozwiązań najlepszych gdy kryteria k j (1<=j<=m) są znane i mogą być wyrażone ilościowo, gdy kryteria te są od siebie niezależne, gdy można określić wagi (znaczenie) tych kryteriów, kiedy q=1 a funkcja F 1 jest funkcją liniową, gdy ograniczenia g r są funkcjami linowymi itp. Ograniczone możliwości artykułu nie pozwalają zaprezentować przeglądu wszystkich metod wielokryterialnego wyboru, tym bardziej, że taka prezentacja nie jest celem tego artykułu. Jedną z metod wielokryterialnego wyboru jest metoda zwaną w literaturze metodą AHP (ang. Analytic Hierarchy Process) [Saaty, 1990]. Metoda ta jest metodą hierarchicznej analizy wspomagającej podejmowania decyzji. W rozważanym obszarze chodzi o wybór sposobu realizacji systemu informatycznego. Metoda ta umożliwia dekompozycję złożonego problemu decyzyjnego oraz utworzenie finalnego rankingu rozwiązań względem przyjętych kryteriów. Analiza problemu decyzyjnego metodą AHP odbywa się w czterech fazach: 1. Opracowanie hierarchicznej reprezentacji wyboru najlepszego systemu informatycznego w firmie logistycznej. 2. Ekspercka ocena porównawcza kryteriów wyboru oprogramowania. 3. Wyznaczenie preferencji globalnych i lokalnych dla każdego z porównywanych systemów oprogramowania. 4. Klasyfikacja wariantów i wyznaczenie rozwiązania najlepszego względem kryteriów wyboru. Jej zastosowanie zaprezentowano w rozdziale 3 niniejszego artykułu do wyboru systemu informatycznego w przykładowym przedsiębiorstwie logistycznym. Głównymi cechami, które zadecydowały o wyborze metody AHP do rozwiązania problemu analizy kilku systemów to przede wszystkim prosta ocena ekspercka kilku wariantów wyborów z hierarchią kryteriów oraz możliwość sprawdzenia spójności ocen eksperckich poprzez dodatkowe badanie ich kompetencji. Przykładowa implementacja wielokryterialnego wyboru systemu informatycznego dla firmy logistycznej Jako przykład zaprezentowano zastosowanie metody AHP do wyboru systemu informatycznego dla firmy logistycznej, w której kryteria wyboru zostały określone następująco: funkcjonalność systemu informatycznego podlegającego wyborowi (kryterium k 1 ), architektura sprzętowa niezbędna do obsługi oprogramowania (kryterium k 2 ), cena systemu informatycznego poddawanego analizie wyboru (kryterium k 3 ), doświadczenie na rynku firmy oferującej firmie logistycznej system informatyczny (kryterium k 4 ), kontakt z dostawcą oprogramowania (kryterium k 5 )

4 Rozważono następujące kryteria funkcjonalne (możliwości) systemów informatycznych: zarządzania towarami (podkryterium k 11 ), zarządzanie kontrahentami (podkryterium k 12 ), zarządzanie miejscami (podkryterium k 13 ), zarządzanie zadaniami (podkryterium k 14 ), zarządzanie pracownikami (podkryterium k 15 ), tworzenie dokumentów i raportów (podkryterium k 16 ), modułowość ocenianego systemu informatycznego(podkryterium k 17 ). Wyboru dokonano dla pięciu przykładowych systemów informatycznych dostępnych na rynku a wyselekcjonowanych wstępnie przez ekspertów i menadżerów firmy. Oznaczono je odpowiednio do sformułowań w rozdziale 2 jako S 1,S2,..., S5. W ocenie kompetentnych ekspertów wyznaczono znormalizowane wagi kryteriów, które zaprezentowano w formie tabeli (tab. 1) zwanej znormalizowaną macierzą preferencji kryteriów wyboru czyli wektorem priorytetów. Tab. 1. Macierz preferencji kryteriów wyboru systemu informatycznego przykładowej firmy logistycznej Kryterium Waga K 1 0,45 K 2 0,06 K 3 0,17 K 4 0,03 K 5 0,29 Suma 1 W analogiczny sposób wyznaczono wagi lokalne i globalne dla podkryteriów kryterium funkcjonalności systemu informatycznego. Są one zgodne z tabelą 2. Tab. 2. Macierz preferencji kryterium funkcjonalności Podkryterium wyboru w kryterium k 1 Waga lokalna Waga globalna Zarządzanie towarami (k 11 ) 0,41 0,18 Zarządzanie kontrahentami (k 12 ) 0,18 0,08 Zarządzanie miejscami (k 13 ) 0,09 0,04 Zarządzanie zadaniami (k 14 ) 0,06 0,03 Zarządzanie pracownikami (k 15 ) 0,04 0,02 Tworzenie dokumentów i raportów (k 16 ) 0,20 0,09 Modułowość (k 17 ) 0,02 0,01 Niezależnie od wag kryteriów eksperci oceniali parami systemy informatyczne S 1,S2,..., S5. Ostatecznie stosując metodę AHP uzyskano ranking systemów informatycznych S1,S2,..., S5 zgodny z tabelą 3. Tab. 3. Ranking systemów informatycznych Miejsce ocenianego systemu informatycznego w rankingu System informatyczny poddany ocenie Wskaźnik oceny I S 2 0,2437 II S 5 0,2116 III S 3 0,1831 IV S 1 0,1812 V S 4 0,

5 Wnioski Przytoczony w artykule formalny model wielokryterialnego doboru systemu informatycznego dla potrzeb firmy logistycznej został potwierdzony przykładową implementacją zaprezentowaną w rozdziale 3. Wynika z niej nie tylko możliwość dokonania takiego wyboru, ale również możliwość uwzględnienia w tym wyborze indywidualnych preferencji firmy dokonującej zakupu systemu informatycznego a także możliwość zastosowania odpowiedniej metody optymalizacji wielokryterialnej do sformułowanego formalnie w rozdziale 2 problemu. Streszczenie W artykule zaprezentowano analizę funkcjonalności systemów informatycznych stosowanych we wspomaganiu działalności firm logistycznych a na tym tle sformułowano problem wielokryterialnego wyboru takiego systemu dla dowolnej firmy logistycznej. Wskazano, że jest to problem wielokryterialnego wyboru i sformułowano formalny model matematyczny dla tego problemu. Wskazano również praktyczny sposób rozwiązania problemu doboru systemu informatycznego dla przykładowej firmy funkcjonującej w obszarze logistyki. Select of method for information systems to logistical enterprise Abstract W artykule zaprezentowano analizę funkcjonalności systemów informatycznych stosowanych we wspomaganiu działalności firm logistycznych a na tym tle sformułowano problem wielokryterialnego wyboru takiego systemu dla dowolnej firmy logistycznej. Wskazano, że jest to problem wielokryterialnego wyboru i sformułowano formalny model matematyczny dla tego problemu. Wskazano również praktyczny sposób rozwiązania problemu doboru systemu informatycznego dla przykładowej firmy funkcjonującej w obszarze logistyki. LITERATURA / BIBLIOGRAPHY 1. Majewski J., Informatyka dla logistyki, ILiM, Poznań 2002, s Zając M., Zając P., Zarządzanie łańcuchami dostaw z wykorzystaniem modelu SCOR, Logistyka, nr 3/2004, s Saaty T.L., How to make a decision: The analytic hierarchy process, European Journal of Operational Research, Volume 48.1, 1990, s