Business Solution ELO Contract

Transkrypt

1 Business Solution ELO Contract Enterprise-Content-Management 1 Business Solution ELO Contract Enterprise-Content-Management

2 ELO ECM Suite 10 Business Solution ELO Contract to trwały i niezawodny produkt Umowy stanowią ważną podstawę działalności gospodarczej. Definiują one uzgodnienia i zobowiązania wobec klientów, oczekiwania firmy w odniesieniu do usługodawców lub stosunki pracy w firmie. Ponieważ umowy dotyczą wielu różnych aspektów prowadzonej działalności, firmy posiadają często dużą liczbę umów. Bez cyfrowego zarządzania umowami administrowanie nimi oraz monitoring i nadzór nad różnymi terminami i ustaleniami stanowi poważne wyzwanie. ELO Contract daje użytkownikowi możliwość skutecznego zarządzania otrzymywanymi i wychodzącymi umowami i ich monitorowania w całym ich cyklu życiowym. W każdej fazie dotyczącej umowy - od wniosku o przystąpienie do umowy i sporządzenia jej pierwszego projektu do jej zawarcia i późniejszej archiwizacji - Business Solution ELO Contract udostępnia znormalizowane i oparte na najlepszych praktykach procedury. Dzięki temu użytkownik otrzymuje rozwiązanie gotowe do wykorzystania. Oczywiście można je łatwo dostosowywać do indywidualnych wymagań i odpowiednio rozszerzać. Przegląd sytuacji w każdej chwili Wszystkie umowy łącznie z ich warunkami i terminami są przechowywane w jednej centralnej lokalizacji i dostępne jednym kliknięciem myszy. Przypominanie z odpowiednim wyprzedzeniem Alerty i przypomnienia w celu dochowania obowiązujących terminów realizacji i wypowiedzeń. Ustrukturyzowany dostęp Ważne informacje są dodatkowo zarządzane kontekstowo w teczkach z umowami. Bezpieczne archiwizowanie: Archiwizowanie zgodnie z prawem przez okres wygamany przepisami. Enterprise -Content-Management

3 Profesjonalne zarządzanie umowami narzędziami ELO Przygotowanie umowy Automatyczne tworzenie dokumentów i umów Jednym kliknięciem myszy użytkownik generuje w zautomatyzowanym procesie umowę, wypowiedzenie lub inny dokument. Do dyspozycji są odpowiednie szablony dla każdego rodzaju dokumentów i umów. Funkcja zarządzania szablonami pozwala importować konkretne informacje z akt umowy. Wydajny proces zatwierdzania Użytkownik łatwo definiuje i kontroluje wymagane etapy procesu zatwierdzania w ELO Obieg Dokumentów. Dzięki temu proces zatwierdzania dokumentów jest przez cały czas przejrzysty, a użytkownik ma zawsze przegląd sytuacji, na jakim etapie uzgodnień umowa się znajduje. Istnieje również możliwość dynamicznego dodawania użytkowników. Definiowanie użytkowników i ich praw Umowy zawierają wrażliwe dane, które muszą być zabezpieczone przed nieupoważnionym dostępem. Sprawny system zarządzania uprawnieniami pozwala na jednoznaczne przypisywanie wyznaczonym użytkownikom ról a przez to na kontrolę dostępu przez uprawnione osoby. Współpraca w zespole W czasie sporządzania umowy bardzo ważnym aspektem jest współpraca ze specjalistami w zespole. Dzięki funkcji pracy zespołowej nad dokumentem, oferowanej w ELO Collaboration jest to bardzo łatwe, a wszystkie osoby uczestniczące w pracy nad danym dokumentem przez cały czas widzą wpisy dokonywane przez innych. Zarządzanie umowami Centralne zarządzanie umowami Istotne informacje na temat umowy i powiązane z nią dokumenty są przechowywane w teczce umowy, która jest łatwo dostępna w centralnym Archiwum (repozytorium). Użytkownik ma również możliwość wydruku standardowych kart przewodnich i etykiet stanowiących łącznik z oryginalnymi dokumentami. Wystarczy zeskanować kod QR wydrukowany na karcie przewodniej lub etykiecie, żeby cyfrowa teczka powiązana z tym kodem pojawiła się na urządzeniu mobilnym. Szybkie przechwytywanie informacji Kiedy do firmy przychodzi umowa Business Solution ELO Contract aktywnie pomaga zapisywać wszystkie związane z umową istotne dane. Służą do tego listy predefiniowanych słów kluczowych. Listy te zawierają różne rodzaje informacji, np. informacje o kontrahencie, numery umów, okres obowiązywania, itp. pochodzące z innych aplikacji. Dostęp do umów z dowolnego miejsca Również będąc w drodze użytkownicy mają możliwość pracy nad umowami dzięki dostępowi do informacji za pomocą urządzenia mobilnego. Do swoich oryginalnych dokumentów mogą dodawać standardowe karty przewodnie lub etykiety. Wydrukowany na nich kod QR umożliwia łatwą pracę w aplikacji ELO. Teczka umowy ze wszystkimi powiązanymi informacjami otworzy się na urządzeniu przenośnym użytkownika. Dzięki projektowaniu techniką Responsive Web Design interfejs dostosowuje się automatycznie do każdego rodzaju urządzenia mobilnego. Zarządzanie Dokumentami Archiwizowanie Obieg Dokumentów

