Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum Nr 4

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Gimnazjum Nr 4 w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim - do uŝytku zewnętrznego - Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.2,4/ /2008 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Gimnazjum nr 4 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 26 maja 2008 roku do 02 czerwca 2008 roku przez zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz referenta Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upowaŝnienia nr 21/2008 z dnia 19 maja 2008 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego. Zakres kontroli: 1. Wydatki rzeczowe oraz wynagrodzenia pracowników w I kwartale 2008 roku. 2. Gospodarka kasowa w I kwartale 2008 roku. Dyrektorem jednostki kontrolowanej jest Jolanta Faryńska, której powierzono stanowisko Dyrektora Gimnazjum nr 4 Zarządzeniem Nr 286/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 14 czerwca 2007 r. na okres od 01 września 2007 roku do 31 sierpnia 2012 roku. Główną księgową w Gimnazjum nr 4 jest BoŜena Wudarska zatrudniona od r. w pełnym wymiarze czasu pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała: 1) BoŜena Wudarska główna księgowa Wnioski: 2

3 W wyniku kontroli stwierdzono następujące uchybienia polegające na: 1) Nieprzestrzeganiu 6 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych ( Dz. U. nr 62 poz. 286 ze zm.). 2) Nieprawidłowej klasyfikacji wydatków w ewidencji księgowej na 4210, 4260 oraz 4300, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 ze zm.). 1. Wydatki rzeczowe oraz wynagrodzenia pracowników w I kwartale 2008 roku. 3

4 Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe tj. ewidencję księgową, plan i sprawozdanie finansowe. Sprawdzono faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdów słuŝbowych, wyciągi bankowe, polecenia księgowania, raporty kasowe, listy wypłat Środki budŝetowe na realizację wydatków w dziale 801 Oświata i wychowanie w rozdziale Gimnazjum, przeznaczono na: Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 3020 (plan 6.000,00 zł, wykonanie za I kwartał ,00 zł) obejmowały: - ekwiwalent za okulary korekcyjne 250,00 zł - ekwiwalent za odzieŝ i obuwie dla nauczycieli wf 1.120,00 zł Wypłata powyŝszych ekwiwalentów nastąpiła na podstawie Zarządzenia Nr 2/2008 z dnia r. Dyrektora Gimnazjum Nr 4 w sprawie wysokości ekwiwalentu za odzieŝ i obuwie dla nauczycieli i woźnych szkolnych, oraz Zarządzenia Nr 7/2007 z dnia r. w sprawie zapewnienia okularów korygujących wzrok pracownikom zatrudnionym na stanowiskach wyposaŝonych w monitory ekranowe (naleŝny ekwiwalent do wysokości 300,00 zł). Sprawdzono takŝe ewidencję wyposaŝenia w odzieŝ i obuwie robocze pracowników bez uwag Wynagrodzenia osobowe pracowników 4010 ( plan ,00 zł, wykonanie - za I kwartał ,20 zł ) Dodatkowe wynagrodzenie roczne 4040 ( plan ,00 zł, wykonanie - za I kwartał ,56 zł ) Składki na ubezpieczenia społeczne 4110 ( plan ,00 zł, wykonanie - za I kwartał ,24 zł ) Składki na Fundusz Pracy 4120 ( plan ,00 zł, wykonanie - za I kwartał ,86 zł ). W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, Ŝe składniki wynagrodzenia nauczycieli (wynagrodzenie zasadnicze, dodatek motywacyjny, funkcyjny, za wychowawstwo, za godziny ponadwymiarowe) są zgodne z: - ustawą z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela j.t. Dz. U. z 2003 r. Nr 118 poz ze zm., - Regulaminem określającym wysokość i zasady przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz nagród dla nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówkach światowo wychowawczych prowadzonych przez Miasto Stargard Szczeciński stanowiący załącznik do Uchwały Nr VI/56/2007 Rady Miejskiej Stargardu Szczecińskiego z dnia 27 marca 2007 roku oraz Zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 174/2007 z dnia 06 kwietnia 2007 roku w tej samej sprawie, 4

