I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Transkrypt

1 Gorzów Wlkp., dnia 12 listopada 2013r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1 Firma Beata Szymkowiak działając jako Projektodawca w ramach projektu Okna otwarte na rozwój kompleksowy program podnoszenia kwalifikacji pracowników firmy Beata Szymkowiak (nr projektu WND-POKL /13), zaprasza do udziału w postępowaniu konkurencyjnym dotyczącym wynajmu sal szkoleniowych oraz zakupu wyżywienia dla uczestników szkoleń dla szkoleń realizowanych na terenie Gorzowa Wlkp. Projekt jest dofinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego i realizowany na terenie woj. lubuskiego w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Po złożeniu ofert i ich weryfikacji przez Zamawiającego, Wykonawca zostanie wybrany w wyniku oceny ofert dokonanej zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny. Postępowanie ma charakter niepubliczny i jest realizowane zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. W ramach niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych. I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Siedziba Zamawiającego (Biuro projektu): Beata Szymkowiak, ul. Podmiejska 21A, Gorzów Wlkp. II. DEFINICJE Ilekroć w niniejszym zapytaniu mowa jest o: Oferencie należy przez to rozumieć podmiot ubiegający się o zawarcie Umowy w ramach niniejszego zapytania ofertowego; Wykonawcy należy przez to rozumieć podmiot wyłoniony w toku niniejszego zapytania ofertowego, z którym zostanie podpisana umowa ramowa na realizację przedmiotu zamówienia; Zamawiającym należy przez to rozumieć firmę Beata Szymkowiak; Zapytaniu ofertowym należy przez to rozumieć niniejsze zapytanie ofertowe wraz z załącznikami. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Przedmiotem postępowania jest świadczenie usług w zakresie wynajmu sal szkoleniowych oraz zakupu wyżywienia dla uczestników szkoleń podczas szkoleń realizowanych w ramach projektu Okna otwarte na rozwój kompleksowy

2 program podnoszenia kwalifikacji pracowników firmy Beata Szymkowiak, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Projekt realizowany będzie wyłącznie na terenie miasta Gorzów Wlkp., województwo lubuskie. Uczestnikami szkoleń będą pracownicy Zamawiającego. 2. Określenie przedmiotu, wielkości oraz terminu realizacji zamówienia: Przedmiot zamówienia: a) wynajem wyposażonej sali szkoleniowej opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji , b) wyżywienie uczestników szkoleń obiad i dwie przerwy kawowe - opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Ogólna wielkość zamówienia: a) wynajem sali szkoleniowej: w ramach projektu zakłada się wynajem sali na 64 dni szkoleniowe (ok. 16 dni w 2013r, ok. 48 dni w 2014r); grupy szkoleniowe będą liczyły od 5 do 8 uczestników szkoleń/grupa oraz od 1 do 2 trenerów; dzień szkoleniowy trwał będzie 8 godzin zegarowych. b) wyżywienie uczestników: łącznie 411 zestawów składających się z obiadu oraz dwóch przerw kawowych (ok. 96 zestawów w 2013r., ok. 315 zestawów w 2014r.) Termin realizacji zamówienia: a) grudzień 2013 r. maj 2014r.; b) dokładne terminy wykonania usługi zostaną określone po podpisaniu umowy z Wykonawcą, realizacja szkoleń następować będzie w miarę identyfikowania potrzeb Zamawiającego do końca maja 2014r. c) harmonogram realizacji szkoleń będzie określany przez Zamawiającego nie rzadziej niż raz w miesiącu i podawany do informacji Wykonawcy najpóźniej do 20 dnia każdego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym planowane są szkolenia; d) potwierdzenie bądź zmiana zaplanowanego terminu szkolenia odbędzie się nie później niż w terminie zaproponowanym przez Oferenta w Formularzu Zgłoszeniowym.