4 - Business Solution ELO Contract Obsługa umów Konfigurowanie ram czasowych umów Użytkownik może samodzielnie ustalać okres obowiązywania każdej umowy oddzielnie. Wsparciem są funkcje automatycznego obliczania terminu wygaśnięcia umowy, przypomnienia o odnowieniu lub wypowiedzeniu. Odnawianie lub wypowiadanie umów Business Solution ELO Contract pozwala na odnawianie umów w trybie automatycznym lub ręcznym. Dzięki predefiniowanym czynnościom i szablonom wypowiadanie i rozwiązywanie umów jest nie skomplikowane i proste do wykonania. Wykorzystanie przypomnień Rozbudowany system zarządzania przypomnieniami zapewni, że użytkownik nie przeoczy żadnych istotnych terminów. Przypomnienia są aktualizowane automatycznie, za każdym razem, gdy nastąpią zmiany w umowie. Informowanie o zmianach ELO posiada możliwość informowania użytkowników automatycznie o wszelkich zmianach i uzupełnieniach wprowadzanych w umowach. Zwłaszcza w przypadku zarządzania dużą liczbą umów zapewnia to oszczędność czasu i redukcję nakładów administracyjnych. Controlling umów Pełen przegląd sytuacji Pulpit zarządzania umowami pozwala w najprostszy sposób analizować wszystkie umowy. Dzięki oznaczeniu graficznemu użytkownik ma przegląd wszystkich istotnych informacji (status, zobowiązania, itp.). Bezpośrednio z pulpitu można uzyskać dostęp do odpowiedniej teczki z umową i wprowadzać zmiany w statusie, zatwierdzenia lub scenariusze wypowiedzenia. Monitorowanie i przegląd ważnych terminów W kalendarzu użytkownik widzi przejrzyście zbliżające się terminy. Powiązania pomiędzy poszczególnymi umowami pokazywane są pomocą wizualizacji na osi czasu. Na przykład, jeżeli dla pracownika zatrudnionego na czas określony zawarta jest umowa leasingu samochodu na okres dłuższy niż jego zatrudnienie, szybko można porównać terminy zakończenia umów a także inne parametry. Uwzględnianie kursów wymiany walut Przy sporządzaniu harmonogramów płatności, aplikacje umożliwiają dostęp do aktualnych kursów wymiany walut. Dzięki temu użytkownik może dokładnie porównywać między sobą umowy denominowane np. w euro czy dolarach. Również scenariuszami zatwierdzeń można zarządzać w oparciu o kursy wymiany walut.

5 Państwa korzyści Zarządzanie umowami i przegląd sytuacji Skuteczne śledzenie i zachowanie warunków i terminów umów Przejrzystość i zawsze aktualne informacje o szczegółach umów Praktyczny kalendarz z przypomnieniami i terminami wypowiedzeń Funkcja przypominania i zarządzania ważnymi terminami Szybka edycja i zarządzanie danymi Kompleksowe zarządzanie umowami i szybsza obsługa Przejrzysty proces przeglądu i zatwierdzania dokumentów Ustrukturyzowany dostęp do wszystkich powiązanych ze sobą dokumentów i plików Zarządzanie umowami zgodnie ze standardem Revision Security Zautomatyzowane tworzenie dokumentów umów Controlling umów i opcje analizy Praktyczna funkcja sprawozdawczości dla różnych rodzajów umów Dogodna funkcja zarządzania płynnością finansową i kontrolą kosztów Aktualizacja wartości umów w oparciu o bieżące kursy wymiany walut Pełny dostęp do informacji Integracja z istniejącymi aplikacjami (zaopatrzenie, realizacja projektów, itp.) Import i stosowanie danych pochodzących z innych aplikacji (np. ERP jak SAP, NAV, itp.) Enterprise -Content-Management Zarządzanie Dokumentami Archiwizowanie Obieg Dokumentów

6 Business Solution ELO Contract ELO do nabycia u naszych Partnerów: ELO Digital Office sp.z o.o., ul. Kombatantów 34, Gorzów Wlkp., Polska; gorzow@elo-digital.pl ELO Digital Office GmbH, Tübinger Strasse 43, Stuttgart, Niemcy; info@elo.com Artikel-Nr. AABS-CONTRACT-PL ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o produktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright ELO Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone. I