Zintegrowany system informatyczny wspomagający kluczowe obszary zarządzania przedsiębiorstw 3

Transkrypt

1 RUT Joanna 1 KULIŃSKA Ewa 2 Zintegrowany system informatyczny wspomagający kluczowe obszary zarządzania przedsiębiorstw 3 WSTĘP W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu, gospodarkę na rynku dóbr i usług cechuje wysoka konkurencyjność oraz szybkie tempo przemian. Przedsiębiorstwa chcą zyskać przewagę konkurencyjną muszą mieć zdolność szybkiego przystosowania się i błyskawicznego reagowania. Obecny stan zaawansowania technologii informatycznej wymusza na przedsiębiorstwach poszukiwanie nowych rozwiązań w wielu obszarach funkcjonowania, także w obrębie logistyki. Gwałtowny rozwój informatyki, zwłaszcza w ostatnich latach, stworzył podstawy do opracowywania i stosowania skutecznych systemów informatycznych, opierających się na komputerowych technikach gromadzenia, przetwarzania, przesyłania i prezentacji danych [6], czyli tzw. zintegrowanych systemów informatycznych. Zintegrowane systemy informatyczne pozwalają na symulację różnorodnych działań i ich analizę, a w rezultacie lepsze planowanie i zarządzanie procesami w wielu obszarach przedsiębiorstw [2]. Współczesne przedsiębiorstwa są świadome, że innowacyjne i zintegrowane systemy informatyczne spełniają bardzo ważną rolę w zarządzaniu i rozwoju przedsiębiorstwa, a ich brak uniemożliwia prawidłowe ich funkcjonowanie. Implementacja nowoczesnych narzędzi informatycznych stanowi podstawę zarządzania przedsiębiorstwem oraz główne źródło informacji wspierające menedżerów w podejmowaniu kluczowych dla przedsiębiorstwa decyzji. Duża elastyczność i nowoczesność dostępnych systemów informatycznych, umożliwia dopasowanie systemu informatycznego na etapie wdrażania do specyficznych potrzeb przedsiębiorstw oraz integrację z innymi rozwiązaniami informatycznymi [4, s ].wdrażanie systemów informatycznych w przedsiębiorstwach ma głównie na celu usprawnienie wielu kluczowych obszarów zarządzania przedsiębiorstwa oraz wyniesienie go na wyższy poziom jakości funkcjonowania. Zarządzanie, uzyskaną w efekcie wdrożenia systemów informatycznych wiedzą skutecznie ułatwia implementację zmian w przedsiębiorstwach. Obecnie tylko przedsiębiorstwa, w których umiejętnie organizowane i optymalizowane są procesy zarządzania oraz wdrażane nowoczesne zintegrowane systemy informatyczne mogą sprostać wymaganiom rynku i przeciwstawić się konkurencji. Sukces przedsiębiorstw w dużej mierze zależy, od maksymalnie wykorzystanych możliwości, jakie dają istniejące systemy informatyczne. Możliwość centralizacji zarządzania, usprawnień procesów i lepszego zarządzania strumieniami informacyjnymi jest możliwa przy wykorzystaniu dostępnych zintegrowanych technologii informatycznych. Celem opracowania jest przedstawienie analizy możliwości zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego kluczowe obszary zarządzania oraz przedstawienie istotnych korzyści uzyskanych z zastosowania oprogramowania poprawiającego funkcjonowanie przedsiębiorstw. 1 Politechnika Opolska, Wydział Inżynierii Produkcji i Logistyki, Instytut Organizacji Procesów Wytwórczych, Katedra Logistyki, tel , j.rut@po.opole.pl 2 Politechnika Opolska, Wydział Inżynierii Produkcji i Logistyki, Instytut Organizacji Procesów Wytwórczych, Katedra Logistyki, tel , e.kulinska@po.opole.pl Badania finansowane przez NCN w ramach projektu nr 2012/B/05/HS4/ Autorki uzyskały zgodę na publikację informacji dotyczących oprogramowania SAP Business One udostępnionych przez firmę ALTAB S.A. 5559