3 Miejsce realizacji zamówienia: Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy realizacji szkoleń na terenie miasta Gorzów Wlkp. Tym samym, Oferent zobligowany jest do złożenia oferty wynajmu wyłącznie sal szkoleniowych zlokalizowanych na terenie ww. miasta. IV. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES ZAMÓWIENIA: 1. wynajem sali szkoleniowej: Zakres zamówienia obejmuje wynajem klimatyzowanej sali szkoleniowej ogrzewanej w okresie jesienno-zimowym, spełniającej wymogi akustyczne i bezpieczeństwa. Sala musi być przystosowana do kształcenia osób dorosłych i odpowiednio wyposażona, tj. w: - stoły, krzesła w ilości adekwatnej do planowanej liczby uczestników, z możliwością różnej aranżacji ustawień w zależności od potrzeb prowadzących szkolenie, - flipchart z przyborami do pisania, - sprzęt audiowizualny (rzutnik multimedialny, ekran). Wynajem sal szkoleniowych każdorazowo obejmować będzie godziny 8:00 17:00 z uwagi na konieczność przygotowania sali przez Zamawiającego przed rozpoczęciem szkolenia. Szkolenia będą odbywać się w dni robocze. 2. wyżywienie uczestników Zakres zamówienia obejmuje zapewnienie uczestnikom szkolenia w ramach każdego zestawu a) ciepłego posiłku w każdym dniu udziału w szkoleniu w postaci obiadu, tj.: pierwsze danie (zupa) lub drugie danie oraz sok / woda, oraz b) 2 przerw kawowych, w trakcie których podane zostaną: kawa, herbata, woda mineralna, sok, cukier, śmietanka, ciastka. W przypadku uczestnictwa wegetarian w szkoleniach Wykonawca zapewni dla nich posiłek zgodny z ich dietą (informację o takim zapotrzebowaniu Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy wraz z podaniem liczby uczestników szkolenia). Posiłki serwowane będą w godzinach zgodnych z programami poszczególnych szkoleń, przesyłanych Wykonawcy przez Zamawiającego. Ponadto Wykonawca będzie odpowiadał za obsługę, rozstawienie naczyń i podanie posiłku. W trakcie realizacji zlecenia Zamawiający będzie potwierdzał Wykonawcy drogą elektroniczną następujące informacje: a) datę wynajmu sali szkoleniowej b) liczbę uczestników c) liczbę zestawów na każdy dzień szkolenia, w tym zestawów wegetariańskich

4 V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1. Każdy z Oferentów składa jedną, zaparafowaną ofertę sporządzoną według załączonego wzoru Formularza Ofertowego, zawierającą: a) DANE OFERENTA, tj.: dokładną nazwę i adres siedziby Oferenta, numer NIP i Regon Oferenta, numer telefonu, adres , imię i nazwisko osoby do kontaktów roboczych, numer telefonu stacjonarnego i/lub komórkowego, bezpośredni adres osoby do kontaktów roboczych. b) OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY tj. ofertę cenową za poszczególne usługi wymienione w niniejszym zapytaniu, tj.: wynajem wyposażonej sali szkoleniowej z wyposażeniem określonym w pkt. IV niniejszego Zapytania należy podać cenę netto i brutto PLN za 1 dzień wynajmu sali oraz cenę łączną za 64 dni szkoleniowych wyżywienie uczestników wg specyfikacji określonej w pkt. IV niniejszego Zapytania należy podać cenę łączną netto i brutto PLN za 1 zestaw oraz cenę łączną za 411 zestawów, W przedmiotowym zamówieniu, dla poszczególnych usług należy naliczyć podatek VAT według stawek obowiązujących w dniu złożenia oferty. c) INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM oświadczenie Oferenta, że podana cena obejmuje wszystkie koszty, jakie poniesie Zamawiający z tytułu realizacji zamówienia, oświadczenie Oferenta, iż wyraża on zgodę na umieszczenie we wszystkich wymaganych miejscach informacji o współfinansowaniu szkolenia z Europejskiego Funduszu Społecznego według zasad przekazanych przez firmę Beata Szymkowiak, oświadczenie Oferenta, iż wyraża on zgodę na oględziny obiektu przez Zamawiającego w celu stwierdzenia stanu technicznego, warunków sanitarnych, wyposażenia obiektu, oświadczenie Oferenta, że zgadza się na płatność zaliczkową, jeśli zaistnieje taka konieczność ze strony Zamawiającego.