5 - stawki wynagrodzenia zasadniczego są zgodne z tabelą zaszeregowania oraz minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego Rozporządzenia MEN z dnia 31 stycznia 2005 roku (Dz. U. Nr 22 poz. 181 ze zm.). W wyniku analizy składników wynagrodzeń losowo wybranych pracowników obsługi i administracji stwierdzono, Ŝe: - wynagrodzenie zasadnicze i zaszeregowanie pracowników są zgodne z Uchwałą Nr VI/77/2003 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 25 marca 2003 roku (patrz: tabela do uchwały). - dodatek za wysługę lat naliczony i wypłacony jest zgodnie z art. 7 w/w Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy, - nagrody jubileuszowe zostały naliczone i wypłacone zgodnie z art. 16 w/w Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy. Na podstawie sprawozdania Rb-28S za okres od początku roku do 31 marca 2008 roku w rozdziałach stwierdzono wydatki poniesione na wynagrodzenia oraz pochodne wynagrodzeń (składki na ubezpieczenia społeczne, FP, FGŚP) w następującej wysokości : Dział 801, rozdział styczeń 2008 rok. Plan Wydatki zaksięgowane Wydatki wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za okres od r , , , , , , , , ,15 Dział 801, rozdział luty 2008 rok. Plan Wydatki zaksięgowane Wydatki wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za okres od r , , , , , , , , , , , ,46 Dział 801, rozdział marzec 2008 rok. 5

6 Plan Wydatki zaksięgowane Wydatki wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za okres od r , , , , , , , , , , , ,25 Na podstawie danych zawartych w aktach osobowych 11 losowo wybranych pracowników (akta osobowe o numerach porządkowych 82, 66, 34, 38, 89, 152, 146, 78, 136, 74, 85 oraz dwie teczki osobowe pracownic obsługi) tj. 6 nauczycieli, 3 pracowników adm. i 2 obsługi spośród 89 zatrudnionych, zawartych umów o pracę, kart wynagrodzeń, list wypłat wynagrodzeń; nagród; godzin ponadwymiarowych, zbiorczych zestawień wynagrodzeń, wykazów godzin ponadwymiarowych nauczycieli za okres od stycznia do marca 2008 r., wykazów premii dla pracowników obsługi i administracji - sprawdzono zgodność naliczonych i wypłaconych składników wynagrodzeń wynikających z obowiązujących przepisów. Informacja o stanie zatrudnienia w Gimnazjum nr 4 stanowi załącznik nr 1. Kontrolą objęto listy płac za okres od 01 stycznia do 31 marca 2008 roku. Nieprawidłowości nie stwierdzono. W wyniku analizy w/w zebranych akt osobowych stwierdzono: 1. KaŜdy pracownik posiada załoŝoną teczkę akt osobowych. Dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A,B,C), ujmowane w wykazie i numerowane zgodnie z Rozporządzeniem MPiPS z 28 maja 1996 roku ( Dz. U. Nr 62 poz. 286): - część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała kwestionariusze osobowe, kopie świadectw stwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy, oświadczenia, podania o pracę, - część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała umowę o pracę, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, oświadczenia pracownika będącego rodzicem, zaświadczenia o ukończeniu kursu BHP; przeciwpoŝarowego, zakres czynności, wymiar wynagrodzenia i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, akty nadania stopni awansu zawodowego, świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach; premii, karty ocen pracy, oświadczenie o zapoznaniu z oceną ryzyka zawodowego, - część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. 2. Nie przestrzegano Rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 62 poz. 286) w zakresie: 6

7 - braku chronologii dokumentów (część A i B) w aktach osobowych nr 66, 34, 89, 78, - braku numeracji części dokumentów w aktach osobowych nr 152,146, - w aktach osobowych nr 38, 89, 66, 78, 136, 74 w części A zamieszczano dokumenty tj. dyplomy, zaświadczenia o ukończeniu kursów, certyfikaty zdobyte przez pracowników w trakcie rwania stosunku pracy, winny być w części B, - kserokopie dokumentów (świadectwa pracy, dyplomy, świadectwa szkolne) nie zawierały potwierdzenia za zgodność z oryginałem (akta osobowe nr 82, 38, 146). Składki na ubezpieczenie społeczne oraz naliczony podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-4) w I kwartale 2008 roku odprowadzone zostały we właściwych terminach i w wybranych miesiącach przedstawiają się następująco: Miesiąc Składki Data (2008 r.) Styczeń ZUS WB nr 3/2008 z dn ,2008 PIT-4 WB nr 13/2008 z dn Luty ZUS WB nr 21/2008 za okr PIT-4 WB nr 27/2008 za okr Marzec ZUS WB nr 35/2008 z dn PIT-4 WB nr 45/2008 z dn Kwiecień ZUS WB nr 52/2008 za okr PIT-4 WB nr 59/2008 z dn Zakup materiałów i wyposaŝenia 4210 (plan ,00 zł, wykonanie za I kwartał 9.179,97 zł) obejmowały: - zakup środków czystości na bieŝące potrzeby 359,21 zł - zakup materiałów na potrzeby konserwatora 1.158,10 zł - zakup materiałów biurowych 324,33 zł - zakup środków do odkaŝania wody w basenie 5.438,88 zł 7