2 1. ZINTEGROWANY SYSTEM INFORMATYCZNY WSPIERAJĄCY FUNKCJONOWANIE PRZEDSIĘBIORSTW System informatyczny SAP Business One jest kompleksowym rozwiązaniem, które zapewnia funkcjonalność niezbędną do prowadzenia całej firmy. W odróżnieniu od innych rozwiązań oprogramowanie to zawiera zintegrowane funkcje zarządzania, obejmujące finanse, sprzedaż, obsługę klientów, handel elektroniczny, gospodarkę materiałową i działania operacyjne. Zintegrowany system informatyczny SAP Business One integruje wszystkie najistotniejsze funkcje biznesowe, dzięki czemu można go użyć do obsługi sprzedaży, relacji z klientami, zakupów, gospodarki materiałowej, działań operacyjnych, finansów i kadr. Informacje biznesowe zarejestrowane w jednym systemie są dostępne natychmiast w całej organizacji, co umożliwia wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych oraz związanych z tym błędów i kosztów. W przypadku wystąpienia ważnych zdarzeń gospodarczych alarmy oparte na workflow inicjują automatyczną odpowiedź, co pozwala na monitorowanie najbardziej istotnych zdarzeń i skupienie się na nich. Dzięki odciążeniu od codziennych rutynowych zadań można poświęcić więcej czasu na opracowywanie strategii rozwojowych firmy. (Opracowanie na podstawie materiałów i dokumentacji firmy ALTAB). Kluczowe obszary, w których zintegrowany system informatyczny SAP Business One oferuje przedsiębiorstwom wsparcie przedstawiono na rys. 1. Rys 1. Główne obszary funkcjonale SAP Business One. Źródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów i dokumentacji firmy ALTAB. Obszar sprzedaż i klienci. Wspomaga utrzymanie kontaktów z klientami i zarządzanie nimi w pełnej synchronizacji z aplikacją Microsoft Outlook, co przekłada się na większą skuteczność sprzedaży i umocnienie relacji z klientami. Obszar ten umożliwia tworzenie ofert, wprowadzanie zleceń i zapewnienie klientom lepszej obsługi w biurze lub za pośrednictwem Internetu [5]. Obszar handel elektroniczny i sklep internetowy. Wspiera prowadzenie działalności w Internecie pozwala skierować ofertę do szerszego grona klientów, a przez to wyrównać szanse względem znaczących konkurentów. Obszar ten umożliwia zaprojektowanie, stworzenie i skonfigurowanie sklepów internetowych za pomocą szablonów oraz narzędzi, które można dostosować do własnych potrzeb. Dzięki tym narzędziom można zarządzać katalogami w trybie on-line oraz integrować cenniki wynegocjowane z danym klientem, korzystać z technik promocji, a także automatycznie synchronizować wszystkie zamówienia internetowe i zapasy [5]. 5560

3 Obszar gospodarka materiałowa i dystrybucja. Umożliwia zarządzanie zapasami i działaniami operacyjnymi, w tym ofertami, zleceniami sprzedaży, wysyłką i rozliczaniem. Rozwiązanie to ułatwia przeprowadzanie inwentaryzacji, monitorowanie zapasów, a także śledzenie na bieżąco przesunięć między wieloma magazynami. Pozwala również na uruchamianie aktualizacji zapasów w czasie rzeczywistym, wycenę zapasów, kontrolowanie dostępności i realizację procesów kompletacji dostaw [5]. Obszar rachunkowość i finanse. Ułatwia zarządzanie Księgą Główną, dziennikami, budżetami, jak również rozrachunkami z dostawcami i odbiorcami. Umożliwia realizację wszystkich działań bankowych obejmujących między innymi przetwarzanie płatności dokonanych gotówką, czekiem i kartą kredytową, a także uzgodnienie rożnych kont i tworzenie sprawozdań finansowych dotyczących zysku i strat, przepływu środków pieniężnych, niezrealizowanych należności i zobowiązań. Pozwala również na aktualizację zapisów księgowych z chwilą wystąpienia odpowiednich zdarzeń gospodarczych [5]. Obszar zakup i działania operacyjne. Ułatwia koordynowanie całego cyklu od zamówienia do płatności, obejmującego przyjęcia, przetwarzanie faktur i obsługę zwrotów. Pozwala również na planowanie zapotrzebowań materiałowych pod kątem produkcji, kontrolę specyfikacji materiałowych i automatyczne uzupełnianie zapasów [5]. 