5 d) OŚWIADCZENIE OFERENTA POTWIERDZAJĄCE, IŻ SPEŁNIA ON WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, tj.: Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; Nie jest objęty postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym oraz nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne; Nie jest powiązany kapitałowo ani osobowo z firmą Beata Szymkowiak zgodnie z Zał. 2. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia nie spełnia tj. zgodnie z zasadą czy spełniają określone w zapytaniu wymagania. VI. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY i KRYTERIA WYBORU 1. Cenę za wykonanie zamówienia należy przedstawić na Formularzu Ofertowym, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. Cenę oferty netto i brutto (tj. wraz z należnym podatkiem VAT) należy podać w złotych polskich uwzględniając zakres zamówienia oraz wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia, zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym. 3. Cena oferty stanowiąca podstawę oceny oferty obejmować będzie całkowity koszt realizacji usług objętych zapytaniem. 4. Zamawiający przyjmuje następujące kryteria oceny ofert: 7.1 w zakresie oceny spełniania przez Oferentów warunków udziału w postępowaniu: wszystkie złożone oferty zostaną poddane ocenie w zakresie ich kompletności, tj. Zamawiający poprzez zastosowanie kryterium spełnia nie spełnia zweryfikuje czy zawierają wszystkie informacje i oświadczenia określone w punkcie V niniejszego zapytania ( Opis sposobu przygotowania oferty ). Oferty niekompletne oraz sporządzone niezgodnie z wymaganiami Zamawiającego zostaną odrzucone bez możliwości uzupełnienia a Oferenci wykluczeni z udziału w postępowaniu. 7.2 w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty: według poniższych kryteriów a) cena łączna waga 100% (1% = 1 pkt.)

6 Cena łączna stanowi sumę 2 pozycji zgodnie z zapytaniem ofertowym tj. wynajem sali szkoleniowej oraz zapewnienie zestawów cateringowych. Najwyższą (maksymalną) liczbę punktów za kryterium cena otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę, a każda następna oferta oceniona zostanie zgodnie ze wzorem: Liczba punktów oferty = cena oferty najniższej x 100 / cena oferty ocenianej 7.3 Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy, którego oferta spełniała wszystkie warunki udziału w postępowaniu oraz uzyskała najwięcej punktów zgodnie z kryterium opisanym w pkt Wybór Wykonawcy/ów udokumentowany zostanie protokołem, którego kopię otrzymają wszyscy Oferenci biorący udział w postępowaniu. VII. PROCEDURA SKŁADANIA OFERT: 1. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego, zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu aktualnie obowiązujących Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Poddziałanie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3. Oferta Oferenta (Zał. 1) oraz Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2) zawierające wszystkie określone wyżej informacje i oświadczenia, powinny zostać dostarczone osobiście, pocztą tradycyjną, kurierem lub em na adres: Biuro Projektu: Beata Szymkowiak, ul. Podmiejska 21A, Gorzów Wlkp. lub agnieszka_zdunek@poczta.fm 4. Ostateczną datą złożenia ofert jest r. (wtorek) godzina O złożeniu oferty decyduje data i godzina dostarczenia oferty. 5. Termin związania ofertą wynosi 30 dni roboczych od ostatecznego terminu składania ofert. 6. Złożona oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną czytelną techniką. Wszystkie strony oferty powinny zostać trwale spięte, zaś oferta podpisana i parafowana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta. 7. Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. 8. Zamawiający nie dopuszcza złożenia przez Oferenta oferty obejmującej wyłącznie wynajem sal szkoleniowych lub wyłącznie wyżywienie uczestników szkoleń. Taka oferta zostanie uznana za niekompletną. 9. Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania przez Wykonawców z usług Podwykonawców. 10. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.