8 - zakup prenumeraty czasopism 1.899,45 zł Wydatek w wysokości łącznie 83,00 zł za dorobienie kluczy i wykonanie pieczątki winien być zaewidencjonowany na Zakup usług pozostałych Zakup energii 4260 (plan ,00 zł, wykonanie za I kwartał ,19 zł) obejmowały: - zakup energii cieplnej ,55 zł - zakup energii elektrycznej ,42 zł - zakup wody 3.972,22 zł - zakup gazu 413,20 zł - zakup gazu do spawania 52,80 zł Zakup gazu do spawania w wysokości łącznie 52,80 zł winien być zaewidencjonowany na Zakup materiałów i wyposaŝenia Zakup usług remontowych 4270 (plan 7.100,00 zł, wykonanie za I kwartał 707,43 zł) obejmowały: - dopłata za wykonanie ogrodzenia 79,04 zł - modernizacja gaśnic 628,30 zł Zakup usług zdrowotnych 4280 (plan 3.000,00 zł, wykonanie za I kwartał 197,00 zł), które obejmowały badania profilaktyczne, laryngologiczne i okulistyczne Zakup usług pozostałych 4300 (plan ,00 zł, wykonanie za I kwartał ,21 zł) obejmowały: - opłaty i prowizje bankowe 834,00 zł - opłaty pocztowe, koszty wysyłki 800,21 zł - monitorowanie obiektu, konwój gotówki 358,68 zł - ścieki, śmieci ,35 zł - opłata RTV 197,00 zł - dozór techniczny zbiornika ciśnieniowego 112,80 zł 8

9 - laminowanie, usługa ksero, regeneracja gaśnic 851,98 zł - aktualizacja programu płacowego 329,40 zł - odnowienie domeny internetowej 130,54 zł - przejazdy uczniów na konkursy 220,25 zł Wydatek na aktualizację programu płacowego w wysokości 329,40 zł winien być zaewidencjonowany na Zakup akcesoriów komputerowych w tym programów i licencji, regeneracja gaśnic w wysokości 370,83 na Zakup usług remontowych Zakup usług dostępu do sieci Internet 4350 (plan 1.449,00 zł, wykonanie za I kwartał 362,34 zł), obejmował opłaty za dostęp do internetu Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej 4370 (plan 10,200,00 zł, wykonanie za I kwartał 2.231,78 zł) PodróŜe słuŝbowe krajowe 4410 (plan 3.000,00 zł, wykonanie za I kwartał 602,76 zł) obejmował: - zakup biletów MZK 234,00 zł - wyjazdy słuŝbowe 368,76 zł RóŜne opłaty i składki 4430 (plan 1.000,00 zł, wykonanie za I kwartał 128,00 zł) obejmował zakup polis ubezpieczeniowych Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 4440 (plan ,00 zł, wykonanie za I kwartał ,00 zł) Zakup akcesoriów komputerowych w tym programów i licencji 4750 (plan 5.000,00 zł, wykonanie za I kwartał 1.371,10 zł) obejmował: - zakup tuszu do drukarek i dyskietek 1.261,00 zł - nagrywarka 110,00 zł 1.2. Środki budŝetowe otrzymane na realizację wydatków w dziale 801 Oświata i wychowanie w rozdziale Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli, przeznaczono na: PodróŜe słuŝbowe krajowe 4410 (plan 2.500,00 zł, wykonanie za I kwartał 56,20 zł ). 9

10 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu słuŝby cywilnej 4700 (plan 5.000,00 zł, wykonanie za I kwartał 1.610,00 zł), obejmował wydatki na szkolenia i konferencje Środki budŝetowe otrzymane na realizację wydatków w dziale 854 Edukacyjna opieka wychowawcza w rozdziale Pomoc materialna dla uczniów przeznaczono na: Stypendia dla uczniów 3240 (plan 2.800,00 zł, wykonanie za I kwartał 900,00 zł) 1.4. Ogółem wydatki według sprawozdania Rb-28s za okres od początku roku do 31 marca 2008 roku wyniosły ,35 zł, co stanowi 28% wydatków zaplanowanych na rok Szczegółowy wykaz z podziałem na poszczególne wydatki (w złotych) przedstawia poniŝsza tabela: Dział Rozdział Plan ZaangaŜowanie Wydatki Zobowiązanie , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 707, , ,00 197, , , , , ,00 362, , , , , ,00 602, , ,00 128, , , , , , , , , , , , , , ,00 500, , , , ,00 56, , , , , , , ,00 700, , ,00 900,00 - Ogółem , , , ,87 2. Gospodarka kasowa za I kwartał 2008 rok. 10