2. SZEROKIE MOŻLIWOŚCI INTEGRACYJNE SAP Business One Zintegrowany system informacyjny SAP Business One posiada szerokie możliwości integracyjne, co zapewnia nieprzerwalną komunikację przyczyniającą się do przyspieszenia rozwoju całego przedsiębiorstwa i jego kluczowych obszarów zarządzania. SAP Business One dostarcza w pełni zintegrowaną funkcjonalność CRM, zapewniając kontrolę relacji z klientem. Ponadto system jest zintegrowany z marketingiem, sprzedażą oraz całkowitym procesem obsługi klienta. Integralny system CRM pozwala na wprowadzenie wielu danych, takich jak: informacje źródłowe, potencjalny rozmiar danych, data zamknięcia, konkurencja i zadania. SAP Business One jest w pełni zintegrowany z pakietem Microsoft Office, w tym z Microsoft Outlook. Integracja z Microsoft Outlook pozwala użytkownikom na wymianę i dzielenie danych pomiędzy SAP Business One a Microsoft Outlook tak, aby wszyscy członkowie zespołu otrzymali najnowsze informacje w zakresie rozwoju rynku i szybko reagowali na zmiany (Opracowanie na podstawie materiałów i dokumentacji firmy ALTAB oraz [9]). Integracja Microsoft Outlook pozwala użytkownikom [9]: zapisywać wiadomość Microsoft Outlook jako zadanie w SAP Business One, zapisać oryginalną wiadomość oraz załączniki jako załącznik do zadania w SAP Business One, tworzyć przypomnienie oraz ustawienia dla zadań. Integracja Microsoft Outlook umożliwia użytkownikom połączenie z SAP Business One oraz z Microsoft Word i zapisanie dokumentu Microsoft Word jako zadania w SAP Business One. Ta sama funkcja dostępna jest dla Microsoft Excel. W SAP Business One jako zadania można zapisać arkusze, dołączając partnerów biznesowych lub dane kontaktowe. Ponadto SAP Business One oferuje zintegrowane narzędzia raportowania w zakresie księgowości, magazynów i raportów finansowych oraz zestawień kont. Istnieje również możliwość wyeksportowania raportów do wielu rożnych formatów, w tym do: Microsoft Excel, Microsoft Word i PDF [9]. Należy zaznaczyć, że system SAP Business One obecnie działa na platformie SAP HANA, umożliwiając innowacyjny sposób dotarcia do klienta, dzięki zwiększeniu efektywność funkcjonalnych przedsiębiorstwa. Możliwości takie przyczyniają się do lepszego zarządzaniu każdym aspektem przedsiębiorstwa oraz wzrostu zysków organizacji. Platforma SAP HANA jest elastycznym, wielofunkcyjnym środowiskiem, które umożliwia przetwarzanie i prezentowanie ogromnych ilości danych transakcyjnych i analitycznych pochodzących z różnych źródeł w czasie rzeczywistym. Dzięki funkcjom analitycznym udostępnianym przez platformę SAP HANA aplikacja SAP Business One umożliwia wykorzystanie najnowocześniejszych technologii In-Memory Computing do obsługi analiz i raportów. Łatwiejsze 5561

4 podejmowanie decyzji i szybki dostęp do niezbędnych informacji to główne korzyści tego rozwiązania. System SAP Business One pozwala również przeprowadzać analizy wielowariantowe na najczęściej używanych danych. SAP HANA zapewnia przedsiębiorstwom niezbędne wsparcie prowadzenia biznesu w ramach jednego interfejsu użytkownika. Obsługuje procesy biznesowe tj. od poziomu operacyjnego do strategicznego, z zapewnieniem większej przejrzystości i kontroli. SAP Business One funkcjonujący na platformie SAP HANA pozwala użytkownikom skrócić czas oczekiwania na raporty, co zwiększa produktywność pracowników oraz efektywność podejmowania decyzji. Szybkość oferowana przez przetwarzanie in memory pomaga przedsiębiorstwom poradzić sobie z problemami, które wcześniej wydawały się nie do rozwiązania. Użytkownicy mogą więc pracować wydajniej, wykorzystując gotowe funkcje aplikacji gwarantujące większy komfort obsługi. Dostępne funkcje obejmują m.in. wyszukiwanie danych korporacyjnych oraz zaawansowane, interaktywne analizy operacyjne. Bardziej szczegółowy wgląd w analizy operacyjne pozwala przedsiębiorstwom usprawniać kluczowe obszary