7 11. W trakcie przygotowania ofert, Oferent ma prawo zgłaszać dodatkowe pytania dotyczące niniejszego postępowania ofertowego. Pytania muszą być kierowane za pomocą poczty elektronicznej na adres Zamawiającego: agnieszka_zdunek@poczta.fm. Odpowiedzi zostaną niezwłocznie przesłane do Oferenta. 12. Firma Beata Szymkowiak zastrzega sobie prawo do odwołania/zamknięcia procesu wyboru Wykonawcy oraz unieważnienia postępowania ofertowego w całości lub w części, bez podawania przyczyn. Jednocześnie firma zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z podmiotem, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 3 (trzech) dni roboczych od dnia zakończenia negocjacji. 13. Kwota wskazana w niniejszym zamówieniu może ulec zmianie adekwatnie do faktycznej liczby uczestników szkoleń i liczby wykorzystanych przez nich świadczeń. 14. W ramach niniejszego zamówienia, Zamawiający nie przewiduje pobierania wadium. VIII. TAJEMNICA SPÓŁKI Wykonawca zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego zapytania ofertowego jako tajemnicę handlową firmy. Informacje dotyczące faktu złożenia oferty, prowadzenia negocjacji handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez Wykonawcę jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego na przekazywanie osobom trzecim lub publikację takich informacji.

8 Załącznik nr 1 Formularz ofertowy miejscowość, data pieczęć firmowa FORMULARZ OFERTOWY Ja, niżej podpisany, działając w imieniu i na rzecz (dane Oferenta): Nazwa Adres siedziby Adres oferowanego miejsca realizacji szkolenia Nr telefonu i faksu NIP REGON Imię, nazwisko, nr telefonu i mail osoby kontaktowej w odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące realizacji zadania wynajem sali szkoleniowej, wyżywienie uczestników podczas realizacji szkoleń w ramach projektu Okna otwarte na rozwój kompleksowy program podnoszenia kwalifikacji pracowników firmy Beata Szymkowiak, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i realizowanego w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, składam niniejszą ofertę. Lp. Zakres usług Cena jednostkowa [netto] 1 Zapewnienie sali szkoleniowej na 64 dni szkoleniowe 2 Zapewnienie wyżywienie uczestników 411 zestawów Cena jednostkow a [brutto] RAZEM Cena [netto] łączna Cena łączna [brutto] Jednocześnie deklarujemy iż minimalny wymagany przez nas czas potwierdzenia / zmiany zaplanowanego terminu szkolenia to dni roboczych.

9 Niniejszym oświadczamy, że: 1. będziemy w stanie zapewnić usługę wynajmu sali na ilość dni szkoleniowych wskazanych przez Zamawiającego. 2. zapoznaliśmy się z warunkami niniejszego zapytania i nie wnosimy do niego żadnych zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. 3. usługi przez nas świadczone, zaoferowane w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, spełniają wszystkie wymagania przedstawione w zapytaniu ofertowym. Niniejszym oświadczamy, że: 1. Podana cena obejmuje wszystkie koszty, jakie poniesie Zamawiający z tytułu realizacji zamówienia 2. Wyrażamy zgodę na umieszczenie we wszystkich wymaganych miejscach informacji o współfinansowaniu szkolenia z Europejskiego Funduszu Społecznego (roll-up, inne informacje przekazane przez Zamawiającego). 3. Wyrażamy zgodę na oględziny obiektu przez Zamawiającego w celu stwierdzenia stanu technicznego, wyposażenia obiektu, warunków sanitarnych panujących w miejscu realizacji szkoleń. 4. Wyrażamy zgodę na płatność zaliczkową, jeśli zaistnieje taka konieczność ze strony Zamawiającego. podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta

10 Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia Oferenta miejscowość, data pieczęć firmowa OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Oświadczamy, że: 1. Posiadamy uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 2. Posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 3. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Nie podlegamy wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu: a) otwarcia w stosunku do mnie likwidacji lub ogłoszenia upadłości, b) zalegania z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, c) złożenia nieprawdziwych informacji mających wpływ na wynik prowadzonego postępowania. 5. brak jest w stosunku do nas podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w rozdziale 3, w podrozdziale 1, w sekcji 3 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków pkt. 8 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POKL tj.: Nie jesteśmy powiązani z Zamawiającym (firmą Beata Szymkowiak) osobowo lub kapitałowo. Poprzez powiązania kapitałowe i osobowe rozumie się powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawców, co w szczególności polega na tym, iż: a) nie uczestniczymy w firmie Beata Szymkowiak jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) nie posiadamy co najmniej 10% udziałów lub akcji firmy Beata Szymkowiak; c) nie pełnimy funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) nie pozostajemy w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli miejscowość, data podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta