EASY FAKTURA Zarządzanie fakturami. We save time.

Transkrypt

1 FAKTURA Zarządzanie fakturami We save time.

2

3 FAKTURA Redukcja kosztów, wzrost wydajności. FAKTURA dostosuje się do procesów w Państwa firmie. FAKTURA automatyzuje najważniejsze procesy związane z obsługą faktur takie jak: pobieranie danych, synchronizacja danych, weryfikowanie, rejestrowanie, przesyłanie, wysyłanie, dostęp do danych, ich bezpieczna archiwizacja gwarantująca ich niezmieność. FAKTURA jest oparta na module DOCUMENTS. Jest to aplikacja działająca na różnych platformach systemowych, oparta na technologii przeglądarki Web. Zintegrowany z FAKTURA workflow jest całkowicie konfigurowalny w zgodzie ze standardami Best Practice tzn. gwarantuje odtworzenie obiegu faktury w firmie i odzwierciedla faktyczne role poszczególnych osób zaangażowanych w proces. Cały obieg można łatwo przeprojektować z pomocą MS Visio. Krok pierwszy: skanowanie. Przychodzące faktury są skanowane przy pomocy CAPTURE, a następnie przesyłane do DOCUMENTS przy użyciu FAKTURA Poziom 1, albo do xtract przy użyciu Poziomu 2. W ty samym czasie w trakcie przesyłania danych następuje ich archiwizowanie, nawet wówczas gdy są one błędne. Dzieje się tak dla zachowania ciągłości i logiki numeracji przychodzących faktur. CAPTURE xtract Workflow DOCUMENTS Konektor ERP Archiwum Obsługa faktur za pomocą FAKTURA

4 Odczyt danych za pomocą xtract xtract wchodzący w skład FAKTURA Poziom 2, automatycznie odczytuje dane z faktur. Przy użyciu predefiniowanych zasad, xtract automatycznie odczytuje około 80% danych z dokumentu. Ten wskaźnik rośnie poprzez użycie dodatkowych, definiowanych indywidualnie ustawień. Dokumenty nie rozpoznane przez xtract są sprawdzane i wprowadzane ręcznie do systemu, który stopniowo uczy się ich rozpoznawania co jeszcze bardziej poprawia wskaźnik odczytu. Opcjonalny moduł łączący z ERP pozwala na dodatkową weryfikację danych z istniejącymi bazami danych. Przegląd korzyści xtract Wypróbowany i przetestowany: gotowy do użycia bez zbędnych procedur adaptacyjnych xtract dobrze wie co to jest faktura! Dzięki prekonfigurowalnym parametrom czas dostosowania zostaje skrócony do kilku godzin Brak słów kluczowych: międzynarodowe faktury mogą być obsługiwane bez dodatkowych ustawień Inteligentna synchronizacja procedur pozwala na, odwołując się do numeru referencyjnego zamówienia, automatyczne wysyłanie faktur. Faktury bez numerów referencyjnych flagowane są jako obiekty specjalne. Ergonomiczna i konfigurowalna maska modułu przechwytującego dane pozwala na ich łatwą korekcję Ciągłe uczenie systemu daje coraz doskonalsze rezultaty odczytu i ciągle może być polepszane Łatwość odczytu pól tekstowych: poprzez zaznaczenie pola jednym kliknięciem myszy lub automatycznie Możliwość czytania innych typów dokumentów w ramach łatwej adaptacji modułu Automatyczna adaptacja do nowych wymagań prawnych Możliwość obsługi wielu stacji klienckich (Shared Service Center)