zarządzania przy użyciu platformy opracowanej z myślą o skalowalności i wyższej wydajności systemów w środowisku wielu użytkowników pracujących równocześnie. Ponadto SAP Business One działający na platformie SAP HANA oferuje raportowanie w czasie rzeczywistym z poziomu tego samego systemu, który obsługuje przetwarzanie transakcji. Oznacza to, że nie jest już potrzebna oddzielna hurtownia danych, co przekłada się na niższe koszty i uproszczenie infrastruktury informatycznej. Oprogramowanie SAP Business One na platformie SAP HANA pozwala przedsiębiorstwom radzić sobie z szybkim rozwojem dużych zbiorów danych (Big Data). (Opracowanie na podstawie materiałów i dokumentacji firmy ALTAB). Rozwiązanie funkcjonalne SAP HANA przedstawiono na rys. 2. Należy zaznaczyć, że firma ALTAB na "własnej skórze" przekonała się jak wzrasta efektywność pracy dzięki możliwości eksploracji i analizie bardzo dokładnych danych pochodzących z SAP Business One funkcjonującym na platformie SAP HANA. Okazało się, że wyszukiwarka (podobna trochę do Google), świetnie sprawdza się w błyskawicznym wyszukiwaniu precyzyjnych danych. Firma ALTAB zauważyła ogromną różnicę pracując na SAP HANA [7]. Rys 2. Rozwiązanie funkcjonalne SAP HANA. Źródło: [8]. W wyniku przeprowadzonych testów porównawczych najnowszej wersji SAP HANA z rozwiązaniem na SQL firma ALTAB zauważyła między innymi poprawę szybkości raportowania, wyszukiwania informacji, przepustowości systemu, oraz szybkości transakcji. 5562

5 3. KLUCZOWE KORZYŚCI Z WYKORZYSTANIA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO SAP Business One Istotne korzyści wynikające z zastosowania w różnego rodzaju przedsiębiorstwach zintegrowanego systemu informatycznego SAP Business One, to umożliwienie szybkiego i łatwego dostępu do informacji w czasie rzeczywistym jednocześnie wspomagając identyfikację nowych celów sprzedażowych oraz wprowadzenie nowych produktów na rynek. Kolejne korzyści to umożliwienie stałej kontroli wszelkich relacji biznesowych, jakie przedsiębiorstwo nawiązuje ze swoimi kontrahentami oraz uatrakcyjnienie i odpowiednie dopasowanie oferty do klienta, lepszy ostateczny wynik finansowy gwarantowany przez zintegrowany system eliminujący nadmiarowe wpisy danych i błędy, przyczyniający się tym samym do zwiększenia wydajności procesów oraz zmniejszenia kosztów i opóźnień, możliwość dostosowania do zmieniających się wymagań przedsiębiorstw bez ponoszenia dużych, stałych nakładów na IT. Ponadto do korzyści można również zaliczyć lepszą wydajność pracy, szybkość działania, integracja SAP Business One z Microsoft Office, prowadzenie biznesu dzięki jednemu rozwiązaniu wspomagającemu kluczowe obszary zarządzania oraz możliwość przeznaczenia większej ilości czasu na rozwój przedsiębiorstw dzięki usprawnionym działaniom operacyjnym. (Opracowanie na podstawie materiałów i dokumentacji firmy ALTAB). PODSUMOWANIE Efektywny rozwój przedsiębiorstwa w obecnych czasach skierowany jest na zdobycie przewagi konkurencyjnej. Współczesne przedsiębiorstwa nie są w stanie właściwie prowadzić swojej działalności bez wykorzystania zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Właściwie zorganizowane procesy dzięki zastosowaniu zintegrowanych systemów informatycznych zapewniają właściwe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Ogromny wpływ na wybór systemów ma oczywiście ich charakter, umożliwiający dopasowanie ich do specyfiki przedsiębiorstwa. Opisywany zintegrowany system informatyczny SAP Business One jest bardzo zaawansowanym systemem kryjącym w sobie wiele zalet, a wdrożony w przedsiębiorstwach oferuje wiele korzyści. Wdrożenie takiego rodzaju systemu informatycznego przyczynia się między innymi do uporządkowania i wyeliminowania zbędnych czynności zachodzących podczas