11 Kontroli poddano wszystkie raporty kasowe za I kwartał 2008 rok: 1. Raport kasowy nr 1/2008 za okres od r. 2. Raport kasowy nr 2/3008 za okres od r. 3. Raport kasowy nr 3/2006 za okres od r. 4. Raport kasowy nr 4/2006 za okres od r. 5. Raport kasowy nr 5/2006 za okres od r. 6. Raport kasowy nr 6/2006 za okres od r. 7. Raport kasowy nr 7/2006 za okres od r. Gospodarka kasowa uregulowana jest w Instrukcji Kasowej Gimnazjum nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 01 stycznia 2005 r. roku oraz w Instrukcji obiegu dokumentów z dnia 01 stycznia 2005 r. Limit pogotowia kasowego ustalono Zarządzeniem nr 1/2004 Dyrektora Gimnazjum nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 01 stycznia 2004 r. w wysokości 1.200,00 zł. W wyniku analizy raportów kasowych stwierdzono, Ŝe salda gotówki wykazane w raportach nie przekraczają ustalonego pogotowia kasowego Prawidłowość pobrania gotówki z banku do kasy. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniŝsza tabela: Nr RK Data przyjęcia gotówki do kasy Kwota zł. Nr WB Data podjęcia gotówki z banku Kwota zł. 1/ , / ,71 2/ , / ,00 3/ , / ,68 4/ , / ,71 5/ , , / / , ,92 6/ , / ,13 7/ , , , / / / , , ,87 OGÓŁEM , ,02 Podjęta gotówka z banku wpłacona była do kasy gimnazjum w dniu jej pobrania W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączono dokumenty źródłowe tj.: kasowe dowody wpłat KP, kasowe dowody wypłat KW, faktury VAT, rachunki, polecenia i rachunki wyjazdów słuŝbowych, listy wypłat, zestawienia kosztów przejazdu uczniów na konkursy międzyszkolne. 11

12 2. Raporty kasowe zostały sporządzone przez osobę upowaŝnioną do prowadzenia kasy - kasjera. Dowody w raporcie ujmowane są na bieŝąco i chronologicznie w kolejności ich realizacji. Dokumenty źródłowe zostały ponumerowane. Raport kasowy sprawdzany przez głównego księgowego pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym stanowi podstawę zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych. KaŜdorazowo przychody i rozchody podliczone zostały osobno. Wpisywano takŝe stan poprzedni i obecny kasy. 3. Wszystkie dokumenty finansowo księgowe były opisane pod względem celowości zakupu, sprawdzone pod względem formalno rachunkowym, merytorycznym i zatwierdzone do wypłaty. Czynności te potwierdzone zostały podpisem upowaŝnionej osoby. 4. Dowody KP stanowiły udokumentowanie wpływu gotówki do kasy, w tym przyjęcie gotówki podjętej z banku na określone cele - na dowodzie KP kasjer podaje serię i numer czeku. Środki pobrane z banku były wydatkowane zgodnie z ich przeznaczeniem. 5. Dowody KW wystawiane są jeŝeli wypłata gotówki nie moŝe być udokumentowana dowodami źródłowymi. Dowody KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i kwitującej odbiór gotówki. Dowód wystawiał upowaŝniony pracownik księgowości a zatwierdzał główny księgowy. 6. Polecenia wyjazdów słuŝbowych wystawiane i rozliczane były prawidłowo - zwrot kosztów podróŝy następował na podstawie rachunków. Dołączono takŝe bilety potwierdzające odbycie podróŝy wskazanym w poleceniu środkiem komunikacji. Bez zastrzeŝeń. 7. Dowody księgowe zawierały stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania i polega na: nadaniu dokumentowi księgowemu numeru, pod którym został zaewidencjonowany, podaniu kont syntetycznych, wskazaniu rejestrów i analityki, w których mają być ujęte, określenie daty, jeŝeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niŝ data jego wystawienia, podpis głównego księgowego Na tym czynności kontrolne zakończono. Dyrektor Jolanta Faryńska została poinformowana o przysługującym, na podstawie zarządzenia nr 586/2007 z dnia 28 grudnia 2007 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeŝeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. 12

13 Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeŝeń /z zastrzeŝeniami co do: , które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŝki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia roku. 13