5 Przekazywanie, księgowanie, archiwizacja. FAKTURA Poziom 1 przekazuje dane z faktury poprzez moduł CAPTURE do DOCUMENTS, podczas gdy Poziom 2 wydobywa dane z xtract do DOCUMENTS gdzie w zgodzie z wcześniej zdefiniowanym trybem następuje ich weryfikacja, rejestracja i wprowadzenie do obiegu. Oczywiście, procesy te mogą być redefiniowane zależnie od aktualnych potrzeb. W tle następuje indeksacja faktur, które są w odpowiednich wersjach archiwizowane. W przypadku zastosowania łącznika ERP dane mogą być wprowadzane do systemu ERP. Przegląd korzyści FAKTURA Gwarancja niezmienności archiwizowanych plików Kontrola nad finansami: wykorzystywanie zniżek, unikanie odsetek karnych oraz upomnień o zapłatę Zgodność ze zdefiniowanymi procedurami Użytkownicy, nawet w różnych lokalizacjach, mają równoczesny dostęp do danych Żadnego fizycznego przemieszczania dokumentów, żadnych opóźnień Szybki zwrot kosztów inwestycji poprzez zminimalizowanie kosztów obsługi Jeszcze większa oszczędność czasu możliwa z xtract Proces. CAPTURE DOCUMENTS Archiwum Opcja: Konektor biznesowy FAKTURA Poziom 1 - Workflow CAPTURE xtract DOCUMENTS Archiwum Opcja: Konektor biznesowy FAKTURA Poziom 2 - xtract + Workflow

6 lider rynku w zarządzaniu dokumentami. Z ponad 8000 wdrożeń, SOFTWARE AG z Mülheim an der Ruhr w Niemczech jest czołowym dostawcą i developerem rozwiązań niezależnych od platform operacyjnych z zakresu ECM, programów archiwizujących i zarządzających dokumentami. W oparciu o najnowsze rozwiązania technologiczne, oferuje inteligentne wychwytywanie treści ze skanowanego obrazu, import danych z systemów SAP lub Windows, zarządzanie obiegiem dokumentów i ich archiwizację w sposób uniemożliwiający dokonanie jakichkolwiek zmian na nośnikach najnowszej generacji. Tak więc, dostarcza rozwiązania dla biznesu, dopasowane do potrzeb klienta i optymalizujące procesy związane z zarządzaniem dokumentami. Od momentu założenia firmy tj. od 1990 roku, SOFTWARE ściśle współpracuje z firmami wiodącymi technologicznie i promuje swoje produkty poprzez siatkę starannie dobranych dystrybutorów. Ciągła współpraca i partnerstwo z takimi firmami jak IBM, Microsoft czy SAP daje gwarancję tego, że wyrafinowane produkty są bez ustanku rozwijane i unowocześniane dopasowując się ściśle do potrzeb rynku.

7 PAKIETY ROZWIĄZAŃ Pakiety Rozwiązań (ESP) są częściowo rozwiązaniami branżowymi dla różnych sektorów gospodarki, a częściowo zadaniowymi dedykowanymi dla korporacji. Moduły są łatwe w instalacji, a także, poprzez swój intuicyjny interfejs oraz bezproblemową integrację z zastanymi systemami stają się przyjaznymi w użyciu narzędziami pracy. Co jest również typowe dla rozwiązań to oczywiście długoterminowa archiwizacja uniemożliwiająca zmianę dokumentów. Oszczędzając czas, zapewniając bezpieczeństwo FAKTURA zapewnia automatyzację obsługi przychodzących faktur ponieważ wychwytuje dane, synchronizuje je, weryfikuje, rejestruje, przesyła, wysyła, udostępnia faktury oraz archiwizuje w sposób gwarantujący ich niezmienność. FAKTURA - poziom 2 dodatkowo zawiera xtract do zautomatyzowania czytania danych z faktury. Eliminuje to potrzebę wprowadzania danych ręcznie lub poprzez OCR albo z kodów kreskowych

8 TBM Software Sp. z o.o. ul. Białostocka Warszawa tel fax info@tbmsoftware.pl Internet: SOFTWARE AG. All rights reserved. We disclaim all liability for misprints or other errors and reserve the right to carry out changes., WARE, CAPTURE, DMS, ARCHIVE, WEB, PORTAL, IQ classify, xbase, LOGISTICS CENTER, ENTERPRISE and the ENTERPRISE logo are trademarks or registered trademarks of SOFTWARE in Germany and many other countries worldwide. Microsoft is a registered trademark of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. Navision is a registered trademark of Microsoft Business Solutions ApS in the United States and/or other countries. Microsoft Business Solutions ApS is a subsidiary of Microsoft Corporation. SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mysap, mysap.com and other SAP products mentioned in this text as well as the corresponding logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries worldwide. Lotus, Notes, and Domino are trademarks or registered trademarks of IBM International Business Machines Corporation in the United States, Germany, and many other countries worldwide. All other names of actual companies and products mentioned in this document may be the trademarks of their respective owners.