zarządzania, optymalizacji przebiegu procesów, "świeżego" spojrzenia na realizację celów i zadań oraz innowacyjności i przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa na rynku. Dziś zintegrowane systemy informacyjne nadają nowy kształt organizacji przedsiębiorstwa, a także związkom pomiędzy organizacjami. Informacja zawsze stanowiła podstawę wydajnego zarządzania kluczowymi obszarami przedsiębiorstwa, ale teraz, dzięki technologii, przeobraziła się w motor konkurencyjnej strategii. Należy zaznaczyć, że nowoczesne rozwiązania informatyczne są jednym z najskuteczniejszych narządzi zwiększania zysków przedsiębiorstwa. Dzięki specyficznej i elastycznej budowie systemów informatycznych, przedsiębiorstwom udaje się znaleźć odpowiednie rozwiązanie pasujące do profilu działalności, zasobów i wielkości przedsiębiorstwa. Streszczenie Współcześnie podstawą skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem jest wdrożenie zintegrowanych systemów informatycznych. Obecnie przedsiębiorstwa, które umiejętnie organizują i optymalizują procesy zarządzania w oparciu o wiedzę i wdrożone zintegrowane systemy mogą sprostać wymaganiom rynku i przeciwstawić konkurencji. Właściwe zarządzanie i skuteczny przepływ informacji ułatwia wprowadzanie zmian w przedsiębiorstwach. Najważniejsze jest, aby zmaksymalizować możliwości oferowane przez istniejące systemy informatyczne. W artykule przedstawiono analizę możliwości zintegrowanego systemu wspierającego ważne obszary zarządzania w przedsiębiorstwie oraz istotne korzyści z wdrożenia. Słowa kluczowe: przedsiębiorstwo, zintegrowany system informatyczny, SAP Business One The integrated system supporting key areas of business management Abstract Contemporary the basis for effective business management is the implementation of integrated IT systems. 5563

6 Currently, the company, which skillfully organized and are optimized management processes based on knowledge and implemented integrated systems can meet the demands of the market and oppose competition. Properly manage the information obtained efficiently facilitates the implementation of changes in enterprises. The key is to maximize the opportunities offered by the existing IT systems. This article presents an analysis of the possibilities of an integrated system supporting important areas of business management and possible to obtain important benefits from the implementation. Keywords: enterprise, an integrated information system, SAP Business One BIBLIOGRAFIA 1. Adamczewski P.: Zintegrowane systemy informatyczne wspomagania zarządzania. Wydawnictwo Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Białymstoku, Białystok Cywka M.: Informacja a informatyka wpływ na sprawne zarządzanie łańcuchem dostaw. Wydawnictwo SCENO Zeszyty Naukowe 2/ Kulińska E., Kształtowanie sieci dystrybucji przedsiębiorstw produkcyjnych, Logistyka 3/2014, s Kulińska E., Struktura logistyczna organizacji sieciowych, Logistyka, Logistyka Nauka 4/2014, s Kulińska E., Wykorzystanie map ryzyka do analizy kluczowych procesów logistycznych w przedsiębiorstwach produkcyjnych, Logistyka 6/2014, s Kulińska E.: Importance of costs of risks in material management [w:] Foundations of Management - International Journal. Volume 6, Issue 1, Pages 7 20, DOI: /fman , 7. Materiały i dokumentacja firmy ALTAB. 8. Rut J., Kulińska E.: Implementacja technik informatycznych w logistycznym funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Logistyka nr 6, Poznań 2011, (CD 4) s SAP Business One - Sprawniejsza firma szybszy rozwój. pdf - materiały i dokumentacja firmy ALTAB. 10. Skowronek Cz., Sarjusz-Wolski Z.: Logistyka w przedsiębiorstwie. Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa (dostęp na dzień ) (dostęp na dzień ) (dostęp na dzień ). 5564